Manual SisHuila

Código: SGN-C043-
SISTEMA DE GESTIÒN INTEGRADO

M821
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DEL HUILA
MANUAL MÓDULO ASEGURAMIENTO Versión: 2
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MANUAL MODULO ASEGURAMIENTO
GOBERNACIÓN DEL HUILA

2016
REVISÓ APROBÓ
NOMBRE Y FIRMA
CARGO
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Contenido
1. Acceso al sistema................................................................................................................5
1.1 Autenticar......................................................................................................................5
1.2 Olvido de Contraseña....................................................................................................5
1.3 Acceder Módulo SISHUILA............................................................................................7
2. Base SISHUILA.....................................................................................................................8
2.1 Cuadro de Mando.........................................................................................................8
2.2 Consulta......................................................................................................................10
2.3 Lista Afiliados..............................................................................................................10
2.4 Nueva Afiliación..........................................................................................................13
2.5 Histórico de Novedades..............................................................................................16
3. Solicitudes.........................................................................................................................19
3.1 Afiliaciones..................................................................................................................19
3.2 Novedades..................................................................................................................22
3.3 Traslados.....................................................................................................................24
4.1 Afiliados BDUA............................................................................................................29
4.2 Afiliados SISBEN..........................................................................................................29
4.3 Afiliados Contributivo.................................................................................................30
4.4 Afiliados Excepción.....................................................................................................31
5. Depuración.......................................................................................................................32
5.1 Duplicados Contributivo.............................................................................................32
5.2 Duplicados Excepción..................................................................................................34
5.3 Registro PPNA.............................................................................................................36
5.4 Listado de Evolución de Documento..........................................................................36
6. Plano.................................................................................................................................38
6.1 Cargue Plano / Municipio............................................................................................38
6.2 Cargue Plano Eps........................................................................................................39
6.3 Procesamiento de Planos............................................................................................39
7. Control de Cambios..........................................................................................................41
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El manual del módulo de Aseguramiento es una guía básica que contiene las instrucciones
para el manejo de la herramienta.
1. Acceso al sistema
Para acceder al sistema de Gestión Documental se debe ingresar a la url

http://extranet.huila.gov.co/ y a continuación escribir el usuario y la contraseña que le
han sido asignados previamente. Ver Imagen 1.
Una vez ingresados los datos se debe dar clic en el botón Autenticar.
Imagen 1. Acceso al Sistema
1.1 Autenticar
Para su ingreso debe solicitar sus usuarios y clave a la Secretaria de Salud Departamental
del Huila. Una vez que le asigne sus respectivas claves y accesos podrá utilizar el sistema.
1.2 Olvido de Contraseña
En caso de haber olvidado la contraseña de ingreso, se puede obtener una nueva dando
clic en “aquí” que está ubicado en ¿Olvido la contraseña? Ver Imagen 2.
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Imagen 2. Olvido de contraseña
Por ultimo se digita el nombre de usuario y el correo corporativo. Ver Imagen 3.

Si el Usuario y el Email coinsiden, se enviara un link al correo para volver a restablecer la
contraseña.
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Imagen 3. Ingresar email
1.3 Acceder Módulo SISHUILA
Una vez dentro del sistema, se le da clic en Aplicaciones. Ver Imagen 4.
Imagen 4. Ingresar a Aplicaciones del Sistema
Se busca la categoría de SISHUILA, y se selecciona el módulo de Aseguramiento. Ver

Imagen 5
Imagen 5. Ingreso al módulo de Aseguramiento
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2. Base SISHUILA
2.1 Cuadro de Mando
Al ingresar al módulo inicialmente aparecerá el Cuadro de Mando, donde muestra cuantos

afiliados hay registrados en el municipio, tanto los del régimen subsidiados como los del
régimen contributivo activos (1). Se encuentra una lista de notificaciones para revisar
documentos de resoluciones y acuerdos de salud del gobierno para tener en cuenta (2).
Ver Imagen 6.
Imagen 6. Cuadro de mando
En la parte inferior del formulario se puede visualizar las personas que aparecen
duplicadas en otro grupo, por ejemplo las personas que aparecen en la base de afiliados
excepción que este en el ejército y aparezcan registrado también en la base de subsidiado.
Ver Imagen 7
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Imagen 7. Personas Duplicadas en otras Bases
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2.2 Consulta
En Consulta se realiza la consulta de todos los afiliados registrados en el departamento, se

puede consultar con el Número de Documento de Identidad, Nombres y Apellidos. En
“Ver” se encuentra los datos personales del afiliado. Ver Imagen 8
Imagen 8. Consulta
2.3 Lista Afiliados
En Lista de Afiliados se encuentran las personas del régimen Subsidiado, se puede hacer la
consulta por EPS, Número de Identificación y por Nombre y Apellido.
Al dar clic en “Ver”, se podrá percibir los datos del afiliado. Ver Imagen 9
Imagen 9. Consulta Lista de Afiliados
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Una vez que se haya dado clic en “Ver”, aparecerá una nueva ventana. En el botón
“Acciones” se encuentra algunas opciones a realizar. Ver Imagen 10.
Imagen 10. Datos personales del afiliado
La opción “Actualizar Datos”, permite editar los datos del afiliado, si se desean guardar
los cambios, se oprime el botón “Guardar”, o si no “Cancelar” para cancelar y salir del
editor. Ver Imagen 11.
Imagen 11. Editar Datos del Afiliado
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La opción “Generar Novedad de Retiro”, es para reportar porqué se desea retirar del
régimen subsidiado al afiliado, (Ejemplo: retiro por muerte). Ver Imagen 12.
Imagen 12. Generar Novedad de Retiro
La opción “Generar Novedad de Traslado EPS”, se utiliza cuando el afiliado a cambiado de

EPS.
En el Campo EPS se selecciona la EPS por el cual se hace el cambio. Ver Imagen 13.
Imagen 13. Generar Novedad de Traslado EPS
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El Histórico Novedades, permite visualizar el historial de novedades que ha tenido el

afiliado. Ver Imagen 14.
Imagen 14. Histórico Novedades – Afiliación SUBSIDIADO
2.4 Nueva Afiliación
En Nueva Afiliación, permite ingresar las nuevas personas que van a pertenecer al régimen
Subsidiado. Ver Imagen 15.
Imagen 15. Nueva Afiliación
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Si es Jefe de Hogar, se selecciona que Sí y se llenan los campos del formulario, se siguen
los pasos del asistente. Ver Imagen 16. En el paso número (4) del asistente pedirá registrar
a las personas que serán beneficiadas junto al afiliado que se está creando ver Imagen 17,
si no hay beneficiaros se da clic en “Guardar” para terminar de registrar el nuevo afiliado.
Imagen 16. Creación de Nueva Afiliación
Imagen 17. Formulario Nuevo Beneficiario
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Si no es Jefe de Hogar, se selecciona que No y los pasos del asistente cambian. Ver Imagen
18. El botón “Buscar” permite buscar al Jefe de Hogar que está registrado en la base de
datos subsidiados de SISHUILA, y se sigue los pasos del asistente. Ver Imagen 19.
Imagen 18. Botón buscar Jefe de Hogar
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Imagen 19. Buscar Jefe de Hogar
2.5 Histórico de Novedades
En Histórico de Novedades, se puede encontrar todo el historial de las novedades de los

afiliados de SISHUILA, en donde se puede consultar por Municipio, EPS, Tipo de Novedad,
Estado de la Novedad o por Fechas.
Cuando se hace la consulta por afiliados del régimen Subsidiado de SISHUILA, se puede
visualizar los detalles del historial del afiliado dando clic donde se referencia el número
(1), de inmediato se despliega la información del usuario y los datos cambiados (2), en el
botón “Acciones” se puede Exportar El Histórico de Novedades a Excel o un archivo plano
(3). Ver Imagen 20.
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Imagen 20. Detalles del Histórico de Novedades
La opción “Exportar Histórico de novedades permite exportar todo el histórico de

Novedades a un solo archivo, donde se pueden seleccionar los campos que se necesitan
en la exportación como los tipos de novedades, la EPS, fecha inicial, fecha final los tipos de
novedades. Ver Imagen 21.
En el campo Formato se escoge el formato que se desee, Excel o Archivo Plano.
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Imagen 21. Exportar histórico novedades
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3. Solicitudes
3.1 Afiliaciones
En Afiliaciones, se encuentran las Solicitudes de Afiliación de personas que quieren ser

parte del régimen Subsidiado del departamento del Huila.
Al dar clic en (Ver Imagen 22) se puede visualizar los datos del solicitante, en el
botón “Acciones” se encuentra la opción de “Editar”, en donde se pueden hacer algunos
cambios a los datos del solicitante y en la opción Negar o Aprobar la solicitud, se niega o
se aprueba la solicitud respectivamente.
Imagen 22. Afiliaciones
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Si la solicitud de afiliación tiene Advertencias (las advertencias, aparecen cuando el

afiliado se encuentra ya registrado en otras bases como la de contributivo, BDUA, etc),
tiene las opciones de Editar o Negar (dependiendo de la advertencia, si la advertencia es
que ya se encuentra registrado en la base de subsidiados, no permitirá aprobar la solicitud
de afiliación). Ver Figura 23.
Imagen 23. Ver solicitud de Afiliación
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Si se desea aprobar o negar múltiples solicitudes a la vez, se seleccionan todas las

solicitudes en donde indica el número (1) y en el botón “Acciones” se pueden “Aprobar” o
“Negar” las solicitudes. Ver Imagen 24.
Imagen 24. Aprobación Múltiple
Si se da Aprobar, saldrá una ventana emergente donde indica cuantas solicitudes se van
aprobar y para escribir alguna observación si fuera el caso. Ver Imagen 25
Imagen 25. Aprobar traslado
Si se niega, saldrá una ventana emergente donde se tendrá que seleccionar el motivo de
la negación. Imagen 26.
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Imagen 26. Negar afiliaciones
3.2 Novedades
En Novedades, se encuentran todas las Solicitudes de Novedades que están pendientes

por Aprobar o Negar. Ver Imagen 27.
Imagen 27. Solicitud de Novedades
Para Aprobar o Negar la Novedad hay dos formas: individual o grupal. El botón “Acciones”
que aparece al lado derecho del afiliado permite “Aprobar” o “Negar” una Solicitud y se
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pueden Filtrar todas las Novedades Pendientes del Afiliado si por algún caso son varias
novedades de un solo afiliado. Ver Imagen 28.
Imagen 28. Botón Acciones por Afiliado
La otra forma de Aprobar o Negar una Solicitud de Novedades, es en el botón “Acciones”

que aparece en el lado superior derecho, se pueden Aprobar o Negar múltiples solicitudes
a la vez. Ver Imagen 29.
Imagen 29. Botón acciones para Múltiple Aprobación o Negación.
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La opción “Exportar Novedades Pendientes” permite exportar todas las Solicitudes de

Novedades a un solo archivo, donde se pueden seleccionar los campos que se necesitan
en la exportación como los tipos de novedades, el municipio, la EPS, fecha inicial, fecha
final. Ver Imagen 30.
En el campo Formato se escoge el Formato que se desee, Excel o Archivo Plano.
Imagen 30. Exportar Novedades Pendientes
3.3 Traslados
En Afiliaciones, se encuentran las solicitudes de Traslado de EPS y Municipio.
Al dar clic en se puede visualizar los datos del solicitante, en el botón “Acciones” se
encuentra la opción de Negar o Aprobar la solicitud, se niega o se aprueba la solicitud
respectivamente dependiendo si tiene Advertencias o no. Ver Imagen 31.
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Imagen 31. Traslados
Si la solicitud de traslado tiene Advertencias (las advertencias, aparecen cuando el afiliado

no se encuentra registrado en la base de subsidiado de SISHUILA), tiene solo la opción de
Negar la solicitud de traslado. Ver Figura 32.
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Imagen 32. Traslado con advertencia
Si se desea aprobar o negar múltiples solicitudes a la vez, se seleccionan todas las
solicitudes en y en el botón “Acciones” se pueden “Aprobar” o “Negar” las

solicitudes que no tienen advertencias. Ver Imagen 33.
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Imagen 33. Aprobación múltiple
Si se da Aprobar, saldrá una ventana emergente donde indica cuantas solicitudes se van
aprobar y para escribir alguna observación si fuera el caso. Ver Imagen 34
Imagen 34. Aprobar traslado
Si se niega, saldrá una ventana emergente donde se tendrá que seleccionar el motivo de
la negación. Imagen 35.
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Imagen 35. Negar un Traslado
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4. Otras bases
En otras Bases, se encuentran las bases de datos de todas las bases de salud del país.
4.1 Afiliados BDUA
Afiliados BDUA (Base de Datos Única De afiliados), es donde aparecen las personas
afiliadas al Régimen Subsidiado, se puede hacer la consulta de usuarios por EPS, Número
de Identificación o por Nombre. Ver Imagen 36.
El botón “Ver” permite visualizar los datos del afiliado, pero estos no se pueden
editar.
Imagen 36. Afiliados BDUA
4.2 Afiliados SISBEN
En esta base se encuentran todas las personas afiliadas al SISBEN, su nivel de consulta
puede ser por Nombre o Número de Identificación, el botón “Ver” permite visualizar los
datos del afiliado, pero no se pueden editar. Ver Imagen 37.
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Imagen 37. Afiliados al SISBEN
4.3 Afiliados Contributivo
En esta base, se encuentran todas las personas afiliadas al Régimen Contributivo, su

diseño y nivel de consulta es la misma de la Lista de Afiliados BDUA. Ver Imagen 38.
Imagen 38. Afiliados Contributivos
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4.4 Afiliados Excepción
En esta base, se encuentran todas las personas del régimen de Excepción, su diseño y
nivel de consulta es la misma de la Lista de Afiliados BDUA. Ver Imagen 39.
El botón “Ver” permite ver los datos del afiliado, los del cotizante y los beneficiarios.
Imagen 39. Afiliados Excepción
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5. Depuración
5.1 Duplicados Contributivo
En duplicados Contributivo se encuentran las personas que aparecen registrados en el

Régimen Subsidiados y en el Régimen Contributivo, solo se puede visualizar la información
mas no editarlos. Se puede filtrar por EPS. Ver Imagen 40.
Imagen 40. Duplicados Contributivo
El botón “Acciones”, permite ver los datos del afiliado en subsidiado y Generar Novedad
de Retiro de la base de datos de subsidiado de SISHUILA. Ver Imagen 41 y 42.
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Imagen 41. Botón Acciones
Imagen 42. Novedad de Retiro
El botón “Acciones” que se encuentra al lado superior derecho, permite Generar Novedad
de Retiro de la base de datos de subsidiado de SISHUILA, ya sea seleccionando varias a la
vez o una por una. Ver Imagen 43.
Imagen 43. Generar Novedades de Retiro
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5.2 Duplicados Excepción
En duplicados Subsidiado/Excepción, se encuentra las personas que aparecen registrados

en el Régimen Subsidiados y en el Régimen de Excepción, solo se puede visualizar la
información mas no editarlos. Se puede filtrar por EPS. Ver Imagen 44.
Imagen 44. Duplicados Subsidiado/Excepción
El botón “Acciones”, permite ver los datos del afiliado en subsidiado y Generar Novedad
de Retiro de la base de datos de subsidiado de SISHUILA. Ver Imagen 45 y 46.
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Imagen 46. Novedad de Retiro
El botón “Acciones”, es para Generar Novedad de Retiro de la base de datos Subsidiado

de SISHUILA. Ver Imagen 47.
33
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5.3 Registro PPNA
En el Registro de PPNA, se encuentran las personas de la Población Pobre No Asegurada.

Tiene para consultar por Número de Identificación o por Nombre. Ver Imagen 48.
El botón “Ver” permite visualizar los datos del afiliado.
Imagen 48. Registro PPNA
5.4 Listado de Evolución de Documento
Son los afiliados del BDUA que han evolucionado o cambiado su documento de identidad,
de Registro Civil a Tarjeta de Identidad y de Tarjeta de Identidad a Cedula. Solo se puede
consultar los datos del afiliado por EPS, Documento de Evolución y exportar todos los
afiliados a un archivo plano. Ver Imagen 49.
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Imagen 49. Listado de Evolución de Documento
En el botón “Acciones” que se encuentra al lado derecho de cada afiliado, se puede ver
los datos del afiliado. Ver Imagen 50.
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6. Plano
6.1 Cargue Plano / Municipio
Es donde se carga los planos del municipio, para cargar el plano se da clic en “Seleccionar”
y aparece una ventana que permite escoger el archivo plano que se va a cargar, una vez se
escoge el archivo el sistema muestra el Tipo Plano que se está queriendo subir. Ver
Imagen 51.
Imagen 51. Cargue Plano / Municipio
Luego se da clic en “Siguiente” y si el archivo no presenta problemas, aparecerá una

notificación de que el archivo se ha cargado satisfactoriamente. Ver Imagen 52.
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Imagen 52. Cargue Satisfactorio

Cabe recordar que la estructura de los archivos planos debe ser de acuerdo a la
Resolución 1344.
6.2 Cargue Plano Eps

Permite cargar los planos de cada Eps, es prácticamente igual que el anterior, pero se
debe escoger la entidad de donde es el plano y se siguen los pasos del asistente. Ver
Imagen 53.
Imagen 53. Cargue Plano/EPS
6.3 Procesamiento de Planos
En procesamiento de Planos se encuentra todos los procesos de cargue de planos, allí

aparece para seleccionar la Entidad, para buscar los planos correspondientes y aparece
una grilla con la lista de los planos que se han cargado, allí muestra en la columna el
Estado si ha finalizado o si hubo error al cargar el archivo plano. Ver Imagen 54.
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Imagen 54. Procesamiento de Planos
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7. Control de Cambios
Versión Vigencia Identificación de los cambios Responsable

20 Diciembre Profesional
1 Primera versión
2014 Universitario
Se modificó el manual en su totalidad
debido a su estado de obsolescencia,
actualizando todos los ítems con sus
respectivas imágenes. Profesional
2 15 Abril 2016
Ajustes solicitados en el desarrollo del Universitario
contrato No. 368 de 2015 celebrado entre
E&T Desarrollos S.A.S y la Gobernación del
Huila
39

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SISTEMA DE GESTIÒN INTEGRADO

MANUAL MODULO ASEGURAMIENTO

GOBERNACIÓN DEL HUILA

Para acceder al sistema de Gestión Documental se debe ingresar a la url

Imagen 1. Acceso al Sistema

1.2 Olvido de Contraseña

Imagen 2. Olvido de contraseña

Por ultimo se digita el nombre de usuario y el correo corporativo. Ver Imagen 3.

Imagen 3. Ingresar email

1.3 Acceder Módulo SISHUILA

Una vez dentro del sistema, se le da clic en Aplicaciones. Ver Imagen 4.

Imagen 4. Ingresar a Aplicaciones del Sistema

Se busca la categoría de SISHUILA, y se selecciona el módulo de Aseguramiento. Ver

Imagen 5. Ingreso al módulo de Aseguramiento

2.1 Cuadro de Mando

Al ingresar al módulo inicialmente aparecerá el Cuadro de Mando, donde muestra cuantos

Imagen 6. Cuadro de mando

Imagen 7. Personas Duplicadas en otras Bases

En Consulta se realiza la consulta de todos los afiliados registrados en el departamento, se

2.3 Lista Afiliados

Imagen 9. Consulta Lista de Afiliados

Imagen 10. Datos personales del afiliado

Imagen 11. Editar Datos del Afiliado

Imagen 12. Generar Novedad de Retiro

La opción “Generar Novedad de Traslado EPS”, se utiliza cuando el afiliado a cambiado de

Imagen 13. Generar Novedad de Traslado EPS

El Histórico Novedades, permite visualizar el historial de novedades que ha tenido el

Imagen 14. Histórico Novedades – Afiliación SUBSIDIADO

2.4 Nueva Afiliación

Imagen 15. Nueva Afiliación

Imagen 16. Creación de Nueva Afiliación

Imagen 17. Formulario Nuevo Beneficiario

Imagen 18. Botón buscar Jefe de Hogar

Imagen 19. Buscar Jefe de Hogar

2.5 Histórico de Novedades

En Histórico de Novedades, se puede encontrar todo el historial de las novedades de los

Imagen 20. Detalles del Histórico de Novedades

La opción “Exportar Histórico de novedades permite exportar todo el histórico de

Imagen 21. Exportar histórico novedades

En Afiliaciones, se encuentran las Solicitudes de Afiliación de personas que quieren ser

Imagen 22. Afiliaciones

Si la solicitud de afiliación tiene Advertencias (las advertencias, aparecen cuando el

Imagen 23. Ver solicitud de Afiliación

Si se desea aprobar o negar múltiples solicitudes a la vez, se seleccionan todas las

Imagen 24. Aprobación Múltiple

Imagen 25. Aprobar traslado

Imagen 26. Negar afiliaciones

En Novedades, se encuentran todas las Solicitudes de Novedades que están pendientes

Imagen 27. Solicitud de Novedades

Imagen 28. Botón Acciones por Afiliado

La otra forma de Aprobar o Negar una Solicitud de Novedades, es en el botón “Acciones”

Imagen 29. Botón acciones para Múltiple Aprobación o Negación.

La opción “Exportar Novedades Pendientes” permite exportar todas las Solicitudes de

Imagen 30. Exportar Novedades Pendientes

En Afiliaciones, se encuentran las solicitudes de Traslado de EPS y Municipio.

Imagen 31. Traslados

Si la solicitud de traslado tiene Advertencias (las advertencias, aparecen cuando el afiliado

Imagen 32. Traslado con advertencia

Si se desea aprobar o negar múltiples solicitudes a la vez, se seleccionan todas las

solicitudes en y en el botón “Acciones” se pueden “Aprobar” o “Negar” las

Imagen 33. Aprobación múltiple

Imagen 34. Aprobar traslado

Imagen 35. Negar un Traslado