SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y

DOCUMENTAL
Elaboración, Actualización e implementación de Tablas
de Retención Documental

Código: 001 Versión: 1.0

ACTA DE APROBACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ACTA 001

FECHA: Bogotá, 29 de abril de 2021

HORA: 17:00 Pm
LUGAR: Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal

RESPONSABLES: Mauricio López X., Profesional OAP-SIGA

Diana María M., Profesional especializado OAP
Edgar Arturo P., Subdirector de gestión corporativa

1. Objetivo

Elaborar, actualizar e implementar las tablas de retención documental (TRD), para la

normalización de la gestión documental, como instrumentos de organización y
regulación de la producción documental, para la debida calificación de los archivos.
Alcance

Inicia con la recopilación de la información documental, elaboración de la tabla de

retención documental (TRD), también encontramos los cuadros de clasificación CCD,
cuadro de caracterización y fichas de valoración, mediante la aprobación por el comité
interno de archivo, termina con el seguimiento a la implementación.
2. RESPONSABILIDADES GENERALES
Comité interno de archivo:
- Aprobar la TRD para enviarlas al consejo distrital de archivos
Técnico profesional gestión documental:
- Desarrollar la metodología para la elaboración, actualización e implementación
de la TRD del instituto según lineamientos del archivo distrital.
- Organizar agendas para el desarrollo de las entrevistas con los productores
documentales.

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- Elaborar los documentos con la metodología establecida para la elaboración,

actualización e implementación de las TRD.
- Presentar la TRD ante consejo distrital de archivos para la convalidación.
- Hacer seguimiento a la implementación de la TRD en el instituto.

Subdirectores, jefes de oficina y líderes de procesos:

- Proporcionar y validar la información contenida en la tabla de retención
documental TRD, cuadro de clasificación CCD, cuadro de caracterización y
fichas de valoración.
Grupo interdisciplinar (Archivística, ingeniero industrial, Abogado e Historiador)
- Emisión de conceptos dependiendo de la competencia para diligenciar los
campos en los distintos formatos de la tabla de retención documental TRD,
cuadro de clasificación CCD, cuadro de caracterización y fichas de valoración

3. LINEAMIENTOS Y/O POLITICAS DE OPERACIÓN

- Para dar cumplimiento a los ordenado en la ley 594 de 2000 “Ley general de
archivos” en artículo 24, el acuerdo 004 de 2013 “por el cual se reglamentan
parcialmente los decretos 2578 7 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de
la tablas de retención documental y las tablas de valoración documental” y la
circular 003 de 2015 “directrices para la elaboración de las tablas de retención
documental”.
- La implementación de las tablas de retención documental se desarrolla en el
marco de la planeación estratégica formulada en el plan institucional de archivos
– PINAR
- Por cada subdirección u oficina productora de documentos, debidamente
constituida en la estructura orgánica del instituto (Acuerdo 003 de 2017) existirá
una tabla de retención documental.
- La TDR deben ser revisadas y actualizadas periódicamente y obligatoriamente
cuando se registren cambios estructurales y funcionales que las afecten, en la
actualización se seguirá el mismo procedimiento establecido de su elaboración.
- Todos los funcionarios y contratistas responden por la integridad, autenticidad,
veracidad, y fidelidad de la información a su cargo, y por la organización,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta la normatividad
archivística vigente y los lineamientos del instituto.

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- La oficina asesora de planeación debe informar a la subdirección de gestión

corporativa, gestión documental mediante correo electrónico las actas de
adopción de documentos que pertenezca al SIC, con el objetivo de identificar
actualizaciones de la TRD.

4. FORMATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS

No. De Código Nombre
Anexo
1. PA03-PRO03-F01 Entrevista estudio unidades
documentales
2. PA03-PRO04-F02 Cuadro de clasificación documental
3. PA03-PRO04-F03 Tabla de retención documental
4. PA03-PRO04-F04 Cuadro de caracterización documental
5. PA03-PRO04-F05 Fichas de valoración documental

5. NORMATIVA ASOCIADA
Ver el formato matriz de cumplimiento legal PE01-PRO01-F08
6. DEFINICIONES
Ver el formato glosario PE01-PR01-F09

MAURICIO LOPEZ DIANA MARIA EDGAR ARTURO

Técnico profesional Profesional Subdirector de
gestión documental especializado OAP gestión corporativa

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