4 - MV1 - Manual de Usuario Del SIGA

MANUAL DE USUARIO DEL Código S1.1.1.ME02.
V1
SISTEMA INTEGRADO DE Actualización 28.02.2018
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Página 2 de 76
AUTORIDADES
COMISIÓN ORGANIZADORA
Dr. DARÍO EMILIANO MEDINA CASTRO

Presidente
Vicepresidente de Investigación (e)
DR. DAMIÁN MANAYAY SÁNCHEZ

Vicepresidente Académico
ABG. ADALBERTO CRUZ GARCÍA

Secretario General
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MANUAL DE USUARIO DEL Código S1.1.1.ME02.V1
NIVEL DE PROCESO
PROCESO DE SOPORTE
NIVEL 0 S1 - GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
NIVEL 1 S1.1 - Gestión de Normas en los Sistemas Administrativos de los

Recursos de la Universidad.
NIVEL 2 S1.1.1 - Implementación, seguimiento y control de la evaluación
financiera.
CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES
VERSIÓN DOCUMENTO DE DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

APROBACIÓN
Resolución de Comisión Aprobación Inicial de Aprobación del
Organizadora N° 049-2018-CO- Manual de Usuario del Sistema
V1
UNAT Integrado de Gestión Administrativa –
Fecha: 28 de febrero del 2018. SIGA.
Fecha:
Fecha:
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Dirección General de
Administración
Comisión Organizadora Comisión Organizadora
Unidad de Tecnologías de
Información y Comunicación
Fecha: 01.02.2018 Fecha: 28.02.2018 Fecha: 28.02.2018
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MANUAL DE USUARIO DEL Código S1.1.1.ME02.V1
Índice
1. MÓDULO DE LOGÍSTICA ............................................................................................................... 6
1.1. SUB MÓDULO PEDIDOS ....................................................................................................... 7
1.2. SUB MÓDULO DE PROCESO DE SELECCIÓN ............................................................. 10
1.2.1. Comités. .......................................................................................................................... 11
1.2.2. Proceso de Menor Cuantía (Económico). .................................................................. 12
1.2.2.1. Registro de Procesos de Selección. ...................................................................... 12
1.2.3. Registro de Contratos ................................................................................................... 13
1.3. SUB MÓDULO ADQUISICIONES ...................................................................................... 18
1.3.1. Cuadro de Adquisición ................................................................................................. 19
1.3.2. Orden de Compra. ........................................................................................................ 21
1.3.2.1. Procedimiento Para Generar Una Orden De Compra ........................................ 23
1.3.2.2. Procedimiento Para Comprometer La Orden De Compra ................................. 28
1.3.3. Conformidad de Servicio .............................................................................................. 31
1.3.3.1. Procedimiento Para El Registro Conformidad De Una Orden De Servicio. ... 32
1.3.4. Secuencia de la Fase ................................................................................................... 35
1.4. SUB MÓDULO ALMACENES .............................................................................................. 37
1.4.1. Entradas al Almacén ..................................................................................................... 37
1.4.2. Proceso de Pre – Cierre Mensual .............................................................................. 40
1.4.2.1. Proceso de Cierre de Año: ...................................................................................... 42
2. MÓDULO DE TESORERÍA ...................................................................................................... 44
2.1. Sub Modulo Viáticos. ............................................................................................................. 47
2.1.1. Registro de Pedidos. .................................................................................................... 47
2.1.2. Procedimiento Para El Registro De Un Pedido De Viático Institucional .............. 50
2.1.3. Planilla de Viáticos ........................................................................................................ 59
2.1.3.1. Autorización ............................................................................................................... 64
2.1.3.2. Reportes ..................................................................................................................... 65
2.1.4. Rendición ........................................................................................................................ 67
2.1.5. Declaración Jurada ....................................................................................................... 72
2.1.5.1. Devolución ................................................................................................................. 73
2.1.6. Reporte Varios ............................................................................................................... 74
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MANUAL DE USUARIO DEL Código M12.2.RE01.V1
INTRODUCCIÓN
El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) del Ministerio de

Economía y Finanzas (MEF), es un sistema de información que contribuye al
ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el
marco de las normas vigentes. Es un sistema integrado que abarca los procesos
técnicos de abastecimiento, gestión patrimonial y programación operativa en el
marco del presupuesto por resultados.
Está compuesto por los módulos: Módulo de Logística (SIGA-ML), Modulo
Tesorería, Módulo de PpR (SIGA-PpR), entre otros. Tiene una estructura por
sub módulos, el cual facilita el manejo logístico desde el proceso inicial del
requerimiento hasta el alta de dicho bien u servicio, articulando las oficinas
administrativas correspondientes.
Con el uso progresivo de sus diferentes módulos se constituirá en un sistema
de apoyo operativo con valor transaccional con el que se puede realizar la
programación presupuestal (cuadro de Necesidades) por punto de atención,
mejorando la asignación del presupuesto y favorecer una ejecución más eficaz
(conseguir los productos y resultados buscados a nivel de la población
beneficiaria) y eficiente (mayor calidad de gasto) de los recursos del Estado.
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1. MÓDULO DE LOGÍSTICA
El Módulo de Logística, como parte componente del Sistema Integrado de Gestión

Administrativa (SIGA), es una herramienta de ordenamiento para la Gestión de
Logística, el mismo que permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y
emitir información sobre adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios,
realizados por la Unidad Ejecutora 1656 Universidad Nacional Autónoma de Tayacaja
Daniel Hernández Morillo en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales.
El Módulo de Logística (SIGA-ML) contempla los Procesos Técnicos del Abastecimiento
que son:
 Programación.
 Adquisición.
 Almacenamiento y Distribución.
La universidad elaborara sus Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones

y contrataciones, sus requerimientos de Bienes y Servicios, realizar sus Procesos de
Selección, llevar el Control de las Existencias, entre otros continuando la integración de
procesos en el sistema para no generar duplicidad de esfuerzos.
Para iniciar la ejecución del Sistema, el Usuario deberá ubicar en su pantalla, el ícono
correspondiente al SIGA y dar doble clic al ícono, como se muestra en el gráfico.
El Sistema mostrará una ventana de bienvenida al SIGA y la ventana de acceso, en la

cual ingresará el Usuario y Clave correspondiente.
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Mostrándose a continuación la siguiente pantalla:
Para iniciar el módulo de logística, el Usuario deberá ubicar en su pantalla, el ícono

correspondiente del módulo logística y dar doble clic al ícono.
1.1. SUB MÓDULO PEDIDOS:

Permite a los Usuarios de los Centros de Costo, generar Pedidos Programados y No
Programados de Bienes, Servicios y por Encargo. Asimismo, permite al Usuario
Responsable, autorizar los Pedidos y generar los Consolidados para su incorporación
en el PAO, para su posterior adquisición. Además, registrar los requerimientos de
Gastos Generales adicionales al Cuadro de Necesidades y ejecutar las Compras por
Encargo. A continuación, se muestran las opciones que están contenidas en este Sub
Módulo:
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Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos, y

donde nos permitirá ingresar nuestros pedidos de bienes y servicios.
 Ubicamos el centro de costo: Ubicado el centro de costo, seleccionar tipo de

bien o servicio realizar clic derecho en la parte izquierda del formulario y
seleccionar insertar pedido.
A continuación, se muestra la siguiente ventana en la que podrás elegir una serie de

datos como son: la meta, tarea y el motivo de tu requerimiento
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Se crea el número de pedido, nos ubicamos en la parte central, clic derecho e

insertamos el bien o servicio. Para el ejemplo Insertar Bien.
Insertamos el bien que deseamos solicitar, selecciono el ítem, la unidad de uso, ingreso
la cantidad y guardar.
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Como se puede observar en el formulario queda registrado el pedido para finalizar dar
clic en visto bueno del jefe.
Tenemos listo nuestro pedido de compra, para el pedido de servicio realizar los mismos
pasos ahora podemos visualizar el pedido de compra y procedemos a imprimir.
1.2. SUB MÓDULO DE PROCESO DE SELECCIÓN:
10
El Sub Módulo de Procesos de Selección le permite al Usuario realizar el Registro,

Evaluación y Seguimiento Contractual de los Procesos de Selección realizados por la
Entidad hasta la adjudicación respectiva, derivando estos a un contrato u orden. Cabe
señalar, que el presente Sub Módulo toma como base la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado vigente.
Asimismo, permite la obtención de la información requerida por el OSCE, Ente Rector

de los Procesos de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, de acuerdo a la
información registrada en el Plan Anual de Obtención (PAO) y Plan Anual de
Contrataciones (PAC), como producto de la consolidación del Cuadro de Necesidades
de los Centros de Costo.
El presente Sub Módulo también le permite al Usuario registrar los contratos de las
adquisiciones o contrataciones que realiza la Entidad, registrando el cronograma de
entregas, adendas, garantías, adelantos y alertas. Asimismo, permite realizar el
compromiso anual respectivo y hacer seguimiento de los mismos.
1.2.1. Comités: En esta opción el Usuario podrá realizar el registro de los

Comités (Comité Permanente o Especial) encargados de llevar a cabo los
diversos Procesos de Selección de la Unidad Ejecutora, para las adquisiciones
de bienes o contrataciones de servicios. Asimismo, permite registrar a los
integrantes que conformarán los Comités.
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El ingreso a la opción Comités es siguiendo la ruta: “Proceso de Selección

Comités”, como se muestra en la siguiente ventana:
1.2.2. Proceso de Menor Cuantía (Económico): En esta opción la

Universidad podrá registrar los Procesos de Adjudicación de Menor Cuantía
(Económico) para la adquisición de bienes o contratación de servicios
solicitados por los Centros de Costo.
La evaluación consiste en procesar solo la propuesta económica, esta opción
abrevia el registro de todo el proceso excluyendo la evaluación técnica.
Asimismo, en esta opción también se podrá registrar las Adjudicaciones sin
Proceso con la finalidad de llevar un control numerado de los mismos.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Proceso de Selección - Proceso
de Menor Cuantía (Económico)”, como se muestra a continuación:
1.2.2.1. Registro de Procesos de Selección: En esta opción el Usuario

registrará el Proceso de Menor Cuantía Económico, seleccionando un PAO
registrado en el Sub Módulo Programación, obteniendo el Objeto del
Proceso, el Detalle Presupuestal y los Ítems incluidos en el Proceso.
12
Se ingresan una serie de datos como es del postor y el ganador
1.2.3. Registro de Contratos: Se deberá de seleccionar el contrato que está

en estado Concluido y al cual se le va a realizar un Contrato Complementario.
Luego activar el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionar la
opción (INSERTAR CONTRATO)
13
Se deberá de completar la información, como el Número de Contrato, Fechas (Contrato,

Inicio, Fin) y el monto del contrato complementario. Si el contrato complementario
proviene de un proceso externo, se deberá seleccionar la Entidad que dio origen al
Contrato, ingresando al botón (BUSCAR)
Luego, dar clic en el icono Grabar.
Correlativo: Muestra el número sucesivo del Contrato autogenerado por el Sistema.

No permite editar.
Tipo B/S: Muestra si el tipo es Bien o Servicio. No permite editar.
Estado: Indica el estado del Contrato. No permite editar.
ID Proceso: Permite registrar el Número de identificación del Procedimiento de
selección registrado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE.
Si el Proveedor es Extranjero, el registro de este dato es obligatorio.
ID Contrato: Permite registrar el Número de identificación de la Orden o Contrato,
registrado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado– SEACE. Si el
Proveedor es Extranjero, el registro de este dato es obligatorio.
Número de Contrato: Registrar el número de contrato.
Fecha: Registrar la fecha del Contrato.
Comprometer el Contrato: Marcar con un check si se desea realizar el compromiso
anual el contrato. Por defecto, el Sistema muestra activado el check de Compromiso
Fecha Inicial: Registrar la fecha de inicio del Contrato.
Fecha Final: Registrar la fecha de finalización del Contrato.
Tipo Contrato: Seleccionar el tipo de contrato (Contrato Suscrito (Varios), Contrato
Suscrito (Obras)), activando la barra de despliegue.
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Procedencia: Seleccionar el tipo de procedencia del contrato, pudiendo ser PAO u

Otro, activando la barra de despliegue.
PAO: Indicar si el contrato proviene de un PAO. Al seleccionar esta opción se activará
el campo Nº PAO para la selección del PAO que se requiera. En este caso mostrará la
información ingresada en el PAO.
Otro: Cuando el contrato no proviene de PAO. En este caso el Usuario deberá ingresar
toda la información que requiera. Luego de registrar los datos generales del Contrato,
el Usuario deberá realizar el Compromiso Anual del mismo, de acuerdo al siguiente
procedimiento:
En la ventana Contratos, seleccionar el contrato correspondiente e ingresar al botón

compromiso anual como se visualiza en el siguiente gráfico.
El Sistema mostrará la ventana Compromiso de Contrato con la siguiente información:

Contratista, RUC, Correlativo del Contrato, Número de Contrato, Monto del Contrato e
indicador de Anulado. Esta ventana muestra además los siguientes botones:
Comprometer, Descomprometer, Marco Presupuestal, Consulta PCA, Certificación
SIAF y Consultas Saldos. Así mismo se muestra las opciones de Secuencias de Fases
para poder registrar una Ampliación, Rebaja o Anulación. Y procedes hacer el
compromiso anual cliqueando en el botón.
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Insertando el Cronograma del contrato, comprometido anualmente, se procederá a

registrar los cronogramas de pago, para ello realizar el siguiente procedimiento:
Al dar clic en este botón, el Sistema presentará la ventana Cronograma de Entregas,

que contiene la siguiente información: Contratista, RUC, Correlativo del Contrato,
Número de Contrato, Monto, Monto del Adelanto, Fecha de Inicio y Fecha Final.
Para realizar el Cronograma, el Usuario deberá posicionarse en el campo Cronograma
de Entrega y activar el menú contextual, y seleccionar la opción que corresponda:
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El sistema mostrará la ventana Cronograma de Entrega con los registros

actualizados:
Al ingresar a la carpeta amarilla del campo Cronograma de Entrega, el Sistema

presentará la ventana Resumen Presupuestal del Periodo; que contiene la siguiente
información: FF/Rb, Meta, Clasificador, Valor Soles y Adelanto
Asimismo, desde esta ventana se puede Generar el Cuadro de Adquisiciones, que

es el paso previo para poder girar la Orden, Dicha generación tomara como fecha de
registro para elaborar la Orden la fecha que está en el cronograma. Al realizar la
generación del Cuadro de Adquisiciones por default se tomará del cronograma el que
está pendiente de generar Orden y el que continúa en orden cronológico.
17
Al Aceptar se confirmará generado el Cuadro de Adquisición.
1.3. SUB MÓDULO ADQUISICIONES:
El Sub Módulo Adquisiciones detalla el procedimiento para la generación de los

Cuadros de Adquisición de bienes y servicios, Órdenes de Compra y Servicios, el
proceso del Compromiso y Devengado de estos documentos para su transmisión al
SIAF, así como los ajustes la Conformidad de Servicio y sus secuencias de Fase como
Rebaja, Anulación, Anulación por Error y Ampliación. Además, cada opción cuenta con
sus respectivos Reportes.
Esta opción permite generar los Cuadros de Adquisición de los consolidados de bienes
y servicios provenientes del PAO Actualizado y de las Adjudicaciones por Procesos de
Selección o Contratos y efectuar su autorización para la emisión de las Órdenes de
Compra o Servicios respectivas.
Presenta también información de la Distribución Presupuestal por Centro de Costo,

Meta y Tarea. Además, contiene reportes que muestran información de los
requerimientos de compra y el detalle de cada Cuadro de Adquisición
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1.3.1. Cuadro de Adquisición: Para poder ingresar a las opciones del cuadro
de adquisición, hacer clic en esta opción, tal como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Listado de Cuadro
de Adquisición, con el listado de los Cuadros de Adquisición generados en el
Sistema y mostrando en la cabecera los filtros de selección que permitirán
pasar la información mostrada en pantalla, activando la barra de despliegue del
filtro correspondiente: Año, Tipo Ppto., Mes, Estado, Tipo B/S
En la ventana Listado de Cuadro de Adquisición, activar el menú contextual

dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Insertar
Cuadro de Adquisición.
El Sistema presentará la ventana Generación del Cuadro de Adquisición con el

listado de las Adquisiciones pendientes de generar Cuadro de Adquisición. El
Usuario podrá filtrar las adquisiciones mostradas en la ventana seleccionando
los siguientes filtros: Año, Ppto, Tipo B/S, Procedencia.
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En la ventana principal, se mostrará el (los) Cuadro(s) de Adquisición

generado(s) en estado Autorizado y mostrando los siguientes datos: Nº Cuadro,
Fecha Cuadro, Año de Registro, Indicador de Crédito Fiscal, Moneda, Valor, Nº
PAO, Tipo de Ejecución, Modalidad de Adquisición, Nº Procedimiento de
Selección, Número de Contrato, Indicador Aut. Cal, Estado, Nº Orden y Fecha
de Compra.
Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla del Cuadro correspondiente, el
Usuario podrá consultar los datos registrados.
Para consultar los datos registrados, el Usuario dará clic en la carpeta amarilla
Visualizándose la ventana Cuadro de Adquisiciones, la misma que contiene la
siguiente información: Periodo, N° y Fecha del Cuadro, Número y Fecha del
Requerimiento, Tipo B/S, Número del PAC, Tipo de Procedimiento de
Selección, Tipo de Presupuesto, Origen, Número de Solicitud, Tipo de Uso,
Fecha Probable de Compra, Tipo de Compra, Modalidad de Compra, Centro de
Costo, Proveedor, Estado, Valor S/., Tipo de Cambio, Glosa y el campo
Autorizado.
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1.3.2. Orden de Compra: Esta opción permite generar las Órdenes de

Compra provenientes de un Cuadro de Adquisición, las mismas que muestran
información detallada de los bienes a adquirir, así como datos del
Requerimiento, Procedimiento de Selección, Tipo de Presupuesto, Tipo de
Operación, Tipo de Adquisición, Modalidad de Adquisición, Proveedor,
Almacén para Entrega, Tiempo para Entrega y Garantía, ID para OSCE, Valor
de Venta, I.G.V. y Valor Total. Asimismo, el Usuario podrá realizar el
Compromiso Presupuestal de la Orden y transmitirla al SIAF.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Adquisiciones - Orden de

Compra”, como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Órdenes de

Compra, mostrando la relación de las Órdenes de Compra generadas en el
Sistema, con los siguientes datos: Número de Orden, Fecha, Nro. Cuadro de
Adquisición, Proveedor, Moneda, Valor, Estado de la Orden, SIAF (Estado, Nro.
Expediente), Indicador de Rebaja/ Ampliación, Indicador de Orden Recepción,
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Indicador de Ingreso al Almacén, Carpeta amarilla para entrar al detalle de la

orden, Indicador de registro de Devengado.
Asimismo, en la cabecera se cuenta con los filtros de búsqueda: Año, Mes, Tipo
Ppto y Origen Contrato, los cuales se detallan a continuación:
Botón Fase Compromiso: Ingresando a este botón se podrá realizar el

Compromiso Presupuestal de la Orden.
Botón Giros del SIAF: Ingresando a este botón se podrá consultar

directamente de la base de datos del SIAF información relacionada al Giro de
la Orden, para ello se ha debido de realizar las interfaces de Registro de
Compromiso SIGA-SIAF.
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1.3.2.1. Procedimiento Para Generar Una Orden De Compra:

Para generar una Orden de Compra, el Usuario deberá realizar el siguiente
procedimiento: Activar el menú contextual dando clic con el botón derecho
del mouse y seleccionar la opción Insertar Orden de Compra.
El Sistema presentará la ventana Orden de Compra, la misma que está

conformada por las pestañas: Registro O/C y Detalle O/C. En la pestaña
Registro O/C el Usuario deberá registrar los datos generales de la Orden
de Compra, los mismos que se detallan a continuación:
Nro. O/C: Muestra el número de la Orden de Compra autogenerado por el

Sistema. Si en Parámetros de Configuración Inicial la opción Edición de
correlativo Orden Compra se encontrara configurado con valor “1 - Activo,”
el número de la orden podrá ser editado por el Usuario:
Cuadro de Adq.: Seleccionar el Cuadro de Adquisición, activando la barra

de despliegue. Solo se listarán los cuadros en estado Autorizado.
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Proceso de Selección: Por defecto se mostrará el procedimiento de

selección proveniente del Cuadro de Adquisición, el mismo que puede ser
modificado por el Usuario. A partir del año 2016, se mostrarán los
procedimientos de selección según la nueva Ley de Contrataciones N°
30225 y su Reglamento, incluyendo el procedimiento “49- Procedimiento
Especial de Contratación”, el cual es exclusivo para las contrataciones
relacionadas a la ocurrencia del Fenómeno del Niño. Asimismo, se
seguirán mostrando los antiguos procesos de selección, a excepción de los
procesos relacionados a los Decretos de Urgencia del año 2009.
N° de Proceso de Selección: Registrar el número asignado al
procedimiento de selección. Si proviene de un contrato el número se
mostrará por defecto.
PSA: Marcar con un check para indicar si es un procedimiento de selección
Abreviado.
Proveedor: Seleccionar el Proveedor a quien se remitirá la Orden,
activando la barra de despliegue o ingresando al ícono Buscar, Además,
dando clic en el ícono Nuevo el Usuario podrá registrar un nuevo
Proveedor. Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla se podrá modificar
o visualizar los datos del Proveedor.
Orden de Recepción: Señalar si la Orden fue recepcionada por el

Proveedor, activando la barra de despliegue y seleccionando la opción SI
o No.
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Fecha de Recepción: Fecha de recepción de la orden por parte del

proveedor.
Número de Contrato: Muestra el número de contrato proveniente de la
opción Contratos, el mismo que puede ser editable.
Fecha: Muestra la fecha del contrato.
Doc. SIAF: Código SIAF del documento Comprometido (O/C, Contrato).
Resumen de Adquisición: Registrar información sobre la adquisición.
Concepto: Registrar el motivo registrado en el Requerimiento.
Justificación Mod. Compra OM: Registrar el motivo, si la modalidad de
compra es Otra Modalidad
OSCE:
ID Proceso: Registrar el número de identificación del procedimiento de

selección, registrado en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado – SEACE.
ID Orden/Contrato: Registrar el número de identificación de la Orden o
Contrato, registrado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del
Estado – SEACE.
Moneda: Indica el Tipo de moneda para efectuar la adquisición.
Tipo de Cambio: Indica el tipo de cambio para moneda extranjera.
IGV: Permite indicar si la Orden de Compra esta Afecta o NO al Impuesto
General a las Ventas. Por defecto se mostrará seleccionada la opción en
función valor configurado en la opción Tipo de Afectación del I.G.V. (“0 -
Afecto IGV”, “1 – Exonerado”) en Parámetros de Configuración Inicial.
Estado: Condición de la Orden de Compra.
Mes Calendario: Mes correspondiente al registro de la Orden.
Fecha Orden: Fecha del registro de la Orden de Compra.
Tipo de Operación: Muestra el Tipo de Operación para la adquisición de
Bienes.
Tipo de Adquisición: Muestra el Tipo de Adquisición registrado en el
pedido.
Modalidad de Adquisición: Seleccionar la Modalidad de Compra
registrada en el Cuadro de adquisiciones, pudiendo ser modificada por el
Usuario.
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Tipo de Consumo: Indica el Tipo de Uso que se le dará al bien: Consumo,

Apoyo Social, Recursos Humanos, Para Producción y Venta.
Almacén: Seleccionar el Almacén en el que se internarán los bienes.
Mejor Fecha de Pago: Registrar una fecha probable para la cancelación
total o parcial de la Orden.
Nro. Certificación SIGA: Muestra el número de la Certificación generada
en el SIGA.
Monto Moneda y Monto Soles: Estos campos muestran los montos de las
compras que están exoneradas del I.G.V., valor de venta, monto del I.G.V.
y el Total de la Factura en la moneda utilizada para la adquisición y su valor
en Soles respectivamente.
Terminado de registrar los datos generales de la orden, dar clic en el ícono
guardar.
Especificaciones Técnicas del ítem: Permite registrar las

Especificaciones Técnicas por cada ítem, ingresando a la carpeta amarilla
de la columna E.T. Si éstas fueron registradas en el Pedido de Origen, se
mostrará el texto en la ventana pudiendo ser modificado por el Usuario
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Plazo de Entrega (Días): Permite registrar por cada ítem el plazo de

entrega en días que tiene el proveedor para entregar el bien, en la
columna del mismo nombre.
Indicador IGV: Permite indicar por cada ítem si la adquisición está “Afecto
al IGV”, “Exonerado” o cuenta con un “Reintegro”, activando la barra de
despliegue y seleccionando la opción correspondiente. Por defecto se
mostrará seleccionada el indicador en función al valor configurado en la
opción Tipo de Afectación del I.G.V. (“0-Afecto IGV”, “1–Exonerado”, “2-
Reintegro”) en Parámetros de Configuración Inicial. Asimismo, si en los
datos generales de la Orden se indicó que la adquisición está afecto al IGV,
por defecto el Indicador IGV por cada ítem mostrará “Afecto IGV”, pero si
27
se indicó lo contrario, el indicador IGV por cada ítem mostrará “Exonerado”,

pudiendo ser modificado por el Usuario.Al cambiar el Indicador IGV el
Sistema preguntará si desea copiar el indicador de IGV a los demás ítems,
al cual dará Sí, para realizar la copia:
1.3.2.2. Procedimiento Para Comprometer La Orden De Compra
El Sistema proporciona dos opciones para realizar el compromiso de las

Órdenes de Compra: Individualmente y Masivamente. Para ello realizar el
siguiente procedimiento, según sea el caso
En el listado de Órdenes de Compra, seleccionar la Orden que desea
comprometer y dar clic en el botón fase de compromiso.
El Sistema presentará la ventana Fases Presupuestales de la Orden¸

mostrando la siguiente información: En la cabecera se visualiza el Año de
generación de la OC, Tipo de Presupuesto, Número de Orden, Mes de
generación de la OC y Número de Certificación SIGA.
28
Asimismo, está conformada por los siguientes campos:

Fases de la Orden: En la cual se muestran las siguientes columnas y datos
respectivos: Secuencia del Registro, Fase, Indicador Compromiso, Estado
Fase SIAF, Fecha Estado y Monto Soles.
Resumen Presupuestal de la Orden: Contiene las siguientes columnas y
datos correspondientes al Presupuesto de la Orden: Fuente de
Financiamiento, Rubro, Meta, Clasificador de Gasto, Nombre del
Clasificador de Gasto, Monto en Soles e Impuesto mostrando los siguientes
datos: (Fuente de Financiamiento, Rubro y Monto en Soles.
Marco Presupuestal: Presenta las siguientes columnas y datos del Marco
Presupuestal: Fuente de Financiamiento/Rubro, Meta, Cadena Funcional,
Clasificador de Gasto, Centro de Costo, Marco Presupuestal, Reserva
Presupuestal, Reserva Compromiso Anual, Fase Compromiso y Saldo
Presupuestal.
Además, muestra los siguientes botones:
Comprometer: Permite realizar el Proceso de Compromiso de la Orden.
Descomprometer: Permite Descomprometer la Orden.
Consulta PCA: El Sistema mostrará los datos de la Reserva de
Compromiso Anual de la Orden a nivel de Fuente de Financiamiento, Rubro
y Genérica del Gasto, así como a nivel de Específica.
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Seguidamente, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al

cual dará clic en Aceptar:
El formato definido por el SIGA, presenta los siguientes datos:

Datos del Proveedor: Nombre, Dirección, CCI, Número de RUC,
Teléfono, Fax.
Condiciones Generales: Número de Cuadro de Adquisición, Tipo de
Procedimiento de Selección, Número de Contrato, Moneda, y Tipo de
Cambio.
Concepto de la Adquisición.
Datos del Ítem: Código, Cantidad, Unidad de Medida, Descripción,
Precio (Unitario, Total), Total mostrado en letras y Monto total de la
Orden.
Afectación Presupuestal: Meta/Mnemónico, Cadena Funcional, Fuente
de Financiamiento/Rubro, Clasificador de Gasto, y Monto.
Datos la Unidad Ejecutora, para la emisión de la factura: Nombre,
Dirección, Número de RUC, Lugar de entrega de los bienes.
Usuario que registra la Orden de Compra.
Campos para la firma de los funcionarios responsables de la compra y
recepción de los bienes.
30
Cuentas x Pagar, Fecha (Día, Mes, Año).
1.3.3. Conformidad de Servicio
La conformidad de Servicio, permite a los Usuarios efectuar un procedimiento

y control de Conformidad relacionados al Servicio que se realizaron según lo
establecido en las especificaciones de la Orden. Las Conformidades pueden
ser parciales o totales pero estas nunca excederán del monto de la Orden.
Las Conformidades se podrán imprimir en un formato y dicha Conformidad
será el paso previo para poder realizar el Devengado de la Orden.
El ingreso a la opción Conformidad de Servicio es siguiendo la ruta:
“Adquisiciones-Conformidad de Servicio”, como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Listado de

Registro de Conformidad de Servicio, en la cual el Usuario podrá registrar o
eliminar las Conformidades de cada Orden de Servicio. En la cabecera se
31
muestra los filtros Año, Mes, Tipo Ppto, Tipo de B/S y Origen Contrato, los
cuales se detallan a continuación:
Año: Permite seleccionar el año de registro de las Órdenes.

Mes: Permite seleccionar el mes del registro de las Órdenes.
Tipo Ppto: Permite seleccionar las Órdenes que se encuentra dentro del
Presupuesto Institucional o del Presupuesto por Encargo.
Origen de Contrato: Permite seleccionar si la Orden de Servicio proviene de
un Contrato o no.
1.3.3.1. Procedimiento Para El Registro Conformidad De Una Orden

De Servicio.
En la ventana Listado de Registro de Conformidad de Servicio, el Usuario

seleccionará una Orden de Servicio (la cual deberá de tener fecha de
recepción) y en el campo Listado de Conformidad de Servicio activará el
menú contextual dando clic con SIGA – MEF el botón derecho del mouse
y seleccionará la opción insertar conformidad de servicio.
El Sistema presentará la ventana Registro de Conformidad de Servicios,
mostrando en la cabecera los siguientes datos: Número de Orden, Fecha
de Emisión, Tipo Bien, Proveedor, Fecha de Recepción de Orden,
asimismo al ingresar al botón Pedidos Origen se podrá consultar el (los)
Pedido(s) que solicitaron el servicio.
32
El Usuario deberá registrar los siguientes datos:

 Datos de Conformidad.
 Fecha de Conformidad.
 Número de Documento de Referencia.
 Responsable (persona que dio la conformidad del Servicio)
 Glosa.
 Listado de Ítems
Monto Reg. Conformidad. (se deberá de registrar el monto que se está
realizando la conformidad, este no será mayor al monto de la Orden.)
Luego, se dará clic en el ícono Grabar, para proceder con la Conformidad
del Servicio correspondiente. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario, al cual dará clic en Si:
Seguidamente, se activará el botón Conformidad, en el cual el Usuario

dará clic.
33
MANUAL DE USUARIO DEL Código
SISTEMA DE GESTIÓN Actualización
ADMINISTRATIVA Página 34 de 76
Al realizar este procedimiento el Sistema realizará la siguiente pregunta,

en la cual dará clic en Si
Al confirmar el mensaje, aparecerá el formato del Acta de Conformidad de

Servicio, la misma que mostrará los siguientes datos: Número de Acta,
Unidad Ejecutora, Número de Identificación de la UE, Concepto, Tipo de
Proceso, Proceso de Selección, Número de RUC, Proveedor, Número de
Contrato, Número de O/S, Número de documento de referencia, Fecha de
Conformidad, Responsable de Conformidad, Glosa. En el detalle se
mostrará el Código del ítem, Descripción ítem, Monto O/S, Monto con
Conformidad de Servicio, Monto Registrado en la Conformidad de Servicio,
Saldo.
Al final del Acta se mostrará la glosa “Estando de acuerdo y conforme con

el servicio recibido, se suscribe la presente Conformidad” y un campo para
la firma de Recibí Conforme, estando en concordancia con el Anexo N° 5
de la Directiva N° 001-2015- EF/43.03
34
La Conformidad de servicio pasará al estado de “Conforme” y en este

estado se podrá realizar el devengado de la Orden. Asimismo, en la venta
principal se podrá dar seguimiento a las órdenes con sus respectivas
Conformidades, solo se deberá de seleccionar la Orden y el parte inferior
se visualizará la Conformidad correspondiente.
1.3.4. Secuencia de la Fase
Las funciones desarrolladas en las opciones de Secuencia de la Fase,

permiten a los Usuarios efectuar correcciones o modificaciones a los
35
documentos fuente Comprometidos en el SIGA y Aprobados en el SIAF, así

como registrar la anulación de los mismos.
El Sistema le permitirá al Responsable del área de Logística, realizar la
Anulación, Anulación por Error, Rebaja o Ampliación de las Órdenes de
Compra y Órdenes de Servicio que hayan sido Aprobados en el SIAF. Para el
caso de las Órdenes de Compra, éstas no deberán tener ítems ingresados al
Almacén.
Este Menú presenta las siguientes opciones: Anulación, Anulación x Error,

Rebaja y Ampliación, como se muestra a continuación:
presentará el formato de la Orden de Compra o Servicio sellada como

ANULADA.
OJO: Esto como para tener referencia, son pocas veces que se
realiza este procedimiento, en casos fortuitos o
excepcionalmente.
36
1.4. SUB MÓDULO ALMACENES

En esta sección se describe las funciones de cada una de las opciones que contiene
el Sub Módulo Almacenes, detallando el proceso de registro de las Entradas al
Almacén, Atención de Pedidos a través de la emisión de la PECOSA, Consulta de
PECOSAS, Transferencias entre Almacenes, Inventario Inicial, Kardex, Inventario
Físico, Ubicación Física y Proceso de Cierre Mensual y Anual de los mismos, los cuales
se detallan a continuación.
1.4.1. Entradas al Almacén
Esta opción permite registrar las Entradas al Almacén provenientes de

Órdenes de Compras o Notas de Entrada al Almacén – NEA.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Almacenes – Entradas al
Almacén”, como se muestra a continuación:
.Para registrar una Entrada a Almacén, el Usuario

deberá realizar el siguiente procedimiento:
37
Activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción.
El Sistema presentará la ventana Entrada a Almacén, en la cual el Usuario

registrará los datos generales de la Entrada, los cuales se detallan a
continuación:
Correlativo: Es el número correlativo de la entrada al Almacén. El Sistema lo

autogenerará al grabar los datos Año: Muestra el año del registro de la
Entrada al Almacén.
Estado: Muestra el estado de la Entrada al Almacén.
Tipo de Ingreso: Seleccionar el tipo de Entrada al Almacén: Orden de
Compra o Nota de Entrada al Almacén NEA. Los tipos de NEA que presenta
el Sistema son: Ingreso Producción, Donación, Transferencia Externa,
Devolución a Almacén, Diferencia de Inventario, Otros, Producto Terminado.
Fecha de Ingreso: Registrar la fecha de Entrada al Almacén.
38
Tipo de Documento: Muestra el tipo de documento de ingreso al Almacén en

función al Tipo de Ingreso seleccionado.
“Clase/N° Doc. Prov” o “Nota Entrada”: Si el ingreso es por Orden de Compra,
se registrará el número de documento con el cual el proveedor entrega el bien.
Si el ingreso es por NEA se registrará el número de la Nota de Entrada.
Presupuesto: Muestra el tipo de Presupuesto indicado en la Orden de
Compra o NEA.
Procedencia: Para las Órdenes de Compra, por defecto la procedencia será
“Proveedor”. Para NEA será “Empleado”, en caso que la NEA sea por
Transferencia Externa mostrará “Externo”.
Almacén: Si el ingreso es por Orden de Compra, se muestra el Almacén
indicado en la misma. En el caso de NEA se seleccionará el Almacén,
activando la barra de despliegue.
Recibido por: Se muestra el nombre del empleado que recibirá los bienes
registrado en el Pedido Origen.
Destino de Uso: Para la entrada con NEA seleccionar el destino de Uso del
bien, activando la barra de despliegue. Si la entrada es por Orden de Compra
se mostrará por defecto el Tipo de Uso correspondiente al Pedido Origen.
Observación: Permite registrar alguna observación o comentario.
“N° O/C” o “Nº Documento”: Para Ingresos por Compra se deberá
seleccionar la Orden de Compra, al dar clic en la barra de despliegue el
sistema mostrará la relación de Órdenes de compra con sus respectivos ítems
y contratista. Para el caso de NEA registrar el número de documento
correspondiente.
Nombre/Razón Social: Para las Órdenes de Compra se mostrará el nombre
del Proveedor registrado en la Orden, para las Entradas con NEA se registrará
el Nombre o Razón Social del Proveedor. Para el caso de NEA Transferencia
Externa el Usuario seleccionará el Proveedor ingresando al icono Buscar.
Fecha Orden: Para las Entradas por OC se mostrará la fecha de emisión de
la misma.
Si el Tipo de Ingreso es NEA Transferencia Externa, se visualizará
adicionalmente los siguientes campos:
Estratégico: Marcar con un check si los ítems ingresados al Almacén son
considerados Estratégicos.
39
Importar: Esta opción permite importar los datos de la PECOSA proveniente

de la Entidad que transfiere los bienes como NEA Transferencia Externa, su
funcionalidad es detallada más adelante.
1.4.2. Proceso de Pre – Cierre Mensual
Esta opción le permite realizar un Pre Cierre Mensual del movimiento de los
Almacenes, con la finalidad de generar un Kardex de ítems mensualmente.
Esta operación se realizará al finalizar el mes. Asimismo, se podrá realizar el
Cierre del Ejercicio Anual.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Almacenes - Proceso de Pre –

Cierre Mensual”, como se muestra a continuación:
40
Al ingresar, el Sistema presentará la ventana Cierre Mensual de Almacén.

Ingresar a la ventana Cierre Mensual de Almacén y seleccionar el Almacén
correspondiente.
Después de seleccionar el Almacén, se mostrará en el campo Periodo Actual

el mes en que se encuentra el Kardex y en el campo Periodo Nuevo el mes
de apertura del Kardex.
Para proceder a realizar el cierre mensual del Almacén, dar clic en el botón
cierre mensual.
El Sistema realizará la siguiente pregunta:
41
Al seleccionar Sí, se realizará el proceso mostrándose el siguiente mensaje:
Actualizará de acuerdo a los periodos procesados.
1.4.2.1. Proceso de Cierre de Año:

El proceso de cierre actualizará toda la información registrada durante el
año. Para realizar el Cierre Anual de los Almacenes, el Usuario deberá
realizar el siguiente procedimiento:
Dar clic en el botón. El Sistema mostrará la ventana Cierre del Año, con el
año de ejecución actual, en estado Apertura do. Para seleccionar otro año
activar la barra de despliegue.
42
Dar clic en el ícono Grabar, el Sistema realizará la siguiente pregunta:
Seleccionar Sí, se presentará la siguiente pregunta de validación cuando

corresponda:
Dar clic en ACEPTAR, se presentará la siguiente pregunta de validación

cuando corresponda:
43
Al seleccionar Sí, el año seleccionado se presentará como CERRADO.
2. MÓDULO DE TESORERÍA
El presente manual tiene como objetivo guiar a los distintos Usuarios y Operadores del
Módulo de Tesorería -SIGA, en el registro de la información y aplicación de los
procedimientos para la asignación, otorgamiento y rendición de cuentas de Pasajes y
Viáticos dentro y fuera del territorio nacional de la Universidad, asimismo, en la gestión
de la Caja General y Caja Chica, seguimiento de las garantías asociadas a los
contratos y generación de las declaraciones del Registro de Compras, Retenciones y
Detracciones de comprobantes de pago que se informan a la SUNAT.
Acceso al Sistema Para iniciar la ejecución del Sistema, el Usuario deberá ubicar en
su pantalla el ícono correspondiente al SIGA y dar doble clic sobre él.
El Sistema presentará la ventana de Bienvenida al SIGA, en la cual el Usuario

ingresará el Usuario y Clave de acceso correspondiente.
Para acceder al Módulo de Tesorería, dar doble clic al ícono Módulo Tesorería.
44
Al ingresar, se presentará la ventana principal del Módulo de Tesorería, con los Sub
Módulos: Tablas, Viáticos, Caja General, Caja Chica, Valores, Declaraciones y Gestión
Presupuestal, cuyas funcionalidades se detallan a continuación:
Barra de Menú La Barra de Menú ubicada en la parte superior de la ventana principal

del Módulo de Tesorería, incluye un conjunto de Sub Módulos utilizados para operar el
Sistema. Su descripción y funcionalidad se detallan a continuación
45
Tablas: Permite visualizar a modo de consulta, la relación de Bancos y Cuentas

Bancarias cargados en el SIAF, realizar el registro de los datos principales para las
operaciones correspondientes a los Sub Módulos de Viáticos y Tesorería, y
personalizar la clave del Sistema y Cambio de clave del Usuario.
Viáticos: Permite realizar el registro de los Pedidos de Viáticos; mediante las

funcionalidades de Generación, Autorización, Compromiso, Devengado, Rendición,
Devolución y Anulación de la Planilla de Viáticos por Comisión de Servicio; así como,
la Generación, Autorización, Compromiso y Anulación de las Planillas por Cambio de
Colocación y la Autorización y Consolidación de Ordenes de Pasaje.
Caja General: Permite generar Recibos de Caja, así como, consolidar o generar
Recibos de Ingreso de diversas Cajas por diferentes Conceptos.
Caja Chica: Permite registrar los Ingresos, Egresos y Rendición de Caja Chica y
visualizarlos en el ‘Auxiliar Estándar de Caja Chica’, así como realizar el Arqueo y
Liquidación.
Valores: Permite consultar la información de las Garantías y Seguimiento de los

Contratos registrados en el Módulo de Logística.
Declaraciones: Permite generar el Registro de Compras y calcular las Detracciones y

Retenciones de los Comprobantes de Pago, solicitadas por la SUNAT. Así como,
generar los archivos Excel del Registro de Compras y COA para su presentación a la
SUNAT.
Gestión Presupuestal: Permite realizar la Interfase al SIAF de la Operación Inicial de

la Fase ‘Determinado’, así como, de la Secuencia de Fase ‘Devolución’ por Planilla de
Viáticos, de los Recibos de Ingreso. Asimismo, permite consultar los Saldos
Presupuestales por Caja Chica, Saldos del PAO Proyectado y Saldos Presupuestales
SIAF, a nivel de Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto.
Utilitarios: Permite hacer el seguimiento y monitoreo de las Transacciones realizadas

en el Sistema por los Usuarios correspondiente a Viáticos (Pedidos de Viáticos, Planilla
46
de Viáticos, Órdenes de Pasaje), Caja General (Recibo de Caja, Recibo de Ingreso),

Caja Chica (Ingresos, Egresos, Rendiciones).
2.1. Sub Modulo Viáticos: El Sub Módulo Viáticos contiene las opciones que
permite al Usuario realizar la solicitud de Pedido de Viáticos Institucional y por
Cambio de Colocación; así como generar la Planilla de Viáticos y las Órdenes
de Pasaje.
Las opciones contenidas en este Sub Módulo, se muestran a continuación:
2.1.1. Registro de Pedidos: Esta opción contiene las sub opciones que
permiten al Usuario realizar los Pedidos de Viáticos Institucional y Pedidos
por Cambio de Colocación solicitados por los Centros de Costo.
Pedido de Viáticos Institucional: En esta opción, el Sistema permite registrar

los pedidos de Viáticos Institucional Nacional y al Exterior, solicitados por los
Centros de Costo, así como Generar los Pedidos de Viáticos para Metas de
Tipo Proyecto.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Viáticos - Registro de

Pedidos – Pedido de Viáticos Institucional”, como se muestra a continuación:
47
Si el Usuario tiene asignado Todos los Centros de Costo, al ingresar a la

opción el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos de Viáticos
Institucional, mostrando el (los) Centro(s) de Costo principales de acuerdo a
la estructura registrada en la opción Centro de Costo del Sub Módulo de
Configuración. Para ingresar a la ventana del Listado de Pedidos de Viáticos
y Pasajes Institucional se deberá ingresar a la carpeta amarilla del Centro de
Costo correspondiente.
Si el Usuario tiene asignado más de un Centro de Costo, al ingresar a la

opción el Sistema presentará una ventana en la cual el Usuario seleccionará
el Centro de Costo correspondiente activando la barra de despliegue y luego
dará clic en el icono Ingresar.
48
Si el Usuario tuviera asignado solo un Centro de Costo, al ingresar a la opción,

directamente se mostrará la ventana Listado de Pedidos de Viáticos y Pasajes
Institucional
La ventana Listado de Pedidos de Viáticos y Pasajes Institucional presentará

la relación de los Pedidos de Viáticos Institucional del Centro de Costo, tanto
para el Interior y Exterior del país, mostrando los siguientes datos: Número de
Pedido, Fecha Pedido, Centro de Costo solicitante, Solicitante, Estado del
Pedido e Indicador de Pendiente de Rendición.
Asimismo, la información mostrada en la ventana se podrá consultar por Año,

Mes, Estado y Centro de Costo, seleccionando los filtros ubicados en la
cabecera de la ventana, los cuales se detallan a continuación.
Año: Permite seleccionar el año de registro de los pedidos. Por defecto se
mostrará el año actual del Sistema, para seleccionar otro año activar la barra
de despliegue.
Mes: Permite seleccionar el mes de registro de los pedidos. Por defecto se

tiene marcado el check seleccionando todos los meses. Para seleccionar un
mes desmarcarlo y activar la barra de despliegue.
49
Estado: Permite seleccionar el estado de los pedidos, pudiendo ser

Pendiente, V.B. o Aprobado. Por defecto se tiene marcado el check
seleccionando todos los Estados, para seleccionar un estado desmarcarlo y
activar la barra de despliegue.
Centro Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo solicitante de los

pedidos. Al ingresar al icono.
Buscar: se mostrará la ventana Búsqueda de Datos, en la cual el Usuario

podrá realizar la búsqueda seleccionando el campo Código, Centro de Costo
o Estado. Luego de seleccionar el campo e ingresar el dato correspondiente.
Dar clic en Aceptar para realizar la búsqueda.
2.1.2. Procedimiento Para El Registro De Un Pedido De Viático

Institucional
Para realizar los Pedidos de Viáticos Institucional al Interior o Exterior del país,
el Usuario debe seguir el siguiente procedimiento.
En la ventana Listado de Pedidos de Viáticos y Pasajes Institucional,

seleccionar el Centro de Costo que solicita el pedido, luego dar clic con el
botón derecho del mouse y seleccionar la opción Insertar Pedidos.
50
El Sistema mostrará la ventana Datos Generales del Pedido con la siguiente

información: Año vigente, Número correlativo del pedido, Estado (que al inicio
del registro es Pendiente), Fecha del pedido (por defecto muestra la fecha
actual pudiendo ser editada por el Usuario), Centro de Costo y persona que
solicita el pedido.
El usuario deberá registrar la siguiente información: Tarea: Activar la barra de

despliegue y seleccionar el tipo de tarea (Actividad o Proyecto)
Luego de registrar los datos, dar clic en el icono Grabar:
51
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí,

para grabar el registro:
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
A través de este mensaje el Sistema da la opción de registrar al usuario

solicitante del pedido como Comisionado o de seleccionar otro. Ambas
opciones son explicadas a continuación:
52
Seleccionar Sí: Si el Usuario selecciona Sí, se mostrará la ventana Detalle de

Pedidos de Viático Institucional, con el solicitante del pedido como
Comisionado.
Seguidamente, el Usuario deberá ingresar a la carpeta amarilla para mostrar

la ventana Registro de Datos de Comisionado.
Seleccionar No: Si se selecciona No, en la ventana Detalle de Pedidos de
Viático Institucional, el Usuario activará el menú contextual dando clic con el
botón derecho del mouse y seleccionará la opción. Insertar comisionado.
Automáticamente, el Sistema mostrará la ventana Registro de Datos de

Comisionado, en la cual el Usuario seleccionará el Comisionado activándola
barra de despliegue o ingresando al icono de Búsqueda del campo
Comisionado.
53
Luego, en la ventana Registro de Datos de Comisionado el Usuario registrará

la siguiente información:
 Datos de Comisionado.
 Lugares de Destino de viaje.
 Rutas de viaje por lugar de Destino.
Datos de Comisionado:
En la sección Ficha de Datos de Comisionado, el Usuario registrará la
siguiente información:
54
Registrado los datos, dar clic en el icono Grabar. El Sistema mostrará un mensaje
al Usuario confirmando la actualización de los datos.
Lugares de Destino de viaje por Comisionado
En esta sección el Usuario registrará los lugares de destino del viaje, así como,
la fecha de inicio y fin de la Comisión; para ello el Usuario activará el menú
contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción
Insertar Lugar de Destino:
55
El Sistema presentará la ventana Selección de Lugares de Destino de Viaje, en

la cual, en la parte superior de la ventana, el Usuario seleccionará el Tipo de
Viaje (Nacional o Exterior) y en el filtro Dato, seleccionará el lugar de Origen y
Destino. A continuación, se detallará el proceso para cada Tipo de Viaje.
Seguidamente, en el campo de búsqueda, ingresar el texto a buscar, luego, dar

clic en el botón Buscar:
Por defecto, en la sección Lugar Origen se mostrará el lugar de la ubicación de

la Unidad Ejecutora del Comisionado. Lugar de donde laboras actualmente.
56
.
Para seleccionar el lugar de destino, desde la sección Listado de Ubicación
Geográfica, seleccionar el destino correspondiente y desplazar el mouse hacia
la sección Lugar Destino, como se muestra a continuación:
Por último, en la sección Glosa Origen y Glosa Destino, se podrá registrar alguna
observación o comentario acerca del registro realizado. Luego dar clic en el icono
Grabar.
En la ventana Registro de Datos de Comisionado, se mostrará el lugar de origen

y destino, así como, las Rutas de viaje. El Usuario, procederá a registrar la Fecha
y/o Hora de partida, Fecha y/o Hora de llegada y Tipo de Ruta (Terrestre, Fluvial,
Aéreo).
57
Luego, dar clic en el icono Grabar. El Sistema mostrará el siguiente mensaje al

Usuario, al cual dará Aceptar
Finalmente, culminado el registro del Pedido de Viáticos, el Jefe del Centro de

Costo, procederá a dar V.B. al Pedido, para ello dará clic en el botón V.B. Jefe.
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:
El estado pasará de Pendiente ha Aprobado y el botón V.B. Jefe cambiará a

Pendiente, como se muestra a continuación:
Para generar los reportes de los pedidos de viáticos, dar clic en el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. El Sistema mostrará la ventana Reportes
58
con dos opciones: Listado de Pedido de Viático y Formato Pedido de Viático, las
cuales se detallan a continuación:
Formato Pedido de Viáticos. Este reporte muestra el Formato de la Solicitud de

Viático. Para ello, en la ventana principal, el Usuario seleccionará el registro de
Pedido correspondiente y dará clic en el icono Imprimir de la barra de
herramientas.
El reporte mostrará la siguiente información: Centro de Costo, Solicitante, Motivo

del viaje, Nombre del Comisionado, Número de días y horas que dura la
Comisión, Tipo de Escala, DNI del Comisionado, Cadena presupuestal, Origen
del viaje, Destino del viaje, Fecha y Hora de salida, Fecha y Hora de regreso,
Tipo de Ruta (Terrestre, Fluvial o Aéreo), Ruta Origen, Ruta Destino,
Observaciones. Asimismo, al final del formato se mostrará dos campos para las
firmas del Solicitante y la persona que Autoriza.
2.1.3. Planilla de Viáticos:

Esta opción permite realizar la generación de las Planillas de Viáticos Institucional,
así como efectuar la Autorización, Compromiso, Devengado, Rendición,
Devolución y Anulación de las mismas.
59
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos”, como

se muestra a continuación:
A continuación de muestran las Sub opciones que están contenidas en esta
opción:
Al ingresar a esta opción el Sistema presentará la ventana Generación de Planillas

de Viáticos, mostrando el listado de los Pedidos solicitados por los Centros de
Costo. Asimismo, la cabecera de la ventana contiene los siguientes filtros de
selección: Año, Mes, Centro de Costo, N° Pedido y Tipo Presupuesto.
Para generar una Planilla de Viáticos, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla

del Pedido de Viático correspondiente.
60
El Sistema presentará la ventana Planilla de Viáticos – Ficha de Datos, con

información de la Planilla, asimismo el Usuario registrará los datos que se
detallan a continuación:
Comisionado:
Nombre: Muestra el nombre completo del Comisionado.
Cargo: Muestra la escala de viático asignada al comisionado.
Pedido Nº: Muestra el número del pedido de viático.
Centro Costo: Muestra el Centro de Costo solicitante del viático.
Nº Resolución: Registrar el número de Resolución que autoriza el Viático.
Planilla de Viático:
Año: Muestra el año de la generación de la Planilla de Viático.
Nro. Planilla: Muestra el número de la Planilla de Viático autogenerado por el
Sistema. Puede ser editado por el Usuario.
Fecha: Muestra la fecha de la generación de la Planilla de Viático.
Estado: Muestra el estado actual de la Planilla de Viático. Por defecto mostrará
el estado Pendiente.
Exp. SIAF: Muestra el número de expediente SIAF correspondiente a la
Planilla de Viático.
Datos de Comisión:
Fecha Inicio: Muestra la fecha de inicio la comisión.
Fecha final: Muestra la fecha en que culmina la comisión.
61
Días: Muestra el número de días que dura la comisión.

Horas: Muestra el número de horas que dura la comisión.
Moneda: Muestra la moneda en la que se generó la Planilla de Viático, por
defecto muestra la moneda según el tipo de viático.
Tipo Cambio: Por defecto, muestra el tipo de cambio de acuerdo al tipo de
viático (Nacional o Exterior). Para viáticos al exterior, el tipo de cambio puede ser
editado por el Usuario.
Observaciones: Permite registrar opcionalmente alguna observación o
comentario. Por defecto se mostrará el dato registrado en la Glosa del Pedido de
Viáticos, pudiendo ser modificado por el Usuario.
Montos asignados:
Viático: Muestra por defecto el monto asignado para el viático. Este dato se
muestra después de grabar los datos.
Pasaje: Muestra por defecto el monto registrado para los pasajes. Este dato se
muestra después de grabar los datos.
TUUA S/: Permite registrar el monto correspondiente a la Tarifa Única de Uso de
Aeropuerto.
Combustible: Permite registrar el monto asignado para combustible.
Otros Gastos: Permite registrar el monto asignado para otros gastos.
Serv. Diversos: Permite registrar el monto asignado para los servicios diversos.
Fuente:
FF/Rb: Por defecto, muestra la Fuente de Financiamiento y Rubro a los que se
va a afectar el gasto de la comisión. Este dato es registrado desde el Pedido de
Viático.
Botón: Al ingresar a este botón se visualizarán los Clasificadores de Gastos por
cada Rubro de la Planilla de Viáticos
pestañas:
Viáticos: En esta pestaña, el Sistema mostrará la siguiente información: Tipo
Viaje, Destino (Lugar, Fecha Inicio, Hora Inicio, Fecha Fin, Hora Fin, Días, Horas,
Minutos), Monto Viático Diario y Monto Viático Total, como se muestra a
continuación:
62
Detalle de Pasaje por Viaje: Al ingresar a esta pestaña, el Sistema mostrará las Rutas
de viaje Terrestre y/o Fluvial, registradas en el Pedido del Viático. Las Rutas Aéreas no
aparecerán en esta opción, ya que el monto del pasaje no se incluye en el monto de la
Planilla; para éstas se generarán Orden de Pasaje.
El Usuario deberá registrar el monto del pasaje para cada Ruta, asimismo, podrá
modificar la fecha de inicio y fecha de fin de la comisión.
Culminado el registro de la Planilla, en la ventana principal, el Sistema mostrará

la Planilla de Viáticos en estado Proceso.
63
2.1.3.1. Autorización:
En esta opción el Usuario podrá realizar el Pre-Compromiso de la Planilla de

Viáticos y su Posterior Autorización.
El ingreso a la opción Autorización es siguiendo la ruta: “Viáticos - Planilla de

Viáticos - Autorización”, como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Autorización de

Planillas de Viáticos, con el listado de las Planillas de Viáticos generadas
a la fecha.
Seleccionar la planilla y dar clic en el botón autorizar.
64
El Sistema mostrará la ventana Secuencia del Sistema mostrando el número

correlativo de PAO a generar, pudiendo ser editado por el Usuario. El Usuario
dará Aceptar para generar el número de PAO.
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en

Aceptar.
2.1.3.2. Reportes
Para obtener los formatos y listados de las Planillas de Viáticos, dar clic en el
icono Imprimir de la barra de herramientas. El sistema presentará la ventana
Selección de Reporte con las siguientes opciones:
65
 Planilla de Viáticos y Gastos de Viaje: Este reporte permite obtener el

formato de la Planilla de Viáticos, para las firmas autorizadas respec
tivas. Para ello, en la ventana principal, el Usuario seleccionará el registro
de Planilla de Viáticos correspondiente y dará clic en el icono Imprimir de
la barra de herramientas.
El reporte mostrará la siguiente información: Número de la Planilla de

Viáticos, Datos del Comisionado (Fecha Planilla, Nro. Expediente SIAF,
Nro. Pedido, Nombres Comisionado, Escala, Número de Cuenta
(Ahorro/CCI), Centro de Costo, Motivo de Viaje), Detalle del Gasto de la
Comisión de Servicio (Salida. Regreso, Días, Horas, Minutos, Concepto de
Gasto, Clasificador, Importe), Monto por Cadena Funcional, Tipo de Viaje,
Destino, Fecha Salida, Fecha Regreso, Cantidad de Días/Horas/Minutos.
Asimismo, al final del reporte se mostrará los campos para las firmas
respectivas.
66
 Recepción de Viáticos por Comisión de Servicios. - Permitirá obtener

el formato de recepción de viáticos por comisión de servicios al Interior del
país, donde el comisionado declarará haber recibido el monto estimado por
concepto de viáticos; así como el compromiso a rendir cuenta sustentada
con documentos, dentro del plazo señalado según ley.
2.1.4. Rendición:
Esta opción permite realizar el registro de la Rendición y Sustentación de gastos

de los viáticos del comisionado.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Viáticos - Planilla de Viáticos -
Redición “como se muestra a continuación:
Ingresar a la carpeta amarilla del registro correspondiente
67
El Sistema presentará la ventana Rendición - Planilla de Viáticos, conteniendo

las siguientes secciones, las cuales se detallan a continuación:
Comisionado: Muestra los datos del Comisionado: Nombres, Centro de Costo y

Escala asignada. Planilla de Viáticos: Muestra los datos de la Planilla de Viáticos:
Número de Planilla, Fecha, Expediente SIAF, Número de Pedido y Estado.
Datos de Comisión: Muestra los datos de la Comisión de Servicio: Fecha Inicio,
Fecha Final, Días, Horas, Minutos y Observación.
Datos Reprogramación.: Muestra la Fecha de Inicio y Fecha Final de la
Reprogramación de la Comisión de Servicio, en caso que la Planilla hubiese sido
reprogramada.
68
Datos de Rendición: Permite registrar la fecha de Rendición, así como el

Comprobante de Pago emitido por la oficina de Tesorería.
Monto Total Viático: Muestra los montos totales de los Viáticos otorgados al
Comisionado por cada Concepto de Gasto: Viático, Pasaje, TUUA, Combustible,
Otros Gastos y Servicios Diversos.
Rendición de Viático: En esta sección se mostrará los montos totales rendidos
por cada Concepto de Gastos: Viático, Pasaje, TUUA, Combustible, Otros
Gastos, Servicios Diversos.
Reembolso/Devolución:
Reembolso: Muestra el monto total para Reembolsar en el caso de que el gasto
de la Comisión de Servicio sea mayor que el monto total del Viático.
Devolución: Muestra el monto total para Devolver, en el caso de que el gasto se
la Comisión sea menor que el monto total del Viático. Seguidamente, se
procederá a registrar los comprobantes que sustentan los gastos, para ello en la
pestaña Rendición de Viáticos C/Documentos, activar el menú contextual dando
clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción.
El Sistema mostrará la ventana Registro de Rendición con Documentos, en la

cual el Usuario registrará los siguientes datos:
69
Nro. Documento: Se seleccionará el número de RUC desde la ventana de

búsqueda de la SUNAT, para ello ingresar al botón Búsqueda SUNAT.
Se presentará la ventana de búsqueda de la SUNAT, en la cual el Usuario

realizará la búsqueda correspondiente del cliente, tal como se realiza en la
página de la SUNAT.
En la ventana Registro de Clientes se mostrará el número del RUC, Nombre del

cliente y Dirección. El Usuario registrará manualmente el número de teléfono y
email; luego, dará clic en el icono Grabar.
70
Entidad Pública: Si el cliente es una Entidad Pública, se deberá marcar con un

check el campo Entidad Pública
Exonerado: Registrar el monto exonerado del I.G.V., si corresponde.
Recargo Consumo.: Registrar el monto de Recargo al consumo, si corresponde.

Aplica para Factura.
Valor Total: Registrar el valor neto del Comprobante de Pago.
I.G.V.: Muestra por defecto el I.G.V., pudiendo ser editado por el Usuario. No
aplica para Boleta de Venta.
Retención (IR): Muestra el valor de la Retención por Impuesto a la Renta, para

el caso de Recibos
por Honorarios Profesionales, pudiendo ser editado por el Usuario.
Valor Neto: Muestra el Valor Neto del Comprobante de Pago.

Para guardar los registros dar clic en el icono Grabar. El Sistema mostrará el
siguiente mensaje al Usuario, al cual dará Aceptar:
71
2.1.5. Declaración Jurada:
De tener gastos donde no se ha podido obtener comprobantes de pago, se

procederá a registrar los conceptos de gasto en la pestaña: RENDICIÓN
DECLARACIÓN JURADA S/DOCUMENTOS.
Para ello activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse
y seleccionar la opción INSERTAR DOCUMENTO.
El Sistema añadirá un registro en blanco, donde se deberá registrar los

siguientes datos:
Concepto: Seleccionar el Concepto del Gasto (Alimentación, Combustible,

Hospedaje, Movilidad, Otros Gastos, Pasaje, Servicios Diversos, TUUA) en la
barra de despliegue.
Fecha: Registrar la Fecha en la que se efectuó el gasto.
Concepto de Gasto: Registrar el concepto que originó el gasto.
72
Monto: Registrar el monto del gasto.
2.1.5.1. Devolución:
En el caso que los gastos de la comisión de servicio hayan sido menores que
el monto del viático otorgado, el campo Devolución se mostrará el importe que
el comisionado deberá devolver.
73
Cambiar Estado ‘Rendición - PEND’: Terminado de registrar los datos y

Conceptos de Gasto de la Planilla de Viático, se procederá con el cambio de
Estado de ‘Compromiso’ a ‘Rendición – Pendiente’.
En el campo Estado, activar la barra de despliegue y seleccionar la opción

Rendición, como se muestra a continuación:
Terminado de registrar la Rendición de la Planilla de Viáticos, dar clic en el icono

Grabar de la barra de herramientas.
2.1.6. Reporte Varios
Para visualizar los reportes relacionados a las Planillas de Viáticos, el Usuario dará
clic en el icono Imprimir de la barra de herramientas, mostrándose la ventana
Reportes, con las siguientes opciones.
74
Rendición de Cuentas de Viáticos y Gastos de Viaje. -Este reporte muestra el

detalle de los gastos realizados en la Comisión de Servicios.
El reporte mostrará la siguiente información: Datos del Comisionado (Nombre,
Nro. Panilla, Nro. Expediente SIAF, Nro. Comprobante de Pago, Motivo de Viaje,
Fecha salida, Fecha regreso, Duración en Días/Horas/Minutos), Detalle del Gasto
(Fecha del Documento, Tipo de Documento, Número de Documento, Razón
Social, Concepto de Gasto e Importe). Asimismo, al final del detalle se mostrará
el Total de gastos con documentación sustentatoria, Total de gastos sin
documentación sustentatoria, Total gastado, Monto de Reembolso, Monto de
Devolución y Monto Recibido. Al final de reporte se mostrará los campos para la
firma del Jefe de la Dependencia, Comisionado y Control Previo.
El Detalle del Lugar de Comisión (Tipo de Ruta, Origen, Destino) y el Resumen
por Clasificador de Gasto del Monto Recibido, Total Gasto y Saldo, sólo se
mostrarán en el reporte, cuando la Entidad haya ejecutado en el SIGA el Script
que habilita el registro de Viáticos con Horas y Minutos.
Rendición por Itinerario. -Este reporte muestra el detalle de los gastos
realizados en la Comisión de Servicios, por concepto de pasajes y con datos
del itinerario.
El reporte mostrará la siguiente información: Datos del Comisionado
(Nombre, Nro. Panilla, Nro. Expediente SIAF, Nro. Comprobante de Pago, Motivo
de Viaje, Fecha salida, Fecha regreso, Duración en Días/Horas/Minutos), Lugar
de Comisión (Tipo de Ruta, Origen, Destino), Detalle del Gasto (Fecha,
Documento, Número, Razón Social, Itinerario, Importe, Total Importe), Detalle
por Declaración Jurada (Fecha, Gasto Detallado, Concepto, Importe, Total
Importe), Resumen por Clasificador de Gasto (Monto Recibido, Total Gasto,
Saldo), Fecha del día de la impresión.
75
Asimismo, al final del reporte se mostrará los campos para la firma del Jefe de la
Dependencia, Comisionado y Control Previo.
Declaración Jurada. -Este reporte permite obtener el Formato de Declaración

Jurada de los gastos donde no se pudieron obtener documentos sustenta
torios, tanto para viaje Nacional y al Exterior
76

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1.1. SUB MÓDULO PEDIDOS:

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos, y

 Ubicamos el centro de costo: Ubicado el centro de costo, seleccionar tipo de

A continuación, se muestra la siguiente ventana en la que podrás elegir una serie de

Se crea el número de pedido, nos ubicamos en la parte central, clic derecho e

1.2. SUB MÓDULO DE PROCESO DE SELECCIÓN:

El Sub Módulo de Procesos de Selección le permite al Usuario realizar el Registro,

Asimismo, permite la obtención de la información requerida por el OSCE, Ente Rector

1.2.1. Comités: En esta opción el Usuario podrá realizar el registro de los

El ingreso a la opción Comités es siguiendo la ruta: “Proceso de Selección

1.2.2. Proceso de Menor Cuantía (Económico): En esta opción la

1.2.2.1. Registro de Procesos de Selección: En esta opción el Usuario

Se ingresan una serie de datos como es del postor y el ganador

1.2.3. Registro de Contratos: Se deberá de seleccionar el contrato que está

Se deberá de completar la información, como el Número de Contrato, Fechas (Contrato,

Correlativo: Muestra el número sucesivo del Contrato autogenerado por el Sistema.

Procedencia: Seleccionar el tipo de procedencia del contrato, pudiendo ser PAO u

En la ventana Contratos, seleccionar el contrato correspondiente e ingresar al botón

El Sistema mostrará la ventana Compromiso de Contrato con la siguiente información:

Insertando el Cronograma del contrato, comprometido anualmente, se procederá a

Al dar clic en este botón, el Sistema presentará la ventana Cronograma de Entregas,

El sistema mostrará la ventana Cronograma de Entrega con los registros

Al ingresar a la carpeta amarilla del campo Cronograma de Entrega, el Sistema

Asimismo, desde esta ventana se puede Generar el Cuadro de Adquisiciones, que

Al Aceptar se confirmará generado el Cuadro de Adquisición.

1.3. SUB MÓDULO ADQUISICIONES:

El Sub Módulo Adquisiciones detalla el procedimiento para la generación de los

Presenta también información de la Distribución Presupuestal por Centro de Costo,

En la ventana Listado de Cuadro de Adquisición, activar el menú contextual

El Sistema presentará la ventana Generación del Cuadro de Adquisición con el

En la ventana principal, se mostrará el (los) Cuadro(s) de Adquisición

1.3.2. Orden de Compra: Esta opción permite generar las Órdenes de

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Adquisiciones - Orden de

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Órdenes de

Indicador de Ingreso al Almacén, Carpeta amarilla para entrar al detalle de la

Botón Fase Compromiso: Ingresando a este botón se podrá realizar el

Botón Giros del SIAF: Ingresando a este botón se podrá consultar

1.3.2.1. Procedimiento Para Generar Una Orden De Compra:

El Sistema presentará la ventana Orden de Compra, la misma que está

Nro. O/C: Muestra el número de la Orden de Compra autogenerado por el

Cuadro de Adq.: Seleccionar el Cuadro de Adquisición, activando la barra

Proceso de Selección: Por defecto se mostrará el procedimiento de

Orden de Recepción: Señalar si la Orden fue recepcionada por el

Fecha de Recepción: Fecha de recepción de la orden por parte del

ID Proceso: Registrar el número de identificación del procedimiento de

Tipo de Consumo: Indica el Tipo de Uso que se le dará al bien: Consumo,

Especificaciones Técnicas del ítem: Permite registrar las