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Diagnóstico y presentación de la auditoria administrativa de acuerdo con el análisis

factorial

Sindy Delgadillo Peñuela, Briyith Gil Martínez, Yeimy Lucero Quevedo y

Luz Angela Terreros Parra

Facultad Ciencias Económicas, Financieras Y Administrativas

Fundación Universitaria Del Área Andina

Auditoria Administrativa 707

Diego Leonardo Cruz Serrano

Bogotá, 4 octubre 2021

 2

INFORME FINAL DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Una vez culminado el proceso de auditoría administrativa, podemos tener una visión

completa de lo examinado, llegando así a la etapa de formular y presentar nuestro informe,

para que este se convierta en una guía que permita a la administración de la empresa Quala

S.A. tomar medidas inmediatas según las sugerencias aquí presentadas y bajo la supervisión

del equipo auditor, que para el caso el área auditada RRHH y sus procesos.

1. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Analizar los métodos y procedimientos, para llevar a cabo la auditoría administrativa

en la empresa Quala S.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Determinar qué acciones se pueden tomar para subsanar las deficiencias

encontradas, logrando superar obstáculos que se presenten.

● Diseñar y establecer un modelo de procesos de RRHH, utilizando la

metodología de análisis factorial.

● Utilizar herramientas flexibles, adaptables y aplicables al cambio

organizacional.

● Optimizar las operaciones y gestiones del área de RRHH.

● Analizar cualitativamente los roles dentro de la organización.

2. ALCANCE DEL INFORME

 3

El alcance de esta auditoría abarca el examen y evaluación de la productividad,

efectividad y adecuación de los puestos de trabajo a través del sistema de control interno del

departamento de RRHH y el cumplimiento de las responsabilidades asignadas por esta área.

Además garantizará que los procedimientos, políticas y programas establecidos a

nivel interno de la compañía, se lleven a cabo tanto en el área jerárquica de empleados, como

directivos. Evaluando de esto la calidad, el nivel de satisfacción y eficacia en la ejecución de

las responsabilidades asignadas.

Entregar un informe que permita a la compañía tener un asesoramiento, sobre los

avances a nivel organizacional operativos y administrativos, identificando las posibles

deficiencias o mejoras debidamente valoradas en cuanto al impacto que puedan tener.

Persiguiendo siempre la correcta aplicación de las recomendaciones y sugerencias que

presentamos en este informe a Quala S.A.

PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
 4

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
 5

Fuente: Elaboración Propia

ÁREA DE RRHH DONDE SE TIENE EXCELENTE MANEJO

 6

ÁREA DE RRHH DONDE SE TIENE OPORTUNIDAD A MEJORAR

 7

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

RECLUTAMIENTO
 8

ONBOARDING

RELACIONES LABORALES
 9

FORMACIÓN Y DESARROLLO

SEGURIDAD E HIGIENE

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CELEBRADO ENTRE LA

EMPRESA QUALA SAS Y AUDITORES SA
 10

Entre los suscritos QUALA, identificado con NIT 8600744509, en su calidad de

Representante Legal ANDRÉS LEAL FERNÁNDEZ, por una parte, quien para los

efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATANTE, y, por otro lado,

AUDITORES SA. identificada con Nit. 900.031.421 – 5 sociedad legalmente

constituida, representada legalmente por YEIMY LUCERO QUEVEDO identificado

con la cédula de ciudadanía número 10.008.403 expedida en Bogotá, quien para los

efectos del presente Contrato se denominará, EL CONTRATISTA hemos convenido

en celebrar el presente contrato de prestación de servicios de SERVICIO DE

AUDITORIA ADMINISTRATIVA, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

OBJETO. EL CONTRATISTA prestará los servicios de auditoría

administrativa en las dependencias del CONTRATANTE, las cuales son (detallar

oficinas, talleres, locales, bodegas, etc.).

Para el desarrollo del objeto contractual el CONTRATISTA deberá ejecutar las

siguientes actividades:

PRIMERA . PERSONAL. El CONTRATISTA tendrá su propio personal bajo su

exclusiva subordinación y dependencia laboral, salarial y de seguridad social, que

será personal idóneo para cumplir con el objeto de este contrato.

SEGUNDA . VALOR DEL SERVICIO AUDITORIA ADMINISTRATIVA. El

CONTRATANTE cancelará al CONTRATISTA por el servicio de aseo y limpieza la

suma de 10.000.000 de pesos mensualmente, previa presentación de cuenta de

cobro.

Parágrafo: cada año, y de mutuo acuerdo, se fijará el incremento del valor

mensual del servicio. No llegar a un acuerdo será causal para la terminación de

 11

este contrato, sin que se genere ningún tipo de indemnización entre las partes.

TERCERA. HORARIO Y LUGAR DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. El servicio

se prestará en la Carrera 68D # 39F 51 Sur), en la ciudad de Bogotá, los días 13 de
septiembre al 31 de diciembre 2021, entre las 7 am, hasta

las 5 pm; claro está, que de mutuo acuerdo se puede modificar tanto el horario

como la ubicación en la que se prestará el servicio de auditoria administrativa

CUARTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA. Mantener a

su personal mientras se encuentre en las instalaciones del CONTRATANTE,

debidamente identificados y portando siempre su carnet de ARP; 4. Cambiar el

personal que tiene designado en las instalaciones del CONTRATANTE, cuando

este se lo solicite por encontrarse inconforme, bien sea por una irregular ejecución

de la labor o por conductas inadecuadas del personal enviado por parte del

CONTRATISTA; 5. Atender las recomendaciones que el CONTRATANTE le haga

respecto al servicio desarrollado y las labores de su personal; 6. Informar por escrito

y mínimo con un día de antelación el cambio de personal que realizará las labores

en las dependencias del CONTRATANTE; 7. Cumplir todos los meses con sus

responsabilidades salariales, prestacionales y de seguridad social con sus

empleados, por lo que es facultad del CONTRATANTE exigir las constancias de

pago a seguridad social, so pena de suspender el pago de cuentas de cobro

adeudadas hasta que no demuestre estar a paz y salvo por este concepto.

QUINTA . OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE. EL CONTRATANTE se obliga a:

1. Informar al CONTRATISTA inmediatamente tenga conocimiento de cualquier

irregularidad con la ejecución de este contrato; 2. Pagar dentro de los cinco (5)

días hábiles siguientes a la presentación de la cuenta de cobro y el soporte de

 12

pago de la seguridad social de sus empleados por parte del CONTRATISTA.

SEXTA. DURACIÓN DEL SERVICIO. Este contrato es por 3 meses, pero

cualquiera de las partes lo puede dar por terminado por incumplimiento de las

obligaciones establecidas para las partes, avisando a la otra con una antelación no

menor a diez (10) días.

SÉPTIMA. MODIFICACIÓN O PRÓRROGA. Cualquier modificación o prórroga a

este contrato deberá hacerse por escrito.

OCTAVA: CLAUSULA PENAL En caso del incumpliendo de las obligaciones

contraídas por EL CONTRATISTA en razón del presente contrato, este deberá

cancelar en calidad de sanción o multa el equivalente al (10%) del valor total del

presente contrato la cual podrá ser descontado o retenida de cualquier saldo a favor

del contratista o cobrada ejecutivamente, declarando las partes para estos efectos,

este documento prestará mérito ejecutivo con la sola presentación ante juez o

funcionario competente.

NOVENA. NOTIFICACIONES. Los avisos, solicitudes, comunicaciones y

notificaciones que las partes deban hacer en desarrollo del presente Contrato,

deben constar por escrito y se entenderán debidamente efectuadas sólo si son

entregadas personalmente o por correo electrónico.

Las partes suscriben el presente contrato Se firma en Bogotá, a los 13 días del mes

de septiembre de 2021.
 13

ANDRÉS LEAL FERNÁNDEZ YEIMY LUCERO QUEVEDO

Representante Legal de QUALA Representante Legal de Auditores SA

CONTRATANTE CONTRATISTA

RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR

El equipo de trabajo estará conformado por los siguientes cargos:

➢ Coordinador general de la auditoria: Yeimy Lucero Quevedo

Funciones: Crea un plan de auditoría en las áreas de interés, asigna los casos para

auditoría, proporciona un resumen de hallazgos, dirige y supervisa el equipo de

trabajo.

➢ Líderes de área de proyecto: Brigith Gil Martínez y Luz Ángela Terreros Parra

Funciones: Ejecutar lo indicado por el coordinador, desarrollar las directrices de los

 14

niveles estratégicos de la organización, propiciar el desarrollo de las actividades

acordadas en el proyecto de auditoría y supervisar que las actividades y los tiempos

previstos se cumplan.

➢ Analista de área de proyecto: Sindy Delgadillo Peñuela.

Funciones: Respetar y cumplir las órdenes con calidad, ser prudente, cordial,

disciplinado y solidario, ordenado con los papeles de trabajo, ser preciso y en cuanto

a los hallazgos, debe ser objetivo para dar base a las evidencias.

RESPONSABLES DENTRO DE LA EMPRESA:

JEFE DE COMPRAS: Diana Carolina Martínez Diaz

JEFE DE PLANEACION Y LOGISTICA: Lina María Cárdenas Duarte

JEFE DE PRODUCCIÓN: Sergio Andrés García Monsalve

JEFE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: Camilo Manzanares Vanegas

GERENTE DE MERCADEO: Carlos Eduardo Quijano Zequeda

GERENTE DE MARCA: Martha Lorena Muñoz Monroy

Identificación de las partes de haber restricción de información y los propósitos para los

cuales fue preparado dicho informe.

 15

El informe de auditoría interna, se llevó a cabo mediante las necesidades de la

empresa QUALA, con el propósito de revisar, verificar y evaluar a través de la investigación,

las políticas, estructuras y procesos de la compañía en búsqueda del cumplimiento de su

misión y objetivo empresarial garantizando oportunidades de mejora, crecimiento y ventaja

competitiva.

Para la realización efectiva de este informe se solicitó información de toda la empresa

por medio de documentación y entrevistas, las cuales fueron recolectadas durante la fase

planeación y ejecución de la auditoría. Pero no fue posible para el equipo auditor, reunir

suficiente evidencia sobre los estados financieros de la compañía, esto generó inconvenientes

al momento de revisar y evaluar el comportamiento contable actualizado. Por tal motivo solo

se contó con la información suministrada del año 2008 en cuanto a los estados financieros.

La empresa QUALA debería ser más flexible al momento de entregar información, ya

que esta es de suma importancia para el equipo auditor, porque se les facilita identificar esas

fallas o inconsistencias existentes dentro de la organización y que pueden generan retrasos en

cuanto a los procedimientos, incumplimiento en las políticas o desviarse de la misión u

objetivos de dicha empresa.

DOCUMENTACIÓN BASE CON LA QUE SE CONTÓ.

Gestión global.

● Posición ante la competencia, Quala se encuentra posicionada en Colombia

como una de las empresas líderes en productos de consumo masivo; su marca

diferencia antes sus competidores por su actitud innovadora y el conocimiento del

consumidor.
 16

● Estructura Organizacional,

Estructura organizacional de la empresa Quala.

Fuente: www.quala.com

● Balance Social, una de las más grandes generadoras de empleo en el país,

esto tiene un alto impacto social y también en el gobierno y cuenta actualmente con

3.200 colaboradores directos.

● Procesos de dirección estratégica,

Fuente: tomado de internet, Dinámica Organizacional de Quala,

https://es.calameo.com/read/0053919958945db5a6c52

● Cargos directivos, dentro de la estructura organizacional, se encuentran los

principales cargos directivos, en quienes recaen la toma de decisiones y entrega de

resultados a los accionistas e inversionistas.

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Lo Financiero.

● Capital de trabajo o capital social, 149.450.143.000,00 PESOS

COLOMBIANO.

● Planeación financiera, Garantiza que toda la compañía pueda funcionar y

gestionar en forma sencilla, eficiente y estandarizada, al menor costo.

Lo Comercial.

● Estrategia comercial, “lo que hacemos es satisfacer las necesidades del

consumidor de estratos bajos con productos innovadores, asequibles en precio y de la

máxima calidad”. Cultura corporativa centrada en innovación (mejores ideas,

excelencia en la ejecución).

● Distribución, Asegura oportunamente la producción y distribución de los

productos, con los más altos índices de calidad, productividad y servicio, al menor

costo y tiene sedes en casi todas las ciudades importantes del país.

● Publicidad, Para poder posicionar sus productos Quala S.A tiene una

estrategia que se puede identificar fácilmente, pues sus comerciales siempre tienen a

una persona reconocida del país, que habla del producto y lo hace ver como el mejor

que existe en el mercado.

● Ventas, Maximiza la posición competitiva de sus marcas frente al

consumidor, mediante un manejo especializado de los canales de: Tiendas,

Mayoristas, Distribuidores, Supermercados, Autoservicios Independientes y

Droguerías.

La Producción.
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● Diseño Productivo, Quala S.A es una de las empresas que cuentan con altos

niveles de tecnología en sus plantas de producción, las cuales les permiten tener una

capacidad de producción suficiente para cumplir con la demanda que tienen sus

productos.

● Control de calidad, Quala cuenta con 6 plantas de producción enfocadas cada

una en la fabricación de los productos, para ello cuenta con un equipo completo de

calidad, encabezado por ingenieros de planta.

● Productividad, Cada máquina de elaboración de producto o envasado, tiene

un nivel de rendimiento y por lo general es manejada por un mismo operario según

los turnos de trabajo. Cada máquina mide su eficiencia y productividad para un

análisis de producción.

Talento Humano.

● Motivación, Quala se encarga de establecer para sus colaboradores un fuerte

sentido de pertenencia, con actividades lúdicas para sus colaboradores y sus familias,

celebración de agradecimiento a empleados que llevan ciertos años, regalos en fechas

especiales.

● Productividad, Todas las áreas de la compañía se miden por sus resultados

expresados y presentados en reuniones en donde usualmente se premia a los mejores

de cada área.

● Ambiente laboral, Quala se destaca por generar espacios lúdicos para

fomentar la integración de sus colaboradores, brindando orientación y generar

ambientes de trabajo estables.

 19

● Incentivos, Constantemente se brinda reconocimiento a los colaboradores que

mejor desempeño tienen según su área de trabajo. También se brinda incentivo por el

tiempo laborado después de llevar ciertos años en la compañía.

● Políticas de selección y promoción, La aplicación a nuevos cargos es una

constante, en donde se brinda la oportunidad a cada persona de avanzar y lograr

crecimiento personal, financiero y laboral.

● Diseño de cargos y tareas, Quala tiene una estructura organizacional ya

realizada que en algún momento se creó según las necesidades de la empresa.

Gestión de lo Administrativo.

● Proyectos y programas, Quala S.A. cuenta con un programa llamado

“Colombia progresa”, este enmarca unas acciones las cuales están encaminadas a

cumplir el propósito de la empresa y contribuir al progreso del país.

● Procesamiento de la información, la empresa Quala S.A. utiliza al máximo

la tecnología, ya que esta les permite potenciar sus estrategias y operar de manera

continua, estandarizada, sinérgica y al menor costo.

 20

INTRODUCCIÓN

El área de Sistemas Integrados de Gestión en ejercicio de las facultades otorgadas por

la Alta Gerencia de la compañía QUALA S.A. y amparada bajo las normas ISO y políticas

externas e internas que rigen la organización en temas como la calidad, el medio ambiente y

salud y seguridad en el trabajo, tiene como función realizar las evaluaciones y auditorías

periódicas a los procesos, políticas, manuales y procedimientos de la organización, con el fin

de evaluar el cumplimiento de la misión y visión de la empresa así como las políticas que la

rigen tanto internamente como externamente, en busca del mejoramiento continuo y el

reconocimiento de la compañía en el sector.

En cumplimiento al programa de auditorías que se planeó en el mes de enero del año

2021 por el área encargada, se realizó una auditoría externa en el segundo semestre del año el
 21

cual tiene como fin el diagnóstico, la verificación y el cumplimiento, a las normas que rigen

la compañía

OBJETIVOS

● Evaluar el cumplimiento de las políticas externas e internas que rigen

la organización fundamental para su operación.

● Verificar los documentos y la información que se recolecta en la

ejecución de la auditoría con el fin de comprobar el acatamiento a las políticas y

normas.

● Evaluar la efectividad de los controles dentro de la organización

● Identificar las problemáticas que no permiten el cumplimiento de los

objetivos estratégicos y de esta auditoría

● Diagnosticar los posibles hallazgos y realizar las respectivas

recomendaciones para las acciones correctivas

● Hacer seguimiento a las acciones correctivas buscando el

mejoramiento continuo de la organización.

JUSTIFICACIÓN

Esta investigación surge a raíz de la programación de auditorías planeada por el Área de

Sistemas Integrados de Gestión de la empresa QUALA S.A en enero del año 2021. Este

análisis o estudio busca mediante la recolección de información, y verificación de los

diferentes políticas, procedimientos y manuales que estructuran los procesos de la empresa

QUALA S.A, determinar el cumplimiento de los mismos en el marco de las normas y

políticas que rigen la compañía, como también diagnosticar los posibles hallazgos
 22

recolectados y realizar las recomendaciones pertinentes para las posibles acciones correctivas

que buscan una mejora continua en el proceso de la organización.

ANTECEDENTES

En el marco de las auditorías anteriormente realizadas a la empresa QUALA S.A es

importante resaltar los resultados positivos que ha tenido, y los cambios que como compañía

han ejecutado en función de su mejoramiento continuo. En base a esas políticas de

mejoramiento se plantea esta nueva investigación que busca la evaluación de los procesos

dentro de la compañía en el contexto del cumplimiento con las políticas que rigen la

organización, verificando la información recolectada, diagnosticando los hallazgos y

realizando las posibles sugerencias para la mejora continua.

 23

METODO DE ANALISIS FACTORIAL

PASO 1: PLANEAR LA INVESTIGACIÓN

1.1 Definir el objetivo. Diagnosticar a través de la investigación las políticas, estructuras y

procesos de la compañía en búsqueda del cumplimiento de su misión empresarial

garantizando oportunidades de mejora, y diseñando acciones que fortalezcan los procesos y el

crecimiento de la organización, logrando una ventaja competitiva y ser reconocidos en el

mercado.

1.2 Indicar el tiempo de trabajo. En el marco de la auditoría ejecutada en la empresa Quala

SA el tiempo estimado para la investigación es de 4 meses contados a partir de la segunda

semana de septiembre hasta la última semana de diciembre fecha en la que se cierra este
 24

proceso con la entrega del informe final y el seguimiento a las acciones correctivas de los

hallazgos evidenciados.

1.3 Planear las fases y las condiciones del trabajo.

El estudio se realizará en tres fases consecutivas:

Fase No 1 Durante la primera fase se estudiarán fuentes documentales y se harán entrevistas

con personajes claves de la empresa “Quala S.A” para determinar el origen de la empresa, la

situación actual y las perspectivas de desarrollo institucional.

Fase No 2 En la segunda fase se realizarán auditorías a los departamentos de la empresa

“Quala S.A” de los cuales serán auditados los departamentos de: Recursos Humanos,

mercadeo y Producción. En cada uno de estos departamentos se harán entrevistas, encuestas,

inventarios, evaluaciones de servicios y procesos, como también se revisarán,

procedimientos, manuales, caracterizaciones, formatos e indicadores. El estudio de cada

departamento llevará 35 días. 13

Fase No 3 Se entregará un informe escrito del estudio de cada departamento (acompañado de

una presentación oral) dos semanas después de que terminen las visitas y entrevistas y al

finalizar se redactarán los informes finales.

En el marco de estas fases establecidas para la auditoría se llevaron a cabo los siguientes

pasos secuenciales con la finalidad de estructurar el proceso de planeación, ejecución,

diagnóstico y seguimiento en las áreas intervenidas.

FASES Y PASOS SECUENCIALES DE LA AUDITORIA EMPRESA QUALA S.A

1. Inicio de la auditoría.
 25

2. Revisión de documentos.

3. Planeación de la auditoría.

4. Reunión de apertura.

5. Comunicación dentro de la auditoría.

6. Recopilación y verificación de la información.

7. Recopilación de evidencias y hallazgos de la auditoría

8. Consolidación y análisis de la información.

9. Preparación de las conclusiones de la auditoría.

10. Reunión de cierre de auditoría.

11. Informe de auditoría.

12. Finalización de la auditoría.

13. Seguimiento a las acciones correctivas de la auditoría.

Condiciones de trabajo: En el contexto de la auditoría, esta se realizará en las instalaciones

de la empresa Quala S.A, se hará revisión de documentos y revisión de campo con los

diferentes auditores y acompañados por los responsables del proceso por parte de la empresa.

1.4 Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla.

En el desarrollo de la auditoría a la empresa QUALA S.A y con el fin de revisar, verificar y

evaluar los procesos y políticas de la empresa, la información se encuentra en los documentos

recolectados en la fase de planeación y ejecución de la auditoría, como también en las

 26

entrevistas que se realizan con los colaboradores y la información que se encuentra en la

página web y en la intranet de la compañía.

PASO 2: ANÁLISIS

2.1 Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio.

QUALA S.A Es una multinacional colombiana de consumo masivo, dedicada a la

producción y comercialización de productos pertenecientes a las categorías de bebidas,

culinarios, cuidado personal, golosinas y congelados,

2.2 Determinar las condiciones de operación.

La empresa Quala S.A. cuenta con 26 sedes de producción, cada sede cuenta con 6

plantas de producción que se encargan cada una de la fabricación de sus diferentes marcas a

nivel nacional, esta compañía posee un canal de distribución directo con un equipo de ventas

focalizado para cada canal también cuenta con un canal indirecto a través de distribuidores

terceros mediante convenios o acuerdos comerciales, quienes se encargan de llevar sus

productos por medio de un equipo de ventas repasadores en el canal tradicional, ya sea de

manera directa o indirecta, se cuenta también con un equipo de transportadores son quienes

realizan la entrega en el punto de venta de sus producto. Quala, con su gran canal de

comunicación a través de radio, comerciales de televisión, caravanas, material de apoyo POP,

entre otros, atrae al consumidor final.

2.3 Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones.

1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los

planes y objetivos.
 27

2. Organización

a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la

empresa, (si es que la hay).

c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena

organización, funcionamiento y departamentalización.

3. Políticas y Prácticas.

Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para

mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

4.- Reglamentos.

Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos internos y externos

que rigen a la organización

5.- Sistemas y Procedimientos.

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en

sus elementos con el fin de lograr mejoras.

6.- Controles.

Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.

7.- Operaciones.
 28

Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control,

comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados.

8.- Personal.

Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a

evaluación.

9.- Equipo Físico y su Disposición.

Determinar si podrían llevarse a cabo mejoras en la disposición de los equipos para una mejor

o más amplia utilidad de este.

2.4 Indicar cuál sería la información mínima requerida.

Basados en la auditoría administrativa que se quiere realizar, la información solicitada por el

equipo auditor es la siguiente:

· Misión, visión, objetivos organizacionales

· Políticas (Seguridad y salud, Ambiental, Gestión de Calidad)

· Reglamento interno de trabajo

· Manual de funciones

· Manual de Procedimientos

· Informes finales de las últimas auditorías

· Seguimiento y acciones correctivas generadas en las pasadas auditorías.

2.5 Recopilación de la información.

 29

Como fuentes de la información que se necesita para el desarrollo de la auditora se solicitan

los documentos citados en el punto anterior, también las entrevistas realizadas a los

colaboradores vinculados a la organización en todos los niveles y procesos, la información

que se encuentra en la página web y la intranet de la organización y finalmente el trabajo de

campo con la observación directa a los procesos dentro de la compañía.

2.6 Verificación de la información.

La información suministrada por la empresa QUALA S.A se revisa durante la etapa de

planeación, se verifica y coteja con el trabajo de campo, la observación directa, y las

entrevistas a las personas.

PASO 3: EXAMEN DE CADA FACTOR

- ¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las

funciones asignadas?

En el desarrollo de la auditoría es importante definir los factores que tienen

directa relación con los hallazgos que se encuentran, y en qué afectan los objetivos

que se plantearon en el principio, en ese orden de ideas es preciso aclarar que no todos

los factores afectan las funciones asignadas y los objetivos propuestos, los factores

que intervengan en el desarrollo dentro de la auditoría y que afecten el ejercicio

propuesto serán diagnosticados y evaluados en el presente documento.

- ¿Cuál es la tendencia en cada factor?

Cada uno de los factores relacionados anteriormente tienen distinta influencia

en el desarrollo de la presente auditoria, sin embargo, la disposición e inclinación de

cada uno de ellos está orientada a buscar el mejoramiento continuo de la organización,

 30

en el marco de la misión, visión y objetivos empresariales socializados por la

compañía.

- ¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la

empresa?

Teniendo en cuenta el desarrollo de los diferentes factores que se evidencian

en el presente documento es necesario resaltar que los elementos que apoyan la

operación en la compañía y que aportan a la ejecución de la presente auditoria son:

las políticas, reglamentos, procedimientos, manuales, informes; y todos aquellos

documentos que conduzcan al desarrollo eficaz de esta investigación que busca el

mejoramiento continuo de la organización

- ¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor?

● Identificar los lineamientos que afecten positiva o negativamente el desarrollo

de cada factor.

● Determinar las causas que no permiten el cumplimiento de los objetivos y que

alteran la finalidad del factor.

● Establecer los elementos y componentes que aportaran al cumplimiento de los

objetivos propuestos.

● Definir las metodologías y acciones correctivas a que haya lugar para lograr el

exito en la operación.

- ¿Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los

objetivos trazados?
 31

Es importante tener en cuenta que la empresa QUALA S.A en su

organización cuenta con los siguientes recursos que aportaran al desarrollo de esta

investigacion:

● Políticas externas e internas que rigen la organización y que la llevan a ser

reconocida en un mercado tan competitivo

● Misión y visión estructurada apoyada por unos objetivos claros.

● Procedimientos que muestran los métodos y técnicas utilizadas para el

desarrollo de cada uno de sus procesos.

● Un talento humano capacitado y empoderado de los objetivos empresariales y

de los procesos que cada uno de ellos realiza desde su labor.

PASO 4: COMBINAR LOS HALLAZGOS Y DIAGNOSTICAR

1. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

La empresa Quala a través del tiempo ha sido un referente en el mercado del consumo

masivo, esto se debe a la capacidad que tiene para lograr alcanzar los objetivos plasmados en

la misión que tiene la organización, en este contexto su objetivo principal es ser reconocida

como una empresa líder en el mercado del consumo masivo, construyendo marcas líderes y

ofreciendo productos de excelente calidad al consumidor.

Teniendo como base la misión de la compañía es necesario realizar un plan de

auditorías tanto internas ejecutadas por un sistema de control interno, como también

auditorías externas realizadas por organismos de control o normas internacionales (ISO) que

aporten a la identificación y determinación aquellos factores que no permiten que los

procesos sean eficaces y eficientes. Realizando un diagnóstico que ayude a la empresa en la

optimización de recursos, minimizar los tiempos de ejecución de las labores dentro del
 32

proceso, aportando en la toma de decisiones que lleven a el mejoramiento continuo y el logro

de los objetivos de la organización.

2. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

2.1 Global

2.1.1 Posición ante la competencia, Quala se encuentra posicionada en Colombia

como una de las empresas líderes en productos de consumo masivo. sus principales

competidores son; Nutresa y Colombina. Sin embargo, Quala marca diferencia antes sus

competidores por su actitud innovadora, el conocimiento del consumidor y la gran capacidad

que tiene para comunicarle el mensaje que quiere llevar con cada marca y producto.

2.1.2 Estructura Organizacional,

Fuente: www.quala.com
 33

2.1.3 Balance Social, una de las más grandes generadoras de empleo en el país, esto

tiene un alto impacto social y también en el gobierno, donde debido a esta cualidad, su

opinión tiene un gran peso dentro de las leyes que se discuten en la comisión del senado

encargada de los temas económicos del país para este tipo de industria. Quala cuenta

actualmente con 3.200 colaboradores directos.

2.1.4 Procesos de dirección estratégica,

Fuente: tomado de internet, Dinámica Organizacional de Quala,

https://es.calameo.com/read/0053919958945db5a6c52

2.1.5 Cargos directivos, dentro de la estructura organizacional, se encuentran los

principales cargos directivos, en quienes recaen la toma de decisiones y entrega de resultados

a los accionistas e inversionistas.

 34

2.2 Lo Financiero:

2.2.1 Capital de trabajo o capital social, 149.450.143.000,00 PESOS

COLOMBIANO.

2.2.2 Planeación financiera, Garantiza que toda la compañía pueda funcionar y

gestionar en forma sencilla, eficiente y estandarizada, al menor costo.

2.3 Lo Comercial

2.3.1 Estrategia comercial, “lo que hacemos es satisfacer las necesidades del

consumidor de estratos bajos con productos innovadores, asequibles en precio y de la máxima

calidad” Señaló el presidente de la compañía Andrés Leal.

Profundo conocimiento del consumidor local popular y en los canales donde se

abastece. Identificación, conservación, atracción y desarrollo de talento humano superior,

honesto y comprometido. Cultura corporativa centrada en innovación (mejores ideas,

excelencia en la ejecución). Continua búsqueda de alta rentabilidad. Este es un pilar básico

para cualquier empresa.

 35

2.3.2 Distribución, Asegura oportunamente la producción y distribución de los

productos QUALA requeridos por el cliente final, con los más altos índices de calidad,

productividad y servicio, al menor costo. Quala S.A cuenta con un sistema de distribución

masivo en Colombia, por lo tanto, tiene sedes en casi todas las ciudades importantes del país.

De esta manera puede garantizar cubrir la mayor cantidad de puntos a nivel nacional.

Adicional a esto, cuenta con 6 plantas de producción en las principales ciudades del país:

Bogotá, Barranquilla, Medellín, Cali, Bucaramanga y Pereira. Estas plantas están

distribuidas de esa manera para poder abastecer diferentes áreas.

2.3.3 Publicidad, Para poder posicionar sus productos Quala S.A tiene una

estrategia que se puede identificar fácilmente, pues sus comerciales siempre tienen a una

persona reconocida del país, que habla del producto y lo hace ver como el mejor que existe en

el mercado, creando la necesidad en los consumidores de querer probarlo o sentirse

identificado con ese personaje.

2.3.4 Ventas, Maximiza la posición competitiva de sus marcas frente al

consumidor, mediante un manejo especializado de los canales de: Tiendas, Mayoristas,

Distribuidores, Supermercados, Autoservicios Independientes y Droguerías.

2.4 La producción

2.4.1 Diseño Productivo, Quala S.A es una de las empresas que cuentan con altos

niveles de tecnología en sus plantas de producción, las cuales les permiten tener una

capacidad de producción suficiente para cumplir con la demanda que tienen sus

productos, el ejemplo más claro de la automatización de sus plantas se ve reflejado en

la que hace el producto vive 100, pues en esta planta solamente se requiere de un

operario para que esté funcionando, mientras que aún cuentan con unas muy manuales

como la de Frutiño donde aún necesitan personal pues el trabajo sigue siendo muy manual.
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2.4.2 Control de calidad, Quala cuenta con 6 plantas de producción enfocadas cada

una en la fabricación de los productos, para ello cuenta con un equipo completo de calidad,

encabezado por ingenieros de planta, los cuales velan por la terminación del producto y las

normas de calidad reglamentarias.

2.4.3 Productividad, Cada máquina de elaboración de producto o envasado, tiene

un nivel de rendimiento y por lo general es manejada por un mismo operario según los turnos

de trabajo. Cada máquina mide su eficiencia y productividad para un análisis de producción.

2.5 Talento Humano

2.5.1 Motivación, Quala se encarga de establecer para sus colaboradores un fuerte

sentido de pertenencia, con actividades lúdicas para sus colaboradores, celebración de

agradecimiento a empleados que llevan ciertos años, regalos en fechas especiales, como

navidad, día del niño, día de la familia integrando no solo a sus colaboradores sino también a

sus familias, todo esto hace que la empresa tenga una nómina estable y entregada a sus

labores bajo un compromiso que permite a cada trabajador dar la milla extra.

2.5.2 Productividad, Todas las áreas de la compañía se miden por sus resultados

expresados y presentados en reuniones en donde usualmente se premia a los mejores de cada

área.

2.5.3 Ambiente laboral, como lo describí anteriormente, Quala se destaca por

generar espacios lúdicos para fomentar la integración de sus colaboradores. El ser una

empresa tan completamente constituida cuenta con personal altamente calificado para brindar

orientación y generar ambientes de trabajo estables.

2.5.4 Incentivos, Constantemente se brinda reconocimiento a los colaboradores que

mejor desempeño tienen según su área de trabajo. También se brinda incentivo por el tiempo

laborado después de llevar ciertos años en la compañía.

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2.5.5 Políticas de selección y promoción, La aplicación a nuevos cargos es una

constante, en donde se brinda la oportunidad a cada persona de avanzar y lograr crecimiento

personal, financiero y laboral. Constantemente se abren convocatorias para nuevos cargos y

se brinda prioridad a las personas que se encuentran laborando con la compañía.

2.5.6 Diseño de cargos y tareas, Quala ya tiene una estructura organizacional ya

realizada que en algún momento se creó según las necesidades de la empresa.

2.6 Gestión de lo Administrativo:

2.6.1 Proyectos y programas, Quala S.A. cuenta con un programa llamado

“Colombia progresa”, este enmarca unas acciones las cuales están encaminadas a cumplir el

propósito de la empresa y contribuir al progreso del país. Estas acciones constan de dos ejes:

acciones desarrolladas por la compañía (becas Quala Colombia progresa) y acciones

desarrolladas por los empleados (yo creo unidos, todo es posible).

2.6.2 Procesamiento de la información, la empresa Quala S.A. utiliza al máximo

la tecnología, ya que esta les permite potenciar sus estrategias y operar de manera continua,

estandarizada, sinérgica y al menor costo.

3. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad? -

Basados en los hallazgos encontrados en la auditoría, los factores que no permiten que se

logren los objetivos de la compañía son los siguientes:

● Políticas: No se evidencia las políticas internas (Ambientales de Higiene

laboral) que se deben tener no solo divulgadas en las áreas comunes sino también

socializadas al personal en todos los niveles de la organización.

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● Organización: Este factor muestra la falta de estructura en el cumplimiento de

las normas que deben regir la compañía en su parte interna y que llevan a la aprobación y

certificación por parte de entes internacionales.

● Reglamentos, sistemas y procedimientos: Estos tres factores tampoco permiten

el cumplimiento con la misión de la organización ya que, al no tener una política clara y

divulgada dentro de la compañía se tiene como consecuencia la ausencia de los

procedimientos y la falta al cumplimiento de los reglamentos y sistemas que la rigen la

empresa.

● Controles: cuando el talento humano en todos los niveles de una compañía no

tiene claro ni está empoderado de las políticas y las norma que la rigen, difícilmente

aportarán al mejoramiento continuo de la organización, el cumplimiento de los objetivos y la

misión empresarial ya que, la gestión del control del recurso humano es una de las partes más

importantes dentro de una empresa y por ende debe apropiarse de aquellas políticas que los

llevaran a todos a ser reconocidos en el sector.

4. ¿A qué factores debemos poner mayor atención? -

En el marco de los factores anteriormente mencionados y que no permiten el

cumplimiento de los objetivos de la compañía, es necesario prestar mayor atención a los

siguientes factores: Políticas, Controles;

● Políticas: la importancia de este factor dentro de cualquier organización marca la

pauta para la estructuración de las normas que interna o externamente rigen la

empresa en cualquier sector, la socialización y divulgación de estas políticas también

son una parte importante ya que, empoderan a las personas acerca de los objetivos la

misión y la visión de la empresa.

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● Controles: Cuando se evidencia en la ejecución de una auditoría hallazgos o

inconformidades es porque el sistema de control y seguimiento no funciona

correctamente y no permite observar aquellas problemáticas que entorpecen el alcance

de los objetivos y el cumplimiento con la misión y visión de la empresa impidiendo el

mejoramiento continuo de la organización.

5. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Teniendo en cuenta las políticas y normas que rigen y estandarizan a las

organizaciones no solo en Colombia sino a nivel internacional, en donde el cuidado con la

salud del talento humano que hay en las empresas y la búsqueda de estrategias que lleven a

un desarrollo ambiental sostenible son importantes, la empresa Quala no podría alcanzar

ninguno sus objetivos ya que, la falta de una política de SST y una política Ambiental

desconoce esta normatividad que permite el funcionamiento de una compañía que quiere

estar a la vanguardia y ser reconocida en cualquier sector.

PASO 5: PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

1. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

En el marco de la auditoría realizada a la empresa Quala es necesario resaltar los factores

que generaron la inconformidad. los cuales se referencian a continuación;

No existen unas políticas claras y divulgadas dentro de la organización lo que muestra

que no hay una estructura clara de un Sistema Integrado de Gestión, área que dentro de la

compañía organiza y vela por el cumplimiento de las políticas que la rigen, al no tener una

política clara los reglamentos, Sistemas y Procedimientos factores que la complementan

tampoco se cumplen trayendo como consecuencia una falla sistema; también, la falta de
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control dentro de algunos procesos en la compañía en este caso del Sistema de Integrado de

Gestión genera inconformidades y falta llevando a la organización al no cumplimiento de los

objetivos estratégicos planeados.

En consecuencia, los factores están relacionados entre sí con la problemática

encontrada dentro de las visitas realizadas a las zonas comunes de la compañía (comedores,

oficinas, tableros en las diferentes áreas), donde no se evidenció la publicación, la

divulgación, y socialización a las personas de las políticas ambientales y de higiene industrial

que la rigen; mostrando, un alto nivel de desconocimiento y desinformación. En este orden

de ideas y con los hallazgos encontrados, la empresa Quala no cumple a cabalidad con la

misión y los objetivos empresariales planteados por la compañía.

2. Exponer a las personas involucradas. organigramas dolientes de los factores

Es importante mencionar que cuando se incumplen aquellas normas y se encuentran

no conformidades que afectan a la organización, es necesario plantear las acciones

correctivas precisas, involucrando a los responsables quienes se encargaran de iniciar un

proceso de aprobación realizando las actividades, tareas, acciones que llevaran al

levantamiento de las evidencias y aportaran al mejoramiento continuo de la organización, en

este orden de ideas y de acuerdo con el organigrama de la empresa Quala los responsables de

realizar dichas tareas son:

✔ Gerente general

✔ Jefe de Sistemas Integrados de Gestión

3. - Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

Dentro de una política integral es necesario que se implementen las políticas

ambientales y de salud para que reglamenten una organización abarcando cada una de las
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actividades propias de la compañía y que pueden afectar al medio ambiente y la salud,

cuando dentro de esta política se encuentran inconformidades donde se hace necesario un

reajuste y una nueva divulgación, socialización y empoderamiento de cada una de las

personas que participan en la actividad y funcionamiento de la organización. En el contexto

de los resultados ya expuestos y que muestran claramente que la compañía no puede cumplir

con sus objetivos organizacionales se sugieren algunas recomendaciones que se pueden tomar

como medidas correctivas en los hallazgos evidenciados:

✔ Implementar, socializar y divulgar dentro de la empresa una política ambiental

y de SST organizada, que muestre la importancia del cuidado con el medio ambiente y con el

recurso humano en el marco de una política integral sostenible buscando disminuir el impacto

negativo que producen las malas prácticas y los problemas en la salud dentro de la compañía.

✔ Definir organizadamente la información que se necesita para establecer y

diseñar un documento que evidencie la correcta ejecución de estas políticas, su alcance,

descripción, organización y responsables. Este procedimiento debe acompañarse con los

diferentes documentos que complementen su ejecución, Formatos, listas de chequeo.

✔ Se debe diseñar un plan de auditorías internas, donde se evidencie las

diferentes actividades que se deben ejecutar para la revisión de esta problemática, también es

necesario implementar dentro del cronograma de auditorías internas de la organización, los

tiempos responsables y las herramientas que se necesitan para que estas auditorías sean

ejecutadas con eficiencia buscando minimizar los impactos negativos con el medio ambiente

y con la salud de los colaboradores.

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CONCLUSIONES

La auditoría es una herramienta que nos permite descubrir las posibles fallas y

deficiencias que se están presentando en la empresa, además encontrar las áreas de trabajo

donde no se esté realizando el cumplimiento adecuado de las normas y metas propuestas por

la organización.

Mediante esta auditoría se pudo realizar un análisis profundo al área de recursos

humanos y los procesos que desde aquí se realizan. Una auditoría eficaz, no solo fundamenta
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sus conclusiones en la información obtenida, ella nos ofrece medios científicos para

interpretarla y comprobar que se trate de una evaluación fidedigna.

La socialización y divulgación de las políticas que administran y dirigen una

organización es muy importante en la operación de las empresas, ya que empoderan y

generan un compromiso más palpable en los colaboradores logrando el desarrollo de procesos

más eficientes,

La ejecución de las auditorías planeadas y programadas por el área encargada, aportan

controlan, vigilan, e inspeccionan los diferentes procesos de la compañía, generando un

diagnóstico más cercano y próximo que contribuya al mejoramiento continuo de la

organización.

El trato que se maneja con los trabajadores es muy importante, dado que del ánimo en

que realicen sus actividades así mismo será el resultado, esto ayuda a que la organización

realice un análisis real del comportamiento y desarrollo, así como permite conocer los puntos

débiles y fuertes de la misma para compararse con el entorno donde vive y poder proyectar

nuevas políticas y estrategias de Recursos Humanos en la organización.

RECOMENDACIONES.

Para dar cumplimiento a las políticas internas (Ambientales de Higiene laboral), se

recomienda a la gerencia, divulgar y socializar con sus colaboradores, dichas políticas con el

fin de asegurar su comprensión y oportuna aplicación.

Mayor flexibilidad al momento de suministrar información y asegurar los registros

necesarios para evidenciar que todas las áreas o dependencias de la empresa, dan

cumplimiento a los procedimientos establecidos.

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Es importante acompañar el proceso de auditorías internas con un plan de

capacitaciones periódicas donde se divulguen las políticas, normas, y manuales que

administran las áreas, buscando el empoderamiento y compromiso de los colaboradores con

la misión estratégica de la organización.

En el marco de las auditorías internas que se realizan en la empresa, es importante el

seguimiento a las evaluaciones y las acciones correctivas que fortalecen el control de las

políticas y los procesos dentro de la organización.

Realizado en Santa fe de Bogotá, a los 12 del mes de diciembre del año 2021

Equipo Auditor

YEIMY LUCERO QUEVEDO

Coordinador general de la auditoría:

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SINDY MAGNOLIA DELGADILLO

Analista de área de Proyecto

luz Angela Terreros Parra

Líder de área de proyecto

BRIGITH GIL MARTINEZ

Líder de área de proyecto