1.

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2. GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS-210313-210416-C274

3. 13 de marzo - 19 de marzo

4. EVALUACIÓN MÓDULO 1
Comenzado el jueves, 8 de abril de 2021, 06:49
Estado Finalizado
Finalizado en jueves, 8 de abril de 2021, 07:05
Tiempo empleado 16 minutos 6 segundos
Puntos 15.00/15.00
Calificación 100.00 de 100.00
Pregunta 1
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
La empresa Empleamos YA cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad basado en la
norma ISO 9001:2015.
Los lineamientos de esta norma establecen una serie de documentos que conforman el
sistema, los cuales son clasificados en seis grupos. ¿A qué grupo pertenece el manual
de gestión documental?

Seleccione una:
A. Documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca
del sistema de gestión de la calidad de la organización.
B. Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los
procesos de manera coherente 
C. Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o
resultados obtenidos

D. Documentos que establecen requisitos

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar
las actividades y los procesos de manera coherente

Pregunta 2
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
En la construcción del manual de gestión documental, se incluirá información sobre las
condiciones generales de la edificación, el almacenamiento y las condiciones ambientales
y técnicas, las cuales se encuentran reglamentadas por el Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación.

Seleccione entre las siguientes la norma correcta.

Seleccione una:
A. Acuerdo 060 de 2000
B. Acuerdo 050 de 2000
C. Acuerdo 049 de 2000 

D. Ley 594 de 2000

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Acuerdo 049 de 2000

Pregunta 3
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
A partir de la teoría del ciclo vital de un documento de archivo, presentada en el
interrogante anterior. ¿Cuándo un documento está en vigencia, en cuál fase se
encuentra?
Seleccione una:
A. Fase prearchivística 
B. Fase administrativa
C. Fase histórica

D. Ninguna
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Fase prearchivística

Pregunta 4
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
En la construcción de un manual de gestión documental se describen las características
de los documentos de archivo.
Señale entre las siguientes opciones, la más completa. 

Seleccione una:
A. Cumplen con la función de comunicar
B. Los documentos de archivo son la unidad básica del archivo y cumplen con dos
funciones uno de tipo material o de soporte y otra de comunicación.  
C. Los documentos de archivo corresponden a la unidad básica y funcional del archivo.

D. Cumple con la función material al garantizar la conservación de los actos y procesos

desarrollados al interior de las empresas.
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Los documentos de archivo son la unidad básica del archivo y
cumplen con dos funciones uno de tipo material o de soporte y otra de comunicación. 

Pregunta 5
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
La empresa Empleamos YA, cuenta con los siguientes tipos de documentos en su archivo
de gestión. 
Señalar para cada conjunto de características el tipo de documento al que corresponde.

Son todos aquellos documentos que contiene información

en lenguaje escrito. Generalmente su soporte material es
el papel, por tanto, son perecederos y difíciles de
conservar en el tiempo. Respuesta 1
Documentos textuales
Ejemplo: Actas, hojas de vida de candidatos, contratos de  
trabajo, hojas de vida de personas vinculadas a empresas
a través del proceso de reclutamiento y contratación.

Son todos aquellos documentos que almacenan imágenes,

Respuesta 2
por medio de cualquier técnica análoga o digital. Documentos fotográficos
Ejemplo: fotos de la infraestructura de la empresa  
Son todos aquellos documentos que almacenan sonidos e
imágenes. Ejemplo: grabación de entrevistas de trabajo Respuesta 3
individual y grupal y grabación de reuniones en teams y Documentos audiovisuales
 
en meet.
Estos documentos pueden ser documentos a la vez
Respuesta 4
documentos textuales, sonoros, audiovisuales y Documentos digitales
fotográficos.  
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Son todos aquellos documentos que contiene información en
lenguaje escrito. Generalmente su soporte material es el papel, por tanto, son
perecederos y difíciles de conservar en el tiempo.
Ejemplo: Actas, hojas de vida de candidatos, contratos de trabajo, hojas de vida de
personas vinculadas a empresas a través del proceso de reclutamiento y contratación. →
Documentos textuales, Son todos aquellos documentos que almacenan imágenes, por
medio de cualquier técnica análoga o digital. Ejemplo: fotos de la infraestructura de la
empresa → Documentos fotográficos, Son todos aquellos documentos que almacenan
sonidos e imágenes. Ejemplo: grabación de entrevistas de trabajo individual y grupal y
grabación de reuniones en teams y en meet. → Documentos audiovisuales, Estos
documentos pueden ser documentos a la vez documentos textuales, sonoros,
audiovisuales y fotográficos. → Documentos digitales

Pregunta 6
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
La empresa “Empleamos YA” SAS es una empresa nueva en el sector de reclutamiento y
contratación de personal de la ciudad de Medellín. La empresa ha establecido en su
filosofía organizacional la importancia de la comunicación escrita al interior de la empresa
y con sus grupos de interés.
De las siguientes razones, seleccione la más completa para la empresa Empleamos YA.

Seleccione una:
A.  La comunicación escrita cumple con la función de transmitir información clave sobre el
desempeño y funcionalidad de la empresa.
B. La comunicación escrita sirve como evidencia o respaldo en los procesos
C. La comunicación escrita en el entorno administrativo es obligatoria y necesaria.
La comunicación escrita en el entorno administrativo es obligatoria y necesaria

D. Todas las anteriores 

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Todas las anteriores

Pregunta 7
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Partiendo de las definiciones dadas por la Ley 594 de 2000, “el registro de información
producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones”.
Corresponde al término:

Seleccione una:
A. Ciclo de vida
B. Archivo.
C. Comunicación escrita.

D. Documento 
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Documento

Pregunta 8
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Los datos de la empresa como razón social, dirección y teléfono se pueden encontrar en
el encabezado de un documento (membrete) o en el final como pie de página.
Seleccione una:
Verdadero 

Falso
Retroalimentación
La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 9
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Un documento adquiere validez una vez se encuentre firmado y con sellos según la
entidad correspondiente. Esta característica es válida tanto para las entidades públicas
como privadas
Seleccione una:
Verdadero 

Falso
Retroalimentación
La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 10
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Los documentos administrativos de la Empresa Empleamos YA pueden contener errores
gramaticales, sintácticos o de ortografía.
Seleccione una:
Verdadero

Falso 
Retroalimentación
La respuesta correcta es 'Falso'

Pregunta 11
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
La empresa Empleamos YA, está construyendo un manual para la gestión documental de
la empresa, en la que se detallen los procesos y procedimientos requeridos para la
identificación, protección, clasificación y manejo de las comunicaciones escritas
generadas al interior de la empresa y de forma adicional las comunicaciones recibidas de
proveedores, clientes y demás.
En la construcción del glosario de términos es correcto afirmar que un documento
administrativo es toda “información y su medio de soporte”.

Seleccione una:
A. No, porque el documento puede ser cualquier dato o información y no tiene que estar
por escrito.
B. Sí, es correcto porque la definición es dada por el Diccionario de la Real Academia de
la Lengua Española.
C. Sí, es correcto incluir la definición, debido a que está documentada en la ISO
9000:2015. 

D. Sí, es correcto por que es la definición dada por la Ley 594 de 2000
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Sí, es correcto incluir la definición, debido a que está
documentada en la ISO 9000:2015.

Pregunta 12
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
El archivo puede ser definido como un conjunto ordenado de documentos que una
persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o
actividades. A su vez los archivos pueden ser clasificados según diferentes criterios.
Indicar para cada clasificación el criterio utilizado.

Según el contenido y procedencia los Respuesta 1

archivos pueden ser: Públicos o privados.
 
Los archivos centralizados y
Respuesta 2
descentralizados y mixto se encuentran Tipos de archivos según su ubicación.
en esta categoría  
Es la clasificación dada a los archivos
Respuesta 3
según la frecuencia en su utilización y Archivo de gestión, semiactivo e histórico.
el ciclo de vida.  
 Según el tipo de soporte los archivos Respuesta 4
pueden ser De Papel y electrónicos.
 
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Según el contenido y procedencia los archivos pueden ser: →
Públicos o privados., Los archivos centralizados y descentralizados y mixto se encuentran
en esta categoría → Tipos de archivos según su ubicación., Es la clasificación dada a los
archivos según la frecuencia en su utilización y el ciclo de vida. → Archivo de gestión,
semiactivo e histórico.,  Según el tipo de soporte los archivos pueden ser → De Papel y
electrónicos.

Pregunta 13
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
El Manual para la Gestión Documental de la empresa Empleamos YA, cuenta con tres
partes que son: encabezado, texto y final
Las siguientes características: claridad, integridad, brevedad, cortesía y corrección.
Corresponde a:

Seleccione una:
A. Final.
B. Encabezado.
C. Membrete.

D. Texto. 
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Texto.

Pregunta 14
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00
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Enunciado de la pregunta
Los documentos depositados en los diferentes archivos están basados en dos principios
que son:

Seleccione una:
A. Principio legal y organizativo
B. Principio de originalidad y validez
C. Principio de validez y claridad

D. Principio de orden original y procedencia 

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Principio de orden original y procedencia

Pregunta 15
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Vásquez (2006) indica que las fases del ciclo de vida de documentos pueden ser dividas,
a su vez, en diferentes momentos seleccione la respuesta correcta:

Seleccione una:
A. Planificación, vigencia, trámite y plazo precaucional
B. Fase pre-archivística y Administrativa.  
C. Prearchivística, trámite y expurgo.

D. Administrativa, vigencia, trámite y eliminación

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Fase pre-archivística y Administrativa. 
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