Manual de Protocolo I EL PORVENIR

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL
PORVENIR
Oficina de Relaciones Públicas e

Imagen Institucional
Manual de Protocolo de la
Municipalidad Distrital de El
Porvenir
Oficina Relaciones PÚBLICAS e Imagen Institucional 2007

Manual de Protocolo de La Municipalidad Distrital de El Porvenir
INDICE
INTRODUCCIÓN
PRESENTACIÓN
CAPÍTULO I
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
ORÍGENES DEL CEREMONIAL

1. Breve evolución Histórica del Ceremonial.
a. El Ceremonial Civil y Religioso Del Antiguo Egipto.
b. El Ceremonial en las Dinastías Chinas
c. El Ceremonial en la Época Incaica
2. El Ceremonial Moderno
a. Importancia
b. Utilidad del Protocolo
3. Clases de Protocolo
a. El Protocolo Oficial
b. El Protocolo Social
c. El Protocolo Empresarial
CAPÍTULO II
PRECEDENCIAS
1. Orígenes De La Precedencia
2. Ley De La Derecha Y De La Proximidad
3. Precedencia En Automóviles, Aviones Y Otros
4. La Mesa De Honor
5. Casos Prácticos
Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 2

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CAPÍTULO III
CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA

1. Organizados por el MDP en el MDP
2. Organizados por el MDP en una Oficina Descentralizada
3. Organizados por los Órganos Desconcentrados
4. Organizados por instituciones externas al MDP
ACCIONES DE PROTOCOLO
1. Invitaciones
a. Al Presidente de la República y otras autoridades
b. Al Alcalde Distrital
2. Formalidad para recibir una visita
3. Regalos institucionales
4. Las presentaciones
5. Recepción, conducción y atención de invitados especiales
6. El estacionamiento
7. El maestro de ceremonias
8. El Guión
CLASES DE CEREMONIAS
1. Transferencia de cargo a nuevas autoridades
2. Transferencia de cargo de Directores o Jefes de Entidades Desconcentradas o
Descentralizadas del MDP
3. Suscripción de Convenios
4. Instalación de Comisiones
5. Inauguración de Obras
6. Condecoraciones y Premiaciones
7. Conferencias de Prensa
8. Presentación de Libros

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TIPOS DE EVENTOS
1. Simposio
2. Mesa Redonda
3. Panel
4. Forum O Foro
5. Congreso
6. Conferencia
7. Seminario
8. Coloquio
9. Convención
10. Taller
11. Asamblea
12. Reunión de Comités
13. Sesión de una Comisión
14. Subastas Comerciales-Mart
15 Taller Artesanal-Workshop
16 Visita Guiada
17 Conmemoración de Festividades
18 Eventos Deportivos
19. Ferias de Salud
EQUIPOS DE TRABAJO PARA CEREMONIAS O EVENTOS

1. Comisión de Logística
2. Comisión de Relaciones Públicas Y Protocolo
3. Comisión de Finanzas
4. Comisión Cultural
DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS

1. Actos Inaugurales o de Clausura
2. Mesas Redondas
3. En Almuerzos o cenas
4. De Homenaje
5. Generales

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CAPÍTULO IV
SÍMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALES
1. Uso De Símbolos Patrios

2. Uso De Símbolos Institucionales Del Ministerio De Salud.
CAPÍTULO V
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO Y CEREMONIAL
1. Correspondencia Protocolar
2. Vestimenta
3. Actos Sociales
4. Etiqueta
a. Comportamiento en la Mesa de Honor
b. Uso de los cubiertos
c. El brindis
d. Uso del teléfono celular
e. Imagen personal
HONRAS FUNEBRES
1. En caso de fallecimiento de un compañero de trabajo del MDP
2. En caso de fallecimiento de familiar de un compañero de trabajo
ANEXOS
BIBLIOGRAFÍA
AGRADECIMIENTOS

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PRESENTACIÓN
El Manual de Protocolo, Ceremonial y Prácticas de Comportamiento del Personal de la

Municipalidad Distrital de El Porvenir, tiene por finalidad lograr que las Ceremonias,
Eventos Oficiales y otras actividades internas e interinstitucionales, que la Municipalidad
desarrolle a nivel local, regional y nacional, reflejen el sentido de identidad, capacidad de
organización, calidad operacional y calidez que deben prevalecer en todos los actos que
esta organice o presida.
La necesidad que las ceremonias, eventos y certámenes que la Institución realice, se
desarrollen en un marco de solemnidad que proyecte y dimensione correctamente su
imagen y misión, nos ha motivado a publicar el Manual de Protocolo, Ceremonial y
Prácticas de Comportamiento del Personal de la Municipalidad Distrital de El Porvenir,
con la finalidad que los lineamientos en él esbozados sean tomados en cuenta para el
éxito de los mismos.
Asimismo, el Manual regulará el planeamiento, organización, coordinación, programación,
el desarrollo y la evaluación de las actividades internas, locales, regionales e Inter-
institucionales.
El presente ensayo representa el esfuerzo de una investigación ardua, que se pone a
disposición para presentar sugerencias y recomendaciones de los organismos y
personas que de una u otra forma están a diario inmersos en las prácticas de Ceremonial
y Protocolo.

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CAPÍTULO I
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Orígenes Del Ceremonial

Según el Embajador Javier Pérez de Cuellar1, la palabra Ceremonial proviene del
latín caeremonia que significa veneración, culto religioso, lo que ha llevado a
identificar equivocadamente al ceremonial con lo solemne y superfluo. Así, los
tratadistas especializados sostienen que el Ceremonial surgió de la necesidad de
conservar la buena armonía y de estrechar los vínculos entre los Estados, que se
desarrolló debido a la desigualdad de rango entre ellos durante la Europa feudal y
se estableció a causa del sentimiento de dignidad individual que tienen las
naciones, del espíritu caballeresco occidental, de las costumbres de las Cortes y,
en pequeña medida, de algunas convenciones.
1. Breve evolución histórica del Ceremonial
a. El ceremonial civil y religioso del antiguo Egipto.

En el antiguo Egipto, el faraón estaba situado en la cúspide del Estado y
respetaba todas las etapas impuestas por el ceremonial.
El ritual religioso y el ceremonial público se relacionaban al igual que el Estado y la
iglesia, ya que el faraón contaba con la doble calidad de Dios y romano. Se
realizaban ceremonias diarias, llamadas mitos de la casa por la mañana, donde el
Rey era bañado con agua sagrada, ésta simbolizaba el agua de Nun que tenía la
virtud de dar al monarca el nuevo nacimiento. Al mismo tiempo cantaban dos
sacerdotes que llevaban máscaras y la del Dios Toth y el otro del halcón Hows.
1
Pérez de Cuellar, Javier. "Manual de Derecho Diplomático", Fondo de
Cultura Económica, México, 1997, p. 185- 186.

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Ambos investían al monarca con los atributos de su poder imperial y lo llevaban de

la mano hasta el santuario del palacio y del templo lo introducían hasta llevarlo
donde se encontraba la estatua de Ra, encerrada en la capilla.
El Rey asumía la identidad del sol, rompía los orillos de arcilla de la estatua,
significando ello que le abría las puertas del cielo.
Posteriormente el Rey purificaba la imagen del Dios, lo despertaba, le servía
alimentos, le pintaba el rostro y coloreaba emblemas reales. Luego guardaba la
estatua en un santuario sellaba las puertas con arcilla y se retiraba caminando
hacia atrás, borrando las huellas con hojas de palmeras.
Los que cumplían con el Ceremonial eran los funcionarios de la Corte y sus
principales funciones eran ser los encargados de las liturgias funerarias,
ceremonias de coronación, conmemoración de hechos militares y diferentes
celebraciones religiosas se encontraban dispuestas por los sacerdotes y
funcionarios de la Corte que se encargaban del Ceremonial. También se hacían
responsables de la ceremonia ante la muerte de un faraón.
b. El Ceremonial en las dinastías chinas

El ceremonial en las Dinastías Chinas tuvo origen en lo sacerdotal, gracias a una
evolución pasó a ser norma en el estilo de vida, un ordenador de la sociedad, de
la civilización. Los libros más utilizados para ejercer el Ceremonial eran: el I- Li, el
Chou-Li, el Li-Chi. El libro I-Li trata en gran parte del Ceremonial que concierne a
la vida de un funcionario común; interesa su conducta social que no es tan elevada
como la categoría de un príncipe.
El I-Li detalla las normas de la etiqueta, éstas implican honor, nobleza y dignidad
(oponiéndose a lo que era bajo e indigno). De las distintas artes que enaltecían a
un caballero chino, el Ceremonial ocupaba el primer lugar. Era una guía para la
vida diaria, para establecer contactos y para la vida en sociedad.
Además del ceremonial los chinos requerían el conocimiento y la práctica de
la música, la arquería, la conducción de cantos de guerra, la escritura y la
aritmética.

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El ceremonial perdió su alto sentido debido a que el tiempo del que se disponía y
del que se cuenta ahora es diferente. Más adelante en la civilización del cercano
Oriente y Europa, el ceremonial rodeaba a las clases gobernantes de dignidad.
China comprendió el auténtico sentido del Ceremonial y así éste adquiría el
significado de un proceso constructivo en la vida de la futura sociedad.
c. El Ceremonial En La Época Incaica

El pueblo incaico, como pueblo joven y guerrero celebraba sus triunfos a través de
rituales. El vencedor era recibido por la multitud en medio de grandes
aclamaciones, bailes y cantares, ensalzando sus hazañas y dando gracias al Sol.
Las canciones que componían de sus guerras y heroicidades "no las tañían –dice
Garcilaso– porque no eran cosas de damas", y Santa Cruz Pachacuti nos habla de
un "fuerte cantar con ocho tambores y caxas temerarias", y a estas triunfales
ceremonias se unían otras, reveladoras del mismo culto bélico y heroico. En los
grandes días de fiesta las momias de los grandes Incas eran sacadas a la plaza
del Cuzco por sus mayordomos y mamaconas, y éstos cantaban delante del Inca
la loa o cantar de cada uno de los monarcas muertos, "por su orden y concierto –
dice Betanzos– comenzando el primero el tal cantar o historia o loa, los de Manco
Cápac, y siguiéndoles los servidores de los reyes que le habían sucedido".
También en los funerales de los Incas se cantaban los grandes hechos, y los
principales actos de su reinado, como refiere Cabello Balboa en las exequias de
Inca Yupanqui. En la costa del Perú, según refieren Cieza y de Las Casas, los
funerales de los curacas duraban varios días, y en ellos las "endechaderas" o
huaccapucus cantaban delante del cuerpo del difunto, en la plaza principal,
acompañadas por la multitud, entre flautas y aullidos dolorosos, las perfecciones y
hazañas del muerto.
Para celebrar las ceremonias religiosas existía una clase social especial y
privilegiada, en los principios de la cultura fue el propio Inca, luego a partir de
Pachacútec, se eligieron personajes especialmente seleccionados y dedicados a
estas labores; el jefe era el sumo Sacerdote o WILLAC UMU, debajo de él existía
una jerarquía integrada por muchas personas. Para celebrar los ritos religiosos,

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inicialmente Manco Cápac construyó un templo con el nombre de INTICANCHA, y

el Inca Pachacútec mandó construir un gran templo y le dio el nombre de
CORICANCHA. Las fiestas religiosas tenían relación con las labores agrícolas, las
principales fiestas que celebraban los Incas eran el INTI RAYMI o Pascua del Sol,
que se celebraba en el mes de Junio una vez recogida la cosecha. Esta festividad
fue considerada como la más grande y solemne del Imperio Incaico que se
celebraba con más alegría y fervor religioso en la Imperial Ciudad del Cusco.
Los términos Hurin y Hanan usados en la época incaica denuncian una diversidad
topográfica que trascendió luego en división social. Difieren los cronistas en la
interpretación de esta diferenciación urbana y en sus vicisitudes históricas. El
Sochantre Molina dice que los del Cuzco de arriba "se tienen por más hidalgos y
nobles" que los del Cuzco bajo, y Garcilaso, que los del Cuzco alto "fueron
respetados y tenidos como primogénitos hermanos mayores y los del bajo como
segundos y, en suma, fueron respetados como el brazo izquierdo y el derecho, en
cualquiera preeminencia de lugar y oficio". El Oidor Matienzo, perspicaz en
matices sociales y jurídicos, declara que el curaca de Anansaya es en todos los
poblados indígenas, en el siglo XVI, "el principal de toda la provincia", que el
curaca de Urinsaya debe obedecerle y que en las ceremonias se sientan, "los de
anansaya a la mano derecha y los de urinsaya a la izquierda". Otra es la
experiencia del folklorista Ramos Gavilán en el siglo XVII: "Los de Hurinsaya
consideraban a los de Hanansaya como pobres advenedizos, sin tierra ni patria
propia”.
2. El Ceremonial Moderno
Actualmente, no existe dependencia pública, empresa privada u organización no
gubernamental que pueda estar ajena a las circunstancias de la globalización
económica. El Protocolo y el Ceremonial son los elementos que ayudarán a
interactuar en medios crecientemente dinámicos y culturalmente variados, como
parte de nuestra vida diaria.

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Ahora bien, ¿Qué son estas disciplinas?

El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se
observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía
internacional. A todos aquellos que desarrollan labor en el campo de las
relaciones internacionales, les es fundamental conocer las reglas de Protocolo
para aplicarlas como método y técnica de su trabajo y así lograr que dichas
relaciones se desarrollen en un ambiente transparente, moral, austero y elocuente
de modo que el objetivo sea alcanzado.
Ceremonial es un conjunto de formalidades que reglamentan las relaciones
entre altas autoridades y personalidades de diversos Estados en ceremonias y
actos particularmente oficiales, siguiendo el principio de igualdad jurídica, dando a
cada uno de los presentes el privilegio y las inmunidades a las que tienen derecho.
El Ceremonial es una conducta que se sigue para evitar fricciones y resolver
eventuales divergencias.
Como complemento tenemos las reglas de orden lógico para manejar las
relaciones con nuestros semejantes. En otras palabras son las reglas de cortesía
y buenos modales esenciales para asegurar la relación armoniosa entre las
personas. Cuanto más las apliquemos en nuestra actividad diaria, tanto mejor
contribuirán al logro de objetivos.
Toda conducta debe adecuarse al medio en que nos encontramos para potenciar
nuestra imagen, contrarrestando la crisis de valores por la que atraviesa nuestro
país. El ceremonial oficial y el protocolo Estatal, Sectorial y Empresarial son
instrumentos que una organización requiere para abonar hacia su eficiencia y
particularmente en un país como el Perú que necesita trasmitir una imagen de
estabilidad y desarrollo.
a. Importancia
Una de las funciones más importantes de las Relaciones Públicas
modernas es la aplicación del Protocolo y del Ceremonial Institucional, el
mismo que se entiende como el conjunto de reglas que deben seguirse en
el planeamiento, coordinación, programación, desarrollo y evaluación de
todas las actividades cívicas y sociales de las organizaciones.

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En instituciones como la nuestra se realizan ceremonias o actividades que,

por su importancia y trascendencia, cuenta con la presencia de Altas
Autoridades no sólo del Distrito, sino además de otros Instituciones
públicas y privadas, de Gobiernos Regionales, de Alcaldes, Decanos de
Universidades, Decanos de Colegios Profesionales, Asociaciones Médicas,
Organismos Internacionales, entre otras entidades.
Es por ese motivo que las instituciones deben tener disposiciones escritas
que contengan los usos y costumbres de la cultura de la empresa, que
cada servidor se compromete a seguir, es decir, las instituciones deben
elaborar su protocolo para que oriente el comportamiento de su personal
dentro y fuera de la empresa en salvaguarda de la imagen corporativa.
Este tipo de actividades necesitan ser cuidadas en todos sus detalles, con
el fin que se desarrollen sin problemas ni contratiempos cumpliendo así los
objetivos del Protocolo, Ceremonial y Etiqueta Institucional que son:
1. Asegurar un comportamiento similar en los diferentes actos

públicos que realice la Institución, en este caso particular, la
Municipalidad Distrital de El Porvenir.
2. Mantener las relaciones de la organización con otras.
3. Reconocer la jerarquía de las personas
4. Estructurar los cuadros de precedencia.
5. Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios
y servidores.
6. Establecer el comportamiento que debe seguir todo integrante
de una organización.
7. Transmitir una cultura corporativa acorde con la identidad
institucional, ante propios y extraños.

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b. Utilidad del Protocolo

Actualmente avanzamos hacia una sociedad de servicios cuyo eje principal
está constituido por las relaciones humanas y la comunicación. Pero la
automatización y la información de todos los sistemas dentro de la
empresa, la despersonalización de las relaciones sociales que ha supuesto
el uso de los teléfonos móviles, Internet, facsímiles, correo electrónico
minimizando el contacto directo y estrecho entre las personas, ha hecho
que cuando éste se produzca, seamos evaluados de manera mucho más
estricta. Nuestro interlocutor esperará lo mejor de nosotros debido a la
excepcionalidad del momento. Por ello, el conocimiento de unas normas
básicas de conducta y cortesía empresarial está siendo valorado más que
nunca. El Protocolo y la Etiqueta han de ser algo espontáneo. Su finalidad
es que todo el mundo se sienta cómodo independientemente del cargo que
ostente. Éste se encuentra reglamentado mediante disposiciones, decretos,
etc. En otras ocasiones, la persona se debe conducir siguiendo su propia
intuición, sobre todo, haciendo alarde de una buena dosis de sentido
común.
En la vida diaria, vamos formando un tejido de relaciones que permite al

hombre la posibilidad de manifestarse como ser auténtico, poseedor de
conocimiento, valores y principios éticos, desde los cuales se proyecta
como ser integral, inmerso en el acontecer de sus actos desde los más
insignificantes hasta los trascendentes. Visto de esta manera, la noción de
ser integral nos lleva a reconocer, en quien la posea, la capacidad de
autovaloración, competencia, y proyección como factores claves en la
acertada forma de relacionarnos con los demás.
3. Clases de Protocolo
Pese a todo lo expuesto, el concepto de Protocolo puede resultar un tanto
ambiguo si no se procede a establecer una clasificación de las áreas en las
que actúa. Estas son: oficial, institucional, diplomática, empresarial, social,

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militar, universitaria, deportiva, taurina, etc. A continuación una breve

descripción de las que nos atañen en este manual.
a. El Protocolo Oficial
Conjunto de normas que regulan la correcta ordenación de
las personas y las cosas durante la celebración de un acto
público oficial. A pesar que en primera instancia puede
resultar para algunos el más complicado, es el más fácil de
aplicar puesto que viene regulado por la ley.
b. El Protocolo Social
Conjunto de acuerdos tácitos que, con el uso, se convierten
en convencionalismos.
c. El Protocolo Empresarial
Se inspira en el protocolo oficial. Lo forman determinados
códigos de conducta que establece la propia organización
para su uso interno y vinculación con el exterior.

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CAPÍTULO II
PRECEDENCIAS
La precedencia, dice Pradier Foderé, es la primacía de rango, es el derecho de ocupar el
primer lugar, es decir, el que entre varios se conceptúa más honorífico. Las cuestiones de
precedencia, por lo común, se presentan en las entrevistas personales de los Jefes de
Nación o de los Ministros que los representan, en las visitas solemnes, en los actos de
ceremonia y en los públicos de todo género, y sobre todo en la redacción y firma de los
tratados.
Distinciones de Título, de rango, de linaje y de honores que son el fundamento único del
llamado derecho de precedencia, son el resultado de la corrupción de las fuentes puras
del derecho natural y filosófico de las naciones, motivada por prácticas más o menos
abusivas, las convenciones y los tratados más o menos condescendientes, en una
palabra, los pactos del derecho de gentes consuetudinario, amoldados al capricho y a las
fastuosas pretensiones de los reyes, por la gracia de Dios.
Este procedimiento es hoy en día reconocido y utilizado en el campo oficial como en el
privado y en el ámbito nacional e internacional.
El vocablo PRECEDENCIA, tiene varias acepciones:
 Prioridad en el tiempo.
 Colocación preferencial en toda suerte de actos o desfiles, y en eventos
honoríficos a los cuales concurren autoridades de diversas latitudes y niveles.
 Preferencia en el encabezamiento y el presenciar ciertas solemnidades
 Superioridad jerárquica.
Desde este punto de vista hay entonces, varias clases de precedencias, siendo
obviamente las más importantes, las establecidas en el Cuadro General de Precedencias
para Actos y Ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado.

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1. Orígenes De La Precedencia
En la historia de las sociedades, pocos aspectos han sido tan complicados como el
encontrar un sistema único, uniforme y con el que todos estén de acuerdo.
Los primeros problemas de ordenamiento datan de los inicios de la Edad Media,
luego de la caída del Imperio Romano (siglo V). La caída de Roma da lugar al
surgimiento de diversos reinos y señoríos gobernados por diversas dinastías cada
cual más deseosa de detentar los títulos y dignidades que distinguieron al Imperio
Romano de Occidente.
Entre la monarquía europea no existía acuerdo para ordenamientos y
prelaciones. Cada rey reclamaba ser el primero en las reuniones y los argumentos
jamás escaseaban. A ello se agregaba las exigencias de los Embajadores y
Enviados Especiales, reclamando se les otorgue las mismas prerrogativas que las
dispuestas para sus representados.
Uno de los más importantes antecedentes al ordenamiento confeccionado en 1504
por el entonces Maestro de Ceremonias de la Capilla Pontificia, quien, con ocasión
de una “Embajada de Obediencia” del Rey de Inglaterra al Papa Julio II, estableció
una prelación que ubicaba al Emperador en primer lugar, seguido del Rey de
Roma y luego todos los demás reyes ordenados de acuerdo a la supuesta fecha
en que cada casa reinante se habría convertido al cristianismo.
En la vida religiosa católica encontramos más de un ejemplo de ceremonial y

especialmente de protocolo. En el Credo se dice que Jesucristo subió a los cielos y
está sentado a la DIESTRA de Dios Padre Todopoderoso.
Pero la máxima enseñanza se encuentra en la Biblia. En el Evangelio según San
Lucas, el versículo "los invitados a las bodas", relata que Jesús observando como
se peleaban los primeros asientos de las mesas, refirió a los convidados la
siguiente parábola: "Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en
el primer lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, esté convidado
por él y, viendo él que te convidó a ti y a él, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces
comiences CON VERGÜENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR. Más, cuando
fueres convidado, ve y siéntate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el

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que te convidó te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrás GLORIA
DELANTE DE LOS QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera
que se ENALTECE, será HUMILLADO y el que se humille será ENALTECIDO".
2. Ley De La Derecha Y De La Proximidad

La precedencia tiene su máxima ley en el concepto que el lugar de honor es
ocupado por la máxima jerarquía en el sitial de la derecha (*), ya sea en un acto,
comida, visita, recepción, etc.
(*) Cuando ubicamos personas siempre debemos tener en cuenta que
consideramos la derecha y la izquierda a partir de la ubicación central, mirando
desde atrás de quién ocupa este lugar y no desde la platea.
Cuando se realice una ceremonia, debemos tener en cuenta que el lugar de honor
no es la cabecera, sitio reservado para el anfitrión, sino la derecha de este. De
esta forma, si tenemos que situar a tres personas en la misma fila, la ubicación
sería:
MESA DE HONOR
E.
MDP 1 O
2
En donde “0” es la ubicación que le corresponde al anfitrión, “1” la derecha,

asignada al invitado de mayor jerarquía (lugar que también le corresponde al
invitado de honor si existiera) y “2”, lugar que ocupará el invitado que sigue a “1”
en el orden de precedencia.

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Existen ciertas excepciones a esta normativa, especialmente las dadas por los
usos y costumbres, entre las que podemos destacar a modo de ejemplo:
En el caso que el invitado de honor supere al anfitrión en jerarquía, podemos
invitarlo a ocupar la cabecera (o centro), desplazando al anfitrión hacia la izquierda
de modo tal que el visitante principal ocupe la cabecera y a la vez se encuentre
situado a la derecha del anfitrión. De esta forma podría componerse una cabecera
compartida: donde “0” es la ubicación correspondiente al anfitrión y “00” al invitado
de honor (como dijimos anteriormente, de mayor jerarquía que “0”).
MESA DE HONOR (INVITADOS)
E. O OO
MDP 1
En el caso del Jefe o Director de la Institución, sólo cederá su lugar al Ministro o

Viceministro de Salud. Así mismo hará lo propio si asiste un ministro de otro sector o los
presidentes de los poderes públicos.
En el caso de asistir el Señor Presidente de la República, siempre ocupará la cabecera o

el lugar de honor.

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3. Precedencia En Automóviles, Aviones Y Otros.

En todo automóvil, subirá primero por la puerta trasera derecha la persona de
mayor jerarquía. Entrarán por la puerta izquierda trasera, aquél o aquéllos que
en jerarquía les corresponde acompañar al personaje. Junto al conductor y por
la parte delantera derecha, entrará aquél o aquellos, que siguen en jerarquía.
Para salir del vehículo, saldrá la persona sentada en el asiento delantero
derecho, (Automóviles). A esta persona le corresponde abrir la puerta trasera
al personaje de mayor jerarquía. En el caso del Presidente de la República,
altas autoridades civiles, militares y eclesiásticas de la Nación, así como
aquellos personajes huéspedes de honor de visita al país, es de rigor cumplir
con esta norma protocolar de cortesía.
Precedencia cuando se camina: Cuando se acompaña caminando a un
personaje con jerarquía, éste debe ir del lado derecho de su acompañante,
pero, si son dos personas quienes acompañan al personaje, éste debe ir en el
medio de sus acompañantes teniendo a su derecha al de mayor jerarquía y a
su izquierda al que le sigue en jerarquía.
4. La Mesa De Honor
La mesa de honor o mesa principal, debe estar ordenada con mucha

anticipación y debe denotar pulcritud, colocando los implementos básicos:
 Paño (de ser el caso)
 Rótulos al frente del asiento con los cargos de las personas que
conforman la mesa de honor (los nombres deben notarse por la
parte posterior del rótulo para que los que ocupan un lugar en la
mesa se ubiquen fácilmente)
 Vaso servido de agua a la altura de la mano derecha.
 Fólder con material impreso, programa, listado con nombres y
cargos en forma jerarquizada, de las personas que conforman la
mesa. Si estuvieran presentes algunos altos funcionarios en la sala

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deben incluirse en la lista para que el orador les pueda

mencionar.(Orden de Precedencia).
 Cantidad de sillas suficiente más una o dos adicionales para los
imprevistos.
 Estandartes o banderas.
 Banderines de mesa (Banderín Nacional e Institucional), si no han
sido colocados los estandartes.
 Micrófono en la parte central de la mesa funcionando, (Puede ser
también uno inalámbrico) o micrófono en el podium, la ubicación del
mismo depende del tipo de ceremonia o evento que se trate.
 Si el micrófono está en el podium, entonces los estandartes deberán
estar detrás de aquél para que hagan el marco al orador.
 Si el micrófono está en el centro de la mesa de honor y el orador
hablara desde ahí, los estandartes deberán estar detrás de la
persona más importante de la mesa de honor.
Si la ceremonia es externa, al aire libre, el equivalente es el arreglo del estrado

principal.
 Ubicación adecuada de los oradores,
 Micrófono con parante para oradores y micrófono aparte para el
Maestro de Ceremonias, podio si fuera el caso (el Presidente de la
República lleva su propio podio, pero requiere un sillón especial).
 Espacios suficientes para el tránsito al interior del estrado.
 Una persona dedicada a la atención del estrado.
5. Casos Prácticos
Ejemplo N° 1: Ceremonia de Aniversario en el Instituto Especializado de Salud

Mental
Miembros de la mesa de honor:

1. Ministro de Salud (MS)
2. Director del IESM (D-IESM)

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3. Alcalde de San Martín de Porras (ASMP)

4. Decano del Colegio Médico (DCM)
5. Representante de OPS (OPS)
Maestro de ceremonias (M.C.)
La ubicación sería de la siguiente manera:
M.C. 1
4 2 3 5
IMPORTANTE:
Reiteramos que no es recomendable considerar ubicaciones pares en la Mesa de
Honor.
En los casos que el invitado de honor sea el Presidente de la Nación (o similar
para el acto que se lleva a cabo), este ocupará el centro, dando la derecha a la
persona que le siga en jerarquía y así sucesivamente.
En caso de duda del lugar que ocupan los funcionarios del Estado, se debe
consultar el Cuadro de Precedencia.
Los representantes del Ministro o del Vice-Ministro se ubican a la derecha del
anfitrión o Jefe Establecimiento.

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Ejemplo N° 2:
Inauguración de Programa Académico en el XXXXXX
Miembros de la mesa de honor:
1. Jefe del Oficina tal xxxxxxxx
2. Sub-Jefe del IDREH (SJ – IDREH)
3. Director General de Capacitación (DGFC)
4. Coordinador del Curso (CC)
5. Docente (DC)
M.C.
1
4 2 3 5
Ejemplo Nº 3:
Inauguración de Obras en un Establecimiento de Salud con
financiamiento externo
1. Ministro de Salud o Vice-Ministro (DM)

2. Director del Establecimiento (DE)
3. Director de la DISA (D-DISA)
4. Director del PRONEIM (D-PRONEIM)
5. Representante de Financiadora (R-Financiadora)

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1
4 2 3 5
IMPORTANTE:
 En caso que la obra hubiera sido autofinanciada o recibiera apoyo sólo del
MINSA, únicamente se consideran tres ubicaciones y el Director del
PRONEIM, tiene un sitio preferencial en la primera fila.
 En inauguraciones de obras es preferible que las autoridades estén de pie
en un tabladillo cerca del lugar donde será el corte de la cinta o la
revelación de la placa

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Ejemplo Nº 4:
Inauguración de un Encuentro Macro-Regional de Municipalidades
1. Alcalde (MDP)
2. Presidente del Gobierno Regional (PGR)
3. Director Regional de Salud anfitriona (DIRESA)
4. Director General de Salud de las Personas - MINSA (DGSP)
M.C.
1
4 2 3
Recordemos que en estos casos, las autoridades que suben al estrado sólo
deben ser tres. Si se decide que sean más personas, debe siempre tratarse de
número impar, de manera que el Ministro de Salud quede ubicado al centro. Si la
ceremonia es de pie el Ministro será el primero partiendo de la derecha.

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CAPÍTULO III
CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES
Las instituciones públicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que
organicen, sobre todo en aquellas en las que se contará con la presencia de funcionarios
de la entidad; para ello requieren que estas ceremonias sean diseñadas, programadas,
planificadas, realizadas y posteriormente evaluadas.
Los eventos son actividades, como su nombre indica, eventuales y pueden presentarse
de manera imprevista pero debe ser práctica de la Dirección General de Relaciones
Publicas e Imagen Institucional preparada para estas eventualidades y brindar la misma
calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del más alto nivel de la
institución es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones.
La Dirección General de Relaciones Publicas e Imagen, tienen la responsabilidad de
velar para que cada actividad institucional, en la que se tome el nombre de la
Municipalidad Distrital de El Porvenir y/o de sus dependencias, guarde coherencia con la
imagen institucional que se debe proyectar y para ello deberán conocer y hacer cumplir
las normas expresadas en el presente manual.
1. SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA

Según la entidad que organice la ceremonia o acto protocolar se deberán tener las
siguientes consideraciones:
a. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la La

Dirección General de Relaciones Publicas e Imagen Institucional de la
Municipalidad Distrital de El Porvenir con el apoyo de otras áreas de la
institución y dependencias ajenas.
Estas ceremonias son de tipo institucional, por ejemplo el Aniversario del
Distrito; transferencia de cargo de la alta dirección; inauguración de obras de
alcance institucional; reconocimientos y homenajes.

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El diseño y planificación de la Ceremonia o Sesión Solemne en la que participe

el Titular del Pliego, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Imagen
Institucional de la Municipalidad.
b. Ceremonias o actos oficiales realizados en los órganos descentralizados

o desconcentrados
En los actos que se realizan en los organismos descentralizados y
desconcentrados y en los cuales debe estar presente de la Municipalidad
Distrital de El Porvenir, el diseño, planificación, monitoreo y evaluación estará
a cargo de la Dirección Ejecutiva de Dirección General de Relaciones Publicas
e Imagen Institucional de la Municipalidad Distrital de El Porvenir y su
ejecución a cargo de la entidad.
c. Ceremonias o actos oficiales realizados por los órganos descentralizados

o desconcentrados
Su organización es de responsabilidad de la Oficina de Comunicaciones de la
Institución, Dirección o Unidad directamente beneficiada, que deberá asegurar
se cumpla con las políticas de Imagen Institucional y de Protocolo de la
Municipalidad Distrital de El Porvenir. Las invitaciones estarán a cargo de las
máximas autoridades de las entidades involucradas.
d. Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones o

empresas externas a la Municipalidad Distrital de El Porvenir (organismos
o agencias cooperantes, ONG´S, colegios profesionales, empresas
privadas u otras)
En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los
organismos o instituciones no dependientes de la Municipalidad, que invitan a
presidir al Alcalde, la coordinación estará a cargo de la Oficina Ejecutiva de
Imagen Institucional de la municipalidad, que asegurará que la actividad se
desarrolle en los estándares de calidad requeridos para la ocasión. Siendo
responsabilidad de quien genera la invitación brindar las facilidades para la
coordinación de las actividades.

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2. ACCIONES DE PROTOCOLO
1. Invitaciones
La invitación puede hacerse a través de:
Tarjetas: deben contener los datos básicos: quién invita, a quién, a qué,
cuándo y dónde; el deseo de contar con su asistencia y los teléfonos para
las confirmaciones y particularmente las excusas. Estas deben ser
enviadas por lo menos 21 días antes del acto.
Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios, carta o Nota son necesarios
cuando se trata de Altas Dignatarios, para sustentarles la importancia de la
ceremonia.
Confirmaciones: es necesario asignar a alguien para recibirlas, siendo

generalmente labor de equipo. Es fundamental para las precedencias. Es
aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados,
sino de aquellos que ocuparán lugares preeminentes.
Base de Datos: es indispensable contar con una base de datos

actualizada permanentemente para coadyuvar a la eficiente elaboración de
los sobres y tarjetas.
a. Al Presidente de la República y otras autoridades
Si se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del

Congreso de la República, Ministros de Estado u otras autoridades
con similar jerarquía, la invitación debe ser realizada por una
Autoridad de igual jerarquía, en este caso, por el/la Alcalde. Las
autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el
Teniente Alcalde.

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A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación,

observándose cuidadosamente su redacción y el correcto uso de
escudos, lagos, colocando el teléfono para excusas o
confirmaciones. El envío de la invitación debe ser por lo menos con
una anticipación de 15 días calendarios.
b. Al Alcalde
La invitación que se formula al Titular del Pliego, constituye una

deferencia especial por tratarse de la persona de más alta jerarquía
en el Organigrama de la Municipalidad.
La persona de más alto cargo de la institución que genera la
invitación deberá remitir con un mínimo de 15 días de anticipación a
la fecha de la ceremonia, el oficio o carta de invitación al Titular del
Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente
información:
 Ayuda Memoria (breve exposición) sobre el motivo de la

ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta.
 Hoja Informativa Institucional (si fuera una entidad externa a
la Municipalidad)
 Reseña histórica de la Institución (para ceremonias de
aniversario)
 El programa del Acto (señalar tiempo de intervenciones).
 La relación de invitados (especialmente citando a los de
mayor nivel jerárquico para preparar el Orden de
Precedencia)
 Un croquis señalando el recorrido que se propone efectúe El
Alcalde dentro de las instalaciones de la Institución (en caso
de considerarse la visita de ambientes o inauguración de
pabellones u instalaciones luego de concluida la ceremonia).

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2. Formalidad para recibir una visita
 La persona de mayor jerarquía de la institución que genera la invitación,

deberá recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el
despacho o al lugar en donde se realizará la ceremonia.
 La recepción protocolar se debe hacer siempre en la puerta, evitando que
los primeros que reciban a los invitados sean el personal de seguridad o
vigilancia. Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es
bienvenida y por tanto brindarle hospitalidad.
 Despejar las escaleras y/o ascensores con antelación refleja una excelente
organización y si se ha previsto que la visita será prolongada, a las
bebidas de rigor para todo distinguido visitante, se debe añadir una fuente
de bocaditos.
 En el caso de ser una visita al Despacho, son las secretarias o asistentes
de los Jefes o Directores Generales, quienes recibirán a la visita,
estrechándole la mano sólo si éste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo
contrario no.
 Luego deberá conducir al visitante hasta el Despacho. La secretaria
siempre en primer lugar, para indicarle el camino. Llegados a la puerta del
Despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante,
y cerrarla tras de sí, dejando a la visita a solas con el anfitrión.
 El anfitrión, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se
da la mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica
el lugar donde debe sentarse.
 Si el anfitrión está ocupado a la llegada del visitante, el personal de
Protocolo deberá acompañarle y departir con él todo el tiempo que sea
necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deberá ser
esperada hasta el término de su reunión y conducida a la puerta de salida y
despedida amablemente.
 Finalmente, es necesario consignar los datos del visitante en una ficha o
libro de huéspedes ilustres, para archivo y la posteridad.

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 Cuando despidamos a nuestra visita la acompañaremos hasta la recepción

para que la secretaria la conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene
por primera vez. Si el visitante es alguien de mayor jerarquía el propio
Alcalde o Director debe llevarlo hasta la puerta, acompañándose al efecto
de su Jefe de Protocolo.
3. Regalos Institucionales
Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboración de

algún funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio
y reconocimiento.
Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas:
a. Artículos de artesanía
De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen una
molestia al agasajado para el traslado a su país de origen (volumen,
fragilidad del obsequio, etc.).
b. Adornos en general
Si la artesanía no es una opción, dependiendo del nivel y rango de la
autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o útiles de
oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, portalapiceros, etc),
generalmente de plata peruana.
c. Obras de arte
Adquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeñas con motivos peruanos.,
d. Libros peruanos
Es una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de
la cultura, historia, recursos naturales, etc. del Perú.

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e. Publicaciones de la propia institución
f. Recuerdos institucionales solapines, medallas.
g. Flores
Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar
si vendrá acompañado por su esposa, para, de ser el caso, prever la
entrega de un ramo de flores en señal de bienvenida.
El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos

por motivos de trabajo deben hacerse con sentido común y con respeto a la
dignidad de la persona a la que se desee congraciar. Un regalo institucional
no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio
también forma parte de la imagen que la institución proyecta a las personas
y entidades que se relacionan con ella.
Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el
regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor,
éste debería entregarse en privado. Hay una característica especial: si la
visita es privada y las instituciones públicas o empresas le regalan, el
presente debe ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo
de la institución o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los
regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los
ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se
agradecen y se alaban.
En caso de que los obsequios sean para personas de otros países hay que
tener mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres,
hábitos, religión, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y
nuestro invitado disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a
un árabe no se le regala jamás comidas o bebidas, así también los
japoneses agradecen mucho los obsequios de marcas de lujo o
exquisiteces gastronómicas.

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Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por

la persona que desea agasajar al visitante. Si por el contrario será enviado
debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien
obsequia.
Actualmente se sigue la costumbre de entregar los regalos institucionales
debidamente envueltos en papel con el logotipo de la Institución.
4. Las Presentaciones
La presentación es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a
otras dos que no se conocían anteriormente. A la hora de la presentación
debemos tener presente que “el de menor rango siempre será presentado al de
mayor”:
 El de menor rango será presentado al de mayor rango.

 El de menos edad será presentado al de más edad.
 En igualdad de condiciones, el soltero será presentado al casado.
 En igualdad de condiciones, el hombre será presentado a la mujer.
Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente

forma: “El señor y la señora Campos”, nunca “el Señor Campos y su esposa”. El
esposo por su parte presenta así: “Mi esposa...” nunca “mi señora”. Si vamos a
presentar a un visitante, lo correcto es decir señor o doctor (apellido del
visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (Apellido) no la Lic. Rosa o la
Dra. Jimena.
5. Recepción, conducción y atención de invitados

La ubicación de los invitados se hará de acuerdo al orden de precedencia. Si se
utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un número impar de personas,
conformado por las autoridades de máxima jerarquía que participen en el acto.
El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de
derecha a izquierda de mayor a menor jerarquía (Se entiende como derecha a
aquella de la autoridad que preside la reunión). La alternancia, se observa

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también en las primeras filas. (No se debe colocar rótulos con el nombre de la
persona invitada en las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la
asistencia del funcionario o autoridad. Se recomienda colocar rótulos de
RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las
ubicaciones preferenciales).
No obstante, es recomendable que siempre se cuente con un plano de

distribución de los espacios preferentes que ayudará a la ubicación ordenada
del huésped.
a. Prever el ingreso con señalización, en caso que la distancia entre las

puertas del local y la del Salón de la ceremonia sea excesiva para un
solo equipo.
b. Una función elemental del equipo de recepción, además de la buena
atención del invitado, es la de “Averiguar con toda Discreción” su
nombre y cargo y transmitirlos correctamente a los responsables
situados en el Salón, de modo que quienes ubican a los invitados
les otorguen la cortesía de rigor y los oradores de orden cuenten con
las referencias para que estén en aptitud de hacer las menciones que
quiera realizar.
c. En este acápite, debemos considerar la recepción y despedida, ya sea
en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los
invitados especiales. Ello involucra desde las gestiones con el personal
del Salón VIP (Protocolo del Aeropuerto) hasta los aspectos
administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de
identificación, etc.).

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EJEMPLO DE PLANO DE DISTRIBUCIÓN EN CEREMONIA INSTITUCIONAL

(INTERNA)
AUDITORIO
MESA DE HONOR
JEFES DE DEPARTAMENTOS DIRECTORES y/o GERENTES DIRECTORES EJECUTIVOS

Y/O OFICINAS GENERALES
JEFES DE SERVICIOS JEFES DE SERVICIOS JEFES DE SERVICIOS
PERSONAL PERSONAL PERSONAL
6. El estacionamiento
El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomado en cuenta
en el momento de organizar una actividad, quizás porque es considerado un
detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar
incluirlo en la organización de nuestras actividades, (grandes y pequeñas) y
evitar esperas innecesarias y malos ratos a los invitados.
Si se ha organizado una actividad en la sede de la institución, se debería
coordinar con anterioridad con el invitado si vendrá en su vehículo. De ser
afirmativa la respuesta, se debe coordinar con el personal de portería, a fin que
asigne y reserve un lugar en el estacionamiento para el vehículo del invitado.
Si el número de personas invitadas supera la capacidad de nuestro
estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana
a fin de informar a nuestros invitados sobre la dirección del lugar de
estacionamiento, indicándoles que allí sus vehículos tendrán la seguridad que
esperan.
Por otro lado, si la reunión se realiza en otra sede, se debe preguntar a los
organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. Si este

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aspecto no ha sido considerado, la persona tomará sus precauciones y decidirá

oportunamente si llevará o no automóvil.
7. El maestro de ceremonias (M. C.)

Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario
entre los Reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el Rey
transmitiéndole las necesidades de la gente, a la que luego informaba de las
decisiones tomadas por el Monarca.
En la mayoría de las reuniones de importancia, plenarias, festivas, eventos,
está, además de la persona que preside, el Maestro de Ceremonias, quien
deberá ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigirá el acto.
El M.C. debe elaborar un guión el que orientará el desarrollo de la ceremonia, y
deberá ceñirse exclusivamente a su lectura, no es adecuado que improvise,
comente o que se convierta en orador.
El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecuánime y muy
formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y sólo debe realizar lo
necesario durante la misma. Salvo que se le haya pedido en un inicio que
efectúe comentarios luego de cada intervención deberá evitarlos. Si debe
comentar, deberá prestar atención a las ponencias y hacer una pequeña
síntesis resaltando lo principal de cada expositor.
Recordemos que el Maestro de Ceremonias no es el centro de atención de la
actividad sino un animador que hace que las acciones sucedan en un orden
lógico y sin contratiempos, por lo que su participación deberá ser imperceptible.
Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta
fundamental como es el GUIÓN.
8. Guión
Refleja la estructura de la ceremonia; el guión contiene tres partes casi siempre
fijas:
a. Bienvenida
b. Presentación De Autoridades
c. Despedida

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Entre la presentación de las autoridades y la despedida, el desarrollo de la

ceremonia dependerá de la clase que sea. A continuación frases útiles para
cada una de las partes del guión
Bienvenida:
La Municipalidad Distrital de El Porvenir se complace en brindar a todos los
asistentes la más cordial bienvenida a éste Evento, Ceremonia, Lanzamiento,
Presentación del (Ejemplo: III Calzaferia 2007) (de la Campaña de
Vacunación preventiva de la Hepatitis A y B) (de Ayuda a las víctimas del
Temblor que afecto a 3 sectores de nuestro distrito), (Proyecto Italo
Peruano),…
Presentación De Autoridades:
Preside la mesa de honor el/la señor/a Alcalde del Distrito de El Porvenir,
Dr./Dra.
Acompañado /a por.................................................................................
Asimismo nos honran con su asistencia.........................................
Agradecemos, igualmente, la concurrencia de.................................................
Y nos place contar con la presencia de................................
Asimismo tenemos entre nosotros a reconocidos profesionales de la medicina,
entre ellos............................................
Está presente, también un selecto público de intelectuales, científicos, artistas
que de una u otra forma colaboran en los ámbitos de nuestra incumbencia a
favor de los estamentos más reprimidos de nuestro
país……………………………………………..

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Desarrollo De La Ceremonia:
Conectores que se utilizan entre actos:
Enseguida………………………………………………………………...
A continuación……………………………………………………………
Inmediatamente…………………………………………………………
Seguidamente…………………………………………………………
Damos paso a…………………………………………………………...
Para concluir …………………………………………………………….
Para cerrar con broche de oro…………………………………………
CLASES DE CEREMONIAS
Existen diversas clases de ceremonias. Presentamos a continuación, las más frecuentes
e importantes. Es preciso mencionar, antes, que cada una de estas actividades tiene un
procedimiento específico que incluye, invitación a la más alta autoridad, programa, guión,
ubicación de invitados entre otros. A continuación se presenta los diferentes
procedimientos según la clase de ceremonia.
1. Transferencia de cargo a nuevas autoridades

La transferencia de cargo a nuevas autoridades, es la ceremonia a través de la
cual la autoridad saliente agradece a los asistentes el tiempo compartido y el
apoyo recibido para el acometimiento de logros y se presenta ante los
trabajadores e invitados a la persona que asume el cargo.

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Transferencia de cargo de Alcalde
PROGRAMA
CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL

ALCALDE DEL DISTRITO DE EL PORVENIR
Martes 2 de enero de 2007
Hall Principal – 1er. Piso Municipalidad de El porvenir
11:30 am. – 12:00 m
P 11:30 Palabras del Ex Alcalde
R 11:38 Lectura de la Resolución

Suprema
O
G 11:40 Palabras del Alcalde
R
11:50 Saludo Protocolar
A
12:OO Brindis entre máximas
M Autoridades
A 12:30 Fin de la ceremonia

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El ex Alcalde y sus ex regidores deberán tener una ubicación preferencial en el lugar

donde se desarrolle la ceremonia y deberán ser mencionados por las autoridades que
hagan uso de la palabra.
ORDEN DE PRECEDENCIA
SR. EX ALCALDE- QUE ME HONRAN CON SU PRESENCIA

SRS. REGIDORES
SRS.
SEÑORES REPRESENTANTES DEL COLEGIO MÉDICO DEL PERÚ

SEÑORES AUTORIDADES DE ESSALUD
SEÑORES REPRESENTANTES DE LAS FUERZAS POLICIALES
SEÑORES REPRESENTANTES DE ORGANISMOS Y AGENCIAS DE COOPERACIÓN
DE SALUD.
SEÑORES REPRESENTANTES DE LAS ACADEMIAS NACIONALES DE MEDICINA
SEÑORES MIEMBROS DEL CONSEJO NACIONAL DE SALUD
SEÑORES AUTORIDADES DE LAS UNIVERSIDADES DEL PAÌS.
SEÑORES JEFES DE ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS, DIRECTORES

DE DISAS, INSTITUTOS ESPECIALIZADOS Y HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO.
REPRESENTANTES DE LA FEDERACIÓN MEDICA PERUANA, ASOCIACIÓN

NACIONAL DE MEDICOS DEL MINISTERIO DE SALUD Y DE ESSALUD.
REPRESENTANTES DE LA FENUTSSA, GREMIOS Y SUTAC PRONIEM, DIGESA Y

DIGEMID.
TRABAJADORES DEL MINISTERIO DE SALUD
AMIGAS Y AMIGOS
La Dirección General de Relaciones Publicas e Imagen Institucional deberá elaborar el

orden de precedencia para el Alcalde saliente y el Alcalde entrante. Se deberá preparar
el saludo a los miembros de la mesa de honor y a las demás autoridades presentes
agrupándolas por las instituciones que representan de manera que no se cometan
omisiones.

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GUION
CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL ALCALDIA
BIENVENIDA
Muy buenos días tengan todos ustedes. Se da inicio a la ceremonia de
transferencia de cargo de la alcaldía del Distrito de El Porvenir.
PRESENTACION DE LA MESA DE HONOR

Preside la mesa de honor la DR, ALCALDE
La acompañan el DR., EX ALCALDE y el DR.
AGRADECIMIENTOS
Queremos agradecer la presencia de los distinguidos invitados que nos
acompañan.
DESARROLLO DE LA CEREMONIA
ACTO 1º
Se inicia la ceremonia con las palabras del Dr EX ALCALDE.
ACTO 2º
Damos lectura a la Resolución Suprema Nº
Trujillo, 02de enero de 2007
ACTO 3º
PALABRAS DE LA DR, ALCALDE
ACTO 4º - SE DA POR TERMINADA LA CEREMONIA DE TOMA DE

POSESION DEL ALCALDE Y SE
PROCEDE AL SALUDO PROTOCOLAR DE ESTILO
AGRADECEREMOS QUE LOS INVITADOS TENGAN A BIEN ACERCARSE

A LA MESA DE HONOR POR EL LADO DERECHO.

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La Mesa de Honor deberá conformarse con el Alcalde en el centro, el Alcalde saliente a

la derecha y el Teniente alcalde a la derecha.
MESA DE HONOR TRANSFERENCIA DE CARGO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE EL PORVENIR
ALCALDE
EX ALCALDE TNTE. ALCALDE

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2. Transferencia de cargo de Directores o Jefes de entidades

desconcentradas o descentralizadas de la Municipalidad Distrital de El
Porvenir
PROGRAMA
CEREMONIA DE JURAMENTACIÓN DEL DR.

EN EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL PROGRAMA
VASO DE LECHE
Martes 20 de enero de 2007
Av. Sánchez Carrión – El Porvenir
11:00 – 12:00
1. Himno Nacional
2. Palabras del Director Saliente Dr.
3. Lectura de la Resolución Municipal
4. Juramentación
5. Palabras del Director Entrante Dr.
6. Palabras del Señor Alcalde Dr.
7. Pisco de Honor
PALABRAS DE ESTILO
SE COMPROMETE USTED A DESEMPEÑAR CONFORME A

LEY EL CARGO DE DIRECTOR DE VASO DE LECHE- DE
LA MUNCIPALIDAD DISTRITA DE EL PORVENIR OBTENIDO
POR CONCURSO DE MÉRITOS.
SI
SI ASÍ LO HICIERA, QUE DIOS LO PREMIE, SINO QUE ÉL Y

LA PATRIA SE LO DEMANDEN.

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3. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS
PROGRAMA
SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO
Convenio “Programa de Apoyo a la Seguridad Alimentaría –

PASA” entre la Delegación de la Comisión Europea y la
Municipalidad Distrital de El Porvenir
10 de Febrero de 2007 – Sala “Consistorial de la MDP”.
9:00 a 9:30 am
PROGRAMA
9:00 – 9:02 Bienvenida - Maestro de Ceremonias

9:02 – 9:07 Breve descripción del convenio o Lectura de las
principales cláusulas o términos del acuerdo a
cargo del DR.
9:07 – 9:09 Suscripción del Convenio “Programa de apoyo a
la seguridad alimentaría – PASA” entre el Jefe de
la Delegación de la Comisión Europea,
Excelentísimo Sr. Embajador xxxxxx y el SR.
Alcalde, Dr.
9:09 – 9:14 Palabras del Jefe de la Delegación de la

Comisión Europea,
Excelentísimo Sr. Embajador xxxxxx
9:14 – 9:24 Palabras del Señor Ministro de Salud,
9:24 – 9:30 Pisco de honor
Para la suscripción de convenios, deberá haber además del maestro de ceremonias, dos
personas que ayuden a hacer el cambio de carpetas conteniendo el convenio o acuerdo
para las firmas correspondientes y para su inmediato ulterior retiro y la entrega de los
originales a cada Parte para que los Firmantes las intercambien y se concedan el saludo
que marca el nuevo hito de apoyo, cooperación entre las instituciones.

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4. Instalación de comisiones
Ceremonia de Instalación de la comisión de alto nivel

encargada de analizar la problemática de reclamos y derechos
de los beneficiarios del vaso de leche,
Lugar: sala de sesiones de la MDP
Día: 15 de Febrero de 2007
PROGRAMA
11:00 – 11:03 Bienvenida
11:03 – 11:10 Lectura de la Resolución Distrital
11:10 – 11:20 Palabras del Sr.Alcalde, Dr.
11:20 – 11:30 Brindis
5. Inauguración de obras
Ceremonia de Inauguración de obras

Lugar:
PROGRAMA
 Introducción (Esta parte está a cargo del maestro de
ceremonias, por lo que normalmente no se considera en el
programa a ser distribuido)
 Himno Nacional
 Palabras de la máxima autoridad de la institución
beneficiada
 Palabras del Alcalde o representante
 Develar Placa recordatoria
 Corte de cinta
 (*) Bendición del local ( Esta puede ser simbólica al pie de
la placa recordatoria, o durante el recorrido de las
instalaciones que se han inaugurado)
 Recorrido por el lugar
 (Pisco de honor, condicional a disponibilidad)

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Las Ceremonias de inauguración de obras, generalmente incluyen un

recorrido por las instalaciones. Este recorrido deberá ser ensayado
previamente (un día antes o dos) por los organizadores para prever
cualquier contratiempo y medir el tiempo que tarda completarlo,
considerando que no será un recorrido libre sino acompañado por la
prensa.
Adjunto al programa deberá presentarse el plano de recorrido y se deberá
mencionar a las personas responsables de las áreas, oficinas o
instalaciones que serán visitadas.
Si se trata de un develado, entrega de placa recordatoria, etc., es necesario
adoptar todas las medidas para que los materiales (placa, cobertor, botella
y martillo, cinta y tijeras, obsequios, platos, placas o diplomas, etc.), estén a
tiempo y adecuadamente presentados (que los nombres grabados o
impresos sean los correctos).
Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, preparar la participación de
la Banda de Música (señalando los momentos y las marchas a interpretar),
la correcta posición de las banderas con relación a las drisas, y el
adecuado funcionamiento de éstas, etc.
6. Condecoraciones y reconocimientos
CEREMONIA DE CONDECORACIÓN
Salón de Reuniones de la MDP, 2do. Piso de la sede

28 de noviembre de 2007
PROGRAMA
 -Himno Nacional
 Lectura de la Resolución Suprema
 Imposición de la Condecoración
 Palabras de la Condecorada
 Palabras del Alcalde
 Pisco de honor.

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7. Conferencia de prensa
CONFERENCIA DE PRENSA
Tema: II CALZAFERIA ESCOLAR 2007
Lunes 16 de enero de 2007

 Bienvenida
 Declaraciones de la autoridad que ofrece la conferencia.
(Esta persona a su vez podrá respaldarse en otro
funcionario de reconocida experiencia, a fin de abundar
en mayores detalles en las declaraciones sobre el tema)
 Rueda de Preguntas
GUIÓN DE CONFERENCIA DE PRENSA
Señores periodistas muy buenos días, se da inicio a la Conferencia

de Prensa que ofrece el Sr. Alcalde sobre
Palabras del / la Sr./Sra. Alcalde / de MDP, Dr./Dra.
Preguntas de los Sres. Periodistas, les agradeceré centrar las

preguntas en el tema que nos convoca.
Agradecemos su presencia, ha concluido la Conferencia de

prensa.

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8. Presentación de libros y/o Memorias
Presentación del libro

Jueves 25 de mayo de 2007
Casa de la Cultura de la MDP

Av. Pumacahua
 Bienvenida
 Presentación del autor de la obra (lectura de su
currículum vitae)
 Palabras del autor de la obra o exposición de los
resultados del trabajo de investigación
 Comentarios de expertos (Puede ser en un panel con
la presencia de un moderador)
 Cierre del acto por el moderador.
 Pisco de Honor.

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TIPOS DE EVENTOS
1. SIMPOSIO
El simposio es una técnica de participación en la cual un equipo de expertos
desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante
un grupo o auditorio.
Los expertos no deben pasar de 4 ó 5. Deben ponerse previamente de acuerdo
para no repetirse. Luego el coordinador o moderador los presenta ante el
grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a
seguir. Después cede la palabra a los expositores por orden, asignándole
unos 10 minutos a cada uno. Al final del Simposio, el coordinador o moderador
hará un breve resumen y dirigirá la plenaria. Esta técnica se utiliza en
reuniones de carácter formal, aunque dinámico. Requiere que los expositores
sean verdaderos expertos y dominen el tema.
GRAFICA DE UN SIMPOSIUM
Coordinador
Expertos
Mesa para el Expositor
Auditorio

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2. MESA REDONDA
La mesa redonda es una técnica de participación en la cual un equipo de
expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un
mismo tema, exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente útil
para aclarar posiciones, inquietar al grupo en torno a diferentes doctrinas o
corrientes, permitiendo profundizar.
Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes.

Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por parejas,
sin que pasen de 4 y deben tener dominio sobre el tema que les ocupa.
Previamente se pondrán de acuerdo con el coordinador o moderador sobre el
método a seguir y sobre el orden en que hablarán y el tiempo que
demandarán.
El coordinador o moderador se sentará en el centro y a su lado los

discrepantes. Los presentará primero y enfocará el tema brevemente. Luego
irá dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores, procurando se
turnen las distintas posiciones. Después sintetizará los diversos puntos de
vista expuestos y dará oportunidad a una segunda vuelta para aclarar los
puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dará la palabra a los
asistentes no para entablar polémica, sino para pedir aclaraciones o
información. El tino, la mesura y paciencia del moderador son indispensables
para un buen desarrollo. No debe dejarse llevar por simpatías y antipatías,
debe ser lo más objetivo posible para cumplir su rol dinamizador en el debate.
No debe terminar en polémica.

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GRAFICA DE UNA MESA REDONDA
Expertos Expertos
Coordinador
Mesa
Auditorio
3. PANEL
El panel es una conferencia donde interviene un grupo de expertos, cada uno
en su materia. No exponen, sino que dialogan desde el principio.
Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo
es aparentemente espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y
ordenada. Todo esto exige una preparación cuidadosa.
El coordinador o moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos
las líneas del diálogo. Aunque cabe la improvisación en la presentación, debe
seguirse las líneas generales preparadas de antemano.

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Cada uno de los panelistas podrá tener encima de la mesa apuntes con el
desarrollo general del diálogo, allí estarán indicados los momentos en que
cada uno tendrá que intervenir y las ideas que deberá exponer, respondiendo o
preguntando, cortando frases de los otros.
Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierto derroche de humor
para amenizar la conversación.
Algunos pasos que pueden darse:
 El coordinador comienza el tema, presenta a los miembros y formula

una pregunta o abre simplemente la sesión.
 Inicia el diálogo.
 Debe estar atento para encaminar la conversación, si ve que ésta se
sale del orden lógico preparado, o para evitar eventuales tensiones y
animar el diálogo. Puede, de cuando en cuando, hacer un breve
resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna nueva pregunta.
Gráfica de un Panel
Expertos
Panelistas
o Panelistas
Auditorio

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4. Forum O Foro
El forum o foro es una técnica de participación en la cual todos los
participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema
determinado, bajo la dirección de un coordinador o moderador. Difiere
sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de
oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de
sorteo para decidir la participación.
Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo
tema. También, existen otras actividades académicas que debemos tomar en
cuenta para su eventual uso. Tal es el caso de las que a continuación
señalaremos:
5. Congreso
Es por excelencia el evento máximo o pleno, pues busca congregar a lo más
selecto de una comunidad, colectividad o rama de profesionales a fin para
evaluar, discutir y tomar decisiones en forma conjunta sobre un tema o hecho.
Por ello, se dice que el congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia
de otros eventos, en los cuales prima el intercambio y la propuesta; en el
congreso, aparte de estas características, se adoptan acuerdos y se toma
posición sobre temas controvertidos o en discusión.
Su preparación requiere del mayor esmero, para saber disponer de la más
amplia comodidad y tranquilidad de los congresistas, quienes deberán
deliberar con el mayor desasosiego para concretar los mejores acuerdos.
Cuando, previamente se hayan hecho eventos menores como seminarios o
foros sobre un tema, y se concrete acuerdos para llevar sus ponencias a un
evento más amplio que pueda resolver las dificultades a discernir es hora de
organizar el Congreso.

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6. Conferencia
Se trata de una reunión a alto nivel, más restringida que el Congreso,
tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitación. La
Conferencia es en principio una reunión de índole gubernamental u oficial, en
la que formalmente se abordan problemas diplomáticos, políticos, económicos.
7. Seminario
El Seminario es, por naturaleza una reunión o serie de reuniones de
especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un interés común
y que se reúnen con propósitos de entrenamiento o aprendizaje
El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de

los participantes. Está dividido en tres fases: fase de exposición, cuando
alguien previamente designado realiza una investigación y lleva su aporte al
grupo fase de discusión, cuando el asunto en cuestión es debatido y analizado
en todos sus aspectos en pequeños grupos o colectivamente y fase de
conclusión, cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes,
propone a la aprobación del grupo las recomendaciones finales del seminario.
A menudo las personas que toman parte en un Seminario vienen de distintas
ciudades o países y durante el evento viven en unas especies de régimen
comunitario o por lo menos concentradas en idénticos lugares y sometidas a
un severo programa de trabajo.
Aunque al principio estas manifestaciones se circunscribían a asociaciones
filosóficas, religiosas, etc, hoy en día esferas comerciales y técnicas recurren al
Seminario como un eficaz medio de comunicación.

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8. Coloquio
Este vocablo de raíces romanas significa en si mismo, diálogo. Se emplea
frecuentemente para designar reuniones especializadas de carácter
interdisciplinario que tienen el propósito de discutir sobre temas académicos o
de investigación y apoyar áreas de interés mutuo mediante el intercambio de
ideas. Trata de evitar en principio, toda clase de publicidad, se reúne
preferentemente en un lugar tranquilo y se rodea de un ambiente propicio a las
tareas intelectuales.
9. Convención
Reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean
comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares,
religiosos o de otra índole, y que convergen en una fecha y un lugar
determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de
interés común y tomar decisiones al respecto, así como establecer consenso
sobre determinadas políticas, etc., con un marcado objetivo promocional y de
búsqueda de consenso.
Puede afirmarse según estadísticas y estudios solventes que, en la actualidad,
han llegado a constituir el principal factor de turismo de congresos.
10. Taller
Reunión de un limitado número de personas para intercambiar conocimientos o
experiencias en temas específicos y su aplicación práctica.
11. Asamblea
Como órgano supremo de las asociaciones, la asamblea consiste en una
magna reunión en el curso de la cual se expone una situación determinada, se
debaten problemas internos y se establecen directrices para una situación
ulterior. Está exenta de motivaciones comerciales y se caracteriza por su

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Espíritu ejecutivo y funcional. Sin embargo, en la práctica se celebran

asambleas profesionales cuyos trabajos se vinculan a los negocios o
coyunturas particulares de un sector.
12. Comité
El Comité es un órgano generalmente nombrado durante una sesión plenaria y
cuyo mandato se limita a la asistencia a dicha reunión superior, salvo
excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos
inscritos en la Orden del Día o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez,
designar sub comités o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de
materias específicas.
13. Comisión
Con una vida más efímera pero con un radio de acción más amplio que el
Comité, la Comisión es un órgano de consulta que se ocupa de sectores de
actividades de la asociación u organización. Las entidades pueden tener varias
comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas
regulares, de acuerdo a Estatutos.
14. Mart
De origen norteamericano, esta clase de acontecimientos acredita
autorizadamente en los países más desarrollados, compaginando las
vertientes de la Convención y Exposición, a veces con nombres, formas y
contenidos que varían ligeramente. Un MART en resumen, es una fórmula
comercial realizada por una organización profesional, cuyo objetivo es facilitar
G6los medios de contacto, compra y venta de servicios entre las partes
interesadas. Los participantes, oferta y demanda, pueden exponer y apreciar
los respectivos productos del turismo y congreso, asistir a conferencias o
seminarios profesionales, contratar técnicas y pulsar la competencia.

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15. Workshop
Llamada también “Bolsa de Trabajo”, en donde las grandes organizaciones
ofrecen sus servicios o productos a los pequeños minoristas a fin de que ellos
puedan ofrecerlos a sus clientes.
En esta actividad se necesita tener Stand de exhibición y mucha folletería,
además se puede contar con algunos artículos de merchandising para
fomentar un mejor y seguro recuerdo.
16. Visita Guiada

Cuando nuestra empresa o institución por sus características técnicas,
profesionales o económicas, haya adquirido un determinado prestigio, el medio
local y la opinión pública se sentirán atraídos por conocer nuestro proceso
productivo o de entrega de servicio; para ello el departamento de RR.PP, debe
prever y organizar visitas de público a las instalaciones de tal manera, que
podamos brindar y resaltar nuestra imagen institucional.
En la visita hay que mostrar lo más resaltante de nuestras instalaciones,
destacando el aporte a la economía nacional. Estas visitas deben ser guiadas
por un técnico y un miembro del Departamento de Relaciones Públicas. Se
debe mostrar la cordialidad de nuestro personal y resaltar la armonía que
existe entre todos los componentes de la institución.
17. Festividades
Nuestro calendario nacional, está señalado con varios días festivos de gran
importancia, que no debemos descuidar, y más bien deberíamos tomar en
cuenta para una programación adecuada de nuestras actividades. Así, por
ejemplo, están las fiestas patrióticas, entre la que destacan las Fiestas Patrias
(28 de julio), que debe constituir todo un acontecimiento, que no debe ser una
baja de producción, sino por el contrario debe servir para que nuestro personal
se compenetre de una idea de nacionalidad y colectividad, que requiere de
mucho esfuerzo, sacrificio y voluntad de trabajo para el bienestar de nuestras

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respectivas familias. Otras festividades dignas de mención como ejemplo, lo

constituyen, el Día del Trabajo (1º de Mayo), que debe ser tomada en cuenta y
la institución debe asumir la iniciativa, para de acuerdo a las circunstancias
saber estimular y reconocer el gran aporte de los trabajadores a la
consolidación de la empresa o institución. Todas estas fechas deben ser
programadas en un Calendario de Eventos, para que se preparen las medidas
adecuadas para cada caso.
18. Eventos Deportivos

En nuestro medio social, el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son
elementos muy importantes, como estrategias de integración entre los
trabajadores y la institución . Por ello, también es necesario incorporar dentro
del programa de actividades los eventos deportivos, que requiriendo una
preparación singular necesitan que las personas enteradas y con mayores
conocimientos se comprometan en estas actividades. Es bien cierto, que en
“mente sana, cuerpo sano”, como decían los griegos; por ello para mejorar la
producción también se necesita trabajadores anímica y físicamente
preparados.
19. Ferias de Calzado

Esta constituye una de las actividades símbolo de la Municipalidad Distrital de
El Porvenir por ser la capital del calzado, por ello debe cuidarse mucho su
organización.
Las ferias de calzado deben organizarse en lugares con capacidad de albergar
a un importante número de personas. Se debe coordinar previamente con los
organizadores los aspectos logísticos a fin de evitar contratiempos de última
hora. (Stands, toldos Iluminación, sonido, cableado, y otros).
Con anticipación deben solicitarse los permisos respectivos tanto para el uso
de lugares públicos como la seguridad del mismo.

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EQUIPOS DE TRABAJO PARA CEREMONIAS O EVENTOS
Toda persona o grupo que asume la responsabilidad de realizar una actividad o

ceremonia debe, al iniciar su trabajo, estar consciente de ciertas consideraciones
generales que afectarán, de forma directa o indirecta, y en cierto grado, una o varias de
las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar una
ceremonia o evento.
Planificar implica realizar acciones, estableciendo previamente donde se está y a donde
se quiere llegar, es decir, justificando la acción. Los factores principales del éxito de un
evento son dos: la Institución Organizadora (anfitrión) y el Coordinador del Evento.
La Institución Organizadora es la responsable de llevar a cabo el evento. Del

reconocimiento que ella tenga en el medio al que pertenece depende casi siempre
la asistencia de un mayor o menor número de personas.
El Ente Coordinador tiene por principal tarea el planificar, administrar, orientar los
procesos en grupo, transcribir, preparar originales, difundir, publicar, etc.
Definición de objetivos. Determina la meta que se persigue. Una acción

inmediata es la investigación de todos los factores positivos o negativos, pasados,
presentes o futuros, internos o externos, que influirán o afectarán la materialización
de las acciones del proceso del evento.
Pre-evento. Se inicia con el anteproyecto. Cuando tenemos aprobada la idea

empezamos con el proyecto, ya con los costos definidos, en los cuales se deben
incluir, por supuesto, las variaciones que se puedan presentar.
Evento. Cuando ya todo lo anterior se ha cumplido y se tiene el cupo ya definido,

empieza la preparación del evento. Para el buen desarrollo y el desempeño eficaz
de las actividades se aconseja separar los trabajos en grupos y designar a las
personas responsables para de las tareas de cada actividad.

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Veamos el proceso que se implementa, días antes del evento:
1. Alojamiento.
2. Transporte (aéreo, terrestre).
3. Lugar del Evento.
4. Acto Inaugural.
5. Desarrollo de la actividad.
6. Logística.
7. Contenido de las mesas.
Post-Evento. Al concluir el evento, deberá llevarse a cabo una serie de trabajos

que permitirán dar por terminado el acontecimiento, tales como:
1. Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su

devolución.
2. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados.
3. Recopilar los documentos sobrantes.
4. Enviar cartas de agradecimiento.
5. Editar discursos, puntos de discusión, informe final, acta final y otros.
6. Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales y
personales.
7. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores.
El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad, debe hacerse en forma

minuciosa y detallada, ya que supone la presentación del informe de la actividad.
Si hacemos el evento en privado, debemos cancelar deudas y efectuar todos los
pagos que hayan quedado pendientes. Es importante establecer el costo final del
evento.

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Evaluación: Evaluar el evento implica una doble finalidad:
1. Mejorar, a futuro, la calidad de los eventos.

2. Suministrar datos que permitan una mejor preparación y administración de
los futuros eventos.
La Estructura Básica En La Organización De Una Ceremonia o Evento:
La estructura básica en la organización de una ceremonia o evento gira alrededor de

cuatro unidades fundamentales, mejor conocidas como comisiones de trabajo (término
más usado en el argot de gerencia de eventos): de logística, de relaciones públicas y
protocolo, de finanzas y cultural. La terminología puede variar de un comité organizador a
otro, pero en esencia las tareas a desempeñar en cada una de ellas es la misma. Dada la
diversidad y/o especificidad de las tareas, así como, el número de personas disponibles
para llevar adelante el evento se crean subcomisiones dentro de la estructura de la
organización.
Así se tienen las siguientes comisiones:
1. Comisión de Logística
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y
hace posible la ejecución del evento. Según la especificidad de las tareas a
ejecutar se puede clasificar en actividades o subcomisiones de:
 Transporte.
 Alimentación.
 Alojamiento.
 secretaría.
 apoyo técnico-académico.
 apoyo técnico-audiovisual.
 apoyo de servicios generales.

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Es importante señalar que estas subdivisiones derivan exclusivamente de la

especificidad de las actividades pero no implican que para atenderlas se
requiera obligatoriamente duplicar los recursos o utilizar grupos de personas
diferentes. En la práctica y en atención a las limitaciones presupuestarias de
las instituciones, una persona puede ocuparse simultáneamente de dos
subcomisiones o más.
Hay ciertas subcomisiones que exigen mayor tiempo y esfuerzo en una de las
fases del evento y no en todas por igual. Con la combinación de funciones se
cumple con estos requisitos y con el sentido de integridad del equipo de
trabajo. En resumen la división, clasificación y agrupación de funciones al
realizar un evento están sujetas al número de participantes que se atenderán
y a la cantidad de recursos humanos y económicos disponibles para ello.
Por cuanto resulta evidente el tipo de actividad que desarrollan las
subcomisiones de transporte, alimentación alojamiento y secretaría no se
incluyeron aquí aclaratorias o definiciones. Las tareas que se deben cumplir
en cada una de las subcomisiones se presentan más adelante. Sin embargo,
se considera necesario explicar en esta descripción de la estructura básica
de la organización de un evento en qué consisten las subcomisiones de
apoyo técnico-académico, técnico-audiovisual y de servicios generales.
 La subcomisión de apoyo técnico-académico se crea cuando el

evento es de tipo Conferencia, Seminario, Taller, Congreso, Simposio
o cualquier otro de esta misma índole. Entre sus responsabilidades se
pueden mencionar: elaborar las normas para la presentación de
trabajos en el evento, revisar el temario a desarrollar, seleccionar las
ponencias o trabajos según la normativa establecida; determinar la
metodología de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento;
recopilar, ordenar la reproducción y distribuir los materiales
(ponencias) presentadas en el mismo; coordinar la elaboración de la
memoria o publicación de los trabajos presentados en él, entre otras.

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 La subcomisión de apoyo técnico-audiovisual se centra en

coordinar todo lo relacionado con el sonido, la grabación, las
filmaciones, fotografías y equipos necesarios para la presentación de
trabajos tales como el retro proyector, pantalla, data show, entre otros.
 La subcomisión de apoyo de servicios generales se encarga de

coordinar lo referente a los servicios de iluminación, teléfono,
ventilación y electricidad, del local o auditorio donde tendrá lugar el
evento, su señalización, adecuación, seguridad y vigilancia,
ambientación y la provisión o suministro de materiales, en general,
necesarios para realizar el evento, servicio de reproducción, manejo
de computadoras, entre otros.
2. La comisión de Relaciones Públicas y Protocolo atiende todas aquellas

actividades que conciernen a la promoción y difusión del evento, las relaciones
interinstitucionales que derivan de su ejecución, su organización y la realización
de recepciones o actividades sociales y del ceremonial que se seguirá en los
actos del evento en atención a normas protocolares, que permitan proyectar
adecuadamente la imagen de la institución. Para los otros entes de la
Comisión Organizadora, más adelante se ofrece información detallada.
3. La Comisión de Finanzas centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las

actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su
elaboración y ejecución.
En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia
directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un
presupuesto muy elevado, con diversidad de gastos y gestiones es
recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas
funciones.

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4. La Comisión Cultural es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa

Cultural Recreativo, Turístico y de Exhibición que se acuerde realizar para
el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario,
graduación, condecoración, encuentro deportivo), las instituciones
acostumbran organizar programas culturales que permitan promocionar las
agrupaciones artísticas de la institución, de la región o del país según sea
la necesidad, como medios para el descanso y la recreación de los
participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y la
proyección de la identidad cultural.
Para culminar con este aspecto es preciso agregar que para todo evento se
debe contar con un médico y en el mejor de los casos con una Unidad de
Primeros Auxilios a objeto de poder atender cualquier emergencia. Estos
recursos funcionarían dentro de la Comisión Organizadora como unidades
de apoyo al evento. Conveniente resulta también el tomar las previsiones
para la contratación de un servicio de ambulancias que esté disponible todo
el tiempo durante el evento para las urgencias que pudieran presentarse.
Como apoyo al evento se debe incluir a las personas que tramitarán los
permisos si son necesarios, básicamente para las actividades que se
realicen al exterior de la Institución, puede ser la vía pública, calles,
parques o plazas.

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DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS
Para ofrecer un discurso en alguna actividad o ceremonia éste debe prepararse con
anterioridad. Para saber qué decir, se debe conocer el tipo de acto en el que se va a
intervenir y conocer qué personas conforman el auditorio. Todos estos factores
condicionan el discurso o conferencia. La elaboración de los discursos puede ser
encargada, en el caso del Despacho del Alcalde, a su Asesor. La Oficina de Relaciones
Publicas con su área de Prensa debe asegurar la redacción del mensaje para que éste
sea entendido evitando el excesivo uso de términos técnicos que confunden al auditorio.
La Oficina de Comunicaciones deberá guardar los discursos en un archivo especial para
el anuario; así mismo deberá insertarlos en su página web, si la tuviera.
A efecto de facilitar su difusión en medios de comunicación, antes de la ceremonia debe

tener una copia del mismo para ser entregada a los periodistas que asistan a la reunión,
también se tiene que enviar una copia al área de Prensa para su difusión.
1. Actos inaugurales o de clausura. Dentro de estos actos hay que diferenciar

si son actos breves (por ejemplo, inauguración de obras) o actos más
ceremoniales como la apertura de un curso en la Institución, etc. Los
primeros serán de una duración no superior a los 10 minutos y los segundos,
sobre todo los del tipo académico no deberían pasar por ningún motivo de 30
minutos.
2. Mesas redondas. Se caracterizan por la presencia de varios ponentes. Cada

una de las ponencias puede tener una duración distinta, todo dependerá de la
distribución del tiempo. (Habrá que conocer el tiempo total disponible y el
número de ponentes, para hacer cálculos).
3. En almuerzos o cenas. Son los discursos, generalmente muy breves, que

suelen dar el anfitrión y el invitado en un determinado acto, al término del
banquete. El anfitrión suele agradecer la visita / participación del invitado, y
éste agradece la acogida de la que ha sido objeto.

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4. De Homenaje. Son los discursos en los que se expresa un reconocimiento a

una persona o entidad. El organizador hace una breve introducción, presenta
a los ponentes (oradores, generalmente allegados o conocidos del
homenajeado), y éstos presentan su alocución. Generalmente se resaltan las
cualidades humanas y profesionales del "homenajeado". Por último, habla
aquél, que suele agradecer la deferencia que han tenido todos los oradores
con su persona, así como, agradece al/los organizador/es el agasajo al que le
han hecho merecedor (en el marco de un banquete o cualquier otro tipo de
ceremonia).
5. Generales. Son los discursos pronunciados en los más diversos actos que
podamos organizar, como inauguraciones, actos académicos, seminarios,
etc. En función del tipo de acto, se establece un orden de participación de los
oradores, que puede ser muy diverso: por orden de importancia, por aspecto
a tratar (algunos hacen la introducción, que posteriores oradores amplían),
etc.
En el momento de los discursos la regla general suele ser de menor a mayor.
Empiezan con su exposición los invitados de menor rango, para finalizar el
acto con el orador de mayor rango. Este orden necesariamente no tiene por
que ser rígido aceptando modificaciones.
Al momento de dirigir un discurso se debe tener en cuenta los siguientes
consejos:
 No trate de dirigirse individualmente a todo el mundo, podría

olvidarse de alguien creando resentimientos. .
 No intente dirigir un discurso en un idioma que no domine
 Limite el saludo al invitado de honor, al anfitrión y a algún
personaje que haya identificado.
 No debe extenderse demasiado en su discurso, así como ,
tampoco debe ser demasiado breve.

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 Si acude a un acto en el que pudiera ser invitado a dirigir unas

palabras al auditorio, no estaría de más llevar unas palabras
preparadas.
 Evite, a no ser que sea un orador excelente, un discurso
improvisado y opte por el discurso leído. Es más seguro y no le
traicionará la memoria.
 Si es de los últimos en hablar, trate de ser muy breve y ameno
para mantener la atención de los oyentes. La audiencia está
más cansada y distraída que al principio y muchas de las cosas
ya están dichas.
 Común para todos los discursos: sea breve, claro y ameno.

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CAPITULO IV
SÍMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALES
1. Uso De Símbolos Patrios

El estandarte nacional, la bandera de la Municipalidad Distrital de El Porvenir y de
la institución, deberán estar presentes en todas las ceremonias oficiales que
organice la institución. Si son ceremonias internas sólo estará el Estandarte
Nacional y el del Calzado. (Por ejemplo)
Es importante observar algunas normas:
1. Los estandartes tienen que ser del mismo tamaño.
2. Si en el acto se ha previsto la colocación de los estandartes nacional e

institucional, ya no es necesario la ubicación de banderas de mesa.
3. El Himno Nacional será interpretado únicamente en los actos solemnes:

celebración del aniversario institucional, aniversario Patrio, presencia
del Presidente de la Regional, Alcalde Provincial, Ministros de Estado,
Congresistas y al inicio de ceremonias de carácter nacional o
internacional.
4. En el caso de las actividades académicas se deberá considerar

únicamente las banderas de mesa.
5. Se debe procurar tener la versión oficial del Himno Nacional

interpretada por la Banda de la Policía Nacional del Perú (Ex Guardia
Republicana)
6. Los estandartes nunca deben estar cubiertos con plásticos durante las
ceremonias.

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7. Si se requiere izar la Bandera Nacional o colocar el estandarte del Perú

junto a la Bandera o estandarte de otro país, La Bandera Nacional se
ubicará a la Izquierda del espectador. Si está acompañada de un
número par de pabellones extranjeros se le ubicará al centro de ellas.
8. Si se coloca junto a un número impar, ocupará el primer lugar al lado

izquierdo del espectador o sea el derecho de acuerdo a la colocación
de frente para que destaque. En el caso de estandartes institucionales
el estandarte Nacional se ubicará al centro, el de la Municipalidad
Distrital de El Porvenir a la izquierda del espectador y el de la entidad a
la izquierda.
El uso del logotipo institucional, signos distintivos y símbolos oficiales

del Estado en la documentación oficial y publicidad que emita la
Municipalidad Distrital de El Porvenir a través de las Direcciones de
Línea, de Apoyo, de Asesoría, y los Órganos Desconcentrados y
Descentralizados, debe tener un capítulo especial.
Uso De Símbolos Institucionales De La Municipalidad De El Porvenir
La bandera institucional del la Municipalidad Distrital de El Porvenir:
La tela de la bandera es de color 100%, : 60%, 0% y 0%. El logotipo institucional

es de color xxxxxxx y se sitúa en el centro. El alto de la bandera es de 2 ½ veces
la medida de alto del logotipo y el ancho de la bandera está en una proporción
equivalente a 3 ¼ veces la medida de alto del logotipo. Cuando el logotipo es
usado sobre fondos claros o blancos, el símbolo conserva su color oficial:
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Cuando el logotipo es usado sobre fondos oscuros o negros, el símbolo será de
color blanco para lograr una óptima visualización a través del contraste. El lema

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institucional o slogan “Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya” acompañará

siempre al logotipo.
La tipografía de la Municipalidad Distrital de El Porvenir es xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

/Negrita.
La tipografía del lema institucional es T/Negrita.
Uso del logotipo en la documentación externa e interna de la Municipalidad

Distrital de El Porvenir (MDP)
Documentación Externa como los oficios, esquelas, facsímiles, Notas u otra

documentación que se emita y/o curse a entidades públicas y privadas, se
deberá consignar:
 Lado superior izquierdo: Escudo del Distrito con la inscripción, con

una medida de 2 cm de alto por 2 cm de ancho. Asimismo la
denominación completa “Municipalidad Distrital de El Porvenir” el
nombre de la dependencia, oficina u organismo que remite el
documento, la dirección, teléfonos y página web de la Municipalidad
Distrital de El Porvenir.
 Lado inferior derecho: Logotipo del Gobierno Municipal, con la siglas

“Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya”, con una medida de
3.14 cm. de ancho y 3.05 cm de alto.
Documentación Interna como son: informes, memoranda, formatos, Ayuda

Memorias y otros, deberá tener las siguientes características:
 Lado superior izquierdo: Logotipo institucional, denominación

completa “Municipalidad Distrital de El Porvenir” y lema institucional,
conforme a las especificaciones del punto.

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3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto.
Órganos Desconcentrados (Camal, Casa de la Cultura, Vaso de Leche,

Juntas Vecinales etc.) y Organismos Municipales Descentralizados.
Documentación Externa
En los oficios, facsímiles u otra documentación que se emita y/o curse a
entidades públicas y privadas, se deberá consignar:
 Lado superior izquierdo: Escudo del Distrito con la inscripción, con

una medida de 2 cm de alto por 2 cm de ancho. Asimismo la
denominación completa “Municipalidad Distrital de El Porvenir” el
nombre de la dependencia, oficina u organismo que remite el
documento, la dirección, teléfonos y página web de la Municipalidad
Distrital de El Porvenir.

3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto.
Documentación Interna
En los informes, memorandum, formatos y otros se deberá tener las siguientes

características:
 Lado superior izquierdo: Logotipo institucional, denominación

completa “Municipalidad Distrital de El Porvenir” y lema
institucional, conforme a las especificaciones del punto.

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 Lado inferior derecho: Logotipo del Gobierno Municipal, con la

siglas
“Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya”, con una medida
de 3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto.
Las Resoluciones
Lado superior derecho: deberá incluir la inscripción “MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE EL PORVENIR” en mayúscula. Las Resoluciones presentan
el Escudo Nacional en la parte superior central con la inscripción República
del Perú. Debajo del Escudo, se deberá incluir “Resolución Distrital” ,
“Resolución Directoral” o “Resolución Jefatural” según sea el caso.
La Publicidad
Las especificaciones indicadas líneas abajo deben ser tomadas en cuenta
en los materiales de difusión y promoción que realice la MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE EL PORVENIR, sus Direcciones Generales y Organismos
Públicos Descentralizados sin excepción, a fin de lograr una identidad
corporativa que fortalezca la imagen institucional.
La banderola oficial para eventos: La publicidad que realice a través de

Banderolas deberá considerar:
Parte superior central: en un área que representa el 50% de la banderola la

inscripción “MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR y el lema
institucional o slogan ““Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya”.
 Parte inferior izquierda: el logotipo de la Municipalidad,

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR la que estará
acorde al diseño de la publicidad que se realice.

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 Parte inferior central: el logotipo institucional del Órgano

Desconcentrado la que estará acorde al diseño de la publicidad
que se realice.
 Parte inferior derecha: Logotipo del Gobierno Municipal, con la
siglas “Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya”, con una
medida de 3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto. que estará
acorde al diseño de la publicidad que se realice.
Los Chalecos
En el caso de la publicidad en chalecos esta debe considerar:
Color del chaleco es XXXXXXXX
En el anverso, parte superior izquierda, el logotipo de la Municipalidad con
la inscripción “MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR” y el slogan
““Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya”, acorde al diseño de la
publicidad que se realice.
En el reverso, parte superior central: el logotipo del MDP con la inscripción

“MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR”, acorde al diseño de la
Los Polos
La publicidad que se realice a través de polos, deberá considerar:
En el caso de polos institucionales:
En el anverso, parte superior izquierda: el logotipo, el logotipo de la
Municipalidad con la inscripción “MDP”, su tamaño debe estar acorde al
diseño de la publicidad que se realice.
En el reverso, parte superior central: el logotipo del MDP con la inscripción
“, el logotipo de la Municipalidad con la inscripción “MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE EL PORVENIR” acorde al diseño de la publicidad que se
realice

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Las carpetas informativas:

Las carpetas informativas constituyen material de difusión de la identidad
corporativa de la institución, por lo tanto deben considerar los siguientes
detalles:
En el anverso, parte inferior central: el logotipo de MDP con la inscripción “,

el logotipo de la Municipalidad con la inscripción “MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE EL PORVENIR” y el slogan “Construyamos junto el
Porvenir, Súmate ya”
En el reverso, parte inferior: el logo del organismo cooperante, logotipo del
MDP, logotipo
Los paneles de obra pública:

Para la identificación de los carteles del MDP, se debe considerar las
siguientes características:
 En la Parte superior derecha: debe aparecer el logotipo de la

Municipalidad con tamaño acorde a la publicidad que se realiza.
 En la Parte superior central debe encontrarse la inscripción
“MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR” y el lema
institucional ““Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya””
 En el Sector Superior izquierdo debemos encontrar el logotipo o
denominación y/o las siglas del Órgano Desconcentrado u
Organismo Público Descentralizado del MDP.
 En la esquina inferior derecha: el Escudo Distrital con la inscripción
“Municipalidad de El Porvenir”, la que estará acorde al diseño de la
 El panel debe indicar el nombre de la obra y sus especificaciones.

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Los trípticos
El logo en trípticos se ubica en la parte inferior central de la contra carátula.
Los afiches
Respecto a los afiches, se deberán considerar las siguientes
características:
 En el ángulo inferior derecho figurará el logotipo del MDP con la
inscripción “MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR” y
el slogan ““Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya,
acorde al diseño de la publicidad.
Las tarjetas de presentación

Las tarjetas de presentación tendrán una medida de 9 cm. de largo por 5.5
cm de ancho, conteniendo las siguientes características:
Parte superior central: El Escudo nacional con la inscripción

““MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR”, en sello de
agua.
En la esquina superior derecha:

Si se trata de una Dirección General el logotipo del MDP con la
inscripción “MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR” y el
emblema “Construyamos junto el Porvenir, Súmate ya”
Nombre Completo del funcionario con tipografía Arial N° 13.

Cargo del funcionario con tipografía Arial N° 11.
Parte inferior izquierda: Dirección del establecimiento, teléfono, fax,
correo electrónico y pagina web del MINSA con tipografía Arial N° 9

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Las tarjetas de invitación

Tendrán una medida de 15.5 cm x 11 cm y serán bicolor,
conteniendo entre otras las siguientes características:
En la carátula ángulo inferior derecho: el logotipo del MDP con la
inscripción “MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL PORVENIR
acorde al diseño.
Las unidades móviles:

Si el vehículo es de color oscuro, el logotipo va impreso en color
blanco. Si el vehículo es de color claro, el logotipo va impreso en
color XXXXXX
La Oficina General de Relaciones Publicas e Imagen Institucional a
través de su área de Publicidad y Protocolo es el órgano
responsable de asesorar a las dependencias del MDP en las
inquietudes que pudieran tener sobre el uso del logo.

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CAPÍTULO V
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO Y CEREMONIAL
1. Correspondencia Protocolar
La primera atingencia es que la correspondencia protocolar de carácter

institucional es diferente a la correspondencia de estilo diplomático que se debe
mantener con las Embajadas, Consulados y Misiones Especiales.
A nivel institucional se tiene esencialmente:
Tarjetas de Saludo, se redactan en cartulinas tamaño A-5 (mitad de A-4).

Deben contener el logotipo y nombre de la institución. El texto incluye la
presentación (“El Alcalde de MDP, Dr.………………, saluda atentamente
a………………”, el destinatario, al que generalmente nos referimos sólo por
su nombre y no por su rango o cargo. Se alude al motivo del saludo (“y se
complace en hacerle llegar su más cordial saludo con motivo de haber sido
designado/ nombrado/ elegido………………”), el colofón de la
comunicación o esquela podría ser como sigue (“formulando votos por el
éxito de su gestión en la delicada misión encomendada para beneficio del
distrito, la provincia, la región o el país”). La despedida refiere el (“nombre
de quien envía el saludo,(seguido de la frase) y aprovecha la oportunidad
para testimoniarle los sentimientos de su consideración más
distinguida………..”) . Se concluye con la indicación de la fecha (es mejor
colocar sólo el mes y el año más no el día).
Los comunicados, oficios, cartas y otros documentos que son enviados a

destinatarios ajenos a la institución constituyen la correspondencia oficial
con otros órganos del Distrito, la provincia, la región y/o el país, entes
privados, Misiones diplomáticas. Por ello, estas comunicaciones deben

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tener una presentación impecable por constituir uno de los elementos que
reflejan la imagen del MDP.
Por ello debe observarse los detalles de redacción, ortografía y

concordancia en las ideas. Es importante que los conceptos se expresen
con claridad.
Si no existe papel membretado de la institución, deberá hacerse en papel
blanco (A4), se debe colocar el Escudo de la Municipalidad en la parte
superior izquierda de la hoja, con la frase “Municipalidad Distrital de El
Porvenir” y la denominación MDP, a la derecha el logo del organismo y al
lado central inmediato debemos insertar la frase oficial que expresa la
motivación para todos los actos del año en que estamos situados. Deben
figurar además, como pie de página, todos los datos de la institución:
nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y página web.
La fecha deberá aparecer como primera línea en la parte superior,
pudiendo variar su ubicación (derecha o izquierda). Tres líneas abajo se
deberá consignar los datos del destinatario en la parte superior izquierda
(nombre completo, cargo, institución y la palabra Ciudad, si se trata de
Lima).
Deberá considerarse un saludo de encabezamiento. Las fórmulas son
diversas, pero dependen del grado de amistad y confianza que se tenga
con el destinatario. Así tenemos algunos ejemplos: Estimado señor,
Apreciado señor, Distinguido señor, De mi mayor consideración:.
En el cuerpo del Oficio, expondremos el motivo de la comunicación de
forma clara y concisa. Nos referiremos a los puntos fundamentales por los
cuales se escribe la correspondencia (reclamación de un pago, saludo por
aniversario, presentación de una solicitud, etc). En caso que sean varios
los asuntos a tratar, se mencionará cada uno en párrafos separados. La
“justificación” de los párrafos hace un documento más versátil y
presentable.
En la despedida y término de la carta, se debe utilizar una fórmula acorde
con la empleada en la introducción. La frase “Dios guarde a Usted” es de
uso habitual por la Cancillería peruana; “Quedo a sus órdenes” es una

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despedida de empresas comerciales. Se pueden utilizar frases como las

siguientes: “En espera de sus gratas noticias”, “Sin otro particular y
agradeciendo su atención”, “Se despide atentamente”,
“Un saludo”, etc. No olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de
esta fórmula deberán ir el nombre, cargo y firma del remitente.
Se debe tomar en cuenta las siguientes indicaciones para una óptima
presentación de la correspondencia institucional:
 Evitar faltas de ortografía, borrones, manchas, deterioro del

papel, etc.
 Escribir las cartas por una sola cara.
 Si se escribe varias hojas, se deben numerar.
 Insertar una línea en blanco entre párrafos.
 Insertar tabulaciones para hacer más claro el contenido de la
carta.
 La firma tiene que ser manual.
 El papel membretado sólo se usa para la primera hoja.
No olvidar el aspecto relacionado con los sobres para la correspondencia.

El logo institucional también debe aparecer en el sobre. El lugar apropiado
es el superior izquierdo. Deben aparecer además los datos principales de la
institución: nombre, dirección, código postal y ciudad. En algunos casos
también los teléfonos.
2. Vestimenta
El uso del uniforme institucional, constituye uno de los elementos que ayudan a
mejorar la imagen e identidad de una institución, de ahí la importancia de
estandarizar la presentación y los colores de los uniformes empleados por el
personal del MDP.
El uso del uniforme institucional otorga a los trabajadores de una organización una
identidad y distintivo acorde con el organismo que representan. El uniforme
institucional distingue e identifica a las personas como miembros de una

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organización, por ello debe ser usado por el personal de la institución,

obligatoriamente en actos oficiales (donde asiste en representación de su centro
laboral) o en actos institucionales de índole interno.
Los colores corporativos del MDP,XXXXXXXXXXXXXX. El color predominante es
el XXXXXXXX pudiendo ser combinado con otros colores derivados del, por lo
tanto los uniformes deberán tener los colores establecidos.
El diseño podrá variar de acuerdo a la moda imperante y la estación climática,
siendo lo ideal en las damas, el uso de sastres. Tanto en caballeros como en
damas debe evitarse la combinación de colores disonantes. a de trabajo y no para
una reunión social.
De preferencia se debe bordar el logotipo institucional en el bolsillo superior del
saco, en caso contrario debe considerarse el uso de pines con el logotipo
institucional.
3. Actos Sociales
Como actividades sociales de una organización entendemos aquellas referidas a

Almuerzos de Camaradería, Reuniones por Fiestas de Fin de Año, Celebración de
días especiales como el Día del Padre, Día de la Madre, Cumpleaños del Mes y
otras, en las que participa todo el personal de la Institución y otros invitados.
Los actos o reuniones sociales son parte de las actividades que se organizan para
promover la integración entre el personal de una institución y/o para fortalecer las
relaciones interinstitucionales.
En cada una de estas actividades el personal debe seguir ciertas normas que
están establecidas en los rigores de la etiqueta y los buenos modales.
Durante un almuerzo de camaradería no se debería fumar. Los hábitos
perjudiciales deben desterrarse de la mesa. El Protocolo moderno nos lleva a
respetar el no fumar hasta terminados los postres.
Si un funcionario o trabajador asiste como representante de su institución a algún
acto social, conviene informarse sobre lo que hace la empresa a la cual visita. Esto

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le dará las bases de los temas de conversación y en general de la forma de

comportarse.
Tener una presencia agradable es un punto favorable para todos. Debe tenerse en
cuenta, que la presencia no es solamente vestir adecuadamente sino saber
comportarse en cuanto ademanes y léxico a utilizar. Tampoco se debe ir al otro
extremo forzando algunos modales que colindan con la cursilería. Se debe ser
sencillo, educado y natural.
Ante cualquier situación hay que saber guardar la compostura. Es en los
momentos más difíciles donde se ve la clase de una persona. “Hágalo por usted y
por la institución que representa en ese momento” es un pensamiento que nos
debe orientar.
El tratar con respeto a las personas dejará bien puesta la imagen de la institución
que representamos y al MDP. Lo más importante de ello es que seremos
considerados como personas educadas, bien presentadas y que saben como
conducirse en grupos, con lo cual se abona la buena imagen de la institución.
En los actos sociales debe guardarse el siguiente protocolo:
La más alta autoridad de la institución preside la reunión y estará ubicada

en la Mesa de Honor, junto a ella su segundo, invitados especiales y
Directores Generales., según sea el caso.
La ubicación de la Mesa Principal debe estar frente a la puerta de ingreso y

el lugar de honor es siempre mirando hacia la zona de ingreso. En el caso
de asistir la esposa del Alcalde, Tnte. Alcalde, Gerente o Jefe Institucional
deberá ser ubicada en la Mesa Principal frente a su esposo. Por norma de
protocolo jamás se debe sentar a los esposos juntos.
En el caso de los cónyuges de los Directores Generales y otros

funcionarios se les ubicará en la misma mesa donde se encuentra su
esposo (a) pero no en asientos contiguos.

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4. ETIQUETA
a. Comportamiento en la Mesa de Honor
 No hacer señas ni gestos con alguna persona que se

encuentre al otro extremo de la mesa.
 Son los alimentos los que se llevan a la boca y no la boca a
los alimentos. No se agache al comer, lo correcto es
permanecer ligeramente inclinado.
 Si al servir los alimentos se cae algo al mantel, recójalo con
el cuchillo y póngalo a la orilla del plato. No debe comerse
ni recogerse con la mano.
 No se debe mostrar ansiedad por comer, el hacerlo es de
pésima educación..
 Levantar ligeramente la cabeza cuando se tome líquidos, de
modo que no roce el vaso o copa con el rostro.
 No empine las botellas ni los vasos con el fin de tomar hasta

la última gota. Es mejor mostrarse mesurados que ansiosos.
 Cuando pongan o retiren el plato, apartar disimuladamente
el brazo para facilitar el servicio y lo que es más importante,
seamos atentos con la persona que sirve.
 No tomar líquidos en pequeños sorbos, sino una vez que se
necesite. Es mala costumbre hacerlo después de cada
bocado.
 Una gran falta de educación lo constituye el tomar líquido
cuando se tiene la comida en la boca.
 No girar el plato para comer lo del otro extremo, se debe
comer lo que se tenga al frente.
 Evitar las carcajadas en una reunión, pues denotan carencia
de educación.

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Es conveniente que en la MDP, para actividades de aniversario y fin de

Año, se forme una Comisión Especial de funcionarios y trabajadores. Su
conformación se establecerá a través de una resolución de rango directivo.
Dadas las disposiciones de racionalidad presupuestal es necesario
coordinar con la Sub-Cafae el manejo financiero, para lo cual deberá
acreditar en la Comisión un representante. Debemos recordar que todo
gasto debe ajustarse a las disposiciones vigentes a fin de evitar sanciones
posteriores.
La organización de otras actividades sociales estará a cargo de la
Dirección de Relaciones Publicas e Imagen Institucional.
b. Uso de cubiertos
La correcta utilización de los cubiertos denota, en gran medida, la
buena educación de una persona.
 Como regla general todos los cubiertos se cogen por el

mango en su parte superior.
 El tenedor, utilizado en solitario se coge con la mano

derecha. Se utiliza para llevar los alimentos a la boca, y para
trozar alimentos blandos como verduras, tortillas y huevos.
Si se utiliza con el cuchillo, el tenedor se toma con la mano
izquierda.
 La cuchara, se toma con la mano derecha y la concavidad

hacia arriba. Es utilizada para alimentos líquidos
(sopas), pastosos (cremas, puré) como legumbres y
caldos. El cuchillo se agarra con la mano derecha. Se utiliza
haciendo una ligera presión con el dedo índice.

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 La función del cuchillo es cortar o trocear los alimentos. La

regla general para la utilización de los cubiertos es: la
comida se lleva a la boca, no debemos agacharnos para
acercarnos el alimento a ella.
 La cuchara se puede utilizar con el tenedor sólo para servir

ensalada. Cuando estamos en la mesa y queremos hacer
una pausa los cubiertos deben reposar en el plato y no,
sobre el mantel o la servilleta. Los alimentos se cortan a
medida que se van comiendo y solamente se trocea entero
un alimento a los niños y personas incapacitadas o muy
mayores.
c. El Brindis
A la hora de brindar en estricta etiqueta no se chocan la copas, como
solemos pensar, sólo se levantan (a la altura de los ojos), se mira a
todos los presentes y se bebe (o se hace el ademán de beber, si
la persona es abstemia). Nunca se hace chin - chin con las copas, ni se
dice nada como suerte, o similar.
Nunca se brinda con agua; siempre con vino o similar y como se ha
dicho, si no bebe, se hará el ademán.
En el caso de un brindis luego de una ceremonia, se mantendrá la misma

ubicación que en la Mesa de Honor. Los caballeros deberán mantener el
saco cerrado y sólo desabotonar el primer botón al momento de sentarse.

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d. Uso del Teléfono Celular

Antes de entrar a una ceremonia protocolar o a alguna reunión
debe apagar el celular o ponerlo en función “vibrador” para evitar
alterar y distraer al auditorio. Si está esperando una llamada
urgente, notifíquelo con antelación, recíbala o responda pero
inmediatamente después apague el aparato.
Es una falta de respeto recibir o hacer llamadas cuando se está

sentado comiendo, tanto en un restaurante como en una comida
privada.
En los carros es preferible hacer uso de los celulares “manos libres”,
pues de lo contrario podemos originar un accidente provocado
por el manejo y manipulación simultánea de la conducción del carro
y atención al celular.
Apague su teléfono celular en los teatros, cines, iglesias, salas de
espera, bibliotecas, bancos, restaurantes y en general, en aquellos
lugares, no sólo donde está prohibido sino donde se sabe que el
uso del mismo puede interrumpir, alterar y perturbar.
e. Imagen Personal
Al hablar de imagen personal estamos refiriéndonos a como luce
una persona ante los demás.
Cada persona tiene que cuidar su apariencia física ya que es lo
primero que aprecian los ojos de las personas.
Si la imagen personal es lo que una persona refleja como primera
impresión, se debe tener en cuenta lo siguiente:
 Modo de hablar y Tono de voz: la voz forma parte de la

personalidad, edúquela, vocalice bien. No hablar en susurros
que obliguen a los oyentes a pedir que se repita lo que se
ha dicho.

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 Educación: Mantenerse informado de lo que pasa en el

mundo, en el país y con los últimos avances científicos. Ello
ayudará a que se pueda sostener conversaciones
agradables e interesantes.
 Buenos modales: Los buenos modales vienen de la cuna,
pero también se aprenden. Las normas de urbanidad y buen
comportamiento tienen más de dos siglos y muchas
continúan vigentes.
 Maquillaje: Se debe utilizar un maquillaje discreto, evitando
en lo posible los excesos.
 Aseo: Es importante el cuidado de la piel, dientes, uñas,
otros. Usar el cabello ordenado. En el caso de las damas
llévelo de preferencia recogido y los caballeros con un buen
corte.
 Vestuario: Usar ropa de acuerdo a su contextura y tamaño.
Cada persona debe crear su propio estilo de vestir. Dentro
de lo posible se debe tratar de mantener una apariencia
saludable, es preciso hacer ejercicios, caminar, practicar
deportes y dormir las horas necesarias.
Protocolo en caso de fallecimiento de un familiar de un compañero de trabajo
 Enviar aparato floral y corona de misa. (Si es pariente directo: esposa,

esposo, padre, madre, hijo)
 Enviar corona de misa si el familiar es hermano o abuelos.
 En el velatorio, el Director de Comunicaciones deberá expresar el pesar a
nuestro compañero en nombre del Director o Jefe Institucional.

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ANEXOS
LOS SÍMBOLOS PATRIOS
La Bandera de acuerdo a su uso o empleo tiene las siguientes denominaciones:
BANDERA NACIONAL PARA IZAR
1. DESCRIPCIÓN Y DIMENSIONES
Es de forma rectangular, está compuesta de tres franjas
de igual ancho dispuestas verticalmente: una blanca al
centro y dos rojas a los extremos; no lleva Escudo y está
unida a la parte superior del asta por el lado de una de las
franjas rojas.
Tiene una proporción de tres para el largo y dos para el
ancho.
Su tamaño será proporcional al local, campamento, barco o plaza debe ser izada.
El asta será de color blanco, su longitud será por lo menos, tres veces mayor que el largo
de la Bandera (Decreto Supremo del 11 de Diciembre de 1922 y Decreto Ley Nº 11323
del 31 de Marzo de 1950).
2. USO (LEY Nº 8916 DEL 06 DE JUL.39)

Obligatorio en los días de Fiestas Patrias y en las fechas que se ordene por la Ley o por
Decreto Especial en todos los edificios, casas, fábricas, barcos, etc, de propiedad
particular.
Será enarbolada en asta al tope, salvo en los días declarados de Duelo Nacional por Ley
o por Decreto Especial del Poder Ejecutivo que disponga izarla a media asta.
Los individuos e instituciones extranjeros, podrán usar la Bandera de sus respectivos
países, izándola al tope únicamente el día de su aniversario patrio, cuando su país
mantenga relaciones diplomáticas o consulares con el Perú. En este caso deberá izar al

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mismo tiempo dimensiones que la extranjera correspondiente y ocupará siempre el lugar

preferencial o al lado derecho (Ley Nº 8916 del 06 de julio de 1939 y Decreto Ley Nº
11323, del 31 de marzo de 1950).
La Bandera Nacional para izar deberá tener las medidas y proporciones siguientes: (DS.
No. 007-82-CCFA, de 13 de oct. 82).
Consideraciones Importantes
 Para edificaciones que tengan una altura de 5 metros, la Bandera tendrá 0.90 m.
De largo por o.60 m. De ancho, con un asta de 1.80 m.
 Para edificaciones que tengan una altura entre 5 y 10 mts. la Bandera tendrá 1.50
m. de largo por 1.40 m. de ancho, con un asta de 3 metros.
 Para edificaciones que tengan entre 10 y 15 metros de altura, la Bandera
tendrá 2.10 m. de largo por 1.40 de ancho, con un asta de 4.20 metros.
 Para edificaciones que tengan mas de 15 metros de altura, la Bandera tendrá 2.70
m. de largo por 1.80 m, de ancho, con un asta de 5.40 m.
 Para edificaciones donde funcionen los Ministerios que tengan un frente hasta de
50 metros, la Bandera tendrá 4.20 m. de largo por 2.80 m. de ancho, con un asta
de 5.40 m. para las que tengan un frente de 50 a10 metros, la Bandera tendrá 4.80
m. de largo por 3.20 de ancho, con un asta de 9.60 m.
 La base del asta será proporcional a las dimensiones de la Bandera y a la altura
del asta.
 La base del asta estará ubicada de preferencia en la parte central superior y a un
metro de distancia de la fachada de edificio.
 La tela para la confección de la Bandera será seda llana
 Es asta será pintada de color blanco
 La Bandera debe fijarse al asta, unida por los vértices con cintas de color rojo.
 La driza será de color blanco

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PABELLÓN NACIONAL PARA IZAR
1. DESCRIPCIÓN
Es la Bandera Nacional que lleva al centro de su franja blanca el
Escudo de Armas (Ley del 25 de Febrero de 1825, Ley No.
8916 del 06 de julio de 1939 y Decreto Ley Nº 11323 del 31 de
marzo de 1950).
2. USO
Su izamiento es obligatorio.
Todos los días de 08.00 a 18.00 horas todas las dependencias de las Fuerzas Armadas y
Policía Nacional.
Los días Domingos y feriados de 08.00 a 18.00 horas en los edificios del Estado.
Será enarbolado en el asta y al tope, salvo en los días declarados Duelo Nacional por Ley
o por Decreto Especial del Poder Ejecutivo que disponga izarlo a media asta. Podrá
también ser enarbolado en la Basílica de Nuestra Señora de la Merced (Ley 8916 delm06
de Julio de 1939, Ley 11323 del 31 de Marzo de 1950 y Reglamento de Ceremonial
Marítimo, Decreto Supremo No. 8 de 1941.

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ESTANDARTE
1. DESCRIPCIÓN
Es el Pabellón Nacional, portado en su asta (Portátil).
La tela y dimensiones son las mismas de la Bandera de Guerra
No. 11323 del 31 de Marzo de 1950 y DS. Del 23 de junio de 1953).
2. USO
Obligatorio en todos los centros oficiales de enseñanza oficializados y en organizaciones
oficiales distintas a las Fuerzas Armadas y Policía Nacional. Está permitido a las instituciones
particulares de carácter cívico, religioso, gremial, deportivo, etc. Previa autorización del Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas, siempre que su modelo y uso no contravengan las
disposiciones establecidas sobre los Símbolos de la Patria (Decreto Ley 11323 del 31 de marzo de
1950)

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GLOSARIO DE TÉRMINOS
 Anfitrión, es la persona que organiza un acto e invita agasajando a sus invitados

con generosidad.
 Ceremonial es una palabra derivada del latín Ceremonialis, que significa

perteneciente a las ceremonias; y ceremonia es la exteriorización de un hecho
social, por lo tanto, se define como un arreglo universal de conductas y un
conjunto de formalidades, conceptos y detalles que deben guardarse por quienes
participan en actos públicos o sociales y que contribuyen al correcto desarrollo de
los mismos.
 El Ceremonial es el conjunto de formalidades a tener en cuenta en un acto

señalado y que vienen determinadas por el protocolo, formalidades para cualquier
tipo de acto público o solemne.
 Cortesía, proviene de la expresión “Corte Real”. Comportamiento cortés,

considerado y de buena educación, que respete las normas referentes al trato
social. Afecto que se demuestra con la atención y el respeto por alguien.
 Etiqueta, es una palabra que proviene del vocablo francés “Etiquette” y es la

expresión formal de los buenos modales, sin los cuales es imposible vivir en
comunidad. Estas reglas señalan la forma como una persona debe comportarse a
diario con otras personas. Las normas de etiqueta no están diseñadas para
complicar la vida de nadie; al contrario, estas normas tienen un sentido y una
razón de ser, para ayudarlo a mejorar las relaciones con otras personas.

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 Identidad Corporativa es una representación ideológica definida por un repertorio

y características estables. Esta identidad incluye su cultura organizacional y el
conjunto de atributos que la organización asume como propios para la
composición de su discurso. La identidad se traduce en imagen.
 Imagen Institucional, es la representación mental que se tiene de una

organización, basado en la experiencia, información y cultura del receptor. La
percepción de la imagen es muy fácil de cambiar pues dependerá tanto de la
bactuación como de la presentación de la institución.
 Imagen corporativa, es la política que define la organización en relación a su

identidad visual (logotipos, isotipo, colores corporativos, etc) y oral o conceptual
(cultura de la empresa y sus valores operativos) para proyectarse a sus públicos
con claridad y nitidez, logrando su comprensión y confianza. Nos permite crear un
concepto de nuestra organización
 Invitado, el que recibe una invitación para asistir a un acto o celebración. El

“invitado de honor” es aquel a quien se cede la presidencia o a quien se le rinde
homenaje en un acto.
 Protocolo, es una palabra que proviene del latín Protocolum, su significado se

asocia con la parte escrita, aquella que fija las reglas del Ceremonial. Es la
normativa sobre el desempeño de las acciones del Ceremonial. Estas normas
pueden ser fijadas por decreto (tal como se hace en el campo oficial) o bien
tomadas de los usos y costumbres de los pueblos. Estas últimas enriquecen a las
primeras, les sirven de bases, dado que nada se inventa, nada se crea sin una
sólida razón que lo respalde.

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El Protocolo podemos definirlo como un conjunto de reglas a seguir, ya sean de forma

oficial (vinculación por ley) o por tradición o costumbre (vinculación personal voluntaria).
Precedencia, Orden que guardan las personas, banderas o himnos en la escala

valorativa de los organismos públicos. Preferencia o prioridad que una persona o cosa
tiene con respecto a otra.
Puntualidad, la hora de inicio de un acto o ceremonia debe ser estrictamente respetada

para ello debemos llegar a la hora previamente convenida evitando en lo posible retrasos.
Si se produce, debemos pedir las disculpas del caso.

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COMPONENTES QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIÓN

DE UN CERTAMEN
 Local apropiado a requerimientos técnicos

 Ambiente principal
 Ambientes de reuniones conexas
 Ambiente para coffee break
INSTALACIÓN FÍSICA  Ambiente para recepciones. Cocktails, etc.
 Ambiente para reunión previa
 Ambiente para Secretaría con servicio telefónico
 Estacionamiento. Reserva de espacios
 Paneles y vitrinas de exhibición

 Sillas para asistentes (sillas, carpetas, mesas, etc)
 Papel, sobres, cartulinas, etc. para administración y
RECURSOS difusión
FISICOS  Pizarra acrílica. Útiles.
 Papelógrafo
 Equipos de ventilación (Aire acondicionado
/Ventiladores)
 Micrófonos. Con cable e inalámbricos

 Parantes
RECURSOS TÉCNICOS  Amplificadores y equipos conexos
 Grabadoras
 Cassettes /cintas de sonido/CDs
 Equipo de video. Cámaras. Cintas, Baterías.
 Televisores

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 VHS
 Retroproyector
 Proyector de slides
 Proyector de Multimedia
 Ecrans (tamaño standard /pantalla gigante)
 Computadoras / Servidores para proyección
multimedia
 Equipo para teleconferencias
 PCs. Para reproducción de ponencias
 PC para elaboración de materias
 Impresoras
 Fotocopiadoras
 Artes Gráficas. Fotolitos
 Difusión periodística
 Agencia de publicidad
 Servicio de mensajería (courier)
 Agencia de viajes
 Servicio de anfitrionas
SERVICIOS  Servicio de buffet
EXTERNOS  Restaurantes para almuerzos / cenas de homenaje
 Curadores
 Seguros
 Imprenta
 Servicio de Interpretación simultánea
 Servicio de alquiler de toldo y estrado
 Servicio de iluminación y efectos especiales
 Servicio de decoración

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 Artistas gráficos
 Periodistas
 Redactores
 Publicistas (difusión externa e interna)
 Mecanógrafos
 Camarógrafos
RECURSOS  Sonidistas
HUMANOS
 Personal para promoción y venta
 Personal de protocolo (diversos servicios)
 Expositores
 Moderador /relator
 Oficial de sala
 Responsables de talleres (facilitador)
 Secretarias
SEGURIDAD  Sistema de seguridad (interno /externo)

 Servicio de asistencia médica.
 Relación de asistentes. Inscritos, etc.

 Mesa de Recepción
 Paño o tapete
ADMINISTRACIÓN  Sillas
DE ASISTENCIA  Materiales para entregar
 Credenciales
 Folders. Maletines
 Separatas
 Papel en blanco

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 Lapiceros
 Programas
 Material promocional
 Materiales para inscripción
 Hojas de control de ingreso
 Útiles de escritorio
 Tacho
 Bases de datos de públicos

MARKETING  Directorio actualizado
 Punto de informes e inscripción. Personal, teléfonos, faxes,
INTERNET
 Folletos (trípticos, dípticos, brochures, etc)

 Afiches
DIFUSIÓN  Avisos pagados
 Notas de prensa
 Especiales en medios
 Cartas de difusión
 Banderolas
 Programa
CONTENIDO DEL  Textos a entregar
CERTAMEN  Expositores
 Materiales a exhibir
 Temas para paneles, talleres, etc.

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ANTES DEL EVENTO

 Definición del Programa de Inauguración
 Tarjetas para recepción en Aeropuerto
 Alojamientos
 Itinerario de llegadas
 Personal de recepción y/o acompañamiento en
Aeropuerto
 Relación de invitados. Folders
 Lista de confirmaciones de asistencia
 Orden de precedencia para mesa de honor
 Guión protocolar de ceremonia
 Carteles de separación de asientos
 Tarjetas de reserva de asientos
 Tarjetas de invitación
 Oficios a personalidades
 Transporte para organizadores
 Transporte para participantes
 Transporte para recursos físicos y técnicos
 Transporte para materiales a exhibir

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DURANTE EL EVENTO
 Inaugurador y Clausurador oficiales
 Integrantes de Mesa
 Maestro de Ceremonias
 Equipo de recepción protocolar en evento. Útiles.
 Fotochecks de equipo humano de apoyo
 Celulares o Nexteles
 Coffee Break
SERVICIOS
 Cocktail
PROTOCOLARES
 Transporte para participantes
 Transporte para expositores
 Transporte asignado a personalidades invitadas
 Transporte para visitas turísticas. Guía
DESPUÉS DEL EVENTO

 Obsequios /flores
 Placas, platos, etc. de reconocimiento
 Cajas y/o papel para regalo
 Almuerzos
 Diplomas

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LOGÍSTICA PARA ASPECTOS PROTOCOLARES

 Mesa Principal
 Paño, mantel
 Sillas
 Jarra con agua
 Vasos
 Servilletas
 Tarjetas de mesa (rótulos)
 Folders con agenda, nombres de invitados
especiales, etc.
 Banderines de mesa
 Estandartes
 Placas, bustos, etc.
 Telas para cubrir placas
 Botella de champagne /pisco
 Cintas, tijeras, etc. para inauguraciones
ASPECTOS  Refrigerios para personal

ADMINISTRATIVOS  Caja chica para gastos varios

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ETAPA DE PREPARACION PREVIA DEL EVENTO
Asimismo, para la organización de un certamen es necesario tener en cuenta los

siguientes recursos:
RECURSOS MATERIALES
 Planillas de entrega de material
 Planillas para inscripción
 Carpetas
 Portafolios
 Cuadernos
 Lápices o bolígrafos
 Tajador
 Papel easel
 Plumones grueso y delgados
MATERIAL DE
 Papel engomado
SECRETARIA
 Cinta adhesiva masking tape
 Etiquetas
 Regla
 Tizas y motas o plumones
 Papel blanco bond
 Engrapadora
 Clips
 Tijera
 Goma
 Certificados
 Formatos de evaluación
MATERIAL DE APOYO  Instructivos

 Reglamento de orden interno
 Instrucciones de los ejercicios a realizar u hojas de

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trabajo
 Tesis de apoyo según los temas
 Libros necesarios
 Diccionarios
 Juegos didácticos
 Directorio de Teléfonos más comunes
 Retroproyector de transparencias
 Transparencias
 Extensiones eléctricas y enchufe múltiple
 Data show
 Ecran
MATERIAL AUDIOVISUAL  Videos que se van a proyectar
 Rotafolio
 Atril del rota folio
 Radio cassette
 Cuñas radiales que se van escuchar
 Franelógrafo
 Paneles
 Material a exhibir en paneles
 Sábanas y fundas
 Cobijas
 Colchones y Almohadas
MATERIAL PARA EL  Camas portátiles
ALOJAMIENTO  Ollas y sartenes
 Servicio de menaje y cubiertos
 Papel sanitario
 Útiles de limpieza

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MODELO DE OFICIO DE INVITACION
Lima
OFICIO N° - 2007-/ MDP
Señor
Director General
Presente
Es grato dirigir el presente para expresarle mi cordial saludo y a la vez invitarlo, por
especial encargo del Sr. Alcalde, a usted a la “Ceremonia de Implementación de
Comedores populares” que se realizará este 08 de marzo a las 07:30 hrs. (hora exacta)
en la casa del zapatero.
Dado que ésta es una importante actividad en la cual la Municipalidad Distrital de El

Porvenir cumple con su compromiso de atender de manera más eficaz y oportuna a la
población menos favorecida y de manera especial a las madres y los niños recién
nacidos, estaré muy reconocido de que pueda acompañarnos.
La Lic.xxxxxxxxxxxxxxx, Director (a) de Imagen Institucional, es la funcionaria a cargo de

esta actividad por lo que agradeceré coordinar con ella cualquier consulta sobre el tema.
Sin otro particular, se suscribe de usted.
Atentamente,

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MODELO DE OFICIO DE AGRADECIMIENTO
Lima
OFICIO N° - 2004-DM / /MDP
Señora
ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ
Presidenta
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Presente
De mi especial consideración:
Es grato dirigir el presente para saludarla cordialmente y a la vez expresarle mi sincero

agradecimiento por el gesto de solidaridad de la Asociación de EMPRESARIOS DE
CALZADO al donar 1255 juguetes y 600 panetones para los niños de bajos recursos
económicos.
Estas adversas circunstancias, ponen en evidencia el compromiso y la voluntad de las

personas e instituciones de bien, por lo que reitero mi profunda gratitud a Usted y la
digna Directiva, y todas las Empresas que de una u otra forma han hecho posible esta
valiosa colaboración.
Aprovecho la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración

y deferencia personal.
Atentamente,
PMS/ERC/MTA

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MODELO DE OFICIO DE EXCUSA
Lima
OFICIO N° - 2004-OGC / /MINSA
Señora Doctora
Presidenta
Presente
De mi especial consideración:
Es grato dirigir el presente para saludarla cordialmente y agradecer la gentil invitación

que me hiciera llegar para asistir a la Inauguración del “IV Torneo de Voley”,
clasificatorio para los Juegos Municipales Porvenir 2007.
Compromisos contraídos con antelación no me permitieron acompañarle en este acto,

por lo que agradeceré acepte mis excusas.
Expresándole los sentimientos de mi especial consideración, se suscribe de usted.
Atentamente,

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FECHAS CONMEMORATIVAS
EFEMERIDES
Fecha Celebración
Marzo
Fecha Celebración
8 DIA INTERNACIONAL DE LA MUJER (DIA DE LAS NACIONES

UNIDAS PARA LOS DERECHOS DE LA MUJER Y LA PAZ
INTERNACIONAL)
22 DIA MUNDIAL DEL AGUA
24 DÍA MUNDIAL DE LA TUBERCULOSIS
25 DIA DEL NIÑO POR NACER
Abril
Fecha Celebración
2do DIA DEL NIÑO PERUANO (Ley 27666)

Domingo
Mayo
Fecha Celebración
29 DIA DEL EMPLEADO PUBLICO
31 DIA MUNDIAL SIN TABACO
31 DIA MUNDIAL DEL NO FUMAR
Junio
Fecha Celebración
5 DIA MUNDIAL DEL MEDIO AMBIENTE HUMANO
14 ANIVERSARIO DE LA OFICINA GENERAL DE COMUNICACIONES

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26 DIA INTERNACIONAL DE LA LUCHA CONTRA EL USO INDEBIDO Y

EL TRAFICO ILICITO DE DROGAS
Julio
Fecha Celebración
del 1 al 7 SEMANA DE LA RABIA
28 y 29 FIESTAS PATRIAS
Agosto
Fecha Celebración
3 DIA DE LA PLANIFICACION FAMILIAR
Setiembre
Fecha Celebración
Octubre
Fecha Celebración
1 DIA DEL PERIODISTA
3ra Semana Perú Contra el Cancer

Semana
Noviembre
Fecha Celebración
20 DIA DE LA DECLARACION DE LOS DERECHOS DEL NIÑO
20 DIA UNIVERSAL DEL NIÑO
25 DIA INTERNACIONAL DE LA NO VIOLENCIA CONTRA LA MUJER
Diciembre
Fecha Celebración

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1 DIA MUNDIAL DE LUCHA CONTRA EL SIDA
3 DIA INTERNACIONAL DE LAS PERSONAS DISCAPACITADAS
5 DIA INTERNACIONAL DE LOS VOLUNTARIOS
10 DIA DE LA DECLARACION UNIVERSAL DE LOS DERECHOS

HUMANOS
11 DIA INTERNACIONAL DEL NIÑO
25 NAVIDAD
31 AÑO NUEVO
BIBLIOGRAFÍA
 Guía de Protocolo y Ceremonial del Ministerio de Salud

MINISTERIO DE SALUD, Oficina de Comunicaciones 2001
 Manual de Protocolo y Ceremonial de Instituciones Públicas y Privadas

ARAGÓN CANDÍA, Jorge Isaac
 Manual de Relaciones Públicas

EIZAGUIRRE CHADWICK, Manuel 2000
 Protocolo y Comunicación en la Empresa y los Negocios

CUADRADO ESCLAPEZ, Carmen 2002
 Derecho Diplomático y sus Aplicaciones a las Repúblicas Sud-Americanas

Por Luis Eugenio Albertini, diplomático peruano, París 1866.

Comunicadora Social
 Manual de derecho diplomático por Javier Pérez de Cuellar.

Fondo de Cultura Económica
 Manual del Diplomático De Hubert Wieland Alzamora

Fondo Editorial de la Fundación Academia Diplomática del Perú, 1999.
 Presentación de Cartas Credenciales

Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado
Lima, Enero de 1998
 Manual sobre Etiqueta y Ceremonial para funcionarios que Inician sus actividades
en el exterior por la Dirección del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
Lima, marzo de 1954.
 Decreto Supremo No. 090-2003-RE del 23 de julio del 2003, aprueba Cuadro
General de Precedencia para actos y ceremonias que conciernan al Ceremonial
del Estado.

Comunicadora Social
Autora.
Lic. Milagritos Silvestre Otiniano
Comunicadora Social

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL

Oficina de Relaciones Públicas e

Oficina Relaciones PÚBLICAS e Imagen Institucional 2007

ORÍGENES DEL CEREMONIAL

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 2

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 3

EQUIPOS DE TRABAJO PARA CEREMONIAS O EVENTOS

DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 4

1. Uso De Símbolos Patrios

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 5

El Manual de Protocolo, Ceremonial y Prácticas de Comportamiento del Personal de la

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 6

Orígenes Del Ceremonial

1. Breve evolución histórica del Ceremonial

a. El ceremonial civil y religioso del antiguo Egipto.

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 7

Ambos investían al monarca con los atributos de su poder imperial y lo llevaban de

b. El Ceremonial en las dinastías chinas

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 8

c. El Ceremonial En La Época Incaica

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 9

inicialmente Manco Cápac construyó un templo con el nombre de INTICANCHA, y

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 10

Ahora bien, ¿Qué son estas disciplinas?

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 11

En instituciones como la nuestra se realizan ceremonias o actividades que,

1. Asegurar un comportamiento similar en los diferentes actos

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 12

b. Utilidad del Protocolo

En la vida diaria, vamos formando un tejido de relaciones que permite al

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 13

militar, universitaria, deportiva, taurina, etc. A continuación una breve

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 14

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 15

En la vida religiosa católica encontramos más de un ejemplo de ceremonial y

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 16

2. Ley De La Derecha Y De La Proximidad

En donde “0” es la ubicación que le corresponde al anfitrión, “1” la derecha,

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 17

MESA DE HONOR (INVITADOS)

En el caso del Jefe o Director de la Institución, sólo cederá su lugar al Ministro o

En el caso de asistir el Señor Presidente de la República, siempre ocupará la cabecera o

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 18

3. Precedencia En Automóviles, Aviones Y Otros.

La mesa de honor o mesa principal, debe estar ordenada con mucha

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 19

deben incluirse en la lista para que el orador les pueda

Si la ceremonia es externa, al aire libre, el equivalente es el arreglo del estrado

Ejemplo N° 1: Ceremonia de Aniversario en el Instituto Especializado de Salud

Miembros de la mesa de honor:

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 20

3. Alcalde de San Martín de Porras (ASMP)

La ubicación sería de la siguiente manera:

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1. Ministro de Salud o Vice-Ministro (DM)

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 22

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 23

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 24

CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES

1. SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA

a. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la La

Autora. Lic. Milagritos Silvestre Otiniano 25