Manual de Calidad (2)

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
MANUAL DE CALIDAD
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CODIGO: MAN-PCA-005
MANUAL DE CALIDAD VERSION: 8
Manual de Gestión Integral FECHA: 06/Dic/2016
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INTRODUCCIÓN
La Superintendencia de Subsidio Familiar, pensando en las necesidades de todas sus partes

interesadas, ha organizado su gestión bajo los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión, la NTC ISO 9001: 2015 y el marco legal aplicable de acuerdo a su actividad, por lo
anterior actualmente su gestión se encuentra diseñado bajo un enfoque organizacional basado en
procesos, como una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades
realizadas crean valor para los usuarios y partes interesadas.
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre
diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la
organización. También mejora la gestión de las interrelaciones de los procesos, los cuales se
gestionan como un sistema, mediante la creación y entendimiento de una red de procesos y sus
interacciones
CONTEXTO DE ORGANIZACIÓN
La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el
propósito de su dirección estratégica y que afecten su capacidad para lograr los resultados
previstos de su Sistema de Gestión de Calidad. 42
Presentación de la SSF
En Colombia a comienzos del año 1954 se inició con la actividad de repartición de subsidios de
dineros a los trabajadores de medianos y menores ingresos. Sin embargo, con el pasar de los años
se amplió la posibilidad no solo de entregar subsidios de dineros, sino también la posibilidad de
efectuar obras o servicios de beneficio social con los dineros remanentes no utilizados en el pago
de los subsidios de dinero.
A continuación, se describen los hitos históricos y relevantes la creación, reestructuración y
crecimiento de la Superintendencia de Subsidio Familiar:
- 1979: Se presentan dos iniciativas legislativas (proyectos de ley) los cuales buscan la creación de
la Dirección General de Subsidio Familiar dependiente del Ministerio de Trabajo.
- 1980: El alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como
núcleo básico de la sociedad. Se promueve y aprueba la Ley 25 de 1981 por la cual se crea la
Superintendencia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones.
- 1981: Debido a la ausencia parcial de crédito hipotecario para vivienda de interés social se
promueve y prueba la Ley 21 DE 1982, por la cual se modifica el régimen del subsidio familiar y se
dictan otras disposiciones.
- 1981: En septiembre de 1981 inicia operaciones la Superintendencia de Subsidio Familiar. De
acuerdo al dispuesto en el Decreto 2545 de 1981 en donde se fijó la planta de personal y manuales
de funciones.
- 1992: Se realiza la primera Reestructuración de la Superintendencia de Subsidio Familiar
mediante la aprobación del decreto 2150 de 1992 por el cual se reestructura la Superintendencia
de Subsidio Familiar.
- 2011: la Superintendencia pasó a ser una entidad adscrita al nuevo Ministerio del Trabajo
mediante la aprobación de la ley 1444 de 2011.
- 2012: Se aprueba el Decreto 2596 de 2012 Por el cual se modifica la Planta de Personal de la
Superintendencia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones" .
- Decreto 2595 de 2012: "Por el cual se modifica la Estructura de la Superintendencia del Subsidio
Familiar y se determinan las Funciones de sus Dependencias".
a) Despacho del Superintendente del Subsidio Familiar
b) Oficina Asesora de Planeación
c) Oficina Asesora Jurídica
d) Oficina de Protección al Usuario
e) Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
f) Oficina de Control Interno
g) Secretaría General 42
h) Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación de Proyectos
i) Superintendencia Delegada para la Gestión
j) Dirección de Gestión Financiera y Contable
k) Dirección para la Gestión de las Cajas de Compensación Familia
l) Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas
Especiales
m) Órganos de Asesoría y Coordinación
n) Consejo Asesor del Subsidio Familiar
o) Comité de Dirección y Coordinación Institucional
- 2013: Se emite y aprueba resolución 0155 de 2013 "Por la cual se establece el Manual
Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos que conforman la planta
de personal de la Superintendencia del Subsidio Familiar".
- 2014: Logra Certificaciones de calidad bajo la modalidad de prestación de servicios de

inspección, vigilancia y control de las cajas de compensación familiar y demás entidades que
comprometen fondos del Subsidio Familiar.
o Logra la Certificación de calidad ISO 9001: 2008.
o Logra la Certificación de calidad NTCGP 1000: 2009.
- 2014: Se crean grupos internos de trabajo en la Superintendencia de Subsidio Familiar mediante

la resolución 0129 de 2014. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con
eficiencia los
a) Grupo de Gestión de talento humano

b) Grupo de Gestión financiera
c) Grupo de Gestión contractual
d) Grupo de Gestión Administrativa y Documental
Organización y su Contexto.
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Misión
“La Superintendencia del Subsidio Familiar mediante sus funciones de inspección, vigilancia y
control orienta su gestión con enfoque sostenible y con criterios de equidad, calidad y efectividad a
través de su compromiso con:
-La excelencia en el servicio

-La Transparencia de sus procesos
-Generación de confianza a sus partes interesadas”.
Visión
“La Superintendencia del Subsidio Familiar será en el 2018 una entidad renovada y reconocida por
sus partes interesadas a nivel Nacional, por su efectividad en la inspección, vigilancia y control
para el fortalecimiento de sus entes vigilados como entidades sostenibles y el aseguramiento de su
impacto en la movilidad social.”.
Objetivos Estratégicos Institucionales

42
Valores Institucionales
Estrategias Institucionales
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Partes Interesadas o Grupos de Valor.

Personas Naturales.
TRABAJADORES Este es el grupo de interés más importante de la SSF. Toda actuación del Estado se
AFILIADOS A LAS CCF Y debe a la ciudadanía y en el caso de la SSF a los ciudadanos trabajadores y sus
SUS FAMILIAS familias, quienes reciben los servicios de las Cajas de Compensación Familiar (CCF),
sobre los cuales le corresponde a la entidad vigilar y velar por su calidad y pertinencia.
Toda función de la SSF conduce finalmente a velar por el cumplimiento del objetivo del
subsidio familiar de compensar los ingresos de los trabajadores de más bajos salarios,
en proporción al número de personas a cargo.
En este sentido la SSF cumple estás funciones relacionadas con la protección de los
usuarios y la garantía de la prestación de los servicios en su beneficio bajo los
principios de eficacia, eficiencia y solidaridad:
CIUDADANÍA Además de los usuarios de las CCF, la ciudadanía en general es un actor que tiene la
potestad para ejercer control sobre las actuaciones de la SSF y de recibir atención de
su parte. En este sentido la oficina de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones tiene como función el desarrollo de estrategias para lograr un flujo
eficiente de información con la ciudadanía y promover a la Entidad ante la ciudadanía,
como parte de la rendición de cuentas a la sociedad. Además, debe diseñar
estrategias, instrumentos y herramientas con aplicación de tecnología para brindar de
manera constante y permanente un buen servicio al ciudadano. 42
La Superintendencia Delegada para la Gestión debe vigilar no únicamente los
programas que se ofrecen a los afiliados sino también a la ciudadanía en general,
tales como programas y servicios que ofrecen las CCF a los desempleados con o sin
vinculación anterior a las CCF, programas de Atención Integral a la Niñez, Jornada
Escolar Complementaria y servicios financieros, entre otros.
Personas Jurídicas.
CAJAS DE Las Cajas de Compensación Familiar (CCF) son los principales usuarios de la SSF
COMPENSACIÓN FAMILIAR por ser las entidades objeto de supervisión, inspección, vigilancia y control, con
quienes se presenta mayor flujo de información y a quienes va dirigida
principalmente la actuación administrativa de la entidad.
En el país hay cuarenta y tres (43) CCF con cobertura en los treinta y dos (32)
departamentos. Los departamentos donde más CCF operan son Cundinamarca (4),
Santander (3), Tolima (3), Antioquia (3) y Atlántico (3).
Las CCF están agrupadas en ASOCAJAS, que asocia treinta y cinco (35) de las
cuarenta y tres (43) cajas y FEDECAJAS, que asocia quince (15) cajas. Y siete (7)
cajas pertenecen a ambas agremiaciones.
Su relación con la SSF está enfocada principalmente en la supervisión que se les
efectúa para el cumplimiento de la normatividad, la implementación de las políticas
públicas, la aprobación de proyectos y el control administrativo y financiero. Todo con
el propósito final de aliviar la carga económica de los trabajadores mediante la
inversión efectiva, eficiente y solidaria de los recursos que las CCF recaudan y
administran.
La SSF en su relación con la CCF ha superado el papel policivo y ha avanzado hacia
un rol propositivo que busca y promueve el mejoramiento de los bienes y servicios
que reciben los trabajadores y sus familias. Es así que además de vigilar las
estructuras y programas de las CCF, la SSF también vigila la relación con los
usuarios en la información y atención que estas les brindan.
En el cumplimiento de sus funciones, en relación con las CCF, la SSF puede

practicar visitas de inspección, liquidar la contribución que le corresponda a cada
CCF para el funcionamiento de la SSF e imponer multas y sanciones por violaciones
legales, reglamentarias o estatutarias. Toda la actuación está enmarcada en la
búsqueda de mejorar la compensación entre recaudos y pagos y disminuir los costos
de los recaudos y pagos para alcanzar el máximo beneficio para la familia y
personas a cargo de los trabajadores con derecho a la prestación social del subsidio
familiar
ORGANISMOS DE La Contraloría General de la República ejerce el control fiscal sobre la SSF, en este
sentido es fundamental para garantizar la transparencia en la ejecución de los
CONTROL recursos con que cuenta la entidad.
La Contraloría ejerce este control por medio de auditorías que realiza periódicamente,
frente a las cuales en caso de que resulten hallazgos, la SSF debe formular e
implementar planes de mejoramiento para subsanarlos.
Así mismo la SSF debe presentar una cuenta o informe anual consolidado en el que
se presenta el manejo dado a los recursos de la Entidad. El informe se debe presentar 42
en el primer trimestre de cada año con la información del año inmediatamente anterior,
el cual debe ser presentado por la Oficina de Control Interno, elaborado con la
información y colaboración de todas las dependencias de la Entidad. Este informe
debe ser presentado a través del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e
Informes –SIRECI-.
Adicionalmente la Oficina de Control Interno de la SSF debe presentar a la Contraloría
un informe anual de rendición de cuentas, un plan de mejoramiento y un informe
presupuestal y contable.
La Procuraduría General de la Nación ejerce el control disciplinario sobre los

funcionarios de la SSF. En cumplimiento de esta función la SSF, además de su
informe de gestión debe informar sobre los procesos disciplinarios que lleve a cabo el
Grupo de Control Disciplinario sobre los funcionarios y los requerimientos disciplinarios
de la Oficina de Control Interno.
OTRAS ENTIDADES DEL  Presidencia de la Republica
ESTADO.  Sector Administrativo de Trabajo.
 Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP
 Contaduría General de la Nación
 Agencia Nacional de Defensa Jurídica
 Departamento Nacional de Planeación
 Ministerio de Hacienda y Crédito Publico
 Entidades rectoras del régimen general de las pensiones, entidades
recaudadoras territoriales y otras entidades que reciban contribuciones
sobre la nomina
 Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
 Ministerio de Tecnología de Información y Comunicaciones MinTic.
 Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE
 Consejo Asesor de la Superintendencia de Subsidio Familiar
 Congreso de la Republica
 Ministerio de Salud y Superintendencia Nacional de Salud.
EMPLEADORES Los empleadores son un grupo de interés muy relevante para el Sistema de Subsidio
Familiar, sin embargo, dado que su interacción con la SSF no es directa, se considera
como un grupo de interés secundario.
La SSF debe velar por que no se presente evasión y elusión en las contribuciones que
les corresponden a los empleadores para el Sistemas de Subsidio Familiar. La SSF ha
creado el Modulo Morosos para que la Superintendencia Delegada para la Gestión
pueda hacer seguimiento a las empresas que incumplen con sus aportes y para que la
Oficina Jurídica, en caso de ser necesario, pueda notificar a estas empresas y tomar
medidas para hacer efectivo el pago.
Existen diversas formas de asociación de los empresarios en el país, sin embargo, las
más sobresalientes y con quienes puede ser más fácil establecer interlocución son la
Asociación Nacional de Empresarios de Colombia –ANDI-, la Federación Nacional de
Comerciantes –FENALCO-, la Cámara Colombiana de la Construcción –CAMACOL-, y
las diversas Cámaras de Comercio.
Como empleadores son los llamados a aportar los recursos destinados a aliviar las
cargas de la economía familiar, administrados por las CCF y sobre los cuales las SSF
ejerce vigilancia y control. Además, al ser ellos los responsables de la afiliación de las
empresas y sus empleados a las distintas CCF y por su interacción cotidiana con los
trabajadores afiliados, son una fuente de información muy importante respecto a la
calidad de los servicios de las CCF y la pertinencia de los mismo frente a las
necesidades de los trabajadores y sus familias.
SOCIEDAD CIVIL
ORGANIZADA  Corporación Transparencia por Colombia 42
 Sindicatos, Centrales Obreras y de Trabajadores.
 Veedurías Ciudadanas
 Partidos y Movimientos Políticos
Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
El Sistema de Gestión de Calidad aplica a toda la Superintendencia de Subsidio Familiar cuya

actividad es la prestación de Servicio de Inspección, Vigilancia y control a Cajas de Compensación
Familiar y demás entidades que comprometan fondos del Subsidio Familiar y tiene como finalidad
la satisfacción de necesidades y expectativa de sus partes interesadas.
Exclusión
8.3 Diseño y Desarrollo del servicio: Se encuentra excluido por considerarse que el diseño y
desarrollo no aplica a la entidad en razón a que la SSF no diseña, controla o desarrolla los
servicios que presta debido a que ya están establecidos por las Políticas sectoriales, normatividad
y directrices propia de la Entidad.
Sistema de Gestión de Calidad y sus Procesos.
El Mapa de Procesos propuesto para la SSF, orienta una propuesta de organización con enfoque
de procesos, generadores de valor y que se entienden transversales en el quehacer diario
institucional, hacia el logro de la satisfacción de las necesidades del cliente y el cumplimiento de
sus expectativas.
Los procesos necesarios para producir los resultados misionales previstos de la entidad, incluyen
gestión, recursos, realización (misión), medición y mejora. Se encuentran identificados en
caracterizaciones de proceso.
Los Procesos Gestionados son los siguientes:
1. Direccionamiento Estratégico
2. Planeación Institucional
3. Gestión Integral del Riesgo
4. Comunicación Pública
4. Visitas a Entes Vigilados
5. Evaluación de Gestión de Cajas de Compensación Familiar
6. Control Financiero Contable de las CCF
7. Interacción con el Ciudadano
8. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos
9. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar
10. Gestión Financiera y Presupuestal
11. Gestión de Sistemas de Información
12. Gestión del Talento Humano
13. Contratación Administrativa 42
14. Gestión Jurídica
15. Control Disciplinario
16. Recursos Físicos
17. Almacén e Inventarios
18. Gestión Documental
19. Notificaciones y Certificaciones
20. Evaluación y Control
21. Gestión Integral del Riesgo
Mapa de procesos
El mapa de procesos se presenta como la principal expresión del enfoque de procesos de la

entidad, contiene los macro procesos en forma diagramada, de los cuales se desprenden los
diferentes procesos institucionales mencionados anteriormente.
El Mapa Se compone de cuatro tipos de procesos: ESTRATÉGICOS, MISIONALES, APOYO y de

EVALUACIÓN.
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Estructuración de Procesos Estratégicos
La estrategia es un mecanismo utilizado para generar desarrollo y lograr éxito de manera

sostenible, es el patrón de decisiones en una organización, la cual determina sus objetivos,
propósitos y metas.
Incluye procesos para el establecimiento de políticas fijación de objetivos, provisión de

comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos y revisión por la dirección.
Contiene además, los procesos necesarios para medir y analizar el desempeño institucional, así
como mejorar su eficacia y su eficiencia.
 Macroproceso: Gestión de Direccionamiento
Proceso 1. Direccionamiento Estratégico
El objetivo de este proceso es Dirigir, presidir actuar y controlar la acción administrativa necesaria
para desarrollar la misión, visión, objetivos, planes, programas de cada uno de los procesos de la
entidad; garantizando la aplicación de las leyes y reglamentos en lo referente al subsidio familiar y
ordenar a los organismos vigilados que se ajusten a ellos.
Proceso 2. Planeación Institucional.
El objetivo del proceso es el de coordinar y apoyar la elaboración de los planes, programas,

proyectos y el mantenimiento y mejora continua del SGC para el cumplimiento de la misión y
objetivos institucionales de SSF.
Proceso 3. Gestión Integral del Riesgo. 42
El objetivo del proceso es aplicar sistemáticamente las políticas, los procedimientos y las prácticas
de gestión a las actividades de comunicación, consulta, establecimiento del contexto, la
identificación, análisis, evaluación, tratamiento y monitoreo.
 Macroproceso: Gestión de Comunicación.
Proceso 1. Comunicación Pública.
El objetivo de este proceso es el de Desarrollar actividades de comunicación audiovisual interna y

externa que permitan a la Superintendencia del Subsidio informar sobre las funciones de
inspección, vigilancia y control, así como la orientación al ciudadano que se brinda a través de los
diferentes canales de comunicación; los derechos y deberes de los colombianos respecto del
subsidio familiar y los servicios sociales que prestan las Cajas de Compensación Familiar.
Estructuración de Procesos Misionales.
Corresponde a esta categoría, los procesos de realización o los que concretan el cumplimiento de
la misión de la entidad y el resultado previsto para el cumplimiento de su objeto social o razón de
ser.
 Macroproceso: Inspección, Vigilancia y Control.
Inspección: Conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y

evaluación, sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual la información que se
requiera sobre la situación de los servicios y sus recursos, sobre la situación jurídica, financiera,
técnica, administrativa y económica de las entidades sometidas a vigilancia, dentro del ámbito de
su competencia.
Son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de
peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.
Vigilancia: La vigilancia, consiste en la atribución de advertir, prevenir, orientar, asistir y propender

porque las CCF y demás sujetos de vigilancia, cumplan con las normas que regulan el Sistema de
Subsidio Familiar, para su desarrollo.
Control: Es la facultad que posee la SSF de sancionar a las entidades y a los funcionarios por las
malas prácticas en la administración y en la prestación de los servicios sociales, y de exigir en
consecuencia modificaciones en los comportamientos, procedimientos y resultados. El control tiene
como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Proceso 1. Control financiero contable de las cajas de compensación familiar – CCF.

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Este Proceso tiene por Objetivo analizar, reglamentar y fijar procedimientos, emitir observaciones y
recomendaciones e impartir instrucciones a las CCF sobre temas financieros y contables
soportados en la normatividad vigente.
Proceso 2. Evaluación de gestión de cajas de compensación familiar - CCF.
El Objetivo de este proceso es la de ejercer el seguimiento a la ejecución de los fondos de ley,

servicios sociales, coberturas, focalización, programas, proyectos, inversiones y demás actividades
relacionadas con el desarrollo del objeto social de las CCF, con el fin de darle cumplimiento al
proceso de Inspección, vigilancia y control mediante el análisis y evaluación de los informes
trimestrales de gestión enviados por las CCF.
Proceso 3. Visitas a de Entes Vigilados.
El propósito de este Proceso Contribuir al cumplimiento de la gestión institucional a través de la

inspección, vigilancia y control, en los aspectos administrativos, financieros, contables, de
funcionamiento y operativos de las CCF y demás entidades que estas constituyan, administren o
participen, como asociadas o accionistas con relación a la prestación de los servicios sociales a su
cargo.
Proceso 4. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos.
Cuyo objetivo es el de analizar y evaluar la eficiencia y la eficacia de los planes, programas,

proyectos de inversión y servicios sociales ofrecidos por las Cajas de Compensación Familiar; y
llevar el registro y analizar la información estadística del sistema del subsidio familiar, en
cumplimiento de la función de inspección, vigilancia y control en beneficio de la población afiliada.
Proceso 5. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar.
El Objetivo de este proceso es el de vigilar y controlar el cumplimiento de las disposiciones

constitucionales, legales y reglamentarias relacionadas con la creación, organización y
funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar y demás entes recaudadores y pagadores
del subsidio familiar e iniciar las acciones a que haya lugar en caso de incumplimiento de las
disposiciones legales vigentes.
Proceso 6. Interacción con el ciudadano.
El objetivo para este proceso es el Proteger los derechos y deberes de los ciudadanos entorno a
los temas de subsidio familiar por medio de la atención y orientación a los mismos, y los diferentes
mecanismos desarrolladas por la entidad para evitar la vulneración de sus derechos y mejorar la
imagen de la entidad.
Estructuración de Procesos de Apoyo.
Los procesos de apoyo están constituidos por aquellos que brindan soporte para el cumplimiento
42
de los procesos estratégicos, misionales especialmente en lo relacionado con la provisión de los
recursos necesarios para la prestación del servicio.
 Macroproceso Gestión de Tecnología e Información.
Proceso 1. Gestión de Sistemas de Información.
El objetivo de este proceso es el de suministrar y mantener los bienes y servicios de tecnologías de

información y comunicaciones mediante la identificación y satisfacción de necesidades de la
organización con el fin de apoyar y fortalecer los procesos de la entidad.
Proceso 2. Gestión Documental.
Establecer directrices que permitan aplicar eficaz, eficiente y efectivamente los procesos
archivísticos de la Entidad para Gestionar y administrar toda la información física y electrónica que
producen las dependencias en el ejercicio de las funciones de la Superintendencia del Subsidio
Familiar, teniendo en cuenta el ciclo vital del documento desde el momento de su radicación hasta
su conservación final, aplicando las herramientas archivísticas para asegurar la memoria
institucional de la Entidad.
 Macroproceso Gestión Jurídica.
Proceso 3. Procesos Disciplinarios
Investigar y/o sancionar las conductas de los servidores públicos o ex servidores públicos de la
Superintendencia del Subsidio Familiar, originadas en el incumplimiento de deberes funcionales, la
extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, la violación de los regímenes de
prohibiciones, de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses y demás
normas imperativas.
Proceso 4. Gestión Jurídica.
Apoyar a la entidad en la gestión jurídica, fijando la posición jurídica de la entidad y sus vigilados
para el desarrollo del ordenamiento del sistema de subsidio familiar, además de ejercer una
adecuada y permanente defensa de los procesos judiciales de la SSF ante cualquier autoridad
judicial y Gestionar y hacer efectivas las resoluciones por medio de las cuales la SSF impone
sanciones pecuniarias a sus vigilados.
 Macroproceso Gestión Financiera y Presupuestal.

Proceso 5. Gestión Financiera y Presupuestal.
Gestionar, administrar y proporcionar adecuadamente los recursos financieros que faciliten el

desarrollo de los procesos de la SSF, dirigidos a cumplir con el plan estratégico de la entidad.
Elaborar el anteproyecto de presupuesto, efectuar la distribución del plan anual mensualizado de
caja -PAC, la ejecución presupuestal, los pagos y obligaciones incluidos los tributarios, hasta la
elaboración, presentación y sustentación de estados financieros. 42
 Macroproceso Logística.
Proceso 6. Contratación Administrativa.
Gestionar la Contratación de la Superintendencia para asegurar el cumplimiento de la misión

institucional, apoyando las áreas técnicas, en la adquisición de bienes, obras y servicios que se
requieran.
Proceso 7. Recursos Físicos.
Asegurar la eficiente administración de los bienes y servicios requeridos en la operación de los

procesos de la entidad, manteniendo adecuadamente los recursos físicos, optimizando la
oportunidad en la adquisición y suministro de bienes y servicios, como área de apoyo de la
superintendencia de subsidio familiar.
Proceso 8. Almacén e Inventarios.
Controlar el ingreso y egreso de todos los bienes de la Superintendencia del Subsidio Familiar y
mantener actualizado los inventarios de bienes devolutivos y controlables de la entidad.
Proceso 9. Notificaciones y Certificaciones.
Realizar el trámite pertinente para dar a conocer los actos administrativos y efectuar las
autenticaciones requeridas por terceros a través de los canales establecidos y con el fin de que
puedan surtir los efectos jurídicos pertinentes.
 Macroproceso Gestión de Desarrollo Humano.
Proceso 10. Gestión de Talento Humano.
Desarrollar competencias y habilidades en los colaboradores de la Superintendencia del Subsidio

Familiar, para apoyar el cumplimiento de la misión institucional, mediante la asignación, el
seguimiento, la evaluación del recurso humano y el fortalecimiento del clima y cultura
organizacional.
Estructuración de Procesos de Evaluación.

Está compuesto por aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y
desempeño de las actividades de la entidad, e identificar las áreas en las que se requiera hacer
cambios. Este grupo incluye:
Controlar los cambios y recomendar acciones preventivas para evitar posibles problemas.
Monitorear las actividades, comparándolas con el plan y la línea base para el desempeño y logro
de los objetivos institucionales. 42
Proceso 1. Gestión de Evaluación y Control.
Evaluar el desempeño del Sistema de Gestión Integral, la aplicación de controles y verificar la

efectividad del Sistema de Control Interno, mediante el seguimiento, medición y análisis de la
gestión y resultados conducentes a la implementación de acciones de mejora continua.
LIDERAZGO
Liderazgo y Compromisos
La dirección de la Superintendencia de Subsidio Familiar, es la principal responsable en el

desarrollo e implementación y mejora continua del mismo, la dirección es la responsable de
asignar y gestionar los recursos necesarios para la implementación y sostenimiento del Sistema de
Gestión y de realizar revisión periódicamente con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos,
la política, además del buen funcionamiento del Sistema.
Enfoque al Usuario
La Dirección de la Superintendencia de Subsidio Familiar, asegura mediante los diferentes canales

una oportuna y adecuada atención a los usuarios y partes interesadas, además del cumplimiento
de los requisitos de legales e institucionales.
42
Adicionalmente cuenta con la estrategia institucional de Participación ciudadana que permite abrir
espacios de interacción y participación con las partes interesadas (Estrategia Publicada en la
página web)
42
Política del Sistema Integrado de Gestión.
“La Supersubsidio en cabeza de la Alta Dirección se compromete a satisfacer las necesidades y

expectativas de las partes interesadas bajo las siguientes premisas:
 Efectividad en la inspección, vigilancia y control para el fortalecimiento de sus entes

vigilados.
 Cumplimiento de marco legal y los lineamientos de los planes de gobierno e
institucionales.
 Contar con personal competente y constantemente capacitado.
 Protección a la confidencialidad integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos
de información..
Proporcionando un sistema integrado de gestión con eficacia, eficiencia y efectividad, en busca

frecuente del mejoramiento continuo.”
Comunicación de la Política.
La Dirección de la Superintendencia de Subsidio Familiar asume el compromiso asume el
compromiso de difundir está política a todos los funcionarios y partes interesadas mediante la
publicación de esta manual y en los siguientes medios:
 Portal Web Institucional ( Política de Gestión Integral)

 Aplicativo ISOLUCION.
42
 Carteleras Informativas en cada piso.
 Correos Electrónicos institucionales masivos.
PLANIFICACION
Acciones para Abordar Riesgos y Oportunidades.
La Superintendencia de Subsidio Familiar, implementa la Política integral de Administración de

Riesgos para garantizar una gestión que responda a las necesidades y expectativas cambiantes de
los usuarios y partes interesadas a través de la caracterización de los riesgos por procesos, del
análisis, valoración, evaluación y seguimiento de los mismos.
Para adelantar el proceso de administración de los riesgos institucionales tomará como
metodología la emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía Gestión de
Riesgos y la Norma técnica Colombiana ISO 31000: 2011
Los actores que intervienen en la elaboración de la política de administración de riesgo en la
Superintendencia de Subsidio Familiar es la Dirección, los líderes de proceso quienes dirigirán el
proceso de identificación y serán responsables de los resultados de los mismos y funcionarios.
Adicionalmente la Oficina Asesora de Control Interno debe Verificar que la entidad implemente la
política de administración del riesgo y que existan mecanismos para su manejo.
Por tanto, la Superintendencia de Subsidio Familiar, realiza una oportuna identificación, gestión y
minimización de los riesgos; asegurando el manejo eficiente y eficaz de los recursos de la entidad;
con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de su misión. (Ver
Política)
Objetivos de Calidad y Planificación

La Superintendencia de Subsidio Familiar establece los siguientes objetivos coherentes con la política:
1. Superar los niveles de satisfacción del cliente establecidos en la prestación de los servicios
2. Fortalecer las competencias de nuestro talento humano, mediante planes de bienestar y de
capacitación.
3. Garantizar que el Sistema de Gestión de Calidad sea eficiente, eficaz y efectivo.

4. Propender por el cumplimiento de la ejecución de los planes institucionales a partir de los
lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional.
5. Administrar y controlar integralmente los riesgos.
6. Optimizar el consumo de los recursos naturales y no naturales utilizados en cumplimiento de las

funciones propias de la entidad.
7. Fortalecer la inspección, vigilancia y control de las cajas de compensación familiar. 42
APOYO
El Sistema de Gestión de la Superintendencia de Subsidio Familiar, ha identificado y proporciona

mediante los recursos necesarios para implementar, mantener y fortalecer el Sistema de Gestión,
en aras de mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfacción de las partes interesadas.
Cuenta con el conocimiento plasmado en la información documentada de un Sistema de Gestión

de Calidad, tales como fichas de caracterización. Procedimientos, manuales, instructivos, de igual
forma se encuentra en el registro de los diferentes informes, políticas y análisis de información.
La documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad incluye:
 Una declaración documentada de la Política y Objetivos de Calidad.

 Manual de Gestión de Calidad
 Procedimientos documentados
 Otros documentos necesarios que garantizan el correcto funcionamiento del Sistema de
Gestión de Calidad
 Los registros requeridos para demostrar conformidad con el Sistema y los requisitos de la
norma de referencia
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, son controlados por medio del
aplicativo ISOLUCION, en conformidad con el procedimiento Control de Documentos, este
procedimiento define el proceso para:
 Aprobar los documentos en cuanto su adecuación antes de su emisión.

 Revisar, actualizar y aprobar documentos
 Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisión de los documentos
 Garantizar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles
OPERACION
La planificación de cada proceso del Sistema de Gestión de Calidad de la Supersubsidio, se

determina durante la revisión del Sistema, teniendo en cuenta los objetivos, la Política de calidad y
los requisitos de los demás procesos, la entidad permanentemente esta en busca del
mejoramiento continuo de sus procesos y se definen de manera efectiva los criterios que se
requieren para el servicio entregado al cliente, así como como que la documentación y los 42
recursos que se ofrezcan sean adecuados. La información se conserva documentada con el fin de
demostrar que los criterios establecidos y los procesos productivos están alineados a los
resultados buscados, que los recursos se han planificado y que el servicio se ajusta a los requisitos
establecidos.
EVALUACION Y DESEMPEÑO
La entidad implementa procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora con la finalidad de:
 Demostrar la conformidad de los requisitos del servicio

 Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad
 Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad
Como una de las medidas de desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, la entidad realiza
seguimiento a la información relativa a la percepción de los usuarios con respecto al cumplimiento de los
requisitos
En el proceso de evaluación y control se tiene establecido el procedimiento de Auditoría Interna,

el cual es el lineamiento a nivel transversal para realizar la verificación del Sistema de Gestión de
Calidad, respecto a los requisitos internos, de los usuarios, de la NTC ISO 9001:2015 y legales.
Las auditorías internas se realizan de acuerdo a programa de auditoría realizado por la Oficina
de Control Interno.
La revisión por la Dirección, es la revisión que se realiza al Sistema de Gestión de Calidad como
mínimo una vez al año, para asegurar su continua efectividad y evaluar la necesidad de
implementar cambios al Sistema, incluyendo la política y los objetivos de calidad, con la finalidad
de mejorar el servicio prestado y aumentar la satisfacción de los usuarios y partes interesadas
MEJORA
La Supersubsidio por medio de la Oficina de Control Interno se asegura que todo incumplimiento
en cuanto a los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad es registrado y corregido basándose
en el procedimiento de acciones correctivas preventivas y de mejora, estas incidencias son
analizadas, con el fin de determinar acciones que eviten futuras concurrencias.
Se tiene como compromiso con la mejora continúa a partir de herramientas del Sistema: la
política y los objetivos de calidad, los resultados de las auditorías internas y externas, las acciones
tomadas y todos los datos que se analizan en la revisión por la Dirección
42
Anexo 1. Matriz de servicio no conforme
IDENTIFICACIÓN MÉTODO DE
PROCESO SERVICIOS CARACTERÍSTICAS O
DE SERVICIOS CORRECCIÓN Y
MISIONAL QUE PRESTA REQUISITOS
NO CONFORMES AJUSTE
VISITAS A PROGRAMACI Fallas e
ENTES ÓN DE inconsistencias en
VIGILADOS VISITAS el reporte de la
información por
parte de las Cajas
de Compensación Análisis y
Elaboración de mapa de Familiar validación de la
riesgos de las CCF información
Fallas en la
validación de
estructuras de
información por
parte del aplicativo
SIREVAC
Elaboración plan anual de Establecer
visitas cronograma de
Incumplimiento entrega de
programación informes
anual establecida. consolidados
(Plan de acción
de la vigencia)
Verificar
previamente la
programación
respectiva
(cronograma)
Establecer la
programación
anual de visitas
con el
comportamiento
histórico
NO CONFORMES AJUSTE
EJECUCIÓN Autorización de comisión No remitir
Verificar
DEL PLAN DE mediante memorando oportunamente al
previamente el
VISITAS Despacho, la
plan anual de
ORDINARIAS autorización de 42
visita
comisión
Revisión y
aprobación previa
del plan de
trabajo con la
firma del grupo
comisionado, del
No aprobación del
Director de
plan de trabajo por
Elaboración del Plan de Gestión
parte de las
trabajo para Visita ordinaria Financiera y
direcciones y la
Contable, del
delegada.
Director para la
Gestión de las
CCF y del
Superintendente
Delegado para la
Gestión.
Previa
aprobación del
plan de trabajo,
se proyectará
comunicación
mediante oficio al
representante
No remisión del
legal de la Caja
oficio previo a la
de
visita a practicarse,
Comunicación al Ente Compensación
al representante
Vigilado de la visita a con copia al
legal de la Caja de
practicar. revisor fiscal.
Compensación con
El oficio se
copia al revisor
proyecta con la
fiscal.
firma del
Superintendente
Delegado para la
Gestión, se debe
remitir con
mínimo tres días
de antelación.
Instalación de la visita No generación de El día de la
Ordinaria. acta de instalación instalación, se
de la elaborará el acta
visita.Generación correspondiente y
de acta de ésta deberá ser
NO CONFORMES AJUSTE
instalación sin las
firmada por todos
firmas
los participantes.
correspondientes
No generación de 42
El día de
acta de
terminación de
terminación de
visita en sitio, se
visita
Reunión de terminación de elaborará el acta
visita en sitio. correspondiente y
Generación de
ésta deberá ser
acta de
firmada por todos
terminación sin
los participantes.
firma de asistencia
ELABORACIÓ Elaboración y aprobación No cumplir los Verificar
N Y del Informe Preliminar de términos del envío previamente el
VALIDACIÓN Visita Ordinaria. del informe para cronograma del
DE INFORME Envío de Informe revisión, por parte Plan Anual de
DE VISITA Y Preliminar. de los Directores y Visitas
OFICIO DE la Delegada.
RECOMENDA Realizar
CIONES CON No realizar, ni seguimiento a la
SOLICITUD DE entregar el informe normatividad
PLAN DE preliminar de visita. vigente en
MEJORAMIEN materia del
TO. No aprobación del cumplimiento a la
informe preliminar elaboración y
por parte de los aprobación del
Directores y la Informe
Delegada. Preliminar de
Visita Ordinaria.
No envió del
informe preliminar Verificar
al representante previamente los
legal de la Caja términos
establecidos en
el plan anual de
visitas.
Revisión y
aprobación previa
del informe
preliminar por
parte del Director
de Gestión
Financiera y
contable y del
Director para la
gestión de las
NO CONFORMES AJUSTE
CCF, para la
firma del
Superintendente
Delegado para la 42
Gestión, a través
del aplicativo de
envío de
correspondencia
para envió al
representante
legal de la Caja
de
Compensación.
Elaboración y Revisión del No cumplir los
Informe Final de la Visita términos del envío Verificar
Ordinaria. del informe final previamente el
Envío de informe Final y para revisión, por cronograma del
solicitud del Plan de parte de los Plan Anual de
Mejoramiento. Directores y la Visitas
Delegada.
Realizar
No realizar, ni seguimiento a la
entregar el informe normatividad
final de visita. vigente en
materia del
No aprobación del cumplimiento a la
informe final por elaboración y
parte de los aprobación del
Directores y la Informe Final de
Delegada. Visita Ordinaria.
No envió del Verificar

informe final al previamente los
representante legal términos
de la Caja con el establecidos en
formato el plan anual de
establecido para la visitas.
elaboración del
Plan de Revisión y
Mejoramiento aprobación previa
del informe final
por parte del
Director de
Gestión
Financiera y
contable y del
Director para la
NO CONFORMES AJUSTE
gestión de las
CCF, para la
firma del
Superintendente 42
Delegado para la
Gestión, a través
del aplicativo de
envío de
correspondencia
para envió al
representante
legal de la Caja
de
Compensación.
Se adjuntará en
el envío del
informe final,
copia del formato
del plan de
mejoramiento
vigente para su
respectivo
diligenciamiento.
No envío de los Enviado el
hallazgos con los informe final de
respectivos visitas se
soportes, al proyectará el
Superintendente memorando con
Delegado para la los respectivos
Traslado de Hallazgos. Responsabilidad hallazgos con los
Administrativa y las respectivos
Medidas soportes, para
Especiales para lo firma de la
de su Superintendente
competencia. Delegada para la
Gestión.
APROBACIÓN Aprobación del Plan de Análisis y
Y Mejoramiento No realización validación del
SEGUIMIENTO adecuada del contenido del
DE PLANES análisis y plan de
DE validación del mejoramiento
MEJORAMIEN contenido del plan enviado por la
TO de mejoramiento Caja de
enviado por la Caja Compensación.
de Compensación.
Una vez
NO CONFORMES AJUSTE
No generación de aprobado el plan
oficio de de mejoramiento,
aprobación del se proyectará
plan de comunicación 42
mejoramiento mediante oficio al
representante
legal de la Caja
con copia al
revisor fiscal
Validación documental de Diligenciamiento Establecer
los Informes de avance del erróneo del cronograma de
Plan de formato de envió por parte
Mejoramiento.Seguimiento seguimiento al plan de las Cajas el
en la Caja de de seguimiento del
Compensación Familiar al mejoramientoNo pan de
Plan de Mejoramiento. envió del informe mejoramiento
de seguimiento por (Plan anual de
parte de la Caja de visitas) Análisis y
Compensación validación del
Familiar.No avance del plan
generación del de mejoramiento
informe de enviado por la
seguimiento del Caja de
plan de Compensación
mejoramiento. por parte del
equipo
comisionado.Infor
me con los
porcentajes de
avance de las
acciones de
mejora
propuestas y los
soportes
respectivos.Revis
ión y aprobación
previa del informe
de seguimiento al
avance trimestral
del plan de
mejoramiento por
parte del Director
de Gestión
Financiera y
contable y del
Director para la
gestión de las
NO CONFORMES AJUSTE
CCF, para la
firma del
Superintendente
Delegado para la 42
Gestión, a través
del aplicativo de
envío de
correspondencia,
para envió al
representante
legal de la Caja
de
Compensación
con copia al
revisor fiscal
EVALUACI Analizar, Consolidado de ejecución Fallas e Análisis y
ÓN DE evaluar y hacer trimestral de los proyectos inconsistencias en validación de la
GESTIÓN seguimiento a de inversión vs el limite el reporte del información
DE CAJAS los Planes máximo de inversión SIGER de la Establecer
DE Operativos Informe consolidado de información cronograma de
COMPENS Anuales, ejecución trimestral del remitida por la entrega de
ACIÓN Límites límite máximo de Caja de informes
FAMILIAR Máximos de inversiones con respecto a Compensación consolidados
inversiones la información reportada por FamiliarEnvío de (Plan de acción
la CCF informes de la
analizados por los vigencia)Revisión
funcionarios a las y aprobación
CCF y a otras previa del
entidades que Director de
requieran Gestión
información, sin Financiera y
previa revisión y contable y del
aprobación por Director para la
parte de los dos gestión de las
Directores CCF, para la
(Director de firma del
Gestión Financiera Superintendente
y contable y Delegado para la
Director para la Gestión, a través
gestión de las del aplicativo de
CCF) y el envío de
Superintendente correspondencia
Delegado.No de todos los
generación del documentos
informe dentro de producidos por
los términos los
establecidos El funcionarios.Ofici
NO CONFORMES AJUSTE
o a las Cajas de
Compensación
que requiera
aclaración a las 42
registro de la
inconsistencias y
información sobre
la baja ejecución
los proyectos no se
de los recursos.
encuentre
(Oficio incluido en
actualizado No se
los Informes
oficie a la Caja de
Trimestrales de
Compensación
Gestión)Matriz de
Familiar el análisis
registro de
realizado
información
actualizada de
relación de
proyectos
Hacer Informes trimestrales de Fallas e Análisis y
seguimiento y seguimiento y control a los inconsistencias en validación de la
control a recursos de FOSFEC el reporte del información
FOSFEC SIGER de la Establecer
información cronograma de
remitida por la entrega de
Caja de informes
Compensación consolidados
FamiliarEnvío de (Plan de acción
informes de la
requieran Gestión
y contable y Delegado para la
CCF) y el envío de
Delegado.No se de todos los
realice informe documentos
dentro de los producidos por
términos los
NO CONFORMES AJUSTE
establecidosNo se funcionarios.Reali
oficie a la Caja de zar
Compensación continuamente
Familiar el análisis verificación a la 42
realizadoNo normatividad
reporte de para garantizar el
información a las cumplimiento de
solicitudes los
realizadas por las requerimientosOfi
diferentes cio a las Cajas de
entidades. Compensación
que requiera
aclaración a las
inconsistencias y
cumplimientos a
lo establecido en
la normatividad
vigente. (Oficio
incluido en los
Informes
Trimestrales de
Gestión) Envió de
respuesta a las
solicitudes
realizadas por las
diferentes
entidades
control a recursos de Atención el reporte del información
FONIÑEZ Integral a la niñez SIGER de la
Informes trimestrales de información Establecer
seguimiento y control a los remitida por la cronograma de
recursos de Jornada Caja de entrega de
Escolar Complementaria Compensación informes
Familiar consolidados
(Plan de acción
Envío de informes de la vigencia)
analizados por los
funcionarios a las Revisión y
CCF y a otras aprobación previa
entidades que del Director de
requieran Gestión
NO CONFORMES AJUSTE
y contable y Delegado para la 42
CCF) y el envío de
Delegado. de todos los
documentos
No se realice producidos por
informe dentro de los funcionarios.
los términos
establecidos Oficio a las Cajas
de
No reporte de Compensación
información a las que requiera
solicitudes aclaración a las
realizadas por las inconsistencias y
diferentes la baja ejecución
entidades. de los recursos.
(Oficio incluido en
los Informes
Trimestrales de
Gestión)
Respuesta a las
solicitudes
realizadas por las
diferentes
entidades
control a recursos de Ley 115 el reporte del información
FONDO DE SIGER de la Establecer
EDUCACIÓN información cronograma de
LEY 115 remitida por la entrega de
Caja de informes
Compensación consolidados
FamiliarEnvío de (Plan de acción
informes de la
requieran Gestión
NO CONFORMES AJUSTE
contable y del
Director para la
gestión de las
CCF, para la 42
firma del
Superintendente
Delegado para la
Gestión, a través
del aplicativo de
previa revisión y
envío de
aprobación por
correspondencia
parte de los dos
de todos los
Directores
documentos
(Director de
producidos por
Gestión Financiera
los
y contable y
funcionarios.Ofici
Director para la
o a las Cajas de
gestión de las
Compensación
CCF) y el
que requiera
Superintendente
aclaración a las
Delegado.No se
inconsistencias y
realice informe
la baja ejecución
dentro de los
de los recursos.
términos
(Oficio incluido en
establecidosNo
los Informes
reporte de
Trimestrales de
información a las
Gestión)Realizar
solicitudes
continuamente
realizadas por las
verificación a la
diferentes
normatividad
entidades.
para garantizar el
cumplimiento de
los
requerimientosRe
spuesta a las
solicitudes
realizadas por las
diferentes
entidades
CONTROL Analizar el El Informe del análisis de Fallas e Análisis y
FINANCIER Presupuesto de los presupuestos de inconsistencias en validación de la
O Ingresos y ingresos y egresos y el el reporte del información
CONTABLE Egresos. informe financiero SIGER de la
DE LAS trimestral, sea veraz, información Establecer
CCF oportuno y dentro de la remitida por la cronograma de
Análisis de normatividad Caja de entrega de
informes Compensación informes (Plan
NO CONFORMES AJUSTE
financieros
42
Informes periódicos de
Seguimiento y
seguimiento y control Familiar de acción de la
control a
deFOVIS (mensual y vigencia)
FOVIS
trimestral) Envío de informes
analizados por los Revisión y
funcionarios a las aprobación previa
CCF, sin previa del Director de
revisión y Gestión
aprobación por Financiera y
parte del Director Contable, para la
de Gestión firma del
Financiera y Superintendente
contable. Delegado para la
Gestión, a través
No generación del del aplicativo de
informe dentro de envío de
los términos correspondencia
establecidos de todos los
documentos
Emitir Falencias en
directrices elaboración de los Revisión y
para la proyectos de actos aprobación previa
Presentación administrativos. del Director de
de información Proyectar los actos Gestión
financiero administrativos acorde con Expedición de Financiera y
contable de las la necesidad y normatividad actos Contable y del
CCF y vigente. administrativos sin Superintendente
reglamentar las la revisión del Delegado para la
actividades de director, delegado Gestión de los
contabilidad, y oficina jurídica. actos
auditoría y administrativos
NO CONFORMES AJUSTE
proyectados.
Corrección y
ajuste de los 42
proyectos de
No Resolver con actos
oportunidad los administrativos.
recursos
presentados por
revisoría fiscal.
las CCF, en Revisión técnica
consideración a la y jurídica de los
normatividad actos
vigente. administrativos
proyectados, a
cargo de la
Dirección
Financiera y la
Oficina Jurídica.
Definir Expedir los actos Fallas e Análisis y
anualmente el administrativos y resolver inconsistencias en validación de la
cuociente los recursos el reporte del información
departamental, correspondientes a SIGER de la Revisión y
porcentajes de cuociente departamental, información aprobación previa
apropiación, porcentajes de apropiación, remitida por la del Director de
cuota cuota monetaria Caja de Gestión
monetaria departamental y cálculo del Compensación Financiera y
departamental 55%. FamiliarFallas en Contable y del
y cálculo del la validación de la Superintendente
55%. información por Delegado para la
parte del Gestión de los
funcionario actos
encargado.No administrativos
generación de los proyectados.Ofici
actos o a las Cajas de
administrativos en Compensación
los términos que requiera
establecidos No se aclaración de las
oficie a la Caja de inconsistencias.V
Compensación erificación del
Familiar el análisis funcionario
realizado. responsable del
No verificación de registro de
los ajustes a información
realizar por parte actualizada por
de los parte de la CCF.
Funcionarios Corrección y
encargados. ajuste de los
NO CONFORMES AJUSTE
Expedición de
actos
proyectos de
administrativos sin
actos
la revisión del 42
administrativos.
Director, Delegado
Revisión técnica
y Oficina
y jurídica de los
Jurídica.No
actos
Resolver con
administrativos
oportunidad los
proyectados, a
recursos
cargo de la
presentados por
dirección
las CCF, en
financiera y la
consideración a la
oficina jurídica.
normatividad
vigente.
* Remisión de * Capacitación,
documentación instrucción o
incompleta o no retroalimentación
legible por parte dea los funcionarios
Revisión de la las Cajas de de las Cajas de
documentación según la Compensación Compensación
Circular Externa No. 0020 Familiar* Demora Familiar en
del 3 de octubre de 2014 en el análisis cuanto al
"Instrucciones para Guía integral del contenido de la
Analizar el para la Formulación de proyecto por parte circular 020 de
programa y/o Planes, Programas y del profesional sin 2014.* Toma de
proyecto de Proyectos”.Verificar el justificación* conciencia por
inversión cumplimiento de los plazos Demora en la parte del
ESTUDIOS de remisión de la elaboración o firma funcionario de la
ESPECIALE información a la SSF. del requerimiento a Superintendencia
SY Elaboración de las Cajas de en el desarrollo
EVALUACI requerimiento a la CCF. Si Compensación de las
ÓN DE es necesario competencias
PROYECT Compromiso con
OS la Organización y
Orientación a
Resultados
Elaboración del concepto * Depender del * Hacer
Emitir concepto desempeño de otra seguimiento
técnico y Elaboración del proyecto de área (Dirección permanente de
elaborar oficio resolución Financiera, Oficina las solicitudes
o resolución Jurídica, Despacho pendientes de
con destino a la SSF), lo que trámite por parte
Caja de ocasiona demora de otras áreas.
Compensación en la emisión del
Familiar concepto técnico * Informar
de la Delegada o oportunamente al
NO CONFORMES AJUSTE
del proyecto de
resolución.
* Falla recurrente 42
en el aplicativo de
área de
Gestión
tecnología de la
Documental
Información
(llevar registro de
* Inconvenientes
la comunicación)
tecnológicos del
módulo de
proyectos de
inversión de la
Sede Electrónica
* Imposibilidad del
cargue de * Informar
información por las oportunamente al
Cajas de área de
Compensación tecnología de la
Familiar en el Información
aplicativo (llevar registro de
SIREVAC*Inconsis la comunicación)*
tencias en los Capacitación,
datos remitidos por instrucción o
las Caja de retroalimentación
Compensación a los funcionarios
Validación de Revisión y análisis del
generando de las Cajas de
la información contenido de los datos
reportes con Compensación
remitida por remitidos en las estructuras
información Familiar en
las Cajas de requeridas según la Circular
incorrecta* Cargue cuanto al
Compensación externa No. 001 de
de información de contenido de la
Familiar en el 2016Elaboración del oficio
manera circular 020 de
sistema de requerimiento, si es
extemporánea 2014.* Toma de
SIREVAC. necesario
(después del 28 de conciencia por
febrero)* Demora parte del
en el análisis de la funcionario de la
información por Superintendencia
parte del en el desarrollo
profesional sin de las
justificación* competencias
Demora en la Compromiso con
elaboración o firma la Organización y
del requerimiento a Orientación a
las Cajas de Resultados
Compensación
Definir el Límite Elaboración del oficio de * Retaso en la * Toma de
Máximo de definición del Limite Máximo elaboración del conciencia por
NO CONFORMES AJUSTE
Anual de Inversiones oficio dirigido a las parte del
Cajas de funcionario de la
Inversiones con Compensación por Superintendencia
las parte del en el desarrollo 42
observaciones profesional sin de las
y/o justificación competencias
recomendacion Compromiso con
es la Organización y
Orientación a
Resultados
* Imposibilidad del
* Informar
cargue de
oportunamente al
información por las
área de
Cajas de
tecnología de la
Compensación
Información
Familiar en el
(llevar registro de
aplicativo
la comunicación)*
SIREVAC*Inconsis
Capacitación,
tencias en los
instrucción o
datos remitidos por
retroalimentación
las Caja de
a los funcionarios
Validación de Revisión y análisis del Compensación
de las Cajas de
la información contenido de los datos generando
Compensación
remitida por remitidos en las estructuras reportes con
Familiar en
las Cajas de requeridas según la Circular información
cuanto al
Compensación externa No. 001 de incorrecta* Cargue
contenido de la
Familiar en el 2016Elaboración del oficio de información de
circular 020 de
sistema de requerimiento, si es manera
2014.* Toma de
SIREVAC. necesario extemporánea *
conciencia por
Demora en el
parte del
análisis de la
funcionario de la
información por
Superintendencia
parte del
en el desarrollo
profesional sin
de las
justificación*
competencias
Demora en la
Compromiso con
elaboración o firma
la Organización y
del requerimiento a
Orientación a
las Cajas de
Resultados
Compensación
CONTROL Realizar el Actualización oportuna de No generación de Realizar
LEGAL DE registro interno Base de datos de Registro y registro en los continuamente
CAJAS DE de directores Control tiempos verificación a la
COMPENS administrativos establecidos / normatividad
ACIÓN principales y diligenciamiento para garantizar el
FAMILIAR suplentes y erróneo del cumplimiento de
demás registro los
NO CONFORMES AJUSTE
representantes requerimientos
Legales, que deben
consejos cumplirse
directivos, 42
representantes
de los
empleadores y
trabajadores y
revisores
fiscales de las
CCF
No generar las
medidas
Adopciones de medidas
cautelares / no
cautelares
realizar
seguimiento
No generar el
Aperturas de
pliego de cargos
investigaciones
respectivos para la
Analizar y administrativas (Pliegos de
apertura de las
desarrollar las cargos)
investigaciones
investigaciones
administrativas No generación de
resoluciones de
sanción o
absolución
Resoluciones de sanción o
/Generación de
absolución.
resoluciones
donde no describa
la sanción o
absolución
Analizar, Recomendaciones del No generación de
determinar y equipo directivo para recomendaciones
aplicar las determinación de medida para determinar las
medidas cautelar (intervención medidas
cautelares a las administrativa, vigilancia cautelares / Las
CCF cuando especial o intervención de recomendaciones
haya lugar a afiliaciones) no sean
ello. congruentes con
las medidas
cautelares
establecidas // no
se haga
seguimiento a las
medidas
cautelares
establecidas
NO CONFORMES AJUSTE
No realización de
los oficios en los
tiempos
Colaboración
Oficio con la información establecidos / El 42
interinstituciona
requerida. oficio tenga
l.
información
incongruente y no
requerida
INTERACCI Sistema de
ÓN CON EL monitoreo con
CIUDADAN alertas
O tempranas que
Solicitudes
Solicitudes atendidas de avise al
atendidas fuera de
manera Oportuna funcionario los
los términos de ley
días restantes
para el
vencimiento del
requerimiento.
Concientizar a los
Atención a funcionarios
solicitudes. sobre la
No responder las
Respuesta coherente a la importancia de
inquietudes de los
información solicitada. atender y
Usuarios.
responder las
solicitudes de los
usuarios.
Utilizar los
La falta sistemática canales
Evidenciar la notificación al de la trazabilidad establecidos por
quejoso de las solicitudes la entidad para
de los Usuarios las respuestas a
los usuarios.
Fallas en el
funcionamiento de
los canales Reporte al área
Mecanismos desarrolladas
impidiendo la encargada del
Canales de por la entidad para evitar la
recepción de canal para la
atención vulneración de los derechos
PQRSF y la revisión y ajuste
de la ciudadanía
entrega oportuna del sistema.
de respuestas al
ciudadano.
Eventos de Informar a los usuarios La no divulgación Analizar en los
Difusión sobre los temas del de los aspectos reportes
subsidio Familiar. relevantes del periódicos las
subsidio familiar a consultas en los
los Usuarios y/o temas relevantes
NO CONFORMES AJUSTE
transmitir la
del subsidio
inadecuada
familiar.
información
42
Anexo 2; Estructura Orgánica

42

Manual de Calidad (2)

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Oficina Asesora de Planeación

La Superintendencia de Subsidio Familiar, pensando en las necesidades de todas sus partes

- 2014: Logra Certificaciones de calidad bajo la modalidad de prestación de servicios de

- 2014: Se crean grupos internos de trabajo en la Superintendencia de Subsidio Familiar mediante

a) Grupo de Gestión de talento humano

-La excelencia en el servicio

Objetivos Estratégicos Institucionales

Partes Interesadas o Grupos de Valor.

En el cumplimiento de sus funciones, en relación con las CCF, la SSF puede

La Procuraduría General de la Nación ejerce el control disciplinario sobre los

Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

El Sistema de Gestión de Calidad aplica a toda la Superintendencia de Subsidio Familiar cuya

Sistema de Gestión de Calidad y sus Procesos.

Los Procesos Gestionados son los siguientes:

El mapa de procesos se presenta como la principal expresión del enfoque de procesos de la

El Mapa Se compone de cuatro tipos de procesos: ESTRATÉGICOS, MISIONALES, APOYO y de

Estructuración de Procesos Estratégicos

La estrategia es un mecanismo utilizado para generar desarrollo y lograr éxito de manera

Incluye procesos para el establecimiento de políticas fijación de objetivos, provisión de

 Macroproceso: Gestión de Direccionamiento

Proceso 1. Direccionamiento Estratégico

El objetivo del proceso es el de coordinar y apoyar la elaboración de los planes, programas,

Proceso 3. Gestión Integral del Riesgo. 42

 Macroproceso: Gestión de Comunicación.

Proceso 1. Comunicación Pública.

El objetivo de este proceso es el de Desarrollar actividades de comunicación audiovisual interna y

Estructuración de Procesos Misionales.

 Macroproceso: Inspección, Vigilancia y Control.

Inspección: Conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y

Vigilancia: La vigilancia, consiste en la atribución de advertir, prevenir, orientar, asistir y propender

Proceso 1. Control financiero contable de las cajas de compensación familiar – CCF.

Proceso 2. Evaluación de gestión de cajas de compensación familiar - CCF.

El Objetivo de este proceso es la de ejercer el seguimiento a la ejecución de los fondos de ley,

Proceso 3. Visitas a de Entes Vigilados.

El propósito de este Proceso Contribuir al cumplimiento de la gestión institucional a través de la

Proceso 4. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos.

Cuyo objetivo es el de analizar y evaluar la eficiencia y la eficacia de los planes, programas,

Proceso 5. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar.

El Objetivo de este proceso es el de vigilar y controlar el cumplimiento de las disposiciones

Proceso 6. Interacción con el ciudadano.

Estructuración de Procesos de Apoyo.

 Macroproceso Gestión de Tecnología e Información.

Proceso 1. Gestión de Sistemas de Información.

El objetivo de este proceso es el de suministrar y mantener los bienes y servicios de tecnologías de

Proceso 2. Gestión Documental.

 Macroproceso Gestión Jurídica.

Proceso 3. Procesos Disciplinarios

Proceso 4. Gestión Jurídica.

 Macroproceso Gestión Financiera y Presupuestal.

Gestionar, administrar y proporcionar adecuadamente los recursos financieros que faciliten el

Proceso 6. Contratación Administrativa.

Gestionar la Contratación de la Superintendencia para asegurar el cumplimiento de la misión

Proceso 7. Recursos Físicos.

Asegurar la eficiente administración de los bienes y servicios requeridos en la operación de los

Proceso 8. Almacén e Inventarios.

Proceso 9. Notificaciones y Certificaciones.

 Macroproceso Gestión de Desarrollo Humano.

Proceso 10. Gestión de Talento Humano.

Desarrollar competencias y habilidades en los colaboradores de la Superintendencia del Subsidio

Estructuración de Procesos de Evaluación.

Proceso 1. Gestión de Evaluación y Control.