GESTIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN

Planificar la Gestión de los Costos

• Puede responder a las siguientes preguntas: …//

• ¿Estamos comprometiendo el futuro del producto, por reducir
costos del proyecto? Análisis del ciclo de vida del costo del
producto.
• ¿Cuáles son las reglas para la medición del rendimiento del
proyecto?
• Establecer para el EVM, cuáles son los enlaces de los grupos de
costos con las cuentas de control de la EDT.
• Establecer las técnicas de medición de Valor Ganado. Por
ejemplo: Hitos ponderados, fórmula fija, porcentaje de avance,
etc.
• Definir los formatos de reportes
• Descripciones de los procesos a utilizar
• Procedimientos frente a imprevistos, como las fluctuaciones de
las tasa de cambio
• Detalles adicionales: Alternativas de decisión para
financiamiento, etc.
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Planificar la Gestión de los Costos
• Mapa del Proceso

Juicio de
expertos Reuniones
Plan de Dirección
del Proyecto

Técnicas
Analíticas
Acta de
Constitución del
Proyecto

Factores
Plan de Gestión de
Ambientales de la
los Costos
Empresa

Activos de los
Procesos de la
Organización
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Planificar la Gestión de los Costos
Salidas
• Plan de Gestión de los Costos
• El plan de gestión de costos es un componente del plan de
gestión del proyecto y describe: cómo se planifican los
costos del proyecto, como estructurarlo y controlarlos.
• Los procesos de gestión de costos y sus herramientas y
técnicas asociadas se documentan en el plan de gestión
de costos.
• El plan de gestión de costos puede establecer lo siguiente:
• Unidades de medida
• Nivel de precisión
• Grado de exactitud
• Enlaces con los procedimientos de organización
• Umbrales de control
• Reglas de la medición del desempeño
• Formatos de informes
• Descripciones de procesos
• Detalles adicionales
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Estimar los Costos
• Consiste en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
• El estimador debe considerar las posibles causas de variación de los costos incluyendo los riesgos.
• Los datos históricos (de proyectos anteriores) son valiosos en este proceso porque permite que los
costos sigan patrones de desviación. P. ej.: La desviación al comienzo del proyecto podría ser +- 50%,
pero al cierre de la planificación podría llegar a un +/- 15%.

Entregable: Reclutamiento de Personal

Actividades Horas Personas Servicios Otros
1. Definir perfiles y nro. de personal requerido 8 2
2. Enviar convocatoria a universidades y periódicos 4 1 2000
3. Realizar entrevistas 20 2
4. Seleccionar candidatos 20 5
5. Firmar contratos 10 1
6. Inducir a la organización 16 1 1000
78 3000
Costo x Hora (Dólares) 10

Costo Total del Entregable 3780 Dólares

Se considera el costo de cada uno de los recursos

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Las estimaciones de costos son una predicción basada sobre la información disponible
en un momento determinado. Las estimaciones de costos incluyen la identificación y
consideración de diversas alternativas para el cálculo de costos de cara a iniciar y
completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo para el proyecto, se debe tener en
cuenta el balance entre costos y riesgos, tal como hacer en lugar de comprar, comprar
en lugar de alquilar y la compartición de recursos.

se deben revisar y refinar las estimaciones de costos a lo largo del proyecto para ir
reflejando los detalles adicionales a medida que éstos se van conociendo y que se van
probando los supuestos de partida. La exactitud de la estimación del costo de un
proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a través de su ciclo de vida.
GESTIÓN DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN
Estimar los Costos
Entradas
Estimar los Costos Salidas
Plan de Gestión de Costos
Estimaciones de costos de las
Línea Base de Alcance actividades
Cronograma de proyecto
Herramientas y Técnicas
Bases de los estimados
Juicio de expertos
Plan de recursos humanos Actualizaciones de la
Estimación análoga documentación del proyecto
Registro de riesgos Estimación paramétrica
Factores ambientales de la Estimación ascendente
empresa
Estimación por tres valores
Activos de los procesos de
la organización Análisis de reserva
Costo de la calidad
Software de gestión de Mediciones de desempeño del
trabajo
proyecto
Análisis de oferta de
Plan de recursos humanos proveedores
Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
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• Estimación Análoga
La estimación análoga de costos utiliza los valores como el alcance, el costo, el
presupuesto y la duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la
complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo
parámetro o medida para un proyecto actual. A la hora de estimar los costos, esta
técnica utiliza el costo real de proyectos similares anteriores como base para estimar el
costo del proyecto actual. Es un método de estimación del valor bruto, que en ocasiones
se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto.

La estimación análoga de costos se emplea a menudo para estimar un valor cuando

existe una cantidad limitada de información detallada sobre el proyecto, como es el
caso, por ejemplo, en las fases iniciales del mismo. La estimación análoga de costos
utiliza información histórica y juicio de expertos.
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• Estimación Paramétrica

La estimación paramétrica utiliza una relación estadística entre los datos históricos
relevantes y otras variables (p.ej., metros cuadrados en construcción) para calcular una
estimación del costo del trabajo del proyecto. Con esta técnica se pueden lograr niveles
superiores de exactitud, en función de la sofisticación y de los datos que utilice el
modelo. La estimación paramétrica de costos se puede aplicar a un proyecto en su
totalidad o a partes del mismo, en combinación con otros métodos de estimación.

• Estimación Ascendente
La estimación ascendente es un método que sirve para estimar un componente del
trabajo. El costo individual de cada paquete de trabajo o actividad se calcula con el
mayor nivel posible de detalle. El costo detallado se resume posteriormente o se
“acumula” en niveles superiores para fines de reporte y seguimiento.
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• Estimación por Tres Valores

Se puede mejorar la exactitud de las estimaciones de costos de
una actividad única si se tienen en cuenta la incertidumbre y el
riesgo y se utilizan estimaciones por tres valores para definir un
rango aproximado del costo de la actividad:
 Más probable (cM). El costo de la actividad se estima
sobre la base de una evaluación realista del esfuerzo
necesario para el trabajo requerido y de cualquier gasto
previsto.
 Optimista (cO). El costo de la actividad se estima sobre la
base del análisis del mejor escenario para esa actividad.
 Pesimista (cP). El costo de la actividad se estima sobre la
base del análisis del peor escenario para esa actividad.
Las estimaciones de costos basadas en tres valores con una
distribución determinada proporcionan un costo esperado y
despejan el grado de incertidumbre sobre el costo esperado.
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• Análisis de Reservas
Las estimaciones de costos pueden incluir reservas (denominadas a veces provisiones
para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre sobre el costo. Las reservas
para contingencias consisten en el presupuesto, dentro de la línea base de costos, que
se destina a los riesgos identificados y asumidos por la organización, para los que se
desarrollan respuestas de contingencia o mitigación. Las reservas para contingencias se
contemplan a menudo como la parte del presupuesto destinada a cubrir los "conocidos-
desconocidos“ susceptibles de afectar al proyecto. Por ejemplo, se podría anticipar la
necesidad de reelaborar algunos de los entregables del proyecto y al mismo tiempo
desconocer el impacto de esa reelaboración.
A medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto, la reserva para
contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse.
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• Costo de la Calidad (COQ)

Los supuestos relativos a los costos de la calidad, se pueden utilizar para preparar la
estimación de costos de las actividades.
• Software de Gestión de Proyectos
Las aplicaciones software de gestión de proyectos, hojas de cálculo informatizadas,
simulaciones y herramientas estadísticas, se utilizan para agilizar la estimación de
costos.
• Análisis de Ofertas de Proveedores
Los métodos de estimación de costos pueden incluir el análisis de cuánto debería costar
el proyecto sobre la base de las ofertas de proveedores calificados. Cuando
determinados proyectos se adjudican a un proveedor a través de un proceso
competitivo, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimación
de costos para examinar el precio de los entregables individuales y calcular un costo
que sustente el costo total final del proyecto.
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• Estimar los Costos: Salidas

Estimación de Costos de las Actividades
Las estimaciones de los costos de las actividades son
evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se
requieren para completar el trabajo del proyecto. Las
estimaciones de costos pueden presentarse de manera
resumida o detallada. Se estiman los costos para todos
los recursos aplicados a la estimación de costos de las
actividades. Esto incluye, entre otros, el trabajo directo,
los materiales, el equipamiento, los servicios, las
instalaciones, la tecnología de la información y
determinadas categorías especiales, tales como el costo
de la financiación (incluidos los cargos de intereses), un
factor de inflación, una reserva para contingencias de
costo. Si se incluyen los costos indirectos en el proyecto,
éstos sepueden incluir en el nivel de la actividad o en
niveles superiores.
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• Base de las Estimaciones

La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos
varían en función del área de aplicación. Independientemente del nivel de detalle, la
documentación de apoyo debe proporcionar una comprensión clara y completa de la
forma en que se obtuvo la estimación de costos.
Los detalles de apoyo para las estimaciones de costos de las actividades pueden incluir:
 La documentación de los fundamentos de las estimaciones (es decir, cómo
fueron desarrolladas),
 La documentación de todos los supuestos realizados,
 La documentación de todas las restricciones conocidas,
 Una indicación del rango de las estimaciones posibles (p.ej., €10,000 (±10%)
para indicar que se espera que el costo del elemento se encuentre dentro de
este rango de valores), y
 Una indicación del nivel de confianza de la estimación final.
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Determinar el Presupuesto
El presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. La
línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto desde la perspectiva de
sus diferentes fases, pero no incluye las reservas de gestión.
Entradas Salidas

Plan de gestión de costos

Determinar el Línea base del desempeño de
Estimaciones de costos de costos
las actividades
presupuesto de
Requisitos de financiamiento
costos del proyecto
Bases de las estimaciones
Actualizaciones de la
Herramientas y documentación del proyecto
Línea Base de Alcance
Técnicas
Cronograma de proyecto
Suma de costos
Calendario de recursos
Análisis de reserva
Registro de riesgos
Juicio de expertos
Acuerdos
Relaciones históricas Requisitos de financiamiento del
Activos de los procesos de proyecto
la organización Conciliación del límite del
financiamiento
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El beneficio clave de este proceso es que

determina la línea base de costos con respecto
a la cual se puede monitorear y controlar el
desempeño del proyecto.

El presupuesto de un proyecto contempla todos

los fondos autorizados para ejecutar el
proyecto. La línea base de costos es la versión
aprobada del presupuesto del proyecto desde
la perspectiva de sus diferentes fases, pero no
incluye las reservas de gestión.
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Determinar el presupuesto:

Herramientas y Técnicas
• Análisis de Reservas
El análisis de reservas del presupuesto puede establecer tanto las reservas para
contingencias como las reservas de gestión del proyecto.
• Juicio de Expertos
El juicio de expertos, en términos de la experiencia en un área de aplicación, Área de
Conocimiento, disciplina, industria o proyecto similar, es de gran ayuda en la
determinación del presupuesto. Dicha experiencia la puede proporcionar cualquier grupo
o persona con educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación
especializados. El juicio de expertos puede provenir de diversas fuentes.
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• Relaciones Históricas
Cualquier relación histórica que dé como resultado estimaciones paramétricas o
análogas implica el uso de características (parámetros) del proyecto para desarrollar
modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto. Estos
modelos pueden ser sencillos (p.ej., la construcción de una vivienda residencial se
basará en un costo determinado por metro cuadrado).
Tanto el costo como la exactitud de los modelos análogos y paramétricos pueden variar
ampliamente. Es más probable que estos modelos sean fiables cuando:
• La información histórica utilizada para desarrollar el modelo es exacta,
• Los parámetros utilizados en el modelo son fácilmente cuantificables, y
• Los modelos son escalables, de modo que funcionan tanto para un proyecto grande
como para uno pequeño, así como para las fases de un proyecto.
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• Conciliación del Límite de Financiamiento

El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento comprometidos en

relación con la financiación del proyecto. Una variación entre los límites de
financiamiento y los gastos planificados requerirá en algunos casos volver a programar
el trabajo para equilibrar dicha tasa de gastos. Esto se consigue mediante la aplicación
de restricciones de fechas impuestas para el trabajo incluido en el cronograma del
proyecto.
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Determinar el Presupuesto: Salidas

• Línea Base de Costos

La línea base de costos es la versión
aprobada del presupuesto por fases
del proyecto, excluida cualquier
reserva de gestión, que sólo se
puede cambiar a través de
procedimientos formales de control
de cambios, y se utiliza como base
de comparación con los resultados
reales. Se desarrolla como la suma
de los presupuestos aprobados para
las diferentes actividades del
cronograma.
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Controlar los Costos

Controlar los Costos es el proceso de

monitorear el estado del proyecto
para actualizar sus costos y gestionar
cambios de la línea base de costo. El
beneficio clave de este proceso es
que proporciona los medios para
detectar desviaciones con respecto al
plan con objeto de tomar acciones
correctivas y minimizar el riesgo.
Para actualizar el presupuesto es
necesario conocer los costos reales
en los que se ha incurrido hasta
la fecha.
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El control de costos del proyecto incluye:

• Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos autorizada;
• Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna;
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden;
• Asegurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por período, por
componente de la EDT/WBS, por actividad y para el proyecto en su totalidad;
• Monitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las variaciones con
respecto a la línea base aprobada de costos;
• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos en los que se ha
incurrido;
• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilización de
costos o de recursos;