REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,

CIENCIA Y TECNOLOGIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA

COORDINACION DE PASANTÍAS PROFESIONALES

ACARIGUA – PORTUGUESA

INFORME DE PASANTÍA

EMPRESA: LA FORD AUTOMOTRIZ C.A

Ubicada en Acarigua, Estado Portuguesa

TUTOR ORGANIZACIONAL PASANTE

ALICIA QUIROZ DIEGO QUIROZ

TUTOR EMPRESARIAL CODIGO

NAEN ADONIS TORREALBA 188566

ESPECIALIDAD

ANALISIS DE SISTEMAS

ACARIGUA, JULIO 2021

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,

CIENCIA Y TECNOLOGIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA

COORDINACION DE PASANTÍAS PROFESIONALES

ACARIGUA – PORTUGUESA

DISEÑO DE UN SISTEMA PARA LA GESTIÓN DE FACTURAS Y NOTAS DE

CUENTAS POR PAGAR DE LA FORD AUTOMOTRIZ C.A UBICADO EN
ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA

TUTOR ORGANIZACIONAL PASANTE

ALICIA QUIROZ DIEGO QUIROZ

TUTOR EMPRESARIAL CODIGO

NAEN ADONIS TORREALBA 188566

ESPECIALIDAD

ANALISIS DE SISTEMAS

ACARIGUA, JULIO 2021

 CERTIFICACION DE PASANTIA

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLÓGIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO PARA LA INFORMÁTICA
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS PROFESIONALES
ACARIGUA- PORTUGUESA.

CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE PASANTÍAS PROFESIONALES

Se hace constar que el (la) estudiante: Diego José Quiroz Meza; titular de la
Cedula de Identidad Nº: 29.800.117, Código: 188566, estudiante del sexto semestre de
la especialidad de Análisis en Sistemas, durante el periodo académico: 2020-2021.
Realizo las Pasantías Profesionales en la Empresa: La Ford Automotriz C.A, las
mismas fueron APROBADAS mediante presentación de Informe Final y Cuestionario
de Evaluación.

Abg. Meiber Gutiérrez

Coord. Pasantías Profesionales

 AGRADECIMIENTO

Principalmente a Dios, que es mi guía, en todo momento de alegría y dificultad,

él siempre está presente en mis logros y el que me ayuda a lograr mis sueños.
A mis padres por estar junto a mí, por su apoyo incondicional, comprensión, por
motivarme a lograr mis metas, por confiar en mí y por todos los sacrificios que hacen
para que yo pueda seguir mis sueños, a mi madre más que todo gracias a su
motivación, amor, fe hacia mí, a pesar de las circunstancia vividas en el trayecto del
logro de esta meta, nunca me dejo caer y nunca perdió la esperanza en mí y gracias a
ella estoy aquí.
A mis compañeros por todo lo que compartimos, los momentos que estuvimos
juntos compartiendo angustias y logros, por darme días de alegrías y siempre estar
conmigo a pesar de todo.
Al Instituto Universitario de Tecnología para el Informática I.U.T.E.P.I, por
guiarme en mi formación, por todo lo que aprendí y por forjarme un mejor futuro.
A mis tutores y profesores, por su paciencia, sus enseñanzas y por haberme
brindado el conocimiento necesario para llegar a este momento.
INDICE
 INTRODUCCION

Se entiende por pasantía, el conjunto de actividades inherentes a la profesión

que realiza el estudiante, fuera del ámbito escolar y en donde se integran los
conocimientos adquiridos y se desarrollan las destrezas, habilidades actitudes y
valores, para resolver casos concretos para el ejercicio profesional del Analista de
Sistemas, se adquiere conocimiento y se proporciona información de acuerdo a lo que
se quiere y a lo que se puede lograr en el futuro. Cada conocimiento adquirido se podrá
emplear en el futuro laboral, luego de haber concluido las actividades asignadas en la
pasantía, quedando en claro la importancia de la misma para el desarrollo personal y
profesional. En cumplimiento a los requisitos exigidos por la Ley de Educación y
Cultura, previo a la obtención al título del nivel Técnico Superior Universitario en
Análisis de sistemas mención redes, los estudiantes de técnico superior debemos
desarrollar la pasantía, a fin de adquirir experiencia laboral y de esta manera reafirmar
los conocimientos teóricos – prácticos recibidos durante los años de estudio en la
especialidad de Análisis de sistemas. En esta información se da a conocer las
actividades desarrolladas en el periodo de pasantía, que se realizó en la empresa La
Ford Automotriz C.A, en la ciudad Acarigua Estado Portuguesa.

El mismo estará estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I Se dedica a presentar las características de la empresa de la
empresa, tales como: razón y denominación social, Denominación comercial sus
actividades económicas, entre otras.
Capítulo II En este capítulo de Muestra cómo está organizada la empresa y el
departamento donde se realiza las pasantías en forma de organigramas.
Capítulo III Se basa en mostrar las habilidades y destrezas del estudiante durante
todo tiempo en el que se desarrolló la pasantía, como también, los nuevos
conocimientos que adquiere el pasante y los aportes realizados en la empresa.
Capítulo IV En este último capítulo es en donde el pasante presenta su propuesta,
bases teóricas y la metodología utilizada.
 Descripción General

CAPITULO I

Razón Social

La Ford Automotriz C.A

Denominación Comercial

La Ford Automotriz C.A

Registro de Información Fiscal

RIF J-40331064-5

Dirección Fiscal

Ubicados en la calle 28 entre Avenida, 45 Y 46, Edificio, Mis tres hijos Piso Planta Baja
Local 1, Sector Bella Vista II, Acarigua-Portuguesa

Actividad Económica

Servicio y mantenimiento de vehículos Ford, compra y venta de repuestos al mayor y

detal.
Reseña Histórica

Con la convicción de superación y de servicio técnico profesional hacia la sociedad y la

necesidad de tener personajes capacitados para el área automotriz, el Sr. Enrique
Torrealba emprende un proyecto de apertura del taller denominado Taller RAEN C.A a
principios del año 2002 ubicado en la Ciudad de Acarigua Estado Portuguesa en la
Zona de Bellavista II, en ese entonces contaba con un personal mínimo convirtiéndose
en una pequeña Empresa de Servicio Técnico Automotriz especializado en vehículos
FIAT pasando un tiempo de aproximadamente 10 años después, juntos con sus hijos
Tomas Torrealba y Naen Torrealba quienes obtuvieron experiencia en concesionario
Ford en Barinas y fueron equipando el taller con equipos de tecnología para trabajar
con vehículos de nuevas generaciones, especializándose así en vehículos Ford re-
aperturando como La Ford Automotriz C.A en el año 2013 y es por el cual el personal
técnico fue incrementando y así llegando a convertirse en una Empresa de prestigio.

Dirección Estratégica:

Misión y Visión

Misión

La misión de la empresa es ofrecer a los clientes productos de calidad a precios

competitivos, repuesto, servicios, generando rentabilidad y patrimonio para los
accionistas, contribuyendo así con el desarrollo de la sociedad, la prestación y
resguardo del ambiente, de manera que las operaciones se manejen con alto
contenido ético brindándole a los clientes, calidad, seguridad y garantía.

La empresa se incluye en la institución de servicios por excelencia a efectos de

garantizar un buen plan de mantenimiento, ejecución y orientación al cliente.

Visión

Está centrada en un plan de crecimiento apoyado por la optimización de su

infraestructura de servicios, aspecto prioritario en un mercado competitivo que genera
constantemente necesidades tecnológicas.

La infraestructura se diseñó con el objeto de estudiar, elaborar y modificar

programas de prestaciones de servicios al cliente, en las diferentes áreas de trabajo,
contando con la asesoría técnicas y sobre todo con el equipo humano especializado
para la prestación de servicios, para Llegar a convertirse en la empresa líder brindando
el máximo grado de satisfacción al cliente, proveedores y público en general.

Objetivos de la empresa
La empresa constituye todo lo relacionado con las reparaciones y mantenimiento de
unidades automovilísticas. Así como el suministro de repuestos originales para la
correcta aplicación de las actividades teniendo como objetivos principales

 Promover la responsabilidad de sus trabajadores

 Trabajar con constancia y determinación
 Investigar y analizar la competencia.
 Compra y/o adquirir productos y servicios.
 Implementar campañas publicitarias.
 Implementar o promover campañas promocionales.
 Comercializar productos y servicios.
 Obtener rentabilidad adecuada.
 Promover la capacitación de su personal.
 Contar con equipos de alta tecnología.
 CAPITULO II

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA FORD AUTOMOTRIZ C.A

.
 Descripción general del departamento.
El departamento de compras tiene diferentes funciones. Entre ellas asegurar los
suministros para que la actividad de la empresa no se vea afectada. Además, tiene que
conseguir reducir el coste de los productos que adquiere y coordinarse con el resto de
departamentos como el financiero, recursos humanos o ventas.

El departamento de ventas tendrá que cumplir con unos objetivos previamente fijados.
Para ello, es fundamental aconsejar a su cliente sobre productos y precios, darle un
servicio o crear una serie de promociones que faciliten dicha venta. A veces, llegar a
cumplir con esos objetivos ha llevado a este departamento a desviarse de su objetivo.

Adquirir materiales

Uno de los papeles del departamento de compras es proporcionar todos los

materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias  de la compañía

Evaluar el precio

Un departamento de compras también es el encargado de realizar una evaluación

continua de si los materiales recibidos cuentan con el mejor precio posible, con el
objetivo de maximizar los beneficios.

Funciones administrativa

Consisten en la formulación de normas comerciales: planear, organizar, controlar,

valorar la actuación de los vendedores; señalar estrategias a seguir en las ventas,
etcétera.

Entre las funciones del departamento:

 Atender a nuestros clientes de manera eficaz y rápida

 Resolver el problema de repuestos para vehículos
 Ser una empresa reconocida a nivel nacional
 Mantener un stock de los productos en rotación.
 Satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el ramo de repuestos
 Comparar precios competitivos de los distintos proveedores.
 Llevar un control de los ingresos y egresos del equilibrio financiero mensual
 Llevar un control de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
 CAPÍTULO III

DESCRIPCION DE LAS ACIVIDADES DE PASANTÍA

Objetivos del pasante:

• Adquirir conocimientos y experiencias sobre el entorno laboral.
• Tratar con cordialidad, amabilidad y respeto a cada una de las personas que
laboran en el departamento, al igual al público que asiste al mismo.
• Brindar un trabajo eficaz y eficiente.
• Colaborar con el personal del departamento, al igual que con las actividades
que realicen
• Asumir responsabilidades en las tareas a realizar durante el periodo de la
pasantía.
• Desarrollar o poner en práctica las competencias necesarias para la
empleabilidad: interpersonales y manejo de recursos, de información, de
sistemas y de tecnología.

Objetivo de la empresa respecto a la pasantía

• Dar a cconocer personalmente la realidad y los condicionantes del trabajo en
el ámbito de su profesión: competitividad, innovaciones, políticas, criterios de
calidad, relaciones con clientes y proveedores, administración del tiempo y
los recursos, toma de decisiones, manejo de conflictos, etc.
• Brindar una participación activa frente a situaciones y problemas que
requieran una visión disciplinar, interdisciplinaria, global, considerando los
factores implicados en el problema en el ámbito laboral.
• Apoyar la validación de los estudiantes que comprueben amplia experiencia
de sus especialidades.

• Permitir que refuerce su objeto social y que garantice sostenibilidad de

recurso humano capacitado para desempeñar labores específicas.
 Descripción de actividades
• realización de estudios de mercado: Evaluación constante de los precios
de los artículos en las listas de precios facilitadas por los proveedores y
mayoristas.
• Evaluación continúa de los artículos por pedir.
• Alimentación de la base de datos con los ítems del almacén: Ingresar
nuevos ítems en la base de datos con los costos, ubicación, fecha de
llegada, proveedor y marca.
• Ubicación estratégica de los artículos en el almacén Se encarga de
recibir, clasificar, ubicar toda la mercancía que llega a la empresa para su
posterior venta o entrega por pedido a sus clientes.
• Conocer a detalle los valores del producto o servicio, fijar el precio: Fijar
e ingresar los precios de los productos, actualizar precio de artículos por
reposición
• Realizar promociones junto al departamento de marketing online de los
nuevos artículos: Informar al departamento de marketing de nuevos
artículos, nuevos precios o artículos de poca rotación para su venta.
• Mantener un control administrativo de los ingresos diarios, junto a un
reporte de los artículos vendidos: Informar a administración de los
ingresos generados diariamente y de los artículos vendidos para su
reposición.

• Funciones técnicas: encargarse de solucionar los problemas operativos

que surgen en el área de ventas.
 Cronograma de Actividades
Continuación, se muestra un cronograma con las actividades realizadas durante
la duración de la pasantía realizada en Ford Automotriz C.A la cual costo de ocho (8)
semanas

Nro Actividades realizadas Tareas

.
1 Presentación del pasante al área
de trabajo
2 Recolección de información
3 Actividades de evaluación los Evaluar los procedimientos del
procedimientos
4 Actividades de actualización de
equipos.
Presentación del pasante a el
área en la que se encontrara
trabajando las próximas semanas
Entrevista con Lic. Andrés
Vásquez
control interno
Actualización de programas y
aplicaciones, desinstalación de
programas y aplicaciones no
autorizadas.
TABLA N° 1

Recursos utilizados

 Computador Personal de mesa:

o Monitor
o Teclado
o Mouse
o CPU:
 4Gb de Ram
 Procesador Intel Pentium Dual Core E5500, 2 núcleos a 2,8Ghz
 Disco duro de 400Gb
 Sistema Operativo Windows 10 64 bits
 Conexión a internet Aba CANTV.
o Conexión al servidor mediante cables de red
 Software diverso como:
o Microsoft Office 2010
o Navegador Google Chrome
o Navegador Mozilla Firefox
 Comparación entre perfil de la especialidad y las actividades
realizadas

A continuación se muestra un cuadro comparativo entre el perfil del Analista de

Sistemas y las actividades realizadas en las pasantías.

Perfil Profesional Actividades Realizadas

Respaldo de información e
Conocimiento de software instalación de software.

Vacío y actualización de información

Manejo de base de datos en la base de datos.

TABLA N° 2

Nuevos conocimientos adquiridos

Actividades Realizadas en Conocimientos Adquiriros

General
Respaldo de información, instalación Respaldo de información e
de programas y aplicaciones. instalación de programas y
aplicaciones personalizadas.
Control de base de datos Vaciar y actualizar bases de datos

configuración de redes configuración de redes

TABLA N° 3

Aportes realizados durante el proceso de pasantías

Durante el periodo de pasantías, se realizaron los siguientes aportes:

 Agilizar los procesos administrativos
 Limpiar y ordenar el área de trabajo.
 Mejorar el control administrativo

Recomendaciones

 Implementar el sistema propuesto

 Mantener actualizado el sistema
 Hacer el mantenimiento en los equipos más seguido para que estos no estén
fuera de servicio cuando se les necesitan y ni puedan ser usados, esto ayudará
a agilizar el proceso y no irrumpirá las actividades que se estén realizando en el
momento.
 Hacer cumplir todas las reglas que estén establecidas en el área.
 Restringir el acceso a personas no autorizadas
 Mejor vigilancia
 Glosario de términos

Precio El precio es la cantidad necesaria para adquirir un bien, un servicio

u otro objetivo. Suele ser una cantidad monetaria.

Vehículo Un vehículo es una máquina que permite desplazarse de un sitio

hacia otro. Los vehículos no solo pueden transportar personas, sino
también animales, plantas y cualquier tipo de objeto.

Base de datos Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes

a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior
uso.

Almacén Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de

bienes dentro de la cadena de suministro. Los almacenes son una
infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes
económicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas,
importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores
finales, etc.)

Servicio Un Servicio representa un conjunto de acciones las cuales son

realizadas para servir a alguien, algo o alguna causa. 

Marketing Conjunto de técnicas y estudios que tienen como objeto

mejorar la comercialización de un producto.

Ventas son las actividades realizadas para incentivar potenciales clientes

a realizar una determinada compra. El concepto de ventas es muy amplio,
pero básicamente consiste en el acto de negociación en el cual una parte
es el vendedor y la otra el comprador.
Cliente Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a
cambio de dinero u otro artículo de valor.

Proveedor es una empresa o persona Que provee o abastece a otra persona de lo necesario o
conveniente para un fin determinado.
 CAPITULO IV

Diseño de la Propuesta

Título de la Propuesta
Sistema para la gestión de facturas y notas de cuentas por pagar de la Ford
Automotriz c.a ubicado en Acarigua estado portuguesa

Objetivo General
Diseñar un sistema para la gestión de facturas y notas de cuentas por pagar de la Ford
Automotriz c.a ubicado en Acarigua estado portuguesa

Objetivo especifico
 Determinar las causas del presente problema de la gestión de facturas y notas
de cuentas por pagar de la Ford Automotriz c.a
 Realizar el estudio de factibilidad para el diseño del sistema sistema para la
gestión de facturas y notas de cuentas por pagar de la Ford Automotriz c.a .
 Determinar los requerimientos funcionales y no funcionales para el diseño del
sistema para la gestión de facturas y notas de cuentas por pagar de la Ford
Automotriz c.a
 Realizar el diseño lógico y físico del sistema sistema para la gestión de facturas
y notas de cuentas por pagar de la Ford Automotriz c.a

Bases Teóricas
Sistema
Estela Raffino, (2019) define un sistema como:
“Un sistema no es otra cosa que un segmento de la realidad que puede estudiarse de
manera independiente del resto, pero en el cual sus componentes se hallan
interconectados. De manera similar, se considera que un sistema es más que la mera
sumatoria de sus partes, es decir, dentro de un sistema es posible prever el
comportamiento de sus componentes si se modifican los demás, y además los
sistemas poseen un propósito a cumplir, un fin último que garantiza su éxito.”

Sistema Informático
Juan Francisco Chacón, (2015) dice:
“Es la ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la información; este
tipo de sistemas se encargan de procesar la información de entrada (datos) y obtener
una información de salida (resultados). Estos datos deben estar contenidos en soportes
accesibles para el sistema informático y este debe depositar los resultados del
tratamiento en algún soporte comprensible para el usuario.” (P.2)

Sistema de Información
Edmundo A. Cáceres, (2014) dice:
“Son sistemas que procesan datos para producir información. Los datos son las
entradas y la información la salida. Pueden ser manuales cuando no hay intervención
de computadoras.” (P.2)

Luis Antonio Domínguez Coutiño, (2012) lo define como:

“Un grupo de elementos que realizan actividades para alcanzar un objetivo común, ya
sea operando sobre los datos, la energía o la materia para suministrar información.
“Los sistemas proporcionan información tanto de problemas como de oportunidades”.”
(P.13)

María N. Moreno García, (2013) dice:

“Conjunto de informaciones que afectan a una o más entidades en alguna de sus
Conjunto de informaciones que afectan a una o más entidades en alguna de sus
actividades, unido a las normas, recursos y procedimientos de que se disponen para
recoger, elaborar y permitir el acceso a esas informaciones.” (P.3)
Tipos de sistemas de Información
Los autores César Hernández, David Lyon, Ariana Pérez, Giancarlo Nebiolo, Juan
García y Luis Sosa, (2014) dicen:
“1. TSP (Transaction Processing System) es un tipo de sistema de información cuya
función es la administración y el manejo de datos producidos en una transacción. Una
transacción es una interacción entre dos o más partes donde ocurre un intercambio de
bienes o elementos de valor (información, dinero, etc.).

2. MISS Los sistemas de información gerencial (M.I.S. por sus siglas en inglés) son una
colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan
información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración
en la empresa.
3. DSS Los Sistemas de Soporte de Decisiones (con siglas DSS en inglés: Decision
Support Systems) son aquellos sistemas orientados a ayudar la toma de decisiones
para aquellos que se enfrentan a esta labor (en inglés llamados decisión makers).
Evidentemente, los DSS son automáticos y computarizados (pues cumplen con la
misión de los Sistemas de Información).
4. ESS Los Sistemas de Soporte a Ejecutivos (ESS) “Es un sistema de información
para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes
de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible,
provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de
dar seguimiento a los factores críticos del éxito.” (P. 5, 14, 18, 23).

Según la metodología de Kendall & Kendall para el análisis y diseño de sistemas

existen diversos tipos de sistemas de información que se acoplan a las necesidades de
las empresa; entre ellos están
TPS (Transaction Processing Systems, en español sistema de procesamiento de
transacciones) es un tipo de sistema que se encarga de recolectar, almacenar,
modificar y recupera toda la información generada por las transacciones producidas en
una organización, Este sistema funciona a un nivel operativo.

OAS (Office Automation Systems, Sistema de automatización de oficina) Son

aplicaciones destinadas a ayudar a al trabajo administrativo de una organización con
diferentes tipos de software como lo son las hojas de cálculo, procesadores de texto,
editores de presentaciones, correos electrónicos, etc.
KWS (Knowledge Work Systems, Sistemas de Trabajo de Conocimiento) Al igual que el
sistema anterior, este existe con el objetivo de ayudar con el trabajo administrativo en
analizar problemas, visualizar aspectos complejos y la integración del nuevo
conocimiento.

MIS (Management Information Systems, Sistema de información general) Este sistema

se apoya utilizando equipos de computación y software, procedimientos, manuales,
modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una
base de datos.

DSS (Decisión Support Systems, Sistema de soporte de decisiones) Es un sistema de

apoyo para la toma de decisiones; estos sistemas de apoyo suelen ser muy amplios
debido a que existen muchos enfoques a la hora de tomas decisiones y debido al
ámbitos en los cuales se toman. El apoyo a una decisión significa ayudar a las
personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar alternativas y
tomar decisiones. Se encuentran entre los sistemas de alto nivel.

ESS (Executive Support Systems, Sistema de soporte ejecutivo) Es una herramienta de

inteligencia empresarial orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorear
el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información
interna y externa a la misma.

Sistema de Información para el Control

Carlos Jara, (2015)

“El Control Interno Informático puede definirse como el sistema integrado al proceso
administrativo, en la planeación, organización, dirección y control de las operaciones
con el objeto de asegurar la protección de todos los recursos informáticos y mejorar los
índices de economía, eficiencia y efectividad de los procesos operativos
automatizados.” (P.1)

Los sistemas de información para el control en sí mismo tienen su propia jerarquía en

los que se dividen cada uno en niveles estratégicos, administrativos de conocimientos y
operativos.
Nivel estratégico, este es un nivel de alta dirección, en este se encuentran los sistemas
de soporte ejecutivo (ESS)
Nivel de gestión y administración, este nivel es considerado de directivos intermedios,
en él se pueden encontrar los sistemas de soporte de decisiones (DSS) y los sistemas
de gestión de información (MIS)
Nivel de Conocimiento, este nivel es para los trabajadores de datos y conocimientos,
aquí se encuentran los sistemas de gestión de conocimientos (KWS) y los sistemas de
oficina (OAS)
Nivel Operativo, es un nivel de directivos operativos; aquí se encuentra el sistema de
procesamiento de transacciones (TPS)

Metodología Kendall & Kendall

La metodología kendall & kendall este método que se utiliza para el desarrollo
de un sistema, separándolo por fases o también llamados ciclo de vida; en este método
se busca poder llevar a cabo el sistema que se quiera realizar mediante una completa
investigación del entorno, la factibilidad, el diseño, las necesidades, los requerimientos
y los objetivos. Esta se divide en 7 fases, las cuales son:
Fase I: identificación del problema:
Observación del entorno, realización de entrevistas con el fin de recolectar
información, construir objetivos a partir de la información obtenida, estimar el alcance
del proyecto identificar las necesidades o el problema, estudiar los riesgos que puedan
ocurrir, Presentar un informe de vialidad; toda la primera fase consiste en recolectar
información la cual será muy útil a la hora de llevar a cabo el proyecto pues será la
base de este mismo pues aparte de darnos todos los datos necesarios para comenzar
con el proyecto también nos dará una visión de si este será o no factible y que
resultados puede darnos en el futuro a la hora de llevarlo a cabo.

Fase II: Determinar los requerimientos de la información

Investigar la razón del uso del sistema actual, elaborar una lista detallada de
todos los procedimientos, Separar requerimientos funcionales y no funcionales,
Recolectar información sobre los procedimientos y operaciones que se desempeñan
actualmente, Detallar específicamente: Quiénes son los involucrados, cuál es la
actividad, regla y restricciones, entorno de desarrollo de las actividades, momentos
oportunos de desarrollo de cada función, la manera en que se desempeñan los
procedimientos actuales. La segunda fase se concentra principalmente en el estudio de
la empresa o negocio donde se planea llevar a cabo el proyecto, analizando el sistema
actual, si existe algún problema en este y como mejorarlo, las reglas que allí si
impongan la gente que se involucrara en dicho proyecto (el quien) la actividad del
negocio (el que) el dónde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuándo
(el momento oportuno) y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos
actuales) del negocio que se estudia.
Fase III: Análisis de las Necesidades:

Modelar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones ya

identificadas, Elaborar diccionario de datos y sus especificaciones, Elaborar diagramas
de procesos de cada función, Elaborar la propuesta del sistema, Realizar el análisis del
riesgo, Analizas los aspectos económicos, Elaborar un diagrama de flujo, Estimar en un
diagrama de Gantt el tiempo que tomará desarrollar el sistema. En esta fase en analista
utiliza las herramientas técnicas como los diagrama de flujos y diagramas de Gantt
para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en
una forma gráfica estructurada. El analista prepara en esta fase, una propuesta de
sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un análisis de costo/beneficio de las
alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer.

Fase IV: Diseño del sistema recomendado:

Realizar el sistema Lógico del sistema, Elaborar el procedimiento de captura de

datos, Elaborar el diseño de la base de datos, Diseñar diferentes interfaces, Elaborar
una lista de las funciones genéricas. En esta fase el analista utiliza toda la información
que recolecto en la primera fase para crear el sistema lógico, la base de datos, la
interfaz, el diseño de archivos o bases de datos, y los controles y procedimientos de
respaldo que protejan al sistema y a los datos.

Fase V: Desarrollo y Documentación de Software

Mostrar y explicar cada procedimiento, función y operación al programador.,

Realizar manuales con los procedimientos internos y externos del sistema
desarrollado, Elaborar un informe con el tiempo que tomo construir cada uno de los
procedimientos, Hacer Actualizaciones para cara procedimiento, Elaborar
demostraciones para los usuarios y la interacción con distintas interfaces. En la quinta
fase, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para realizar el
sistema lógico además de con los usuarios para desarrollar documentación efectiva
para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en línea y sitios web que
incluyan respuestas a preguntas frecuentes en archivos “léame” que se integrarán al
nuevo software.

Fase VI: Prueba y mantenimiento del sistema

Realizar la programación de las pruebas del sistema, Realizar un instrumento para
evaluar el sistema de información, Elaborar un resumen de las pruebas realizadas,
Elaborar la lista de las operaciones que pudieran sufrir modificaciones de códigos,
realizar un informe de sus pruebas y discutirlo con los programadores. Antes de poner
en total funcionamiento el sistema primero deben realizarse pruebas y evaluaciones a
este mismo para asegurarse de que todo esté en orden y que no haya errores en el
mismo; En la sexta fase se lleva a cabo el mantenimiento del sistema, una parte de la
pruebas la realizan los programadores solos, y otra la llevan a cabo de manera
conjunta con los analistas de sistemas, las pruebas con datos de muestra para
determinar con precisión cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con
datos reales del sistema actual.

Fase VII: Implementación y Evolución del sistema

Instalar los equipos de hardware necesarios para el funcionamiento del software

creado, Capacitar por medio de talleres a los usuarios en el manejo de equipos y
software creados, Evaluar la adaptabilidad de los usuarios al sistema. En la séptima y
última fase el analista participa en la implementación del sistema, se capacita a los
usuarios en el manejo de este; Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo
de vida del desarrollo de sistemas principalmente en áreas del debate. En realidad, la
evaluación se lleva a cabo durante cada una de las fases.

Para realizar la base de datos del sistema de información se debe escoger un lenguaje
de programación que se crea más conveniente o el más cómodo de usar para el
analista/programadores, el único objetivo es que el sistema lógico creado sea funcional
y fácil de usar para los usuarios.

Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos recopilados que pertenecen a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. La base de
datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que
permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese
conjunto de datos. Cada base de datos se compone de una serie de tablas en las que
se guardan los datos. En una base de datos no existe la redundancia o es mínima,
integridad de los datos, respaldo y recuperación, Seguridad de acceso y auditoría,
cosas que hacen a las bases de datos tan útiles.

Fase I: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Según la Metodología de Ciclo de vida de los sistemas por
Kendall & Kendall
El control interno es uno de los pilares fundamentales que mantienen a flote a
una organización; las faltas o incumplimientos al mismo pueden sumir a los procesos
en fallas graves, cuyas consecuencias pueden ser potencialmente riesgosas tanto para
la organización como para los clientes que recurren a ella. Lo anterior puede repercutir
o verse reflejado tanto en perdida de activos fijos, como en pérdidas en los ingresos
netos, así como dificultad para atraer clientes potenciales. Es por eso que toda
organización debe de buscar promover, potenciar, propiciar y divulgar, políticas de
control que permitan realizar los procesos bajo parámetros estandarizados con el fin de
incrementar la eficiencia y la eficacia de los resultados obtenidos.
Hoy en día, en la era de la tecnología, no sólo es importante tomar en cuenta
estos controles, sino también hacerlos lo más accesible posible, para que, de esta
manera, se puedan llevar a cabo los procesos de una forma más satisfactoria. Aquí es
donde incorporamos la teoría de los sistemas. Los sistemas de informáticos
representan una manera rápida y sencilla de facilitar el control en las instituciones,
ofreciendo una amplia gama de medidas de control y monitoreo que permiten
administrar grandes cantidades de información en muy poco tiempo y a la vez con poco
esfuerzo.
Es por esto que esta investigación busca fomentar el uso de los sistemas para el
mejorar el control interno dentro de las organizaciones, ya que estos elementos
tomados de la mano, permiten fortalecer a la misma al mejorar el rendimiento en la
realización de sus actividades. Para ello se tiene como objetivo diseñar un Sistema
para la gestión de facturas y notas de cuentas por pagar de la Ford Automotriz c.a
ubicado en Acarigua estado portuguesa y de esta manera mejorar su rendimiento.
A través de observación continua de los procesos del departamento se pudieron
identificar una variedad de problemas que amenazan el buen funcionamiento Esto lleva
a confusiones que retrasan y disminuye la eficiencia del personal.
Descripción del sistema Actual
 El sistema que se emplea en dicho Taller automotriz/venta repuestos es manual, en

la cual se lleva a cabo los siguientes procedimientos.

 En el momento que llega un proveedor despacha un pedido con condición de

crédito, la factura/nota de entrega se le coloca la fecha de llegada y los días de

crédito manualmente.

 Se procede a archivar dicho documento en una carpeta de cuentas por pagar,

donde se lleva el control de la cuentas por pagar.

 Las facturas/notas de entrega que son canceladas se retiran semanalmente de

la carpeta y son archivadas en los libros de compras.

Diagrama de flujo del sistema actual

Según Gómez C. (1.997), es una representación gráfica de la secuencia de

actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el Flujograma

muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen

del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la

cadena cliente/proveedor)

Según la forma de presentación se tomara el formato vertical, en él el flujo o la

secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las

operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según

su propósito.

El Flujograma utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del

proceso, las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y la

circulación de los datos y los documentos.

Los símbolos más comunes utilizados son los siguientes:

 Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso:

 Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien

la ejecuta se registra al interior del rectángulo:

 Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva. En

su interior se anota el nombre que corresponda:

 Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión.

La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo

muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real:

. Flujograma del Sistema Actual

 NO
Inicio ¿Pagado?

Recepción de
SI
mercancía

Registrar dia de Archivar

llegada y días de
crédito

Fin

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Esta fase permitirá concretar todos los factores notables que demuestran la
factibilidad del proyecto. Por ello, se hace necesario describir el técnico, económico y
operativo.

Estudio técnico

Mediante el estudio técnico se demuestran y justifican las alternativas técnicas

que mejor se adaptan a los criterios de optimización que se aplica en este proyecto.

De igual manera, la ejecución de este proyecto brindará al personal

administrativo de La Ford Automotriz una herramienta de apoyo en el proceso de pago
de las cuentas por pagar de los pedidos realizados.

Factores condicionantes (Estudio Técnico)

Disponibilidad de los recursos
Los propietarios del taller automotriz serán los inversionistas del sistema
mediante los aportes que realizaran para adquirir todo lo necesario para la puesta en
marcha de lo mismo.
 Capacidad administrativa
Para la realización de este proyecto se va a contar con el apoyo del personal
administrativo de La Ford Automotriz.

Descripción de las instalaciones y el personal

La Ford Automotriz cuenta con sedes propias y para la puesta en marcha el
personal del referido taller/venta repuestos conoce las herramientas básicas operativas
de un sistema de información.

Factores condicionantes (Estudio Económico)

Costo de la inversión de Recursos Humanos
En vista que se va realizar cursos de capacitación a los empleados del
taller/venta repuestos, la institución no va incurrir en ningún costo de contratar un
personal, ya que la capacitación será realizada por el investigador.

Costo de la Inversión de Recursos Físicos

Este aspecto lo constituye los recursos audiovisuales y materiales que se
utilizaran para la implantación del proyecto como son: material de apoyo y
computadora, el cual el taller/venta repuestos puede cancelar el servicio del mismo o
adquirir dichos equipos.

Factores condicionantes (Estudio Operacional)

Para la operacionalización del proyecto, se requiere la aprobación del Sistema

de Información por parte del propietario del establecimiento. Una vez, aprobado ser
implará el proyecto y se procederá a evaluar el funcionamiento del mismo en los
diferentes tópicos, con lo cual, se le solicitara la colaboración de los empleados de
dicho taller/venta repuestos el cual recibirán un curso de inducción para la operación y
mantenimiento del Sistema de Información.

FASE II: DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

 Para obtener esta información se realizó una entrevista al licenciado Andrés
Vázquez, entre las cuales se encuentra la obtención de una herramienta que ofrezca al
usuario una interfaz con un manejo sencillo de datos en un tiempo de respuesta
mínimo, esta herramienta debe permitir generar reportes de operaciones. Asimismo,
debe ofrecer seguridad y confiabilidad en el manejo de los datos.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Descripción de la interacción entre el sistema y su ambiente
independientemente de su implementación.
Requerimientos de Entrada:
 Registrar datos de los proveedores, tales como RIF, nombre de la empresa y
teléfono.
 Incluir datos de las facturas/notas de entrega tales como numero de factura/nota,
monto, fecha y días de crédito.
 Nombre de usuario y contraseña de acceso.

Requerimientos de Almacenamiento:
 Base de datos para el mantenimiento (Adición, modificación, consulta y
eliminación) de la información recolectada al momento de registrar los datos de
entrada.
 Disco duro o memoria extraíble con 8 GB de almacenamiento disponible para
incluir la información en la base de datos.

Requerimientos de Salida:
 Reportes semanal

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES:
Son requisitos que imponen restricciones en el diseño o la implementación como
restricciones en el diseño o Estándares de Calidad. Son propiedades o cualidades que
el producto debe tener.
 UPS  (Sistema de alimentación ininterrumpida). Son una fuente de suministro
eléctrico que poseen baterías que permiten brindar energía eléctrica por un
tiempo limitado a dispositivos eléctricos/electrónicos en el caso de interrupción
eléctrica para evitar perdida de datos debido a fallas eléctricas.