Unidad N. 1 - Ensayo Importancia de la Gestión Documental.

POLITÉCNICO DE SURAMERICA
Gestión Documental y Administración de Archivos-G326
Diplomado

Unidad N. 1
Importancia de la Gestión Documental

Yudy Paola Barón Becerra

02-02-2020
Bogotá DC.
Unidad N. 1 - Ensayo Importancia de la Gestión Documental.

Este ensayo se realiza con fines académico como resultado del aprendizaje
correspondiente al material de la Primera semana del curso de Gestión Documental y
Administración de Archivos. .

Como primera medida hablamos de la historia de la archivística y se conoce que los

primeros predecesores de esta ciencia surgieron en en 1571, el alemán Jacob
Rammingen se le consideraba el padre de esta disciplina archivística, fundó una
tradición, una teoría que fue llevada por siglos, el primer trabajo que se consideraron
relevante fue la clasificación de los documentos con el fin de generar un instrumento
de búsqueda sólido.

En 1841, la fotografía fue indiscutible un soporte documental de gran importancia y aun

en la actualidad se sigue considerando ya que con este medio se nos permite detectar
diferentes factores del entorno ñ. Aparte de conservar la memoria de un acontecimiento
importante.

En términos archivísticos se menciona un principio importante y son los fondos, donde

se tratan los documentos en función de su origen y no de su sujeto y por ello es
considerado uno de los conceptos base de la disciplina archivística. El manejo de los
fondos documentales no es tarea fácil se necesita amplio conocimiento para que los
documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas donde son producidos a
las instalaciones del archivo donde serán conservados para su consulta posterior a la
necesidad del usuario.

Así ya con más manejo del tema se considera que la "archivística es la ciencia que
estudia la naturaleza y origen de los documentos, principios de conservación,
organización, clasificación, para ser llevados a los medios de consulta.

De esta manera nos referimos a la Gestión Documental como una herramienta útil y
necesaria con un nivel de importancia alto en el paso de la historia y aun en la
actualidad para la humanidad. Es necesario que en cada organización, empresa se
contrate personal para esta área netamente calificado en el manejo del mismo donde
debe regirse bajo las leyes, decretos y normas que dicta el Archivo General de la
Nación para el funcionamiento correcto de la actividad archivística.

1
Unidad N. 1 - Ensayo Importancia de la Gestión Documental.

Con el paso del tiempo se han encontrado diferentes medios de conservación de los
documentos, empezando por baúles, fosas y llegando ya a la actualidad como los son
los museos, las bibliotecas, bodegas de archivo histórico, las entidades de registro y
control y en cada organización sus archivos centrales.

Ya hablando de legislación, la normatividad en relación con el archivo es aplicar el

conocimiento del marco teórico, dentro del cual está se expide y se debe cumplir por
tal razón se ha dispuesto un módulo dedicado a tal fin para ser consultado y aplicado
por cada empresa u organización legalmente constituida.

En Colombia la normatividad se encuentra dispersa en normas de carácter variado, sin

embargo el Archivo General de la Nación como ente rector de las políticas archivísticas
ha hecho una compilación de los más importantes aspectos esenciales para el manejo
y manipulación de los archivos, creando de esta manera normas principalmente
esenciales tales como; la ​Ley 80 de 1989 ​contemplada para la estructura de un marco
para la ordenación de los archivos públicos con fines de preservar el patrimonio
histórico. Ya un poco más adelantados en la historia surge en ​julio del 2000 ​la ​ley
594​, por la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. De
aquí surgen una variedad de normas, decretos y códigos un poco dispersos para el
manejo conservación y acceso a la información contenida en los documentos de
archivo de los cuales mencionó por el manejo que en mi organización se generan,
estos son:

● Artículo 252: Documentos auténticos.

● Artículo 254: Valor probatorio de las copias.
● Artículo 269: Instrumentos sin firma.
● Artículo 13: Reserva legal.
● Artículo 17: Acceso a documentos Públicos.

En toda entidad también es de importar el manejo de la documentación para

destrucción, depuración y eliminación, esta actividad se rige bajo el decreto 2649 y los
artículos 60 y 134. Con estos criterios se realiza un acta de con dicha documentación
para la verificación por parte del profesional de archivo y dueño de la información y de
allí avanzar al proceso de eliminación.

En el siglo xx la archivística llegó a un nivel más alto en la historia de esta manera

llegamos a la Era de la información dando espacio a nuevos documentos legibles, fue
necesario ampliar el conocimiento de archivo a las áreas administrativas integrándose
a las ciencias de la información, ahora se manejan los documentos digitales para la

2
Unidad N. 1 - Ensayo Importancia de la Gestión Documental.

consulta rápida de un usuario, y en control del patrimonio histórico del documento su

preservación y conservación está Era digital ha sido uno de los más grandes avances.

Hablamos de documentos comerciales, los también nombrados como mercantiles, son

tipos documentales extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones de la actividad mercantil. Aquí encontramos dos tipos. Los ​negociables​,
son todos aquellos que se pueden convertir en efectivo. Los ​no negociables, ​su
finalidad es únicamente la de servir como soporte a una transacción comercial, en
conclusión si salimos de contexto podemos deducir que un documento con firma ya
sería de gran valor y apoyo en todo momento y un documento sin firma din sellos deja
su valor sería un documento de apoyo en toda actividad.

De tal manera podemos concluir diciendo lo importante que es tener un sistema de

Gestión Documental en las organizaciones, ya que en mi opinión el archivo es una
herramienta fundamental para actividades legales, comerciales y el todo aspecto de la
vida cotidiana, no se puede ejercer ningún tipo de actividad legal ni comercial sin la
suficiente información de desarrollo, sin una base sólida para el manejo de la
información, por ello los documentos, la información el archivo es el activo más valioso
de la sociedad.