DOCUMENTO DE TRABAJO

E N S A Y O

QUÉ ES
Es un escrito en prosa, generalmente breve, que expone con profundidad, madurez y sensibilidad, una
interpretación personal sobre cualquier tema. Por tanto, no es un resumen, ni una síntesis, ni una exposición de
las ideas de un autor. En todo ensayo se parte de la selección del tema, que puede ser elegido entre todos los
temas tratados en el módulo. El tema seleccionado deberá conducir a lograr un equilibrio entre lo puramente
narrativo o descriptivo, y la labor de análisis. Un tema amplio no permite lograr, por lo general, un trabajo
apropiado. Es importante delimitarlo para lograr un análisis profundo y evitar la dispersión. A partir del tema, se
establece un problema, que por lo general se formula en términos de una pregunta. A veces se parte de un
supuesto o hipótesis que sirve de orientación en el desarrollo del ensayo. La estructura del ensayo estará
determinada por los elementos que se deben tratar para resolver el interrogante planteado: los presupuestos
que se deben aportar para responder el problema o el supuesto, y los contenidos pertinentes para el desarrollo
del tema.
CARACTERÍSTICAS
a) Agilidad y brevedad: Sencillez productiva con capacidad de comunicar en forma directa. No es necesario
incluir fórmulas, cuadros y gráficos, pues uno de los objetivos es dar a conocer las implicaciones de los
datos y no las cifras específicas.
b) Intercambio: Impulso e impacto de ideas (políticas, filosóficas, históricas) para convencer ciertas posiciones
con respecto a los hechos.
c) Estilo cuidadoso y elegante: Tanto en la estructura gramatical como en la conexión de ideas.
CÓMO SE ELABORA
1. Establecer en forma clara el propósito del ensayo.
2. Hacer la investigación bibliográfica de los contenidos que se desean desarrollar. La investigación del
contenido deberá realizarse en función de un planteamiento base e ir incorporando -para ilustrar, contrastar
o comparar- las ideas de otros autores.
3. Elaborar el diseño del ensayo a manera de guía estructural que debe contener:
o Motivación: Inclusión de un epígrafe por medio de una cita textual de un autor
o Proposición: Descripción breve de la tesis general que se pretende impulsar
o Desarrollo: Desenvolvimiento de los puntos propuestos materia del ensayo
o Recapitulación: Repaso de los aspectos fundamentales del desarrollo del ensayo
4. Determinar el esquema de redacción, incluyendo todas las ideas que harán parte del ensayo en cada uno
de sus componentes (motivación, proposición, desarrollo y recapitulación). De igual manera, definir el tipo
de ordenamiento de las ideas que conformarán el ensayo (presentarlas cronológicamente, orden causa-
efecto, manera comparativa, etc.)
5. Redactar el ensayo manteniendo el rigor discursivo en el desarrollo de la argumentación. Sentencia:
Exposición breve y enérgica de una enseñanza
5.1 Introducción: presentación del contenido central y de la organización global del tema.
5.2 Enunciación del Problema: formulación de la hipótesis o de los supuestos que se van a desarrollar.
5.3 Exposición de la Tesis: propuesta o alternativa de solución o respuesta al problema.
5.4 Argumentación: manejo de teorías, principios y fundamentos básicos para responder al problema o los
supuestos.
5.5 Conclusiones: muestran, en forma clara y concreta, la respuesta al interrogante inicial, y reflejan la
apreciación de quien escribe el ensayo. No son simplemente un resumen del tema.
Nota: Un recurso de redacción es la retórica, técnica que busca dar al lenguaje eficacia para deleitar,
persuadir o conmover. Se
pueden aplicar figuras como:
o Sentencia: Exposición breve y enérgica de una enseñanza
o Gradación: Presentación de las ideas, en forma ascendente o descendente
o Paradoja: Reunión de ideas, al parecer contradictorias, para poner más en relieve la profundidad del
pensamiento
 o Antítesis: Contraposición de unos pensamientos a otros
o Interrogación: Cuestionamientos de criterios y opiniones
o Hipérbole: Exageración de una verdad para fortalecerla
o Prosopopeya: Otorgamiento de vida a los seres inanimados
NORMAS TÉCNICAS
 El Título debe escribirse centrado en letra mayúscula Arial Black de 12 puntos.
 El Texto debe escribirse justificado en letra mayúscula y minúscula Arial de 10 puntos, usando
nomencladores para estructurar claramente los segmentos de temas.

TÍTULO DEL DOCUMENTO: DOCUMENTOS ELECTRONICOS, HAY ALGUIEN QUE LOS CONTROLE.

INTRODUCCIÓN

En la historia de la humanidad siempre hemos buscado la manera de comunicarnos, a través de dibujos en las
piedras o cavernas, pasando por el papiro a los libros y en la actualidad al mundo virtual. Si bien perdimos la
cuenta de la producción literaria que existe y se nos hace imposible leerla toda, más aún es la cantidad de
documentos que en formato papel y sobre todo en documentos electrónicos existen.

Cada día las instituciones y las personas generan una gran cantidad de documentos electrónicos, los cuales
son archivados, borrados o subidos a internet sin ningún tipo de control. En nuestro ensayo daremos a conocer
algunos casos de empresas que se han preocupado por este tema, lo mismo que las normas creadas con este
fin.

ENUNCIACIÓN DEL PROBLEMA

Para nuestro caso de estudio como futuros profesionales archivistas, es menester preguntarnos ¿qué va a
pasar con tantos documentos circulando por el internet, o mejor quien los controla?

EXPOSICIÓN DE LA TESIS

La organización de los documentos, en manos de los archiveros es un trabajo tan antiguo como valioso para
conservar la memoria de la humanidad, un trabajo silencioso, valorado por pocos, pero que nos ha permitido el
acceso al conocimiento de todo lo ocurrido en la historia y que ha perdurado por muchos años y siglos, pasar
del papel a lo virtual con el uso de las herramientas para la información y la documentación(TIC), invita a que
así como organizamos los documentos en papel, también nos preocupemos por organizar la documentos
electrónicos, siguiendo los ejemplos de empresas, universidades y con las normativas que existen en la
actualidad para darle un buen uso y gestión a este tipo de documentos.
En este sentido nace el proyecto InterPARES, el cual surge en la Facultad de Biblioteconomía, Archivística y
Estudios de la Información de la Universidad de British Columbia, en Vancouver, Columbia Británica, Canadá, y
su objetivo es determinar hasta donde en el mundo se estaba teniendo suficiente precaución para que los
documentos electrónicos que se generen día a día se conserven en el largo plazo.

El Proyecto InterPARES –International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems- o

“Investigación Internacional Acerca de Archivos Permanentes y Auténticos en Sistemas Electrónicos”– es un
proyecto académico de investigación a la búsqueda de nuevos conocimientos.

La propuesta opera bajo los términos y condiciones aceptados por sus agencias patrocinadoras, y su fase
actual denominada InterPARES 3, pretende desarrollar sus actividades en un ambiente de abierto debate
académico que impulse el libre flujo de ideas e información entre sus variados asociados. Como el esfuerzo
internacional, interdisciplinario y multisectorial que es, requiere de una estructura organizacional perfectamente
explícita así como directrices operativas claras para administrar sus actividades, su crecimiento futuro y su
capital intelectual.

El alcance de InterPARES 3 consiste en habilitar a las pequeñas y medianas organizaciones y programas,

tanto de instituciones públicas como privadas y que son responsables de archivos digitales emanados de
actividades gubernamentales o de investigación, artes y entretenimiento, actividades sociales y/o comunitarias,
etcétera.–, para que sean capaces de preservar un adecuado registro de su pasado a largo plazo, de aquellos
archivos auténticos que satisfagan los requerimientos de sus organizaciones y las necesidades sociales de sus
usuarios

Por otra parte el mundo globalizado exige cada día mejores servicios de calidad, y eficientes, en ese sentido las
empresas buscan certificarse con gestión de calidad total, que les permita ingresar a los mercados nacionales e
internacionales con productos y servicios de calidad, y para ello se crearon las normas ISO 9001.
Para que las empresas puedan certificarse con calidad total, es necesario implementar normas de Gestión
Documental y una de ellas es la ISO 15489, que son las que regulan la gestión de documentos de las
organizaciones que los han producido, ya sean públicos o privados, para clientes internos o externos.

La aparición de las Normas ISO 1548, son el resultado de dos circunstancias:

1. En el ámbito de la Archivística, tiene que ver con el ciclo de vida de los documentos y el principio de
continuidad de los documentos.

2. En el ámbito de la organización de las empresas, la progresiva adopción de los principios de calidad y mejora
continúa.

La norma es un complemento de las Normas ISO 9001, que establece como requisito el control de los
documentos del sistema de gestión de calidad. La norma 15489 afirma que: “Proporciona la gestión de
documentos como apoyo a un sistema de calidad que cumpla con la norma ISO 90001 e ISO 14001”.

ARGUMENTACIÓN

Hablar de las ventajas ecológicas y de espacio que producen los documentos electrónicos .
CONCLUSIONES

Para terminar y concluir con el tema de documentos electrónicos, dentro de las organizaciones es importante
hablar de la implementación de un software que facilite el diseño y la evaluación de los sistemas de de gestión
de documentos electrónicos de archivo, como es el MoReq.

MoReq se ocupa, fundamentalmente de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos

electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), es
decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos electrónicos
de archivo.

El MoReq, puede ser aplicado en diferentes casos como:

 Los posibles usuarios del Sistema de Gestión Documental de Archivos Electrónicos (SIGDEA), como
punto de partida en la preparación de una licitación.
 Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
 Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de
cursos de gestión de documentos de archivo o bien, como material de trabajo en sus cursos.
 Las instituciones académicas, como instrumento docente.
 Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos,
destacando las funcionalidades necesarias.
 Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la
naturaleza de los servicios que prestan.
 Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la
hora de especificar los servicios que van a contratar.

Un buen sistema de Gestión Documental permite conservar la memoria documental de nuestro quehacer
empresarial y personal y recuperarla de manera rápida, prestar un servicio eficaz y eficiente. Se espera que
cada vez más personas y empresas empiecen hacer uso de las normas y los recursos que existen para seguir
mejorando nuestros sistemas de archivos.

Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con
la de Mensaje de .

2. Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 -
 Archivo General de la Nación

ENSAYO

Cada día las organizaciones y las personas generan una gran cantidad de documentos electrónicos y en papel,
los cuales son archivados, borrados o subidos a internet sin ningún tipo de control. Para nuestro caso de
estudio como archivistas, es menester preguntarnos qué va a pasar con tantos documentos circulando por el
internet o mejor ¿Que es memoria digital?

Pensando en el futuro y teniendo en cuenta los cambios sucedidos con los formatos en que se guardan la
información o documentos electrónicos, al pasar del disket, al CD, posteriormente a las USB, discos extraíbles
y ahora los servidores de alta capacidad, es necesario tomar medidas tendientes a valorar la información
previamente antes de que se determine en que formato se va a conservar para que se pueda interpretar en el
tiempo, en el futuro y por otro lado que existan unas estructuras de organización de esa información que hagan
factible que quien desee buscarla o recuperarla pueda encontrarla en un momento dado. Es decir que la
memoria se preserve en el tiempo.

En este sentido nace el proyecto InterPARES, el cual surge en la Facultad de Biblioteconomía, Archivística y
Estudios de la Información de la Universidad de British Columbia, en Vancouver, Columbia Británica, Canadá, y
su objetivo es determinar hasta donde en el mundo se estaba teniendo suficiente precaución para que los
documentos electrónicos que se generen día a día se conserven en el largo plazo.

El Proyecto InterPARES –International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems- o

“Investigación Internacional Acerca de Archivos Permanentes y Auténticos en Sistemas Electrónicos”– es un
proyecto académico de investigación a la búsqueda de nuevos conocimientos.

La propuesta opera bajo los términos y condiciones aceptados por sus agencias patrocinadoras, y su fase
actual denominada InterPARES 3, pretende desarrollar sus actividades en un ambiente de abierto debate
académico que impulse el libre flujo de ideas e información entre sus variados asociados. Como el esfuerzo
internacional, interdisciplinario y multisectorial que es, requiere de una estructura organizacional perfectamente
explícita así como directrices operativas claras para administrar sus actividades, su crecimiento futuro y su
capital intelectual.

El alcance de InterPARES 3 consiste en habilitar a las pequeñas y medianas organizaciones y programas,

tanto de instituciones públicas como privadas y que son responsables de archivos digitales emanados de
actividades gubernamentales o de investigación, artes y entretenimiento, actividades sociales y/o comunitarias,
etcétera.–, para que sean capaces de preservar un adecuado registro de su pasado a largo plazo, de aquellos
archivos auténticos que satisfagan los requerimientos de sus organizaciones y las necesidades sociales de sus
usuarios

Por otra parte el mundo globalizado exige cada día mejores servicios de calidad, y eficientes, en ese sentido
las empresas buscan certificarse con gestión de calidad total, que les permita ingresar a los mercados
nacionales e internacionales con productos y servicios de calidad, y para ello se crearon las normas ISO 9001.

Para que las empresas puedan certificarse con calidad total, es necesario implementar normas de Gestión
Documental y una de ellas es la ISO 15489, que son las que regulan la gestión de documentos de las
organizaciones que los han producido, ya sean públicos o privados, para clientes internos o externos.

La aparición de las Normas ISO 1548, son el resultado de dos circunstancias:

1. En el ámbito de la Archivística, tiene que ver con el ciclo de vida de los documentos y el principio de
continuidad de los documentos.

2. En el ámbito de la organización de las empresas, la progresiva adopción de los principios de calidad y mejora
continua.

La norma es un complemento de las Normas ISO 9001, que establece como requisito el control de los
documentos del sistema de gestión de calidad. La norma 15489 afirma que: “Proporciona la gestión de
documentos como apoyo a un sistema de calidad que cumpla con la norma ISO 90001 e ISO 14001”.

Para terminar y concluir con el tema de documentos electrónicos, dentro de las organizaciones es importante
hablar de la implementación de software que facilite el diseño y la evaluación de los sistemas de de gestión de
documentos electrónicos de archivo, como es el MoReq.

MoReq se ocupa, fundamentalmente de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos

electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA),
es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos
electrónicos de archivo.

El MoReq, puede ser aplicado en diferentes casos como:

 Los posibles usuarios del Sistema de Gestión Documental de Archivos Electrónicos (SIGDEA), como
punto de partida en la preparación de una licitación.
 Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
  Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de
cursos de gestión de documentos de archivo o bien, como material de trabajo en sus cursos.
 Las instituciones académicas, como instrumento docente.
 Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos,
destacando las funcionalidades necesarias.
 Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la
naturaleza de los servicios que prestan.
 Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la
hora de especificar los servicios que van a contratar.

Un buen sistema de Gestión Documental permite conservar la memoria documental de nuestro quehacer
empresarial y personal y recuperarla de manera rápida, prestar un servicio eficaz y eficiente. Se espera que
cada vez más personas y empresas empiecen hacer uso de las normas y los recursos que existen para seguir
mejorando nuestros sistemas de archivos.