1.

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2. GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS-210313-210416-C274

3. 20 de marzo - 26 de marzo

4. EVALUACIÓN MÓDULO 2
Comenzado el jueves, 8 de abril de 2021, 07:26
Estado Finalizado
Finalizado en jueves, 8 de abril de 2021, 07:33
Tiempo empleado 7 minutos 13 segundos
Puntos 10.00/10.00
Calificación 100.00 de 100.00
Pregunta 1
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
El mantenimiento del archivo tiene como función principal prevenir la perdida de
información y degradación de sus soportes a causa de las condiciones deficientes de
mantenimiento a nivel locativo y de infraestructura.
Seleccione una:
Verdadero 

Falso
Retroalimentación
La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 2
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Una empresa X de la ciudad de Medellín, esta conformada por diez empleados, algunos
servicios son contratados por terceros. A continuación, se presenta el organigrama de la
empresa:

A partir de la información suministrada en la guía didáctica 2, señalar que tipo de

organización tiene la empresa.

Seleccione una:
A. La organización de la empresa se encuentra registrada en un mapa de procesos.
B. La organización es de tipo informal.
C. La organización de la empresa es espontánea.
D. La organización es formal y de tipo jerárquico y se encuentra registrada en un
organigrama 
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: La organización es formal y de tipo jerárquico y se encuentra
registrada en un organigrama

Pregunta 3
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
El registro control de documentos al interior de cada empresa es importante porque ofrece
múltiples beneficios de organización y eficiencia. Seleccione entre las siguientes opciones
la que no corresponde a los propósitos o funciones del registro de documentos:
Seleccione una:
A. Identificar el destino final de la correspondencia recibida en la empresa.
B. Servir de prueba sobre la recepción y envío de documentos a una entidad.
C. Consultar datos generales sobre los documentos recibidos y enviados en la empresa
como fecha, clase de documento, asunto, remitente y destinatario.

D. Conocer el contenido y finalidad de los documentos recibidos por dependencia. 

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Conocer el contenido y finalidad de los documentos recibidos
por dependencia.

Pregunta 4
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Con respecto a la estructura organizacional de la empresa “X” es correcto afirmar:
Seleccione una:
A.
La organización jerárquica de la empresa corresponde a principios de autoridad y
subordinación.
B. El organigrama cumple con la función de informar y comunicar como se encuentra
organizada la empresa.
C.
La organización por departamentos o áreas permite mejorar la eficacia y eficiencia de la
organización.
D. La estructura organizacional de la empresa permite designar las unidades de
estructura y sub-series para la organización de documentos de archivo.

E. Todas las afirmaciones son correctas 

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Todas las afirmaciones son correctas

Pregunta 5
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Toda empresa debe definir estrategias para el mantenimiento del archivo, las cuales
deben estar enfocadas en:
Seleccione una:
A. Conservación de documentos
B. Conservación preventiva de documentos asociadas a condiciones de edificación,
almacenamiento y condiciones ambientales y técnicas.
C. Preservación a largo plazo

D. Todas las anteriores. 

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Todas las anteriores.

Pregunta 6
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00
 Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta
Indicar si la siguiente expresión es verdadera o falsa.
El entorno donde se deposita el acervo documental está sometido a riesgos; como:
Agentes externos de mayor peligrosidad se encuentran los microorganismos (biológicos).
Humedad, incendios y otros factores provocados por fenómenos naturales (terremotos).
Por la acción humana: incendios, explosiones, actos terroristas o conflictos armados,
entre otros.
 Errores o descuido como la falta de mantenimiento y ejecución de actividades
preventivas (limpieza y desinfección).
Seleccione una:
Verdadero 

Falso
Retroalimentación
La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 7
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
Seleccionar para cada definición el término que le aplica.

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura Respuesta 1

la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Certificado
 
Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en Respuesta 2
una reunión o situación específica. Acta
 
Respuesta 3
Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad Constancia
 
Documento que da a conocer datos sobre el estado de cualquier Respuesta 4
actividad, estudio o proyecto, para conocer resultados de procesos Informe
administrativos.  
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. → Certificado,
Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o
situación específica. → Acta, Documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad → Constancia, Documento que da a conocer datos sobre el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto, para conocer resultados de procesos
administrativos. → Informe

Pregunta 8
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
La edificación es el primer componente que se debe vigilar y controlar para garantizar un
óptimo mantenimiento en el archivo e incluye acciones como la identificación y valoración
de los riesgos y establecimiento de un plan de contingencias.

Seleccione una:
Verdadero 

Falso
Retroalimentación
La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 9
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta
La empresa Empleamos YA ha definido para el control de la correspondencia que llega a
la empresa la implementación de dos formatos electrónicos, como los siguientes:

El diligenciamiento de los formatos está a cargo de la recepcionista y es el único realizado

al interior de la empresa.
A partir de la información suministrada en la guía didáctica, seleccione entre las siguientes
opciones la que corresponde al caso propuesto.

Seleccione una:
A. La empresa lleva a cabo un registro de tipo general y único porque ha centralizado el
lugar de entrada y salida de los documentos 
B. La empresa lleva a cabo un registro auxiliar de la documentación que ingresa a la
empresa por dependencia.
C. La empresa lleva a cabo un registro auxiliar y único.

D. La empresa cuenta con un registro general y múltiple por que ha centralizado el control
del ingreso de documentos por cada dependencia de la empresa.
Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: La empresa lleva a cabo un registro de tipo general y único
porque ha centralizado el lugar de entrada y salida de los documentos

Pregunta 10
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00
 Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta
El acuerdo que desarrolla el tema de conservación de documentos y reglamento general
de archivos sobre planificación de la preservación, prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Seleccione una:
A. Acuerdo 060 de 2000
B. Acuerdo 049 de 2000
C. Acuerdo 07 de 1994

D. Acuerdo 050 de 2000 

Retroalimentación
Respuesta correcta
La respuesta correcta es: Acuerdo 050 de 2000
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