Analisis Riesgo Costo Tiempo

PDVSA Sistema Unificado de la Calidad Documento N º
Manual de Procedimientos SCIP-MP-G-04-P

Análisis de Riesgos de Costos y Tiempo
Fecha Emisión Reemplaza a: Fecha de Aprobación Revisión N º
03-01

SCIP-MP-G-04-P
Rev. Fecha Breve Descripción del Preparado Por Revisado Aprobado Firma De
No. Cambio Por Por Aprobación
0 07-99 Emisión Original I. Fuenmayor C. Linares J. Innecco

A. Arevalo
Ingeniería y Proyectos Pág 1

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Contenido
Página
1. Propósito 3
2. Alcance/Campo de Aplicación 3
3. Responsabilidades 4
4. Definiciones 5
5. Procedimiento 7
6. Documentos de Referencia 10
7. Forma de Presentación 10
8. Registros 11
9. Anexos 12

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1. Propósito
1.1. El propósito del presente procedimiento es describir un enfoque práctico y
sistemático para el Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo que pueda ser
aplicado fácilmente a todos los proyectos.
1.2. El Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo es una herramienta que permite
a la Unidad de Negocios respectiva, PDVSA Ingeniería y Proyectos y a las
Organizaciones Ejecutoras de Proyectos de Infraestructura (OEPI’s)
identificar, evaluar y mitigar los riesgos de costo y de tiempo de ejecución
de cada proyecto. El Análisis de Riesgos de Proyectos permite a la
gerencia del proyecto maximizar la probabilidad de éxito al identificar y
analizar los riesgos, facilitando establecer estrategias que permitan su
mitigación.
1.3. Este procedimiento permite:
• Identificar las categorías de riesgo que son críticas para el logro de los
objetivos de costo y tiempo del proyecto,
• Evaluar la severidad de cada factor de riesgo potencial,
• Evaluar la probabilidad global de lograr los objetivos de costo y tiempo
del proyecto,
• Desarrollar Planes de Mitigación de Riesgos para minimizar los
riesgos, y
• Aplicar un método de cálculo de las contingencias para el estimado de
costos del proyecto.
2. Alcance / Campo de Aplicación

Este procedimiento se aplica a todos los proyectos de PDVSA como parte de las
“mejores prácticas” de ejecución de proyectos como se indica en las Guías de
Gerencia de Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC) de PDVSA.

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Este procedimiento se refiere a la cláusula No. 4.9 ”Control del Proceso”, del
Manual de Aseguramiento de la Calidad.
3. Responsabilidades
El Gerente de Calidad de Ingeniería y Proyectos es el responsable de la
implantación y actualización del procedimiento aquí descrito.
El Representante de la Unidad de Negocios o de la Gerencia de Ingeniería y
Proyectos o de la Organización Ejecutora de Proyectos de Infraestructura
respectiva es responsable de velar por la aplicación de las “mejores prácticas” de
ejecución de proyectos y fomentar la realización del Análisis de Riesgos de Costo
y Tiempo durante la ejecución de los proyectos, a fin de maximizar la probabilidad
de lograr los objetivos de costo y tiempo.
El Gerente, Supervisor o Líder del Proyecto, es responsable de:
• La aplicación correcta de este procedimiento en el Proyecto.
• Documentar los registros del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo del
Proyecto.
• Implantar y hacer seguimiento al Plan de Mitigación resultante del Análisis de
Riesgos de Costo y Tiempo.
• Coordinar la elaboración del Reporte Final del Análisis de Riesgos de Costo y
Tiempo.
• Educar al equipo de proyecto en cuanto a las mejores prácticas de gerencia
del riesgo.
El Equipo del Análisis de Riesgo del Proyecto, es responsable de:
• Llevar a cabo los pasos aquí descritos para la elaboración del Análisis de
Riesgos de Costo y Tiempo del Proyecto durante su ejecución.
• Identificar y evaluar los riesgos para mitigarlos.
• Desarrollar el Plan de Mitigación para reducir los riesgos.
• Incorporar la gerencia del riesgo en el proceso de planificación del proyecto.

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• Usar las herramientas o metodologías recomendadas por las Guías de

Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC).
4. Definiciones
Unidad de Negocios
Es la organización que provee para el proyecto los fondos, requerimientos,
aprobaciones finales y aceptación.
Gerente, Supervisor o Líder del Proyecto
Es la persona que coordina, dirige y ejecuta el Análisis de Riesgos de Costo y
Tiempo del proyecto, apoyándose en el Coordinador de Planificación y Control.
Equipo del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo:
Es el grupo conformado por miembros de las organizaciones que tienen
responsabilidad para lograr hitos del proyecto, tales como representantes de
todas las fases del proyecto, procesos, operaciones, mantenimiento y procura de
materiales, asesorados por la Gerencias de I&P.
Riesgos en un Proyecto:
Es un evento o suceso posible, que puede obstaculizar el cumplimiento de las
metas del proyecto. Un Riesgo de Proyecto siempre tiene asociados una
probabilidad de ocurrencia, y un impacto al proyecto. El Riesgo del Proyecto está
determinado por los siguientes tipos de riesgos:
Riesgo de Costo:
Es el riesgo de exceder el desembolso ó presupuesto aprobado del proyecto.
Riesgo de Tiempo:
Es el riesgo de no culminar el proyecto en la fecha de planificación aprobada.
Contingencia:
Previsiones de tiempo y costos que se incluyen en la planificación del proyecto
para compensar los riesgos no identificados en el Análisis de Riesgos de Costo y
Tiempo del proyecto y que pueden ocurrir pero no pueden ser anticipados o

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mitigados en el momento de elaborar el estimado de clase II del proyecto. Para

calcularla, se tomará la diferencia entre el costo del proyecto y el valor resultante
del análisis de riesgos de costo o de tiempo al 80% de la probabilidad acumulada
de cada item evaluado en el proyecto. (ver anexo 4)
La Contingencia de Costos:
• Es el monto correspondiente a la porción de riesgo remanente que no
se logra mitigar con el Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo del
proyecto, por lo que debe incluirse en el presupuesto del proyecto.
• Permite colocar la probabilidad de ocurrencia de desviaciones al
presupuesto, tanto por encima como por debajo, en un porcentaje que
debe ser determinado con el análisis de riesgos de costo.
• Permite manejar fluctuaciones normales en las cantidades y precios
de materiales.
La Contingencia de Tiempo:
• Permite manejar los cambios ó variaciones (que no pueden ser
anticipados o mitigados) en los tiempos de ejecución de la ingeniería,
construcción y arranque.
La Contingencia no es para compensar los cambios de alcance del proyecto, ni
cambios debidos a eventos extraordinarios.
Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo:
Es una metodología de gerencia que le permite al ”nivel de decisión”
correspondiente analizar opciones de manejo de riesgos, de tal manera de
eliminar la posibilidad de exceder los límites establecidos en cuanto a costo y
tiempo de ejecución. El Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo debe ser
cualitativo y cuantitativo.
Gerencia del riesgo :
Es un proceso que consiste en controlar el impacto de los riesgos dentro de la
inversión, los costos operacionales, el tiempo de ejecución, la calidad del proyecto

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y los objetivos de mercado, mediante la toma de medidas apropiadas para

mitigarlos o eliminarlos.
Probabilidad :
Es la posibilidad de que algo ocurra. (Por ejemplo: existe la probabilidad del 85%
de que la mayoría del equipo será entregado en una fecha específica).
Probabilidad Acumulada :
Es la posibilidad de que el resultado sea igual o menor que cierto valor. (Por
ejemplo: existe un 50% de probabilidad acumulada de que el actual costo final del
proyecto sea igual o menor de 13000 millones de Bolívares.
5. Procedimiento
5.1. Generalidades
- Este procedimiento es una guía para ayudar a los integrantes del
Equipo del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo en la aplicación de
este ejercicio de manera sistemática, correcta y efectiva.
- El Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo es una de las “mejores
prácticas” de proyectos más actualizadas y efectivas. Su aplicación a
proyectos específicos requiere de sentido común, y el uso de buenos
criterios de gerencia y de ingeniería.
- Cada proyecto involucra una serie de riesgos que impactan sobre los
objetivos de costo y tiempo. El logro de estos objetivos requiere que
los riesgos asociados sean identificados tempranamente y mitigados
como una parte integral del proceso de gerencia de un proyecto.
- El Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo descrito en este
procedimiento consiste en tres tipos de actividades:
• Evaluación de Riesgos: es determinar cuales son los
riesgos y cuales son sus posibles impactos.

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• Análisis de Riesgos: es la evaluación de las

incertidumbres y el análisis de probabilidades para lograr
los objetivos de costo y tiempo del proyecto.
• Mitigación de Riesgos: es el proceso de identificación de
los pasos que reducen la probabilidad de que los riesgos
ocurran, reducir su impacto en caso de que ocurran.
5.2. Objetivo del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo
El objetivo de un Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo es identificar,
evaluar, mitigar y controlar los riesgos que tienen impacto sobre los
objetivos de costo y tiempo de un proyecto. Determinar la variabilidad del
estimado de costo del proyecto y la variabilidad del tiempo de ejecución.
5.3. Ventajas del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo
- Información más precisa para la toma de decisiones. (equilibrando el
riesgo y el beneficio)
- Mayor conciencia del riesgo como una variable del proyecto que debe
ser gerenciada.
- Otorga al equipo de proyecto una herramienta para identificar y
controlar riesgos.
- Minimiza el sobreoptimismo o pesimismo de la gerencia de proyectos.
- Minimiza la incertidumbre.
- Reduce la posibilidad de desviarse de los objetivos de costo y tiempo.
- Permite determinar el riesgo remanente, el cual puede ser gerenciado
con muchas posibilidades de éxito.
5.4. Cuando debe realizarse
- Para proyectos mayores el enfoque de análisis de riesgos debe
comenzar muy temprano durante la fase de visualización, cuando los
riesgos son considerados como parte de un análisis de varias
opciones. La Evaluación de Riesgos durante la fase de

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Conceptualización, resulta en un análisis probabilístico de costo y

tiempo, así como también en un plan de mitigación de los riesgos.
Este proceso es actualizado en la fase de definición, de manera que el
proyecto sea aprobado con el reconocimiento completo de los riesgos
que impactan los objetivos, con los niveles apropiados de
contingencia de costo y tiempo, y con un plan para mitigar los riesgos
identificados.
- En los proyectos menores debe aplicarse durante la fase de
definición.
- El Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo puede realizarse en todas
las fases del proyecto, siendo estrictamente obligatorio para efectos
de aprobación durante la fase de definición. El Análisis de Riesgos de
Costo y Tiempo efectuado durante la fase de implantación es una
herramienta que ayuda considerablemente en la ejecución del
proyecto.
5.5. Pasos del Análisis de Riesgos de Proyectos
Paso Personal Acciones/Responsabilidades
No. Responsable
1. Unidad de Negocios Solicita a la Gerencia de Proyectos el
Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo.
2.
Gerente, Supervisor Prepara la sesión de evaluación de
o Líder del Proyecto riesgos, establece la fecha, el lugar y
agenda. Conforma el Equipo de Análisis
de Riesgos de Costo y Tiempo.
3. Equipo del Análisis Recolecta data de entrada para la sesión

de Riesgos de Costo de evaluación: factores de riesgo (anexo
y Tiempo 2), información de costo, tiempo,
tendencias, información histórica
relevante.

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Efectúa la sesión de evaluación de riesgos.

Agrupa los riesgos identificados en
categorías. Establece las variables de
costo y tiempo. Establece rangos para
cada una de las variables de costo y
tiempo, basado en el impacto potencial de
los riesgos sobre cada variable (anexo 3).
Prepara y completa las matrices de riesgos
de costo, tiempo. (ver anexo 4)
Efectúa el análisis de riesgos utilizando un
software especializado (se recomienda
Montecarlo) y el informe resultante de la
sesión de evaluación de riesgos (matrices
de riesgos). (ver anexos 4 y 5)
Prepara con los resultados del software
especializado de análisis de riesgos (se
recomienda Montecarlo) el plan de
mitigación.
Completa el cuadro de mitigación de
riesgos (ver anexos 6 y 7). Implementa
actividades de mitigación justificadas por
el análisis.
4. Gerente, Supervisor Documenta los registros del Análisis de
o Líder del Proyecto Riesgos de Costo y Tiempo. Elabora
conjuntamente con el Equipo, el Informe
del Análisis de Riesgos de Costo y
Tiempo.
6. Documentos de Referencia
6.1. Referencias de CITGO
• Capital Project Risk Management, Corporate Procedure No. 130-06,
March 20, 1998, Rev. C1, CITGO
6.2. Referencias del Sistema de Calidad
• Procedimiento SCIP-MP-G-01-P, ”Evaluación Grado de Definición de
Proyectos”
• Procedimiento N SCIP-MP-G-03-P ”Análisis Costo-Beneficio-Riesgo”.

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6.3. Referencias de Mejores Prácticas de Proyectos

• Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital, Ingeniería
y Proyectos, PDVSA Servicios. 1998.
7. Forma de Presentacion
Los Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo se presentarán en un informe bajo la
siguiente estructura:
Hoja de Portada
Identifica la propuesta de inversión o gasto, la organización que la origina (Área o
División de PDVSA), el nombre e indicador de los responsables de la preparación,
revisión y aprobación del análisis y su fecha de emisión.
Hoja de Contenido o Indice
Referencia de las secciones que integran el cuerpo del informe del Análisis de
Cuerpo del Informe del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo
7.1. Alcance
7.2. Identificación y evaluación de riesgos potenciales de costo y tiempo
7.3. Resultados del análisis de riesgos de costo y tiempo
7.4. Plan de Mitigación
7.5. Costos asociados al Plan de Mitigación
7.6. Recomendaciones
7.7. Anexos
8. Registros
- Minutas de reunión, ccmail, cartas, fax, etc., relacionadas con el Análisis de
- Plan de actividades del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo.
- Informe del Análisis de Riesgos de Costo y Tiempo.

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9. Anexos
Anexo 1: Proceso de Análisis de Riesgos para Proyectos
Anexo 2: Factores de Riesgos Típicos
Anexo 3: Identificación de los riesgos y establecimiento de los
rangos de las variables claves.
Anexo 4: Matrices de Riesgos de Costo y Tiempo
 Anexo 4.1: Ejemplo de una Matriz de Riesgos de Costo
 Anexo 4.2: Ejemplo de una Matriz de Riesgos de
Tiempo
 Anexo 4.3: Ejemplo de una Matriz de Riesgos de
Costo
Anexo 5: Guía para ejecutar el Análisis de Riesgos
 Anexo 5.1: Ejemplo de una Curva de Probabilidad
Acumulada vs. Costo del Proyecto
 Anexo 5.2: Ejemplo de una Curva de Probabilidad
Acumulada vs. Duración del Proyecto
Anexo 6: Instrucciones para usar el Cuadro de Mitigación de
Riesgos.
Anexo 7: Cuadro de Mitigación de Riesgos.

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Anexo 1
Proceso de Análisis de Riesgos para Proyectos

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Anexo 2
Factores de Riesgos Típicos

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• Riesgos Externos - Impredecibles

• Peligros Naturales - (por ejemplo: tormentas, inundaciones,
terremotos)
• Eventos al azar - (por ejemplo: sabotaje, vandalismo, colisiones)
• Cambios reguladores - (por ejemplo: estándar de diseño, producción,
ambiente)
• Influencia del gobierno
•  Riesgos Externos - Predecibles
• Condiciones del mercado - (por ejemplo: suministro y precio de
insumos, demanda, competencia, precio del producto)
• Condiciones operacionales - (por ejemplo: gastos)
• Fluctuaciones de moneda
• Tendencias de inflacionarias
• Cambios en los impuestos
• Influencia cultural
• Condiciones de mercado para productos y servicios de proyectos -
(por ejemplo: talleres especializados, contratistas, carga de trabajo,
precios)
• Condiciones ambientales
• Riesgos Internos - Técnicos
• Condiciones heredadas - (por ejemplo: el ”site”, facilidades existentes,
problemas ambientales)
• Cambios en la tecnología
• Manejo inapropiado de nueva tecnología
• Riesgos de ”performance”
• Riesgos Internos - No técnicos

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• Alcance pobre de definición y control

• Carencia de planificación
• Alineamiento y trabajo en equipo pobre
• Estimados y tiempos de duración no realísticos
• Retrasos en las aprobaciones de fondos y diseños
• Gerencia de proyecto no efectiva
• Recursos inadecuados
• Aplicación no efectiva del procedimiento de Análisis de Riesgos de
Costo y Tiempo.
• Carencia de fondos propios
• Seguridad pobre en la construcción
• Relaciones adversas
• Riesgos de Ejecución
• Condiciones ambientales adversas
• Baja efectividad en la contratación
• ”Performance” pobre de la contratista y del proveedor
• Condiciones adversas de labor, costos y productividad
• Riesgos Legales
• Licencias, patentes
• Riesgos contractuales
• Riesgos ambientales - (por ejemplo: permisos)

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Anexo 3
Identificación de los riesgos y establecimiento de los rangos de las
variables claves.
Las matrices de evaluación de riesgos son utilizadas por el equipo del Análisis de
Riesgos de Costo y Tiempo para capturar el impacto de cada tipo de riesgo sobre
cada una de las variables de costo y tiempo. Para cada variable en la matriz, y
para cada tipo de riesgo, el equipo colocara un porcentaje de variación
correspondiendo al mejor resultado posible y otro porcentaje de variación
correspondiendo al peor resultado posible. Por ejemplo: si el estimado base de
cada elemento de costo es de Bs. 1.000.000, el equipo puede decidir que el mejor
caso será de 20% por debajo de este valor (esto es Bs. 800.000), y el peor caso
será de un 100% por encima (esto es Bs. 2.000.000). Este proceso se repite
hasta que todos los elementos de la matriz son llenados.
Las matrices de riesgos de costo y tiempo se muestran en los anexos siguientes.
Se provee también un ejemplo de una matriz de riesgos de costo completada.
Una vez que las matrices sean completadas, se efectúa el análisis de riesgos
utilizando un software especializado. Los resultados de este análisis son
introducidos en las columnas a la derecha de las matrices.

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Anexo 4
Matrices de Riesgos de Costo y Tiempo
Ejemplo de una matriz de Riesgos de Costo

03-01
Ejemplo de una Matriz de Riesgos de Tiempo

03-01
Ejemplo de una Matriz de Riesgos de Costo

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Anexo 5
Guía para Ejecutar el Análisis de Riesgos
a) Preparar las Matrices de Riesgos de Costo y Tiempo (anexo 6)
b) Cargar con información de las matrices de riesgos el software de análisis de
riesgos.
• Introducir los valores bases

03-01
• Introducir los rangos de cada variable de costo y tiempo para cada

factor de riesgo.
c) Seguir los pasos señalados pot el software par calcular los valores 50/50, el
costo de contingencia, las respectivas curvas de costo y tiempo vs.
Probabilidad, y demás reportes, los cuales serán:
• Asignación de la contingencia para los elementos de costo.
• Asignación de la contingencia para la duración de las actividades.
• Curva de probabilidad vs. costo (vero anexo 5.1)
• Curva de probabilidad vs. tiempo (ver anexo 5.2)

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Ejemplo de una Curva de Probabilidad Acumulada vs. Costo del

Proyecto

03-01
Ejemplo de una Curva de Probabilidad Acumulada vs. Duración del

Proyecto

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Anexo 6
Instrucciones para usar el Cuadro de Mitigación de Riesgos
Este cuadro es muy fácil de usar en cualquier tipo de proyecto. Puede ser
realizado como parte de la Sesión de Evaluación de Riesgos o como un ejercicio
independiente. Se recomienda que el Equipo de Análisis de Riesgos de Costo y
Tiempo se reúna para preparar el cuadro. El equipo debe proceder de la siguiente
manera:

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a) Efectuar una tormenta de ideas para identificar los riesgos que impactan
sobre el costo y el tiempo.
b) Calificar de Alta, Baja o Mediana la probabilidad de que cada riesgo ocurra.
c) Calificar de Alto, Bajo o Mediano el potencial impacto de cada riesgo en caso
de que ocurra.
d) Efectuar una tormenta de ideas para identificar los pasos de mitigación que
reducirán la probabilidad de ocurrencia, el impacto o ambos.
e) Calificar de Alto, Bajo o Mediano al costo asociado a cada paso de mitigación
relativo al costo del proyecto .
f) Calificar de Alta, Baja o Mediana la probabilidad de que cada paso de
mitigación tenga éxito.
g) Revisar el Cuadro y seleccionar los pasos de mitigación que deben ser
incluidos en el plan del proyecto.

03-01
Anexo 7
Cuadro de Mitigación de Riesgos

Analisis Riesgo Costo Tiempo

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2. Alcance / Campo de Aplicación

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• Usar las herramientas o metodologías recomendadas por las Guías de

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mitigados en el momento de elaborar el estimado de clase II del proyecto. Para

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y los objetivos de mercado, mediante la toma de medidas apropiadas para

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• Análisis de Riesgos: es la evaluación de las

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Conceptualización, resulta en un análisis probabilístico de costo y

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Efectúa la sesión de evaluación de riesgos.

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6.3. Referencias de Mejores Prácticas de Proyectos

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• Riesgos Externos - Impredecibles

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• Alcance pobre de definición y control

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Ejemplo de una Matriz de Riesgos de Tiempo

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Ejemplo de una Matriz de Riesgos de Costo

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Ingeniería y Proyectos Pág 21

• Introducir los rangos de cada variable de costo y tiempo para cada

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Ejemplo de una Curva de Probabilidad Acumulada vs. Costo del

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Ejemplo de una Curva de Probabilidad Acumulada vs. Duración del

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