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GESTIÓN POR PROCESOS

Construyendo un Cuadro de Mando Integral - Actividad Evaluativa EJE 4

PRESENTADO POR:

Yeltsin Edelmar Briñez Lezama

Ingrid Paola Estupiñan Bello

Erika Xiomara Giraldo Bautista

Karen Mariza Vasquez Tavera

PRESENTADO A:

Maria Fernanda Hernandez Balleteros

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTA, DC

2020
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

● Objetivo General

● Objetivos Específicos

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Exploración individual

2. Lectura Crítica del caso

3. Líderes de equipo

4. Organigrama

5. Mapa de procesos

6. Indicadores de gestión de diferentes páginas WEB

6.1 Indicadores de Gestión de Acuerdo al Mapa de Procesos , Matriz de calidad

7. Matriz de Calidad

8. Indicadores de gestión

9. Cuadro de Mando Integral CMI

10. Conclusiones

BIBLIOGRAFÍA
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INTRODUCCIÓN

La adecuada organización de la compañía Soluciones Dieléctricas SAS es muy

importante, teniendo en cuenta que nos ayuda a determinar los métodos correctos
para que las

tareas sean realizadas de manera efectiva, reduciendo los costos de su operación,

evitando la

duplicidad en las tareas, estipulando las responsabilidades de cada uno de los

trabajadores.

Por lo anterior debemos realizar la gestión por procesos, de esta manera

podremos

conocer las necesidades no solo de nuestros clientes externos, sino también, de

nuestros

colaboradores en general.

Cuando diseñamos un modelo de gestión por procesos, buscamos que se

fortalezcan los

procesos productivos, con ánimo de optimizar los niveles de competitividad frente

al mercado

actual y el objetivo debe estar orientado en establecer mejor la asignación de los

recursos,

considerando las restricciones del sistema productivo, para el desarrollo de un

modelo de gestión

que esté a un nivel más allá del tiempo y que comprenda la determinación de los
niveles de

producción, la correcta administración de inventarios, los planes de mantenimiento

programado

y rutinario entre otras labores tácticas. (Ortiz & Caicedo, 2015).

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OBJETIVOS

Objetivo General

Diseñar un Cuadro de Mando Integral CMI, en donde se pondrá en práctica

todos los

conceptos y teorías manejadas en el curso.

Objetivos Específicos

Aplicar los conocimientos adquiridos en el recorrido del curso “Gestión por

Procesos”,

en cuanto al análisis en una empresa, apoyando los procesos de gestión y

organización para la

empresa, elaborando la representación gráfica de la estructura que la empresa tiene

actualmente -

Organigrama, identificando los niveles organizacionales.

Diseñar un mapa de procesos para Soluciones Dieléctricas SAS a partir de las

necesidades que la organización tiene actualmente, diferenciando procesos

estratégicos, procesos

misionales y procesos de soporte, siguiendo los lineamientos de los referentes de

pensamiento y

las lecturas complementarias.

Construir una matriz en la que clasifiquen los indicadores encontrados.

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SOLUCIONES DIELÉCTRICAS S.A.S

Descripción De La Actividad

La wiki es una actividad de naturaleza colaborativa, para este caso tiene

como principal

objetivo, proponer dar solución a una problemática a partir de la construcción de

un cuadro de

mando integral CMI. Los integrantes son 4 y son los que vienen trabajando.

Usted es socio de Soluciones Dieléctricas S.A.S una pequeña empresa dedicada

a la

fabricación, comercialización y distribución de uniformes deportivos. Al momento,

Usted y sus

socios se han dividido el trabajo de forma muy natural de acuerdo con las
habilidades que cada

uno posee o a la disciplina de estudio propia:

el socio 1: Rigoberto Urán está estudiando ingeniería, es un joven

emprendedor y tiene

muy buenas ideas, pero es autoritario y en ocasiones trata con dureza al personal
que tiene a

cargo, le gusta respetar los métodos y las normas, pero no le agrada que la gente
participe o

aporte sus puntos de vista. Debido a su formación y carácter estricto decidieron

que él debía ser

el encargado directo de la producción. Para colaborar en estas tareas tienen 4

operarias, pero por

necesidad se le pidió a una de ellas que cada fin de mes colabore como auxiliar de
contabilidad

de la empresa, que al momento representa una tarea muy sencilla. El socio 1,

Rigoberto, también

se encarga del control de calidad, almacenamiento de mercancías, negocios con

proveedores,

diseño de nuevos productos y publicidad de los mismos.

El socio 2: Mariana Pajón, está estudiando comunicación, es una persona un

poco
dispersa, pero muy alegre y dada a las relaciones interpersonales, no está muy de
acuerdo con la

forma en que Rigoberto trata a los operarios, pero como da buenos resultados, no
interviene.

Ustedes decidieron que ella se encargará de las actividades comerciales,

básicamente busca los
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negocios estratégicos, negocia con proveedores y hace las relaciones públicas,

ayuda a elaborar

los inventarios de la empresa y está en las ventas directas cuando se requiere, la

apoyan 2

vendedores.

Usted se ha encargado de la parte administrativa: selecciona, contrata y

evalúa el

personal, hace la nómina, realiza la evaluación financiera, se encarga de la

distribución de los

productos y la parte logística, almacenamiento y suministros de oficina o

producción si es

necesario. Para colaborarle, tiene a su cargo una secretaria.

¡La empresa ha empezado a tener éxito! Ya se ven los primeros resultados,

los negocios

han ido aumentando y en consecuencia el nivel de producción. Para cubrir la demanda

de

productos y no quedar mal con sus clientes claves, deben contratar 6 personas más
de acuerdo

con las actividades que se deben realizar, que básicamente son: manteamiento,
I+D+I, servicio

postventa y gestión financiera.

Instrucciones

Para cumplir con la entrega de esta actividad cada estudiante del equipo
debe cumplir con

los siguientes pasos:

1. Llevar a cabo la exploración individual de los siguientes videos

https://youtu.be/viTe46MVz7w

(Enlaces a un sitio externo.) y https://youtu.be/ij6FMxiGoxA

(Enlaces a un sitio externo.) en los que se muestra la manera de participar

en una wiki

colaborativa.

2. Cada estudiante deberá llevar a cabo una lectura crítica del caso de
estudio las veces
que sea necesario.

3. Debatir y elegir un líder de equipo, informando al docente.

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Líderes de Equipo:

● Ingrid Paola Estupiñan Bello

● Erika Xiomara Giraldo Bautista

4. Organigrama

A continuación podremos observar la representación gráfica de la

estructura

organizacional que la empresa maneja en la actualidad, ofreciendo una mejor

visualización de los

cargos ocupados por cada uno, permitiendo conocer quién está conectado
jerárquicamente el

empleador.

Representación gráfica de la estructura de la empresa - Organigrama

Figura 1. Estructura Organizacional Soluciones Dieléctrica SAS

Fuente: Propia
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Socio 1 - Rigoberto Uran: Encargado directo de la producción, cuenta con (4)

cuatro

operarias y se encargan del control de calidad, almacenamiento de mercancías,

negocios con

proveedores, diseño de nuevos productos, publicidad de los mismos, de igual forma

aportan a la

parte de contabilidad en la empresa.

Socio 2 - Mariana Pajon: Responsable de las actividades comerciales, cuenta

con (2) dos

vendedores, básicamente busca los negocios estratégicos, negocia con proveedores y

hace las

relaciones públicas, ayuda a elaborar los inventarios de la empresa y está en las

ventas directas

cuando se requiere.

Socio 3: Responsable de la parte administrativa, cuenta con (1) una

secretaria. sus

funciones radica en seleccionar, contratar y evaluar el personal, hace la nómina,

realiza la

evaluación financiera, se encarga de la distribución de los productos y la parte

logística,

almacenamiento y suministros de oficina o producción si es necesario.

5. Mapa De Procesos

Como parte del direccionamiento y planeación estratégica de la empresa

Soluciones

Dieléctrica SAS, el equipo de trabajo ha diseñado un mapa de procesos, en el cual

hemos podido

identificar los procesos de la empresa de forma más detallada y profunda de acuerdo

a la

realización de las diferentes actividades en los que la empresa está involucrada.

Para la ejecución de sus funciones como estrategias de manufactura, la

empresa tiene un

esquema organizacional, el diseño del producto, las necesidades de mano de obra y

conocimiento, el nivel de calidad, los sistemas y procedimientos de planeación y
control de la

producción, entre otras (Boyer y Lewis, 2002).

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Figura 2. Mapa de Procesos Soluciones Dieléctrica SAS

Fuente: Propia

6. Indicadores De Gestión De Diferentes Páginas Web

Los indicadores de gestión son conceptos claves para realizar la medición

de los mismos

incluyendo una objetividad en el análisis, siendo coherentes con las políticas y

objetivos

propuestos por la compañía. Oxford dictionaries (s,f) citado por Betancourt, D. F.

(2017).

menciona datos o información que sirve para conocer o valorar las características y
la intensidad

de un hecho o para determinar su evolución futura.

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6.1 Indicadores De Gestión De Acuerdo Al Mapa De Procesos , Matriz De Calidad

Según la investigación realizada sobre los indicadores de gestión se deciden

tomar los

siguientes:

● Eficacia entrega de pedidos a tiempo

● Crecimiento en ventas

● Promedio de ventas

● Crecimiento de clientes

● Clientes previstos

● Conformidad de la producción

● Eficiencia de producción (tiempo)

● Garantías

● Ausentismo

● Nivel de quejas

● Eficacia en el tratamiento de quejas

● Eficiencia tratamiento de quejas

● Índice de satisfacción del cliente (CSAT)

● Tasa de retención de clientes

● Satisfacción del cliente

● Eficacia de las acciones

● Clima organizacional

● Nivel de participación actividades de formación

● Rotación de personal

● Resultado encuesta de renuncia

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● Exactitud de inventario

7. Matriz De Calidad

Se adjunta excel con cuadro y se carga en drive compartido

(https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OnCUsu7cbakfMOEXXkahm2TYo2nAxHc_BkO5OZ

62U1c/edit#gid=0) Con matriz de calidad.

8. Indicadores De Gestión Según El Mapa De Procesos

Materia Prima Dieléctrica S.A.S

Según las estadísticas y proyecciones en tiempo y porcentaje, se

evidencia una tendencia

en crecimiento de producción gracias a la tecnología implementada y el seguimiento

realizado

por la Gestión por procesos, cubriendo la oferta y demanda por los clientes.

Figura 3 Cuadro y estadística de Materia Prima

Fuente Propia
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Ventas

En esta gráfica se refleja un aumento de la cuarta parte de inversión,

gracias a las nuevas

estrategias comerciales vinculadas con la gestión por procesos de cada área

establecida en su

entrada- producción- salida del producto y un riguroso seguimientos de garantías

realizadas a los

uniformes, certificando una garantía en el material utilizado. Con esto se ha

llegado a establecer

nuevos lugares para su distribución e impacto al mercado donde los clientes pueden
acceder con

más facilidad a los productos y confianza en material. Con esto la empresa obtiene
una

estabilidad económica y logra brindar un buen producto al cliente.

Figura 4 Cuadro de Ventas Realizadas de Uniformes Deportivos

Fuente Propia

Calidad

Para satisfacer las necesidades de los clientes el nivel de producción

debe ser acorde a la

demanda y requerimientos de los clientes, por lo tanto la calidad del material debe
ser óptimo

para garantizar una línea de primera categoría en garantía, es por esto que los
clientes buscan el

producto generando y ayudando a la estabilidad económica e impulsando el buen

nombre y/o

imagen de la compañía hacer una de las empresas más competitivas en el mercado.

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Cuadro de Producción Ventas y Calidad

Fuente: Propia

9. Cuadro De Mando Integral (CMI)

Para poder supervisar el desempeño de la organización se ha creado un

Cuadro de Mando

Integral, como herramienta en la búsqueda de los objetivos propuestos por la

empresa a través de

diferentes indicadores.
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Cuadro de Mando Integral.

Fuente propia
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10. Conclusiones

Como conclusión importante se puede nombrar la importancia del cuadro de

mando

integral CMI, dentro de una compañía para identificar aspectos importantes como lo
son las

finanzas, los clientes, los procesos internos y la formación y aprendizaje y cómo

funcionan cada

uno de ellos dentro de la empresa. Adicional conocer cómo funcionan el orden

jerárquico y el

mapa de procesos, para la identificación de las funciones y labores del personal en

la compañía.

El cuadro de mando integral (CMI) proporciona a los directivos de la empresa

Dieléctrica

SAS, el equipo de instrumentos y herramientas necesarias para navegar hacia un

éxito

competitivo futuro.

La importancia de los indicadores en la Gestión por Procesos en una empresa,

radica en

el hecho, de que nos permite alinear las estrategias de la organización, con

fórmulas de cálculo

claramente definidas, identificando los responsables en cada proceso, identificando

las metas de

control óptimo, para la implementación de un sistemas de reportes eficiente, eficaz

y a la vez

efectivo para las personas que necesiten dicha información para su

retroalimentación.
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Bibliografía

Coneval (s,f) ¿Qué es la matriz de indicadores? Recuperado de Website:

https://www.coneval.org.mx/Evaluacion/Paginas/Normatividad/MatrizIndicadores/Matriz

IndicadoresQuees.aspx#:~:text=La%20Matriz%20de%20Marco%20L%C3%B3gico,para

%20obtener%20y%20verificar%20la.

Oxford dictionaries (s,f) citado por Betancourt, D. F. (2017). Indicadores de

gestión: Definición,

elaboración e interpretación con ejemplo práctico. Recuperado de Website;

www.ingenioempresa.com/indicadores-una-guia-incompleta.

Rangel M. A(2014) Diseño e implementación de un sistema de indicadores de gestión

del

proceso logístico de COMERTEX S.A. Recuperado de Website:

http://tangara.uis.edu.co/biblioweb/tesis/2014/152057.pdf

Roncancio. G (2018)Qué son indicadores de gestión o desempeño (KPI) y para qué

sirven?

Recuperado de Website:

https://gestion.pensemos.com/que-son-indicadores-de-gestion-o-desempeno-kpi-
y-para-q

ue-sirven

Tiempo Minero (2019) Indicadores de gestión: ¿qué son y para qué sirven en el
negocio?

Recuperado de Website:

https://camiper.com/tiempominero/indicadores-de-gestion-que-son-y-para-que-
sirven-en-

el-negocio/.

Información de conocimiento y aprendizaje módulo 4 Gestión por Procesos. Recuperado

de

Website: https://areandina.instructure.com/courses/8648
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