Beneficios de la gestión documental electrónica para el mejoramiento de procesos

o su contribución al aprendizaje organizacional y gestión del conocimiento.

Documentos de archivo:

Estos se caracterizan por registrar información de relevancia que haya sido

producida o recibida por la empresa, como lo son las actividades o funciones de
valor administrativo, financiero, fiscal, científico, histórico, directivo, entre otras. Es
decir, los documentos de archivo son aquellos que, por su importancia para los
procesos de la empresa, merecen su total conservación.

El administrador de archivos permite:

• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.

Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la
cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para la
empresa.

Beneficios para las organizaciones

Tener el control de la información que entra y sale de tu empresa garantiza

transparencia en los procesos y en la realización de actividades. Por ello el
contratar los servicios de los centros de atención documental te ayudarán a
identificar y a proteger tu documentación.

Los beneficios que puede adquirir son:

1. Reduce de manera considerable sus costos.

2. Optimiza espacios.
3. Puede recuperar su información de forma inmediata.
4. Reduce hasta en un 30% su archivo físico
5. Virtualiza sus documentos.
50
Archivo General Universidad Pública de Navarra. Manual de Normas y Procedimientos
Archivísticos, 2000, pág., 7.
51
Ministerio de Cultura. Diccionario de terminología archivística, 1995, pág., 46.

52
L. Torres. Algunos retos de la archivística en la era informática. La archivística y las nuevas
tecnologías: Reflexiones y experiencias, 2005, pág., 17-18.
6. Lleva a cabo trámites oportunos en atención de solicitudes.
7. Recupera satisfactoriamente los espacios físicos.

Actualmente, existe la necesidad de herramientas tecnológicas para

facilitar las labores técnicas archivísticas; pese a ello, hay dos
elementos que inciden negativamente en su aplicación: el primer punto
es el empleo indiscriminado de la tecnología sin una organización
previa del acervo; el segundo punto es carecer de lineamientos
archivísticos o no contar con una estandarización aplicada a los
proyectos relacionados con la administración del ciclo de vida de los
documentos digitales.

Existen varios tipos de formas para almacenar documentos e

imágenes en formato digital, cada una va ligada a una etapa de
desarrollo o a un modelo tecnológico, cuanto más complejo se vuelve
un escenario o mayores son los requerimientos de un sistema
particular, las tecnologías de almacenamiento se van tornado más
elaborados.

Finalmente para terminar, se indica que:

“En función de su objetivo, la archivística conserva un método invariable que se resume

en la observación de un principio fundamental que es el de Procedencia y Orden Original,
que no tiene otra finalidad que, a partir de la identificación de elementos contextuales, de
la composición, estructura, jerarquía y correlación de los elementos en que se distribuyen
las competencias y actividades de cualquier entidad, conservar o restablecer el estado
orgánico que guardan los documentos que constituyen la memoria documental de un
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ente.”

50
Archivo General Universidad Pública de Navarra. Manual de Normas y Procedimientos
Archivísticos, 2000, pág., 7.
51
Ministerio de Cultura. Diccionario de terminología archivística, 1995, pág., 46.

52
L. Torres. Algunos retos de la archivística en la era informática. La archivística y las nuevas
tecnologías: Reflexiones y experiencias, 2005, pág., 17-18.