UNIDAD No.

Documentación y Optimización de Procesos

Rosa Camila Rivera Acosta

Santo Domingo, D.N.

29 de octubre de 2019
Unidad 5: Documentación y Optimización de Procesos .

INDICE DEL CONTENIDO

TEMA V. DOCUMENTACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS.

5.1 Conceptos e Importancia.

5.2 Proceso.
5.3 Mapa de Proceso.
5.4 Procedimientos.
5.5 Similitud y diferencia Procesos y Procedimientos
5.6 Elementos que integran los Procedimientos.
5.7 Descripción de Procedimientos.
5.8 Métodos Seguimiento, Mejora y Medición de Procedimientos.
5.9 Flujogramas y Diagramas de Procedimientos.
5.10 Modelado y Automatización de Proceso
5.11 Manejo y Control de Formas en las Organizaciones.
5.12 Registro, Control y Actualización Base Documental Relacionada.
5.13 Distribución del Espacio en las Áreas de Trabajo.
5.14 Simplificación del Trabajo.
5.15 Estudio de caso.

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INTRODUCCIÓN:

Los procesos son unos de los aspectos importantes dentro de la organización porque permite llevar una correcta
aplicación de las políticas y los procedimientos, además que permite tener adecuados los documentos de las
descripciones de cada uno de ellos, como de las tareas y las diferentes posiciones de trabajo. Los procesos son
controles que tienen la finalidad de llevar los registros de la organización para obtener coherencia en lo que
se realiza.

En la siguiente unidad estaremos desarrollando dentro del tema “Documentación y Optimización de

Procesos”, los conceptos e importancia, el desarrollo, las similitudes existentes entre procesos y
procedimientos, así como los elementos que lo integran y vamos a describir los métodos de
seguimiento, mejora y la medición de procedimientos. Veremos la importancia de los flujogramas y
los diagramas de procedimientos, la automatización de procesos y como se lleva a cabo.

En otro orden estaremos viendo el manejo y el control de los formularios en las organizaciones, así
como su registro, el control, las bases documental para su elaboración. Por último la importancia que
tiene la distribución del espacio en las áreas de trabajo y como debe estar distribuida según el puesto
y orden jerárquico, así como simplificar el trabajo para hacerlo más eficiente y eficaz.

Con la optimización de los procesos podemos reducir la pérdida de tiempo y recursos, así como evitar gastos
innecesarios y evitar cometer errores. Si realizamos una optimización de los procesos de forma adecuada
podremos reducir tiempo, dinero y evitar errores, así logramos obtener buenos resultados en la organización.

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OBJETIVO GENERAL:

Conocer los procesos, procedimientos, automatización y control dentro de las organizaciones y como
se lleva a cabo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1- Conocer las generalidades de los procesos

2-Identificar la importancia de optimizar los procesos
3- Identificar la diferencia entre procesos y procedimientos.
4- Implementar Métodos, seguimiento, mejora y la medición de procedimiento
5- Elaborar flujogramas y diagramas de procedimientos.
6- Implementar modelado y automatización de procesos
7- Conocer el manejo y control de formas en las organizaciones
8- Identificar las áreas para una buena distribución de los espacios de trabajo
9- Conocer los elementos que integran los procedimientos

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Unidad No. V Documentación y Optimización de procesos

La documentación es una parte integrante de la mejora de procesos, en varias de sus fases,

proporcionando una base sólida y consensual para que se entiendan las mejoras necesarias y se pueda
hacer análisis y comparaciones de los resultados y desempeños.

¿Qué es la documentación de procesos, sino un acuerdo explícito dentro del equipo que lo analiza
sobre las conclusiones que tuvieron de su análisis. Esto es con el fin de tener un punto de partida
común para los próximos pasos a seguir en relación al proceso y para que se puedan hacer
comparaciones futuras con respecto a mejoras y resultados.

Así que es muy importante tener en cuenta que la documentación de procesos no cubre nada que se
escape de la realidad actual del proceso, tales como proyecciones o estimaciones.

Proceso

Son todas aquellas etapas que se deben seguir para lograr una finalidad. Los procesos pueden ir
cambiando conforme avanza y cambia el proyecto. Se puede decir que un proceso es dinámico. La
palabra proceso viene del latín processus que significa desarrollo, avance o marcha.

Es la corriente constante de actividades interrelacionadas con la finalidad de conseguir un objetivo

común. Por lo general este objetivo es optimizar de la mejor forma posible los recursos de una
empresa u organización. Cuando se lleva a cabo de forma correcta se puede decir que se han satisfecho
las necesidades sociales y lucrativas de la organización en cuestión.

Algunos autores utilizan el término trazo de mapas de proceso, mapeo de procesos o simplemente
mapeo para referirse a la representación gráfica de procesos, considerada como una herramienta
indispensable para el análisis organizacional.

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Los procesos pueden ser físicos, incluir papeleo, realizarse por computadora, o representar una
secuencia lógica de eventos. En muchos casos los cuatro tipos se presentan juntos en un proceso, por
ejemplo al surtir una requisición y ordenar la documentación necesaria, actividades que preceden a la
manufactura de los productos. También pueden representarse por medio de los símbolos del flujo grama de
ingeniería de operaciones y de administración y mejora de la calidad del proceso. La contribución fundamental
de la diagramación con los símbolos del DO es la posibilidad de compactar información e integrar la relación
operación/función en forma clara.

Procedimientos

Los procedimientos son una serie de labores constituida por una sucesión cronológica y el modo de
ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado que se enlazan entre sí, porque son
una variedad de diferentes operaciones y que una le sirva de base a la otra hasta lograr el objetivo
deseado. Es una sucesión cronológica porque se siguen una a otras en tiempos y en un orden lógico.

La importancia de los procedimientos se puede concebir como hábitos o costumbres de un organismo

social, estableciendo una analogía directa con los hábitos de una persona, es decir, que si una persona
es negativa su vida estará llena de obstáculos y nunca se realizara ni plena ni satisfactoriamente. De
igual modo la empresa si tiene procedimientos complicados, difíciles, ilógicos y contradictorios
tampoco podrá cumplir los objetivos señalados.

Similitud y diferencia de procesos y procedimientos.

Un proceso administrativo son todos aquellos pasos que siguen un lineamiento y son establecidos
dentro de una organización (como una empresa). Estos pasos son elaborados con la finalidad de
maximizar la eficiencia y potenciar el uso de recursos administrativos, personales, técnicos, etc.

Por otro lado y administrativamente hablando, un procedimiento es uno de los principales ejes del
derecho administrativo. Mediante un procedimiento administrativo, los ciudadanos de una sociedad
pueden asegurar la legitimidad de los trámites administrativos que cualquier órgano público lleva a
cabo. Es decir, un procedimiento es la forma en que la ciudadanía puede asegurarse que cualquier
trámite se lleva a cabo con riguroso apego a la ley.

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PROCESOS

— Etimológicamente significa desarrollo o avance.

— Dinámico y flexible.

— Sigue uno o varios procedimientos, según necesite.

— El objeto de un proceso es optimizar los recursos.

PROCEDIMIENTOS

— Acción de avanzar siguiendo unos pasos fijos

— Estático

— Se puede aplicar en parte de un proceso o en el proceso entero

— Su objetivo es obtener de una determinada manera un resultado concreto

Elementos que integran los procedimientos:

1. GENERALIDADES

2. PROPÓSITO

3. ALCANCE

4. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTOS

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Descripción de procedimientos:

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Métodos Seguimiento, Mejora y Medición de Procedimientos

Las organizaciones deben adoptar métodos apropiados para realizar el seguimiento y la medición de
los procesos de su sistema de gestión de la calidad. Los resultados obtenidos al realizar la medición
de los procesos deben mostrar la evidencia del cumplimiento de las expectativas de los clientes, el
correcto funcionamiento de cada proceso y el funcionamiento eficaz global del sistema de gestión de
la calidad.

Un ejemplo de método para realizar el seguimiento y medición de los procesos podría contemplar las
siguientes etapas:

1. Determinación de los procesos del sistema sometidos a medición

Los procesos del sistema deberían estar identificados previamente en un mapa de procesos, según se
determina en el apartado.

2. Identificación de aspectos del proceso a controlar

Para cada uno de los procesos del sistema debemos identificar los aspectos del mismo que deben ser
seguidos y medidos. Para ello es necesario contestar a tres preguntas ¿Qué relación tiene cada
proceso con la satisfacción de los clientes? ¿Qué objetivos o resultados se esperan del

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proceso? ¿Qué esperan, o qué requisitos contemplan, del mismo los procesos del sistema
relacionados? Así podríamos obtener aspectos a medir como el tiempo de respuesta, porcentaje de
éxito en las operaciones, aceptación de propuestas por parte de los clientes, etc.

3. Asociación de indicador a cada uno de los aspectos a controlar

A cada aspecto a controlar debemos asociar uno o varios indicadores medibles para la realización del
seguimiento. Utilizando los ejemplos del apartado anterior podemos hablar de indicadores como el
número de días medio entre la realización del pedido y el suministro del material, porcentaje de
pedidos de clientes servidos correctamente, porcentaje de aceptación de ofertas por tipo de producto,
etc.

4. Determinación de valores esperados y metodología de medición

Una vez definidos los indicadores de los procesos, es necesario determinar la metodología que llevará
a cabo la organización para realizar su medición y su seguimiento. Es necesario definir aspectos como
las responsabilidades sobre la medición, el origen de los datos (¿de qué registros del sistema
obtenemos la información?), la frecuencia de la medición y el soporte o registro en el que se anotarán
los resultados. En el apartado, incluye la necesidad de determinar unos resultados planificados, por
lo tanto cada indicador debe tener asociados unos valores óptimos o deseables y unos valores de
alerta.
5. Realización del seguimiento y la medición del indicador
Con la frecuencia definida para cada indicador deben realizarse las mediciones y el análisis de los
resultados. Una manera muy recomendable de anotar y mostrar estos resultados es utilizar gráficos
en los que se pueda apreciar la evolución temporal del indicador.

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6. Análisis de datos y apertura de acciones correctivas y preventivas

La anotación de los resultados no es suficiente, es necesario realizar su análisis y prestar atención a
las tendencias. Por norma general, se deberían emprenderán acciones correctivas cuando el valor del
indicador supere o caiga por debajo de los valores de alerta previamente definidos. Si la tendencia del
indicador es negativa y todavía no se ha superado el valor de alerta es aconsejable emprender acciones
preventivas para encaminar los resultados hacia valores óptimos.

Flujogramas y Diagramas de Procedimientos

Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de

todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades
administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. Este recurso constituye
un elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones de trabajo; aquellos, porque así
pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye
sustancialmente a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de
decisión. Y las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante
diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, lo cual
facilita su comprensión y contribuye a fortalecer la dinámica organizacional y a simplifica car el
trabajo.

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Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfica incoherente o no accesible transmite un

mensaje deformado e impide comprender el procedimiento que se pretende estudiar. De ahí la
necesidad de contar con símbolos que tengan un significado preciso, y de convenir reglas claras para
utilizarlos.

Los símbolos de diagramación que se emplean internacionalmente son elaborados por las
instituciones siguientes:

1. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los símbolos, los cuales,
a pesar de que son aceptados en áreas de producción, se emplean escasamente en el trabajo de
diagramación administrativa, pues se considera que su alcance se enfoca en los requerimientos de
esta materia.

2. La American National Standard Institute (ANSI) ha preparado una simbología para representar
flujos de información del procesamiento electrónico de datos, de la cual se emplean algunos símbolos
para diagramas de flujo administrativos.

Flujogramas

Un Flujogramas, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos
de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar
gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado proceso
para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de
aquellos puntos críticos del proceso.

Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar las oportunidades

de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas
mejoras; facilitar la comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir de manera clara
y concreta informaciones sobre los procesos.

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Automatización de proceso

Modelado para una organización Entre la amplia gama de modelos existen los que se conocen como
mapas de caminos, los cuales son útiles para entender la importancia de la contribución de los
procesos al desempeño productivo de una organización. Esta representación es similar en concepto al
diagrama hueso de pescado de Ishikawa que se emplea para seguir el rastro de los problemas hasta
sus causas.

Automatización, sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para
llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la
secuencia de las operaciones sin intervención humana. El término automatización también se ha
utilizado para describir sistemas no destinados a la fabricación en los que los dispositivos

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programados o automáticos pueden funcionar de forma independiente o semi-independiente del

control humano.

En comunicaciones, aviación y astronáutica, dispositivos como los equipos automáticos de

conmutación telefónica, los pilotos automáticos y los sistemas automatizados de guía y control se
utilizan para efectuar diversas tareas con más rapidez o mejor de lo que podrían hacerlo un ser
humano.

Etapas de la automatización

La fabricación automatizada surgió de la íntima relación entre fuerzas económicas e innovación

técnica como la división de trabajo, la transferencia de energía y la mecanización de las fábricas, y el
desarrollo de las máquinas de transferencia y sistemas de realimentación, como se explica a
continuación.

Manejo y control de formas en las organizaciones

Las formas o los formularios son herramientas de comunicación de forma impresa o electrónica que
contiene informaciones fijas y espacios para plasmar información variable, cuando un formulario es
debidamente completado se convierte en un documento. El objetivo de los formularios es porque es
una via para transmitir datos e información de forma sencilla, clara y funcional. El formulario es una
fuente de consulta legal y administrativas.

Propósito de los formularios:

Formato adecuado en función a las necesidades de las instituciones

Identifica y protege información

Mejora la gestión de procesos y de los procedimientos

Racionalización de cargas de trabajo

Se administra de forma eficaz los recursos en el manejo de las informaciones

Interrelación de la gestión documental con la estructura organizacional

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Evaluación de la gestión documental de la organización

Elementos a tomar en cuenta en la elaboración de formularios:

• Su contenido
• La cantidad que se utilizará
• El costo que representa
• El grado en que permiten imprimir celebridad y cohesión a las acciones
• Vía confiable para generar y transmitir información

Los formularios que se emplean en las organizaciones son diversos, los más comunes son:

El de uso interno

El de informe

Producto para realizar procedimientos

De uso comercial común, como solicitud de empleo

Para uso interno y reporte de declaraciones de impuesto

Para una instancia externa como por ejemplo encuestas

Distribución del espacio en las áreas de trabajos:

Se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de los recursos tanto materiales como
técnicos y al diseño de las instalaciones laborales para lograr una máxima eficiencia en las
actividades.

Factores que deben considerarse para la distribución del área de trabajo

• Comodidad del trabajador.

• Distancia de los instrumentos y equipos y su facilidad de manejo.

• La separación de los distintos equipos.

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• El equilibrio de trabajo entre las extremidades.

• Evitar las sobrecargas para el trabajador.

• La satisfacción de una variedad de características físicas de los trabajadores: Hombre o mujer,

personas con discapacidad física, estatura, peso, si se es zurdo o diestro.

• Que los recursos materiales y técnicos contribuyan a que el trabajador pueda realizar sus
actividades de forma segura.

Ventajas de tener una buena distribución

• Disminución de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y trabajadores.

• Circulación adecuada para el personal, equipos móviles, materiales y productos en

elaboración, entre otros.

• Utilización efectiva del espacio disponible según la necesidad.

• Seguridad del personal y disminución de accidentes.

• Localización de sitios para inspección, que permitan mejorar la calidad del producto.

• Disminución del tiempo de fabricación.

• Mejoramiento de las condiciones de ambientales en el trabajo.

• Incremento de la productividad y disminución de los costos.

Criterios

• Funcionalidad: Que los equipos e instrumentos se ubiquen donde se puedan operar

efectivamente.

• Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio

• Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente, sin interrupciones ni accidentes.

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• Comodidad: Crear espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el traslado de

los materiales.

• Iluminación: Elemento importante para algunas labores específicas.

• Ventilación: Especialmente en procesos que demanden circulación del aire, ya que

comprometen el uso de gases o altas temperaturas, entre otros.

• Accesos libres: Se debe permitir el libre tráfico, sin tropiezos.

• Flexibilidad: Anticipar cambios futuros en la producción que demanden un nueva

distribución del espacio.

• Integración Total: Distribución que integre y coordine personas, equipo, máquinas y

materiales para que funcionen como una unidad.

Bibliografía

FRANKLIN FINCOWSKY, ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, Tercera edición.

WEBGRAFIA

https://difiere.com/diferencia-proceso-procedimiento/

https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/diferencia-proceso-procedimiento.

http://hederaconsultores.blogspot.com/2011/09/seguimiento-y-medicion-de-los-procesos.htm

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