INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN

El tema de organización es muy complejo, por ello

estudiar cada esencia es importante para entenderla.
Para materializar el diseño de la estructura
organizacional y todo lo que conlleva, son necesarios
los instrumentos. Es indispensable contar con ellas y
aplicarlas de acuerdo con las necesidades de cada
grupo.
Las principales herramientas de la organización son:

 La descripción y asignación de puesto

(Mediante análisis).
 Organigramas.
 Manuales de Organización.
ANÁLISIS DE PUESTO
Es una técnica que estudia de manera detallada las organizaciones para las cuales se
realizan los procesos de reclutamiento y selección, con el fin de conocer lo que cada
trabajador hace y las aptitudes que se requieren para desempeñarse eficientemente en un
puesto determinado, por lo que es indispensables saber previamente qué se va a realizar
en éste.
Este documento detalla:

 Cuáles son las responsabilidades del trabajador

 Qué tipo de autoridad tendrá.
 Quién es su jefe.
 Quiénes son sus subordinados
 Con quiénes coordinara sus tareas o deberes.
En este punto es importante definir tres términos importantes que están implícitos.

 RESPONSABILIDAD. Es lo que se le designa a un trabajador mediante una actividad.

 AUTORIDAD. Es el derecho o poder para actuar sobrellevando la responsabilidad.
 SUBORDINACION. La obligación de sobrellevar una responsabilidad.
PUESTO DE TRABAJO

 Un puesto de trabajo determina en gran medida el rol que desempeñan las

personas en las organizaciones.
 Implica dos elementos esenciales:

Contenido Requisitos
Determinado por el conjunto de Determinados por los factores de
funciones concretas. habilidad, esfuerzo, responsabilidad y
condiciones de trabajo.

Para el análisis de puestos se requiere:

o Recabar los datos con integridad y precisión.
o Separar los elementos objetivos de los subjetivos.
o Consignar los datos de manera clara y sistemática.
o Organizar el conjunto de los resultados del análisis.

PROCESO DEL ANALISIS DE PUESTOS:

1. APROBACIÓN POR PARTE DE LA GERENCIA:
Se debe elaborar un plan a manera de inversión con los beneficios a obtener y hacer el
presupuesto de una manera clara, precisa y justificable.

 Fijar objetivos
 Establecimiento de un programa de acción.
 Seleccionar el personal que realizará el análisis.
 Entrenar a los analistas.
 Definir métodos de trabajo y diseñar instrumentos de recopilación de datos:
entrevistas, cuestionarios, observación directa.
 Campaña de información y motivación a los trabajadores: folletos, carteles,
boletines.
 Selección de los titulares del puesto, de quienes se obtendrá la información:
experiencia en el puesto, rendimiento adecuado, facilidad para comunicarse,
responsabilidad, tipo de relaciones con otros.

2. ACTIVIDADES PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS :

La descripción del puesto supone elaborar un listado de las responsabilidades,
relaciones jerárquicas, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión, los
principales medios para recolectar esa información:
 A. La observación directa: Permite recabar información directa, pero utilizarla
como método exclusivo resulta insuficiente. Para hacerla más confiable se
puede complementar con un registro anecdótico, el cual permitirá establecer
los antecedentes y consecuentes de la tarea realizada en un momento
determinado. Esta técnica suele ser más útil en niveles operativos.

B. La entrevista: Puede utilizarse para complementar la observación directa. Cabe

recordar la importancia que reviste establecer el rapport y comenzar
informando sobre la importancia y los beneficios del uso del análisis de puestos.

C. Los cuestionarios: Debe tomarse en cuenta que los cuestionarios utilizados

deben estar adaptados a las características de la organización, a la información
que se desea obtener y los objetivos que pretende la aplicación. Los
cuestionarios pueden presentar las siguientes dificultades:
 La elaboración: Redactados de tal forma que se obtengan los datos
deseados.
 La redacción (de forma comprensible y sin ambigüedades).

3. ELABORACION DEL ANÁLISIS DE PUESTOS DEFINITIVO:

Una vez recopilados, analizados y verificados los datos, se elaborará el análisis de
puestos definitivo, en términos claros y precisos. Se recomienda hacerse en su
totalidad anualmente o cada dos años antes de la revisión del contrato colectivo de
trabajo. El informe debe redactarse en términos claros y concisos. Se debe anexar los
apuntes que hizo el analista en cada descripción para revelar porqué se tomaron unos
datos o se aclararon otros. Pueden incluirse las recomendaciones que el analista
considere pertinentes.

Descripción

Análisis de
puesto

Especificación
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
 Se define como un producto del análisis de puestos, que consiste en un
informe escrito sobre su contenido con base en las funciones que comprende.
 Contiene: descripción del encabezado (Ficha de identificación), descripción
genérica, descripción específica
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO

Determina las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para la

correcta ejecución de un puesto de trabajo, agrupadas en 3 categorías: habilidades,
conocimientos y aptitudes.
1. CONTENIDO: Habilidades Capacidad necesaria para ejecutar una tarea.

Entrenamiento
FÍSICAS Destreza
Agilidad
Rapidez

Escolaridad
Experiencia
INTELECTUALES Criterio
Inicativa
Conocimientos
Capacidad de expresion

Responsabilidad: Se mide en términos de probabilidad-riesgo y consecuencias de los

errores que pueda cometer el trabajador).
Esfuerzo: Está determinado por el tipo de habilidad que se requiere del trabajador, así
como la intensidad o grado en que dicha destreza es aplicada).
Condiciones físicas: Condiciones del medio en que se realiza el trabajo, así como los
riesgos que asume el ocupante del puesto.
 2. DATOS DEL PUESTO Son elementos de cierre del análisis que sirvan de referencia,
e incluyen los datos de la persona que entrevistó, de quien obtuvo la información,
fecha de entrevista y en la que se terminó el análisis.
FUNCIONES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
- Selección de personal
- Fijar programas adecuados de entrenamiento
- Valuar puesto
- Mejorar los sistemas salariales
- Seguridad industrial
- Hacer un estudio de calificación de méritos

ORGANIGRAMAS
El organigrama es el resultado de la organización, ya que es la representación gráfica de
cómo se organizó la empresa. El organigrama es un conjunto de figuras geométricas que
representan órganos y líneas que se utilizan para dar una idea grafica de cómo está
estructurada una organización, por ello es de gran utilidad en la empresa. Inclusive
muestra a detalle los nombres de quienes ocupan cada órgano o línea en la empresa. Los
organigramas ayudan a la tarea de identificar y relacionar las diversas partes de la
organización.
 LIMITACIONES

 Muestra únicamente las relaciones formales de autoridad sin contemplar

relaciones informales significativas.
 Algunas veces no se muestra como debería ser la organización (Si no actualiza
constantemente).
 En ocasiones refleja solo la estructura parcial de la organización.
 Se requieren referencias para entenderlo.
REQUISITOS

 Precisión. En los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones

deber definirse con exactitud.
 Sencillez. Debe ser, ante todo, muy claro y que no contenga un número excesivo
de cuadros y puestos.
 Uniformidad. En su diseño es conveniente simplificar tecnicismos, líneas y su
composición para una fácil comprensión.
 Presentación. Los organigramas deben contener el nombre de las funciones y no
de personas, los organigramas representan la estructura del cuerpo administrativo.
 Vigencia. Para conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados.
CLASIFICACIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS
El organigrama también cuenta con las siguientes características en cuanto a su orden.

 Por su ámbito de aplicación:

1. GENERALES

Contienen información de una organización hasta determinado nivel jerárquico,

depende de su magnitud y características.
2. DEPARTAMENTALES O ESPECIFICOS

Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de

la organización.

 Por su contenido
1. INTEGRALES

Son la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una

organización, así como sus relaciones de jerarquía y características.
2. FUNCIONALES

Incluyen el diagrama de organización, además de las unidades y sus

interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades
incluidas en el gráfico.
 3. DE PUESTO PLAZA Y UNIDADES

Indican por cada unidad consignada las necesidades en cuanto a puestos, así como
el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los
nombres de las personas que ocupan las plazas, aunque esto no es común.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN
El manual de organización nació de la practica principalmente para asentar por escrito
todas las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente por
escrito de todas las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter
permanente que se consideran necesarias para el buen funcionamiento de la empresa,
eliminando los inconvenientes y prejuicios que trae consigo dejar las cosas a la memoria,
el criterio o al buen juicio personal.

ALGUNAS VENTAJAS DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN

 Minimizan los errores

 Los directivos y ejecutivos no tienen que estar repitiendo órdenes que están
oportunamente detalladas en el manual.
 Sirven de guía para los nuevos empleados.
 Facilitan el control interno.
 Hacen posible la aplicación de los mejores métodos de trabajo.
CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Los elementos de un manual de organización son los organigramas, las descripciones y las
especificaciones de puesto. Algunas instituciones, aparte de estos tres elementos,
incluyen aspectos tales como fundamento jurídico para su elaboración, objetivos del
manual y alguno que otro elemento que se requiere de acuerdo con el criterio de quienes
lo formulan y circunstancias propias de la empresa.