GUÍA DE ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

GESTION DE CALIDAD

SOLCA MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO

 CAPÍTULO 1: CONOCIMIENTO GENERAL
1.1 Introducción

La Jefatura de Gestión de la Calidad al tener como una sus atribuciones “Desarrollar el

sistema de gestión de la calidad” ha elaborado esta guía para suministrar a los
funcionarios de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo una herramienta de fácil
comprensión sobre los pasos para realizar el Manual de Procesos y Procedimientos y en
cualquier momento poderlo actualizar a través de una metodología ya establecida que
garantizará que se sigan los procesos adecuados.

1.2 Objetivo de la Guía

 Dotar de un instrumento que facilite la elaboración y actualización de los Manuales de

Procesos y Procedimientos que permita contar con un instrumento adecuado donde
se desarrollen los procesos y procedimientos de cada área enfocados en la eficiencia
y mejora continua del SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo.
 Proporcionar un instrumento técnico administrativo que norme la elaboración de los
manuales de procesos y procedimientos con uniformidad, contenido y presentación
que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la Institución y el
funcionamiento.

1.3 Lineamientos Generales

- Esta guía explicará paso a paso como elaborar el Manual de Procesos y

Procedimientos que haya identificado en su jefatura, área o demás, mediante el uso
de mecanismos idóneos para mejorar el funcionamiento de la institución.
- La elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos deben elaborarse de
acuerdo con los lineamientos y formatos contenidos en esta guía.
- Debe aplicarse para el levantamiento de procesos, en caso de que se requiera una
intervención para mejorar o automatización /sistematización de procesos, debe
realizar su requerimiento en base al formato “Solicitud de Intervención” (Ver Anexo 1).
 Recuerde que antes de una automatización de procesos siempre debe realizarse una
mejora.
- Los procesos deben dar una proyección general en forma lógica, sistemática y
dinámica de sus actividades y la secuencia en que se desarrollan las mismas.
- Una vez que la Jefatura, área o demás levante los procesos mediante la Guía de
levantamiento, deberá remitir los mismos a la Jefatura de Gestión de la Calidad para
revisión técnica (control de calidad) en lo concerniente a la parte administrativa
mientras que en la parte técnica-médica deberá enviarla a la Dirección médica para la
revisión técnica (control de calidad) del uso correcto de la metodología planteada.
- A partir de la aprobación de la Jefatura de Gestión de la Calidad, será responsabilidad
de la unidad administrativa o médica-técnica la difusión, implementación y
actualización permanente del proceso.
- La Jefatura de Gestión de Calidad, conforme dictan sus atribuciones, asesorará a las
Jefaturas, áreas o demás durante la implementación del proceso, una vez ya
levantado.
- Los procesos levantados por la Jefatura, área o demás serán sujetos de revisiones
aleatorias por parte de la Jefatura de Gestión de la Calidad con el fin de verificar la
implementación de los mismos.
- La Jefatura de Gestión de la Calidad gestionará talleres de capacitación que permitan
la aplicación de la presente Guía.

1.4 Alcance

Esta guía metodológica está dirigido al personal de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo
con el fin de implementar la metodología estándar utilizada por la Jefatura de Gestión de
la Calidad para realizar los Manuales de Procesos y Procedimientos.
 CAPÍTULO 2: MARCO CONCEPTUAL

En los actualidad existe una gran variedad de presentar un Manual de Procesos y

Procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía
según sus objetivos y propósitos de cada área o departamento, así como su ámbito de
aplicación, por estas razones, resulta conveniente que en la Institución se adopten
normas generales que uniforme tanto el contenido de los manuales como su forma de
presentación.

Para una mejor comprensión se han desarrollado elementos que se consideran deben
integrar un Manual de Procesos y Procedimientos por ser los más relevantes para los
objetivos que se persiguen en su elaboración

Identificación

Se refiere a la primera página o portada del Manual, en ella deberán aparecer y/o
anotarse los siguientes datos:
1. Logotipo de la Institución
2. Nombre de la Institución
3. Título del Manual de Procesos y Procedimientos con el nombre de la Unidad
administrativa o médica responsable de su elaboración o actualización
4. Nombre de la persona que elabora el documento y fecha de elaboración.
5. Nombre del Jefe del Departamento que valida el documento y fecha de validación.
6. Nombre y Cargo de quien autoriza el documento y fecha de autorización
7. La Hoja de modificación del manual contiene varios datos importantes para poder
llevar un control de las modificaciones que realice cada departamento como son:
Nombres de quienes elaboraron, validaron y actualizaron el Manual, Número de
Páginas sustituidas del Manual, día, mes y año de las sustituciones en el Manual.
 SOLCA MANABI NÚCLEO DE PORTOVIEJO

Manual de Procesos y Procedimientos del departamento de

XXXXX del HOSPITAL ONCOLÓGICO “DR. JULIO VILLACRESES
ELABORACIÓN FECHA: COLMONT”
ELABORACIÓN:

VALIDACIÓN FECHA:
JEFE DE
DEPARTAMENTO:

AUTORIZACION FECHA:

HOJA DE MODIFICACIONES DEL MANUAL

Páginas Fecha de modificación

Elaboró Validó Autorizó
sustituidas Día Mes Año

INDICE
En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales
que constituyen el Manual. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos,
es importante seguir el orden que se describe a continuación:

a) Introducción
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido
del Manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de
él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y
actualizaciones, así como la autorización, del titular de la Institución.

Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a

efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros
mencionados en el párrafo anterior.

En síntesis, la introducción deberá:

 Señalarse el objetivo del documento
 Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento
 Ser breve y de fácil entendimiento

Ejemplo:
 SOLCA MANABI NÚCLEO DE PORTOVIEJO

I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento al Manual de Procesos y Procedimientos, el Departamento de XXXXXX

de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo, ha elaborado el presente Manual con el fin de
mantener un registro actualizado de los Procesos y procedimientos que ejecuta esta
Jefatura médica o administrativa, que permite alcanzar los objetivos encomendados y
contribuye a orientar al personal adscrito a ésta área sobre la ejecución de la actividades
encomendadas, constituyéndose en una guía de la forma en que opera e interviene.

Cabe señalar que el presente Manual deberá revisarse anualmente con respecto a la
fecha de actualización, o bien cada vez que exista una modificación a la estructura
orgánica autorizada por la Máxima autoridad con objeto de mantenerla actualizada, por lo
que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar la información necesaria para
éste propósito.

b) Antecedentes
En los antecedentes se describe la historia del departamento, su creación, sus cambios,
todo lo relacionado a su estructura interna dentro de la Institución, indicando las
disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura
organizacional.

c) Marco Jurídico
En esta parte del Manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden
jerárquico, que dan origen al departamento, sección u área de la Institución, que
establecen su creación y sus atribuciones, así como aquellas que regulan su
funcionamiento.
Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos-administrativos vigentes, en
forma descendente, según se muestra a continuación:
 Constitución de la República del Ecuador
 Leyes
 Reglamentos
 Decretos
 Convenios
 Acuerdos
 Circulares y/o oficios

Se deberán indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y
administrativos.

d) Misión y Visión
Se describe la Misión y Visión de cada departamento

e) Política
Se describe la política del área o departamento, el cual constituye los parámetros o
lineamientos del accionar del servicio.

f) Normas
Se describen las normas específicas de cada departamento o área

g) Glosario de términos
Es un listado alfabético de definiciones de aquellas palabras o términos utilizados en el
documento y que pueden prestarse a confusión en virtud de que no siempre tienen la
misma acepción o no son ampliamente conocidos.
Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:
a) Defina con la mayor claridad y concreción posible los términos ténico-administrativos
señalados en la Manual.
b) Incluya solamente los términos que se presten a confusión.
c) Ordene los términos en forma alfabética
d) Describa los conceptos sin incluir para ello el término que pretende definir.

h) Organigrama estructural
Se describe el organigrama del área o sección

i) Descripción de Funciones
Se describen las funciones que se encuentran en el Manual de Funciones y
Competencias.

j) Desarrollo de los Procesos y Procedimientos

Flujogramas

A continuación se adjunta formato para el desarrollo:

 Manual de Procesos y Procedimientos del departamento de ……

del HOSPITAL ONCOLÓGICO “DR. JULIO VILLACRESES COLMONT”

ELABORACIÓN: nombre y apellidos

FECHA: 00/00/0000
VALIDACIÓN FECHA: / /

Jefe del Departamento

AUTORIZACION FECHA: / /

HOJA DE MODIFICACIONES DEL MANUAL

Páginas Fecha de modificación

Elaboró Validó Autorizó
sustituidas Día Mes Año
ÍNDICE

Página
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES
 MARCO JURÍDICO
VISIÓN Y MISIÓN DEL DEPARTAMENTO
POLITICAS
NORMAS DEL DEPARTAMENTO
GLOSARIO DE TERMINOS
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.

ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
PRODUCTOS
PROCESOS

PROCEDIMIENTOS
DISTRIBUCIÓN FÍSICA Y DE EQUIPAMIENTO
ANEXOS

INTRODUCCIÓN

….
…. El presente manual tiene como objetivo …….
….Contempla aspectos como objetivo, estructura interna, antecedentes, misión, visión,
aspectos legales, así como también el levantamiento de los procesos y su diagramación
respectiva.
…. Este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en
su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en
algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
… Finalmente, se trata de un documento perfectible; por lo tanto está abierto a las
sugerencias de modificaciones, que propongan los usuarios del mismo, para su
enriquecimiento.
ANTECEDENTES

MARCO JURÍDICO

1. Constitución de la República del Ecuador

2. Código de Trabajo
3. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento
4. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
5. Acuerdos e instructivos, Manuales y Normas de Control Interno, vigentes.
6. Demás Normas de Orden Público y Privado aplicables al Sector Salud en el
Ecuador
7. Plan Operativo Anual aprobado por el Consejo Directivo de SOLCA

MISIÓN Y VISIÓN

POLÍTICAS

NORMAS

GLOSARIO DE TERMINOS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.

NOMBRE DE LA UNIDAD
 NOMBRE DE LA
UNIDAD NOMBRE DE LA UNIDAD

NOMBRE D ELA NOMBRE D ELA

UNIDAD UNIDAD

ESTRUCTURA ORGÁNICA
- 1 ….
- 1 ….

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

JEFE DE …..

PRODUCTOS

PROCESOS

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

NOMBRE: FECHA VERSIÓN:

PROPÓSITO:
RESPONSABLE: CARGO: JEFE
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
 PLANIFICAR
PROVEEDORES: HACER CLIENTES:
VERIFICAR
ACTUAR

PROCESOS: PRODUCTOS/SERVICIOS:

INSUMOS:

REQUISITOS: DOCUMENTOS: REGISTROS:

RECURSOS:
ACCIONES PREVENTIVAS: INDICADORES:

DISTRIBUCIÓN FÍSICA Y DE EQUIPAMIENTO

ANEXOS