Recurso: herramientas digitales para gestionar las

tareas y el tiempo
Uno de los mayores beneficios de usar una herramienta de gestión es que todos los
integrantes de un proyecto pueden ver en qué tareas estás trabajando. Es decir, el flujo
de tareas se vuelve visible. Algunas de las herramientas más populares para
teletrabajadores son:

 Nozbe:  herramienta muy completa que permite sincronizar las cuentas de

Dropbox, Google o Twitter. Tiene versión paga y gratuita, con un límite de
cinco proyectos.
 Wunderlist: perfecta para quien busca una alternativa sencilla. Esta aplicación
permite crear listas y organizarlas en categorías. Puedes crear una y compartirla
con tu jefe o coordinador.
 RemembertheMilk: esta aplicación te permite crear listas y compartirlas con
personas específicas.
 Sesame:  esta herramienta permite gestionar los horarios laborales de los
teletrabajadores. Permite controlar los horarios flexibles de varias personas
dentro de un mismo equipo.
 Asana:  es una plataforma muy completa que incluye un calendario y un chat.
Genera reportes diarios o mensuales sobre el desarrollo de un proyecto.

 Trello: es una de las aplicaciones más visuales, permite asignar y llevar el

control del flujo de tareas de manera muy sencilla.

Si tu equipo usa la suite de Google, tienes disponible la aplicación Google Tasks, que te
permite crear y compartir listas de tareas.

Actividad: Monitorea tu concentración, motivación y energía

Tiempo de desarrollo: 3 días (mínimo)

Instrucciones

Con este libro de Excel puedes monitorear los momentos del día en los que aumenta tu
concentración, motivación y energía. En el archivo encontrarás una tabla dividida por bloques
de dos horas, desde las 6:00 hasta las 22:00. Tu tarea es calificar de 1 a 5  los niveles de
concentración, motivación y energía que percibas durante cada bloque. Lo ideal es que lo
hagas durante una semana para obtener un informe más completo, pero puedes empezar con
tres días para tener una información inicial.

Si tu cargo implica que te desplaces varias veces al día, o que visites clientes, escoge solo dos o
tres bloques de tu jornada para realizar el registro, por ejemplo, dos bloques durante las horas
de la mañana, y dos bloques durante la tarde. También puedes dividir el día en un solo bloque
en la mañana (6:00 - 12:00) y otro gran bloque en la tarde (12:00 - 22:00).
Si lo prefieres, imprime el formato en PDF y complétalo a mano durante el día.
Intentá ir más allá de lo evidente y analiza qué factores externos afectan cada indicador.  Una
vez que tengas una mejor idea sobre los momentos del día en los que sientes más tienes
energía, puedes comenzar a organizar tu rutina de acuerdo con esos momentos clave.

¿Quieres una alternativa digital? Usa Timecamp, una aplicación para monitorear y registrar el
tiempo que demoras en realizar cada tarea. Puedes añadir notas para identificar tus niveles de
energía, motivación y concentración.

https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=es-419

https://support.microsoft.com/es-es/office/administrar-mensajes-de-correo-electr
%c3%b3nico-mediante-reglas-c24f5dea-9465-4df4-ad17-a50704d66c59?ui=es-es&rs=es-
es&ad=es

¿Kanban es para mí?

No hay una fórmula para gestionar el tiempo. El secreto está en encontrar el método que
mejor se adapte a tu estilo de trabajo. Kanban es un sistema de gestión que busca
eliminar las distracciones, crear claridad y enfocar proyectos en una sola tarea a la vez.
Es útil para:

 Priorizar un gran número de tareas.

 Manejar grandes cargas de trabajo.

 Organizar proyectos con muchas subtareas.

 Evitar los cuellos de botella.

¿Qué es el Kanban personal?

Kanban es un método de administración del trabajo creado por Toyota General Motors.
Kanban viene del japonés, y se puede traducir como “tablero” o “señal visual”.

El propósito de esté método es reducir el desperdicio de tiempo sin afectar la productividad.

Es un método usado en los procesos de desarrollo de software, pero también se puede
adaptar a otros ámbitos, como el personal. Un tablero Kanban puede ser físico o digital.

¿Cómo implementar el Kanban personal?

El Kanban personal sigue dos reglas simples: 

 Visualización del trabajo: no se debe perder tiempo leyendo largas listas o

redefiniendo prioridades una y otra vez. Todas las tareas deben ser visibles con
un solo vistazo.

 Limitación del trabajo en curso: se debe enfocar la atención en solo una tarea
al tiempo para completarla de manera más rápida.   

El tablero Kanban tiene un flujo de trabajo de tres pasos: pendiente, en progreso,

completado. Cada uno es una columna dentro del tablero. El elemento central del
tablero son las tarjetas que representan una tareas por ejecutar.

Un tablero Kaban tiene tres categorías: tareas pendientes, en progreso y completadas.

Dentro del tablero, cada tarjeta se ubica en la categoría que corresponde. Cuando una
tarjeta cambia de estado, se mueve a la siguiente categoría, por ejemplo, pasa de estar
“en progreso” a “completado”.  Algunas personas agregan dos categorías más: “Hoy”,
para indicar las tareas diarias, y “En pausa”, para indicar las tareas que se detuvieron.

Las tarjetas se pueden codificar por colores para representar el grado de importancia.

Los colores ayudar a identificar las tareas prioritarias.

En la parte frontal de la tarjeta se anota la información básica sobre una tarea, como la
descripción y la fecha de entrega o vencimiento. En la parte posterior de la tarjeta se
dejan notas y comentarios relevantes. Si usas un Kaban digital, como Trello, puedes
adjuntar archivos y enlaces externos.

https://kenso.es/episodio/20-lucas-burgueno-estres

https://kenso.es/episodio/18-jeronimo-palacios-metodologias-agiles

https://kenso.es/episodio/4-emilcar-podcaster

comunicación asertiva

Existen siete condicionantes que limitan o propulsan los procesos de aprendizaje (la
capacidad de aprender, la biología, los instrumentos, la disciplina, la motivación, el
sistema y uno mismo). En ocasiones, estos condicionantes se convierten en barreras que
bloquean la espiral ascendente del aprendizaje y frustran el cumplimiento de objetivos. 

Pero, ¿cómo se puede tomar consciencia de ellos y vencerlos?

 
Una vía de acción es la aplicación del modelo OSAR (acrónimo de Observador,
Sistema, Acciones y Resultado), un modelo ontológico que supone que todo Resultado
depende de tres factores: las Acciones que lo generan, el Sistema en el que se produce y
el Observador que lo interpreta (que siempre es uno mismo, en constante
transformación). Por lo que, al evaluar un resultado (cualquiera que sea: positivo,
negativo o neutral), es preciso analizar (y, de ser necesario, replantear) tanto las
acciones que condujeron a él, como el sistema o contexto en el que tuvo lugar y las
características actuales del observador que le da significado. Dicho de otra forma, ante
un resultado no deseado, se deben introducir cambios bien en las acciones, bien en el
observador, o bien en el entorno.

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ESCUCHAR

Este es un ejercicio poderoso que sirve para establecer sistémicamente cuál es el estado
actual de tu red conversacional.

Dado que la vida transcurre en las conversaciones que sostenemos, lo primero que te
invitamos a hacer es que, en una figura tipo radar, como la siguiente, ubiques a todas las
personas con las que conversas en tu día a día.

Puedes trazar un radar para cada espacio o dominio de tu vida (familia, trabajo, amigos,
etc.). Ubica más cerca del “yo” central a quienes mayor impacto crees que tienen en tus
decisiones, actuaciones y resultados en ese dominio. Ten en cuenta que, en ocasiones,
ocurre que personas a las que no vemos o con las que no conversamos diariamente,
tienen un impacto crucial en nuestra existencia, como nuestros padres o nuestros
abuelos (con quienes a veces llegamos a tener conversaciones internas); así que si tienes
casos como estos, ubícalos de igual manera cerca del centro. 

Una vez tengas a todos los actores plasmados en tu gráfica, reflexiona sobre el tipo de
conversación que sostienes con cada quien. Califica qué tan satisfecho te sientes con esa
conversación; siendo 5 la mejor calificación y 1, la peor.

Acto seguido, te invitamos a que, caso a caso, reflexiones sobre las siguientes
preguntas:

 ¿Cómo es mi escucha en las conversaciones que sostengo con esta persona? ¿En
qué me baso para argumentar esto?
  ¿Cómo creo que es el nivel de escucha que ella tiene hacia mí? ¿En qué me baso
para argumentar esto?

 ¿Qué podría hacer para mejorar la escucha en la conversación que estamos

sosteniendo?

 ¿Estoy validando? En caso afirmativo, ¿qué ejemplos recuerdas?

 ¿Estoy parafraseando? En caso afirmativo, ¿qué ejemplos recuerdas?

 ¿Estoy compartiendo inquietudes? En caso afirmativo, ¿qué ejemplos recuerdas?

 En general, ¿estoy escuchando para responder o para entender?

 ¿Qué puedo hacer a partir de ahora con estas reflexiones?

No olvides que:

 Las personas establecemos dos tipos de conversaciones: la conversación pública,

que es la que sostenemos con los demás, y la conversación privada, que es
nuestro diálogo interno, nuestro pensamiento. Es preciso que todos aprendamos
a gerenciar nuestra conversación privada para que no se convierta en una barrera
en la conversación con los demás a modo de ruido.

 Escuchar implica mostrar auténtica disposición para comprender lo que el

interlocutor intenta comunicar, aun cuando se trate de algo que no se desea
escuchar. Por ello, la escucha debe estar siempre centrada en el otro.

 Una de las técnicas que puedes utilizar para reportar escucha en medio de un
diálogo es el parafraseo, que supone repetir en tus propias palabras aquello que
el otro dice para asegurarte de que lo estás entendiendo bien. Para aplicarla,
puedes valerte de frases como:

o Te voy a parafrasear lo que me estás diciendo…

o Si te estoy entendiendo bien, lo que me quieres decir es…

o Permíteme repito para poder entender lo que me estás diciendo…

 Otra de las técnicas que puedes aplicar en una conversación para dar cuenta de
que estás escuchando correctamente a tu interlocutor y estás interesado en lo que
dice, es manifestarle tus inquietudes, esto es, plantearle las dudas puntuales que
te suscita aquello que está expresando. 

 La tercera de las técnicas conversacionales para manifestar escucha es la

indagación; consiste en plantearle preguntas poderosas a tu interlocutor para
ampliar la comprensión de lo que está compartiendo (no para quedar bien con
él).
 

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EL ARTE DE HABLAR

No olvides que:

 Cuando hablas, lo haces con una de dos intenciones: una intención propositiva
(para que te escuchen) o una intención indagativa (para aclarar lo que escuchas).

 Antes de proponer, indaga. No propongas ideas, no inicies conversaciones sin

haber recogido, mediante indagación, lo que el entorno te dice. Lee tu entorno,
escúchalo, ubícate en él antes de hablar. 

Llévate también una pregunta:

¿Recuerdas la historia de las monjas y el ovillo de lana? ¿Sobre cuáles temas crees que
podrías hablar y hablar sin parar? Piensa en al menos tres tópicos con los que creas que
podrías llevarte la victoria en el desafío del ovillo.

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EL ARTE DE DECLARAR

A partir de ahora, declara que:

 Tu palabra, tu postura, tus gestos y tus emociones tienen el poder de influir en

cómo te perciben los demás.

 Todas tus afirmaciones son verificables. No afirmas nada que no puedas probar.

 Tus declaraciones construyen realidades. El mundo se crea a partir de tu palabra.

 Eres consciente de tus declaraciones básicas: yo sé/yo no sé, yo acepto/yo no

acepto, yo quiero/yo no quiero, yo soy/yo no soy, etc. 

 Eres consciente de lo que comunicas con tu postura todo el tiempo.

 
Para mejorar tu capacidad declarativa, haz este ejercicio: 

Concéntrate en la persona que estás siendo hoy, en este instante. 

Sin pensar demasiado, completa mentalmente cada una de las siguientes declaraciones: 

 Soy muy hábil para...

 Acepto que...

 Necesito que…

 Merezco…

 En mi trabajo...

 Tengo suficiente…

 Estoy en proceso de…

 Doy gracias por…

 Mi vida es…

 Necesito mejorar mi habilidad para…

 Mis compañeros de trabajo me reconocen por…

 La postura que asumo cuando hablo de mí es...

Este desafío te ha llevado a establecer una conversación privada. Indaga en ella:

 ¿Qué te dice tu yo interior hoy? 

 ¿Cómo te sientes respecto al ejercicio?

 ¿Qué puedes deducir de tus declaraciones?

 ¿Cuáles declaraciones te gustaría cambiar? ¿Por cuáles otras?

 ¿Qué acciones consideras que deberías emprender para hacer que tus
declaraciones resulten más poderosas?
 

Una idea: como ejercicio de crecimiento personal, puedes llevar un diario de

declaraciones (en un cuaderno o aplicación de notas). Completa cada día estas (u otras)
declaraciones y compara cómo van variando con el tiempo. Analízalas, indaga en ellas y
esfuérzate por transformarlas en declaraciones cada vez más poderosas.

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ARGUMENTAR

Toda vez que formules una opinión o una idea, debes asegurarte de tener claro el para
qué lo haces (motivo), el dominio en el que la circunscribes (terreno o espacio en el que
aplica), el estándar contra el que la estableces (en función de qué) y los argumentos
(hechos) en los que la soportas. 

Para confirmar que tu opinión esté bien argumentada (sobre todo, si se trata de una
opinión sobre ti mismo), puedes ponerla a prueba. ¿Cómo? Transformándola justo en la
contraria y encontrando argumentos para sustentarla. Si resulta que son más o más
potentes los argumentos de la opinión original que los de su contraria, estás frente a una
opinión bien fundada. 

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PEDIR OFERTAR

uédate con las siguientes ideas:

 Toda petición y toda oferta deben ser expresas. Nadie tiene por qué leer tu
pensamiento, deducir cosas interpretando lo que dices o adivinar tus
expectativas o intenciones.

 Expresiones como “ayúdame con...”, “te recomiendo X tarea”, “apóyame

con…” no son adecuadas para que la otra persona asuma la responsabilidad de
tu solicitud.

 Para expresar peticiones puedes usar con tranquilidad verbos como necesitar,
requerir, pedir, precisar y solicitar. Entre más clara y directa sea la forma en la
que expreses tu petición, más asertiva será tu comunicación.
  Las peticiones y las ofertas se expresan teniendo en cuenta los mismos
elementos (orador + verbo + acciones puntuales en un plazo específico para
satisfacer la necesidad de origen, en ocasiones, con condiciones de satisfacción),
solo cambia el sujeto de quien se espera la acción. 

Quédate también con este modelo de cómo formular peticiones y ofertas. ¡Descárgalo!

RECLAMAR

No olvides que:

 Quejarte no es lo mismo que reclamar. El reclamo supone un interés genuino de

que el otro se haga cargo de sus acciones, la queja se queda en manifestar tu
malestar (dolor, pena, rabia, decepción o resentimiento, etc.). El reclamo abre
canales de comunicación y estrecha relaciones.

 Para realizar un reclamo debes:

1. Generar un contexto para abrir la comunicación.

2. Presentar concisamente los hechos puntuales que son motivo del reclamo.

3. Realizar una catarsis asertiva, que va desde el hecho hasta la emoción que
suscita.

4. Formular una petición que evite la repetición.

5. Declarar gratitud por la oportunidad de establecer una comunicación auténtica

con el otro.

Llévate este ejemplo para que te guíes cuando quieras formular un reclamo.