CUESTIONARIO

REGIONAL PUTUMAYO
CENTRO AGROFORESTAL Y ACUÍCOLA ARAPAIMA
Modelo de mejora
continua

DATOS GENERALES
Código del instrumento: 122115 No. de ficha: 2025432
Programa de formación: TECNOLOGIA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Nombre del Instructor: CARLOS GABRIEL ORTEGA BURGOS
Nombre del aprendiz:
Fase del proyecto: Análisis
Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
Resultado de aprendizaje:
 Despachar los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y
presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente
Nombre de la evidencia: Respuesta a preguntas
Tipo de evidencia: De conocimiento
Criterios de evaluación:

Objetivo:
Instrucciones: Señor Evaluado:
Este cuestionario ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de conocimiento de la fase de análisis, por lo tanto Usted debe:
* Resolver todo el cuestionario.
* Diligenciar los datos personales de identificación y relacionados con la Titulación.
* Presentar siempre la evaluación en presencia del evaluador, utilizando letra clara y legible y lapicero de tinta negra, recuerde si requiere ayuda para ello solicítela.
* Firmar la evaluación
El escenario en que se aplicará este instrumento es en su centro de formación, aula, laboratorio o taller. Éxitos.

Analice los siguientes enunciados y conteste:

1) Producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos son los pasos de:

a) Administración Documental.
b) Correspondencia
c) Archivo.
d) Plan de Gestión Documental.

2) Los Sistemas de Ordenamiento son:

a) Alfabético y Numérico.
b) Alfabético y Grupal.
c) Numérico y Central.
d) Central y Descentralizado.

3) Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica. Esto hace referencia a:

a) Distribución de Documentos
b) Tramite de Documentos
c) Archivo de Documentos.
d) Recepción de Documentos

4) ¿Cuáles son las Etapas del Ciclo Vital de los Documentos?

a) Foliar, archivar y organizar los documentos.

b) La recolección, restauración y conservación del documento
c) Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
d) Recepción, clasificación, apertura, revisión, radicación, distribución.

5) ¿Cuál es la Ley General de Archivo?

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a) Ley 80 de 1989
b) Ley 594 de 2000.
c) Ley 527 de 1999.
d) Ley 060 de 2001

6) Es una Oficina o Departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y
externas:

a) Departamento de Archivo.
b) Unidad de Correspondencia
c) Oficina de Recepción.
d) Secretaria de Gerencia.

7) Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las Unidades de Correspondencia de las Entidades Públicas y las Privadas
que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos es el objetivo principal de:

a) Acuerdo 042 de octubre de 2002.

b) Acuerdo 060 de octubre de 2001
c) Ley 80 de 1989.
d) Ley 594 de 2000.

8) Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad,

a) Falso
b) Verdadero

9) Los documentos simples se caracterizan por:

a) Almacenar varios documentos de diferente naturaleza pero que atienden un mismo fin
b) Almacenar documentos con estructuras similares ejemplo actas

10) Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su conservación precautoria, y se relación con documentos
cuya frecuencia de uso ha disminuido.

a) Transferencias primarias
b) Transferencias segundarias
c) ninguna de las anteriores

11) La foliación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas reciente a los mas antiguo

a) Verdadero
b) Falso

12) El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personal y se clasifica en _______________,
______________ y ______________. .

a) abierto, cerrado, mixto

b) mixto, abierto y pendiente
c) cerrado, mixto y activo
d) mixto, pendiente, cerrado y abierto

13) El Documento Inactivo es:

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a) Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo
b) Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
c) Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

14) En Expediente es:

a) Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

b) Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

15) Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por ejemplo: órdenes de compra

a) archivo
b) serie documental
c) sub serie documental
d) tablas de retención

16) los valores jurídicos, legales, administrativos, son considerados

a) Valores Primarios
b) Valores Secundarios

17) DEPURACIÓN Consiste en retirar de la unidad de almacenamiento todos aquellos documentos que no son de archivo como por
ejemplo: documentos en blanco o sin firma, recortes de prensa, fotocopias, duplicados, plegables, tarjetas de invitación o felicitación,
catálogos, fax y demás que no correspondan a la producción del área.

La anterior afirmación es considerada

a) falsa
b) Verdadera

18) Señor aprendiz, explique en qué consisten los principios de procedencia y orden original, puede citar ejemplos

Nombre del Aprendiz_________________

Fecha______________________________ Juicio___________________________

Éxitos!