UNIVERSIDAD MAYOR DE

SAN ANDRES
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL

TRABAJO EN GRUPO:

FICHA DE PROCESOS
Integrantes:
Carmiña Pillco Eguino
Fernando Martin Farfán Bernal
Helga Guzmán
Ronald Espinoza Jalanoca
Sharon Carmen Farfán Millán
Sandra Flores Delgado
Sergio Bascope Bascope

La paz-Bolivia
2018
TAREA:
1. Complete la ficha de procesos proporcionada para registrar el diseño del proceso de contratación.

RESPONSABLE PROCESO: JEFE

PROCESO: CONTRATACIÓN UNIDAD DE COMPRA
ALCANCE: TODAS LAS SOLICITUDES DE COMPRA
ACEPTADAS  
RESPONSABLE: ESPECIALISTA EN
COMPRA Y VENTA DEL COMERCIO
ENTRADAS: SOLICITUDES EXTERIOR
RESPONSABLE: ESPECIALISTA EN
COMPRA Y VENTA DEL COMERCIO
SALIDAS: CONTRATOS CERRADOS EXTERIOR

PROVEEDORES: CLIENTES:
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:
EDICIÓN:

ACTIVIDADES RESPONSABLE FORMATO RESPONSABLE

REALIZACIÓN APROBACIÓN
Recibir las solicitudes de compras aceptadas y realizar la
salida al mercado enviando a través del contrato de Especialista en compra y  Jefe de
importación la solicitud de oferta a los proveedores venta del comercio departamento
potenciales exterior   de mercado
Recibir las ofertas enviadas por proveedores y registrar en Especialista en compra y Jefe de
el contrato de importación de fecha en que se recibe. venta del comercio departamento
reenviar las ofertas a los clientes para su aprobación técnica exterior   de mercado
Recibir las ofertas aprobadas por los clientes y registrar en Especialista en compra y
el CIS la fecha precios según it-07-02-01 que será venta del comercio Jefe de
actualizado en la medida que se negocien las condiciones exterior departamento
de compra con el proveedor   de mercado 
Jefe de
Proyectar los precios según it-07-02-02 Especialista en gestión departamento
comercial   de mercado
Especialista en compra y
Evaluar las ofertas utilizando el pliego de concurrencia con Jefe de unidad
venta del comercio
las actualizaciones finales y seleccionar la optima de compras
exterior  
Enviar pliego de concurrencia al comité de aprobación Especialista en compra y
Jefe de la unidad
correspondiente según it-07-02-03, se adjuntará la venta en comercio
de compras
proforma de contrato negociada con el proveedor exterior  
Miembros del comité de
contratación/director
Aprobación del contrato en dependencia del valor de la general/jefe unidad de Jefe de comité
compra según it-07-02-04 compra/especialista en de contratación
compra y venta en
comercio exterior  
 Jefe de unidad
de compra/jefe
especialista en compra y
del
Firmar el contacto según IT 07-02-05 venta en comercio
departamento
exterior
jurídico/director
  general
Especialista en
técnico en gestión
Presentar contrato según IT-07-02-06 finanzas
comercial
  seleccionado
técnico en gestión
comercial/especialista
Dar apertura al instrumento de pago según IT-07-02-07  
designado en la actividad
de finanzas  
especialista designado
Enviar copia de cierre del contrato al cliente en la actividad de  
finanzas  
Evaluar la eficacia del proceso a través del indicador % de Jefe de la unidad
F-08-03-01
contratos cerrados en tiempo de compras
 

APROBAD
ELABORADO POR: REVISADO POR: O POR:
     

Criterio
Responsable Registro de
Operación Inspección Aceptación/
de Inspección Inspección
Rechazo

Actividad 2. Evaluar las ofertas Revisar las

utilizando el pliego de concurrencia Jefe de Cumplimiento de
actualizaciones Firma de
con las actualizaciones finales y Departamento requisitos del Pliego
del pliego de cumplimiento
seleccionar la óptima. La inspección del Mercado de Concurrencia
concurrencia
a realizar
Actividad 2. Evaluar las ofertas
utilizando el pliego de concurrencia Jefe de Firma de
Seleccionar la Aprobación del
con las actualizaciones finales y Departamento Pliego de
optima pliego de ocurrencia
seleccionar la óptima. La inspección del Mercado ocurrencia
a realizar
Actividad 9. Presentar contrato
según IT-07-02-06 para su Aprobación del Firma de
Recepción de Jefe de unidad
oficialización. la inspección a realizar contrato según IT- aprobación del
contrato de compras
es: Cantidad de errores encontrados 07-02-06 contrato
por contrato
 Responsabl
Actividad Riesgo Causa Acción a tomar
e

- Seguimiento y
Actividad 3. Recibir ofertas aprobadas No revisar las Incumplimient revisión de Jefe de
por los clientes y registrar en el contrato ofertas o de los ofertas Departament
de importación la fecha de entrega. aprobadas por establecido en ingresas Vs o del
Confeccionar el pliego de concurrencia lo clientes la IT-07-02-01 ofertas Mercado
o acta de precios según IT-07-02-01. aprobadas.

Actividad 3. Recibir ofertas aprobadas No registrar el

Incumplimient - Registro Jefe de
por los clientes y registrar en el contrato Contrato de
o de los digitalizado de Departament
de importación la fecha de entrega. importación en
establecido en ingresos de o del
Confeccionar el pliego de concurrencia la fecha de esta
la IT-07-02-01 contrato. Mercado
o acta de precios según IT-07-02-01. entrega.

- Las
actualizacione
s y
modificaciones
Actividad 3. Recibir ofertas aprobadas Error en la
Incumplimient serán Jefe de
por los clientes y registrar en el contrato confección del
o de los autorizadas Departament
de importación la fecha de entrega. pliego de
establecido en por la alta o del
Confeccionar el pliego de concurrencia concurrencia o
la IT-07-02-01 dirección y Mercado
o acta de precios según IT-07-02-01. acta de precios,
estas serán
usadas con
aprobación de
las mismas.

- Control de
cumplimiento
Jefe de
de requisitos
Actividad 11. Enviar copia de cierre del Errores en el No revisión Departament
legales y
contrato al cliente. contrato. del contrato o del
reglamentarios
Mercado
de la
organización.

Referencias
IT-07-02-01 PLIEGO DE CONCURRENCIA O ACTAS DE PRECIOS
IT-07-02-02 PROYECTAR PRECIOS
IT-07-02-03 APROBACIÓN DEL PLIEGO DE CONCURRENCIA
IT-07-02-04 APROBACIÓN DEL CONTRATO
IT-07-02-05 FIRMAR EL CONTRATO
IT-07-02-06 PRESENTAR CONTRATO PARA SU OFICILIZACIÓN
IT-07-02-07 INSTRUMENTO DE PAGO PARA CARTA DE CRÉDITO
F-08-03-01 RESULTADOS DE LA EFICACIA DEL PROCESO A TRAVES DEL INDICAR DE CONTRATOS
CERRADOS EN TIEMPO.

NOTA.-

 En la ACTIVIDAD 1 y en la ACTIVIDAD 3, se recomienda que el Jefe de Mercado, sea el Responsable de

Aprobación.
 En la ACTIVIDAD 10 y en la ACTIVIDAD 11, se recomienda que el Jefe de Comité de Contratación, sea el
Responsable de Aprobación.