SIGCMA

Consejo Superior de la Judicatura

Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico

FORMATO ACTA DE REUNION DE APERTURA

Programa Año: Ciclo

DD MM AAAA
Fecha de elaboración:
01 09 2021

Consecutivo Acta FECHA HORA INICIO HORA FINAL LUGAR

0001 09/2021 7:00 am 12 :00 pm SEDE NACIONAL ECOOPSOS

OBJETIVO DE LA REUNIÓN:

Confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditoría. Presentar al equipo auditor. Asegurarse de que se
pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas vigencia 2021

RESPONSABLES DE LA REUNIÓN
ROL EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
NOMBRE (Auditor Líder):
CONTROL DE CALIDAD Y MEDIO AMIENTE SIGCMA
Estimación de la Cartera clasificada por
SANDRA MILENA
DILIA ALEJANDRA LLANOS edades para estimar provisiones.

CONVOCADOS / ASISTENTES

ASISTIO LIDER DELEGO

NOMBRES Y APELLIDOS DEPENDENCIA
SI NO SI NO
SANDRA CASTILLO GERENTE GENERAL ECOOPSOS X
LUIS CABRERA CONTADOR ECOOPSOS X
DIRECTOR FINANCIERO
ROLAN ARAQUE X
ECOOPSOS
NAZLY BELTRAN DIRECTOR DE SALD ECOOPSOS X
SANDRA MILENA CABALLERO AUDITOR PROFESIONAL EXTERNO X
DILIA ALEJANDRA LLANOS AUDITOR PROFESIONAL EXTERNO X

AGENDA
TIEMPO
TEMA JUSTIFICACIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO
Verificar la asistencia de los
Coordinador de
Verificación del Quórum Líderes de los Procesos del 10 Minutos
Calidad del contexto.
SIGCMA

Revisión al análisis del

Necesidades de Ecoopsos EPS Todos los convocados 1:30
contexto
Estrategias planteadas firma
Revisión de las Estrategias auditora
Firma Auditora 1:00

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formuladas
Revisión de las actividades
Todos los Intervenidos Firma Auditora 1:30
contenidas en el Plan
Aprobación del Plan de Acción
para la vigencia 2021 Ecoopsos EPS Ecoopsos 00:30

SEGUIMIENTO TAREAS Y COMPROMISOS DEJADOS EN LA REUNIÓN ANTERIOR

ESTADO (Relacione el estado y
TAREA / ACTIVIDAD RESPONSABLE
las evidencias):
1. N/A
2. N/A
3. N/A

DESARROLLO DE LA REUNIÓN-COMITÉ, ETC:

No DESARROLLO DE ACUERDO CON LA AGENDA
 Con sustento en lo previsto en las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC
6256:2018 y atendiendo las recomendaciones del Despacho de la auditora del SIGCMA, en la
vigencia 2021 con el acompañamiento de la Coordinación Nacional de Calidad de ECOOPSOS, se
construyó la primera versión del Plan de Acción del proceso de Gestión de Control Interno y
Auditoría, para la vigencia 2021 Segundo Semestre, el cual se articuló con el Plan de auditoria, con
la finalidad de realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos del Plan y a los objetivos del
SIGCMA.

Para realizar la revisión y posterior aprobación del Plan de acción correspondiente a la vigencia
2021 II Semestre, para el proceso de Gestión de Control Interno y Auditoría, se propone lo
siguientes:

1. a. Presentación Equipo Auditor

b. Revisión al análisis del contexto.

c. Revisión de las Estrategias formuladas.

d. Alcance de las estrategias

e. Revisión de las actividades contenidas en el Plan.

f. Cobertura del Programa (8 Departamentos -137 Municipios – Oficina

Nacional )

g. Criterios de Auditoria
1. REVISIÓN DE LOS AJUSTES REALIZADOS A LA PRIMERA VERSIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN.

1.1. Revisión al análisis del contexto Se realiza la revisión y análisis los aspectos positivos y negativos
3.
identificados en el análisis del contexto interno y externo que son pertinentes para el propósito del proceso
de Gestión de Control Interno y Auditoría, y pueden afectar su capacidad para la obtención de resultados,
aplicando en este ejercicio la metodología DOFA. Los resultados del análisis se documentan en la pestaña
“Análisis de Contexto” del instrumento Plan de Acción.

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1.2. Revisión de las Estrategias formuladas A partir de los resultados obtenidos con el análisis DOFA, se
formularon cuatro (4) estrategias para gestionar los factores externos e internos que podrían afectar el
desempeño del proceso las cuales se documentan en la pestaña “Estrategias” del instrumento Plan de
Acción.

1.3. Revisión de las actividades contenidas en el Plan.

Con base en la aprobación del Programa Anual de Auditoría para la vigencia 2021, por parte del Comité
Institucional de Coordinación de Control Interno, se ajustan y actualizan las actividades que realizara la
Unidad de Auditoría en la presente anualidad, en cumplimiento del objetivo del proceso de Gestión de
Control Interno y Auditoría, atendiéndose, además con este ajuste, las observaciones y recomendaciones de
la gerencia general de ECOOPSO a la primera versión del Plan de Acción.

La identificación de las actividades, unidad de medida, período de ejecución, entre otros aspectos, se
documentan en la pestaña “Plan de Acción 2021” del instrumento.

2. APROBACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN PARA LA VIGENCIA 2021. Finalizada la revisión de los ajustes
realizadas al contenido del instrumento Plan de Acción del proceso de Gestión de Control Interno y Auditoría,
para la vigencia 2021, se acuerda su aprobación y se autoriza su remisión a la GERENCIA GENERAL, para
su publicación en el micrositio del SIGCMA.
En Constancia firman,

NOMBRES Y APELLIDOS DEPENDENCIA

FIRMAS

SANDRA CASTILLO GERENTE GENERAL ECOOPSOS SANDRA CASTILLO

LUIS CABRERA CONTADOR ECOOPSOS LUIS CABRERA
ROLAN ARAQUE DIRECTOR FINANCIERO ECOOPSOS ROLAN ARAQUE
NAZLY BELTRAN DIRECTOR DE SALD ECOOPSOS NAZLY BELTRAN
SANDRA MILENA CABALLERO AUDITOR PROFESIONAL EXTERNO SANDRA MILENA CABALLERO
DILIA ALEJANDRA LLANOS AUDITOR PROFESIONAL EXTERNO DILIA ALEJANDRA LLANOS

Anexos: SI (X ) NO ( )

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