Power Pivot en Excel

El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasión nos dejará en claro uno

de los más grandes beneficios de utilizar Power Pivot con referencia a
la facilidad con que se pueden crear relaciones entre los datos para
generar reportes fácilmente.

Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos el mismo

problema utilizando el método tradicional, es decir con fórmulas, y en la
segunda parte utilizaremos Power Pivot para que poder comparar las
diferencias respecto al primer método.

Planteamiento del problema

El problema que resolveremos es el siguiente. Pertenecemos a una
compañía que se dedica a vender teléfonos móviles y nuestro jefe
quiere un reporte de las unidades que se han vendido en las cuatro
regiones de la ciudad: Norte, Sur, Este y Oeste.

El reporte deberá ser similar a lo que muestra la siguiente imagen donde

se enlistan las regiones de la ciudad, los modelos de teléfonos móviles
y las unidades vendidas:
No habrá ningún problema para generar dicho reporte porque tenemos
disponible toda la información, pero tendremos que integrarla
adecuadamente porque los datos están distribuidos en diferentes tablas
de Excel.

La TablaVentas contiene la fecha de la venta, el nombre del

representante de ventas, el código del producto y la cantidad de
unidades vendidas.
Solo con la información de la TablaVentas no podríamos conocer la
región en la que se ha realizado la venta así que es necesario integrar
la columna Región de la TablaRegiones. En dicha tabla tenemos la
región a la cual pertenece cada uno de los representantes de ventas y
por lo tanto podremos asociarla correctamente a cada orden.

Además, la TablaVentas tiene el código de producto vendido, pero

necesitamos el nombre del producto, así que incluiremos los datos de
la TablaProductos la cual tiene la equivalencia entre el código del
producto y su descripción.
Para hacer más fácil la elaboración de nuestro ejemplo, las tablas están
en el mismo archivo de Excel y están ubicadas en diferentes hojas. En
un caso real, es probable que tuvieras que importar la información de
otros sistemas o archivos antes de poder utilizarla.

Solución utilizando fórmulas

Nuestra primera tarea es integrar los datos de la TablaRegiones y la
TablaProductos en nuevas columnas de la TablaVentas y eso lo
podemos lograr utilizando la función BUSCARV. Por ejemplo, para
conocer la zona a la que pertenece un representante de ventas
podemos utilizar la siguiente fórmula:

=BUSCARV([@Representante],TablaRegiones, CampoRegion, FALSO)

El valor buscado es el nombre del representante que está ubicado en la

columna @Representante. Dicha búsqueda se hace sobre la
TablaRegiones y obtenemos la segunda columna la cual contiene la
región a la que pertenece el representante de ventas. Al insertar una
nueva columna en la TablaVentas con la fórmula anterior, obtenemos
el siguiente resultado:
 =BUSCARV([@Representante];TablaRegiones;CampoRegion;0)

De manera similar, para obtener el nombre de cada producto, podemos

utilizar una fórmula como la siguiente:

=BUSCARV([@CódigoProducto]; TablaProductos; CampoDescripcion;0)

En este caso la búsqueda la hacemos sobre la TablaProductos que

contiene la equivalencia entre los códigos y la descripción de cada
producto. Al insertar una nueva columna en la TablaVentas y utilizar la
fórmula anterior obtenemos el siguiente resultado:

=BUSCARV([@CodigoProducto];TablaProductos;CampoRegion;
0)
Con los pasos anteriores tenemos todos los datos necesarios en la
TablaVentas y podemos crear el reporte requerido y para eso crearé
una Tabla dinámica desde la pestaña Insertar > Tabla dinámica.

En el cuadro de diálogo dejaré las opciones predeterminadas para crear

la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo.

Una vez que se ha creado la tabla dinámica, en el panel de Campos de

tabla dinámica arrastraré el campo Unidades al área de Valores. Y al
área de Filas, arrastraré el campo Región y posteriormente el campo
Descripción. La tabla dinámica quedará de la siguiente manera:
De esta manera hemos logrado el reporte requerido que enlista las
unidades vendidas de cada producto en las diferentes regiones de la
ciudad.

Solución utilizando Power Pivot

Ahora crearemos el mismo reporte, pero utilizando Power Pivot donde
la diferencia principal con el método anterior será que evitaremos la
creación de fórmulas para integrar los datos. Utilizando Power Pivot,
dejaremos las tablas de Excel intactas, y crearemos las relaciones
dentro del modelo de datos.

Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot antes de

hacer este ejercicio. Si no lo has hecho, vista este artículo donde podrás
leer los requisitos para utilizar dicho complemento en Excel.
El primer paso es seleccionar cualquier celda de la TablaVentas y
posteriormente pulsar el botón Power Pivot > Tablas > Agregar a
modelo de datos.

Se abrirá la ventana de Power Pivot para Excel y tendrás una vista como
la siguiente:
Podrás observar los mismos datos de la TablaVentas pero el hecho de
que estén presentes en la ventana de Power Pivot indica que han sido
agregados al Modelo de datos.

Considera que se ha abierto una nueva ventana para Power Pivot pero
Excel no se ha cerrado así que, debes regresar a la ventana de Excel
para continuar agregando el resto de las tablas al Modelo de datos.

Para agregar la TablaRegiones y TablaProductos deberás repetir los

mismos pasos: seleccionar una celda de la tabla y pulsar el botón
Agregar a modelo de datos que se encuentra en la pestaña Power Pivot.
Después de haber agregado las tres tablas tendrás una ventana de
Power Pivot como la siguiente:

Quiero que pongas especial atención a la esquina inferior izquierda de

la ventana donde se encuentran las pestañas para cada una de las
tablas que hemos agregado al Modelo de datos. Desde ahí podrás ver
los datos de cada una de las tablas.
El siguiente paso será crear las relaciones entre las columnas de las
tablas que hemos importado al Modelo de datos. Para crear las
relaciones de manera gráfica podemos activar la Vista diagrama
utilizando el botón que se encuentra en el extremo derecho de la Cinta
de opciones en la pestaña Inicio.

Esta vista nos permitirá visualizar cada una de las tablas, así como las
columnas que integran cada una de ellas. Nuestro objetivo es decirle a
Power Pivot que la columna Representante de la TablaRegiones es lo
mismo que la columna Representante de la TablaVentas.

Para crear esta relación, debes hacer clic en la columna Representante

de la TablaRegiones y arrastrar el puntero del ratón hasta que se resalte
la columna Representante de la TablaVentas como se muestra en la
siguiente imagen:

Lo mismo haré para la relación entre la TablaProductos y la

TablaVentas haciendo clic en la columna CódigoProducto para indicarle
a Power Pivot que dicha columna es la misma en ambas tablas.
En muchas ocasiones, Power Pivot es capaz de reconocer varias de las
relaciones de las tablas basándose en el nombre y tipo de dato de las
columnas, así que no te sorprenda si al activar por primera vez la Vista
diagrama ya tengas alguna relación establecida.

Puedes validar que una relación se ha creado correctamente si haces

clic derecho sobre la línea y seleccionas la opción Editar relación.
Esto mostrará el cuadro de dialogo Editar relación que indicará las
tablas y columnas involucradas en la relación y podrás editarlas en caso
de ser necesario.

Hemos terminado con la creación de nuestro Modelo de datos y sus

relaciones. Lo que nos falta es crear la tabla dinámica para obtener el
reporte que necesitamos. Para eso deberás pulsar el botón Tabla
dinámica de la pestaña Inicio.

Se activará Excel y se mostrará un cuadro de diálogo preguntándonos

la ubicación de la nueva tabla dinámica. Para nuestro ejemplo elegiré la
opción Nueva hoja de cálculo:
A diferencia de las tablas dinámicas convencionales, esta tabla
dinámica está basada en nuestro modelo de datos y por lo tanto podrás
acceder a cada una de las tablas del modelo, así como a sus columnas
desde el panel de Campos de tabla dinámica.

Para crear el reporte, utilizaré los mismos campos que en el ejemplo

anterior. Arrastraré el campo TablaVentas.Unidades al área Valores y
los campos TablaRegiones.Region y TablaProductos.Descripción al
área Filas. La tabla dinámica se verá de la siguiente manera:
De esta manera hemos terminado con el reporte. Aunque este ejemplo
ha sido muy sencillo, podrías imaginarte el impacto positivo al tener
reportes basados en decenas o cientos de tablas que tienen datos
relacionados ya que Power Pivot nos ahorraría la creación de un sin
número de columnas auxiliares y el uso de fórmulas de búsqueda para
relacionar los datos.

Existen muchos beneficios de utilizar Power Pivot para analizar nuestra

información y no existe más que la práctica, y el empeño que puedas
poner al aprendizaje de esta herramienta, para familiarizarte pronto con
el uso de este extraordinario complemento en Excel.