ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

UNIDAD 3

INFORME: SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ALMACENES TIA S.A

INSTRUCTOR

JOSE MAURICIO HERNANDEZ ARIAS

APRENDIZ

MARLEN ESPITIA SAAVEDRA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ARMENIA.QUINDIO

2020
 INFORME

SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

Seleccionar una empresa de su contexto, analizar el sistema para la

organización de documentos de archivo que esta utiliza; presentar un diagnóstico
que defina si la empresa elegida cumple o no con los parámetros de preservación
y conservación documental, y proponer recomendaciones de mejora frente a lo
encontrado.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: La conservación documental consiste en

guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiada, establecida en el Sistema Integrado de Conservación
-SIC de este documento, el cual debe cumplir.

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales.

Las edificaciones deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación

Capacidad de Almacenamiento

Distribución

Áreas de Depósito
ACTIVIDAD

Para las actividades de inspección de áreas, es necesario crear un cronograma

semestral y diligenciar el formato de Inspección Áreas de Archivo. Teniendo en
cuenta que esta actividad define los requerimientos para el mantenimiento,
reparación o renovación, el cronograma debe ser elaborado con un espacio de
tiempo de no más de treinta (30) días hábiles respecto al cronograma de
mantenimiento, con el fin de dar espacio a las contrataciones o consecución de
insumos y personal.

LAS ACTIVIDADES DE INSPECCIÓN A DESARROLLAR, SON:

Inspección de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores,

desagües y tuberías asociados a las Áreas de Archivo.

Inspección del estado de conservación de muros, techos, cielo raso, ventanas,

puertas y pisos.

Inspección de estado de conservación de estantería y archivadores.

DESARROLLO ACTIVIDAD

DIAGNOSTICO ALMACENES TIA S.A

En primera instancia, los Almacenes TIA cuentan con una edificio sede en cual
funcionan las oficinas y una instalación donde radica la zona de archivo y archivo
general, identificando que el Archivo General , no contaba con unas instalaciones
físicas que permitieran la debida organización y conservación del acervo
documental que se custodia (Historias Laborales, Libros contables, Historias
Pensiónales, Libros de Nómina, Resoluciones y demás Actos Administrativos), de
igual forma, el espacio de almacenamiento no era suficiente para recibir las
transferencias secundarias de los archivos centrales de cada una de las
sucursales a nivel nacional, la edificación que se tenía no cumplía con las
condiciones técnicas necesarias y el proceso archivístico se desarrollaba en unas
instalaciones que transitoriamente fueron adecuadas para llevar a cabo la labor
administrativa.
Los Almacenes hicieron un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e
innovación de sus condiciones en materia archivística para prestar un mejor y
eficiente servicio a sus clientes internos y externos. El cumplimiento de estos
objetivos evidenció la necesidad de realizar una reingeniería de la Gestión
Documental bajo un enfoques estratégico ya que el edificio destinado a albergar
material de archivo, deben cumplir
con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad
relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación y en estas
instalaciones no las estaban cumpliendo.

INTERVENCION

Se recomendó la construcción, adecuación y dotación de una moderna instalación

para el Archivo, que cumpla con todos los estándares de calidad en materia de
Gestión Documental contempladas por el Gobierno Nacional para todas las
entidades Públicas y Privada, bajo los criterios de bioclimatización, automatización
y sostenibilidad.

Esta edificación debe tener una buena capacidad de almacenamiento, distribución

de área, aspectos estructurales adecuados para el espacio, estanterías acorde
con las dimensiones del lugar correspondiente para la documentación, además de
esto se recomendó un sistema moderno de control de accesos, sistema de
conectividad, detección de incendios, aire acondicionado a precisión y sistema de
control de temperatura y humedad relativa. Implementado a través del Sistema de
Gestión de Calidad y certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001,
ISO14001, ISO27001 y OHSAS18001, la empresa realizó una valoración
estratégica de sus procesos , evidenciando oportunidades de mejora con el fin de
lograr una mayor competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en
cada uno de los procedimientos asociados que los desarrollan.