AGENCIAS Y SUCURSALES PROF GISELA DIAZ

Las agencias y sucursales son extensiones que establece la empresa, con

el fin de abarcar un mercado geográfico mayor y a una clientela más
numerosa. Mediante ellas la empresa logra también extender las acciones de
sus ventas, mucho más allá del radio de influencia de su departamento de
venta central y, por lo tanto, logra así sacarle mayor provecho a sus
inversiones de capital. Las razones fundamentales para establecerlas serían:
a) Incrementar las ventas de la empresa
b) El acceso a mercados ubicados en lugares distantes de la empresa
c) Mejorar la atención a los clientes en un área determinada

Diferencias entre Agencias y Sucursales

Comparativamente las agencias y sucursales ofrecen tres diferencias

básicas, que las distinguen perfectamente a unas de las otras.
a) Las agencias no poseen inventario de mercancía, sino solamente un
muestrario de las mismas, para enseñar a sus clientes. La agencia solo
coloca los pedidos, los cuales son despachados de la casa central. En
cambio, la sucursal, si tiene sus propias existencias de mercancía, con las
cuales atiende los pedidos de la clientela, aunque por lo general esas
existencias se las suele suministrar la casa central o principal, también las
puede adquirir por su cuenta a los proveedores.
b) La casa central maneja todo lo referente al crédito y la cobranza de sus
agencias. En cambio, la sucursal otorga los créditos a su clientela,
administrando y controlando la cobranza de los mismos llevando sus
propios libros y registros.
c) Las agencias mantienen un fondo fijo de operaciones, o caja chica. No
manejan ningún otro efectivo. En cambio las sucursales manejan sus
propios fondos, provenientes de los cobros y otros ingresos, rindiéndole
cuenta a la casa central.
d) La agencia es como una especie de agente vendedor de la casa central,
mientras que la sucursal se asemeja más a una empresa independiente, pero
controlada totalmente por la casa principal, la cual también la administra a
distancia.

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Modo de operar de las agencias

Las agencias son comparables a agentes vendedores de la casa

principal; de la cual dependen totalmente, tanto en lo financiero, como en lo
administrativo. La agencia promueve las ventas y coloca los pedidos. La casa
central estudia, aprueba o niega sus créditos, factura y despacha los pedidos
colocados por la agencia, a la vez que controla y efectúa los cobros.

La contabilidad de las agencias

La agencia no ha de llevar contabilidad por partida doble, le bastará con

llevar un libro de caja, en el cual registrará los pagos menores efectuados con
el fondo. Antes de que se agote tal fondo, la agencia presentará a la casa
central una relación de pagos, acompañada de sus respectivos comprobantes, a
fin de que la casa central le reintegre el faltante del fondo fijo operativo.
La casa principal será la se encargará de la contabilidad propiamente,
puede llevarla integrada a su propia contabilidad o medianamente separada, a
fin de conocer mejor sus resultados y tener sobre la agencia un mejor control.
Resumen:
a) Las agencias obtienen pedidos y los envían a la casa central o principal,
encargándose ella de aprobar el crédito, de facturar y de enviar la
mercancía.
b) Las agencias realizan cobranzas además de realizar ventas.
c) Las agencias tienen la misión de lograr mayor clientela al operar en un
espacio geográfico en extensión para la casa central.
d) Las agencias operan con un fondo que le provee la casa central y quien
repondrá a su debido momento.

-x-
Ganancias y Pérdidas Agencia Uno 180.000
Utilidad Agencia Uno 180.000

Es importante destacar:

a) A las mercancías se les dará salida de la casa central al precio de costo.

b) Se llevaran tantas cuentas de gastos de la Agencia como sean necesarias.
c) La cuenta de mercancías en la agencia se dejará abierta mientras el
inventario permanezca en la agencia. Será una cuenta de activo de la casa
central, igual que la cuenta de inventario de mercancías.

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d) El asiento para registrar el costo de las ventas de la agencia se hará al cierre
del ejercicio económico.

Modo de operar las Sucursales.

En sus operaciones la sucursal se comporta como si fuese una empresa

distinta, siendo administrada y controlada plenamente por la casa central, la
cual es quien dicta la política a seguir y supervisa su gestión de negocios.
La sucursal promueve las ventas, coloca y efectúa los pedidos y los
despacha ella misma. Concede y administra los créditos y realiza la cobranza
de los mismos. Maneja sus propios fondos de efectivo con las limitaciones que
le imponga la casa central.
Las operaciones que realiza la sucursal afectaran dos contabilidades: en
la contabilidad de la sucursal y en la de la casa central a su debido tiempo.
La casa central y la sucursal constituyen jurídicamente una sola empresa
aún cuando puedan funcionar separadamente.
En este caso se establecerán cuentas de enlace entre las dos
contabilidades, tales como Sucursal X ó Y en el libro mayor de la casa central
y, la de Casa Central en la sucursal. Esta última cuenta vendrá a ser la cuenta
de capital de la sucursal y como tal se manejará a los efectos de la
contabilidad. Es decir se le cargaran todas las remesas que la sucursal efectúe
a la Casa Central y las perdidas experimentadas por dicha Sucursal. Se le
abonaran las remesas que la Casa Central haga a la sucursal y las ganancias
que la Sucursal obtenga en cada ejercicio económico, la cuenta ganancias y
pérdidas en la contabilidad de la Sucursal se cancelará contra la cuenta de la
Casa Central mediante un verdadero asiento de capitalización, como
contrapartida a esta cuenta, en la contabilidad de la Casa Central , aparecerá la
cuenta Sucursal X una para cada una de las Sucursales. A esta cuenta se le
cargaran todos los aportes y remesas que la Casa Central haga a la Sucursal al
igual que las utilidades que obtenga la misma. Se le abonaran las remesas que
la Sucursal haga a la Casa Central y las pérdidas que la Sucursal tenga en sus
ejercicios económicos. La cuenta Sucursal X representará la inversión que la
Casa Central tiene en ella.
Se debe tener una comunicación constante entre la Casa Central y las
Sucursales para evitar cancelar cualquier obligación que pueda ser prorrateada
entre las dos.
Existen tres maneras de facturar las mercancías que la Casa Central
envía a la Sucursal:

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 a) Al precio de costo: este procedimiento es el más sencillo y que no
presenta ningún inconveniente para su contabilización y
determinación de la utilidad de la sucursal. No obstante este sistema
da a conocer información confidencial, que esté a disponibilidad de
personas que no la deban conocer por diferentes razones.

b) Al precio arbitrario: es un procedimiento de facturación que la casa

central debe seleccionar y que se encuentra entre el precio de costo y
el precio de venta y que generalmente se realiza a través de
porcentajes para facilitar los cálculos.
Es un procedimiento que complica la contabilización siendo
necesario hacer ajustes para determinar la utilidad neta y el valor del
inventario de esta mercancía en el balance general, al no ser real el
costo, la gerencia los mantiene en secreto, por tal razón no son reales
ni la utilidad bruta, el inventario que contenga esta mercancía ni los
índices financieros que presenta la sucursal.

c) Al precio de venta: Es necesario realizar ajustes para la

determinación de la utilidad de la sucursal y el valor del inventario
que contenga esta mercancía. Tiene la ventaja que mantiene un
control de la existencia por constituir un inventario permanente en
valores ya que si las mercancías entran con un valor y salen al
mismo valor, el saldo de la cuenta debe ser exactamente el monto de
las existencias en ese momento. Las fluctuaciones en los precios
hace que se tengan que realizar gran cantidad de ajustes.

Asignación de costos

Hay empresas que cargan a la sucursal algunos gastos prorrateados en

virtud de la asesoría y administración que realiza la casa central a la sucursal.
Estos gastos representaran una rebaja en las utilidades de la sucursal
disminuyendo gastos cancelados por la casa central.

Conciliación de cuentas reciprocas

Muchas veces el saldo de la cuenta de la sucursal en los libros de la casa

central y la cuenta de casa central en los libros de la sucursal no coinciden, por

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despachos o remesas efectuadas por la casa central que no has sido recibidas
por la sucursal o a la inversa, como también operaciones realizadas por la
sucursal que no han sido registradas por la casa central, se deben ajustar estas
cuentas a los efectos de consolidación de los estados financieros.
Los dos últimos se realizan usualmente para evitar que la Sucursal
conozca los precios de costo de la Casa Central.
No se consideran como ventas o como cualquier ingreso, el envío de
inventarios por parte de la Casa Central a sus Sucursales, ni los que éstas
puedan transferirse entre sí.
Toda transferencia entre Sucursales debe ser aprobada y registrada en
los libros de la Casa Central.

Las eliminaciones se emplearán para no incluir en el Balance General

Consolidado las cuentas recíprocas entre la Sucursal o Sucursales y la Casa
Central las que aparecen en el balance general de la Casa Central y Sucursales
ó Sucursales.

Si la(s) Sucursal(es) recibe(n) mercancía a un precio mayor del costo de

la Casa Central, se tendrá que realizar un ajuste al inventario para poder
determinar la ganancia no declarada, debiendo hacer la Casa Central en sus
libros el siguiente asiento:
-x-
Remesa Sucursal Uno XXX
(no declarada) Ganancia Sucursal Uno XXX
Ajustes Inventario Sucursal Uno XXX

De la mercancía que queda en esa condición el porcentaje que está por

encima debe ser calculado y eliminado en la consolidación para que quede
ajustado en la consolidación de los Estados Financieros los inventarios a su
valor de costo.
Para hacer el ajuste se debe tomar en el Estado de Ganancias y Pérdidas
de la Sucursal Remesas Casa Central (que está por encima del costo) y
calcular su verdadero costo para poder obtener la diferencia en unidades, la
cual está compuesta por la diferencia entre los valores de costo y con sobre
precio del inventario que queda, el cual será ajuste Inventario Sucursal Uno y
también de lo vendido debiéndose rebajar el porcentaje de lo recibido y lo real
a Remesas Sucursal Uno.

Ejemplo: Una mercancía que fue enviada a la Sucursal Uno desde la Casa
Central por Bs. 900.000 tiene un incremento del 25% sobre su valor de costo,

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al final del ejercicio la Sucursal Uno ha vendido de esa mercancía Bs. 600.000
y le queda en inventario Bs. 300.000.

Remesa Sucursal Uno 900.000 Inventario Final 300.000

Inventario Final 300.000 Inventario Final Real 240.000
Costo de Venta 600.000 Ajuste Inventario 60.000
-x-
Costo de Venta 600.000 Remesa Sucursal Uno 180.000
Costo Real 480.000 Ganan. y Perd. Sucursal Uno 120.000
Ganancia Sucursal Uno 120.000 Ajustes Inv. Sucursal Uno 60.000

Balance
Notas:
a) No se consideran como ventas o como cualquier otro tipo de ingreso, el
envío de inventarios por parte de la Casa Central a sus Sucursales, ni los
que puedan transferirse entre si.
b) Toda transferencia entre sucursales debe ser aprobada y registrada por la
Casa Central.
c) La contabilidad de la Casa Central se llevará como cualquier empresa y
tendrá como vinculación con la contabilidad de la Sucursal solo dos
cuentas 1.- Sucursal X y 2.- Remesas a Sucursal X.
Esta última representará las mercancías que se han enviado a la Sucursal,
por lo que se mostrará deducida de la cuenta Inventario de Mercancía en el
Balance General de la Casa Central.
d) El asiento de ajuste de la mercancía recibida por la sucursal enviada por la
casa central tanto para el ajuste del inventario como de la utilidad se realiza
en los libros de la casa central para que luego aparezca en el balance
consolidado.
e) Cuando la Sucursal no controla activos o alguno de ellos, todas las
operaciones realizadas con los activos o con el que no controla serán
llevados contablemente por la casa central y serán reflejados en el balance
general consolidado. Hay otros casos en que la sucursal sólo registrará la
adquisición del activo y la casa central será la encargada de determinar el
método de cálculo y el registro en sus libros de la depreciación, lo cual será
evidenciado en el balance general consolidado.