METODOLOGIA PARA LA PLANEACION ESTRATEGICA

SEC RETARIA DE U NIDAD DE

C O NTRAL O RIA DESAR R OLLO
Y DESAR R OLLO
AD MINISTRATIV O
AD MINISTRATIV O

Programa de Modernización de la
Administración Pública 1995-2000

PROMAP

METODOLOGÍA PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Sistemas de Indicadores

Julio de 1999
1
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 METODOLOGIA PARA LA PLANEACION ESTRATEGICA

CONTENIDO

‰ Marco de referencia
‰ Sistema de medición
‰ Definición y utilidad de los indicadores
‰ Dimensiones
‰ Procedimiento para su determinación
‰ Tipos de indicadores
‰ Aspectos relevantes por indicador
‰ Caso práctico

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MARCO DE REFERENCIA
Planeación Estratégica
Permite a las instituciones públicas definir los elementos
clave para la realización de su quehacer institucional.
INSUMOS ELEMENTOS CLAVE PRODUCTOS

• Nuestra tarea
D E
i s • Entorno fundamental
MISION
a t • Marco VISION
• Rumbo a seguir
g r
n a
normativo Y OBJETIVOS • Imagen deseada
ó t ESTRATEGICOS • Qué queremos lograr
s é
t g • Identificación • Estrategias para
i i de actividades alcanzarlo
INSTITUCIONALES

c c
institucionales INDICADORES • Operaciones para la
ACTIVIDADES

o o
PROYECTOS, transformación
PROCESOS Y
SERVICIOS • Satisfactores de
PRIORITARIOS necesidades
• Elementos de
evaluación

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PLANEACION ESTRATEGICA
Relación con la NEP
PND

PROMAP PRONAFIDE
Reforma administrativa Reforma presupuestaria

Insumos para la NEP

planeación estratégica Categorías programáticas
Marco Funciones y subfunciones
normativo
Programa sectorial y especial

Planeación estratégica
Misión
Visión
Diagnóstico estratégico
Objetivos estratégicos

C A Proyectos, P O Actividad C A
i n procesos y r b institucional i n
c u servicios o j c u
UR´S
l a prioritarios p e l a
o l ó t Proyectos o l
Sistema de s i institucionales o de
mejora de i v inversión
Evaluación de procesos t o
gestión, avance, o s
rresultados y
alcance de la
modernización INDICADORES SED
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SISTEMA DE MEDICION
Concepto

Mecanismo sistemático y permanente de monitoreo

del avance, resultado y alcance de la operación diaria

de entidades y dependencias, para evaluar el

cumplimiento de su quehacer institucional, a través de

indicadores y metas.

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SISTEMA DE MEDICION
Esquema General
IINNSSTTIITTUUCCIIOONN
PLANEADO
PROGRAMA
• Nuestra tarea

PROGRAMA
Entorno fundamental
Marco jurídico MISION • Rumbo a seguir
Diagnóstico VISION • Imagen deseada
estratégico Y OBJETIVOS
ESTRATEGICOS • Qué queremos
lograr
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL
Identificación • Estrategias para
INSTITUCIONALES

OBJETIVOS Y
de actividades
INDICADORES

alcanzarlo
ACTIVIDADES

institucionales • Operaciones para

PROYECTOS, la transformación
PROCESOS Y

METAS

DISCREPANCIAS
• Satisfactorias de

DISCREPANCIAS
SERVICIOS
PRIORITARIOS necesidades
• Elementos de
evaluación

SISTEMA DE
SISTEMA DE
MEDICION
MEDICION
Indicadores
Indicadores
REAL
AVANCES
OPERACION RESULTADOS
ALCANCE

RETROALIMENTACION

EVALUACIONES
EVALUACIONESYYREPORTES
REPORTESEXTERNOS
EXTERNOS
PROMAP,
PROMAP,SED,
SED,NEP,
NEP,Evaluación
Evaluaciónde
delalagestión.
gestión.

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SISTEMA DE MEDICION
Utilidad

; Permite el cambio de un sistema de monitoreo tradicional por

actividades, a un sistema de monitoreo de resultados, sobre todo en
el impacto social de éstos.
; Genera información vital para la toma de decisiones en la
instrumentación de acciones que apoyarán el logro del quehacer
institucional.
; Permite ubicar el nivel de eficacia y eficiencia de la institución, sin
dar margen a la ambigüedad.
; Permite la evaluación en los programas de la reforma
administrativa y presupuestal, en lo que se refiere a NEP, SED,
PROMAP y gestión gubernamental.
; Permite la difusión de logro de objetivos, tanto al interior de la
dependencia como al exterior (gobierno, congreso y ciudadanía)

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INDICADORES
Definición

Parámetros utilizados para medir el nivel de

cumplimiento de una actividad o un evento.
En relación con la gestión gubernamental: nos permiten
conocer avances y desviaciones en el cumplimiento de los
objetivos estratégicos, proyectos, servicios, y de la
satisfacción que perciben los usuarios en relación con las
políticas encomendadas a una instancia gubernamental
(salud, educación, seguridad, servicios urbanos, uso de
recursos públicos, etc.)

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INDICADORES
Utilidad
Permiten:
; Establecer los compromisos y la magnitud de los retos a
lograr para satisfacer las necesidades de la población que
atienden.
; Detectar y/o prevenir desviaciones que puedan impedir el
logro de los objetivos, manteniendo en control la
operación.
; Autoevaluarse y mejorar sus servicios en la operación
diaria.
; Evaluar el cumplimiento de sus objetivos.
; Informar a la comunidad sobre el cumplimiento de los
compromisos y los resultados de la gestión
gubernamental.
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INDICADORES
Proceso para su determinación

ELEMENTOS CRITICOS
• COMPONENTE: • Impacto
¿Qué cosas deben ocurrir como • Cobertura
INSUMOS resultado para considerar que se ha • Eficiencia
Objetivos tenido éxito en el logro del objetivo?
• Calidad
• FACTOR: • Satisfacción
¿Qué cosas vitales debe realizar la
dependencia o entidad para lograr
resultados?

Reflejar mediante Establecer de

INDICADORES
fórmulas lo manera
expresado en cada cuantitativa
cuánto deseamos ESTRATEGICOS
uno de los PROYECTOS
elementos críticos lograr y para GESTION
del éxito cuándo SERVICIO

SISTEMA DE MEDICION
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INDICADORES
Elementos críticos

; Los elementos críticos de éxito son los resultados y

acciones que describen el logro de objetivos y
comprenden:
a. Los componentes críticos de éxito
Definen los resultados concretos que deben
obtenerse, para garantizar el logro de los objetivos.
b. Los factores críticos de éxito
Son las acciones concretas por desarrollar en la
operación y que por su impacto, son determinantes
para el éxito en el logro de los objetivos.

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INDICADORES
Determinación del indicador

; Se debe determinar, para cada elemento crítico de éxito, la

mejor manera de medir su cumplimiento.
; Deben contar con:
y Nombre
y Forma de medición
y Unidad de medida.
; Debe establecerse un proceso de validación continua, en el
que se perfeccione la definición de los indicadores a través
de la experiencia.
; Debe establecerse una meta para cada indicador
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INDICADORES
Metas, algunas reflexiones

; Las metas deben ser retadoras y alcanzables.

; La meta es la especificación cuantitativa (numérica) de lo que

se desea lograr y la fecha en que se piensa lograr. Es la
expresión numérica del indicador, que en su conjunto permite
medir el cumplimiento del objetivo establecido.

; Las metas deben ser comunicadas al equipo de trabajo y fijar

un responsable para su seguimiento y medición.

; Las metas deben establecerse para CUMPLIRSE

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INDICADORES
Tipos

PND

ESTRATEGICOS C
cu ont P R D
Cumplimiento de objetivos m rib O
pl u E
estratégicos im ci Y E
ien ón C S
GESTION to del T
de pr O S E
Resultados y operación de lo oy
s o ec M
los procesos clave bj to
eti al P
vo
SERVICIO s
E
Medición de la calidad Ñ
en la prestación de un O
servicio y la satisfacción
percibida por el usuario

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INDICADORES
Dimensiones

; Los indicadores facilitan apreciar distintos niveles en el

alcance de los resultados obtenidos:

a. Impacto, que evalúa el beneficio social.

b. Cobertura, que evalúa el volumen de atención de la
población objetivo.
c. Eficiencia, que evalúa el aprovechamiento de los
recursos.
d. Calidad, que evalúa las condiciones en que recibe el
usuario el producto o servicio.
e. Satisfacción, que evalúa la percepción del usuario
respecto a su expectativa.
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INDICADORES ESTRATEGICOS
Aspectos relevantes para su definición

; Los indicadores estratégicos son aquellos que se asocian

al cumplimiento de los objetivos fundamentales de una
institución.

; Estos indicadores se determinan con base en los

componentes críticos de éxito, esto es, los resultados
finales que garanticen el logro de los objetivos.

; Los indicadores estratégicos miden, en consecuencia, lo

verdaderamente esencial.

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INDICADORES DE GESTION O DE PROCESO

Aspectos relevantes para su definición

; Los indicadores de gestión son aquellos que se asocian a

los resultados y operación de los procesos clave de una
institución

; Estos indicadores se determinan con base en los factores y

componentes críticos de éxito, esto es, el desarrollo de
acciones concretas y los resultados finales de los procesos
que garanticen el logro de los objetivos.

; Los indicadores de gestión miden si las acciones más

relevantes que realiza la dependencia o entidad,
contribuyen al logro de los resultados.

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INDICADORES DE SERVICIO
Aspectos relevantes para su definición

; Los indicadores de servicio son aquellos que se asocian al

cumplimiento de la calidad en la prestación de un servicio
y la satisfacción percibida por el usuario.

; Estos indicadores se determinan con base en los

estándares definidos para el otorgamiento de los servicios.

; Los indicadores de servicio miden el grado de

cumplimiento de los estándares y el nivel de satisfacción
de los usuarios.

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INDICADORES DE PROYECTO
Aspectos relevantes para su definición

; Los indicadores de proyecto son aquellos que se asocian a la

contribución del proyecto en el cumplimiento de los objetivos.
; Estos indicadores se determinan con base en los factores y
componentes críticos de éxito, esto es, el desarrollo de
acciones concretas y los resultados finales de los proyectos que
garanticen el logro de los objetivos.
; Los indicadores de proyecto miden el avance y el alcance de
los resultados de los proyectos definidos en laiInstitución.
; En virtud de que los proyectos están dirigidos a apoyar el logro
de los objetivos de la estrategia, la gestión y los servicios, se
pueden utilizar dichos objetivos, como referencia para el
establecimiento de los indicadores de los proyectos.

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CASO PRACTICO
Tesorería de la Federación
COMPONENTES:
; Que las unidades AREAS A TRAVES DE LAS
ejecutoras cuenten con CUALES SE LLEVAN A
los recursos asignados CABO LOS PROCESOS PARA
con base en la DAR CUMPLIMIENTO AL
MISION: disponibilidad del QUEHACER
Administrar gobierno federal en INSTITUCIONAL
las finanzas forma oportuna y
eficiente
de la ; Subtesorería de Contabilidad y
Federación ; Que el costo por manejo Control Operativo
del dinero sea óptimo
; Dir. Gral. de Sistemas
; Que se libere de acuerdo Automatizados
a la normatividad
; Subtesorería de la Operación
; Que las unidades estén
satisfechas con el
servicio de liberación
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 METODOLOGIA PARA LA PLANEACION ESTRATEGICA

CASO PRACTICO
Tesorería de la Federación
COMPONENTES:
; Que los recursos liberados se
SUBTESORERÍA dispongan de acuerdo a lo
DE establecido. (a través de
CONTABILIDAD Y estados financieros) .
CONTROL
OPERATIVO
; Que TESOFE cuente con la FACTORES:
Conocer cómo y información oportuna sobre
cuándo han utilizado el uso de los recursos.
(discrepancias en la ; Utilización óptima de
las dependencias y
información de la los recursos del área
entidades hasta hoy
los recursos liberados. dependencia con la que
cuenta el área)

; Que se tenga información de

manera oportuna sobre la
disponibilidad de recursos.
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 METODOLOGIA PARA LA PLANEACION ESTRATEGICA

CASO PRACTICO
Tesorería de la Federación
COMPONENTES: Forma de medición: FACTORES: Forma de medición:
;Que los recursos ;Porcentaje de estados ;Utilización ;Número de horas-
liberados se dispongan financieros entregados óptima de hombre estado
de acuerdo a lo en tiempo y forma los recursos financiero
establecido. (a través de del área (administrativo)
Estados Financieros) . ;Eficiencia
;Que TESOFE cuente ;Nivel de eficacia en la programático-
con la información conciliación de estados presupuestal
oportuna sobre el uso de financieros
;Indicadores
los recursos.
(discrepancias en la financieros que se
información de la estén utilizando
dependencia con la que actualmente
cuenta el área) (financieros)
;Que se tengan
información de manera
oportuna sobre la
disponibilidad de
recursos.
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 METODOLOGIA PARA LA PLANEACION ESTRATEGICA

FORMATO DE INDICADORES DE GESTION

Grupo Forma de Metas

Objetivo medición (%) Observaciones
Indicador Planeada Real

Programático-
Presupuestales Recursos aplicados
;Eficiencia Utilización en el concepto Se tuvieron ajustes
de los recursos ______________ X 100 95 % 93 % al presupuesto por
programático-
del área conforma total de recursos normatividad
presupuestal al Programa. programados para el actualizada
concepto

Operativos y de
Servicios
ESTADOS FINANCIEROS
;Porcentaje de Recursos aplicados
Contar con
estados evidencias de la en el período Se tuvieron ajustes
financieros aplicación de acordado al presupuesto por
recursos de acuerdo ______________ X 100 90 % 87 % normatividad
entregados en al programa total de recursos actualizada
tiempo y forma programados para el
período

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 METODOLOGIA PARA LA PLANEACION ESTRATEGICA

FORMATO DE INDICADORES DE GESTION

; Grupo de indicador
y Programático-presupuestales
y Financieros
y Administrativos
y Operativos y de servicios
; Objetivo
y Se define el propósito para el que fue creado el indicador que estará
asociado con el elemento crítico de éxito.
; Unidad de medida
y Indicar si la relación de variables mide porcentajes, costos, horas-hombres.
; Indicador estándar
y Valor ideal o promedio que se considera debe alcanzar el indicador. Se
pueden utilizar valores históricos como referencia.
; Indicador Real
y El resultado alcanzado por el indicador en el periodo de medición; dicho
periodo es definido por la dependencia o entidad.
; Notas evaluatorias
y Breve explicación de las causas de las variaciones o aclaraciones que se
consideren pertinentes.
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• Indicadores Estratégicos
Son los parámetros de medición del cumplimiento de los objetivos
estratégicos de los programas sectoriales y/o actividades institucionales

Ejemplo:

Objetivo Estratégico Indicador Forma de medición

Disminuir la tasa global de
fecundidad a dos hijos por
mujer al año 2000.
Tasa de fecundidad =
No. DE NACIDOS VIVOS
=
No. DE MUJERES DE EDADFERTIL (15 − 49años)
7 ,998 ,108
= = 3 niños / mujer
2 ,666 ,036

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• Indicadores de proyectos
Miden el logro de los objetivos del proyecto y permiten identificar la contribución
que el proyecto aportará para el logro de los objetivos estratégicos.

Proyecto Indicador Forma de medición

No. DE BAJAS IMPUTABLES AL PROCESO DE SELECCION

Incremento de la Indice de No. DE BAJAS TOTALES
Χ 100 − 100 =
eficiencia del proceso efectividad de (en el primer año de la carrera)
de selección para selección
ingresar a la 36
= (100) − 100 = 40%
Licenciatura en 60
Entrenamiento
Deportivo.

* Bajas imputables al proceso de selección: bajo rendimiento escolar por deficiente nivel previo,
insatisfacción con la elección (no le gustó la carrera).

Indicador estratégico al que coadyuva: índice de eficiencia terminal.

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• Indicadores de Gestión
Proporcionan información sobre las funciones y procesos clave con los que
opera una dependencia o entidad de la APF. Mediante su consulta es posible
detectar desviaciones que impidan en último término el cumplimiento de los
objetivos estratégicos.

Ejemplo:

Indicador de
Objetivo Estratégico gestión Forma de medición
No. De vacunas entregadas a tiempo
X 100
Abastecimiento de Indice de No.de vacunas solicitadas
cumplimiento
vacunas = 320,000 X 100 = 64 %
500,000

Reclutamiento de Indice de No. DE PERSONAS EN BRIGADAS

x100
reclutamiento No. DE PERSONAS DISPONIBLES
brigadas de
vacunación = 5000 X 100 = 83%
6000

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• Indicadores de Servicio
Miden el cumplimiento de los estándares definidos para los servicios.

Estándar de servicio:Tiempo de conexión del servicio de energía

eléctrica a partir de la solicitud de servicio = 2 días

Indicador
Servicio Estándar de servicio Forma de medición

Conexión Indice de INDICADOR DE

SERVICIO =
No. DE SOL. ATENDIDAS CONFORME A ESTANDAR
No. DE SOLICITUDES RECIBIDAS
X 100

de energía 2 días servicio

3700
eléctrica 4750
x100 =78%

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