Unidad 4

Recepciónyalmacenamientodemedicamentosy dispositivos médicos

Introducción

La implementación de las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA), se convierte en un medio

para controlar y evaluar las condiciones y prácticas del personal involucrado en el
almacenamiento, el cumplimiento de las normas, mantener y garantizar la calidad, la conservación
y el cuidado de los medicamentos y dispositivos médicos durante su permanencia en el almacén,
bodega o farmacia, conservando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas por el
fabricante, incluso hasta cuando el medicamento es entregado al usuario final.

Para su cumplimiento deben estar definidos cuatro componentes: La infraestructura, el recurso

humano, el ordenamiento y la gestión administrativa.

Así mismo en esta unidad se abordará el tema relacionado con el proceso de recepción, para lo
cual la institución o establecimiento realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor,
lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto muestra (aspectos técnicos). Es el
momento en que se apropian realmente de los medicamentos y dispositivos médicos comprados.

Propósitos de formación

A partir del estudio de esta unidad, usted podrá:

g Recepcionar y verificar que los medicamentos y dispositivos médicos recibidos cumplan con
las condiciones de calidad y correspondan a los adquiridos por la entidad.

g Identificar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos

según la normatividad vigente y las especificaciones técnicas del fabricante.

Criterios de evaluación:

Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que Usted:

g Verifique las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos

según la normatividad vigente.

g Identifique las actividades correspondientes a la recepción técnica y administrativa de los

medicamentos y dispositivos médicos.

1 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

g Identifique los recursos físicos necesarios que garanticen un adecuado almacenamiento
de los medicamentos y dispositivos médicos.

g Verifique los controles de higiene y factores ambientales que permitan la adecuada

conservación de los medicamentos y dispositivos médicos.

g Identifique los métodos utilizados en la gestión de inventarios, necesarios en el control de los

medicamentos y dispositivos médicos.
sesión no. 13 condiciones que se deben cumplir para un adecuado almacenamiento de medicamentos y disp

Para una mejor comprensión del tema a tratar en esta unidad, es necesario que usted conozca las
siguientes definiciones:

Definiciones:

Almacenamiento Medicamentos de control especial

Es el conjunto de actividades que tiene por
objeto el cuidado y la conservación de las
condiciones técnicas con las que fueron
elaborados los medicamentos y dispositivos
médicos.
Gas medicinal
Todo producto constituido por uno o más
componentes gaseosos, destinado a estar en
contacto directo con el organismo humano. Se
consideran gases medicinales los utilizados en
terapia de inhalación, diagnóstico “in vivo” o
para conservar y transportar tejidos y células
destinadas a la práctica médica.
Son los preparados farmacéuticos obtenidos a
partir de uno o más principios activos de control
especial, catalogados por las convenciones
de estupefacientes como precursores y
psicotrópicos o por el gobierno nacional, con
o sin sustancias auxiliares presentados bajo
forma farmacéutica definida.
Humedad relativa
Es la cantidad de vapor de agua que contiene
el aire.

Medicamentos fotosensibles

Son los que se degradan rápidamente en

presencia de luz.

Medicamentos termolábiles

Son los que se alteran o se descomponen por

acción del calor.

Medicamentos higroscópicos

Son los que son sensibles a la humedad,

generando un deterioro en su forma
farmacéutica como ablandamiento, cambio de
color (tableta).
1. Infraestructura

Las áreas de almacenamiento para los medicamentos y dispositivos médicos deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:

z Lo que va a almacenarse y distribuirse: la cantidad o volumen, el recorrido: el proceso y

orden de las operaciones y el tiempo: para qué periodo se debe prever el almacenamiento.

z Productos de gran rotación y volumen deben estar dispuestos en un lugar accesible y con
recorridos internos cortos (catéteres, jeringas, líquidos parenterales, etc.).

z El área de recepción dependerá del tamaño de los pedidos y de una adecuada

programación de entregas parciales, dependiendo de las políticas de la institución,
establecimiento o de las negociaciones con los proveedores.

z El número y volumen de los elementos almacenados dependen directamente del perfil

epidemiológico de la población.

z El tamaño del inventario depende de la política de compras que tenga la institución.

El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Selección del sitio.

g Áreas
g Pisos
g Paredes
g Techos y cielo raso
g Iluminación
g Ventilación
g Condiciones ambientales

1.1 Selección del sitio

La selección del sitio para el almacenamiento de medicamentos (establecimientos farmacéuticos,

IPS) debe cumplir con unas condiciones de acceso, tamaño y localización especial:

z Estar alejadas de sitios de alta contaminación

Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminación para
conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de los medicamentos que
puedan resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la
temperatura, las radiaciones, la luz, contaminantes del aire y la humedad.

Debe descartarse la ubicación cerca de las calderas (por alta temperatura), central de
esterilización (por alta temperatura), cocina (por alta temperatura y contaminación cruzada),
estacionamiento (por contaminación cruzada) y depósito de basuras (por contaminación cruzada).

z Facilitar la circulación de personas y objetos

Las áreas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer piso o en un

mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal manera que se facilite la
circulación de personas y materiales.

Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al almacén debe
tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la atención. El almacén central
debe estar ubicado en el primer piso y debe ser equidistante a los servicios que atiendan.

1.2 Áreas.

Para lograr un servicio eficiente, un almacén debe contar con las siguientes áreas:
 g Área de recepción de medicamentos y dispositivos médicos.

g Área de cuarentena de medicamentos.

g Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos que se van a
distribuir y/o dispensar.

g Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de control especial.

g Área para el despacho de medicamentos y dispositivos y médicos.

g Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que deben ser

destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.

g Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y retirados del

mercado.

g Área para el manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la reglamentación vigente.

Adicionalmente, se debe contar con espacios para el área administrativa, servicios públicos,
vestier, gabinetes de incendios y extinguidores y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio
para material de riesgo (líquidos inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.)

Para una adecuada señalización de las áreas están deben ser demarcadas con los siguientes
colores.

ÁREA COLOR
Área de recepción Verde
Área de revisión Rojo
Área de almacenamiento Amarillo
Área de cuarentena No. 1 Naranja
Área de cuarentena No. 2 Negra
Área de medicamentos de control Violeta
Área de reciclaje Rojo Rayado
Área de cadena de frio Azul
Área de preparados magistrales Azul Rayado
1.3 Pisos.

Los pisos deben ser impermeables, sólidos, resistentes, antideslizantes, de fácil limpieza y
uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y accidentes. Deben ser de
material que no trasmita ruido ni vibración.

No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso
de ratas a través de las alcantarillas de desagüe. Si esta situación no se puede evitar, se deben
instalar mallas o rejillas seguras.

Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo con el piso. Se
ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.

1.4 Paredes

Las paredes deben ser impermeables, sólidas, resistentes a factores ambientales, de superficie
lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener sustancias
tóxicas, irritantes o inflamables.

Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo para su manejo, se

requerirá eliminar riesgos a las personas y a la edificación.

1.5 Techos y cielo raso

Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, sólidos, resistentes a factores ambientales, de
superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener
sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.

1.6 Iluminación

Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación de los
medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la documentación.

1.7 Ventilación

Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la conservación adecuada
de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse por ventilación natural las
ventanas y/o puertas abiertas que podrían permitir la contaminación de los medicamentos y
dispositivos médicos con polvo y suciedad del exterior.

La contaminación cruzada puede presentarse cuando existen gases contaminantes y poca

ventilación. Los principales gases contaminantes son el CO2 (gas carbónico), el CO (monóxido de
carbono) y el vapor de agua, entre otros.

1.8 Condiciones ambientales

z Rayos solares

Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
médicos dentro de las áreas de almacenamiento, porque la radiación ultravioleta de la luz solar,
además de aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro
tipo de productos.

z Condiciones de temperatura y humedad

En las áreas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen las condiciones
de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante. Se llevarán registros diarios
de control de estas variables con un termómetro adecuado y un higrómetro calibrado.

La siguiente tabla corresponde a los rangos de temperatura de almacenamiento, de acuerdo con lo

especificado por los fabricantes de medicamentos y dispositivos médicos.

CONDICIÓN TEMPERATURA
Temperatura ambiente controlada 15° a 25° C

Guardar en refrigerador 2° a 8° C

Guardar en congelador -20° a 0° C

8° a 15° C
Si la temperatura ambiente del lugar de
almacenamiento es muy alta y la etiqueta
Consérvese en lugar fresco
recomienda que se deba almacenar en lugar
fresco, el producto puede guardarse en un
refrigerador, ajustando el rango mediante un
termostato.
Si no especifica una temperatura de almacenamiento
o en la etiqueta no aparece ninguna de las
recomendaciones anteriores, la temperatura
Sin indicación del lugar debe mantenerse hasta un máximo de
25° C. Temperaturas superiores deterioran los
medicamentos pues alteran la estabilidad y, por
ende, la calidad de los mismos.
 z Mantenimiento de cadena de frío

Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos fríos, neveras,
refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el
mantenimiento de cadena de frío, en caso de interrupciones de la energía eléctrica.
Adicionalmente, deberá disponerse de un termómetro que registre la temperatura y llevar un
registro diario varias veces al día. La cantidad de medios de refrigeración será determinada por
las necesidades de almacenamiento.

2. Medidas de seguridad.

Un buen manejo administrativo del almacén elimina problemas de índole legal. Sin embargo,
algunas condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado manejo del almacén.

Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepción, y con horarios y fechas
determinadas, lo que facilita un control del personal que ingresa al área.

Establecer áreas restringidas, señalizarlas, implantar el uso de distintivos a personas visitantes e

impedir el ingreso a terceros.

Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubican la documentación y los productos.
Establecer, mediante instructivos de almacén, procedimientos escritos en los que quede definido
quién entra y qué función cumple al entrar.

3. Recurso humano y dotación

El recurso humano es una herramienta fundamental para crear organización, estructura y

planificación de la carga de trabajo.

De acuerdo a la complejidad de la institución y al volumen de productos manejados se puede

calcular la cantidad de personas vinculadas al almacén.

Se recomienda que los operarios y personal que maneje el kárdex tengan información básica
sobre medicamentos y dispositivos médicos, criterios técnicos en su manejo y claridad frente a las
implicaciones de manejar productos destinados al servicio de la salud.

Sin excepción, el personal debe contar con dotación adecuada para el desempeño de sus
funciones (blusa, overol, guantes, etc.).

Documentación

Para una buena administración del almacén se requiere en lo posible sistematizar la información,
para lo cual se debe disponer de los siguientes elementos:

z Kárdex o software

En la actualidad el kárdex se maneja mediante diversos programas o software. Manual o

automatizado lo importante es que la información sea unificada, clara y precisa, que se mantenga
actualizada, que los procedimientos para su manejo estén estandarizados (entregas, descargues,
recepción, etc.) y sean conocidos por todo el personal del almacén.

z Formatos

Los formatos diseñados para el manejo del almacén deben ayudar a manejar la información y
consolidarla (pedidos, despachos, recepción técnica por tipo de producto y recepción administrativa).

z Informes contables

La elaboración de los informes contables a los organismos de control o a los departamentos

internos que los requieran. Para ello es importante contar con una forma única o normalizada de
denominación de los productos y de codificación y clasificación de los mismos.

z Dotación

El área debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un servicio de excelente
calidad, algunos de estos elementos y equipos son: estantes, estibas, neveras, termómetros e
higrómetros, gabinetes de seguridad para medicamentos de control especial, escritorios, sillas,
extinguidores, computadores, software, carretillas para traslado de embalajes, calculadora,
papelería, utensilios de escritorio, línea telefónica, papeleras, canecas, y textos de consulta, entre
otros.

Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de
mantenimiento.
 sesión no. 14 Ubicación y ordenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos

Organizar sistemáticamente los insumos dentro del servicio permite ubicación fácil, lo que
contribuye a agilizar los despachos e inventarios y ayuda a optimizar el espacio disponible. Los
medicamentos se sitúan a un principio de organización específico, forma farmacéutica,
clasificación farmacológica, orden alfabético o nivel de atención, acorde con los criterios de
almacenamiento, en los que básicamente deben incluirse: la demanda, volumen, fechas de
vencimiento.

Ninguno de ellos es el ideal, lo más conveniente es utilizar la combinación de varios métodos con
el objetivo de agilizar la búsqueda de los medicamentos, optimizar al máximo el espacio y que el
tipo de método elegido se mantenga en el tiempo

Una alternativa para el ordenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos es por orden
alfabético del nombre genérico.

Con la utilización de tecnologías como lectores inalámbricos para código de barras, el

almacenamiento de embalajes se puede realizar por líneas, pero dentro de estas es el software
quien asigna el espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa de su ubicación en el
momento de requerirlo. Este es utilizado en el almacenamiento de grandes volúmenes.

Deben ubicarse en la estantería atendiendo al movimiento (rotación), al tamaño, a las fechas

de vencimiento y al método FEFO (sigla en ingles), cuyo significado en español es: primero en
expirar, primero en salir. Que además permite el control de inventarios y es requisito obligatorio en
toda la cadena de almacenamiento de medicamento y dispositivo médico.

Al recibir un pedido se ubica el producto en el lugar correspondiente (un producto del mismo lote y
fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su ubicación
en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable que cada espacio
tenga su código, nombre del producto, concentración, forma farmacéutica.

1. Control durante el proceso de almacenamiento

El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios, técnicas y métodos que permitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de
2005, modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolución número 1403 y las
demás normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

z Control de factores ambientales

Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de medicamentos

y dispositivos médicos se tendrán en cuenta algunas características relacionadas con la luz, la
temperatura, cadena de frío y humedad.
 La luz: Los medicamentos que se deterioran desde el punto de vista físico-químico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natur
Es deber de los fabricantes de medicamentos y otros productos que aparezca en la etiqueta las condiciones adecuadas de almacenamient
Los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color ámbar y papel aluminio o estaño, corresponden
a los medicamentos fotosensibles.
Ej: Clozapina, Ranitidina, azitromicina, ibuprofeno, mebendazol, entre otros.

paredes mínimos 15 cm, bien nivelados y
conectados
La Temperatura: Es
un factor crítico que es directamente a la pared.
necesario controlar para evitar
el deterioro en la potencia de los
productos o su estructura molecular
afectando
directamente la efectividad del medicamento. Para
un control adecuado, los termómetros calibrados se
deben colocar en los lugares más críticos como son
el refrigerador y el sitio del área de almacenamiento
donde la temperatura es más alta y llevar los
respectivos registros diarios de estas temperaturas.
Para disminuir la temperatura ambiental del área
de almacenamiento se deben tener en cuenta las
siguientes recomendaciones: Fortalecer la ventilación
del área con la utilización de ventiladores, aire
acondicionado, extractores, adecuación de techos
aislantes como: fibra de vidrio, pinturas
especializadas que disminuyen el calor y dejar libre
los corredores para circulación del aire.Ejemplo de
medicamentos que se alteran con temperaturas
mayores a 30 °C: Acetaminofén tabletas , acido acetil
salicílico tabletas, antibióticos, sueros en diferentes
formas, entre otros.
Cadena
Para el control de la cadena de frío, en el mante
sombra y lejos de fuente de
La humedad: Es
un factor que afecta
considerablemente la
estabilidad de los medicamentos,
además de ser un medio propicio para
el crecimiento de bacterias y hongos,
reacciones de oxidación de los componentes de los
medicamentos que se manifiestan con el ablandamiento de
tabletas, cambio de color y en algunos materiales médico-
quirúrgicos disminuye el poder de adhesión, entre otros
deterioros.
La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que
contiene el aire. Se expresa como un porcentaje del volumen
total de aire (en peso o en volumen). Se mide con un
instrumento llamado higrómetro. Se debe ubicar, al igual que el
termómetro, en sitios críticos del almacén y llevar registros
diarios varias veces al día o elaborar gráficas de temperatura y
humedad. La humedad relativa recomendada debe estar entre
60% y 70%.
Para disminuir la humedad en el almacenamiento se
recomienda: aire acondicionado, no sacar los medicamentos y
dispositivos médicos de las cajas primarias y, en lo posible, del
embalaje, utilizar estantería con puerta, los productos
higroscópicos deben llevar en su empaque original una bolsita
de sílica gel, la cual debe ser cambiada cuando cambie de
color y garantizar la rotación de los medicamentos y
dispositivos, buscando un menor tiempo de almacenamiento.
El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios,
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias
necesarias, para un periodo determinado, los niveles óptimos
de inventario, los niveles mínimo y máximo de existencias,
punto de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario
para cumplir con la prestación oportuna del servicio y que
permitan realizar un exacto control de existencias, evitando
así deterioro y alteración de los medicamentos. Ejemplos de
medicamento que se alteran con la humedad: Dapsona
tabletas, metronidazol tabletas, preparados oftálmicos
sulfaíidicos, sales de rehidratación y tinidazol tabletas, entre
otros.
Ver anexo 1: Formato control de temperatura,
humedad y red de frio.
 z Control de las condiciones de higiene

De las condiciones higiénicas depende en gran medida la estabilidad microbiológica de los

medicamentos y otros insumos almacenados.

Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Buena ventilación libre de gases
contaminantes, las paredes y pisos deben ser de un material de fácil aseo y limpieza.

Las uniones de paredes y pisos no deben formar ángulos rectos, sino curvas que eviten la
acumulación de polvo. Buen aseo en todas las áreas, instalaciones sanitarias limpias y
funcionales, lavamanos limpios, estantes y estibas libres de polvo, control y sanitizacion del
ambiente, fumigaciones periódicas (mínimo cada 6 meses) con el fin de eliminar roedores,
insectos, etc.

Nevera limpia y libre de alimentos, no comer y no fumar en las áreas de almacenamiento.

Se debe elaborar un cronograma de limpieza y de desinfección, especificando áreas, fechas

programadas de la actividad y firma del funcionario responsable.

2. Devolución de medicamentos

Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento:

z Área especial

Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o dispensación y se debe
prevenir su distribución hasta que se decida que están disponibles.

z Condiciones para la reubicación

Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su distribución o
dispensación, si cumplen con las siguientes condiciones:

Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

g Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas
pgor el fabricante.
El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.
g Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o servicio farmacéutico
para autorizar su devolución. Esta evaluación debe tener en cuenta la naturaleza del producto,
condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso
necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada de la casa
fabricante.
g Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores debe ser
destruido o desnaturalizado.
 Actividad de aprendizaje No. 5

Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad

de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envío de la actividad.

Muchos éxitos con la realización de esta actividad!!

Anotaciones:
 sesión no. 15 control de inventarios

El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y recursos que permitan
efectuar el control de inventarios. Este control se hará especialmente mediante la evaluación de
la rotación de inventario y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá
realizar inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.

z Toma de inventarios

Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. Los
medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente de existencias,
con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y
salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también
alimentar el sistema de información que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto
a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores,
elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto, averías.

z Planeación del inventario

Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización del inventario.

g Se programará la fecha y la hora de corte del inventario.

g El responsable de almacén o servicio farmacéutico alista el material requerido, coordina

la elaboración de los listados o tarjetas con el código, nombre del medicamento, unidad de
medida y cantidad total, para registrar los conteos.

g Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o servicio farmacéutico

identifican todos los suministros y demás elementos a inventariar en cada uno de los
estantes.

g El responsable de almacén o servicio farmacéutico emitirá los listados de medicamentos

valorizados el día de la fecha de corte del inventario.

g El responsable de almacén o servicio farmacéutico revisa uno a uno los productos a inventariar
y verifica valorizaciones en el sistema.

g El responsable de almacén o servicio farmacéutico verifica que se hayan realizado la totalidad

de los registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el inventario.

z Realización del inventario físico

g El responsable de almacén o servicio farmacéutico provee de los elementos necesarios a

los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las últimas instrucciones.
 g El inventario comienza a la hora fijada.

g El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo a la fecha de corte,
registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el inventario.

g Los encargados de la veeduría efectuarán los controles correspondientes.

g Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y comienza el
conteo.

g El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta, en la casilla
correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al digitador el listado o tarjeta de
conteo una vez se ha terminado el diligenciamiento.

El responsable de almacén o servicio farmacéutico y veedores revisan las diferencias existentes:

g Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema.

g Se determinan faltantes y sobrantes.

g Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los registrados por el
sistema o kardex.

g Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.

g Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.

g Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los sobrantes y

faltantes hallados en el conteo.

g El responsable del almacén o servicio farmacéutico elabora los informes correspondientes

y definirán la toma de decisiones para las diferencias encontradas y los productos de nula,
baja o alta rotación.

z Control fechas de vencimiento

El servicio farmacéutico contará con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar
continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que
sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida
antelación la devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociación.

Se debe tomar como factor de análisis básico el método FEFO (primeros en vencer primeros
en salir) y el respectivo control periódico de los productos próximos a vencerse (mínimo con tres
meses de antelación) identificando número de lote, fecha de vencimiento y proveedor..
 sesión no. 16 Recepción de medicamentos y dispositivos médicos

1. Definiciones:

nspección visual donde se determina y se registra en el acta de recepción todo lo relacionado con los aspectos técnicos del medicamento

sitivos médicos solicitados correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor. Igualmente confirmar las condiciones durante el tiemp

2. Responsable de la recepción

El jefe de almacén o quien haga sus veces efectuará la recepción administrativa y el director
del servicio farmacéutico o la persona que éste delegue, realizará la recepción técnica de los
medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.

3. Transporte de medicamentos y dispositivos médicos

El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos médicos están sometidos a las

disposiciones técnicas establecidas en la Resolución 1403/07, en el Código de Comercio y demás
normas que reglamentan el transporte de sustancias especiales que se relacionen con
medicamentos.

El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deberá indicar al transportador los
aspectos señalados en la legislación vigente, las características y condiciones especiales de los
medicamentos.

Las normas anteriormente mencionadas se pueden consultar en:

Http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad

73 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

Veamos ahora todos los aspectos relacionados con el transporte de medicamentos y dispositivos
médicos:

z Embalaje

Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o disponerse dentro de
cubiertas que garanticen una adecuada protección contra los agentes externos.

Deberán ser elaborados con materiales apropiados para su conservación.

Los documentos que acompañan el envío deben ser de fácil acceso y conservación, en los cuales
se debe indicar por lo menos: fecha de envío, nombre y dirección del remitente, nombre y
dirección del cliente, descripción del medicamento y dispositivo médico, la cantidad y número de
lote.

z Condiciones de transporte

Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore, las

condiciones de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificación,
se evite la contaminación o confusión con otros productos. Se deberá cumplir con las siguientes
condiciones específicas:

g Almacenamiento a temperaturas controladas, debe asegurarse que se mantenga la cadena de

frío y la integridad del producto.

g Cuando se use hielo seco en la cadena de frío se deben observar las precauciones de
seguridad y verificar que los medicamentos no entren en contacto directo con el hielo seco, ya
que se podrían congelar
 g Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de almacenamiento deben existir
registros y controles que demuestren que se cumplen estas exigencias durante el transporte.

El transportador responderá por la conservación de la calidad de los medicamentos durante el

transporte de los mismos.

4. Procedimiento para la recepción

La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos y técnicos de
verificación para su ingreso al sistema contable del almacén o servicio farmacéutico.

El proceso tiene dos momentos importantes: la recepción administrativa y la técnica.

4.1 Recepción administrativa - Estudio de la documentación

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las siguientes condiciones:

La entrada al almacén desde el punto de vista contable contiene tres informaciones: Qué producto
ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del
inventario pueda verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el
contrato de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar al almacén o
servicio farmacéutico.

Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el momento de la
compra.

z Recepción y estudio de la documentación que entrega el proveedor

El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,
en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de suministro o la
orden de compra. Se constata que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el
producto cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.

g Nombre genérico (o denominación común internacional) del producto solicitado vs. el

despachado.

g Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.

g Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.

g Fecha y hora de entrega.

g Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

4.2 Recepción técnica - Inspección de los productos recibidos

Se procederá por el director del servicio farmacéutico, o la persona que delegue, a realizar una
inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar las condiciones técnicas,
la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje,
material de empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la
negociación.

Para tal efecto se escogerá una muestra al azar del total del lote recibido.

Es importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del medicamento y/o
dispositivo médico, sobre la información de las especificaciones del producto, tiempo de vida útil,
condiciones de almacenamiento y la información que la institución considere necesaria. Esta
información es brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos.

Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en el servicio farmacéutico o almacén.

Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se realice la

respectiva
recepción técnica, deberán almacenarse bajo seguridad y en un sitio independiente de los demás
medicamentos.

Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones técnicas se comunicará al

proveedor y al jefe de compras o quien gaga sus veces.

Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las especificaciones técnicas y
las establecidas en el momento de la compra.

g Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea exactamente al
solicitado, en la forma farmacéutica y concentración estipulada.

g Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de dos terceras partes
de su vida útil, o por lo menos, un año para su vencimiento.

g Número de lote: El número de lote es importante porque en caso de presentarse un problema

de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no se debe aceptar más de dos lotes en un
mismo pedido de un producto.

g Certificaciones solicitadas: Si el contrato de suministro o la orden de compra así lo

estipula, debe entregarse con el pedido ciertos documentos que acrediten aspectos de calidad,
como el registro sanitario INVIMA y el protocolo de calidad.
Se revisan además otras características para los medicamentos:

g Embalaje: Sellados en buen estado y secos.

g Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.

g Tapas: Presencia de banda de seguridad.

g Etiqueta: Impresión firme y clara.

g Blíster: Sellados, llenos, con información básica.

Otros aspectos a tener en cuenta:

g Análisis organoléptico: Se refiere al análisis de las características que se pueden percibir

por los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte de responsable del almacén.

g Inspección visual: Examina características de uniformidad en el color, acabado, etc.

g Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica está por debajo o por encima de un
límite fijado.

g Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente establecidas.

Se clasifica en:

g Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto.

g Defecto Mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del
producto.

g Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.

Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de recepción, se

definen unos niveles aceptables de calidad (NAC): el 1% para defectos críticos, 6.5% para
defectos mayores y 15% para defectos menores.

La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el NAC y el

resultado de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepción. Ello se acepta si el
número de defectuosos es igual o inferior al establecido por el NAC respectivo. Si es superior al
establecido en la tabla se rechaza. Ver anexo 2 Inspección, clasificación y determinación de
defectos en el material de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los
medicamentos.
Análisis organoléptico para inspección de productos

Productos Observaciones
Se observará que no tengan manchas, que no
estén decoloradas, que no estén quebradas ni
Tabletas
pegajosas, que no tengan polvo adherido a la
superficie; igual tamaño, color y apariencia.

No deben estar abiertas o vacías, no deben tener

Cápsulas polvo adherido, no deben estar deformadas, sin
trazas de humedad, igual color y apariencia.
Que no se observen materiales extraños, ni
turbidez ni presencia de gas.
Soluciones
Contenido completo, que estén en frascos cerrados
herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
Que sean homogéneas, sin gas ni materiales
extraños.
Emulsiones
Contenido completo, que estén en frascos cerrados
herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
Que al agitarlas se redispersen adecuadamente.
Suspensiones
Contenido completo, que estén en frascos cerrados
herméticamente, incluyendo banda de seguridad.

Que no tengan partículas en suspensión. Que no

Líquidos inyectables
tengan turbidez. Que el contenido esté completo.

No deben estar apelmazados. Los polvos para

inyección deben desprenderse fácilmente del
Polvos para reconstruir
frasco y deben tener color uniforme. Que disuelvan
fácilmente.
Polvos o granulados para reconstruir a solución Que dispersen fácilmente. Color granulado
oral uniforme.
Que los tubos no estén colapsados ni con
Cremas y ungüentos perforaciones o rupturas. Que el cierre esté
hermético.
Equipo para la administración de soluciones Advertir si los sellos no están intactos o si los
parenterales protectores no están en su sitio.

Nota de advertencia: “NO USAR CON SANGRE O

Equipo para transfusión de sangre
Guantes quirúrgicos
CON COMPONENTES SANGUINEOS”.
Advertir si los sellos no están intactos o si los
protectores no están en su sitio.
Si están empolvados, se debe colocar aviso de
que el polvo de la superficie debe ser removido
asépticamente antes de iniciar los procesos de
operación.

Si son estériles, verificar que el paquete no esté

abierto o dañado.

z Acta de recepción

Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el procedimiento de

recepción, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su denominación genérica y
comercial, cantidad de unidades, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento,
condiciones de transporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones
administrativas y técnicas establecidas en la negociación y la que permita identificar en todo
momento la muestra tomada. El acta será firmada por la persona que realiza la recepción técnica
para su archivo en el almacén y copia del acta para el servicio farmacéutico. Anexo 3 Formato
recepción técnica

z Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos

Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al sistema contable del
almacén.

El almacén o servicio farmacéutico registrará en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, proveedor, etc., de los
medicamentos y dispositivos médicos recibidos.

5. Control del proceso de recepción y de almacenamiento

Porcentaje de cumplimiento de entregas por parte del proveedor:

Número de entregas efectuadas en términos pactados x 100

Número total de entregas pactadas.

Porcentaje de cumplimiento de las buenas practicas de almacenamiento:

Número de medicamentos vencidos, deteriorados y averiados x 100

Total de medicamentos almacenados.
Anexo 1. Formato control de temperatura, humedad y red de frio.
Anexo 2. Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de
acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los medicamentos.

Categoría del defecto

Defecto
Crítico Mayor Menor
Rotulación
Ausencia de nombre genérico, número del registro sanitario, laboratorio
fabricante, número de lote, fecha de expiración, formulación del
producto, cantidad o volumen.
Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el
producto así lo requiera. (Ejemplo. Conservarse bajo refrigeración).
Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos
parenterales
Rotulación del envase: individual
Ausencia del nombre genérico, número de lote o fecha de expiración.
Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones
parenterales
Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin
necesidad de especificar excipientes
Cuando se utilizan etiquetas
Etiquetas rotas, sucias o arrugadas.
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos para
reconstituir y que el nivel hasta donde debe hacerse esté marcado en la
etiqueta)
Envase de vidrio
Frasco sin contenido o sin indicación del contenido
Color del envase (debe ser el que requiere el medicamento con fines de
protección)
Ausencia de bandas de seguridad
Manchas o suciedad en su interior
Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con excepción de
envases de inyectables en los cuales se considera crítico.
Envase plástico
Presencia de olor objetable
Envase sin contenido
Ausencia de bandas de seguridad
Envase abombado
Suciedad interior
Presencia de poros o grietas que afectan su utilización
Deficiente hermeticidad del cierre
Suciedad exterior
Superficie defectuosa (rebajas, burbujas, hendiduras que afecten su
apariencia).
Deformaciones que afectan su apariencia
Tubos colapsibles
Perforaciones, grietas o roturas
Hermeticidad del cierre
Tubos deformados
Suciedad exterior
Materiales laminados (blister)
Blister roto
Blister vacío
Blister mal sellado
Superficie arrugada, rayada o defectuosa
Cierres (tapas y agrafes)
Ausencia de agrafes cuando se requiera
Agrafe roto
Carencia de perforaciones (cuando se requiera)
Agrafes flojos
Formas farmacéuticas líquidas estériles
Turbidez (en soluciones)
Presencia de partículas extrañas
Color no apropiado
Floculación (en soluciones)
Color no uniforme: En caso de degradación
Mala distribución del colorante
Aspecto del polvo: Apelmazamiento que sugiere humedad
Mala dispersión en caso de polvo para suspensión
Formas farmacéuticas líquidas no estériles
Falta de homogeneidad en emulsiones
Presencia de gas
Presencia de materiales extraños
No redispersión en suspensiones
Formas farmacéuticas líquidas no estériles
Falta de homogeneidad en emulsiones
Presencia de gas
Presencia de materiales extraños
No redispersión en suspensiones
Preparaciones sólidas no estériles: polvos y granulados
No se dispersan fácilmente (polvo para suspensión)
Color no uniforme
Presencia de material extraño
Granulado no uniforme en color y tamaño
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
Polvo adherido a la superficie
 Anexo 3. Formato recepción técnica

Acta de Recepción Técnica de Medicamentos No

Proveedor Factura No Fecha Orden de compra/Contrato No Fecha

Fecha de llegada Fecha de la inspección No de cajas

Nombre Concentración Nombre Laboratorio Forma Unidad Presentación Número Número Fecha de Cantidad Cantidad Cumple Se
genérico comercial Fabricante farmacéutica de de lote de vencimiento recibida de la especificaciones acepta
manejo registro muestra
Advas Técnicas si no

Observaciones:

Responsable de la recepción técnica:

Firma
 Actividad de aprendizaje No. 6

Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad

de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envío de la actividad.

Muchos éxitos con la realización de esta actividad!!

Anotaciones:

Actividad Evaluativa No. 3

Cuestionario de evaluación - Unidad 4

Anotaciones: