Actividad Taller Diseño de Procesos

Diseño de procesos innovadores

Brenda Melisa Agudelo

José Cristóbal Cabezas Duarte

 Carlos Andrés Pérez

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Administración de Empresas
Bogotá

Julio, 2018
 Introducción

En esta parte del eje 4, nos apropiamos de los conceptos y las rutas a seguir,
para plantear acciones, que con lleven a la presentación a una de las empresas
ya analizadas dentro del módulo, estableciendo en primer lugar, unos hallazgos
dentro de los procesos, que no del todo benefician a la empresa, con la
presentación de unas acciones de mejora en el siguiente informe, hará que el o
los procesos, tengan un mayor rendimiento, o arroje números positivos, en la
producción y en los rendimientos , esto prácticamente se traduce en una
mejora inmediata, en mayor valor para la empresa.
Tenemos presente, que los cambios que se proponen, parten de los procesos
o trabajos internos, que se realizan dentro de la empresa, de la observación, en
los procesos, del uso de las herramientas y equipos, de la conformación de los
grupos de trabajo, y de todos los procesos, que se llevan a cabo, dentro de la
empresa.
El análisis, parte, de la información que se extrajo de la actividad del eje dos
de este mismo modulo, estableciendo los requerimientos, que hace la empresa,
buscando el objetivo de conocer, que es lo que se quiere mejorar, y cuáles son
los aspectos, que detienen o no permiten que los cambios y la innovación,
llegue a los distintos procesos.
Por lo tanto, esta actividad, se presentará como un informe de las actividades
del desarrollo de los procesos actuales, estableciendo cuales pueden ser las
acciones, que se pueden realizar internamente, para obtener mayores
rendimientos, en los procesos, también estableciendo que en algunos casos la
inversión de capital es fundamental, para que los procesos se actualicen, y
tengan esa misma competitividad en el mercado, con relación a otras empresas
del sector.
 Informe
Para la empresa muebles BL, la actividad de producir muebles, ha sido
recompensada en el transcurso de los años por su evolución y reconocimiento,
como empresa en crecimiento, generadora de empleo , que ha mantenido su
vigencia, a pesar de los altibajos que presento la economía una década atrás,
su línea de producción nunca se ha detenido en todo su tiempo de existencia,
los procesos internos están documentados y se mantienen con rigor, la
operación se maneja a un turno, conservando plenamente el grupo de
colaboradores por muchos años . Las locaciones son propiedad ciento por
ciento de la empresa, las mejoras se han realizado en el transcurso de los
años.
Línea de Producción.
En la actualidad , se maneja dentro de la empresa una línea de producción ,
por estaciones, cada área definida en su adecuado espacio y tareas
especificas a realizar, la calidad de las materias primas se han mantenido en el
tiempo, no obstante, se ha incorporado, nuevos herrajes para las terminaciones
de las unidades producidas dentro de la empresa.
Cada avance en la línea de producción, tiene que ver con la correcta revisión y
entrega de la estación anterior, esto garantiza, que los muebles, son ajustados
y acoplados con una precisión absoluta, dando un sello de calidad en cada
paso en el armado, y de la presentación final de producto para embalaje.
El rigor en la revisión de cada unidad, hace, que se presenten productos, de
calidad con estándares de calidad internacional.
Grupo de Colaboradores.
El grupo de colaboradores de la empresa , esta constituido, por dos bloques de
personal, ellos son , los encargados de la parte administrativa, en ellos
encontramos , los directivos, el grupo contable, y la fuerza de ventas de la
empresa, en el otro bloque encontramos el grupo de colaboradores que
pertenecen al parte operativa y logística, en ellos encontramos , al grupo de
colaboradores, que pertenecen a la parte netamente operativa, maestros de
taller, auxiliares de la madera, rematadores y pintores, de igual forma hace
parte de este grupo los auxiliares de logística, quienes son los que almacenan,
realizan las ordenes de salida, cargue y descargue de los muebles, además se
integra al grupo logístico el grupo del parque automotor.
 Proveedores
La empresa ha sido durante muchos años, muy fiel a su proveedor de toda la
vida, se ha creado un vinculo muy fuerte, en cuanto a las negociaciones, y la
confianza, la calidad de la madera, es un plus en los productos de la empresa,
pues se cuenta con calidad de primer nivel, maderas maduradas, con el
suficiente tiempo de reposo, maderas inmunizadas y tratadas, esto da la
certeza que los muebles ensamblados en la empresa tienen una vida útil muy
extensa.
Los accesorios, y repuestos para las maquinarias son insumos y materiales de
compra constante y ellos se abastecen con proveedores, que visitan
regularmente la planta de trabajo, para a ellos se tiene una atención muy
especial, pues para generar una orden de compra, se hace el justo balance en
calidad y precio, más descuento por pago directo.
Otros materiales se compran por mejor oferta del proveedor, esto tiene que ver
con anclajes, bases, bisagras, topes, pinturas, apliques, tornillos, puntillas,
ángulos, espejos, barnices, pegantes.
Todo el material, llega a la planta de producción, directamente del proveedor.

Proceso Actual
Muebles BL, piensa, diseña y crea muebles de alta calidad, para un exclusivo
almacén de muebles a nivel nacional, todas las referencias, y creaciones, son
presentadas al distribuidor, quien en su mesa de trabajo a prueba los diseños
que va de acuerdo a su estilo y reputación en el mercado, a partir de ese
portafolio, se escogen los diseños para elaborar en serie, se genera una orden
de pedido robusta, pensando en cubrir la demanda a nivel nacional.
A partir de la orden de compra, se genera la orden de trabajo, directamente
para administrativa, para la solicitud de materiales, la orden de trabajo ingresa
directamente a taller, para la selección de materiales, la programación de los
turno de trabajo, y toda la planificación de tareas, para dar el oportuno tramite a
las unidades a producir, esto quiere decir, que el plan de trabajo queda
estructurado, por cada estación de trabajo, la sincronización es un referente de
las operaciones, que se lleva a cabo dentro de la bodega.
 Maquinaria y equipo
La maquinaria y el equipo, se ha adquirido en el transcurso del trabajo de todos
los años en que ha estado operando la empresa, estos activos, representan el
avance de la empresa en los últimos años, claro está, que no son equipos de
última tecnología, y que se esperaría en un corto plazo modernizar
paulatinamente la maquinaria.
Productos
El catalogo de productos es actualizado cada año con las tendencias que se
presentan en el mercado de los muebles, con algunas incursiones en
modificaciones en el diseño, esto es el toque especial que se le da a cada
unidad, teniendo la firma de la empresa, pues no se produce con un estándar,
los diseños son propios de la empresa, dando la certeza, que no son unidades,
que se encuentra en genera en el comercio de los muebles, esto hace , que el
cliente de Muebles BL sienta que sus productos hacen la diferencia, dentro de
lo común que se comercializa en el mercado de los muebles.
Las características que describen a la empresa.
Todos los procesos cuentan con la supervisión pertinente.
Los procesos son largos y demanda mucho tiempo.
Cabe la alternativa que se presenten errores en los procesos.
Beneficios esperados en un Diseño de Procesos dentro de la empresa

Activación Proceso productivo

Para muebles BL, el diseño de un proceso productivo, es una necesidad, más
que una opción, puesto, existe un punto estático, en cuanto a la innovación, en
la aplicación de nuevas técnicas, y de la incorporación de la última tecnología,
la empresa, se encuentra en un punto de confort, pues tiene la frecuencia de
sus contratos, y de la venta independiente de su marca, en los últimos años, se
han presentado en el mercado, competidores, con líneas de muebles, más
livianos, modernos, y con un precio, que hace, que renovar los muebles de la
casa no sea todo un periplo, por lo tanto, al mercado se está presentando
nuevos competidores, los cuales, buscan atraer la atención de los
compradores, por sus diseños y por su precio, a parte de las facilidades de
pago que se le pueden brindar, de forma directa por la empresa productora, o
por empresas especializadas en financiamiento.
 Centro de Diseño.
El centro de diseño, tiene una gran calidad en el trabajo, tiene las cualidades
de los centros de diseños de treinta años atrás, el cual , el dibujante , es el
encargado de presentar las propuestas, a las directivas de nuevos diseños
para empezar a producir, también son los encargados de corregir sobre el
papel. Estos diseños, tienen una elaboración dispendiosa, en la cual se
invierten varias horas de trabajo, hoy en día el centro de diseño de muchas
empresas, tiene como herramienta principal, un computador, con un programa
especifico, para graficar, crear y modificar imagines e diferentes dimensiones,
el trabajo anterior del papel de varios días se realiza en minutos en un
computador, ese centro de diseño, lo necesita muebles BL, junto a un
diseñador capacitado en el tema.
Mejoras en el Proceso de Producción.
Los procesos productivos de la empresa, tienen una sincronía elemental,
estaciones de paso, que para la producción actual tiene números `positivos,
referentes a las unidades que tienen planificadas por semana y por mes, la
empresa a la fecha tiene cumplimiento en sus tareas programadas.
Las aéreas de trabajo, están delimitadas totalmente, para comodidad de
trabajo, y por los requerimiento de las autoridades locales, para el trabajo
operativo.
Se requiere unos cambios importantes, en la programación de trabajos,
actualmente se trabaja en un solo turno, con unos adicionales en horas extras,
esto se traduce en mayor valor en el salario de los trabajadores, pero
directamente tiene relación con mayor fatiga, que lleva a menor rendimiento en
las acciones o tareas diarias o por turno.
La acción de mejora para este punto, tiene que ver, con la incorporación de dos
turnos de trabajo, para que se tenga un mayor rendimiento en la producción,
para que los trabajadores, cuenten con los descansos que le confiere la ley
laboral, además de tener un mayor ritmo en el trabajo, a partir de esto, se
pueden elaborar mas unidades por hora o jornada de trabajo.
Mayor producción para llegar a nuevos puntos de venta, o tener un portafolio
más robusto, con entregas inmediatas.
 Modernización de la maquinaria y el equipo
Es un requerimiento, que acusa una renovación plena, pues es cierto, que la
maquinaria actual cumple con su función, equipos de más de diez años, tienen
que ser evaluados, pues gastos de mantenimiento hacen que se incrementen
los costos, también , la nueva maquinaria, hace que los procesos tengan mayor
rendimiento, mas economía en el consumo de energía.
Claro está, que la moderación del equipo, implica una inversión de capital
importante, este cambio de maquinaria, tiene que darse de forma paulatina,
dando prioridad a la maquinaria que más le conviene en el momento, con el
personal totalmente capacitado, y la oportuna operación , para que sus
beneficios se traduzcan en valor para la empresa.

Informe interno de la empresa, a partir de la encuesta realizada a su

gerencia.
Procesos que requiere la empresa.
Dentro de la información que se extracta de la encuesta realizada, los procesos
que actualmente requieren la empresa son:
Sistemas informáticos para la administración.
Para la empresa, la actualización de los módulos administrativos, es una
necesidad que tiene que ser suplida, por modelos informáticos administrativos
vigentes, esto con lleva a una mejor administración de los recursos y el control
de la empresa.
Actualización a la fuerza de ventas.
El grupo comercial, está en un nivel pasivo, pues en la actualidad, se cuenta
con unos clientes regulares con los cuales se han realizado pedidos en
diferentes temporadas. Pero hay que activar al grupo de asesores que
pertenecen a la empresa, se tiene que ampliar el horizonte comercial.
Con la adecuación de tareas en el área operativa, activará la producción,
teniendo más unidades disponibles para la venta.
 Revisión del proceso de producción actual.
En la evaluación del proceso de producción, se puede observar, en primer
lugar, que es necesaria una redistribución del área de operaciones, en la cual
se deben minimizar los desplazamientos de la planta innecesarios, los
movimientos y cargas que demoran los procesos.
la adecuación de doble turno de trabajo, es un requerimiento urgente, pues en
la actualidad se trabaja con un solo turno de trabajo, teniendo el grupo de
colaboradores, una sobre carga laboral, con la adición de horas extras, esto
con la suma de días, representa una fatiga, y un menor rendimiento en las
tareas diaria, la incorporación de nuevo personal, y la aplicación de dos turnos
de trabajo, aliviará , el cansancio de muchos de los colaboradores de planta, y
brindará mayor productividad, esto con el resultado, que se podrá programar el
ensamble de un mayor número de unidades, por lo tanto activará a la fuerza
comercial , para ofrecer producto en el mercado.
Un mejor registro en los inventarios.
Esto no quiere decir, que los anteriores procesos, no estaban, presentes en la
compañía, lo que demuestra, es que falta una labor de fortalecimiento.
Con la incorporación de nuevos sistemas informáticos administrativos, la tarea
del control de inventarios, es más eficiente, con información oportuna y
actualizada en cada transacción interna.
Compromiso de la Gerencia.
El anterior análisis, requiere de una estructuración importante, la cual parte de
la gerencia de la empresa, quienes, toman las decisiones en las
actualizaciones, y adecuaciones, para la parte operativa y administrativa, según
la disposición de recursos para invertir, pues existen aéreas de la empresa, que
después de diez años, no se ha presentado ningún cambio o modernización en
los procesos
 Conclusiones

Un diseño de procesos, es la forma continua de agregar valor a los esfuerzos

que realiza, cada área de la empresa, muchas empresas trabajan
continuamente, y se mantienen en el mercado, se concentran tanto en producir
y vender, que muchas veces no se observa el entorno, se descuida el trabajo
que realiza la competencia, o simplemente no interesa por el momento
implementar lo que está de moda, o es tendencia en el mercado, pues tener un
trabajo continuo es el bienestar para la empresa, pero en muchos casos no
conocer el entorno, hace que la empresa quede rezagada.
Con la velocidad, en la que se mueve el mercado, la competencia, cada vez es
mayor e implementa, nuevas técnicas, nuevos diseños, materiales, y técnicas
de trabajo.
Por lo tanto estar actualizado es una forma atenta a los cambios repentinos del
mercado, además, la misma empresa, de manera interna, debe hacer
consultas en sus diferentes áreas de trabajo, buscando sugerencias, o
detectando falencias en la operación, realizar el estudio y análisis de los
procesos continuos, evaluar su planificación del trabajo, tomar las decisiones
que haya lugar, para situaciones que requieran acción inmediata, y programar
un diseño de procesos con la suficiente información, integrando todas las
partes de la empresa, haciendo las proyecciones pertinentes en la inversión,
para implementar un diseño de procesos dentro de la empresa .
 REFERENCIAS

Material módulo eje 2

Material Módulo eje4 (Olmos Domínguez Cesar)
Actividad eje2 –Diseño de Procesos.
Diseño de Procesos (www.dspace.espol.edu.co)