Manualdel Sistemade Gestionde Calidad Ve 1

1
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD
Superintendencia del subsidio Familiar

Octubre de 2022
Oficina Asesora de Planeación
Edificio World Business Port

Carrera 69 # 25 B -44
Pisos 3, 4 y 7
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PBX: 3487800
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e-mail: ssf@ssf.gov.co
Bogotá D.C, Colombia

Código: MAN-PIN-007; Versión: 1
CÓDIGO: MAN-PIN-007
MANUAL DEL SISTEMA DE VERSIÓN: 1
GESTIÓN DE CALIDAD
FECHA: 28 de octubre 2022
INTRODUCCIÓN
La Superintendencia de Subsidio Familiar, pensando en las necesidades de todas

sus partes interesadas, ha organizado su gestión bajo los requisitos del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión, la NTC ISO 9001: 2015 y el marco legal
aplicable de acuerdo a su actividad, por lo anterior actualmente su gestión se
encuentra diseñado bajo un enfoque organizacional basado en procesos, como
una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades
realizadas crean valor para los usuarios y partes interesadas.
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las

barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las
metas principales de la organización. También mejora la gestión de las
interrelaciones de los procesos, los cuales se gestionan como un sistema,
mediante la creación y entendimiento de una red de procesos y sus interacciones
Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

PBX: (601) 348 7800 Bogotá – Colombia
Línea Gratuita Nacional: 018000 910 110 en Bogotá D.C.: (601) 3487777
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NUESTRA ENTIDAD
HISTORIA DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y

servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al
número de personas a cargo. No constituye salario ni se computa como factor del
mismo. Se paga a través de las Cajas de Compensación Familiar. Surge en
nuestro país en 1954. y en un principio su actividad estuvo restringida solamente
a la repartición del subsidio en dinero, con prohibición expresa de adelantar
cualquier actividad diferente. Más adelante se abrió la posibilidad para que se
efectuaran obras o servicios de beneficio social con los remanentes no utilizados
y con los saldos de las apropiaciones semestrales para el pago del subsidio familiar
en dinero. En 1979 dos trascendentales iniciativas legislativas son presentadas a
la consideración del Congreso de la República: el proyecto de Ley por el cual se
creaba la Dirección General del Subsidio Familiar en el Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social y aquel por el cual se reformaba el régimen de la prestación.
Después de arduos debates al interior del legislativo, el primero devino en el
proyecto de ley que creaba la Superintendencia del Subsidio Familiar y fue
finalmente aprobado en diciembre de 1980 convirtiéndose en la Ley 25 de 1981.
El segundo sufrió candentes debates en tres legislaturas, fue aprobado en
diciembre de 1981 y se convirtió en la Ley 21 de 1982. A pesar de que la ley que
le dio origen fue publicada el 9 de marzo de 1981 y que su primer director fue
nombrado en mayo, sólo hasta septiembre de ese año inició operaciones. Fue
preciso, antes, cumplir dispendiosos trámites de índole presupuestal que
requirieron la adición del presupuesto de la nación en virtud de la Ley 54 de 1981.
El Decreto N° 2545 de 1981 fijó la planta de personal y el 24 de septiembre iniciaron
labores sus primeros funcionarios. Esta entidad quedó adscrita al Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social y su organización y funcionamiento se deben someter
a las normas de la ley que la creó. Igualmente, que ejercerá sus funciones de
conformidad con las instrucciones del Presidente de la República y con las políticas
laborales y de seguridad social que adopte el Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social. A raíz de la escisión del Ministerio de la Protección Social, llevada a cabo

mediante la Ley 1444 de mayo de 2011, la Superintendencia pasó a ser una

entidad adscrita al nuevo Ministerio del Trabajo.
MISIÓN
4
La Superintendencia del Subsidio Familiar es la entidad de orden nacional que

ejerce inspección, vigilancia y control sobre la administración de los recursos del
Sistema del Subsidio Familiar y la gestión de los programas y servicios que se
financian con los mismos, para que lleguen a los trabajadores de medianos y
menores ingresos y sus familias, así como a la población focalizada con los
programas especiales del gobierno.
VISIÓN
En el 2022 seremos una entidad reconocida a nivel nacional, por su eficiente

modelo de inspección, vigilancia y control, garante y protectora de los derechos
ciudadanos en torno al Sistema del Subsidio Familiar, en el marco de una gestión
ética, transparente y generadora de confianza pública.
OBJETIVO
La Superintendencia del Subsidio Familiar tiene a su cargo la supervisión de las

cajas de compensación familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y
pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre
las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a
su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del
sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a
la población de trabajadores afiliados y sus familias bajo los principios de
eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley.

CONTEXTO ESTRATEGICO
La Superintendencia del Subsidio Familiar realizó como elemento indispensable 5
en la formulación de su direccionamiento estratégico, el análisis de contexto

mediante el convenio interadministrativo 039 de 2019, en el cual se reconoce bajo
la revisión y análisis de diferentes variables la situación actual de la entidad.
La plataforma estratégica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, responde

al marco estratégico del país, del sector y así mismo, a las necesidades de
planeación de la entidad.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES
Organizar e implementar la gestión del conocimiento y la innovación

mediante la identificación, documentación y transferencia de
conocimientos tácitos y explícitos de la entidad y en relación con los
grupos de valor con el fin de lograr una gestión institucional orientada
hacia la generación de valor público.
Mejorar la capacidad institucional de la Superintendencia de Subsidio
Familiar mediante la optimización de los recursos, el fortalecimiento del
talento humano, la articulación de los procesos y las tecnologías de la
información y las comunicaciones con el fin de lograr una gestión sostenible,
ágil, ética y transparente.
Modernizar la inspección, vigilancia y control a través de la
identificación y aplicación de buenas prácticas y acciones de mejora con el
propósito de incrementar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema de
subsidio familiar
Contribuir con una mayor utilización, apropiación de los beneficios que
ofrece el sistema de subsidio familiar mediante mecanismos de promoción,
interacción, socialización y participación ciudadana para generar valor
público.
PLATAFORMA ESTRATEGICA
La plataforma estratégica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, responde al

marco estratégico del país, del sector y así mismo, a las necesidades de planeación
de la entidad.

Con el fin de dar cumplimiento a lo expuesto en la misión y visión institucional, es

necesario establecer los objetivos estratégicos de la entidad, que orientaran la
actuación de la Supersubsidio en el corto y mediano plazo. En este sentido y con
base en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2018-2022 –adoptado mediante la Ley
1955 del 2019– y la participación de las distintas dependencias de la organización, se
definieron 4:
• Objetivo Estratégico 1 (OE1):
Organizar e implementar la gestión del conocimiento y la innovación mediante

la identificación, documentación y transferencia de conocimientos tácitos y
explícitos de la entidad y en relación con los grupos de valor con el fin de lograr
una gestión institucional orientada hacia la generación de valor público.
Mejorar la capacidad institucional de la Superintendencia de Subsidio Familiar

mediante la optimización de los recursos, el fortalecimiento del talento
humano, la articulación de los procesos y las tecnologías de la información y
las comunicaciones con el fin de lograr una gestión sostenible, ágil, ética y
transparente.
Modernizar la inspección, vigilancia y control a través de la identificación y

aplicación de buenas prácticas y acciones de mejora con el propósito de
incrementar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema de subsidio

familiar.
Contribuir con una mayor utilización, apropiación de los beneficios que ofrece
el sistema de subsidio familiar mediante mecanismos de promoción, 7
interacción, socialización y participación ciudadana para generar valor

público.
Con base en el análisis del Plan Nacional de Desarrollo, lineamientos del Ministerio
de Trabajo y con el fin de cumplir los objetivos estratégicos, fueron definidas 7
estrategias:
Estrategia Implementar acciones para gestionar el conocimiento y la innovación

1 -E1- a través de la integración del talento humano, las TIC, la comunicación
estratégica y el análisis y organización de datos.
Estrategia Implementar acciones para optimizar la gestión institucional a través
2 -E2- del modelo de planeación y gestión de la Superintendencia.
Estrategia Desarrollar mecanismos para el diseño, estandarización y
3 -E3- consolidación de los sistemas información, que permitan fortalecer la
operación y apoyar la acción estratégica de la Superintendencia,
frente a las demandas y necesidades de los grupos de valor y partes
interesadas.
Estrategia Desarrollar actividades orientadas a atención de los grupos de valor y
4-E4- partes interesadas de la Superintendencia.
Estrategia Estandarizar y fortalecer la inspección, vigilancia y control de la
5 -E5- Superintendencia, con el diseño, evaluación y aplicación de
metodologías orientadas a preservar la estabilidad, seguridad y
confianza del sistema del subsidio familiar.
Estrategia Fortalecer la obtención, procesamiento y análisis de estadísticas en
6 -E6- relación con el sistema del subsidio familiar.
Estrategia Elaborar estudios especiales y evaluaciones de resultado e impacto
7 -E7- para fortalecer el sistema del subsidio familiar.
MAPA DE ACTORES

A continuación se relacionan las personas naturales y organizaciones que

interactúan con la Supersubsidio ya sea en calidad de receptor, proveedor o
interacción, en este sentido la gestión gira alrededor de los grupos de valor, es
decir quienes reciben de manera directa los servicios suministrados por la entidad,
de otra parte aparece el Estado cumple un rol de interacción institucional y
articulación de acciones, finalizando por las partes interesadas que son aquellas
instancias que afectan de manera en la calidad de la prestación de los servicios. 8
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
La Superintendencia del Subsidio Familiar a partir de su misionalidad ejerce

inspección, vigilancia y control sobre la administración de los recursos del Sistema
del Subsidio Familiar y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar,
debe enfocar su gestión en el mejoramiento continuo de sus servicios prestados a
sus Grupos de Valor.
El Sistema de Gestión Calidad de la SuperSubsidio ha sido conformado bajo los

requisitos y lineamientos de la NTC ISO 9001: 2015, el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión - MIPG y el marco legal aplicable según su misionalidad,

permitiendo alcanzar en diferentes ocasiones la certificación de conformidad a este

Sistema de Gestión otorgada por distintos entes certificadores en Colombia, todos
estos certificados por ONAC.
Por lo anterior y sumado al compromiso institucional de mantener el Sistema de

Gestión de Calidad como un mecanismo para contribuir a ese mejoramiento
9
continuo, se hace necesario dar sostenibilidad a la gestión bajo los diferentes
componentes del sistema como son: La gestión por procesos, gestión de la
información documentada, gestión del riesgo, gestión del mejoramiento y gestión
del seguimiento y evaluación, entre otros.
MAPA DE PROCESOS
El Mapa de Procesos propuesto para la SSF, orienta una propuesta de

organización con enfoque de procesos, generadores de valor y que se entienden
transversales en el quehacer diario institucional, hacia el logro de la satisfacción
de las necesidades del cliente y el cumplimiento de sus expectativas.
Los procesos necesarios para producir los resultados misionales previstos de la

entidad, incluyen gestión, recursos, realización (misión), medición y mejora. Se
encuentran identificados en caracterizaciones por proceso.
Los Procesos de la Superintendencia del Subsidio Familiar son:
1. Direccionamiento Estratégico
2. Planeación Institucional
3. Gestión Estadística general del sistema de subsidio familiar
4. Comunicación Pública
4. Visitas a Entes Vigilados
5. Evaluación de Gestión de Cajas de Compensación Familiar
6. Control Financiero Contable de las CCF
7. Interacción con el Ciudadano
8. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos
9. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar
10. Gestión Financiera y Presupuestal
11. Gestión de Sistemas de Información
12. Gestión del Talento Humano
13. Contratación Administrativa
14. Gestión Jurídica
15. Control Disciplinario
16. Recursos Físicos
17. Almacén e Inventarios
18. Gestión Documental
19. Notificaciones y Certificaciones

20. Procesos disciplinarios
21. Evaluación y Control
El mapa de procesos se presenta como la principal expresión del enfoque de 10

procesos de la entidad, contiene los macro procesos en forma diagramada, de los
cuales se desprenden los diferentes procesos institucionales mencionados
anteriormente.
El Mapa Se compone de cuatro tipos de procesos: ESTRATÉGICOS,

MISIONALES, APOYO y EVALUACIÓN.
POLITICA DEL SGC
La Superintendencia del Subsidio Familiar en cabeza de la alta dirección se

compromete dar cumplimiento a la misión institucional, con el propósito de

satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas mediante las

siguientes premisas:
• Efectividad en la inspección, vigilancia y control de sus entes vigilados.
• Cumplir con la normatividad vigente, garantizando los derechos de las

partes interesadas y ciudadanía en general, mediante la satisfacción de sus 11
necesidades.
• Mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad
Proporcionando un sistema integrado de gestión con eficacia, eficiencia y

efectividad, basado en la cultura de mejoramiento continuo
ALCANCE DEL SGC
El Sistema de Gestión de Calidad aplica para todos los procesos de la

Superintendencia del Subsidio familiar cuya misión es:
Ejerce inspección, vigilancia y control sobre la administración de los recursos del

Sistema del Subsidio Familiar y la gestión de los programas y servicios que se
financian con los mismos, para que lleguen a los trabajadores de medianos y
menores ingresos y sus familias, así como a la población focalizada con los
programas especiales del gobierno
OBJETIVOS DEL SGC
La Superintendencia del Subsidio Familiar define cinco (5) objetivos de calidad

enfocados en alcanzar las metas previstas anualmente:
1. Continuar con el fortalecimiento en la inspección, vigilancia y control de las

cajas de compensación
2. Fortalecer y controlar la gestión de los riesgos de la entidad que no permitan la

materialización de los mismos.
3. Brindar un servicio eficaz, eficiente y efectivo a la ciudadanía en la protección

de sus derechos.
4. Asegurar los recursos necesarios para garantizar los procesos misionales y la

efectividad de los sistemas de calidad y el sistema de gestión de la
Superintendencia del Subsidio Familiar
5. Fortalecer el talento humano mediante las competencias y la calidad de vida

laboral
12
COMPONENTES DE LA NORMA ISO 9001:2015
La estructura de la NORMA ISO 9001:2015 incluye los siguientes componentes:
1. Alcance
2. Referencias Normativas
3. Términos y Definiciones
4. Contexto de la Organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Soporte
8. Operación
9. Evaluación del Desempeño
10. Mejora
CERTIFICACION ISO 9001:2015
La implementación de ISO 9001: 2015, en la en la Superintendencia del Subsidio

Familiar permite:
Establece la estructura de un Sistema de Gestión de la Calidad en red de

procesos.
Proporciona las bases fundamentales para controlar las operaciones de
servicio dentro del marco de un Sistema de Gestión de la Calidad.
Presenta una metodología para la solución de problemas reales y
potenciales.
Mejora la orientación hacia el cliente y el incremento en la competitividad.
La certificación DE LA NORMA ISO 9001: 2015, proporciona una base sólida para
un Sistema de Gestión, en cuanto al cumplimiento satisfactorio de los requisitos
del sector y la excelencia en el desempeño. Trae como beneficios de su
implementación el emitir una declaración de la conformidad del Sistema de Gestión

de la Calidad de la entidad, luego de haber determinado mediante auditoría el
cumplimiento de los requisitos especificados en la norma internacional ISO 9001.
Así mismo, demuestra la capacidad de la entidad para suministrar
consistentemente un servicio que logre el cumplimiento de los requisitos del cliente
y los reglamentarios aplicables.
13
Exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad


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Superintendencia del subsidio Familiar

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La Superintendencia de Subsidio Familiar, pensando en las necesidades de todas

El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las

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HISTORIA DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y

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mediante la Ley 1444 de mayo de 2011, la Superintendencia pasó a ser una

La Superintendencia del Subsidio Familiar es la entidad de orden nacional que

En el 2022 seremos una entidad reconocida a nivel nacional, por su eficiente

La Superintendencia del Subsidio Familiar tiene a su cargo la supervisión de las

Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

La Superintendencia del Subsidio Familiar realizó como elemento indispensable 5

en la formulación de su direccionamiento estratégico, el análisis de contexto

La plataforma estratégica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, responde

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES

Organizar e implementar la gestión del conocimiento y la innovación

La plataforma estratégica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, responde al

Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

Con el fin de dar cumplimiento a lo expuesto en la misión y visión institucional, es

• Objetivo Estratégico 1 (OE1):

Organizar e implementar la gestión del conocimiento y la innovación mediante

• Objetivo Estratégico 2 (OE2):

Mejorar la capacidad institucional de la Superintendencia de Subsidio Familiar

• Objetivo Estratégico 3 (OE3):

Modernizar la inspección, vigilancia y control a través de la identificación y

incrementar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema de subsidio

• Objetivo Estratégico 4 (OE4):

interacción, socialización y participación ciudadana para generar valor

Estrategia Implementar acciones para gestionar el conocimiento y la innovación

Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

A continuación se relacionan las personas naturales y organizaciones que

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

La Superintendencia del Subsidio Familiar a partir de su misionalidad ejerce

El Sistema de Gestión Calidad de la SuperSubsidio ha sido conformado bajo los

Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

permitiendo alcanzar en diferentes ocasiones la certificación de conformidad a este

Por lo anterior y sumado al compromiso institucional de mantener el Sistema de

El Mapa de Procesos propuesto para la SSF, orienta una propuesta de

Los procesos necesarios para producir los resultados misionales previstos de la

Los Procesos de la Superintendencia del Subsidio Familiar son:

19. Notificaciones y Certificaciones

El mapa de procesos se presenta como la principal expresión del enfoque de 10

El Mapa Se compone de cuatro tipos de procesos: ESTRATÉGICOS,

POLITICA DEL SGC

La Superintendencia del Subsidio Familiar en cabeza de la alta dirección se

Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas mediante las

• Efectividad en la inspección, vigilancia y control de sus entes vigilados.

• Cumplir con la normatividad vigente, garantizando los derechos de las

• Mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad

Proporcionando un sistema integrado de gestión con eficacia, eficiencia y

ALCANCE DEL SGC

El Sistema de Gestión de Calidad aplica para todos los procesos de la

Ejerce inspección, vigilancia y control sobre la administración de los recursos del

OBJETIVOS DEL SGC

La Superintendencia del Subsidio Familiar define cinco (5) objetivos de calidad

1. Continuar con el fortalecimiento en la inspección, vigilancia y control de las