UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN

Instituto de Informá tica-INFOUNSA

SUBTOTALES

SUBTOTALES EN EXCEL
Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de
informació n, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a
comprender e interpretar mejor la informació n. Excel permite agregar
subtotales de una manera muy sencilla.
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener
los subtotales de ventas por cada mes:

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre
la cual se obtendrá n los subtotales.  Para este ejemplo ordenaré los
datos por la columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en
cualquier celda de la columna y posteriormente seleccionado el
comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra
dentro de la ficha Inicio.
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La tabla quedará ordenada por mes.

EL BOTÓN SUBTOTAL EN EXCEL

Para realizar la inserció n de los subtotales en Excel debo pulsar el

comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo
Esquema.
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Excel mostrará el cuadro de diá logo Subtotales.

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga

seleccionada la opció n Mes ya que indica que para cada cambio de mes
se insertará un subtotal. Ademá s utilizaré la funció n Suma y  la
columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar
se insertará n los subtotales.
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Observa có mo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el

subtotal para cada mes. Ademá s a la izquierda de la hoja de cá lculo
Excel coloca controles adicionales que son ú tiles para ocultar o
mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales.  Al hacer clic
en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae:
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MÚ LTIPLES NIVELES DE SUBTOTALES

Agregar subtotales a una tabla de datos es muy conveniente, pero en
ocasiones necesitamos agregar subtotales en má s de un nivel. Por
ejemplo, agregar subtotales para cada regió n del país y ademá s para
cada producto.
Observa la siguiente tabla de datos.
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Al agregar subtotales a la tabla de datos obtenemos el siguiente

resultado.
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AGREGAR UN NIVEL DE SUBTOTALES

Para agregar otro nivel de subtotales que agrupe la suma de las ventas
por producto en cada regió n se debe hacer clic de nuevo sobre el
botó n Subtotal y en el cuadro de diá logo Subtotales elegir
adecuadamente el valor para la primera lista, que para este ejemplo
debe ser el valor Producto.
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Ademá s se debe quitar la selecció n de la opció n Reemplazar

subtotales actuales de manera que permanezcan los subtotales
anteriores. El resultado será el siguiente:
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Observa có mo la tabla de datos ahora contiene subtotales para cada

regió n y ademá s muestra subtotales para cada producto.  Ademá s
puedes notar que se muestran cuatro botones de nivel en lugar de tres
que se tenían previamente de manera que puedas colapsar o expandir
la informació n de acuerdo a tus necesidades.