SISTEMAS DE ARCHIVO

El concepto de archivo

Conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de

ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en
el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la
investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa

¿Qué forma el archivo?

Los documentos, con independencia de su fecha, forma y/o

soporte material.

¿Quién lo crea, produce o genera?

Cualquier persona física o jurídica o moral.

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¿Cómo se forma?

Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa persona, en el

transcurso de un proceso natural.

¿Para qué se crean los documentos?

Para la gestión administrativa (que en el caso de los organismos

públicos incluye la información al ciudadano). Posteriormente
pueden ser fuente de información, para la investigación y la difusión
cultural.
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Funciones de los archivos:

Organizar y poner en servicio la documentación administrativa.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.

Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada

la documentación, respetando el principio de procedencia y el
orden según fue creada.

Describir la documentación, a través de los instrumentos de

descripción, de manera que se posibilite el acceso y consulta de
la misma.
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Funciones de los archivos:

Determinar los plazos de vigencia y períodos de utilización de

manera que transcurrido el tiempo solo perduren aquellos que
adquieran la condición de históricos.

Acondicionar la documentación mediante las instalaciones y

equipamiento adecuados, de manera que se garantice su
conservación.

Procurar que las funciones a desempeñar en cada uno de los

archivos aparezcan recogidas y desarrolladas en un reglamento o
norma técnica que venga a sancionar estas actividades.
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SISTEMA ALFABÉTICO:

Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario,

tomando en consideración el nombre de las personas u
organizaciones, razón por la cual es uno de los más
conocidos.

Es un sistema sencillo y de aplicación extendida en los

archivos. Esta preferencia puede explicarse por el
hecho de que no excluye el empleo de otros sistemas
de clasificación, e incluso muchas veces les sirve de
complemento
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SISTEMA NUMÉRICO:

En este sistema se utiliza la serie natural de los números como

elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada
documento se ordena conforme a un número sin considerar
ningún otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran:
Sistema numérico consecutivo, numérico simple.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados

casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el
sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema
para archivar la documentación tiene que estudiarse
detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de
ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por
otras razones que no sean las derivadas de un estudio de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
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SISTEMA ALFANUMERICO:

Es también conocido como numero progresivo y alfabético,

ya que utiliza una combinación de nombres (comúnmente
un sujeto) y dígitos. Es uno de los sistemas más comunes
utilizado por las instituciones.
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SISTEMA GEOGRÁFICO:

En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza

con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios,
estados, provincias, etc.

Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de

importancia con respecto al lugar:

1. País
2. Estado
3. Ciudad
4. Provincia
5. Municipio
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SISTEMA CRONOLÓGICO:

Por medio de este sistema, la documentación se ordena de

forma progresiva basándose en la fecha significativa de los
documentos, a partir de la fecha de emisión, fabricación,
vencimiento, etc. siguiendo el criterio de poner primero el
documento más reciente y el documento más antiguo el
último.
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SISTEMA CRONOLÓGICO:

Es una clasificación muy simple, elemental y rápida que

ocupa poco espacio pero que obliga en el momento de la
recuperación de un documento a conocer su fecha o a
revisar uno por uno los documentos archivados. Por esta
razón, su uso se limita a documentación muy poco
voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, o aquella
de la que es posible conocer la fecha aproximada.

Normalmente, suelen agruparse los documentos por

determinados periodos de tiempo.
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POR MATERIAS Y ASUNTOS:

La clasificación que se hace por este sistema es tomando

en cuenta el asunto tratado en los documentos y no
tomando en consideración el nombre de la empresa
remitente.
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Fines de los sistemas de archivos:

Eficacia y economía de la Administración al

posibilitar la búsqueda de información para la toma
de decisiones, normalización de procedimientos de
transferencia y eliminación.
Garantizar la salvaguarda de derechos y
obligaciones de la Administración Pública y los
ciudadanos.
Favorecer la transparencia administrativa al permitir
la difusión de los documentos sustentada en normas
de accesibilidad.
Fomentar la investigación.