Edwin Giraldo Restrepo Jennifer Morales Tamayo

PROCEDIMIENTO PARA REDUCIR EL TIEMPO EN EL CICLO DE
DESPACHO DE PRODUCTO TERMMINADO, EN UNA EMPRESA DE

CONSUMO MASIVO QUE SE CALIFICA COMO USUARIO INDUSTRIAL Y
DE SERVICIOS DE ZONA FRANCA.
EDWIN GIRALDO RESTREPO
JENNIFER MORALES TAMAYO
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012
1
PROCEDIMIENTO PARA REDUCIR EL TIEMPO EN EL CICLO DE
DESPACHO DE PRODUCTO TERMMINADO, EN UNA EMPRESA DE
CONSUMO MASIVO QUE SE CALIFICA COMO USUARIO INDUSTRIAL Y
DE SERVICIOS DE ZONA FRANCA.
EDWIN GIRALDO RESTREPO
JENNIFER MORALES TAMAYO
Proyecto de grado, para optar al titulo de Ingeniero Industrial
Directora:
Dra. Ileana Pérez
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012
2
Nota de Aceptación
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
___________________________
Firma del Presidente del jurado
___________________________
Firma del jurado
___________________________
Firma del jurado
3
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este proyecto de grado a mi mamita hermosa por ser ese
motor que día a día me da alientos para salir adelante, gracias por tu
tenacidad, tu apoyo y la confianza que has depositado en mi, eres la
persona que mas admiro.
A mi papito por haberme enseñando que no nos debemos dar por vencido,
que todo es cuestión de perseverancia.
A mis hermanas por apoyarme y estar a mi lado en todo momento, son un

orgullo para mí.
Y a mi novio por sus grandes enseñanzas, por mostrarme que es la lealtad

y la sinceridad, por creer en mí y ser ese ejemplo a seguir.
Jennifer Morales
Quiero dedicarle este trabajo a mi Hija Laura Sofía quien es el eje principal
de mi vida y a quien deseo con todo mi corazón poder apoyar y enseñar las
cosas buenas de la vida.
A mi Jefe Jhon Edwin Ledesma por enseñarme y darme ejemplo que

asumiendo los retos de manera positiva siempre es posible superarlos, solo
basta dar nuestro mejor esfuerzo para lograrlo.
A mi padre, abuela, y mi novia quienes me apoyaron para cumplir con el

objetivo trazado.
Edwin Giraldo Restrepo
4
AGRADECIMIENTOS
Quiero darle las gracias, primero a Diosito por darme la sabiduría y

constancia para llevar a cabo este proyecto de grado, a mi mamita por la
confianza y el apoyo brindado, a mis hermanas por estar a mi lado en todo
momento, a mi novio por todos los consejos y enseñanzas brindadas, a mi
Directora de tesis Ileana Pérez por el tiempo y las sugerencias, finalmente a
mi compañero de tesis por los aportes brindados y el empeño para sacar
adelante este proyecto.
Jennifer Morales
Quiero darle primero que todo gracias a Dios, por brindarme la sabiduría y
prestarme la salud para poder llevar a cabo todos los retos que me
propongo en la vida, a mi jefe Jhon Edwin Ledesma por esa gran calidad de
persona que es, por su perseverancia, transparencia, y apoyo
desinteresado.
A mi hija por brindarme la felicidad que me motiva a ser cada día mejor
como profesional y como persona.
A todos mis amigos, compañeros de trabajo y de estudio que de alguna

forma me apoyaron para subir un peldaño más en la vida.
Edwin Giraldo Restrepo
5
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 12
Título del trabajo.............................................................................................................. 12
Planteamiento del problema .......................................................................................... 12
Objetivo general .............................................................................................................. 18
Objetivos específicos ..................................................................................................... 18
Justificación del problema ............................................................................................. 18
Metodología ..................................................................................................................... 21
Estructura del trabajo ..................................................................................................... 22
CAPITULO I .......................................................................................................................... 24
Diagnóstico actual del ciclo de despacho de producto terminado de la compañía
Pasabocas SAS. .................................................................................................................. 24
Diagnóstico maquinaria. ................................................................................................ 24
Diagnóstico de la mano de obra.................................................................................... 26
Diagnóstico de los métodos utilizados en el proceso de despacho. ....................... 28
Diagnóstico material ....................................................................................................... 45
Diagnóstico medio ambiente. ........................................................................................ 46
Marco teórico ................................................................................................................... 47
Marco conceptual ............................................................................................................ 54
Marco legal ....................................................................................................................... 57
CAPITULO II ......................................................................................................................... 58
Procedimiento apoyado de un soporte tecnológico para reducir el tiempo en el ciclo
de despacho de producto terminado. .............................................................................. 58
Procedimiento para la elaboración de FMM en Piciz Web con la ayuda de un
soporte tecnológico. ....................................................................................................... 60
CAPITULO III ........................................................................................................................ 65
Implementación del procedimiento, medición y comparación de los resultados
obtenidos. ............................................................................................................................ 65
Implementación del procedimiento............................................................................... 65
6
Medición y comparación de los datos obtenidos ....................................................... 70
Comparación de los datos ............................................................................................. 71
Comparación del tiempo total del ciclo de despacho ................................................ 77
CONCLUSIONES ................................................................................................................. 78
RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 79
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................... 80
7
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Valor del flete en pesos por caja despachada a los CEDIS ----------------- 15
Tabla 2. Valor del incremento del flete por caja despachada en diciembre del 2011
----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16
Tabla 3. Tiempos de despacho vehículos (Muestra) -------------------------------------- 20
Tabla 4. Distribución de personal de despachos antes y después de operar bajo el
régimen franco. -------------------------------------------------------------------------------------- 26
Tabla 5. Número de campos y caracteres a digitar en el formulario de movimiento
de mercancía (FMM) ------------------------------------------------------------------------------- 42
Tabla 6. Cronograma de actividades a realizar para la implementación de un
proyecto de interfaz con Piciz Web. ----------------------------------------------------------- 53
Tabla 7. Lluvia de ideas-posibles soluciones------------------------------------------------ 59
Tabla 8. Priorización de soluciones ------------------------------------------------------------ 59
Tabla 9. Información base para creación de FMM. ---------------------------------------- 63
Tabla 10. Tabla dinámica 1 ---------------------------------------------------------------------- 63
Tabla 13. Distribución de cargos a capacitar en la elaboración de FMM. ----------- 69
Tabla 14. Formularios de movimiento de mercancías de Noviembre 16 al 31 de
Diciembre 2011 -------------------------------------------------------------------------------------- 72
Tabla 15. Datos estadísticos de tiempos de FMM de Noviembre 16 a Diciembre 31
2011 ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 73
Tabla 16. Formularios de movimiento de mercancías del 1 al 31 de Enero 2012 - 74
Tabla 17. Comportamiento datos estadísticos de tiempos FMM de 1 al 31 de enero
2012. --------------------------------------------------------------------------------------------------- 75
Tabla 18. Comparación del tiempo total del ciclo antes y después de implementar
el procedimiento de elaboración de FMM. --------------------------------------------------- 77
8
LISTA DE GRAFICAS
Pág.
Grafica 1. Valor del flete en pesos por caja despachada a los CEDIS. ................. 15
Grafica 2. Distribución de personal de despachos antes y después de operar bajo
el régimen franco. .................................................................................................. 27
Grafica 3. Comparación de actividades y tiempos del ciclo de despacho antes y
después de operar bajo régimen franco. ............................................................... 34
Grafica 4. Diagrama control de ejecución capacitaciones ..................................... 67
Grafica 5. Comparación de cargos capacitados para elaboración de FMM ........... 69
Grafica 6. Comportamiento datos estadísticos de tiempos FMM de noviembre 16 a
Diciembre 31 2011 ................................................................................................. 73
Grafica 7. Comportamiento datos estadísticos de tiempos FMM de 1 al 31 de
enero 2012. ............................................................................................................ 75
9
LISTA DE IMAGENES
Pág.
Imagen 1. Beneficios al operar bajo el régimen franco ____________________ 14
Imagen 2. Campos a diligenciar en cabecera del formulario ________________ 36
Imagen 3. Campos a diligenciar en los anexos __________________________ 37
Imagen 4. Campos a diligenciar en cargue de subpartidas. ________________ 38
Imagen 5. Campos a digitar en detalle de ítems por cada posición arancelaria. _ 39
Imagen 6. Formato elaboración remisión valorizada ______________________ 40
Imagen 7. Campos a digitar en la salida fraccionada. _____________________ 44
Imagen 8. Elementos típicos del procesamiento del pedido. ________________ 51
Imagen 9. Extracción de FMM elaborados en un rango de fecha ____________ 71
10
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo 1. Cronograma ............................................................................................ 82
Anexo 2. Lluvia de ideas de variables identificadas ............................................... 83
Anexo 3. Matriz de afinidad ................................................................................... 84
Anexo 4. Matriz de Vester ...................................................................................... 85
Anexo 5. Diagrama Causa-Efecto.......................................................................... 86
Anexo 6. Árbol de problemas ................................................................................. 87
Anexo 7. Árbol de Objetivos................................................................................... 88
Anexo 8. Procedimiento para la elaboración de FMM en Piciz Web. ..................... 89
Anexo 9. Ejemplo archivo cargue en Excel.xlsx................................................... 131
Anexo 10. Documento: PWZF- SVC01 – Servicio Cargue Excel emitido por la zona
franca Bogotá....................................................................................................... 132
11
INTRODUCCIÓN
Título del trabajo
Procedimiento para reducir el tiempo en el ciclo de despacho de producto

terminado, en una empresa de consumo masivo que se califica como usuario
industrial y de servicios de zona franca.
Planteamiento del problema
La empresa de consumo masivo Pasabocas SAS, como la llamaremos debido a

una restricción de confidencialidad, fue constituida en 1980 e inicio sus
operaciones de producción en Acopi Yumbo, se especializaba en la fabricación de
productos de expandidos de maíz.
En el año 1996 debido a una decisión estratégica de los socios de la compañía

con el fin de ampliar su capacidad de producción, fue abierta una nueva planta en
la zona de la ley Páez en Caloto Cauca la cual se especializaba en la fabricación
de freídos de papa (Snacks).
Según (Sáenz, 2011)La Ley Páez nace con el Decreto 1264 de 1994 en el cual se
establece exenciones tributarias para la zona afectada por la calamidad pública en
los Departamentos del Huila y Cauca.
Para el año 2005 la compañía compra una empresa ubicada en Sabaneta

Antioquia con el fin de ampliar su portafolio, esta planta se especializa en la
fabricación de productos de expandidos de maíz y de panadería.
12
Durante los años 2006 y 2008 la compañía diversificó sus productos lo cual le
permitió ganar participación en el mercado, llegando a obtener niveles altos de
producción y ventas.
Debido a que cada planta se especializaba en la fabricación de diferentes tipos de

productos y con el objetivo de poder abastecer todo el país con el mix de
productos1, la compañía se ve obligada a realizar transacciones deventa 2,
traslado de materias primas y productos terminados entre plantas, lo cual le
genera sobrecostos en pagos de impuestos por concepto de las ventas y pagos de
fletes debido al traslado de sus productos entre plantas.
En el 2009 cuando el gobierno nacional con el Decreto 780, modifica el régimen

de zonas francas y establece la posibilidad que las empresas situadas en la Ley
Páez accedan a los beneficios tributarios, cambiarios, aduaneros y de comercio
exterior mediante la calificación de este sector como una Zona Franca
Permanente, los directivos de la empresa se ven atraídos por todos los beneficios
e inician un proceso de investigación para acceder a ellos.
En el año 2010 la Junta de Socios de la compañía aprueba el proyecto de

calificación de Pasabocas SAS como Usuario Industrial de Bienes y Servicios de
la Zona Franca del Cauca e inicia trámites para calificarse en noviembre del 2011.
Para tomar la decisión de calificarse como usuario industrial de bienes y servicios

la compañía realiza un análisis de los beneficios que obtendrá por dicha
calificación los cuales son analizados desde varias perspectivas así:(Pasabocas,
2011)
 Desarrollo de proyectos de inversión y de reconversión.

 Disminución de costos de operación
 Sinergia operativa intercompañía Zona franca- Territorio aduanero nacional
1
Mezcla de productos terminados fabricados de maíz, papa y plátano para ser comercializados.
2
Las transacciones de venta son realizadas debido a que la planta de Yumbo tiene diferente razón social
que las de Caloto y Sabaneta.
13
 Aprovechamiento de los beneficios tributarios
 Garantía de recuperación de la inversión.
En la imagen 1 se puede observar los beneficios que tendrá la compañía producto

de la sinergia operativa al consolidar su operación en la zona franca del Cauca.
Imagen 1. Beneficios al operar bajo el régimen franco
Fuente: (Sáenz, 2011)
Una vez calificados como usuarios industriales y de servicios de zona franca, se

inician operaciones y se evidencia al cierre de Diciembre del 2011que el valor del
flete por caja despachada a los CEDIS3 es de $1563,6 es decir que ha tenido un
incremento del 11% comparado con el promedio entre enero a noviembre del
2011, lo cual equivale a $94.1 Millones de pesos aproximadamente.
Cabe aclarar que el valor del flete por caja despachada a los CEDIS, esta reflejado
directamente por el valor que cobra cada transportador en desplazar los productos
desde la compañía hasta los CEDIS. Este valor incluye el valor de cargue y
3
CEDIS: Centro de distribución.
14
descargue de producto en origen y destino, además es independiente de los
costos generados durante el ciclo de despacho.
El valor del flete por caja despachada a los CEDIS, se calcula de la siguiente
forma:
Valor por caja despachada = ∑ de fletes pagados por mes
∑ Cajas despachadas por mes
Tabla 1. Valor del flete en pesos por caja despachada a los CEDIS
Mes Valor del flete
Enero $ 1.374,3
Febrero $ 1.399,6
Marzo $ 1.364,6
Abril $ 1.360,6
Mayo $ 1.330,7
Junio $ 1.365,6
Julio $ 1.439,9
Agosto $ 1.471,8
Septiembre $ 1.488,2
Octubre $ 1.479,6
Noviembre $ 1.420,5
Diciembre $ 1.563,6
Fuente: Elaboración propia.
Grafica 1. Valor del flete en pesos por caja despachada a los CEDIS.
15
Valor del flete en $ por Caja despachada a los CEDIS
1,600.0
1,563.6
1,500.0
1,488.2 1,479.6
1,471.8
1,439.9
1,420.5
1,400.0 1,399.6
1,374.3 1,364.6 1,365.6
1,360.6
1,330.7
1,300.0
1,200.0
1,100.0
1,000.0
Ene-11 Feb-11 Mar-11 Abr-11 May-11 Jun-11 Jul-11 Ago-11 Sep-11 Oct-11 Nov-11 Dic-11
Tabla 2. Valor del incremento del flete por caja despachada en diciembre del
2011
Promedio Enero-Nov Diciembre Incremento
Costo por caja despachada $ 1.409 $ 1.564
No de cajas despachadas en Dic 608913 $ 94.137.950
Total despachado $ $ 857.958.417 $ 952.096.367
Es por esta razón que se realizó una reunión con los líderes del proceso de
despacho de producto terminado, en donde se aplicó la metodología de lluvia de
ideas (Anexo 2), permitiendo identificar las 25 variables más representativas que
posiblemente estén causando el incremento del valor del flete.
Donde se evidencio que existen causas comunes y causas asignables, dentro de

las cuales se encuentra:
16
Causas Comunes
- Incremento en las operaciones en el mes e Diciembre por temporada alta

en consumo de productos, lo cual genera que el usuario operador se tarde
más en la aprobación de los formularios.
Causas asignables
- Tal como se evidencia en la lluvia de ideas (Anexo 2), las causas

asignables del incremento del tiempo en el ciclo de despacho están dadas
básicamente por el tiempo utilizado para la elaboración del formulario de
movimiento de mercancía, el cual es realizado de forma manual.
Estas variables fueron agrupadas de acuerdo a su afinidad (Anexo 3), donde se

redujo de 25 a 14 variables, de esta forma se facilita el estudio para identificar la
causa principal del incremento en el valor del flete.
A continuación son priorizadas en una matriz de Vester (Anexo4), donde se puede

encontrar la causalidad de las fallas y los porcentajes de participación de cada
una.
Posteriormente se tabula los resultados obtenidos, en un diagrama Causa–Efecto

(Anexo5), donde se identifica los problemas pasivos, problemas autónomos,
problemas activos y el más importante el problema critico, que para este caso es
el incremento en el ciclo de despacho.
Finalmente en un árbol de problemas (Anexo6) y un árbol de objetivos (Anexo7)

se determinaron las variables con mayor motricidad y dependencia del problema.
A raíz de los resultados obtenidos, se plantea la siguiente pregunta de

investigación:
¿De qué forma se puede reducir el tiempo en el ciclo de despacho de producto

industrial de zona franca?
17
OBJETIVOS
Objetivo general
Procedimiento para reducir el tiempo en el ciclo de despacho de producto

industrial y de servicios de zona franca.
Objetivos específicos
 Hacer un diagnóstico actual del ciclo de despacho de producto terminado

de la compañía Pasabocas SAS.
 Elaborar un procedimiento apoyado de un soporte tecnológico para reducir
el tiempo en el ciclo de despacho de producto terminado.
 Implementar el procedimiento para reducir el tiempo en el ciclo de despacho
de producto terminado, medir y comparar los resultados obtenidos.
Justificación del problema
Las zonas francas son una herramienta integral para el desarrollo económico de
un país debido a que atraen inversión nacional y extranjera, ofrecen condiciones
competitivas internacionales a los productos nacionales que deseen exportar,
desarrollan un área asignada, crean empleos, transfieren tecnología y atraen
empresarios.
En el pasado las zonas francas fueron para Colombia mucho más que una pesada
carga burocrática, sinónimo de ineficiencia o deterioro. La realidad actual es otra,
las zonas francas han mejorado gracias a la privatización y a la inversión de
empresarios movidos por los beneficios tributarios, arancelarios y cambiarios
presentados. Pero es todavía mucho lo que hay que hacer por estas zonas, por lo
tanto vale la pena estudiar este tema con el fin de hacer propuestas que
18
contribuyan a su mejoramiento y permita reducir el tiempo en el ciclo de despacho
de producto terminado.
La compañía Pasabocas SAS. Para el año 2011 tenía como estrategia, obtener la
calificación de la empresa como Usuario Industrial de Bienes y Servicios de Zona
franca del Cauca.
Para esto, realizó varios cambios en su forma de operar, entre estos consolidó sus
operaciones en el parque industrial de la Zona Franca del Cauca, adquirió nuevos
equipos y realizó la ampliación de la infraestructura física.
De esta forma buscaba lograr la sinergia de las operaciones, optimizar la

capacidad productiva de la planta, eliminar ineficiencias del proceso productivo,
mejorar su capacidad de respuesta al incremento de demanda de productos,
permitir el cumplimiento de las normas de control, contribuir al mejoramiento del
medio ambiente, disminuir los costos fijos de operación, mejor atención al cliente y
mayor flexibilidad para consolidar pedidos.
Todas las operaciones de ingreso y salida de productos de la zona franca fueron

diseñadas teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos del Usuario
Operador, más no se visionó el incremento del tiempo en el ciclo de despacho,
causadas por las nuevas transacciones generadas por los registros grabados en el
sistema de información de la zona franca PICIZ WEB4.
Para determinar el aumento generado, se realizo un estudio de tiempos en el mes

de diciembre, el cual consistió en sacar un muestreo de 10 datos, a 10 vehículos,
que se dirigían a destinos diferentes, donde se puede observar las operaciones
que componen el ciclo de despacho y los tiempos que se demoran en ejecutar
cada uno.
4
PICIZ WEB: Programa integrado para el control de inventario de Zona Franca.
19
Tabla 3. Tiempos de despacho vehículos (Muestra)
TIEMPO (MIN) TOTAL
No DE No DE
CLIENTE FECHA Realizar Realizar Aprobación Salida Salida de TIEMPO
REFERENCIAS PERSONAS
Picking Cargue Remision Crear FMM FMM fraccionada vehiculo TOTAL (HORAS)
Pereira Dic 12/11 19 2 35 40 15 158 49 10 10 282 4.7
Medellin Norte Dic 12/11 10 2 25 85 15 158 49 10 10 327 5.5
Tulua Dic 12/11 29 2 55 70 20 158 49 25 10 332 5.5
Subtotal 58 2 115 195 50 158 49 45 30 941 15.68
Medellin Norte Dic 13/11 4 2 20 75 20 105 105 7 8 320 5.3
Cartagena Dic 13/11 17 2 30 100 15 105 105 10 5 340 5.7
Nor-Oriente Dic 13/11 8 2 25 95 10 105 105 10 5 330 5.5
Especiales Bogota Dic 13/11 13 2 25 120 10 105 105 7 8 355 5.9
Subtotal 42 2 100 390 55 105 105 34 26 1345 22.42
Valledupar Dic 14/11 16 2 30 140 15 50 80 15 10 310 5.2
Aguachica Dic 14/11 13 2 25 110 15 50 80 20 10 285 4.8
Bucaramanga Dic 14/11 6 2 20 150 10 50 80 25 9 324 5.4
Subtotal 35 2 75 400 40 50 80 60 29 919 15.32
A pesar de no ser un muestreo significativo sirvió para observar y comparar los

tiempos de las actividades que componen el ciclo de despacho de producto
terminado de la empresa Pasabocas SAS.
Con la situación anteriormente mencionada, se define el objetivo del presente

proyecto de grado, el cual consiste en elaborar un procedimiento para reducir el
tiempo en el ciclo de despacho de producto terminado, en una empresa de
consumo masivo que se califica como usuario industrial y de servicios de zona
franca.
Alcance del proyecto.
En esta investigación se pretende realizar un diagnóstico del estado actual del

proceso de despachos de la empresa Pasabocas SAS, para esto se analizarán
las operaciones que se realizaban antes y después de operar bajo el régimen
franco y por medio de un estudio de tiempos se realizará una comparación de los
tiempos que se requiere para realizar cada una de las operaciones, con el fin de
establecer cuáles son las operaciones que requieren más tiempo y los posibles
errores en las actividades que realizan actualmente.
20
Una vez se establezca las operaciones en las que se debe atacar, se elaborará un
procedimiento de trabajo que incluya una herramienta tecnológica que facilite la
digitación del formulario de movimiento de mercancía y que ayude a reducir las
operaciones innecesarias que se generan dentro del proceso.
Buscando de esta forma reducir el tiempo en el ciclo de despacho de producto

terminado, además se implementará una metodología de capacitación interna que
permita difundir entre los colaboradores, la forma correcta de alimentar y procesar
los registros en Piciz Web.
Al disminuir los tiempos de digitación en aproximadamente un 50% se libera la

mitad del personal, con el cual se apoyaran las demás etapas del ciclo de
despacho con el fin de reducir el tiempo total del mismo.
Una vez, implementado el nuevo procedimiento y realizado el plan de capacitación

interna, se realizará la respectiva medición de los resultados obtenidos, con el
objetivo de comparar y evidenciar la reducción del tiempo en el ciclo de despacho
de producto terminado.
Metodología
Las metodologías que se aplicarán para la elaboración del trabajo de grado

buscando cumplir los tres objetivos específicos es la siguiente:
a. Fuentes primarias: Se realizará consultas directamente con el personal de la

compañía como lo es: el Jefe Nacional de Almacenes quien es el directo
responsable de la operación, el Coordinador de Distribución y los dos supervisores
quien son los que se encuentran constantemente operando y conocen las
dificultades que se les ha presentado desde que iniciaron las operaciones bajo el
régimen franco.
21
Se realizarán consultas en documentos originales de la compañía como lo es: la
cartilla de calificación como usuario industrial de bienes y servicios zona franca del
cauca, la intranet de la empresa, donde esta disponible los procedimientos,
instructivos e información histórica de la compañía para llevar a cabo el primer
objetivo de realizar un diagnóstico actual del ciclo de despacho de producto
terminado de la compañía Pasabocas SAS.
b. Fuentes secundarias: Se realizarán consultas en libros de texto, artículos de

revistas, crítica literaria y comentarios, enciclopedias y biografías. Con el fin de
obtener la mayor cantidad de información e investigaciones que exista acerca del
tema de zonas francas, beneficios, oportunidades, causas, consecuencias,
estudios que se hayan realizado, con el fin de llevar a cabo el segundo y tercer
objetivo que son: Elaborar e implementar un procedimiento apoyado de un soporte
tecnológico para reducir el tiempo en el ciclo de despacho de producto terminad
c. Trabajo de campo: Se realizará un trabajo de campo donde inicialmente se
medirá el tiempo extra que se ha generado con la nueva operación en zona
franca, posteriormente se levantará un procedimiento apoyado en un soporte
tecnológico y finalmente se realizará la medición de los tiempos con el fin de
comparar y demostrar la mejora con la implementación del nuevo procedimiento,
con el cual se dará respuesta a la segunda parte del tercer objetivo específico:
Medir y comparar los resultados obtenidos.
Estructura del trabajo
Para dar cumplimiento al presente trabajo de grado se desarrollara de la siguiente

forma: Introducción, planteamiento del problema, objetivo general, objetivos
específicos, alcance, justificación de problema, alcance del proyecto, metodología
y estructura del trabajo.
22
Capitulo 1 compuesto por el Diagnóstico de la compañía, marco teórico, marco
conceptual y marco legal.
Capitulo 2 compuesto por el Diseño de la propuesta.
Capitulo 3 compuesto por la Implementación de la propuesta, medición y

comparación de los datos obtenidos.
23
CAPITULO I
Diagnóstico actual del ciclo de despacho de producto terminado de la

compañía Pasabocas SAS.
Para observar con mayor claridad el estado actual del ciclo de despacho de
producto terminado de la compañía Pasabocas SAS, se procede a realizar un
diagnóstico detallado de las operaciones que se realizan en este proceso y las
personas que intervienen en él, antes y después de operar bajo el régimen franco,
este diagnóstico es realizado analizando cada una de las variables por medio del
método de las 5 M´S. (Maquinaría, mano de obra, métodos, materiales y medio
ambiente).
Diagnóstico maquinaria.
En el ciclo de despacho de producto terminado de Pasabocas SAS. Intervienen
varios tipos de maquinaria, cada una diseñada para el uso especifico en cada
parte del proceso y de los cuales se relacionan a continuación:
 Realizar Picking de los productos a despachar
Para realizar las actividades de alistamiento del producto a despachar al TAN 5 se

utiliza 15 estibadores manuales hidráulicos con capacidad de 2 toneladas de carga
dinámica y 2 montacargas marca Hyster para pasillo angosto, de acuerdo a la
cantidad de personal y las especificaciones del producto que se manipula, estos
equipos cumplen con los requerimientos del proceso, puesto que el peso que se
almacena por cada estiba llena con producto es de aproximadamente 300 Kg. y la
compañía tiene designados 12 auxiliares de bodega para el cumplimiento de esta
función.
5
TerritorioAduaneroNacional
24
Este proceso es susceptible a ser mejorado, con la compra o alquiler de
estibadores hidráulicos eléctricos con operario parado, con el fin de poder reducir
los tiempos en desplazamientos para la realización del picking, pero la compañía
Pasabocas SAS no tiene contemplado dentro de su presupuesto el gasto por este
concepto.
 Elaborar documentos de salida en el sistema interno y de la zona

Franca
Para la elaboración de los documentos de salida de los productos cargados y

listos a despachar en los vehículos, la compañía Pasabocas SAS utiliza 4
computadores dotados de conexión a internet, y configurados con el software
requerido para esta operación, estos computadores se encuentran en buenas
condiciones y poseen tecnología actualizada con procesadores Intel Cori 3, los
cuales dan un buen rendimiento al procesar datos.
Aunque se tiene una cantidad razonable de computadores, estos no son

suficientes, se convierten en cuellos de botella cuando se tiene mayor cantidad de
documentos a generar que de computadores disponibles.
Debido a que el proceso de digitación en el sistema interno y de la zona franca se

realiza de forma manual por cada auxiliar de bodega, los computadores que se
tienen no son suficientes, por lo cual es importante realizar un análisis a la
metodología de digitación, y determinar la necesidad de adquirir más
computadores para la realización de documentos de salida del producto.
 Vehículos para cargue del producto
Los vehículos que utiliza la compañía para el transporte de sus productos, son
contratados por medio de transportadoras registradas como proveedores de la
compañía Pasabocas SAS, este medio de transporte es contactado un día antes
25
del cargue, por lo cual la disponibilidad de los mismos es optima, cumpliendo con
la necesidad en cantidad y en los tiempos establecidos.
Al realizar el diagnóstico de la maquinaria utilizada por la compañía Pasabocas

SAS en su proceso de despacho, se puede concluir que posee la maquinaría
básica para mantener su proceso de despacho, es importante evaluar la
adquisición de maquinaria que le permita reducir sus tiempos por concepto de
desplazamientos, reduciendo la fatiga de sus trabajadores por el mismo concepto
y buscando continuamente mejorar la eficiencia del proceso.
Diagnóstico de la mano de obra.

A continuación se presenta un cuadro comparativo de los cargos, las actividades y
la cantidad de personas que intervienen en el proceso de despacho de producto
terminado antes de operar bajo el régimen franco, la cantidad que la empresa
proyecto y la cantidad real de personas que intervienen al salir en vivo como
usuarios de Zona Franca.
Tabla 4. Distribución de personal de despachos antes y después de operar

bajo el régimen franco.
Personal antes de Personal Planeado Personal después de
Cargo Actividad operar Bajo para operar Bajo operar Bajo régimen
régimen Franco régimen Franco Franco(Actual)
Consolidar información de inventarios y de
Analista de
necesidades en los Cedis para ejecución de 1 1 1
distribución
la distribución
Coordinar actividades generales de
Coordinador 1 1 1
despacho
Supervisor de turno Apoyo supervisión turno 2 2 2
Auxiliar de Trafico Consecución de vehículos 1 1 1
Programador de Montar los pedidos de PT, coordinar ingreso
1 1 1
Despachos de vehículos desde el patio de camiones.
Auxiliar de bodega
Alistamiento y despacho de mercancía en
Picking, alistamiento 12 12 10
los vehículos
y despacho
Digitador-salidas desde Sistema de

Auxiliar de bodega 2 2 2
información interno
Digitación formularios de movimiento de
Auxiliar Zona Franca 0 2 7
mercancías(FMM)
Total Personal 20 22 25
Fuente: Elaboración Propia
26
Grafica 2. Distribución de personal de despachos antes y después de operar
bajo el régimen franco.
En el grafico anterior, se puede observar que antes de operar bajo régimen franco
la compañía Pasabocas SAS mantenía su operación de despacho de producto
terminado con 20 personas.
Cuando la compañía decidió calificarse como usuario Industrial y de servicios,

Proyecto un incremento de 2 personas, las cuales estarían encargadas de realizar
los formularios de movimiento de mercancía (FMM), las salidas fraccionadas,
funciones administrativas propias del mantenimiento del proceso y comunicación
con el usuario operador.
Al iniciar operación bajo el régimen franco y dar cumplimiento a los procedimientos

exigidos por el usuario operador para la salida del producto terminado al Territorio
Aduanero nacional (TAN), la compañía debió incrementar la mano de obra en 3
personas más, de las proyectadas (2 personas).
27
En conclusión la compañía debió incrementar su mano de obra de 20 a 25
personas debido a las nuevas operaciones incluidas en el proceso de despacho
de producto terminado para poder cumplir con la demanda que exige el mercado.
Diagnóstico de los métodos utilizados en el proceso de despacho.

Los métodos que utiliza la compañía Pasabocas SAS en todo su proceso de
despacho son manuales, es decir, las personas son las que realizan el
alistamiento del producto, lo cuentan, lo cargan en los vehículos, digitanen el
sistema interno y digitan en el sistema de la zona franca, no se cuentan con
herramientas tecnológicas de captura y administración de inventarios, todos las
transacciones realizadas en los sistemas de información son capturados
manualmente.
Para conocer con mayor detalle el ciclo de despacho de producto terminado, se

describe una a una las actividades realizadas.
a. El Analista de Distribución realiza la solicitud de vehículos con un día de

anticipación y la programación de la distribución de pedidos por prioridad,
cantidad, referencia y destinos.
b. El Auxiliar de Tráfico y Transporte realiza la consecución de camiones a
despachar diariamente y verificar los datos con la compañía transportadora
y su legalidad.
c. El conductor parquea el vehículo en el patio de recepción de carga y se
dirige a control de ingresos para ser atendido.
d. El Usuario Operador ingresa los datos del vehículo en el sistema PICIZ
WEB y autoriza el paso a báscula. Si no procede el ingreso, el Usuario
Operador explica las causales de rechazo al conductor del vehículo y no
autoriza el ingreso.
28
e. El Usuario Operador utiliza PICIZ WEB para capturar el peso automático del
vehículo vacío. Si esta aplicación no está funcionando, registra peso
manual y reporta la inconsistencia al Coordinador del Usuario Operador.
f. El Usuario Operador autoriza el ingreso a las instalaciones.
g. Una vez el transportador llega a las instalaciones de la compañía, el Auxiliar
de Tráfico y Transporte recibe la orden de cargue, tarjeta de propiedad y
pase, verifica su conformidad y entrega al Auxiliar Digitador.
h. El Auxiliar Digitador informa al Analista de Distribución los vehículos
disponibles por cada destino, para que este asigne las cantidades por
referencia a despachar en cada vehículo.
i. Una vez recibido las cantidades a cargar por cada vehículo, el Auxiliar
Digitador diligencia los formatos para inspección del vehículo y separación
del producto, posteriormente entrega al supervisor de producto terminado
para que asigne el muelle y las personas a realizar el proceso inspección y
cargue.
j. El Auxiliar de Alistamiento y Despacho asignado realiza la revisión física del
vehículo.
k. Los Auxiliares de Alistamiento y Despacho asignados separan el pedido en
un área definida zona picking.
l. El Auxiliar de Alistamiento y Despacho cuenta y concilia con el auxiliar de
conteo Pedidos las cantidades separadas en la zona de picking.
m. Una vez confrontadas las cantidades por referencia los Auxiliares de
Alistamiento y Despacho proceden con el cargue del vehículo.
n. Al finalizar el cargue el Auxiliar de Alistamiento y Despacho encargado toma
el registro fotográfico del último arrume del vehículo.
o. Posteriormente el Auxiliar Digitador descarga del sistema Sysgold y
entrega remisión al Auxiliar Digitador Zona Franca.
p. El Auxiliar Digitador Zona Franca elabora un Formulario de Movimiento de
Mercancías (FMM), digitaliza las facturas o remisiones valoradas y envía al
Usuario Operador.
29
q. El Usuario Operador revisa el Formulario Movimiento de Mercancías (FMM)
contra los documentos soporte, define si se realiza inspección física, y de
ser así, no se aprueba el formulario hasta realizado la inspección.
r. El Usuario Operador revisa y aprueba el Formulario Movimiento de
Mercancías (FMM) si los datos registrados en este, corresponden a los
documentos soportes, en caso de encontrarse alguna inconsistencia en la
información, el Usuario Operador coloca el Formulario Movimiento de
Mercancías (FMM) en estado rechazado y explica las causales de rechazo
en el mismo.
s. El usuario operador utiliza Piciz Web para capturar el peso automático del
vehículo cargado. Si esta aplicación no está funcionando, registra peso
manual y reporta la inconsistencia al coordinador del Usuario Operador.
t. De encontrarse inconsistencias entre el peso registrado en el Formulario
Movimiento de Mercancías (FMM) y el de la báscula de operaciones, se
devuelve el vehículo a las instalaciones del usuario para realizar la
inspección física, cumplida esta diligencia se procede aprobar la salida y el
Formulario Movimiento de Mercancías (FMM).
u. Si los pesos están bien, el Usuario Operador autoriza la salida del vehículo
y ejecuta el Formulario Movimiento de Mercancías (FMM).
v. Una vez el formulario esta aprobado y ejecutado el Auxiliar Digitador de
Zona Franca procede a realizar la salida fraccionada en Piciz Web.
w. Una vez la salida fraccionada se realiza el Auxiliar Digitador de Zona Franca
procede a entregar documentación al transportador.
A continuación se presenta un flujograma, donde se consolidan las actividades

anteriormente descritas, identificando cuales son las nuevas actividades al operar
bajo el régimen franco
30
Flujograma del proceso de despacho de Producto terminado al operar bajo
el régimen franco.
Inicio
Analista de distribución
Determinar con base a los pedidos

de los CEDIS y el inventario de la
bodega, la cantidad de vehículos a
conseguir un día antes.
interno (remisionar)
Consecución de los vehículos
Analista de distribución
Asignar las cantidades por

referencia a despachar en cada
vehículo
Auxiliar de bodega
Realizar la separación del pedido

(Picking)
31
1
Auxiliar de bodega
Realizar la separación del pedido

(Picking)
Auxiliar de bodega
Cargar el Vehículo
Auxiliar Digitador
Auxiliar de Tráfico
Hacer las transacciones de salida

en el sistema de información
Auxiliar Zona Franca
Diligenciar FMM en el sistema Piciz

Web. (Operación nueva)
Usuario Operador
Aprobar FMM en el sistema Piciz

32
2
Auxiliar Zona Franca
Hacer salidas Fraccionadas en Piciz

Usuario Operador
Aprobar Salidas fraccionadas en

Piciz Web. (Operación nueva)
Auxiliar de Tráfico
Entregar documentos al
transportador
Transportador
Salir de la zona Franca y dirigirse al

CEDI destino.
FIN
33
Con ayuda del flujograma anterior y con un estudio de tiempos realizado en la
operación de despacho de Pasabocas SAS, en donde se tomo los tiempos de 10
vehículos durante 2 dias, se logra separar el ciclo de despacho en las 7
actividades más representativas, las cuales son las siguientes:
Realizar picking y contar, Cargar vehículo, Remisionar, Elaborar FMM, Aprobar

FMM, Realizar salida fraccionada y Entrega de documentos al transportador.
A continuación se presenta una grafica, donde se puede observar las operaciones

que se realizaban en el proceso de despacho antes y las operaciones que se
realizan actualmente al operar bajo régimen franco, también se puede comparar
los tiempos que se utilizan en cada proceso y se logra identificar las actividades
nuevas que son susceptibles a mejoras por parte de Pasabocas SAS.
Grafica 3. Comparación de actividades y tiempos del ciclo de despacho

antes y después de operar bajo régimen franco.
Comparación de actividades y tiempos del ciclo de despacho antes y

después de operar bajo régimen franco
348
350
300
M 250
i
n
200
u
152
t
150
o
99 99 104
s
100 78
50 29 29
15 15 14 9 9
0 0 0
0
Realizar Cargar Hacer Elaborar FMM Aprobar FMM Realizar Entregar Total Min del
Actividades Picking y vehículo Remision salidas documentos Ciclo
contar fraccionadas al
transportador
Tiempo por cada actividad antes de operar Bajo régimen Franco Tiempo por cada actividad Después de operar Bajo régimen Franco
34
Con los datos anteriores se logra observar que el tiempo promedio de las
actividades antes de operar bajo el régimen franco era de 152 minutos, y que el
tiempo actual del ciclo de despacho es de 348 minutos, es decir que el ciclo de
despacho tuvo un incremento de 196 minutos, representados en tres actividades
nuevas que son:
 Elaborar Formulario de movimiento de mercancías y digitar los anexos.

 Aprobar el Formulario de movimiento de mercancías.
 Realizar salidas fraccionadas por cada vehículo registrado en el formulario.
Estas actividades hacen parte del método de trabajo de la zona franca, y son de
estricto cumplimiento, lo cual forma parte del control que el usuario operador
realiza sobre los usuarios calificados de la zona franca.
El método de trabajo que exige la zona franca para la salida de vehículos con
producto terminado de la misma, incluye la realización de las siguientes
actividades:
1. Elaborar Formulario de movimiento de mercancías (FMM) y digitar los

anexos.
Esta Actividad es responsabilidad de la compañía usuaria de zona franca, los

tiempos utilizados para realizar la misma dependen de la actividad económica y el
volumen de transacciones que la compañía realiza al momento de la salida del
producto terminado de la zona franca.
Para el caso de la empresa Pasabocas SAS, las personas encargadas de digitar

el formulario de movimiento de mercancías deben digitar los siguientes campos
del formulario:
1. Cabecera del formulario:

a. Tipo de transacción
b. Factura
35
Imagen 2. Campos a diligenciar en cabecera del formulario
Fuente: Piciz Web
2. Anexos:
a. Certificado de integración
b. Factura y/o lista de empaque
c. Comentario de la operación
d. Destinatario
e. Placa del vehículo.
A cada uno de los campos anteriores se les debe incluir la fecha de la transacción
como lo muestra la imagen 3.
36
Imagen 3. Campos a diligenciar en los anexos
Fuente: Piciz Web
3. Cargue de sub partidas:
En esta parte del formulario se debe digitar los siguientes campos:
a. Cód. Subpartida
b. Peso Bruto
c. Peso Neto
d. Unidad de sub partida
e. Embalaje
f. Bultos
g. País de Origen
h. País de compra
i. País destino
j. Bandera
k. Transporte
37
Imagen 4. Campos a diligenciar en cargue de subpartidas.
Fuente: Piciz Web
4. Detalle de ítems por cada posición arancelaria:
En esta parte del formulario se debe digitar los siguientes campos:
a. Cód. Ítem
b. Cantidad
c. Precio ( precio Unitario de USD )
d. Conversión ( Peso bruto por cada unidad de producto terminado)
e. Localización.
38
Imagen 5. Campos a digitar en detalle de ítems por cada posición
arancelaria.
Fuente: Piciz Web
5. Elaboración de remisión valorizada en formato de Excel.
Una vez se realizan los pasos del 1 al 4 del diligenciamiento del FMM, la persona
debe diligenciar el formato en Excel que tiene la compañía definido como remisión
valorada, este documento es un requisito de estricto cumplimiento del Usuario
Operador y corresponde a la relación del, o los artículos que están registrados en
el FMM, para el caso de Pasabocas SAS, se definió este documento con los
siguientes campos que se deben diligenciar en su totalidad así:
a. Remisión No
b. Elaborado por
c. Año
d. Mes
e. Día
f. T.C. COP/USD
g. P.A (posición arancelaria)
h. Código
i. Descripción
39
j. Unidad de medida
k. Peso neto
l. Peso bruto
m. Cantidad a entregar
n. Fecha de entrega-Año
o. Fecha de entrega-Mes
p. Fecha de entrega-día
q. Precio unitario en Cop
r. Precio Unitario USD.
Luego este documento debe guardase en formato JPG con un tamaño máximo de
256 Kb para luego ser digitalizado y subido a Piciz como soporte de la
transacción.
Imagen 6. Formato elaboración remisión valorizada
Fuente: Elaboración propia
En particular para la empresa Pasabocas SAS éste tiempo es muy sensible, ya

que por ser el tiempo más representativo dentro de los tres tiempos adicionados al
ciclo de despacho, se debe realizar un análisis que permita identificar actividades
de digitación sensibles a mejorar y estandarizar.
40
En la tabla 5, se muestra un resumen de las partes que componen un Formulario
de movimiento de mercancía (FMM) y la cantidad de campos que tiene cada uno,
donde se puede evidenciar que para realizar salida a 1 solo ítem en un formulario
se debe digitar 29 campos en el formulario y 18 campos en la remisión valorizada
para un total de 47 campos con 278 caracteres, los cuales requieren en promedio
un tiempo total de 10 minutos para la digitación de 1 solo articulo.
Toda esta digitación debe ser realizada, ya que el método de trabajo y el sistema
de información de la zona franca lo exige (Piciz Web) y es de estricto cumplimiento
diligenciar cada uno de los campos, pues el no hacerlo es causal de rechazo del
formulario.
El sistema de información Piciz, es un sistema que cuenta con plataforma Oracle,

y es administrado solo por la zona franca, no admite personalización por cada
usuario y requiere la utilización continua del mouse para pasar de un campo a
otro, lo cual aumenta los tiempos en digitación.
41
Tabla 5. Número de campos y caracteres a digitar en el formulario de
movimiento de mercancía (FMM)
Caracteres
Parte del formulario Campo a diligenciar por campo Min/Campo
Tipo de transacción 3 0.11
Cabecera del formulario Factura 10 0.36
Certificado de integración 8 0.29
Factura y/o lista de empaque 5 0.18
Comentario de la operación 13 0.47
Destinatario 18 0.65
Anexos del formulario Placa del vehículo. 6 0.22
Cód. Sub partida 10 0.36
Peso Bruto 5 0.18
Peso Neto 5 0.18
Unidad de sub partida 2 0.07
Embalaje 2 0.07
Bultos 2 0.07
País de Origen 3 0.11
País de compra 3 0.11
País destino 3 0.11
Bandera 3 0.11
Cargue de sub partidas Transporte 2 0.07
Cód. Ítem 6 0.22
Cantidad 2 0.07
Precio ( precio Unitario de USD ) 5 0.18
Detalle de ítems por Conversión 5 0.18
posición arancelaria Localización. 1 0.04
Formulario ZF 8 0.29
Sub partida 10 0.36
Ítem 6 0.22
Placa 6 0.22
Cantidad 2 0.07
Salida Fraccionada Peso 5 0.18
Remisión No 5 0.18
Elaborado por 15 0.54
Año 4 0.14
Mes 2 0.07
Día 2 0.07
T.C. COP/USD 7 0.25
P.A (posición arancelaria) 10 0.36
Código 6 0.22
Descripción 35 1.26
Unidad de medida 3 0.11
Peso neto 5 0.18
Peso bruto 5 0.18
Cantidad a entregar 2 0.07
Fecha de entrega-Año 4 0.14
Fecha de entrega-Mes 2 0.07
Fecha de entrega-día 2 0.07
Elaboración de remisión Precio unitario en Cop 6 0.22
valorizada Precio Unitario USD. 4 0.14
Total 47 Campos 278 Caracteres 10.00
42
2. Aprobar el Formulario de movimiento de mercancías (FMM).
Esta es una actividad propia del usuario operador, los tiempos utilizados en ella
están estandarizados por la zona franca donde indican que máximo su tiempo de
aprobación es de 60 minutos.
La compañía Usuaria de zona franca tiene poca incidencia en su ejecución, solo

puede exigir al usuario operador cuando esta se demore más del tiempo
establecido, lo cual no es tan sensible a ser controlado y mejorado.
3. Realizar salidas fraccionadas por cada vehículo registrado en el

formulario.
Al igual que en la actividad No 1, esta actividad depende directamente de la

compañía usuaria de zona franca, para lo cual tiene la misma sensibilidad de ser
mejorada y estandarizada con el fin de reducir los tiempos de digitación.
Para el caso de la empresa Pasabocas SAS, las personas encargadas de realizar

la salida fraccionada deben digitar los siguientes campos:
a. Formulario ZF
b. Sub partida
c. Ítem
d. Placa
e. Cantidad
f. Peso
Estos 6 campos se digitan por cada referencia que lleve el vehículo, es decir que
si un carro lleva 30 referencias se debe digitar 30 veces los mismos campos es
decir 180 campos en total.
43
Imagen 7. Campos a digitar en la salida fraccionada.
Fuente: Piciz Web
Una vez realizado el diagnóstico de los métodos que utiliza la compañía

Pasabocas SAS en su proceso de despacho, se puede concluir que la realización
de las actividades de forma manual en cada una de las partes del proceso, está
afectando los tiempos del mismo de manera negativa, generando cuellos de
botella, especialmente en las nuevas actividades que se adicionaron al momento
de comenzar a operar bajo régimen franco, las cuales por corresponder a
actividades de digitación, dependen de la habilidad y conocimiento de cada una de
las personas que la realizan.
De acuerdo a lo anterior, la compañía requiere realizar un procedimiento para la

elaboración del formulario de movimiento de mercancías con la ayuda de un
soporte tecnológico, que le permita reducir las actividades de digitación y de esta
forma reducir el tiempo total del ciclo de despacho, logrando también liberar
disponibilidad en las personas y computadores, ya que al realizar estas
actividades más rápidamente, se puede utilizar el recurso para realizar otras
actividades del proceso o de otro proceso.
44
Este procedimiento debe ser divulgado por medio de un plan de capacitación que
garantice la efectividad en la transmisión de la información.
Diagnóstico material
Para el proceso de despacho en Pasabocas SAS, los materiales están
representados en el producto terminado que se tiene almacenado para despachar,
este producto terminado se encuentra empacado en cajas de cartón corrugado de
diferentes medidas, las cuales dependen de la presentación del producto que
empaque en ellos.
Las cajas corrugadas son apiladas en estibas de madera con una capacidad de 70
cajas por cada estiba, (10 cajas por piso, 7 pisos por estiba), lo cual permite una
optima manipulación del producto por medio de estibadores hidráulicos, sin tener
mayor esfuerzo físico para su manipulación ya que el producto en promedio pesa
300 Kg por cada estiba.
Cada caja tiene un sticker que identifica el producto que se tiene almacenado en
ella, además cada estiba con cajas, posee una etiqueta tamaño carta, que
describe la referencia, el código, el lote y la fecha de vencimiento del producto que
se encuentra almacenada en ella, lo cual permite la identificación visual fácilmente
a las personas que requieran buscarlo.
Al realizar el diagnóstico de los materiales, se puede concluir que estos se

encuentran almacenados e identificados en optimas condiciones, cumpliendo con
los requisitos de etiquetado y de almacenamiento bajo normas de buenas
prácticas de manufactura (BPM), y que dicho almacenamiento se convierte en una
fortaleza para el proceso de despacho, ya que el producto puede ser encontrado y
separado fácilmente, para su posterior cargue en los vehículos.
45
Diagnóstico medio ambiente.
El medio ambiente no afecta directamente el proceso de despacho de productos
terminados en la compañía Pasabocas SAS, pues la bodega se encuentra
totalmente cubierta, incluyendo los muelles donde se ubican los vehículos para el
cargue del producto, es decir, el clima y los cambios de temperatura no afectan
para nada el proceso de cargue del producto terminado.
Conclusiones generales del diagnóstico
Una vez realizado el diagnóstico se pueden identificar las siguientes

oportunidades de mejora que se deben realizar para reducir el tiempo en el ciclo
de despacho de producto terminado:
 Para ejecución inmediata, se debe levantar un procedimiento para la

elaboración del FMM con la ayuda de un soporte tecnológico, que permita
reducir las operaciones de digitación, aumentar la confiabilidad de los datos
subidos a Piciz y reduzca el tiempo que se utiliza en la realización de dicho
formulario.
 A mediano plazo, es importante la adquisición de estibadores hidráulicos
eléctricos con operario parado, que permitan mayor agilidad en los
desplazamientos para la realización del picking, reduciendo de esta forma
el tiempo generado en esta operación.
 Es importante que la empresa considere la adquisición de un sistema que
permita la administración automática de los inventarios, incluyendo
dispositivos de captura de información que reemplacen los registros
manuales que se están realizando actualmente.
De acuerdo a lo anterior y debido a la restricción que tiene la compañía para

realizar inversión, se define el levantamiento del procedimiento para la elaboración
del FMM, incluyendo el plan de capacitación para las personas que realizan dicha
función garantizando efectividad en la transmisión de la información.
46
Marco teórico
Para conocer un poco de los aportes realizados acerca de la logística de

distribución, el tiempo en el ciclo de despacho de producto terminado y la forma
como han reducido este tiempo en algunas empresas, se han hecho una serie de
investigaciones.
Donde se visualiza la importancia de un eficiente proceso de distribución para

llegar al cliente en el momento oportuno al menor costo posible.
Durante la última década se han dado cambios importantes (crecimiento

económico, grandes bloques económicos, fuerte aumento de la competencia,
globalización e internalización de la economía, introducción de competidores de
origen asiático, mercado común) en el mundo de los negocios y en el campo de la
logística. Es precisamente este clima económico duro, el que ha hecho orientar los
negocios y las empresas hacia unas estrategias que tienen como punto focal la
creación y la búsqueda de la lealtad del cliente a largo plazo.
El reconocer que las relaciones con los clientes son la clave para la rentabilidad a
largo plazo de las empresas, ha conllevado a la compresión la importancia crucial
del servicio al cliente, así como también a la estructuración, desde este prisma, de
todas las operaciones logísticas, desde el cliente hasta el proveedor, puesto que
es de esta forma como pueden diferenciarse entre si las organizaciones.
Este por este concepto globalizador e integrador polarizado por las relaciones con
los clientes, que la función de la logística integral se ha mostrado emergente en
todas las empresas.
Esto ha llevado a las empresas, a considerar la logística como una función ya

madura y a definir la estrategia logística y la gestión de toda la cadena de una
manera integradora, eficaz y eficiente. En definitiva como una fuente vital para
poder sobrevivir en este entorno cada vez mas cambiante y competitivo. La
logística integral es un área de gestión de las empresas que adsorbe más del 60%
47
del valor de las ventas. La gestión de la función logística controla todas las
actividades existentes en la cadena entre el cliente y el proveedor, e incluye:
compras, transporte, inventarios, fabricación, almacenes, distribución, procesos y
preparación de pedidos, nivel de servicio al cliente, así como la planificación y el
control de todas estas actividades. (August Casanovas, 2003)
Considerando el presente tema de distribución y desde un punto de vista

estratégico, el desarrollo de una red logística constituye una decisión vital para la
competitividad de toda la organización.
Los objetivos de la logística, a nivel conceptual lo podemos definir como:

responder a la demanda, obteniendo un óptimo nivel de servicio al menor costo
posible, y dentro de este gran objetivo, podemos señalar los siguientes:
suministrar los precios necesarios, en el momento oportuno, en las cantidades
requeridas, con la calidad demandada, al mínimo costo.
Empresa como Wal-Mart y Dell deben su éxito a una gestión eficiente de su

cadena de suministros. Cuando empresas desarrollan sus estrategias logísticas
para reducir costos y/o mejorar el servicio consideran a otros miembros de su
cadena logística. Colaboran con sus proveedores para eliminar ineficiencias
existentes en la cadena. En el sector de distribución de productos de gran
consumó los fabricantes y las cadenas de distribución, entre ellas Wal-Mart, han
reconocido que colaborando pueden hacer llegar estos productos al cliente final
con una mayo frescura y un menor costo. (Figuera, 2005)
Las zonas francas merecen una mención especial en tanto mecanismos de

fomento a las exportaciones. Aunque fueron creadas. Al igual que el mecanismo
de admisión temporal, con la intensión de generar empleos, con el tiempo se han
transformado en el pilar de la estrategia costarricense de exportaciones e
inversión y han desempeñado un papel destacado en el aumento de la
competitividad internacional de los productos del país.
48
Además muestran de forma clara que en los últimos años el darle un buen manejo
a la logística se ha convertido en algo indispensable para las compañías debido a
la integración, la globalización y la tecnología, esta última ha permitido que todo se
desarrolle más rápido y a menor costo, por esta razón las compañías se han visto
obligadas a buscar estrategias logísticas para ser más competitivas.
Es por esta razón que actualmente las empresas buscan como estrategia logística
ubicarse en las Zonas francas del país.
El mejoramiento continuo de los procesos en las compañías, hace que estas

obtengan el mayor provecho a sus recursos, reduzcan desperdicios de los mismos
y obtengan mejores resultados económicos, los cuales les ayudan a ser más
competitivas en el mercado.
En Las zonas francas permanentes multiusuario, existe un ente que regula las
operaciones de todos los usuarios de zona franca que se encuentran realizando
operaciones dentro de la misma, este ente es el usuario Operador quien ejerce
control sobre todos los movimientos de entrada y salida que realizan cada uno de
los usuarios.
La naturaleza del control ejercido por el usuario operador, implica que los usuarios
calificados dentro de la zona franca, agreguen a sus actividades normales de
operación, los tiempos requeridos por el usuario operador para la ejecución de sus
controles.
Dependiendo de la actividad económica y del volumen de operaciones de entrada
y de salida de cada compañía, se determina el impacto que tiene los tiempos
adicionales requeridos por el usuario Operador en el desempeño normal de las
operaciones de la empresa.
Cuando una compañía tiene volúmenes muy altos de operaciones de salida, los
tiempos agregados por el control del usuario operador se vuelven críticos,
49
obligándolas a buscar alternativas para la reducción de sus tiempos del ciclo de
despacho. (Granados, 2003)
El ciclo de distribución o despacho, comprende los procesos de almacenaje y

distribución física propiamente dichos.
Comienza con la recepción de productos terminados en el almacén, y continúa
con los procesos identificación, registro, ubicación, custodia y control, cuya
finalidad es que el producto este disponible en el almacén para la red de ventas.
La distribución física, se relaciona con los procesos de tramitación de pedidos de
clientes, picking y preparación de mercancía en el almacén, hasta situar el
producto en el punto de venta.
Todos los procesos relacionados con la realización del picking, preparación y
control de envíos, optimización de rutas etc. tiene como objetivo suministrar el
producto en los términos de servicio requeridos por el mercado o sea (calidad de
entregas, rapidez y puntualidad). (Martín, 2005)
El ciclo de despacho forma parte del procesamiento del pedido, el cual es definido
como, “el numero de actividades incluidas en el ciclo del pedido del cliente.
Específicamente, incluyen la preparación, la transmisión, la entrada, el surtido y el
informe sobre el estado del pedido. El tiempo requerido para completar cada
actividad depende del tipo de petición implicada. El procesamiento para el pedido
de una venta al menudeo, quizá será diferente al de una venta industrial”.
“Se ha estimado que las actividades relacionadas con la preparacion, transmision,
entrada y levantamiento de un pedido, representan del 60 a 70% del tiempo total
del ciclo del pedido en muchas industrias. Por lo tanto, si se tiene que dar un alto
nivel de servicio al cliente mediante tiempos cortos y consistentes con el ciclo del
pedido, es esencial que se administren cuidadosamente esas actividades del
procesamiento de los pedidos”.(Ballou, 2004)
50
De acuerdo a lo anterior, es importante que las compañias esten en la busqueda
del mejoramiento continuo de las actividades que realizan en el ciclo del pedido
del cliente, mejoramiento que debe traducirse en la coordinacion de las
actividades que permitan la reducción del tiempo del ciclo incrementando la
eficacia y la satisfacción del cliente.
En el gráfico 5 se observan los elementos típicos del procesamiento del pedido del
cliente, en donde se encuentran a lo largo del flujo, actividades que son realizadas
con el apoyo de herramientas tecnológicas o de sistemas de información que a
través de su evolución han mejorado los tiempos en cada una de las partes del
ciclo.
Con el mejoramiento de los tiempos, las empresas buscan reducir sus gastos
logísticos, dar un mejor aprovechamiento a sus recursos productivos, de mano de
obra y cumplir el principal objetivo de las compañías, “obtener e incrementar
utilidades”.(Ballou, 2004)
Imagen 8. Elementos típicos del procesamiento del pedido.
Fuente: (Ballou, 2004)
51
Por esta razón, las empresas de consumo masivo que se establezcan en zonas
francas multiusuario, deben estudiar muy detalladamente sus operaciones de
entrada y de salida, incluir los tiempos que incrementarán, por el cumplimiento de
procedimientos y controles establecidos por el usuario operador e implementar
mejoras en sus procesos, herramientas tecnológicas, que les permitan
incrementar o en su defecto, sostener los niveles de eficiencia y eficacia que
tenían antes de ser controlados por el usuario operador.
Según las investigaciones realizadas, en fuentes de datos primarias (empresas del

sector) y secundarias (Internet y bases de datos), no se encontró posibles
soluciones, que las empresas hayan utilizado para mejorar sus tiempos de ciclo de
despacho y en especial la reducción de tiempos causados por el volumen alto de
digitación al momento de realizar el formulario de movimiento de mercancías
(FMM).
Como alternativa a esta situación, se busca información a través de la Zona

Franca de Bogotá, quienes a través de su departamento de sistemas ofrecen
servicios de interfaz entre las siguientes tecnologías:
 Interfaz a través de Web Servicie.

 Interfaz a través de archivos planos de texto ó de Excel.
La implementación de cada una de estas soluciones, depende de la capacidad

tecnológica (Hardware y Software), que posea cada compañía y de la realización
de un proyecto de implementación en común acuerdo entre la empresa y el
usuario operador el cual puede durar 2 meses para su ejecución (Ver tabla 6).
52
Tabla 6. Cronograma de actividades a realizar para la implementación de un
proyecto de interfaz con Piciz Web.
Fuente: Zona Franca de Bogotá.
53
Marco conceptual
Con el fin de conocer un poco del significado de las palabras que a lo largo del
proyecto se mencionan se presenta el siguiente marco conceptual:
 Zona Franca: Es un territorio delimitado de un país donde se goza de

algunos beneficios tributarios, como la exención del pago de derechos de
importación de mercancías, de algunos impuestos o la regulación de estos.
 Free trade zone: Clearly delimited and enclosed areas of a national

customs territory, often at an advantageous geographical location with an
infrastructure suited to the conduct of trade and industrial operations and
subject to the principle of customs and fiscal segregation.
 Usuario Operador: Es la persona jurídica es la persona jurídica autorizada

para dirigir, administrar, supervisar, promocionar y desarrollar una o varias
Zonas Francas, así como para calificar a sus usuarios.
 Usuario industrial de servicios: Es la persona jurídica autorizada para

desarrollar, exclusivamente, en una o varias Zonas Francas, entre otras, las
siguientes actividades: Logística, transporte, manipulación, distribución,
empaque, reempaque, envase, etiquetado o clasificación;
Telecomunicaciones, sistemas de tecnología de la información para
captura, procesamiento, almacenamiento y transmisión de datos, y
organización, gestión u operación de bases de datos; Investigación
científica y tecnológica; Asistencia médica, odontológica y en general de
salud; Turismo; Reparación, limpieza o pruebas dé calidad de bienes;
54
Soporte técnico, mantenimiento y reparación de equipos, naves, aeronaves
o maquinaria; Auditoria, administración, corretaje, consultoría o similares.
 Programa Integral de Control Informático para las Zonas Francas

(PICIZ): Software diseñado para establecer un eficiente control en las
actividades propias de los responsables de las zonas francas.
 Territorio Aduanero Nacional (TAN): Demarcación dentro de la cual se

aplica la legislación aduanera; cubre todo el territorio nacional, incluyendo el
subsuelo, el mar territorial, la zona contigua, la plataforma continental, la
zona económica exclusiva, el espacio aéreo, el segmento de la órbita
geoestacionaria, el espectro electromagnético y el espacio donde actúa el
Estado colombiano, de conformidad con el derecho internacional o con las
leyes colombianas a falta de normas internacionales.
 Formulario de Movimiento de Mercancías (FMM): Es el registro que

ampara una operación específica al ingreso, al interior o a la salida de la
zona franca y que contiene información básica de una mercancía.
 Logística: Parte de un proceso de abastecimiento que planifica,

implementa y controla los flujos eficientes y efectivos y el almacenamiento
de los productos y servicios y la información relacionada desde el punto de
origen hasta el punto de consumo.
 Logística: Es la parte del proceso de gestión de la cadena de suministro

encargada flujo de materiales y/o productos terminados, así como el flujo de
información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de
destino, cumpliendo al máximo con las necesidades de los clientes
55
 Cadena Logística: Es el proceso continuo de flujo de materiales e
información entre proveedores y clientes.
 Logística de distribución: La logística de distribución incluye la gestión de

los flujos físicos hoy conocida como DFI (Distribución física
Internacional), de información y administrativos siguientes: La previsión de
la actividad de los centros logísticos, El almacenamiento, El traslado de
mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y equipos
necesarios, La preparación de los pedidos o la ejecución de crossdocking
(tránsito), algunas veces, la realización de pequeñas actividades de
transformación del producto (kitting, etiquetado…), El transporte de
distribución hasta el cliente.
 CEDIS: Centros de distribución
 Eficiencia: La eficiencia consiste básicamente en producir la mayor

cantidad al menor costo, o lograr los resultados esperados usando la menor
cantidad posible de recursos.
 Picking: Es la separación y revisión previa de la mercancía que va a ser

despachada.
 Programa de distribución: Es el programa semanal de Distribución con el

total de pedidos por despachar a Distritos y Agencias, este programa es
realizado por el Planeador de Distribución, el cual es enviado al área de
Operaciones Logísticas y Bodegas de PT.
56
Marco legal
Este trabajo está basado en el Estatuto Aduanero Colombiano, Decreto 2685 de

1999.
En lo concerniente al Título IX que trata de las Zonas Francas, ha sido modificado

y adicionado por las siguientes normas:
 Ley 1004 de 2005

 Decreto 383 y 4051 de 2007 y sus modificaciones
 Decreto 780 de 2008
 Resolución 4240 de 2000 y sus modificaciones
 Resolución 5532 de 2008
 Circular No. 0043 del 14 de mayo de 2008 de la DIAN
 Circular No. 0000005 del 23 de febrero de 2010 de la DIAN
57
CAPITULO II
Procedimiento apoyado de un soporte tecnológico para reducir el tiempo en

el ciclo de despacho de producto terminado.
De acuerdo a la situación encontrada en el diagnóstico, en donde se evidencia un

incremento en los tiempos del ciclo de despacho, causados básicamente por la
elevada digitación en la elaboración del formulario de movimiento de mercancía
FMM, la elaboración de la remisión valorizada y las salidas fraccionadas, se
decide realizar un análisis de este proceso y determinar posibles soluciones que
permitan reducir los tiempos en digitación.
Para esto se realizo una lluvia de ideas entre los líderes del proceso de despacho
de producto terminado donde se saco la necesidad, los recursos, la restricción y la
gestión posible, con el fin de determinar cuál sería la solución más acertada.
58
Tabla 7. Lluvia de ideas-posibles soluciones
Necesidad Recursos Restricción Gestión posible

• Personal para digitación. • 10 horas hábiles para despacho de vehículos. • Contratar personal con alta destreza en digitación.
• Computadores. • Personal limitado para digitación. • Realizar un procedimiento apoyado de un soporte tecnológico.
Reducir los tiempos
• Tiempo. • Personal con pocashabilidades para digitación. • Designar personal de otros procesos a la digitación.
en digitación de
• Salarios • Personal con poca capacitación para digitación.
FMM, elaboración
• Energía • Presupuesto no asignado para solucionar la necesidad.
de remisión
• Teléfono. • Despachar 32 vehículos diarios.
valorizada y salidas
• Internet. • Poca capacidad de almacenamiento.
fraccionadas.
• Cumplimiento de procedimientos y controles del usuario Operador.
• Área de parqueo vehículos limitada.
Teniendo en cuenta que solo se tiene una necesidad, se procede a realizar la afinidad y priorización de cada una de
las posibles soluciones encontradas para determinar así la posible solución que de mejores resultados a corto plazo.
Tabla 8. Priorización de soluciones

No Gestión posible Inversión Tiempo de implementación Disponibilidad del recurso Nivel de viabilidad
1 • Contratar personal con alta destreza en digitación. Si Alto Bajo Bajo
2 • Realizar un procedimiento apoyado de un soporte tecnológico. No Medio Alto Alto
3 • Designar personal de otros procesos a la digitación. No Alto Bajo Medio
59
Teniendo en cuenta que la compañía Pasabocas SAS no cuenta con presupuesto
asignado para solucionar la necesidad y requiere reducir dichos tiempos lo antes
posible, con base al análisis anterior (Tabla 8) se define que la posible solución
con mayor nivel de viabilidad para reducir los tiempos de digitación del FMM, la
elaboración de la remisión valorizada y las salidas fraccionadas, es el realizar un
procedimiento apoyado de un soporte tecnológico.
Después de casi un mes de estudio, realizando el acompañamiento al proceso,

observando paso a paso el ciclo completo del proceso de despacho de producto
terminado, las entradas y salidas de información para la elaboración del FMM, la
remisión valorizada y las salidas fraccionadas, se realiza el procedimiento de
elaboración de FMM en Piciz Web, partiendo de la ayuda de un soporte
tecnológico elaborado en Excel (Anexo 8).
A continuación se describen las actividades generales realizadas en el

procedimiento de elaboración de FMM en Piciz Web.
Procedimiento para la elaboración de FMM en Piciz Web con la ayuda de un

soporte tecnológico.
1. OBJETIVO
Garantizar la forma eficiente y eficaz de elaborar un formulario de movimiento de

mercancías en el sistema Piciz Web.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con identificación de la información requerida para la

elaboración de un FMM, la configuración de la misma en los sistemas de
información internos de la compañía, la elaboración de informes que permitan
60
extraer la información para ser consolidada y convertida en la entrada para la
elaboración del FMM.
3. PROCEDIMIENTO
Para la elaboración de un FMM con la ayuda de un soporte tecnológico, la

empresa debe planear las siguientes actividades antes de calificarse como usuario
industrial de zona franca, las mismas deben tener una persona responsable que
haga seguimiento a su ejecución.
Fase 1. Identificar la información básica necesaria para la elaboración del

FMM
La para elaboración de un FMM en Piciz Web la empresa debe conseguir la

siguiente información:
 Cód. Subpartida: corresponde a la posición arancelaria de cada una de las

materias primas y productos terminados que se tengan en la compañía y que
el usuario operador exija el control por Piciz.
 Peso Bruto/Und: Hace referencia al peso bruto de cada una de las
referencias activas de producto terminado que posee la compañía en su
base de datos.
 Peso neto/Und: Corresponde al peso neto de cada una de las referencias
activas de producto terminado que posee la compañía en su base de datos.
 Unidad de Subpartida: Hace referencia a la unidad de medida con la cual
está configurada la subpartida o posición arancelaria en el sistema Piciz, esta
información puede ser suministrada por el usuario operador.
 Precio: Corresponde al precio unitario en USD de cada artículo de producto
terminado, este valor se calcula con el precio unitario en Pesos, para el caso
de Colombia y se divide por la tasa representativa del mercado que esta
rigiendo en la semana la cual es asignada por la DIAN, esta tasa se puede
61
consultar en el siguiente enlace
http://www.dian.gov.co/dian/15servicios.nsf/tasadecambio?openview
 Conversión: Esta hace referencia al factor por el cual se convierte la unidad
de medida que tiene configurada el del artículo en el sistema de información
de la empresa, a la unidad de medida de la posición arancelaria, para el caso
en donde las unidades de medida son iguales el factor de conversión es 1.
Por ejemplo: Se tiene un producto el cual está configurado en el sistema
interno de la compañía en unidad de medida caja, este producto tiene un
peso bruto de 2 Kg, y en la posición arancelaria la unidad de medida es Kg,
entonces el factor de conversión para pasar de cajas a kg es:
1 caja = 2 Kg. lo que quiere decir que en el campo Conversión debo digitar 2
Kg.
 Precio en Pesos/Und: Corresponde al precio Unitario en pesos Colombianos
por cada referencia a cargar en el formulario.
Fase 2.
Una vez conseguida la información anterior, la compañía debe configurar los

artículos de su sistema (s) interno (s), garantizando que se pueda extraer en
formato Excel fácilmente para la elaboración del FMM.
Fase 3.Extracción de la información básica para creación del FMM del

sistema interno.
La forma en la cual se debe extraer la información se muestra en la tabla 9, con la

cual se debe crear una base de datos para luego ser consolidada por medio de
tablas dinámicas.
62
Tabla 9. Información base para creación de FMM.
Remision CantIdad Codigo Descripcion Placa de vehículo Peso Neto Total_Neto P.A Peso_Bruto Total_Bruto $/Und USD/Und TRM
00001 10 107240 PRODUCTO No 1 AAA000 2.016 20.16 1905909000 2.74097 27.4097 25300 12.712 1990.2
Los campos total peso neto y bruto corresponde a la multiplicación de la cantidad

por el peso neto o bruto de cada referencia.
Fase 4.Creación de tablas dinámicas para la elaboración del FMM.
Con la información de la base de datos anterior se debe configurar las tablas

dinámicas tal como se muestra a continuación:
Tabla 10. Tabla dinámica 1

Valores
P.A Codigo USD/Und Peso_Bruto CantIdad Total_Bruto_ Total_Neto_
1904100000 008014 3.98014 1.94 80 155.2000 115.2000
Esta tabla permite consolidar por posición arancelaria todos los artículos que se
tengan en la base de datos, con esta información se diligencia el total de las
posiciones arancelarias y el los datos de cada artículo por posición arancelaria.

Valores
Remision Codigo P.A placa Cantidad Total_Bruto_
201000000008916 007105 2005200000 WSJ892 20 60.4054
Esta tabla sirve para realizar las salidas fraccionadas una vez el formulario sea
aprobado.
63
Valores
P.A Codigo Descripcion $/Und USD/Und Total_Bruto_ Total_Neto_ Cantidad
1904100000 008014 PRODUCTO No 1 7023.47655 3.98014 155.2000 115.2000 80
Esta tabla sirve como entrada de información para la realización de la remisión

valorizada.
Fase 5
Con la información consolidada en las tablas dinámicas se procede a copiar,en el

archivo “ejemplo cargue archivo de Excel” (Anexo 9), cuya metodología de
diligenciamiento se describe en el Documento: #PWZF- SVC01 – Servicio Cargue
Excel” emitido por la zona franca de Bogotá el cual se encuentra en el anexo 10.
64
CAPITULO III
Implementación del procedimiento, medición y comparación de los

resultados obtenidos.
Implementación del procedimiento

La implementación del procedimiento para la elaboración del FMM se realiza por
medio de la elaboración de dos herramientas, que sirven de apoyo para
garantizar la transmisión de la información y el mantenimiento a través del tiempo
de la misma, las cuales son las siguientes:
a. Procedimiento para la elaboración de FMM en Piciz Web.

b. Capacitación personalizada en la operación de despacho producto
terminado.
a. Procedimiento para la elaboración de FMM en Piciz Web.
El procedimiento para la elaboración de FMM en Piciz Web se realizó en formato

digital, este describe paso a paso las actividades que se debe realizar para la
elaboración del FMM, contiene ayudas gráficas de fotos a los pantallazos de cada
uno de los aplicativos a los cuales se les está procesando la información
(Anexo 8).
Este procedimiento se tiene impreso en la bodega de producto terminado y digital

en la intranet de la compañía Pasabocas SAS, con el objetivo de garantizar el
mantenimiento de la información a través del tiempo y el acceso al mismo por
cualquier persona de la compañía, en el momento que lo requiera y desde
cualquier lugar que tenga permiso de ingreso a la red.
65
En la red se tiene bajo formato PDF como medida preventiva de manipulación de
la información.
Por medio de esta herramienta los auxiliares de bodega actuales y futuros, podrán
auto capacitarse en la elaboración de un FMM, garantizando así la realización de
las actividades de una forma estándar y cumpliendo con los requisitos internos y
del usuario operador.
b. Capacitación personalizada en la operación de despacho producto

terminado.
La capacitación se realizo de forma personalizada, con la información real de los

vehículos cargados y en los sistemas de información habituales de Pasabocas
SAS y usuario Operador, utilizando los computadores asignados para la
digitación de los formularios de movimientos de mercancías (FMM). (Ver grafico 4)
66
Grafica 4. Diagrama control de ejecución capacitaciones
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAPACITACIONES PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN FMM
Sí Programado
OK Cumplido
R Reprogramado
Duración
No Etapa Actividad (semana Inicio Final Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5
2012)
Sí 0 0 0 0
Capacitar auxiliar líder en turno de 6 a 14 toda la semana 1 sem1 sem1 ok
Sí 0 0 0 0
Capacitar auxiliar líder en turno de 15 a 22 toda la semana 1 sem1 sem1
Semana 1
ok
Capacitación
Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 6-14, Sí 0 0 0 0
auxiliares Lideres 1 sem1 sem1
toda la semana ok
Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 14-22, Sí 0 0 0 0
1 sem1 sem1
toda la semana ok
Capacitar un auxiliar de bodega digitador, en turno de 6-14 toda la 0 Sí 0 0 0

1 sem2 sem2
semana, con apoyo del auxiliar líder(despliegue del conocimiento) ok
0 Sí 0 0 0
Capacitación de Capacitar un auxiliar de bodega digitador, en turno de 14-22 toda la 1 sem2 sem2
Semana 2
Auxiliares de semana, con apoyo del auxiliar líder(despliegue del conocimiento) ok
bodega Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 6-14, 0 Sí 0 0 0

1 sem2 sem2
digitadores toda la semana ok
Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 14-22, 0 Sí 0 0 0

1 sem2 sem2
toda la semana ok
Capacitar un auxiliar de bodega operativo, en turno de 6-14 toda la 0 0 Sí 0 0
1 sem3 sem3
Capacitación de 0 0 Sí 0 0
Capacitar un auxiliar de bodega operativo, en turno de 14-22 toda la
Semana 3
1 sem3 sem3
bodega Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 6-14, 0 0 Sí 0 0
Operativos 1 sem3 sem3 ok
toda la semana
Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 14-22, 0 0 Sí 0 0
1 sem3 sem3
toda la semana ok
Capacitar un auxiliar de bodega operativo, en turno de 6-14 toda la 0 0 0 Sí 0
1 sem4 sem4
Capacitación de Capacitar un auxiliar de bodega operativo, en turno de 14-22 toda la 0 0 0 Sí 0
Semana 4
1 sem4 sem4
bodega Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 6-14, 0 0 0 Sí 0
1 sem4 sem4
Operativos toda la semana ok
Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 14-22, 0 0 0 Sí 0
1 sem4 sem4
toda la semana ok
Capacitar un auxiliar de bodega operativo, en turno de 6-14 toda la 0 0 0 0 Sí
1 sem5 sem5
Capacitación de Capacitar un auxiliar de bodega operativo, en turno de 14-22 toda la 0 0 0 0 Sí
Semana 5
1 sem5 sem5
bodega Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 6-14, 0 0 0 0 Sí
1 sem5 sem5
Operativos toda la semana ok
Seguimiento de ejecución de formularios durante el turno de 14-22, 0 0 0 0 Sí
1 sem5 sem5
toda la semana ok
% Cumplim Semana 100% 100% 100% 100% 100%

% Cumplim Acum 100% 100% 100% 100% 100%
Como recurso adicional se uso un video beam, para proyectar las actividades que
se realizan al elaborar un FMM y permitir que los auxiliares tengan mayor
visibilidad de cada una de ellas.
Para llevar a cabo la capacitación; en común acuerdo con la compañía, en cabeza

del jefe nacional de almacenes, se definió cuantos y cuales auxiliares recibirían la
capacitación, esta se debía realizar en plena operación ya que no se disponía de
tiempo ni de personal adicional para remplazar los auxiliares y capacitarlos.
La definición dada por la compañía fue la de capacitar paulatinamente el personal,

iniciando por los 2 auxiliares de bodega lideres en la primera semana, laborando
67
en turno de 7:00 am. a 16:30 pm. De lunes a sábado, realizando seguimiento
continuo a la correcta ejecución de la elaboración del formulario y prestando
soporte continuo de los posibles errores e inconvenientes que puedan tener.
Una vez capacitados los auxiliares lideres, se programaron para la siguiente

semana, en turnos diferentes, uno realizó turno de 6:00 a 14:00 y el otro de 14:00
a 22:00, esto como estrategia para atender la operación y poder capacitar a 2
auxiliares de bodega más cada semana, uno en cada turno.
Esta estrategia se realizo durante 5 semanas en donde se pudo cumplir con la

meta establecida por la compañía, capacitar 10 auxiliares, los cuales representan
el 40% del total de las personas que participan en el proceso de despacho de
producto terminado.
La compañía define capacitar el 40% del personal operativo y el 12%

administrativo, debido a que requiere tener el suficiente personal capacitado que
pueda atender los tres turnos y cubrir algún tipo de eventualidad como
incapacidad, permiso y vacaciones, es decir requiere tener personas Back up que
puedan realizar la función sin ningún inconveniente.
La siguiente tabla muestra la distribución de los cargos definidos capacitar en la

elaboración de FMM.
68
Tabla 13. Distribución de cargos a capacitar en la elaboración de FMM.
Personal a Personal
Capacitar para capacitado para
Cargo Actividad Tipo de Cargo elaborar FMM elaborar FMM
Consolidar información de inventarios y de
necesidades en los Cedis para ejecución de la
Analista de distribución distribución Administrativo 1 0
Coordinador Coordinar actividades generales de despacho Administrativo 1 1
Supervisor de turno Apoyo supervisión turno Administrativo 2 1
Auxiliar de Trafico Consecución de vehículos Administrativo 1 0
Montar los pedidos de PT, coordinar ingreso de
Programador de Despachos vehículos desde el patio de camiones. Administrativo 1 1
Auxiliar de bodega Picking, Alistamiento y despacho de mercancía en los

alistamiento y despacho vehículos Operativo 12 3
Digitador-salidas desde Sistema de información
Auxiliar de bodega interno Operativo 2 2
Digitación formularios de movimiento de
Auxiliar Zona Franca mercancías(FMM) Operativo 5 5
Total Personal 25 13
Grafica 5. Comparación de cargos capacitados para elaboración de FMM

Comparación de cargos Capacitados para elaborar FMM
25
25
20
100%
P 100
e 15
13
12
r
s
10
o
n 5 5 52%
a 5
3
s 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1
0 0
0
Analista de Coordinador Supervisor de Aux. de Trafico Programador Aux. Picking y Aux.Digitador Aux. Zona Total Personas
Cargos distribución turno de Despachos despacho Franca
Personal a capacitar para elaborar FMM Personal capacitado para elaborar FMM
69
Una vez realizadas en su totalidad las capacitaciones se hace seguimiento
continuo a la normal operación de la elaboración del formulario de movimiento de
mercancía en Piciz Web.
Medición y comparación de los datos obtenidos
Medición y consecución de la información
Para realizar la medición y teniendo en cuenta que la actividad en la que se

intervino para reducir los tiempos, es la elaboración de FMM, se decide extraer la
información de una fuente imparcial y confiable, por lo cual se extrae de Piciz Web
en donde podemos listar los tiempos de realización del formulario cuando se inicio
a operar bajo régimen franco y los tiempos una vez implementado el
procedimiento con el soporte tecnológico.
Extracción de la información
La información de los tiempos es extraída de Piciz Web el día 3 de febrero del

2012, en donde por medio de una consulta, en el módulo de formularios en la
interfaz consulta de formularios, se genera el listado de los formularios realizados
entre el 16 de noviembre al 31 de diciembre del 2011, mes en el cual la compañía
Pasabocas SAS comienza a operar bajo el régimen franco y se comparan con los
obtenidos después de haber implementado el procedimiento con la ayuda del
soporte tecnológico.
Al extraer la información de esta pantalla, se baja a Excel y se comparan los

tiempos de los estados del FMM entre Definitivo y Trámite.
El estado trámite indica la fecha y hora en la cual el FMM se inicio a elaborar y el

estado definitivo indica la fecha y hora en que se envió para aprobación al usuario
operador, es decir la hora en que se finalizo la elaboración del FMM.
70
La forma de sacar la información aplica para antes del mejoramiento y después
del mejoramiento.
Imagen 9. Extracción de FMM elaborados en un rango de fecha
Fuente: Zona franca de Bogotá
Una vez extraída la información se procede a comparar para determinar el nivel de

reducción de tiempo logrado por la implementación del procedimiento.
Comparación de los datos

Esta comparación es realizada con la ayuda del software CrystalBall, con el fin de
obtener comparaciones objetivas y de una alta calidad.
En la tabla 14, se muestran 60 datos de los tiempos obtenidos en la realización de

los FMM entre el periodo de Noviembre 16 a Diciembre 31 del 2011.
71
Tabla 14. Formularios de movimiento de mercancías de Noviembre 16 al 31
de Diciembre 2011
No FMM Hora Trámite Hora definitivo Min/FMM
96958452 19:46 21:08 81
96958454 21:33 22:13 40
96958522 11:52 13:25 92
96958571 14:39 17:21 162
96958587 15:21 17:14 113
96958625 18:26 19:54 87
96958637 07:19 10:13 173
96958802 07:06 09:21 134
96958827 10:10 11:05 54
96958853 13:14 15:48 153
96958857 14:36 16:56 139
96958861 15:29 18:48 199
96958865 16:58 18:41 103
96958875 14:36 17:00 143
96958998 14:37 15:56 78
96959052 07:56 10:22 145
96959157 13:26 14:51 84
96959229 20:38 21:55 76
96959276 10:12 13:06 173
96959347 14:52 15:42 49
96959395 06:48 08:06 78
96959449 10:36 13:20 164
96959577 06:50 10:02 192
96959611 10:18 12:25 126
96959672 14:44 17:21 157
96959681 15:23 17:23 120
96959755 10:35 12:16 101
96959778 13:29 15:37 128
96959785 14:27 17:05 157
96959791 16:17 17:31 74
96959797 07:32 09:07 94
96959948 16:08 16:54 45
96959965 17:14 18:19 64
96959966 19:09 20:38 88
96959981 08:32 12:09 217
96960025 11:37 12:50 73
96960057 13:40 14:55 74
96960106 15:58 16:37 39
96960122 18:52 20:15 83
96960195 11:16 12:36 80
96960216 13:35 15:04 89
96960249 16:04 16:45 40
96960417 17:10 20:34 203
96960428 00:43 03:15 151
96960575 07:56 10:43 166
96960609 12:21 14:14 113
96960618 14:31 16:03 92
96960622 16:21 17:02 41
96960624 19:52 21:16 83
96960713 12:21 13:18 57
96960761 14:58 15:54 55
96960869 10:54 12:20 86
96960907 13:48 14:33 44
96960917 14:40 15:33 53
96960940 15:47 17:01 73
96960961 17:24 18:49 84
96960979 21:22 22:04 41
96960981 03:10 06:37 207
96961049 11:36 12:48 72
96961069 13:04 14:55 110
72
Al buscar la distribución que se acerca más al comportamiento de los datos (Tabla
14), se encuentra que estos poseen una distribución Logarítmica Normal con los
siguientes datos estadísticos.
Tabla 15. Datos estadísticos de tiempos de FMM de Noviembre 16 a

Diciembre 31 2011
Grafica 6. Comportamiento datos estadísticos de tiempos FMM de noviembre

16 a Diciembre 31 2011
73
Una vez obtenido los tiempos que se tardaba en elaborar un formulario de
movimiento de mercancía, se procede a obtener los datos después de la
implementación del procedimiento con la ayuda tecnológica, en la tabla 16 se
muestran 20 datos de los tiempos obtenidos en la realización de los FMM entre el
periodo de 1 al 31 de enero del 2012.
Tabla 16. Formularios de movimiento de mercancías del 1 al 31 de Enero

2012
No FMM Hora Trámite Hora definitivo Min/FMM
96976117 14:20 14:24 3
96976140 15:03 15:08 5
96976173 16:42 16:59 17
96976179 18:36 18:43 7
96976183 20:45 20:58 12
96976185 07:05 08:00 55
96976208 10:19 10:27 7
96976222 11:41 11:57 16
96976235 14:12 14:28 16
96976243 16:18 16:27 8
96976246 16:57 17:03 6
96976248 17:15 17:20 5
96976251 18:30 18:35 4
96976252 19:44 19:49 5
96976254 20:10 20:15 4
96976255 21:47 21:51 4
96976256 22:07 22:14 7
96976257 11:46 11:53 7
96976258 13:55 14:02 7
96976259 14:17 14:22 4
Al buscar la distribución que se acerca más al comportamiento de los datos, se

encuentra que estos poseen una distribución Logarítmica Normal con los
siguientes datos estadísticos (Ver tabla 17).
74
Tabla 17. Comportamiento datos estadísticos de tiempos FMM de 1 al 31 de
enero 2012.
Grafica 7. Comportamiento datos estadísticos de tiempos FMM de 1 al 31 de

enero 2012.
F
uente: Elaboración Propia
75
Al comparar los datos estadísticos de ambas distribuciones (Grafico 6 y 7) se
observa una diferencia representativa entre los tiempos promedios del 2011 con
los del 2012, los cuales se pueden ver en el siguiente reporte de CrystalBall.
Crystal Ball Report - Assumptions
Assumptions
Worksheet: [Estadisticas tiempo FMM.xlsx]
Assumption: Min/FMM Dic 2011 Cell: I26
Lognormal distribution with parameters:

Mean 105.50
Std. Dev. 53.87
Assumption: Min/FMM Ene 2012 Cell: I3
Lognormal distribution with parameters:

Mean 9.34
Std. Dev. 7.26
End of Assumptions
76
Comparación del tiempo total del ciclo de despacho
Como se puede observar en el análisis anterior, los tiempos de elaboración de

FMM tuvieron un mejoramiento importante, pasando de un promedio de 105.5
minutos por formulario a 9.34 minutos por formulario, este tiempo afecta
positivamente el tiempo de ciclo de despacho, incrementando la probabilidad de
cargar y despachar 9 vehículos más de los que cargaba anteriormente.
Tabla 18. Comparación del tiempo total del ciclo antes y después de
implementar el procedimiento de elaboración de FMM.
No Operaciones Min/Vehiculo Total horas
Variables Referencias/ Separar Crear Aprobación Salida Salida de TOTAL Min promedio/
Cargue Remisionar
Vehiculo Picking FMM FMM fraccionada vehiculo Vehiculo
PROMEDIO Min 14 29 99 15 104 78 14 9
346.73 5.78
Dic-11 DESVEST Min 7 10 33 4 54 24 7 2
PROMEDIO Min 15 29.7 85.3 15.5 9.34 35.5 8.5 3
Ene-12 DESVEST Min 7.7 14.7 28.6 17 7.26 17.2 5.9 1.5 186.84 3.11
77
CONCLUSIONES
Al finalizar el presente trabajo de grado, se puede concluir que calificarse como

usuario Industrial y de servicios de zona franca tiene muchas ventajas a nivel
aduanero, tributario, cambiario y de comercio exterior, pero es muy importante,
que cada compañía realice una buena evaluación y análisis, de cada una de las
operaciones que realizará bajo régimen franco, determinando el impacto
metodológico y económico que estas tendrán en cada uno de sus procesos,
tomando las acciones que requieran para mitigar dicho impacto.
Con el desarrollo de trabajo se logro observar la forma en que es afectado el ciclo

de despacho de producto terminado de una compañía al iniciar sus operaciones
como usuario industrial y de servicios de zona franca, básicamente por las nuevas
operaciones que se agregan al ciclo que son requisito del usuario operador y de
las cuales algunas están bajo control del usuario industrial y otras del usuario
operador.
Uno de los aspectos importantes que se logro fue implementar el procedimiento

con la ayuda del soporte tecnológico, que permitió reducir el tiempo total del ciclo
de despacho de producto terminado, y de esta forma lograr despachar más
vehículos durante el día cumpliendo con el plan de distribución de la compañía.
Este proyecto fue un proceso de crecimiento profesional y una demostración de

que una vez más las organizaciones sin una orientación y una planeación
adecuada caen en errores que finalmente afectan al cliente.
78
RECOMENDACIONES
Una vez desarrollado el presente trabajo de grado se recomienda:
 Mantener la ejecución del procedimiento para la elaboración del formulario

de movimiento de mercancía.
 Realizar la respectiva capacitación al personal que ingrese nuevo al
proceso de despacho de producto terminado.
 Es recomendable realizar una revisión del proceso de despacho de
producto terminado dentro de un periodo no mayor a 4 meses, para evaluar
el estado del proceso.
 Que las empresas que tomen la decisión de calificarse como usuarios de
zona franca, realicen una buena planeación para su proceso de calificación,
es muy importante para las empresas de consumo masivo realizar una muy
buena implementación de herramientas que le permitan mantener o reducir
los tiempos de ciclo tanto de entrada como de salida.
 Para las empresas que realizan un volumen muy elevado de transacciones
en sus sistemas de información, se recomienda implementar tecnologías
que le permitan administrar sus inventarios, sistemas de información como
WMS (Warehouse Management System), son ideales para llevar el control
de los inventarios en compañías que posean una gran cantidad y variedad
de productos.
Este soporte tecnológico permite tener mayor control en cada uno de los
movimientos que se realizan en un almacén, reduciendo la probabilidad de
error humano y por su facilidad de operación incrementa la eficiencia, la
eficacia y los niveles de confiabilidad de los inventarios.
79
BIBLIOGRAFIA
August Casanovas, L. C. (2003). Logística empresarial, Gestión integral de la información y material

en la empresa. Barcelona: Ediciones gestion 2000 S.A.
Ballou, R. H. (2004). Logística, administración de la cadena de suministro. México: Pearson

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Figuera, D. S. (2005). La logística empresarial en el nuevo milenio . Barcelona: Ediciones gestion

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Granados, J. (2003). Zonas francas y otros regímenes especiales en un contexto de negociaciones

comerciales multilaterales y regionales. Argentina : Intal ltd-STA .
Martín, J. J.-S. (2005). Innovación y mejora de procesos logísticos. Madrid: Esic editorial.
Pasabocas. (2011). Cartilla de calificación como usuario industrial de bienes y servicios Zona Franca
del Cauca. Caloto: Zona franza.
Ricardo de Navascues, J. P. (1998). Manual de logistica integral . Madrid-España: Ediciones Diáz de

Santos S.A.
Sáenz, A. (2011). Principales cambios en las operaciones de comercio exterior bajo el régimen
franco. Cali: tesis de grado Universidad San Buenaventura de Cali.
80
ANEXOS
81
Anexo 1. Cronograma
Duración
No Etapa Actividad Inicio Final jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 nov-11 dic-11 ene-12 feb-12 mar-12 abr-12 may-12
(mes)
Fundamentos de la investigación 1 jun-11 jun-11 Sí 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

ok
Sí 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Etapa 1
Objetivos 1 jun-11 jun-11

Anteproyecto ok
Metodología 1 jun-11 jun-11 Sí 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

ok
Sí Sí 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Marco teorico, conceptual y legal 2 jun-11 jul-11
ok ok
0 Sí Sí 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Investigar los antecedentes de la empresa 2 jul-11 ago-11
ok ok
0 0 Sí 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Evaluar el estado actual de la empresa 1 ago-11 ago-11
Etapa 2
ok
Objetivo 1 0 0 0 Sí 0 0 0 0 0 0 0 0
Identificar el modelo de negocio de la empresa 1 sep-11 sep-11
ok
Definir aspectos que definió la empresa para operar bajo el 0 0 0 Sí 0 0 0 0 0 0 0 0
1 sep-11 sep-11
régimen franco ok
Realizar la medición del estado actual de las operaciones:
tiempos en despachos, insatisfacción de transportadores, 1 oct-11 oct-11 0 0 0 0 Sí 0 0 0 0 0 0 0
costos de fletes. ok
Investigar estrategias, metodologías y procesos que ayuden a
0 0 0 0 Sí 0 0 0 0 0 0 0
reducir el impacto logístico que se genera al operar bajo el 1 oct-11 oct-11
Etapa 3
ok
Objetivo 2 y 3 régimen franco
Diseñar estrategias, metodologías y procesos que ayuden a 0 0 0 0 0 Sí 0 0 0 0 0 0
reducir el impacto logístico que se genera al operar bajo el 1 nov-11 nov-11
ok
régimen franco
Implementar las estrategias, metodologías y procesos con el 0 0 0 0 0 Sí Sí 0 0 0 0 0
fin de mitigar el impacto logístico que se genera al operar 2 nov-11 dic-11
ok ok
bajo el régimen franco
Realizar la medición del de los resultados obtenidos despues 0 0 0 0 0 0 0 Sí Sí 0 0 0
de la implementación: tiempos en despachos, insatisfaccón 2 ene-12 feb-12
de transportadores, costos de fletes.
Etapa 4
Objetivo 4 0 0 0 0 0 0 0 0 Sí Sí 0 0
Realizar la comparación de los datos iniciales y los finales. 2 feb-12 mar-12
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sí 0
Conclusiones 1 abr-12 abr-12
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sí
Etapa final
Corrección de aspectos a mejorar 1 may-12 may-12

Entrega
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sí
Entrega y sustentación de proyecto de grado 1 may-12 may-12
% Cumplim Mes 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 0% 0% 0%

82
0% 0%
% Cumplim Acum 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 94% 83% 79% 75% 68%
Anexo 2. Lluvia de ideas de variables identificadas
Idea
Número Variable
1 Incremento del tiempo en el ciclo de despaho
2 Reducción de la capacidad de mano de obra
3 Incremento de la digitacion para realizacion de formularios
4 Deficiencias en comunicación entre el patio de camiones y la bodega
5 Pocos computadores para digitacion
6 Reasignacion de puestos de trabajo para digitacion de formularios
7 Personal en proceso de capacitacion para digitacion formularios
8 Poco personal capacitado para digitar formularios
9 Reduccion de horario habil para despacho y salida de vehiculos de la zona franca.
10 Errores en digitación
11 Reprocesamiento de formularios por errores en su ejecucion.
12 Trabajo repetitivo en digitacion
13 Ausencia de un instructivo que estandarice la digitacion de los formularios.
14 Carencia de una herramienta que facilite el cargue de registros a Piciz.
15 Incremento en el valor del flete por caja despachada
16 Insatisfaccion de los transportadores por largos tiempos de espera
17 Largos tiempos en aprobacion de formularios
18 No se cuenta con plataformas niveladoras en los muelles
19 Digitacion de formulario por cada vehiculo despachado
Falta de herramienta para consolidar la informacion de despacho de varios vehiculos en un
20 solo formulario.
Tiempos muertos del personal de despacho por diferencia de horario entre la zona franca y
21 la empresa
22 Demoras en la llegada de los vehiculos
23 Incumplimiento al programa de despachos.
24 Hora de llegada de los conductores de los vehiculos que pernoctaron en la empresa
25 Resistencia al cambio por inclusion de un nuevo sistema de informacion
83
Anexo 3. Matriz de afinidad
VARIABLE NÚMERO
1 2 3 4
2. Reducción de la mano 7. Proceso de 9. Ineficiencias producto 3. Incremento en la
de obra por capacitación deficiente de la restricción de digitación por falta de
reasignación de puestos para realización de horario hábil de la zona conocimiento para
de trabajo formularios franca consolidación de
información en un solo
formulario.
6 8, 10,25,11,13 21 12, 19
VARIABLE NÚMERO
5 6 7 8
4. Deficiencias en 5. Pocos computadores 14. Falta de herramienta 1. Incremento del tiempo
comunicación entre el para digitación tecnológica que permita en el ciclo de despaho
patio de camiones y la consolidar y cargar los
bodega registros de productos
despachados a Piciz.
20
VARIABLE NÚMERO
13 14
22. Ineficiencias 23. Incumplimiento al
causadas por programa de despachos
incumplimiento de
llegada de los
transportadores
24
84
Anexo 4. Matriz de Vester
Variable ∑ motricidad o
DESCRIPCIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 % Participación
No causalidad
Reducción de la mano de obra por reasignación de
1 0 0 0 0 2 1 0 3 2 2 0 0 0 3 13 10.7%
puestos de trabajo
Proceso de capacitación deficiente para realización
2 1 0 0 2 0 0 2 3 2 2 0 0 0 2 14 11.5%
de formularios
Ineficiencias producto de la restricción de horario
3 1 0 0 1 0 0 0 1 2 2 0 0 0 1 8 6.6%
hábil de la zona franca
Incremento en la digitación por falta de
4 conocimiento para consolidación de información en 2 1 0 0 0 2 2 2 2 3 0 0 0 2 16 13.1%
un solo formulario.
Deficiencias en la comunicación entre el patio de
5 0 0 0 0 0 0 0 2 1 1 0 0 1 1 6 4.9%
camiones y la bodega
6 Pocos computadores para digitación 0 1 0 0 0 0 1 2 1 1 0 0 0 2 8 6.6%
Falta de herramienta tecnológica que permita
7 consolidar y cargar los registros de productos 1 2 0 3 0 2 0 3 2 3 0 0 0 2 18 14.8%
despachados a Piciz.
8 Incremento del tiempo en el ciclo de despacho 1 1 0 0 1 0 1 0 3 3 1 1 1 3 16 13.1%
Incremento en el valor del flete por caja
9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 1.6%
despachada
Insatisfacción de los transportadores por largos
10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 1.6%
tiempos de espera
11 Largos tiempos en aprobación de formularios 0 0 2 0 0 0 0 2 2 1 0 0 0 1 8 6.6%
No se cuenta con plataformas niveladoras en los
12 0 0 0 0 0 0 0 3 1 1 0 0 0 1 6 4.9%
muelles
Ineficiencias causadas por incumplimiento de
13 0 0 0 0 0 0 0 2 1 0 0 0 0 1 4 3.3%
llegada de los transportadores
14 Incumplimiento al programa de despachos 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0.8%
∑ dependencia o consecuencia 6 5 2 6 3 5 6 23 20 19 1 1 2 23 122 100.0%
4.9% 4.1% 1.6% 4.9% 2.5% 4.1% 4.9% 18.9% 16.4% 15.6% 0.8% 0.8% 1.6% 18.9% 100.0%
85
Anexo 5. Diagrama Causa-Efecto
86
Anexo 6. Árbol de problemas
87
Anexo 7. Árbol de Objetivos
88
Anexo 8. Procedimiento para la elaboración de FMM en Piciz Web.
1. RESULTADO ESPERADO DE LA INSTRUCCIÓN
Realizar la salida de productos terminados al Territorio Aduanero Nacional (TAN)

desde el programa integral de control informático de Zonas Francas (PICIZ), la
salida de los productos terminados por el sistema PICIZ se debe realizar para
tener el control de todos los movimientos que se desarrollan dentro de la zona
franca del cauca.
2. RESPONSABLE DE LA INSTRUCCIÓN
Va dirigido a todo el personal que maneja las salidas al territorio aduanero

nacional TAN desde el sistema PICIZ, que se realizan en el área de producto
terminado.
3. PUNTOS A TENER EN CUENTA
Para iniciar el proceso de salida de productos terminados al TAN es necesario:
 Realizar el cargue físico de los vehículos, el cual se tiene un estándar de tres

vehículos por Formulario de Movimiento de Mercancías (FMM)
 Realizar la salida del aplicativo interno de la compañía (Oracle O sysgold)
 Realizar las exportaciones de las remisiones valorizadas en formato Excel.
Los tiempos de realización de Los FMM, están sujetos al cargue y prioridad de

despachos que la compañía necesite, y se realizarán dentro del proceso normal
de despachos.
89
Para la realización de los FMM se debe disponer de un equipo de cómputo con las
especificaciones necesarias que exige el sistema PICIZ,
4. DEFINICIONES
 PICIZ : herramienta diseñada para llevar el control de inventarios, la

administración y operación integral de una Zona Franca, cumpliendo el marco
legal vigente. Está dividido en módulos, los cuales pueden ser parame-
trizados para tener acceso de acuerdo al grupo del usuario.
 TAN: Territorio aduanero Nacional.
 FMM: Formulario de Movimiento de Mercancías, es el registro del movimiento

que se va a realizar el cual está identificado por un consecutivo, este es
dependiente al tipo de operación que se va a realizar ya sea una salida o un
ingreso.
 MODULOS: El Programa PICIZ Web está dividido en 11 módulos, a los cuales

se accede de acuerdo al grupo de usuario y el proceso que se va a realizar
 INTERFACES: Es la estructura de cada MODULO.
 PARTIDA ARANCELARIA O SUBPARTIDA: Clasificación arancelaria del

bien final, que se incluyó en el momento de la creación del ítem, cada sub-
partida está conformada por un grupo de ítems.
 UNIDAD DE LA SUBPARTIDA: Código que representa la unidad comercial

de la subpartida arancelaria del bien.
90
5. INSTRUCCIONES Y PASOS
6. CREACION Y CARGUE DE LA TABLA DINAMICA CONSOLIDADA POR

FMM
6.1 ESTRUCTURA DE LA TABLA DINAMICA

Consiste en consolidar todas las remisiones valorizadas en un archivo
Excel, que facilite la manipulación de la información en una tabla dinámica
para iniciar el cargue en el sistema PICIZ.
El libro de Excel está conformado por las siguientes hojas:
I. Tabla Dinámica Por Partida Arancelaria (TD x PA)

Consolida la información por partida arancelaria o sub-partidas, por
Ítems y datos del mismo.
 P.A: partida arancelaria o sub-partida.

 Artículo: Código del artículo.
 USD/Und: precio en dólares por unidad.
 Cant: cantidad de pacas por articulo
 Total Bruto: peso Bruto por artículo.
91
 Total Neto: peso Neto por artículo.
II. Tabla Dinámica Por Remisión (TD x Rem)

Relaciona toda la información para imprimir o digitalizar la remisión
valorizada de los artículos que se van a despachar en el FMM.
III. Tabla Dinámica Por Fraccionadas (TD x Frac)

Organiza la información para realizar las salidas fraccionadas de
cada FMM.
IV. Base de Datos (BD)

En esta hoja se pega toda la información de los archivos que se
bajaron del aplicativo SYSGOLD Y ORACLE en formato Excel.
La información debe ser validada, ya que esta hoja es la que carga
todas las tablas dinámicas anteriores y es la información que se va a
digitar en el Sistema Piciz.
92
Teniendo el archivo exportado de la remisión valorizada del
aplicativo Sysgold, se copia todos los datos.
Siempre se debe iniciar el pegado en la primera celda de la tabla
6.2 DESCARGA DE LA INFORMACION DEL APLICATIVO ORACLE
6.2.1 Ingresamos al aplicativo Oracle y en la barra de herramientas del aplicativo

buscamos la pestaña ver- solicitudes y damos clic.
93
6.2.2 Damos clic en Ejecutar Nueva Solicitud
6.2.3 Damos clic en aceptar
6.2.4 Digitamos las iníciales XXYC, para filtrar los informes
94
6.2.5 Seleccionamos el informe XXYC - Informe Datos Remisión PICIZ WEB, y
damos aceptar.
6.2.6 Damos los parametros del informe:

 Organización Origen: C50
 Fecha inicial a Fecha Final: parametro de fecha que se necesita
95
 Unidad de Medida: Pac
 Tipo Pedido: Cinal_Pedido_Interno
 TRM Semana: Valor De La Tasa Representativa Del Mercado De La Semana
Manejada En PICIZ WEB
 Tipo de reporte: PICIZ
Estando todos los datos correctos damos clic en aceptar
6.2.7 Damos clilc en ejecutar para correr el informe.
96
6.2.8 Le damos clic en el icono refrescar datos para ver la fase en el que se
encuentra
 Fase Pendiente: Esta En Espera A Ejecutarse

 Fase Ejecucion: Solicitud En Proceso
 Fase Finalizado: Solicitud Ejecutada
Damos clic en la parte posterior Nombrada Visualizar Output. Para proceder a
guardar el informe.
6.2.9 Abrimos el informe generado para proceder conla exportada de los datos a
la tabla dinamica.
97
6.2.10 Por temas de compatibilidad de los archivos nos aparecera en algunos
casos esta advertencia el cual le damos si para abrir el libro de Excel.
6.2.11 El informe generado por el aplicativo Oracle esta parametrizado por fechas,
para reducir la busqueda en el informe es necesario crear un filtro, el cual lo
realizamos en la cabecera del informe.
98
6.2.12 Y filtramos por el número del viaje que se generó, dejando así los datos que
se necesitan y damos clic en aceptar.
6.2.13 Pasamos a abrir la carpeta en la que tenemos todos los archivos de los
FMM que se han realizado, para buscar las plantillas que necesitamos.
6.2.14 Abrimos el documento de Excel FMM EN BLANCO, para exportar los

datos.
99
6.2.15 Al abrir el archivo le damos Guardar Como, con la intención de manipular
el archivo original.
6.2.16 Para dar un orden en los FMM y las remisiones valorizadas que se realizan
para la salidas de zona franca, procedemos a crear una nueva carpeta que
la identificaremos inicialmente con el número de la remisión valorizada que
llevamos en consecutivo, anterior a esto debemos de saber que numero
consecutivo de remisión valorizada llevamos, y guardamos el archivo en
dicha carpeta.
100
6.2.17 Seleccionamos la hoja llamada BD y nos ubicamos en la primera celda
donde ingresaremos los datos de las remisiones
6.2.18 Seleccionamos todos los datos del archivo que descargamos del aplicativo
ORACLE, para copiarlos y pegarlos en la plantilla del FMM.
101
6.2.19 Pegamos los datos de las remisiones que descargamos.
6.2.20 Abrimos la hoja de la plantilla TD x PA y actualizamos la hoja.
102
6.2.21 Para validar que todos los datos del informe sean los reales, pasamos a
verificar los filtros y las cantidades con los documentos del cargue ficico,
6.2.22 Como primera medida abrimos los filtros de la tabla y los selecionamos
todos.
Revisamos la cantidad total de las pacas (archivo virtual Vs cargue fisico)
103
6.2.23 Después de validada la información, ocultamos las celdas y la tabla
dinámica para quedar solamente con la información necesaria mediante la
herramienta agrupar de Excel.
6.2.24 Seleccionamos y copiamos los datos de la tabla, para pasarlo al formato

compatible con el aplicativo PICIZ WEB.
104
6.2.25 Abrimos el archivo de excel llamado INTERFACE EN BLANCO compatible
con PICIZ WEB para importar los datos.
6.2.26 Nos ubicamos en la primera celda del formato y pegamos la información.
105
106
6.2.27 Seleccionamos los subtotales que aparecen al final de cada sub-partida,
teniendo en cuenta que estos totales son iguales a los que aparecen al
inicio de cada una.
6.2.28 Damos guardar como con el número de la remisión valorizada antecedida

de la palabra Interface, con el propósito de identificarla de la creada
anteriormente, se le da guardar al archivo en la carpeta creada, identificada
anteriormente con el número de la remisión valorizada que llevamos en
consecutivo, y cerramos los archivos de Excel creados
107
Después de la creación de los archivos de Excel procedemos a abrir el aplicativo
PICIZ WEB.
6.3 Acceso Al sistema PICIZ

Se puede ingresar por la dirección:
https://www.piciz.zonafrancabogota.com , osi ya está configurado en el
equipo se puede ingresar dando doble clic en el icono de Zona Franca,
ubicado en el escritorio del PC
108
6.4 Login o clave de ingreso
Una vez ingresado a la página de Zona Franca se digita la información necesaria
 Para encontrar la información con mayor facilidad se da clic en las pestañas

de cada celda
 El usuario y contraseña será otorgada por la compañía.
109
 A esta ventana se le da SI
6.5 Se ingresa al MODULO DE MOVIMIENTOS dando clic en el signo MAS.
6.6 Ingresamos a la interface ARCHIVOS FORMULARIOS e ingresamos los

datos de la zona franca correspondiente (969), código de la compañía (306)
usuario y contraseña definido por la compañía.
110
6.7 Seleccionamos la casilla REGISTRO COMPLETO DE FORMULARIO,
ingresamos el código de la transacción que se desea realizar (se puede realizar de
dos maneras, abriendo la lista desplegable a través de la pestaña que se
encuentra a la derecha de la casilla o digitando el código de la transacción )
6.8 Diligenciamos las casillas encontradas en los anexos del formulario (datos
correspondientes al despacho realizado), en la columna fecha utilizamos el
calendario que se encuentra a mano derecha y asignamos la fecha.
111
6.9 Procedemos a buscar el archivo para subir al aplicativo, Seleccionamos la
casilla ARCHIVO EXCEL y damos en el botón de examinar, para realizar la
búsqueda del documento (la búsqueda se realiza en la ubicación que se dio a los
archivos de Excel anteriormente realizados).
6.10 Seleccionamos y Damos abrir
112
6.11 Esperamos que el archivo cargue y efectué se efectúe correctamente
6.12 Al cargar exitosamente nos aparecerá la ventana con el número del FMM,
apuntamos el número y lo tenemos en cuenta para terminar al proceso más
adelante.
113
6.13 Abrimos la interface FORMULARIOS, Damos clic en el icono definitivo y en
la casilla Formulario ingresamos el número que nos dio la interface anterior.
6.14 Una vez visualizado el FMM en la ventana damos clic en el icono

TRAMITAR FORMULARIO
114
6.15 Pasado a trámite damos clic en el icono superior TRAMITAR y lo filtramos
por el número del FMM
115
6.16 Una vez cargado el formulario con los datos pasamos a digitar el número de
FMM en la celda certificado de integración y damos guardar y verifícanos que se la
operación se complete con éxito.
6.17 Damos clic en el icono TOTALIZAR Validamos la información del FMM que
concuerden con la remisión valorizada que se entrega a zona franca.
116
117
7. ANEXOS DE DOCUMENTOS O REMISION VALORIZADA EN
FORMATO JPG, PARA REVISION
La remisión valorizada se debe subir al sistema piciz para que el delegado de
zona franca realice la revisión, se debe tomar una impresión o imagen en formato
JPG, que no exceda de los 256 KB,
7.1 Para subir la imagen en piciz abrimos el icono visor que lo encontramos
cuando terminados de digitar toda la información del FMM.
7.2 Damos clic en el icono para subir archivos, el cual abre una ventana donde
ubicamos el archivo JPG.
7.3 Seleccionamos el archivo y damos aceptar.
118
7.4 ENVIO DEL FMM PARA APROBACION
Para enviar el FMM a aprobación se realiza los siguientes pasos:
119
7.5 Se debe colocar el FMM en definitivo, mediante el icono , posterior a
esto saldrá una ventana donde nos informa que el FMM genero certificado
integración, se le da aceptar.
7.6 Enviamos el formulario mediante el icono , damos aceptar a la

ventana de confirmacion y queda enviado.
Enviado el FMM a monitoreo, esperamos que el analista de zona franca realice la

revisión y apruebe el FMM para iniciar el proceso de la salida de los vehículos por
el sistema Piciz.
8. SALIDA DE VEHICULOS POR FRACCIONES O POR UN VEHICULO
8.1.1 SALIDAS FRACCIONADAS
120
En esta interfaz el Usuario Industrial registra las salidas fraccionadas de un FMM
de salida que se encuentre en estado aprobado, para que una vez se produzca el
traslado de bienes fuera de Zona Franca, el Usuario Operador las apruebe.
Las salidas fraccionadas se realizan cuando hay más de dos vehículos dentro de
un FMM.
8.1.2 A continuación se explica el procedimiento para registrar una salida

fraccionada en el sistema Piciz.
8.1.3 Ingresar a la carpeta MODULO MOVIMIENTOS
Se da clic en la interfaz SALIDAS FRACCIONADAS
8.1.4 Diligenciar información en los campos que aparecen en la siguiente tabla.

Para desplazarse de un campo a otro utilice la tecla TAB, o hacer CLICK con el
Mouse.
Campo Descripción
Formulario Número del FMM de salida sobre el cual
se van a realizar las salidas parciales. Lista
de valores sugerida por el sistema.
121
Subpartida Subpartida arancelaria del bien a salir de
Zona Franca. Lista de valores sugerida por
el sistema basada en el número de
formulario seleccionado anteriormente.
Ítem Ítem objeto de la operación. Lista de
valores sugerida por el sistema basada en
el número de formulario y subpartida
seleccionados anteriormente.
Placa Placa del vehículo que va a sacar la salida
fraccionada. Lista de valores sugerida por
el sistema.
Cantidad Cantidad real del ítem que se va a sacar
con esta salida fraccionada.
Peso Peso real del ítem que se va a sacar con
esta salida fraccionada
La información de las salidas fraccionadas se puede generar creando una tabla

dinámica en Excel el cual da más facilidad para la digitación de la información,
cada campo que se ingresa es validado por piciz, cuando el campo tiene la
información correcta aparecerá un icono verde de lo contrario saldrá un icono
rojo , la salida fraccionada se realiza por cada ítem que lleve cargado el
vehículo.
122
123
124
8.1.5 Una vez ingresado los datos de la salida fraccionada se procede a grabar
el registro en el icono Grabar
Una vez dando grabar en el icono aparecerá un mensaje informando el éxito de la

operación, se le da clic en aceptar, este proceso se realiza de igual manera para
todas las salidas.
8.1.6 Validación De Salidas Fraccionadas

La validación de salidas fraccionadas consiste en revisar que se hallan realizado
de manera correcta, con cantidades y pesos reales, la revisión se hace de la
siguiente manera:
125
8.1.7 Ingresar a la carpeta MODULO MOVIMIENTOS Se da clic en la interfaz
CONSULTASALIDAS FRACCIONADAS
8.1.8 Para realizar la busqueda del FMM que estabamos fraccionando damos
en el icono filtrar , ingresamos el numero de FMM que deseamos buscar

y damos Filtrar.
Al dar filtrar nos traera todos los items que hemos sacado por FMM, PLACA,
CANTIDAD, entre otros datos.
126
8.1.9 Ordenamos por placa con la intencion de revisar los items que salieron
asociados a la misma y se verifican.
Este proceso se realiza para cada salida fraccionada por vehículo, con la intención
de verificar las salidas.
127
8.1.10 SALIDAS DE UN VEHICULO POR FMM.
Esta salida se realiza cuando solo está implicado un vehículo por formulario, es
decir cuando todos los productos van cargados en un solo vehículo.
8.1.11 Ingresar a la carpeta MODULO CAMIONES
Se da clic en la interfaz USUARIO CALIFICADO CARGA

8.1.12 Filtramos por placa
128
8.1.13 Nos aparecerá los datos del conductor, damos clic en la placa y de forma
automática se abre una nueva ventana,
La nueva ventana aparece con la información de la compañía, damos clic sobre la
compañía para abrir una nueva ventana donde pondremos los datos de la salida
del vehículo.
8.1.14 En la ventana DOCUMENTOS X CIA, relacionaremos toda la información

correspondiente a la salida del FMM y del vehículo.
8.1.15 Insertamos un nuevo registro con el signo +,

 Formulario: Ingresamos el número de FMM correspondiente.
 Bultos Rel: Ingresamos la cantidad total de pacas que lleva el vehículo.
129
 Peso Rel: Ingresamos el Peso Bruto total de los productos
 Observaciones: creamos una observación sobre la transacción o destino del
despacho. Un ejemplo para este caso: Salida al TAN
 Y damos guardar en el icono guardar registro
DATOS PARA EL USUARIO OPERADOR
Terminando el proceso de salidas fraccionadas o salidas de un vehículo por FMM,

en la remisión que se entrega al conductor debemos anotar el número de FMM y
el peso bruto de los artículos que lleva cargados.
130
Anexo 9. Ejemplo archivo cargue en Excel.xlsx
Formulario
Transacción
Importador
Documento de Transporte
Documento de Exportación
Factura Comercial
Embarque
Comentario
Exportador
Tipo
Valor Agregado Nal.
Reintegro
DETALLE DE LA SUBPARTIDA ITEM

Codigo Subpartida Peso Bruto Peso neto Embalaje Bultos Pais de Origen Pais de Compra Pais Destino Bandera Pais Procedencia Transporte Fletes seguros y Otros Item Cantidad Precio Unitario Conversión
131
Anexo 10. Documento: PWZF- SVC01 – Servicio Cargue Excel emitido por la
zona franca Bogotá.
Documento: PWZF- SVC01 – Servicio Cargue Excel

Última Actualización:
11/06/2012
N° Documento: Versión: 1.0
001
Módulo de Referencia: Cargue Archivos Excel
Realizado Por: Juan Carlos Méndez González
Fecha de Diseño: 30/03/2011
CONTENIDO
1. ESPECIFICACION TÉCNICA
1.1. Preparación Archivo Excel para cargue del FMM en el aplicativo PICIZWEB
Para la ejecución de éste nuevo servicio ARCHIVOS DE EXCEL a PICIZWEB,

trabajaremos unas pruebas en nuestro ambiente de capacitación de la siguiente
manera:
EL archivo que deben preparar para poder ejecutar el servicio que está
desarrollado, tomando información desde ARCHIVOS DE EXCEL a PICIZWEB
tiene la siguiente forma:
132
Las condiciones a tener en cuenta con el archivo de formato Excel, serán las
siguientes:
 El formato del archivo de Excel que se desee cargar, debe contener todos
los campos como se muestra en el documento adjunto que se entrega con
éste comunicado.
 El nombre de la hoja en el archivo de Excel debe llevar el titulo
“FORMULARIO”.
 Si el campo formulario del archivo no tiene código, se asume que es un
registro nuevo de formulario, de lo contrario se toma como completar
formulario separado.
 El archivo de Excel a cargar debe tener la extensión .xlsx. (Este tipo de
formato se trabaja en las versiones de hoja de cálculo de Microsoft Excel
2007 o 2010).
 Por favor tener en cuenta que la información registrada en la hoja de cálculo
de Excel sea la correcta.
133
1.1. Cargue en el aplicativo PICIZWEB (Capacitación).
(Figura 1.)
Para la ejecución de las pruebas, ingresaremos desde el aplicativo PICIZWEB

seleccionando la Zona Franca de Capacitación ZFPE (Ver figura 1).
134
(Figura 2.)
Por el menú de MOVIMIENTOS existe un modulo llamado CARGA ARCHIVOS

EXCEL, hacemos uso de ésta opción (Ver figura 2).
(Figura 3.)
Ejecutando la opción descrita anteriormente el programa nos invocara el desarrollo

del servicio para cargue de archivos desde formato Excel en donde haremos la
135
conexión al aplicativo con los datos de nuestro usuario de PICIZWEB como lo
muestra la figura 3.
NOTA: (Para la ejecución de las pruebas el usuario debe utilizar los datos que se
muestran en la figura 3 y la contraseña a utilizar será INDUSTRIAL1.
(Figura 4.)
Como se muestra en la figura 4, el usuario debe escoger y completar los campos

que le son marcados con * concordantes con los datos que ha preparado en su
archivo de Excel.
Para el cargue del archivo de Excel desde la ruta de acceso se deben tener en
cuenta las recomendaciones que se precisaron en el principio de este documento.
136
Esta imagen representa la ventana en Windows desde donde podremos encontrar
la ruta del archivo de Excel que necesitamos subir a PICIZWEB.
Una vez se ha seleccionado el archivo, el servicio en PICIZWEB procesara los

datos como se muestra en la figura 5.
137
(Figura 5.)
Con los datos bien preparados desde la hoja de cálculo de Excel el resultado
desde el servicio debe ser como el que se muestra en la figura 6.
(Figura 6.
Si el archivo de la hoja de cálculo de Excel no cuenta con los datos correctos el

servicio les arrojara una indicación como se muestra en la figura 7.
(Figura 7.)
138
Finalmente para temas de validación debemos verificar en el aplicativo PICIZWEB
en el modulo de MOVIMIENTOS – FORMULARIOS, el formulario asignado, los
anexos enviados y las subpartidas con sus items y datos correctos como se
muestra en las figuras siguientes y así poder cerrar la ejecución del servicio de
cargue desde archivos de Excel.
139

Edwin Giraldo Restrepo Jennifer Morales Tamayo

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