El manual de procesos es una

herramienta que permite a la

organizació n integrar una serie de
acciones encaminadas a agilizar el
trabajo de la administració n y mejorar
la calidad del servicio
comprometiéndose con la bú squeda de
alternativas que mejoren la satisfacció n
del cliente.

Manual “Procesos y
procedimientos
logísticos”
Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 5

Bleydis Morales Navarro

Heidys Julieth Valencia Hurtado
ficha técnica: 2285236
 MANUAL “PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS”

En esta evidencia debe elaborar un manual de procesos y procedimientos que involucre la

estructuración de los procesos logísticos, variables y recursos asociados con actividades de
operación de la empresa.

Para desarrollar esta evidencia realice lo siguiente:

 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación

“Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión logística
(aprovisionamiento, producción o distribución).

 Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las técnicas y
métodos de programación y las herramientas de control involucradas en el proceso. Para
trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de formación
“Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.

 Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera estandarizada y

contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y externos y tecnologías de
la información involucrados.

 Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de acuerdo a las
indicaciones suministradas en el material de formación mencionado.
 INTRODUCCION

En el desarrollo del manual de procesos y procedimientos logísticos para la empresa, se

ha seleccionado el departamento de despachos y también su respectivo subproceso que
es el la distribución, estos dos conforman uno de los elementos principales del desarrollo
de las actividades de FORWARD CARGO SERVICES; por el cual, deben ser plasmados en
manuales prácticos que direccionen como mecanismo de consulta permanente, por parte
de todos los trabajadores permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del éxito
continuo. Con base en lo anterior, se ha preparado el siguiente Manual de Procesos y
Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y
tareas del área de despachos de la empresa. Estas actividades se describen con cada una
de las herramientas necesarias para la construcción por fases del manual referido,
soportando especialmente el proceso de despachos.

Antes de dar paso al proceso presentaremos primero como se divide la estructura interna
de la empresa, con el siguiente cuadro.
ESTRUCTURA
INTERNA
MISIÓN

FORWARD CARGO SERVICES, es una empresa de servicios de transporte terrestre que

provee soluciones integrales acordes a las necesidades de sus clientes para la movilización
de productos a nivel nacional o internacional con estándares de calidad mundial;
aportando su conocimiento para beneficio de sus clientes, de la sociedad, de la empresa y
de todos sus integrantes.

VISION

FORWARD CARGO SERVICES, será socio estratégico de sus clientes convirtiéndose en el

área de transporte y logística de cada generador de carga consolidándose como un
importante operador a nivel nacional.

OBJETIVO DEL MANUAL

El siguiente manual de procesos y procedimientos logísticos tiene como objetivo principal
brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol manejo y mejora continua de la
empresa FORWARD CARGO SERVICES, esta busca que exista un documento completo y
actualizado de consulta, donde se establezca un método estándar para ejecutar los
procesos logísticos.

En este sentido, el manual de procesos y procedimientos logísticos está dirigido a todas

las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la empresa y se
constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con el control interno, en la consecución de
las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el
cumplimiento normativo.

Interiorizando la justificación de lo importante que son los manuales de procedimientos se

señalan que son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo con
contundencia eficiencia y la eficacia.

Poniendo de manifiesto que no solo las normas son suficientes, sino que, también, es
imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores en cuestión no solo
de hacer las cosas bien sino dentro de las prácticas definidas en la organización.

Para ello el manual de procesos es una herramienta que permite a la organización

integrar una serie de acciones que van encaminadas a agilizar el trabajo de la
administración y mejorar la calidad del servicio comprometiéndose cada día con la
búsqueda de nuevas e innovadoras alternativas que mejoren y potencialicen la
satisfacción del cliente en todos los ámbitos.

MAPA
ESTRATEGIC
O
 FLUJO DE
PROCESOS
Símbolo Nombre Descripción
Indicador o fin de inicio de un
INICIO/FINAL procedimiento
Representa la ejecución de
ACCIÓN una o más tareas dentro de
PROCESO un procedimiento
Representa una actividad
DECISIÓN de decisió n o de
conmutació n
Se usa para representar la
CONECTOR entrada o salida de una
INTERNO parte de un diagrama de
flujo a otra dentro de la
misma pagina
CONECTOR Representa el enlace de
EXTERNO actividades en hojas
diferentes del
procedimiento
Representa a cualquier tipo
DOCUMENTO de documento que entre o
salga del procedimiento
Conecta símbolos señalando
el orden en que la línea de
DIRECCION DE FLUJO unión debe realzarse
FLUJO DE PROCESOS
 DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LOGÍSTICOS
Nro PROCEDIMIENT AREA DESCRIPCION RESPONSABLE
. O
Periódicamente las bodegas realizan un
conteo físico de la mercancía allí
almacenada VS el inventario visualizado en
REVISAR el sistema SAP. Una vez realizado este Jefe de Despachos
1 EXISTENCIA DESPACHO procedimiento las diferencias son buscadas y Facturació n
y corregidas con el fin que el inventario
físico coincida con el sistema SAP

En este procedimiento es diligenciado un

REGISTRAR formato para el ingreso de mercancías por
2 ENTRADA DE DESPACHOS Auxiliar de Bodega
parte de los clientes a las bodegas de
MERCANCÍA DE almacenaje. Posteriormente es digitalizado
CLIENTES
Hecha la recepción de la mercancía el paso
a seguir es el almacenamiento del mismo,
para tal procedimiento se tiene en cuenta
3 ALMACENAR DESPACHOS el método de rotación de mercancía PEPS, Auxiliar de Bodega
luego, el producto es almacenado de
acuerdo a la ubicación que previamente le
fue asignado dentro de cada bodega.
Con el informe de inventario actualizado y
después de analizado el informe de
recepción se procede a la programación de
servicios de transporte de mercancías. En
esta etapa es indispensable programar los
tiempos de reposición, además de tener en
4 cuenta la vida útil de los productos a Jefe de Despachos
PROGRAMAR DESPACHOS transportar, esto último influye y Facturació n
SERVICIOS A notablemente en los tiempos de despacho
CLIENTES y entrega. Todos los servicios diarios,
semanales, y mensuales son digitalizados y
enviados vía internet al departamento
administrativo, con el fin de evitar
modificaciones o perdida de los formatos
manuales, además de agilizar el proceso a
la hora de la creación de la orden del
servicio.
Una vez el departamento de ventas hace la
entrega de la factura con la orden de
venta, el mecanismo actual de recibo de
5 RECIBIR Y mercancías permite la recepción y Jefe de Trasportes
VERIFICAR LOS DESPACHOS verificación de las mercancías de los y Recibo de
 SERVICIOS DE clientes en cantidades y características, Mercancía
TRANSPORTE luego es almacenado.
PARA LOS
CLIENTES
El diligenciamiento de este formato se hace
a medida que se recibe la mercancía, esto
REGISTRAR DESPACHOS con el fin de darle trazabilidad a los
6 ENTRADA DE productos desde el momento del ingreso a Auxiliares de
MERCANCÍA DE las bodegas de almacenaje. Tiene como Bodega
CLIENTES datos fundamentales Lote, Cliente,
Descripción, Fecha de Ingreso,
Características de la carga, etc.
El alistamiento es el procedimiento de
colocar las mercancías descritas en el
Pedido De Traslado a las bodegas, para su
7 ALISTAR DESPACHOS posterior despacho. Para este Auxiliar de Bodega
procedimiento existe dos turnos el primero
de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. y el segundo de
2:00 p.m. a 10:00 p.m.
Este procedimiento tiene como propósito
la entrega de las mercancías una a una a la
flota trasportadora, punteándolos, de tal
forma que la descripción y cantidades listas Jefe de Despachos
DESPACHAR O DESPACHOS concuerden con las despachadas en los y Facturació n
ENTREGAR DE pedidos de traslado. Una vez culminado la Coordinador de
MERCANCÍA. JEFE entrega de mercancías física a la flota Ciudades
8 DE TRASPORTES Y trasportadora y firmado cada documento a
RECIBO DE satisfacción, estos son entregados al área
MERCANCÍA - de facturación para el respectivo traslado a
cada punto en el sistema SAP
Luego de la recepción del pedido, la flota
trasportadora da inicio al recorrido donde
se debe entregar los productos y Flota
9 TRASPORTAR Y LOGÍSTICA Y mercancías en igualdad de condiciones, tal Trasportadora
ENTREGAR LAS TRASPORTE cual como le fue entregado por el área
MERCANCÍAS despachos, además debe exigir el
diligenciamiento del formato de novedades
con firma y sello del gerente
Al término del recorrido cada ruta entrega
al centro de acopio las devoluciones de
mercancía acompañadas del formato
diligenciado de novedades escritas. Estos
formatos son entregados en el área de
despachos junto con la mercancía que fue
devuelta (si es el caso) y con el visto bueno
por parte del jefe de trasporte y recibo de
mercancías, estos son llevados al área de
RECIBIR LAS facturación donde se notificará vía
10 DEVOLUCIONES Y DESPACHOS electrónica y telefónica de presentarse Jefe de Trasportes
NOVEDADES alguna inconsistencia, entre lo que fue y Recibo de
ESCRITAS devuelto y lo que quedo en Stock en Mercancía
tránsito.
Diariamente el jefe de recibo de mercancía
VERIFICAR ÍTEMS DESPACHOS realiza un barrido en el sistema de todas Jefe de Trasportes
DE FACTURA las facturas ingresadas en el día, y Recibo de
11 ABIERTOS. verificando que no existan ítems sin Mercancía
ingreso, evitando un reproceso
Semanal el Jefe de Despachos hace una
reunión con el equipo de trabajo
consolidando todas las novedades que
surgen durante el transcurso de la semana,
RETROALIMENTA DESPACHOS buscando determinar la raíz del problema y Jefe de Trasportes
R EL PROCESO aportando posibles soluciones. Para dar y Recibo de
seguimiento de las tareas que fueron Mercancía
12
asignadas como solución, se genera un acta
donde serán evaluados los progresos.
Actividad realizada en el siguiente
encuentro.