Gestión Estratégica del Capital Humano I

Martha Alicia Rodríguez Olivas

UNIDAD 2

ANÁLISIS DE PUESTOS

Competencia específica a desarrollar

Identificar el concepto de análisis de puestos, lo cual le permitirá analizar la

relación entre los requerimientos del trabajo y el desempeño de las funciones de la
gestión del capital humano.

Vincular al análisis de puesto y a la Ley Federal de Trabajo, respecto a los

deberes, tareas o actividades del trabajo para lograr una retribución justa y
equitativa conforme al puesto que se desempeña y cómo se puede aumentar la
productividad de la organización y la relación con el sindicato.

Diferenciar cada uno de los conceptos que integran los componentes del puesto
de trabajo. También describir los métodos para la elaboración del análisis de
puestos basados en competencias. Y por último, elaborar un catálogo de análisis
de puestos basados en competencias.

Contenido de la unidad:

2.1 Concepto y utilidad del análisis de puestos.

2.2 Necesidades del análisis de puestos.
2.3 Técnicas para la elaboración del análisis de puestos.
2.4 Modelos considerados para el análisis de puestos: Perfil de alta rendimiento y
competencia laboral.
2.5 Práctica

2.1 CONCEPTO Y UTILIDAD DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

Si los puestos se diseñan bien y se desempeñan en forma adecuada, la

organización se encuentra en vías de lograr sus objetivos, de lo contrario,
disminuye la productividad y descienden las ganancias.

Para que un departamento de personal sea eficaz, sus miembros deben

comprender muy bien los puestos de toda la organización.

DEFINICIÓN: El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y

organización de la información sobre los puestos de una organización. Esta
función tiene como meta analizar cada puesto de trabajo y no el de las personas
que lo ocupan.

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Dado que los puestos no existen aisladamente, es necesario estandarizar un

procedimiento que conjunte a todos, con una base que permita establecer
comparaciones y diferenciaciones, es decir, se requiere un patrón en donde
resulten datos comparables entre sí.

Partiendo de esta base, se desarrollan cuestionarios para obtener datos

específicos sobre los puestos, características de las personas que deben
desempeñarlos y los niveles de desempeño.

Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus

objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos)
y los productos que brinda a la comunidad para tener un panorama general sobre
la organización y su desempeño.
El análisis de puestos se hace siguiendo una metodología en base a
cuestionarios, entrevistas, observación y diario o bitácora, así se obtiene la
información y después se clasifica y redacta el informe final que comprende la
Descripción del puesto y la Especificación del puesto.

El análisis de puestos implica no sólo analizar el contenido de éstos, sino informar

de los resultados obtenidos.

La descripción se centra en el puesto en sí: qué es cada puesto, cuáles son sus
funciones, cuáles son sus responsabilidades.

La especificación del puesto son las características necesarias para desempeñar

cada puesto.

Un análisis funcional de puestos es la distinción fundamental entre lo que se

hace y los empleados que lo hacen, por ejemplo un conductor NO TRANSPORTA
pasajeros, CONDUCE vehículos y cobra billetes.

IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

Es importante conocer qué hace cada trabajador y qué aptitudes requiere para
hacerlo bien.

1) Para los altos directivos representa la posibilidad de saber con todo detalle las
obligaciones y características de cada puesto

2) Los supervisores inmediatos sabrán lo que tienen que vigilar, pero necesitan
un instrumento en el que se diga con toda precisión y orden los elementos que
integran cada puesto parta explicarlo y exigir más apropiadamente las
obligaciones.

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3) Los trabajadores realizarán mejor y con más facilidad sus labores si conocen
con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos
necesarios para hacerlas bien.

4) Para el departamento de recursos humanos es básico el conocimiento

preciso de las muchas actividades que debe de coordinar.

2.2 NECESIDADES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

 LEGAL: La Ley Federal del Trabajo en su Artículo 25, fracción III establece
que deberá tenerse por escrito “el servicio o servicios que deban prestarse y
se deberán determinar con la mayor precisión posible”. En el Artículo 47,
fracción XI dice que el patrón podrá rescindir el contrato, sin incurrir en
responsabilidad, al “desobedecer el trabajador al patrón o a sus
representantes, sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo
contratado”. El Artículo 134 fracción IV marca como obligación de los
trabajadores “ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero
apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos”.

 SOCIAL: El hombre pasa parte considerable de su tiempo integrado al trabajo,

por lo que se hace necesario reflexionar que durante ese tiempo no puede
renunciar a su personalidad, intereses y sentimientos, por lo que se requiere
que su trabajo constituya una forma de realización de sus potencialidades. Si
las labores que desempeña le causan ansiedad, monotonía o disgusto, se
considerará como una maquinaria productiva. Por eso se debe conjugar los
intereses de la persona con el trabajo a realizar.

 DE EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD: Para llegar a una auténtica división de

funciones y a una mayor productividad, se requiere empezar con un estudio
analítico del trabajo a nivel de los puestos que componen la organización.
Para que las operaciones sean productivas, el trabajador necesita poseer
ciertas aptitudes físicas, habilidades y conocimientos.

TERMINOLOGÍA

- Análisis: Método lógico que consiste en separar las diversas partes

integrantes de un todo para estudiarlas en forma independiente cada una de
ellas y ver las relaciones que existen entre las mismas.

- Descripción de puestos: Forma escrita en donde se consignan las funciones

que deberán realizarse en un puesto. Esta se puede presentar en forma
genérica y analítica.

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- Descripción genérica: Breve explicación de la actividad más característica del

puesto que sirva para definirla, sin entrar en detalles innecesarios y
considerando su función como un todo.

- Descripción analítica: Descripción detallada de las funciones que se deben

realizar en el puesto, su agrupación o clasificación puede hacerse de acuerdo
a criterios de importancia, frecuencia y cronología.

- Puesto: Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones

que integran una unidad de trabajo específica e impersonal.

- Categoría: Jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles

establecidos en la estructura de la organización.

- Requerimientos: Relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona

que ocupe el puesto. Se encuentran ordenados de acuerdo a una serie de
factores.

- Denominación del puesto: Término con el que se conoce el cargo. Es

recomendable que sea de corta extensión, si es posible una sola palabra que
expresa la característica esencial del mismo.

- Clasificación de puestos: Agrupación ordenada que se hace de las

posiciones de acuerdo a criterios. Por ejemplo: Funciones (secretarias,
operarios, archivistas); características jurídicas (de planta, temporales, de
confianza, sindicalizados).

USOS DE LA INFORMACIÓN DEL ANALISIS DE PUESTOS

Decisiones de
reclutamiento y
selección

Describir y
Requerimientos
especificar los
de capacitación
puestos

Valuación de
Evaluación del
puestos
desempeño
(Compensación)

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ACTIVIDADES PREVIAS AL ANALISIS DE PUESTOS

1.- Aprobación de la gerencia

Se presenta el planteamiento del sistema como una inversión, haciendo cálculos sobre sus costos y
listanto los beneficios directos e indirectos

2.- Determinación de objetivos

- Mejorar los sistemas de trabajo
- Adiestramiento o capacitación del trabajador.
- Orientar la selección de personal (Especificación de
puestos) - Valuación de puestos

3.- Información a los trabajadores

Conseguir la cooperación de los empleados para realizar un buen análisis de puestos. Se debe instruir y
convencer al personal sobre su finalidad y utilidad.

4.- Preparación de analistas

Es necesariio preparar a una o varios analistas, quienes deberán hacer un recorrido previo y recibir
explicaciones generales para precisar los elementos de cada puesto.

PASOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS

1) Determinar el uso de la información del análisis de puestos: Es importante

empezar por determinar el uso que se dará a la información, ya que esto
determina el tipo de datos que reúna y la técnica que se utilice para hacerlo.
Por ejemplo la técnica de entrevista es útil para redactar las descripciones de
puestos y seleccionar a los empleados; la aplicación de cuestionarios de
análisis de posición proporcionan clasificaciones numéricas para cada puesto y
se puede utilizar para compararlos con propósitos de compensaciones.

2) Reunir la información previa: Revisar la información previa disponible como

organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puesto. Los
organigramas muestran la forma en que el puesto se relaciona con otras
posiciones y cuál es su lugar en la organización. Un diagrama de proceso
permite una comprensión más detallada del flujo de trabajo.. La descripción

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del puesto puede ser un buen punto a partir del cual podría preparar una
descripción revisada del puesto.

3) Seleccionar posiciones representativas para analizarlas: Esto se hace

cuando hay muchos puestos similares por analizar.

4) Reunir la información del análisis de puesto: Esto involucra la conducta

requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos
humanos.

5) Revisar la información con los participantes: Verificar la información con el

trabajador que desempeña el puesto y con un superior inmediato. Ayuda a
verificar si la información es correcta, completa y fácil de entender para todos
los involucrados.

6) Elaborar la descripción y la especificación del puesto: Son dos resultados

concretos del análisis de puestos.

1. Determinar el uso de la
información.

2. Reunir la información
previa.
PASOS EN EL ANÁLISIS DE

3. Seleccionar posiciones
representativas.
PUESTOS

4. Reunir la información del

análisis de puestos.

5. Revisar la información
con participanrtes.

6. Elaborar la descripción y
la especificación del
puesto.

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2. 3 TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DEL ANALISIS DE PUESTOS

Una vez que se reúne la información previa y que ha sido identificado el puesto
que se analizará, el siguiente paso es obtener la información sobre los deberes,
responsabilidades y actividades del puesto. Existen varias técnicas que se
pueden combinar para recabar la información.

Entrevistas

TÉCNICAS
PARA
Diario o Cuestio-
ELABORAR
bitácora EL ANÁLISIS narios
DE PUESTOS

Observa-
ción

1) Entrevistas: Pueden ser individuales con cada empleado o colectivas con un

grupo de empleados que desempeñan el mismo trabajo. Por lo general, el
supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesión de grupo. Cualquiera
que sea el tipo de entrevista es importante que el entrevistado entienda
perfectamente la razón de la misma, ya que existe una tendencia a
malinterpretar estas entrevistas como “evaluaciones de eficiencia”. Cuando se
da el caso, los entrevistados pueden no estar dispuestos a describir con
precisión sus trabajos o los de sus subordinados. Las entrevistas pueden ser:
a) Libre: no existe un orden establecido ni directriz. Se caracteriza por ser
espontánea
b) Dirigida: Se eligen temas de antemano y sobre ellos es la entrevista

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c) Estandarizada: Se basa en un cuestionario en el que se establecen con

precisión las pautas a seguir para comparaciones posteriores.

Recomendaciones para efectuar la entrevista:

 Preséntese, exponga brevemente el motivo de su visita y haga referencia a la

información que debió recibir el entrevistado.
 Préstese a contestar o a ampliar los puntos que desee el entrevistado para que
se logre la confianza y un buen estado de ánimo.
 Siga el orden del cuestionario, pero si considera que debe cambiarlo hágalo.
 Formule las preguntas claramente, puede adecuarlas, pero nunca cambie el
sentido de la misma.
 No sugiera ningún tipo de respuesta ya que deja sin valor la información
recibida.
 Cuando la respuesta es abierta, no anote la respuesta hasta que haya
verificado qué es precisamente lo que quiere decir el entrevistado.
 Escuche con atención y muestre interés por lo que conteste el entrevistado,
aliéntelo.
 No haga exclamaciones, gestos ni se ría de las respuestas, pues estropeará el
clima adecuado para la entrevista.
 Absténgase de hacer comentarios sobre el resultado del estudio o hacer
promesas sobre sus efectos.
 Asegúrese de que el entrevistado pueda verificar su descripción antes de dar
por terminada la entrevista.
 No olvide que esta técnica se refiere al PUESTO, no a la PERSONA.

2) Cuestionarios: Pueden ser estructurados, en donde cada empleado recibe un

inventario de tareas o deberes específicos y se le pide que marque las que
desempeña y cuánto tiempo le toma hacerlo. Por otro lado, existen también
cuestionarios abiertos y se le pide al empleado que describa las actividades
principales de su puesto. En la práctica, el mejor cuestionario suele estar a la
mitad de estos dos extremos. Es menos costoso que entrevistar a muchos
empleados.

3) Observación: La observación directa es especialmente útil en los trabajos que

consisten en actividades físicas observables, por ejemplo con empleados de
limpieza, de línea de ensamble y de contabilidad. No es apropiada cuando el
puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental difícil de evaluar
(abogados, ingenieros de diseño), o si con frecuencia se espera que el
empleado participe en actividades importantes que podrían ocurrir
ocasionalmente (enfermeras que manejan emergencias). La observación
directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Es necesario alentar a
la persona a que aclare los puntos no entendidos y que explique las
actividades adicionales que realiza que no se hayan observado.

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4) Diario o bitácora del participante: Se puede pedir a los trabajadores que

lleven un diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el día. El
trabajador debe anotar cada actividad que realice así como el tiempo que le
lleva hacerlo. Esto ofrece una imagen muy amplia del puesto sobre todo si se
complementa con entrevistas posteriores con el trabajador y supervisor. El
empleado puede exagerar o minimizar algunas actividades.

2.4 MODELOS CONSIDERADOS PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS: PERFIL

CLÁSICO, DE ALTO RENDIMIENTO Y COMPETENCIA LABORAL.

Los elementos que integran el reporte del análisis de puestos son dos:

1. • Identificación o encabezado.
• Descripción genérica.
DESCRIPCIÓN • Descripción específica o
DEL PUESTO analítica.

• Habilidad.
2. • Esfuerzo.
ESPECIFICACIÓN • Responsabilidad.
DEL PUESTO • Condiciones de trabajo.

COMO REDACTAR LAS DESCRIPCIONES DE PUESTOS

Una descripción de puestos es una relación por escrito de QUE hace el trabajador,
COMO lo hace y bajo QUE CONDICIONES se realiza el trabajo. Esta información
se utiliza, a su vez, para redactar una especificación del puesto.

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Una descripción será buena si cualquiera persona que la lea tiene una idea clara
y completa del puesto.

No existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos, pero

generalmente se distinguen tres partes:

1) Encabezado o Identificación del puesto y contiene los siguientes datos

a) Título del puesto.
b) Número o clave que se le asigna al puesto.
c) Ubicación (departamento, sección o taller en donde se desarrollan las
actividades.
d) Especificación de las máquinas o herramientas empleadas por el
trabajador, tanto para fijar su responsabilidad si están a su cargo, como
para precisar mejor el tipo de trabajo que se realiza.
e) Jerarquía y contactos: se añade el título del funcionario a quien reporta, los
de los trabajadores a sus órdenes inmediatos y los contactos permanentes
que tiene dentro y fuera de la empresa.
f) Puestos que conforme a los requisitos de la especificación y valuación,
constituyan el inmediato superior e inferior dentro de una línea de labores,
esto ayuda a establecer científicamente un escalafón por líneas o
especialidades.
g) Puestos que representan la mayor afinidad de trabajo y cualidades, para
fines de substituciones temporales.
h) Número de trabajadores que desempeñan el puesto.
i) Nombre y firma del analista y supervisor inmediato.
j) Fecha del análisis, para saber su antigüedad y validez.

2) Descripción genérica: Consiste en una explicación de conjunto de las

actividades del puesto, considerado como un todo. Suele conocerse también
como resumen o finalidades generales. Debe ser muy breve.

3) Descripción específica o analítica: Consiste en una exposición detallada de

las operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado.
Debe procurarse la separación de las actividades continuas, de las periódicas
o eventuales.

Tratándose de trabajos de supervisión o dirección, es preferible seguir un

orden lógico, partiendo de las funciones más generales a las más concretas
comprendidas en ellas.

Pueden añadirse dibujos de las piezas manufacturadas y esquemas de las

máquinas empleadas, si con esto se facilita la más clara inteligencia del
trabajo.

Debe expresarse qué tiempo de la jornada, aproximadamente, se dedica a

cada actividad, al menos en las continuas y periódicas.

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COMO REDACTAR ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

La especificación del puesto responde a la pregunta ¿QUÉ EXPERIENCIA Y

CARACTERÍSTICAS HUMANAS SON NECESARIAS PARA HACER BIEN ESTE
TRABAJO? Esto muestra el tipo de persona que se debe reclutar y las
cualidades que se le deben examinar. La especificación de puesto puede ser una
sección de la descripción del puesto o un documento completamente separado.

Los requisitos mínimos para que el puesto sea desempeñado eficientemente se

conocen como FACTORES y el número y clase de estos factores va a depender
de los objetivos a que se destine el análisis y de la amplitud del personal
analizado. Los factores que se utilizan son:

1) Habilidad
 Adaptabilidad a diversos puestos.
 Aptitud analítica.
 Conocimiento de equipo, herramientas y operaciones.
 Destreza manual.
 Don de mando.
 Exactitud de cálculo.
 Ingenio, iniciativa, precisión.

2) Esfuerzo
 Atención continua.
 Esfuerzo físico.
 Esfuerzo mental.
 Esfuerzo auditivo.
 Esfuerzo visual.
 Tensión nerviosa.

3) Responsabilidad
 Calidad.
 Cantidad.
 Datos confidenciales.
 Dinero.
 Costos.
 Equipo.
 Informes.
 Procesos.
 Seguridad de otros.

4) Condiciones de trabajo
 Ambiente (calor, humedad, iluminación, ruido, polvo).
 Deterioro de ropa.

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 Peligro de accidentes de trabajo.

 Peligro de enfermedades profesionales.
 Postura incómoda.

REQUISITOS DE ESTILO

CLARIDAD SENCILLEZ CONCISIÓN

PRECISIÓN VIVEZA

 Claridad: Evitar términos que puedan entenderse en dos o más sentidos

(asistir, verificar).

 Sencillez: Emplear un lenguaje accesible a todos.

 Concisión: Emplear el menor número posible de palabras.

 Precisión: Excluir términos vagos como “poco”, “mucho”, “frecuente”, “largo”.

 Viveza: Utilizar verbos funcionales como “corta”, “taladra”, conviene iniciar

con ellos cada párrafo y usarlos en presente indicativo.

2.5 Práctica: El alumno analizará un puesto real en una empresa y elaborará el

reporte del mismo.

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