PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE No. 03

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 134101 V2
 Nombre del Proyecto: Desarrollo de competencias administrativas mediante el fomento de
la cultura emprendedora para la reactivación económica de la región. Código 2411397
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Efectuar acciones de apoyo a las actividades y tareas de las áreas
funcionales de la organización, asi como sus procedimientos administrativos como soporte
a las mipymes apoyados en las tecnologías.
 Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: - Despachar los documentos físicos y/o electrónicos
generados en las unidades administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas
institucionales.
 Duración de la Guía: 16 Horas
 Aprendiz: Jonathan Stiven Gusman Marquez

Evidencia 3.2

Querido aprendiz, realice una comparación de la imagen anterior, con la forma en que usted o sus
familiares llevan los documentos en su familia y responda a las siguientes preguntas:

 ¿Qué impresión causa en usted un puesto de trabajo como el presentado en la imagen?

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Me da una impresión de que en ese luger no se lleva un orden con los documentos y que los
trabajadores son muy desordenados.
 ¿Considera importante el orden en el manejo de documentos? Justifique su respuesta.
Si, ya que estoy ayuda o facilita la ubicación de os mismos en una situación en la que se los
requiera.
 Mencione los documentos que tiene en su casa
 Constancias de estudio.
 Documentos de identidad.
 Actas de nacimiento.
 Títulos de propiedad.
 Diplomas.
 ¿Cuáles son en su concepto, los documentos fundamentales para una empresa?
Para mi los mas importantes son:
 Contratos.
 Documentos fiscales.
 Licencias y permisos de empresa.
 Escrituras.
 Documentos de tesorería.
 ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscando un documento en su casa?
Como máximo media hora.
 ¿Cómo organiza sus documentos?
En mi caso los organizo por categorías, por ejemplo, los documentos académicos, los
documentos bancarios, etc.
 ¿Dónde guarda sus documentos?
En un estante para libros.
 ¿Cómo mantiene la información confidencial contenida en los documentos?
La información de carácter confidencial esta guardada en un cajón bajo llave.
 ¿Por cuánto tiempo considera que deben ser guardados?
Hasta que el documento ya no sea vigente, hasta ese momento se debería guardar.
 ¿Ha enviado documentos a una empresa, institución o persona? Explique el proceso que
siguió.
Si, primeramente se escribe el documento de manera adeacuada, luego el docmuento lo
envié por correspondencia (domicilio) y en la empresa, en la unidad de correspondencia, lo
remitieron al destinatario final.
 ¿Qué beneficios trae para una empresa el uso de la tecnología en el manejo de los
archivos?
Muchas veces los documentos en fisico se dañan y su valor no seria el mismo, mientra que
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usando los medios tecnológico se pueden preservar los documentos y que sigan teniendo
su validez.