2018 Actualización Documentacion Aireco

ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO EN LA EMPRESA AIRECO S.A.S BAJO LOS LINEAMIENTOS DE

LAS NORMAS ISO 9001:2015, ISO 14001:2015
MARÍA MARGARITA TRUJILLO RODRÍGUEZ

IBETH CAROLINA OLAYA CORTES
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍAS
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
NEIVA
2018
ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO EN LA EMPRESA AIRECO S.A.S BAJO LOS LINEAMIENTOS DE
LAS NORMAS ISO 9001:2015, ISO 14001:2015
MARÍA MARGARITA TRUJILLO RODRÍGUEZ

IBETH CAROLINA OLAYA CORTES
Informe final de seminario de profundización presentado como requisito

para optar al título de INGENIERO INDUSTRIAL
Asesor
Ing. CARLOS WILMER OVIEDO CORDOBA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍAS
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
NEIVA
2018
Nota de aceptación
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
Firma del presidente del jurado
_______________________________
Firma del jurado
_______________________________
Firma del jurado
Neiva, 15 de Enero de 2019
3
DEDICATORIA
Dedicamos este trabajo de grado principalmente a Dios y la virgen por habernos

dado la oportunidad de superarnos como personas, por llenarnos de fe y sabiduría
en el trasegar de nuestros estudios, a nuestros padres por brindarnos la
oportunidad de ser alguien en la vida y que al día de hoy estaremos culminando
una gran etapa de nuestras vidas y a nuestros amigos que siempre nos brindaron
el apoyo incondicional en el proceso educativo
4
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 11
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 13
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................... 13
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................. 14
2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................ 15
3. OBJETIVOS ....................................................................................................... 16
3.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 16
3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS .............................................................................. 16
4. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 17
4.1 SISTEMA DE GESTIÓN .................................................................................. 17
4.2 NORMAS ISO .................................................................................................. 18
4.3 CONCEPTO DE CALIDAD .............................................................................. 18
4.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD ......................................................... 18
4.5 INTRODUCCIÓN ISO 9001:2015 – TEXTUAL ................................................ 19
4.5.1 Generalidades. .............................................................................................. 19
4.5.2 Principios de la gestión de la calidad. ........................................................... 21
4.5.3 Enfoque a procesos. ..................................................................................... 21
4.5.4 Pensamiento basado en riesgos. .................................................................. 24
5
4.5.5 Relación con otras normas de sistemas de gestión. ..................................... 24
4.5.6 Objeto y campo de aplicación. ...................................................................... 25
4.6 INTRODUCCIÓN ISO 14001:2015 – TEXTUAL .............................................. 25
4.6.1 Antecedentes. ............................................................................................... 25
4.6.2 Objetivo de un sistema de gestión ambiental................................................ 26
4.6.3 Factores de éxito. ......................................................................................... 27
4.6.4 Modelo planificar - hacer - verificar – actuar. ................................................ 27
4.6.5 Contenido de la ISO 14001:2015. ................................................................. 28
4.6.6 Objeto y campo de aplicación. ...................................................................... 30
5. DESARROLLO DEL TRABAJO ......................................................................... 31
5.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................. 38
5.1.1 Misión............................................................................................................ 38
5.1.2 Misión............................................................................................................ 38
5.1.3 Política integral. ............................................................................................ 38
5.1.4 Objetivos de la organización. ........................................................................ 38
5.2 FORMULACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS FUNCIONALES ............................ 41
5.3 PLANIFICACION DEL SISTEMA Y CAMBIOS ................................................ 42
5.3.1 Procedimiento de gestión del cambio. .......................................................... 43
6. DISEÑO METODOLÓGICO PRELIMINAR ........................................................ 47
6.1 FORMAS DE INVESTIGACIÓN....................................................................... 47
6.1.1 Cualitativa. .................................................................................................... 47
6.1.2 Cuantitativa. .................................................................................................. 47
6
6.2 POBLACIÓN .................................................................................................... 47
6.3 FUENTES, TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN ..................................................................................................... 47
6.3.1 Fuentes. ........................................................................................................ 47
6.3.2 Técnicas........................................................................................................ 47
6.3.3 Instrumentos. ................................................................................................ 47
7. CRONOGRAMA ................................................................................................ 48
8. CONCLUSIONES .............................................................................................. 49
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 50
7
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Caracterización de compras .................................................................... 33
Tabla 2. Caracterización de gestión gerencial ....................................................... 34
Tabla 3. Caracterización de gestión HSEQ ........................................................... 35
Tabla 4. Caracterización de mantenimiento ........................................................... 36
Tabla 5. Caracterización de personal .................................................................... 37
Tabla 6. Análisis contexto organizacional con la matriz DOFA .............................. 39
Tabla 7. Componentes del factor externo e interno ............................................... 40
Tabla 8. Evaluación estratégica del factor externo ................................................ 40
Tabla 9. Evaluación estratégica del factor interno ................................................. 40
Tabla 10. Matriz DOFA - Formulación de directrices estratégicas ......................... 42
Tabla 11. Nivel de afectación del riesgo al SGI ..................................................... 46
Tabla 12. Cronograma de actividades ................................................................... 48
8
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Representación esquemática de los elementos de un proceso .............. 22
Figura 2. Estructura de esta norma internacional con el ciclo PHVA ..................... 23
Figura 3. Modelo PHVA y el marco de referencia ISO 14001:2015 ....................... 28
Figura 4. Mapa de procesos .................................................................................. 32
Figura 5. Matriz de evaluación de factores determinantes ..................................... 41
Figura 6. Procedimiento de gestión del cambio ..................................................... 43
9
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A . ............................................................................................................... 29
Anexo B ................................................................................................................. 29
10
INTRODUCCIÓN
La globalización de la economía ha generado una mayor productividad y calidad

entre las diferentes empresas, lo que ha dado paso a que las organizaciones
busquen un mejor aprovechamiento de sus recursos y una mayor calidad en sus
productos para poder ser más competitivos, así mismo, las organizaciones se ven
en la necesidad del mejoramiento continuo proporcionando cumplimiento a las
especificaciones y requisitos a que los obliga la nueva versión de las normas con
el fin de ajustar sus procesos, es por esto que una de las estrategias para llevar a
cabo la estandarización son los sistemas integrados de gestión, los cuales se
orientan a la gestión por procesos teniendo en cuenta además las necesidades de
los clientes para lo cual se realiza la documentación y ejecución de las normas
NTC ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.
Las normas NTC ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 están orientadas hacia un
enfoque sistemático sobre los aspectos de calidad y ambiental de una
organización, utilizadas como “herramientas” que posibilita a una organización,
cualquiera que sea su tipo o tamaño, controle el impacto de sus actividades,
productos o servicios sobre el medio ambiente y la calidad. Estas normas brindan
una estructura de alto nivel que ayuda a la organización a identificar aquellos
aspectos de su negocio que tienen un impacto significativo sobre el medio
ambiente y calidad y su compromiso con la satisfacción de sus clientes, a
establecer objetivos y metas para minimizar estos impactos y desarrollar
programas para alcanzar metas e implementar otras medidas de control
operacionales para asegurar la conformidad.
AIRECO S.A.S, es una empresa de servicios que se orienta a la instalación y

mantenimiento de aires acondicionados y equipos de ventilación mecánica,
teniendo en cuenta el desarrollo tecnológico de las diferentes marcas de productos
que ofrece, apoyados por un grupo administrativo y operativo entrenado y
capacitado, que trabaja por la satisfacción de las necesidades de los clientes; su
prioridad ha sido crecer sólida y paulatinamente con la oferta de nuevos productos
y servicios lo que genera la necesidad de contratar nuevo personal que atienda
con eficiencia y eficacia a los clientes que requieren de los productos que se
ofrecen.
La empresa se encuentra certificada con la norma ISO 9001:2008 desde el año

2010, ha desarrollado el mejoramiento continuo de los procesos como estrategia
para mantener al día los procesos y procedimientos del sistema, sin embargo, con
el cambio de versión que ha tenido la norma a partir del año 2015 se ha visto en la
necesidad de actualizar la documentación y prepararse para su recertificación a la
nueva ISO 9001:2015.
11
El grupo de trabajo le ha propuesto a la empresa la identificación y reajuste de la
documentación con la norma ISO 9001:2008 la cual se ha tomado como base para
hacer una actualización en la documentación en la norma ISO 9001:2015 e ISO
14001:2015, con lo cual tiene como finalidad lograr la integración de las dos
normas mencionadas en un solo sistema lo cual incidirá en el mejoramiento de la
gestión empresarial, obteniendo además un servicio con la calidad requerida sin
provocar daños en el medio ambiente ni en los trabajadores. Los numerales de la
norma que se van a actualizar son el contexto de la organización (interno,
externo), identificación de las partes interesadas, planificación del sistema y
cambios, matriz de riesgo), utilizados para un mejor desempeño de la
organización.
La empresa ha realizado todo esto con el fin de que los riesgos potenciales
existentes en la empresa a los que se exponen continuamente sean controlados,
dado de no ser así, atrasarían el normal funcionamiento de la organización y se
vería afectado el desarrollo normal de sus procesos.
12
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La competitividad a nivel empresarial ha ocasionado que las organizaciones

realicen mayores esfuerzos para mantenerse en el mercado buscando como
primera medida, la satisfacción de las necesidades del cliente. Dentro de las
estrategias que la organización utiliza para mantenerse competitivo en ella es
lograr que se adopte la útil herramienta llamada calidad aplicándose en todos los
procesos de la empresa. Por lo tanto, la implementación de un sistema de gestión
integral en una organización es una herramienta que permite una mejora global en
la empresa y garantiza la estandarización de los procesos y métodos a fin de que
se cumpla con los requerimientos obtenidos de los clientes.
AIRECO S.A.S una vez obtuvo la certificación no ha visto la necesidad de seguir

manteniendo el sistema de gestión lo cual genero falta de adherencia en los
procesos, reprocesos, duplicidad de funciones, carencia de líderes por área, se
han presentado lesiones en los líderes de procesos, incumplimiento en los
requisitos, en los factores internos y externos que influyen en la prestación del
servicio, mal manejo en los diferentes procesos presentes en la organización que
influyen en el funcionamiento de la empresa llegándose a concretarse las
consecuencias nefastas, como lo es la pérdida de un cliente y el impacto
ambiental que este puede causar, razones por las cuales se han visto en la
obligación de actualizar la documentación de los sistemas nuevamente para
mejorar sus actividades y obtener la recertificación que le permita cumplir con las
necesidades y expectativas de los clientes,
En el proceso de mejoramiento continuo se ha decidido mitigar los impactos y

riesgos que están afectando el funcionamiento normal de la empresa y así lograr
controlarlos para que no generen deterioro en los demás procesos, evitando la
afectación directa sobre el normal desempeño de la empresa, por consiguiente se
realizará de forma integrada las matrices relacionadas a los numerales de la
norma 2015, como lo son: (el contexto de la organización interno, externo,
identificación de las partes interesadas, planificación del sistema y cambios, matriz
de riesgo, con la fuerte idea de poder identificar, valorar y calificar lo que se
encuentre latente dentro de la organización.
La empresa AIRECO S.A.S está dispuesta a lograr detectar las falencias y realizar
un proceso constante de mejora continua, teniendo en cuenta la norma ISO
9001:2015 e ISO 14001:2015 para ser más competitiva en el mercado por medio
de la prestación de servicio en el sector industrial.
13
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué documentación se debe actualizar en la empresa AIRECO S.A.S para que

cumpla con los requisitos establecidos en la nueva versión de la norma ISO
9001:2015 e ISO 14001:2015?
14
2. JUSTIFICACIÓN
Hoy en día las empresas compiten en el mercado por medio de la calidad de sus
servicios y productos, es por esto que se hace sumamente importante que los
riesgos y oportunidades a los que se encuentran expuestos y que, de cierta
manera pueda perjudicar el normal funcionamiento de la empresa, deban ser
controlados; ya que si los riesgos que afectan indirectamente el normal
funcionamiento de la empresa llegasen a concretarse traería consecuencias
nefastas, causándole perdidas de productos y servicios y en su más grave
escenario la pérdida del mismo cliente.
La identificación y actualización de la documentación basada en la norma NTC

ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, se realizó con el fin de poder contribuir y dar
control a las falencias identificadas en la ISO 9001:2008 de la organización, con la
elaboración de dichas matrices que se aplican para controlar, mitigar, valorar los
potenciales de la organización, y en base a los resultados así mismo cooperar en
el desarrollo que hagan posible una mentalidad dentro de la empresa del
pensamiento basados en el riesgo y el medio ambiente.
Por ende, a la empresa AIRECO S.A.S, se le ha propuesto la identificación y

actualización de la documentación basada en la norma ISO 9001:2015 e ISO
14001:201, con el fin de participar en el proceso de consolidar información en el
contexto de la organización, partes interesadas, planificación y riesgos para
objetar las responsabilidades y gran compromiso con el medio ambiente en la
generación de residuos (sólidos) en sus procesos y en cuanto a calidad, a las
necesidades del cliente; ya que son unas herramientas para alcanzar los objetivos
de la empresa, además es una ventaja competitiva que valoran los clientes; con
base en lo anterior se tendrá en cuenta los procesos tales como (Gestión
Gerencial, HSEQ, Compras, manteniendo, personal) y asegurar que se
desarrollen a diario bajo total normalidad.
Las empresas que se encuentran certificadas con la versión 2008 de ambas

normas, tuvieron la oportunidad de hacer su actualización para la recertificación en
la adaptación 2015 en un lapso de tiempo de 3 años; dado así que la empresa
AIRECO S.A.S obtuvo su certificación en el año 2010 de la versión 2008, esta no
vio la necesidad de renovar y dejo a un lado el sistema, permitiendo así que se
generaran problemas en la organización , es por esto que se ha visto en la
necesidad de volver a obtener la recertificación, por lo cual la se está actualizando
en la documentación de la 2015.
15
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar la documentación del sistema integrado de gestión bajo los lineamientos

de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, en la empresa AIRECO S.A.S.
3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS
 Realizar el diagnóstico de la documentación existente en la empresa AIRECO

S.A.S, teniendo en cuenta la norma ISO 9001:2008 comparándola con la
norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015
 Identificar los riesgos en calidad y ambientales, mediante la elaboración de la

documentación referente al contexto de la organización, identificación de las
partes interesadas, planificación del sistema y riesgos con el fin de actualizar
los cambios que trae la nueva versión de la norma, favoreciendo en los
procesos organizativos de la empresa.
16
4. MARCO TEÓRICO
4.1 SISTEMA DE GESTIÓN
Todas las actividades de una organización implican riesgo. Las organizaciones

gestionan el riesgo mediante su identificación y análisis. Luego evalúan si éste se
debiera modificar por medio del tratamiento del riesgo con el fin de satisfacer los
criterios del mismo. A través de este proceso, las organizaciones se comunican y
consultan con las partes involucradas, monitorean y revisan el riesgo y los
controles que lo están modificando con el fin de garantizar que no se requiere
tratamiento adicional del mismo. Esta norma describe este proceso sistemático y
lógico en detalle.
Aunque todas las organizaciones gestionan el riesgo en algún grado, esta norma
establece un número de principios que es necesario satisfacer para hacer que la
gestión del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda que las organizaciones
desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de referencia cuyo
propósito sea integrar el proceso para la gestión del riesgo en los procesos
globales de gobierno, estrategia y planificación, gestión, procesos de presentación
de informes, políticas, valores y cultura de la organización.
La gestión del riesgo se puede aplicar a toda la organización, en todas sus

muchas áreas y niveles, en cualquier momento, así como a funciones, proyectos y
actividades específicas.
Aunque la práctica de la gestión del riesgo se ha desarrollado con el paso del

tiempo y en muchos sectores para satisfacer diversas necesidades, la adopción de
procesos consistentes dentro de un marco de referencia exhaustivo puede ayudar
a garantizar que el riesgo se gestiona eficaz, eficiente y coherentemente en toda la
organización. El enfoque genérico que se describe en esta norma suministra los
principios y las directrices para la gestión de cualquier forma de riesgo en una
manera sistemática, transparente y creíble, y en cualquier alcance y contexto.
Cada sector específico o cada aplicación de la gestión del riesgo traen consigo
necesidades, audiencias, percepciones y criterios individuales. Por lo tanto, una
característica clave de esta norma es la inclusión del "establecimiento del
contexto" como una actividad al inicio de este proceso genérico para la gestión del
riesgo. Al establecer el contexto se capturarán los objetivos de la organización, el
entorno en el cual ella persigue sus objetivos, sus partes involucradas y la
diversidad de criterios de riesgo; todo en conjunto ayudará a revelar y evaluar la
naturaleza y la complejidad de sus riesgos1.
1
Norma ISO 9001:20015
17
4.2 NORMAS ISO
La International Estandarización Organización (ISO), es la entidad internacional

que se encarga de desarrollar y publicar normas internacionales para la
fabricación, comercio y comunicación que se emplea en todo el mundo. Las
normas que la ISO más utiliza esta la de calidad, gestión medio ambiental, signos
y símbolos matemáticos, responsabilidad social, gestión de energía, entre otras.
En Colombia las empresas emplean el uso de las normas ISO 9001 y 14001, ya
que estas revisten gran interés para enfrentar la globalización que trae cambios
económicos cambiantes que exigen que estas estén a la vanguardia y sobre todo
comprometidas con la calidad de producto o servicios que presten, así como
también como el medio ambiente.
Es por esto por lo que ICONTEC Internacional, como Organismo Nacional de

Normalización de Colombia, y también como institución de evaluación de la
conformidad, miembro activo de ISO y representante del país en el proceso de
actualización de las normas, reconoce la importancia de brindarle al sector público
y privado y en general al sector empresarial de nuestro país, información
completa, actualizada y de primera mano en esta materia2.
4.3 CONCEPTO DE CALIDAD
Es de gran relevancia tener claro el concepto de calidad, para Philip Crosby quien
ha sido llamado el maestro de la calidad en los años sesenta planteos que la
calidad corresponde a Cero Defectos, y planteo un programa de catorce pasos
que le dan la posibilidad a las empresas para alcanzar casi que la perfección
empleando la motivación como estrategia entre los trabajadores. La
norma ISO 9000, define la calidad como el grado en el que un conjunto de
características inherentes cumple con los requisitos, entendiéndose por requisito
“necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
4.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
Para asegurar la calidad, surgieron los Sistemas de Gestión de Calidad que son
un conjunto de normas y estándares internacionales que se interrelacionan entre
sí para hacer cumplir los requisitos de calidad que una empresa requiere para
satisfacer los requerimientos acordados con sus clientes a través de una mejora
continua, de una manera ordenada y sistemática. (ISO).
2
Normas ISO 9001:2015 y Norma ISO 14001: 2015
18
Con estos estándares internacionales se busca que las empresas a través del
empleo de productos o servicios, donde emplea materiales, productos, procesos,
los hagan de una forma diferente y siguiendo unos parámetros que le permita
producir con calidad. Se encuentra normas como:
 ISO 9000: 2005 Describe los términos fundamentales y las definiciones

utilizadas en las normas.
 ISO 9001: 2008 Valora la capacidad de cumplir con los requisitos del cliente.
 ISO 9004: 2009 Considera la eficacia y la eficiencia de un Sistema de Gestión

de la Calidad y por lo tanto el potencial de mejora del desempeño de la
organización. (Mejora Continua).
 ISO 19011: 2002 Proporciona una metodología para realizar auditorías tanto a
Sistemas de Gestión de la Calidad como a Sistemas de Gestión Ambiental.
 ISO 14001: 2004 Define los requerimientos de un Sistema de Gestión

Ambiental.
 OHSAS 18001: 2007 Es el estándar aplicable en las áreas de seguridad

industrial y salud ocupacional. Por sus siglas, Ocupacional Health and Safety
Management Sistemas (Sistemas de Salud Ocupacional y Administración de la
Seguridad)
 ISO/IEC 27001: 2005 Estándares que se aplican a los requisitos en cuestiones

de seguridad informática y técnicas de seguridad. Implementa requerimientos
para el control de: riesgos, ataques, vulnerabilidades e impactos en los
sistemas.
 AS9100(C): 2009 Sistema de Gestión de Calidad adoptado específicamente

para la industria Aeroespacial para satisfacer los requerimientos de calidad de
la DOD, NASA y FAA.
4.5 INTRODUCCIÓN ISO 9001:2015 – TEXTUAL
4.5.1 Generalidades. La adopción de un sistema de gestión de la calidad es una

decisión estratégica para una organización que le puede ayudar a mejorar su
desempeño global y proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo
sostenible.
19
Los beneficios potenciales para una organización de implementar un sistema de
gestión de la calidad basado en esta Norma Internacional son3:
 La capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que

satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
 Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente;
 Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;
 La capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de

gestión de la calidad especificados.
 Esta Norma Internacional puede ser utilizada por partes internas y externas.
 No es la intención de esta Norma Internacional presuponer la necesidad de:
 Uniformidad en la estructura de los distintos sistemas de gestión de la calidad;
 Alineación de la documentación a la estructura de los capítulos de esta Norma

Internacional;
 Utilización de la terminología específica de esta Norma Internacional dentro de

la organización.
Los requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados en esta Norma

Internacional son complementarios a los requisitos para los productos y servicios.
Esta Norma Internacional emplea el enfoque a procesos, que incorpora el ciclo
Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos. El
enfoque a procesos permite a una organización planificar sus procesos y sus
interacciones.
El ciclo PHVA permite a una organización asegurarse de que sus procesos

cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de
mejora se determinen y se actúe en consecuencia.
El pensamiento basado en riesgos permite a una organización determinar los

factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de la
calidad se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles
preventivos para minimizar los efectos negativos y maximizar el uso de las
oportunidades a medida que surjan.
3
Norma ISO 9001:2015
20
El cumplimiento permanente de los requisitos y la consideración constante de las
necesidades y expectativas futuras representa un desafío para las organizaciones
en un entorno cada vez más dinámico y complejo. Para lograr estos objetivos, la
organización podría considerar necesario adoptar diversas formas de mejora
además de la corrección y la mejora continua, tales como el cambio abrupto, la
innovación y la reorganización. En esta Norma Internacional, se utilizan las
siguientes formas verbales:
 “Debe” indica un requisito;

 “Debería” indica una recomendación;
 “Puede” indica un permiso, una posibilidad o una capacidad.
4.5.2 Principios de la gestión de la calidad. Esta Norma Internacional se basa

en los principios de la gestión de la calidad descritos en la Norma ISO 9001. Las
descripciones incluyen una declaración de cada principio, una base racional de por
qué el principio es importante para la organización, algunos ejemplos de los
beneficios asociados con el principio y ejemplos de acciones típicas para mejorar
el desempeño de la organización cuando se aplique el principio 4. Los principios de
la gestión de la calidad son:
 Enfoque al cliente;
 Liderazgo;
 Compromiso de las personas;
 Enfoque a procesos;
 Mejora;
 Toma de decisiones basada en la evidencia;
 Gestión de las relaciones.
4.5.3 Enfoque a procesos.
4.5.3.1 Generalidades. Esta Norma Internacional promueve la adopción de un

enfoque a procesos al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema
de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de los requisitos del cliente. Además, se incluye requisitos
específicos considerados esenciales para la adopción de un enfoque a procesos.
La comprensión y gestión de los procesos interrelacionados como un sistema
contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus
resultados previstos.
4
Norma ISO 9001:2015
21
Este enfoque permite a la organización controlar las interrelaciones e
interdependencias entre los procesos del sistema, de modo que se pueda mejorar
el desempeño global de la organización. El enfoque a procesos implica la
definición y gestión sistemática de los procesos y sus interacciones, con el fin de
alcanzar los resultados previstos de acuerdo con la política de la calidad y la
dirección estratégica de la organización. La gestión de los procesos y el sistema
en su conjunto puede alcanzarse utilizando el ciclo PHVA con un enfoque global
de pensamiento basado en riesgos dirigido a aprovechar las oportunidades y
prevenir resultados no deseados. La aplicación del enfoque a procesos en un
sistema de gestión de la calidad permite:
 La comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos;
 La consideración de los procesos en términos de valor agregado;
 El logro del desempeño eficaz del proceso;
 Mejora de procesos con base en la evaluación de los datos y la información.
La Figura 1 proporciona una representación esquemática de cualquier proceso y

muestra la interacción de sus elementos. Los puntos de control del seguimiento y
la medición, que son necesarios para el control, son específicos para cada
proceso y variarán dependiendo de los riesgos relacionados.
Figura 1. Representación esquemática de los elementos de un proceso
Fuente: ISO 9001:2015
22
4.5.3.2 Ciclo planificar-hacer-verificar-actuar. El ciclo PHVA puede aplicarse a
todos los procesos y al sistema de gestión de la calidad como un todo.
Figura 2. Estructura de esta norma internacional con el ciclo PHVA
El ciclo PHVA puede describirse brevemente así:5
 Planificar: establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos
necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las políticas de la organización, e identificar y abordar
los riesgos y las oportunidades;
 Hacer: implementar lo planificado;
 Verificar: realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los

procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los
objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los
resultados;
 Actuar: tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario.
5
Norma ISO 9001:2015
23
4.5.4 Pensamiento basado en riesgos. El pensamiento basado en riesgos es
esencial para lograr un sistema de gestión de la calidad eficaz. El concepto de
pensamiento basado en riesgos ha estado implícito en ediciones anteriores de
esta Norma Internacional, incluyendo, por ejemplo, llevar a cabo acciones
preventivas para eliminar no conformidades potenciales, analizar cualquier no
conformidad que ocurra, y tomar acciones que sean apropiadas para los efectos
de la no conformidad para prevenir su recurrencia.
Para ser conforme con los requisitos de esta Norma Internacional, una
organización necesita planificar e implementar acciones para abordar los riesgos y
las oportunidades. Abordar tanto los riesgos como las oportunidades establecen
una base para aumentar la eficacia del sistema de gestión de la calidad, alcanzar
mejores resultados y prevenir los efectos negativos.
Las oportunidades pueden surgir como resultado de una situación favorable para
lograr un resultado previsto, por ejemplo, un conjunto de circunstancias que
permita a la organización atraer clientes, desarrollar nuevos productos y servicios,
reducir los residuos o mejorar la productividad.
Las acciones para abordar las oportunidades también pueden incluir la

consideración de los riesgos asociados. El riesgo es el efecto de la incertidumbre y
dicha incertidumbre puede tener efectos positivos o negativos. Una desviación
positiva que surge de un riesgo puede proporcionar una oportunidad, pero no
todos los efectos positivos del riesgo tienen como resultado oportunidades.
4.5.5 Relación con otras normas de sistemas de gestión. Esta Norma

Internacional aplica el marco de referencia desarrollado por ISO para mejorar el
alineamiento entre sus Normas Internacionales para sistemas de gestión. Esta
Norma Internacional permite a una organización utilizar el enfoque a procesos, en
conjunto con el ciclo PHVA y el pensamiento basado en riesgos, para alinear o
integrar su sistema de gestión de la calidad con los requisitos de otras normas de
sistemas de gestión. Esta Norma Internacional se relaciona con la Norma
ISO 9000 y la Norma ISO 9004 como sigue:
 ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario:

proporciona una referencia esencial para la comprensión e implementación
adecuadas de esta Norma Internacional.
 ISO 9004 Gestión para el éxito sostenido de una organización: enfoque de

gestión de la calidad, proporciona orientación para las organizaciones que
elijan ir más allá de los requisitos de esta Norma Internacional.
24
Esta Norma Internacional no incluye requisitos específicos de otros sistemas de
gestión, tales como aquellos para la gestión ambiental, la gestión de la salud y
seguridad ocupacional o la gestión financiera. Para varios sectores se han
desarrollado normas del sistema de gestión de la calidad específicas del sector,
basadas en los requisitos de esta Norma Internacional. Algunas de estas normas
especifican requisitos adicionales del sistema de gestión de la calidad, mientras
que otras se limitan a proporcionar orientación para la aplicación de esta Norma
Internacional dentro del sector particular.
4.5.6 Objeto y campo de aplicación. Esta Norma Internacional especifica los

requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización:
 Necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos y

servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables, y
 Aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del

sistema, incluidos los procesos para la mejora del sistema y el aseguramiento
de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables.
Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genéricos y se pretende que
sean aplicables a todas las organizaciones, sin importar su tipo o tamaño, o los
productos y servicios suministrados.
4.6 INTRODUCCIÓN ISO 14001:2015 – TEXTUAL
4.6.1 Antecedentes. El logro de equilibrio entre el medio ambiente, la sociedad y

la economía, se considera esencial para satisfacer las necesidades del presente
sin poner en riesgo la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus
necesidades. El desarrollo sostenible como objetivo se logra mediante el equilibrio
de los “tres pilares” de la sostenibilidad.
Las expectativas de la sociedad en cuanto a desarrollo sostenible, transparencia y

responsabilidad y rendición de cuentas han evolucionado dentro del contexto de
legislaciones cada vez más estrictas, presiones crecientes con relación a la
contaminación del medio ambiente. Uso ineficiente de recursos, gestión
inapropiada de residuos, cambio climático, degradación de los ecosistemas y
pérdida de biodiversidad.
25
Esto ha conducido a que las organizaciones adopten un enfoque sistemático con
relación a la gestión ambiental mediante la implementación de sistemas de gestión
ambiental, cuyo objetivo es contribuir al “pilar ambiental” de la sostenibilidad.
4.6.2 Objetivo de un sistema de gestión ambiental. El propósito de esta Norma

Internacional es proporcionar a las organizaciones un marco de referencia para
proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales
cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Esta norma
específica requisitos que permitan que una organización logre los resultados
previstos que ha establecido para su sistema de gestión ambiental.
Un enfoque sistemático a la gestión ambiental puede proporcionar información a la

alta dirección para generar éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir al
desarrollo sostenible mediante:
 La protección del medio ambiente, mediante la prevención o mitigación de

impactos ambientales adversos;
 La mitigación de efectos potencialmente adversos de las condiciones

ambientales sobre la organización;
 El apoyo a la organización en el cumplimiento de los requisitos legales y otros

requisitos;
 La mejora del desempeño ambiental;
 el control o la influencia sobre la forma en la que la organización diseña,

fabrica, distribuye, consume y lleva a cabo la disposición final de productos o
servicios, usando una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir que los
impactos ambientales sean involuntariamente trasladados a otro punto del ciclo
de vida;
 El logro de beneficios financieros y operacionales que puedan ser el resultado

de implementar alternativas ambientales respetuosas que fortalezcan la
posición de la organización en el mercado;
 La comunicación de la información ambiental a las partes interesadas

pertinentes.
Esta Norma Internacional, al igual que otras Normas Internacionales, no está

prevista para incrementar ni cambiar los requisitos legales de una organización.
26
4.6.3 Factores de éxito. El éxito de un sistema de gestión ambiental depende del
compromiso de todas las funciones y niveles de la organización, bajo el liderazgo
de la alta dirección. Las organizaciones pueden aprovechar las oportunidades de
prevenir o mitigar impactos ambientales adversos e incrementar los impactos
ambientales beneficiosos, particularmente los que tienen consecuencias
estratégicas y de competitividad.
La alta dirección puede abordar eficazmente sus riesgos y oportunidades

mediante la integración de la gestión ambiental a sus procesos de negocio,
dirección estratégica y toma de decisiones, alineándolos con otras prioridades de
negocio, e incorporando la gobernanza ambiental a su sistema de gestión global.
La demostración de la implementación exitosa de esta Norma Internacional se
puede usar para asegurar a las partes interesadas que se ha puesto en marcha un
sistema de gestión ambiental eficaz.
Sin embargo, la adopción de esta Norma Internacional no garantiza en sí misma

resultados ambientales óptimos. La aplicación de esta Norma Internacional puede
ser diferente de una organización a otra debido al contexto de la organización. Dos
organizaciones pueden llevar a cabo actividades similares, pero pueden tener
diferentes requisitos legales y otros requisitos, diferentes compromisos de política
ambiental, diferentes tecnologías ambientales y diferentes objetivos de
desempeño ambiental, y aun así ambas pueden ser conformes con los requisitos
de esta Norma Internacional.
El nivel de detalle y complejidad del sistema de gestión ambiental variará

dependiendo del contexto de la organización, el alcance de su sistema de gestión
ambiental, sus requisitos legales y otros requisitos y la naturaleza de sus
actividades, productos y servicios, incluidos sus aspectos ambientales y los
impactos ambientales asociados6.
4.6.4 Modelo planificar - hacer - verificar – actuar. La base para el enfoque que
subyace a un sistema de gestión ambiental se fundamenta en el concepto de
Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA). El modelo PHVA proporciona un
proceso iterativo usado por las organizaciones para lograr la mejora continua. Se
puede aplicar a un sistema de gestión ambiental y a cada uno de sus elementos
individuales, y se puede describir brevemente así:
 Planificar: establecer los objetivos ambientales y los procesos necesarios para

generar y proporcionar resultados de acuerdo con la política ambiental de la
organización.
 Hacer: implementar los procesos según lo planificado.
6
27
 Verificar: hacer el seguimiento y medir los procesos respecto a la política
ambiental, incluidos sus compromisos, objetivos ambientales y criterios
operacionales, e informar de sus resultados.
 Actuar: emprender acciones para mejorar continuamente10.
La Figura 3 ilustra cómo el marco de referencia introducido en esta Norma

Internacional se puede integrar en el modelo PHVA, lo cual puede ayudar a
usuarios actuales y nuevos a comprender la importancia de un enfoque de
sistema.
Figura 3. Modelo PHVA y el marco de referencia ISO 14001:2015
4.6.5 Contenido de la ISO 14001:2015. Esta Norma Internacional es conforme

con los requisitos de ISO para normas de sistemas de gestión. Estos requisitos
incluyen una estructura de alto nivel, texto esencial idéntico, y términos comunes
con definiciones esenciales, diseñados para beneficiar a los usuarios en la
implementación de múltiples normas ISO de sistemas de gestión.
28
Esta Norma Internacional no incluye requisitos específicos de otros sistemas de
gestión, tales como los de gestión de la calidad, salud y seguridad ocupacional, de
la energía o financiero.
Sin embargo, esta norma internacional permite que una organización use un
enfoque común y un pensamiento basado en riesgos para integrar su sistema de
gestión ambiental con los requisitos de otros sistemas de gestión.
La presente Norma Internacional contiene los requisitos utilizados para evaluar la

conformidad. Una organización que desee demostrar conformidad con esta norma
internacional puede:
 Realizar una autodeterminación y una autodeclaración, o
 Buscar la confirmación de su conformidad por partes que tengan interés en la

organización, como por ejemplo los clientes, o
 Buscar la confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la

organización, o
 Buscar la certificación/registro de su sistema de gestión ambiental por una

parte externa a la organización.
El Anexo A proporciona información aclaratoria para evitar la interpretación errada

de los requisitos de esta Norma Internacional.
El Anexo B presenta una correspondencia técnica amplia entre la edición anterior

de esta Norma Internacional y la actual. La guía de implementación para sistemas
de gestión ambiental se incluye en la Norma ISO 14001.
En esta Norma Internacional, se utilizan las siguientes formas verbales:
 “Debe” indica un requisito;
 “Debería” indica una recomendación;
 “Puede” indica un permiso, una posibilidad o capacidad.
La información incluida en una “Nota” está prevista para ayudar a la comprensión

o uso del documento. “Nota a la entrada”, usada en el capítulo 3, proporciona
información adicional que complementa los datos terminológicos y puede contener
disposiciones relacionadas al uso de un término. Los términos y definiciones del
capítulo 3 se encuentran ordenados conceptualmente, y al final del documento se
suministra un índice alfabético.
29
4.6.6 Objeto y campo de aplicación. Esta Norma Internacional especifica los
requisitos para un sistema de gestión ambiental que una organización puede usar
para mejorar su desempeño ambiental. La presente norma internacional está
prevista para uso por una organización que busque gestionar sus
responsabilidades ambientales de una forma sistemática que contribuya al pilar
ambiental de la sostenibilidad.
Esta Norma Internacional ayuda a una organización a lograr los resultados

previstos de su sistema de gestión ambiental, con lo que aporta valor al medio
ambiente, a la propia organización y a sus partes interesadas. En coherencia con
la política ambiental de la organización, los resultados previstos de un sistema de
gestión ambiental incluyen:
 La mejora del desempeño ambiental;
 El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;
 El logro de los objetivos ambientales.
Esta Norma Internacional es aplicable a cualquier organización, independiente de

su tamaño, tipo y naturaleza, y se aplica a los aspectos ambientales de sus
actividades, productos y servicios que la organización determine que puede
controlar o influir en ellos, considerando una perspectiva de ciclo de vida.
Esta Norma Internacional no establece criterios de desempeño ambiental

específicos. Asi mimo se puede usar en su totalidad o en parte para mejorar
sistemáticamente la gestión ambiental.
Sin embargo, las declaraciones de conformidad con esta Norma Internacional no

son aceptables a menos que todos los requisitos estén incorporados en el sistema
de gestión ambiental de una organización, y que se cumplan sin exclusiones7.
7
30
5. DESARROLLO DEL TRABAJO
Durante el desarrollo de lo aprendido en el diplomado de sistemas integrados de

gestión HSEQ, el grupo de trabajo decidió identificar y actualizar la documentación
bajo los fundamentos en la norma ISO 9001:2008, con el fin de lograr detectar las
falencias y realizar un proceso constante de mejora continua teniendo en cuenta la
nueva versión de la norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, con el fin de
reconocer los riesgos y mitigar los impactos ambientales relacionados con ambas
normas, y que de alguna manera, podrían afectar el funcionamiento de ellos
mismos.
Por tal razón, el grupo se dirigió a las instalaciones de dicha organización donde
se logró establecer reuniones de acompañamiento con el personal encargado en
el área de calidad y la coordinadora de HSEQ, allí se recolectó información de la
empresa para poder realizar dicha documentación y actualización respectiva de la
norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:1015.
Luego de recopilar dicha información el grupo de estudio analizó lo indagado

obtenido mediante las diferentes metodologías que fue realizada con ayuda del
personal de la organización y así mismo se empezó a suprimir información hasta
lograr obtener los antecedentes destacados y útiles de la norma ISO 9001:2008
para la realización de la documentación actualizada en base de la norma ISO
9001:2015, ISO 14001:2015.
Una vez desarrollado el procedimiento y ajuste de las normas se realizó una

nueva reunión con el personal del área de calidad y coordinadora de HSEQ,
donde se definieron los últimos puntos para determinar el proceso de actualización
y así poder cooperar en el desarrollo del (contexto de la organización (interno,
externo), identificación de las partes interesadas, planificación del sistema y
cambios, matriz de riesgo), logrando así la aceptación de la documentación
establecida.
31
Figura 4. Mapa de procesos
Fuente: Suministrado por AIRECO S.A.S
32
Tabla 1. Caracterización de compras
Version: 2.0
CARACTERIZACION: Gestion Compras Fecha: 04/12/2017
Pagina: 1 de 1
RESPONSABLE: Gerente Adminitrativo, Auxiliar Adminsitrativo

OBJETIVO: Garantizar el suministro necesario de materiales,bienes, equipos y servicios para satisfacer las necesidades del cliente en el momento oportuno, cumpliendo con los requisitos en
cuanto a medio ambiente, salud y seguridad Laboral.
ALCANCE: Aplica para todas los compras de materiales,bienes, equipos y servicios adquiridos por AC AIRECO SAS
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES P,H V, A SALIDAS CLIENTE

Determinar las especificaciones de los materiales,bienes,
equipos y servicios a comprar
Planificar las necesidad de compras. p
Evaluar la capacidad de proveedores y subcontratistas para

cumplir con los requisitos tecnicos, las normas de calidad, p » Listado de
ambiental y de seguridad y salud en el trabajo proveedores
aprobados.
Seleccionar y evaluar los proveedores de productos y/o
P,H » Resultados de
servicios
evalauciones y
Identificacion de riesgos y oportunidades del proceso H reevaluaciones de
proveedores
» Proveedores » Directrices Gerenciales solicitar cotizaciones a proveedores y subcontratistas H » Materiales,bienes,
externos. »Formato de orden de compra y/o servicio »Proceso Gerencial
equipos y servicios
» Proceso de » Cotizaciones de proveedores selecccionar la oferta mas acorde a los requisitos establecidos H » Proceso de
adquiridos.
Mantenimiento » Requisitos del proceso de Gestion de Mantenimiento
» Ordenes de compra
» Prestacion del Compras. Emitir la orden de compra y/o servicio al prveedor o » Proceso de gestion
H y/o servicio
servicio » Requisitos de los clientes subcontratista seleccionado de HSEQ.
»Factura de compra
» Proceso Gerencial. »Requerimiento de bien o servicio
» Acciones tomadas
» Proceso Gestión »Inventario de Mercacia Verificar que el bien o servicio recibido cumpla con requisitos
V ante incumplimiento de
HSEQ solicitados.
proveedores y/o
Recepcion y almacenamiento del producto comprado V contratistas.
» Inventario actualizado
Llevar inventario de productos comprados y almacenados H,V »Mapa de procesos
»Bien o servicio
Reevaluar a los proveedores anulamente y comunicarles el adquirido
V
resultado.
Establecer acciones correctivas, preventivas y de mejora ante el
A
incumplimeinto de los proveedores y/o subcontratistas
DOCUMENTOS ASOCIADOS RECURSOS A UTILIZAR
Recurso humano, financiero, celulares, internet, hardware, software.
Ver listado Maestro de Documentos

PROCESOS CON LOS QUE SE INTERRELACIONA EL PROCESO
Prestacion del servicio, Proceso de Mantenimiento,Proceso de Gestion de

HSEQ,Gestion del Personal,Proceso Gerencial
REQUISITOS A CUMPLIR
REQUISITOS DE CLIENTES EN CUANTO A MATERIALES LEGALES APLICABLES A PRODUCTOS COMPRADOS: - Ley 55 de 1993
- Decreto 4741 de 2005
NORMAS NTC:
- Numerales ISO 9001:2015: 4.1; 4.2; 4.4.1; 45.1 ; 5.3; 6.1; 7.1.5 ; 7.1.6; 8.2; 8.4; 9.1; 9.2; 9.3; 10.
- Numerales ISO 14001:2015: 4.1; 4.2; 4.4.1; 45.1 ; 5.3; 6.1; 7.1.5 ; 7.1.6; 8.2; 9.1; 9.2; 9.3; 10.
-Numerales OHSAS 18001: 4.3.1, 4.3.2, 4.5.3.2, 4.4.6
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO VERSION FECHA DE REVISION
Primera Emision 1.0 5/03/2014
Se ajusta la caracterizacion donde se le incluye los nuevos requerimiento de la ISO 9001:2015 y ISO 14001:2015, 2.0 4/12/2017
Elaboro: Aprobo:
Coordinador HSEQ Gerente
33
Tabla 2. Caracterización de gestión gerencial
Version: 2.0
CARACTERIZACION: GESTION GERENCIAL Fecha: 04/12/2017
Pagina: 1 de 1
RESPONSABLE: Gerente
OBJETIVO: Definir los lineamientos corporativos que garanticen su cumplimiento y mejoramiento continuo bajo los requisitos de la Norma Técnica Colombiana ISO:9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS18001:2007
ALCANCE: Aplica a todas las actividades de planeación estratégica, planificación del S. G.I. y planeación de procesos y su desempeño.
Establecer y/o revisar la Misión y Visión. P
Establecer el Marco Estrategico P
Definir los objetivos estratégicos y del sistema Integral. P
Formular la política Integral, política de no alcohol,drogas y no

P,H
fumadores
Definir responsabilidades, autoridades y mecanismos de

P,H
comunicación.
Estructura Organizacional.
Identificacion de las partes interesada H
- Requisitos legales, gubernamentales e » Matriz de Identificacion de Peligros,
internos. Valoracion de Riesgos y Determinacion
- Requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001, Proporcionar compromiso por parte de la Gerencia con el Sistema de de controles
H
OHSAS 18001. Gestión. »Matriz de aspectos e impactos
- Resultados de auditorías internas y externas. ambientales
- Información sobre el desempeño de procesos y Realizar la revision por la direccion con los componenetes d ela »Matriz de identificacion y evluacion
P, H
conformidad de servicios de la empresa. ISO 9001, ISO 14001 y Ohsas 18001. de requisitos legales aplicables a la
- Retroalimentación del cliente y partes organizacion y de otra indole.
»Clientes interesadas, quejas y reclamos Establecer Estructura por procesos. P »Plan de emergencias.
» Gestion de
» Gestion de Compras, - Estado de acciones correctivas, preventivas y »Manual de Sistema Integral
Compras, Gestion de
Gestion de de mejora. » Indicadores de gestión de los
Mantenimiento,
Mantenimiento, - Ideas y sugerencias de empleados, contratistas Determinar recursos para los planes y programas de la organización. H procesos del SGI
Personal,Gestion de
Personal, Gestion de y personal externo para mejora continua. » Reportes y tratamiento de salidas no
HSEQ y Diseño,
HSEQ y Diseño, - Posibles cambios del Sistema Integrado de conformes
comercializacion y
comercializacion y Gestión Definir indicadores y metas de Gestión de HSEQ. H » Presupuesto de HSEQ
mantenimiento.
mantenimiento. - Desempeño de proveedores y subcontratistas »Plan anual de actividades de HSEQ
- Desempeño financiero de la organización (Inspecciones, capacitaciones).
Identificar requisitos de los clientes (y de otra índole: legales y de la
- Políticas y objetivos H » Informes de auditoría
organización).
- Planificación de los objetivos Integrales » Acciones correctivas, preventivas, y
- Mapa de procesos de mejora
Suministrar los recursos para materiales, equipos, personal, y
- Auditorías H » Informe de la revisión gerencial
subcontratación necesarios para la empresa
- Registros » Informe de Satisfacción del cliente
- Percepción del usuario frente a la prestación » Informe de Auditorías del SGI
del servicio Establecer metodologías de seguimiento de las acciones. H
- Resultados de los indicadores del proceso
Propender por la continuidad del negocio P,H,V
Verifica la efectividad de las decisiones tomadas en revisiones

anteriores, si no fueron efectivas se analizan y determinan nuevas V
soluciones o acciones a seguir.
Establecer metodologías de seguimiento de las acciones. A
Identificar oportunidades de mejoramiento para la organización. A
DOCUMENTOS ASOCIADOS RECURSOS A UTILIZAR INDICADORES
Recurso humano, financiero, vehiculos, celulares, internet, hardware, software.

Ver listado maestro documentos Ver Matriz de Despliegue Politica y Objetivos
Gestion de Compras, Mantenimiento,Gestion de Personal, Gestion de HSEQ y
Diseño, comercializacion y mantenimiento.
• REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES Y OCUPACIONALES APLICABLES (Ver matriz de requisitos Legales aplicables a la organización).
• REQUISITOS DE LOS CLIENTES DE HSEQ.
• NORMAS:
NTC ISO 9001:2015 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1, 7.1.5, 7.3, 9.2, 9.3, 10.2, 10,3
NTC ISO 14001:2015 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2, 7.1, 7.4, 9.2, 9.3, 10.2, 10,3
OHSAS 18001 4.1, 4.2, 4.3.3, 4.6
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE REVISION VERSION CAMBIO
5/03/2017 1.0 Primera Emision

4/12/2017 2.0 Se ajusta la caracterizacion donde se le incluye los nuevos requerimiento de la ISO 9001:2015 y ISO 14001:2015
Elaboro: Aprobo:
Coordinador HSEQ Gerente Gerente.
34
Tabla 3. Caracterización de gestión HSEQ
Version: 2.0
CARACTERIZACION: GESTION HSEQ

Fecha: 06/12/2017
Pagina: 1 de 1
RESPONSABLE: Coordinador HSEQ
OBJETIVO: Realizar la planificación del Sistema de Gestión Integrado (Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo y ambiental) para que se cumpla la política integrada y los objetivos planificados
ALCANCE: Aplica a todas las actividades de planeación estratégica, planificación del S. G.I. y planeación de procesos y su desempeño.

» Necesidades de Documentos
- Estructura organizacional. Identificación de las necesidades del procesos del SGI P
- Directrices de la empresa. (Misión, Visión,
Políticas y Objetivos Organizacionales).
- Necesidades y expectativas de los clientes y
partes interesadas. Planificr las actividades de Mejora continua, y la eficacia del SGI P
- Requisitos legales y reglamentarios en
materia de seguridad, salud en el trabajo,
medio ambiente y calidad. Identificacion del contexto estrtergico de la organización P
- Requisitos de las normas ISO 9001, ISO
14001,OHSAS 18001.
- Necesidades de documentos y registros de Identificar los riesgos, peligros, y aspeectos ambientales que puedan
los procesos del SGI. P;H
incidir en el desempeño de la organización.
- No conformidades presentadas en los
procesos y procedimientos.
Establecimiento de estrategias para el cumplimiento de los
- Necesidades de ajustes de los procesos y P;H
objetivos del SGI
procedimientos.
- Perfiles de cargo del personal. » Documentos Controlados
- Requisitos de HSE de los clientes. » Matriz de Identificacion de peligros,
Identificacion de las partes interesada P;H valoracion de riesgos y determinacion
- Mediciones de los indicadores de los
procesos. de controles.
- Encuestas de satisfacción del cliente. »Matriz de aspectos e impactos
Documentar el SGI, manuales, instructivos, procedimientos,
- Quejas y reclamos por parte de los clientes y H ambientales
formatos.
partes interesadas. »Matriz de Identificacion y evaluacion
- Revisiones gerenciales. de requisitos legales aplicables a la
- Reporte de falllas, inspecciones, no Planificar auditorías internas al SGI P organizacion y de otra indole.
conformidades, incidentes y accidentes » Matriz de partres Interesadas.
» Gerencial.
ambientales, de seguridad y salud en el »Plan de emergencias. » Gerencial.
» Clientes.
trabajo. Documentar el SIG: H »Manual del Sistema Integral. » Clientes.
» HSEQ.
- Resultados de auditorías internas, externas y » Indicadores de gestión de los » HSEQ.
» Personal
de los clientes. procesos del SGI » Personal
»Gestion de Establecer canales de comunicación interna, con los clientes y otras
- Información de proveedores H » Reportes de servicio no conforme » Mantenimiento
Mantenimiento partes interesadas. » Presupuesto de HSEQ » Gestion de Compras.
» Gestion de Compras - Información de equipos y materiales
utilizados por la empresa. » Plan de trabajo actividades de HSEQ
- Necesidad de crear o ajustar los documentos Ejecutar las acciones planeadas en los programas ocupacionales H (Inspecciones, capacitaciones).
del SGI. » Informes de auditoría
- Documentos Internos y externos » Acciones correctivas, preventivas, y
Ejecutar programa de auditorías internas al SGI H de mejora
» Informe de la revisión gerencial
» Informe de Satisfacción del cliente
Hacer seguimiento a los indicadores de gestión con sus respectivas
H » Informe de Auditorías del SGI
metas para cada uno de los procesos
Controlar, Identificar y Evaluar los requisitos legales apicables a la

P;H;V
organizcion
Efectuar el reportes e investigación de Reclamos, No Salidas no

H
conformes, Accidentes e Incidentes SST y ambiental.
Efectuar el reportes e investigación de Reclamos, No

V
Conformidades, Accidentes e Incidentes SGSST y ambiental.
Evaluar desempeño de lso procesos V
Establecer e implementar acciones correctivas, preventivas y de

mejora ante los hallazgos de las auditorías internas al SGI,
auditorías externas, auditorías de los clientes, investigación de A
accidentes, incidentes, no conformidades, análisis de datos,
incumplimiento de requisitos legales y de otra índole.
DOCUMENTOS ASOCIADOS RECURSOS A UTILIZAR INDICADORES

Ver listado maestro documentos Ver Matriz de Despliegue Politica y Objetivos
Compras, Mantenimiento, Personal, Gerencial y Diseño, comercializacion y

mantenimiento.
• REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES Y OCUPACIONALES APLICABLES (Ver matriz de requisitos Legales aplicables a la organización).
• REQUISITOS DE LOS CLIENTES DE HSEQ.
• NORMAS:
NTC ISO 9015: 4.1, 4.2,4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5.1.2, 5.2.1, 5.2.2, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1.4, 7.1.5, 7.1.6, 7.4, 7.5, 8.7, 9.1.2, 9.1.3, 9.2, 10.1, 10.2, 10.3
NTC ISO 14001:2015 4.1, 4.2,4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4 6.2, 6.3, 7.4, 7.5, 8.1, 8.2, 9.1, 9.1.2, 9.2, 10.1, 10.2, 10.3
NTC OHSAS 18001:2007 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.6
CONTROL DE CAMBIOS
Primera Emision 1 5/03/2017
Se actualiza la caratcerizacion con los requerimientos de ISO 9001:2015 y ISO 14001:2015 2 6/12/2017
Elaboro: Aprobo:
Coordinador HSEQ Gerente.

Gerente
35
Tabla 4. Caracterización de mantenimiento
Version: 2.0
CARACTERIZACION: GESTION DE MANTENIMIENTO Fecha: 04/12/2017
Pagina: 1 de 1
RESPONSABLE: Gerente y Coordinador HSEQ

OBJETIVO: Garantizar el mantenimiento y la adecuacion de la infraestructura y los equipos, herramientas necesarios para la prestacion del servicio.
ALCANCE: Este proceso inicia con la identificacion de las necesidades de mantenimiento de todos los equipos, herramientas, instalaciones, vehiculos. Y termina con la evaluacion de mantenimiento y adecuacion.

Identificar las necesidades de mantenimiento y adecuacion de
P
infraestructura, equipos y herramientas.
Programar actividades de mantenimiento preventivo P
Programar el apoyo logístico para actividades institucionales P

Base de datos de proveedores y
subcontratistas aprobados. Planear las actividades de reciclaje y manejo de residuos p
Idnetificar Rieagos y Oportunidades H »Programa de mantenimiento

Equipos de Operación, Inspección, Medición y
Cronograma de mantenimiento
Ensayo.
Atender las solicitudes de mantenimiento. H »Acciones correctivas, preventivas
» Proceso Gerencial generadas de inspecciones
Planes de calidad
» Gestion HSEQ »Registros de mantenimiento
Realizar las actividades de Mantenimiento preventivo y correctivo. H
» Proceso de Compras »Asignación y suministro de Todos los procesos
No conformidades y reportes de anomalías.
» Gestion de Personal recursos.
Fomentar y desarrolar campañas de reciclaje y manejo de residuos H
» Prestacion del servicio »Presupuesto.
Reporte de inspecciones.
»Planes de acción.
Diseñar e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora Mapa de riesgoo del proceso.
Presupuesto del procedimiento de del proceso. A
mantenimiento
Evaluar y verificar el adecuado desarrollo de las actividades
V
programadas
Evaluar la eficacia de las estrategias implementadas en el proceso V
DOCUMENTOS ASOCIADOS RECURSOS A UTILIZAR
Ver listado Maestro de documentos

Gestion HSEQ, Gestion Compras, Mantenimiento, Personal y Prestación del

servicio
NTC ISO 9001:2015: 4.1 ; 4.2; 4.4.1 ; 45.1 ; 5.3 ; 6.1 ; 7.1; 7.1.3 ; 7.1.5 ; 7.1.6; 7.2; 7.3; 7.4; 9.1; 9.2; 9.3; 10.
OHSAS:2007: 4.4.1, 4.4.6, 4.6
NTC ISO 14001:2015 4.1 ; 4.2; 4.4.1 ; 5.3 ; 6.1 ; 7.1; 9.1; 9.2; 9.3; 10
CONTROL DE CAMBIOS
Se ajusta la caracterizacion donde se le incluye los nuevos requerimiento de la ISO 9001:2015 y ISO 14001:2015, 2.0 4/12/2017
Elaboro: Aprobo:
36
Tabla 5. Caracterización de personal
Version: 2.0
CARACTERIZACION: Personal Fecha: 04/12/2017
Pagina: 1 de 1
PROCESO: Gestión de Recurso Humano
RESPONSABLE:
OBJETIVO: Garantizar la capacidad del personal de acuerdo a los requisitos necesidades y políticas internas de Ac Aireco S.A.S., manteniendo a sus colaboradores formados y capacitados en las labores de sus cargos con
el fin de obtener el máximo desarrollo
ALCANCE: Se aplica a todas las necesidades de personal que requieran los demás procesos y las actividades contradas.

» Personal competente, vinculado y » Direccionamiento
Elaboracion de perfiles de cargos. P motivado . estratégico.
» Perfiles De Cargos. » Clientes.
Identifcar necesidades de recurso Humano P » Contratos del personal » HSEQ.
» Nesesidades de recursos: dotacion » Gestión de
» Gestión HSEQ Identificar riesgos y Oportunidades H de personal infraestructura.
» Necesidad de personal » Autoliquidaciones y Planilla unica » Gestion de Compras.
» Mantenimiento
» Necesidades de capacitación de pago de Seguridad Social y » Diseño y
»Direccionamiento Selección de personal H
» Requisitos legales. aportes parafiscales mantenimiento
Estratégico
» Necesidades de bienestar del personal Mapa de riesgos del proceso
» Gestión de Compras Contratación de personal H
»Diseño y
mantenimiento Inducción al personal H
Evaluación de personal H
Administrar las actividades de nomina y seguridad social del
H
personal
Realizar seguimiento,evaluación del personal y a los programas de
V
inducción, reinducción, capacitación
DOCUMENTOS ASOCIADOS Realizar acciones correctivas, preventivas y de mejora. A
RECURSOS A UTILIZAR
Ver Listado Maestro de Documentos Internos
Ver Listado Maestro de Registros

Gestion de HSEQ, Compras, Mantenimiento, Gestion Gerencial y Prestación del
servicio.
NTC ISO 9001:2015: 4.1 ; 4.2; 4.4.1 ; 45.1 ; 5.3 ; 6.1 ; 7.1.2 ; 7.1.5 ; 7.1.6; 7.2; 7.3; 7.4; 9.1; 9.2; 9.3; 10.
NTC ISO 14001:2015 4.1 ; 4.2; 4.4.1 ; 5.3 ; 6.1 ; 7.1; 7.2; 7.3; 7.4; 9.1; 9.2; 9.3; 10.
OHSAS 18001:2007: 4.2 ; 4.3.3 ; 4.4.1 ; 4.4.2 ; 4.4.5 ; 4.4.6 ; 4.5.3.2 ; 4.5.4 ; 4.6
CONTROL DE CAMBIOS
Se ajusta la caracterizacion donde se le incluye losn uevos requerimiento de la ISO 9001:2015 y ISO 14001:2015, 2.0 4/12/2017
Elaboro: Aprobo:
37
5.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
5.1.1 Misión. “AIRECO S.A.S es una empresa de ingeniería dedicada al diseño,

comercialización y mantenimiento de sistemas de aire acondicionado, refrigeración
y ventilación mecánica para aplicación residencial, industrial, comercial y
hospitalaria”.
5.1.2 Misión. “AIRECO S.A.S será reconocida en el año 2020 como la empresa
de ingeniería líder en el diseño, comercialización y mantenimiento de sistemas de
aire acondicionado, refrigeración y ventilación mecánicas, comprometida con un
servicio de excelencia, el cuidado del medio ambiente, el bienestar de su recurso
humano y el desarrollo de la región Surcolombiana”.
5.1.3 Política integral. ““AIRECO S.A.S, nos comprometemos a ofertar

oportunamente el servicio de diseño, comercialización y mantenimiento de
sistemas de aire acondicionado, a ejecutar actividades del sistema de gestión
integral basado en la calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo,
satisfaciendo las necesidades de nuestras partes interesadas mediante la
ejecución de actividades bajo estándares de calidad y ofertando productos
amigables con el medio ambiente, con personal competente, Controlando nuestros
riesgos prioritarios a través de nuestro programas de gestión y programa de
vigilancia epidemiológica, promoviendo la calidad de vida laboral mediante el
desarrollo de actividades que prevengan accidentes y enfermedades laborales,
daños a la propiedad e impacto negativo ambiental, que involucren a todo el
personal directo, contratista, proveedores, visitantes y comunidad vecina,
cumpliendo con la normatividad y legislación vigente en HSEQ del país y otros
aplicables o que la organización suscriba, destina los recursos para el desarrollo
de las actividades y eficacia que contribuya a la Mejora continua del Sistema de
Gestión Integral, asegurando la disponibilidad y el conocimiento de esta política a
las partes interesadas”.
5.1.4 Objetivos de la organización.
 Promover la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

 Aumentar la satisfacción del cliente.
 Prevenir la ocurrencia de lesiones y enfermedades de nuestros empleados.
 Disminuir la generación de residuos asociados a la prestación del servicio.
 Realizar ventas de productos amigables con el medio 90%.
38
Tabla 6. Análisis contexto organizacional con la matriz DOFA
VARIABLES EXTERNAS
ENTORNO
Amenazas Oportunidades
Entorno Jurídico,
 Normatividad Colombiana.  Ayudas e incentivos paras las
Político Y
Normativo  Reformas tributarias medianas y pequeñas empresas.
 Manejo especial de
Entorno Ambiental  Contribuir en proyectos de mitigación
productos químicos utilizados
Y Geográfico de daños ambientales.
para los mantenimientos
 La alta tecnología ayuda en
Entorno  Maquinaria de última
rendimientos y calidad en los
Tecnológico tecnología con alto costo.
servicios prestados.
Entorno Social  Orden Público.  Alianzas estratégicas
 Disminución en los niveles
 Inclusión de nuevas actividades
de ventas por la alta
Entorno económicas.
competencia comercial
Económico  Alianzas estratégicas para
(muchas empresas
incrementos en las ventas
dedicadas al mismo sector)
Entorno  Falencias en la logística  Entorno Directivo
Directivo interna
 La empresa cuenta con un excelente
historial crediticio y buenas
Entorno  Clientes con sistema de pago relaciones con proveedores
Financiero a largo plazo.  Instalaciones propias
 Capital de trabajo necesario para
cumplir los servicios pactados
 Falta de equipos para la
Entorno
ampliación de las actividades  Equipos para la reocupación del gas
Tecnológico
económicas.
 Altos niveles de competencia
Entorno
(muchas empresas  Experiencia
Competitivo o
Mercadeo
dedicadas a la misma  Calidad de los servicios
actividad).
Entorno Talento  Falencias en el programa de
 Personal calificado
Humano capacitaciones
Fuente: Elaboración propia
Para un mayor aprovechamiento de este instrumento se procede de la siguiente

manera:
 Se listan en cada casilla no más de 5 factores por cada entorno.
 Se ponderan los factores críticos por su importancia relativa, asignando un

valor a cada uno.
 Se clasifican los componentes del factor externo e interno en:
39
Tabla 7. Componentes del factor externo e interno
Impacto Factibilidad
1 Baja 1 Baja
2 Media 2 Media
3 Alta 3 Alta
Se lleva a cabo la evaluación estratégica del factor externo y del factor interno,
respectivamente. Para este efecto se multiplica el valor ponderado por la
clasificación asignada y se obtienen los totales de cada factor por separado
(externo e interno).
Tabla 8. Evaluación estratégica del factor externo

FACTORES
ENTORNO IMPACTO FACTIBILIDAD PONDERACIÓN
DETERMINANTES
AMENAZAS/OPORTUNIDADES
Entorno Jurídico,
Reformas tributarias 3 2 5
Político y Normativo
Manejo especial de
Entorno
gases y productos 3 1 4
Ambiental
químicos
Maquinaria de última
Entorno
tecnología con alto 2 1 3
Tecnológico
costo.
Entorno
Orden Público. 1 1 2
Social
Entorno Incremento de
3 1 4
Económico competencia
TOTAL 18
INDICE 0
Tabla 9. Evaluación estratégica del factor interno

FACTORES
ENTORNO IMPACTO FACTIBILIDAD PONDERACIÓN
DETERMINANTES
DEBILIDADES/FORTALEZAS
Entorno Directivo Experiencia en el mercado 2 2 4
Entorno La empresa cuenta con un
3 1 4
Financiero excelente historial crediticio
Entorno Equipos tecnológicos de alto
1 1 2
Tecnológico costo.
Entorno Competitivo
Calidad de los servicios 2 2 4
o Mercadeo
Personal técnico con
Entorno
experiencia y conocimiento 1 1 2
Talento Humano
en el servicio
TOTAL 16
INDICE 0
40
Posteriormente, los totales obtenidos en la evaluación estratégica del factor
externo y del factor interno, deben integrarse en la Matriz de evaluación de
factores determinantes, la cual permitirá ubicar a AIRECO S.A.S.; en uno de 9
cuadrantes, como se aprecia en Figura 5.
Figura 5. Matriz de evaluación de factores determinantes
 IV. Si los resultados de la evaluación de los factores críticos se ubican en

esta región: la estrategia global debe ser de crecimiento y desarrollo: mayor
penetración, mayor desarrollo de servicios, creación de alianzas, entre otros.
5.2 FORMULACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS FUNCIONALES
Al llegar a este momento del proceso se tendrá entonces claridad sobre la

posición competitiva de AIRECO S.A.S.; expresada en su estrategia global, sobre
la plataforma estratégica que orientará el período de los años de gestión, y sobre
el enfoque predominante que deben tener las estrategias específicas que se
adoptarán.
Para la formulación de las estrategias funcionales se utiliza la matriz DOFA, en la

cual se cruzan las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas identificadas
como factores críticos de éxito en el análisis interno externo, convirtiéndose en
elemento encadenados de la plataforma estratégica.
41
Tabla 10. Matriz DOFA - Formulación de directrices estratégicas
Análisis Interno
Fortalezas (F) Debilidades (D) Indicador Meta
Análisis Externo
Alianzas gestionadas/
alianzas alcanzadas*
100
Alianzas estratégicas Implementación de programa de
encaminadas al incremento capacitaciones, encaminados a
Ventas periodo actual / Mínimo 3 en el año
Oportunidades (O) de ventas y utilidades. potencializar las habilidades
ventas periodo anterior Mínimo 10%
técnicas y fortalecer aspectos
Desarrollo de plan de de liderazgo.
Capacitaciones
marketing empresarial.
programadas /
ejecutadas * 100
Estrategias (F-A) Estrategias (D-A) Indicador Meta

Buscar amplitud de actividades
Compra de nueva
económicas. Total, inventario
tecnología. Incremento mínimo 2
Amenazas (A)
equipos con respecto
Establecer incentivos a los Certificado ISO 9001
Realizar proceso de al año anterior.
trabajadores que contribuyan a Versión 2015
actualización de las nuevas
los incrementos de las ventas.
normas
5.3 PLANIFICACION DEL SISTEMA Y CAMBIOS
La empresa AIRECO S.A, aborda los cambios que los pueden afectar positiva o negativamente mediante el
procedimiento de gestión de cambio, donde se establecen los parámetros para diligenciar el registro en el formato
ficha gestión del cambio, determinando su objetivo, área, alcance, barreras, y costos del cambio.
42
5.3.1 Procedimiento de gestión del cambio.
Figura 6. Procedimiento de gestión del cambio
5.3.1.1 Objetivo. Señalar las medidas de control y prevención en los procesos de

cambio como compra de bienes materiales y equipos; contratación de servicios,
modificación en los procesos, instalaciones, maquinaria, organización del trabajo,
incluso su adaptación a las capacidades humanas, con el fin de mitigar los
distintos riesgos asociados al cambio para llevarlos hasta un nivel tolerable.
5.3.1.2 Alcance. Todos los cambios mayores y menores sean ellos temporales,
permanentes o de emergencia en cuanto a la organización, personal, sistemas,
procedimientos, equipos, productos, materiales, o sustancias, cambios a las leyes
y a la reglamentación y la nueva evidencia científica.
5.3.1.3 Definiciones.
 Factibilidad: se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para

llevar a cabo los objetivos o metas señaladas.
 Cambio: es el concepto que denota la transición que ocurre de un estado a

otro
 Gerente: denomina a quien está a cargo de la dirección o coordinación de la

organización, institución o empresa
 Estrategia de gestión del cambio: Son las actividades o acciones que se

realizarán encaminadas a la implementación del cambio que se realizará.
 Gestión del cambio: Es la evaluación y planificación del proceso de cambio

para asegurar que, si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente,
siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la
calidad y continuidad del servicio.
43
5.3.1.4 Desarrollo de la actividad. Un cambio puede ser propuesto por cualquier
persona ya sea del área operativa o administrativa, como respuesta a una
necesidad percibida. Adicionalmente, puede ser resultado de revisiones o de
recomendaciones de evaluaciones de riesgos, auditorías u otro.
5.3.1.5 Identificación de cambios. El responsable de cada proceso puede

identificar y registrar el cambio en el formato ficha gestión del cambio, (T-GGE-
001) determinando su objetivo, área, alcance, barreras, y costos del cambio.
5.3.1.6 Tipos de cambios.
a. Cambio mayor: este tipo de cambio es alguna actividad que puede resultar en
alguna de las siguientes acciones:
 Instalación de equipos adicionales
 Cambio de equipos
 Cambios en la infraestructura o instalaciones
 Cambio en las instalaciones organizacional
 Inclusión de nuevas líneas de servicio en la organización
 Introducción de tecnologías nuevas o no utilizadas en la operación
 Cambio a los planes de respuesta a emergencias aprobados
 Cambio de roles y responsabilidades de posiciones que estén relacionadas con

operación y organización de la empresa
 Cambios en las regulaciones relacionadas con el sistema integrado de gestión.
b. Cambio menor: Cambio que cumple con alguno de los siguientes criterios:
 Cambio de condiciones de diseño de equipos que no impactan la operación.
 No le aplica ninguno de los criterios para ser cambio mayor.
44
c. Cambio temporal: una modificación que es planeada y efectúa con la
intención de retomar a las condiciones de diseño originales después de un
tiempo determinado. Los cambios temporales están sujetos a las mismas
evaluaciones que los cambios permanentes.
d. Cambio de emergencia: es un cambio que sigue un camino rápido, siguiendo

el procedimiento normal de autorización de manera que se puede ejecutar
rápidamente. Este procedimiento se aplica a cambios que requieren ejecutarse
muy rápidamente porque la seguridad o la producción están seriamente
amenazadas.
e. Cambio organizacional: cambio en la estructura o responsabilidades de la

empresa en alguna de sus posiciones
 Cambios en la estructura organizacional de la operación

 Cambios en los sistemas de horarios o turnos de trabajo
 Cambios de servicios de la organización a contratación con terceros
5.3.1.7 Personal responsable.
 Líder del proyecto: nombre de la persona o grupo que proporciona los

recursos para la ejecución del cambio
 Líder del cambio: persona responsable de la ejecución del cambio
 Partes interesadas: personal interno y externo impactado.
5.3.1.8 Evaluación del cambio.
 Riesgo: identifique el evento que puede afectar el cumplimiento de los

objetivos del SGI.
 Impacto: nivel de afectación del riesgo al SGI.
45
Tabla 11. Nivel de afectación del riesgo al SGI
NIVEL DEL IMPACTO
SIGNIFICADO
NEGATIVO
El evento tendrá un efecto catastrófico. (Pérdidas financieras, pérdida de
Alto (A) imagen, entre otros, que considera un alto impacto para la organización
y procesos).
El evento tendrá efectos considerables para la Compañía. (Pérdidas
Medio (M) altas, con un impacto importante a nivel de la organización y relevante a
nivel de los procesos).
El evento tendrá efectos de menor envergadura que pueden ser
Bajo (B) asumidos sin mayores problemas por los procesos (Pérdidas de bajo
impacto).
Nota: Se realiza de acuerdo con la percepción del responsable de la valoración.
5.3.1.9 Control de acciones. Determinar las actividades necesarias para la

gestión del impacto incluyendo la retroalimentación y sensibilización de las partes
interesadas, describiendo responsable, fecha y forma de seguimiento.
5.3.2.0 Implementar el cambio. El responsable SGI desarrolla y ejecuta el

cambio propuesto para lo cual debe de ser necesario actualizar procedimientos y
capacitar personal. Una vez el cambio ya ha sido implementado deben revisar e
inspeccionar el arranque de las actividades a las cuales se les realizó el cambio
con el fin de verificar si fue eficaz y poder darle cierre al mismo lo cual queda
evidenciado en el formato reporte y tratamiento de acciones correctivas y de
mejora.
5.3.2.1 Registros y documentos asociados.
 Reporte y tratamiento de acciones correctivas y de mejora

 Ficha de Gestión del Cambio.
VERSION FECHA DESCRIPCION APROBO

Comité de
001 28/10/2018 Creación y aprobación del documento.
aprobación
46
6. DISEÑO METODOLÓGICO PRELIMINAR
6.1 FORMAS DE INVESTIGACIÓN
6.1.1 Cualitativa. Se realiza de forma cualitativa ya que se analiza todo el

contexto de la entidad tanto internamente como externamente; se basa en la
observación y aspectos descriptivos, para que, una vez recolectada dicha
información se pudiese analizar y depurar toda la información recolectada.
6.1.2 Cuantitativa. Se realiza de forma cuantitativa en la tabla de valores de la

ISO 9001:2015 e ISO 14011:2015 correspondientes a la probabilidad e impacto
del riesgo potencial, generando un valor al cual se le designa un color
representativo
6.2 POBLACIÓN
Todos los empleados de la empresa AIRECO SAS ya que todos están

involucrados en la investigación.
6.3 FUENTES, TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN
6.3.1 Fuentes. Las fuentes de información fueron de fuentes primarias y

secundarias ya que se obtuvo información directamente de la empresa y de
archivos que ya previamente tenía la organización.
6.3.2 Técnicas. Las técnicas que se usaron fueron el análisis de textos,

entrevistas y reuniones con los encargados del área de calidad.
6.3.3 Instrumentos. Los instrumentos de recolección de datos fueron por medio

de reuniones y grabaciones de voz de las visitas que se realizaron a la entidad.
47
7. CRONOGRAMA
Tabla 12. Cronograma de actividades

SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA

No. ACTIVIDADES
1 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3
1 Introducción
2 Justificación
3 Objetivo general
4 Objetivo especifico
5 Planteamiento del problema
6 Marco teórico
7 Desarrollo del trabajo
8 Diseño metodológico preliminar
9 Presupuesto
10 Cronograma
11 Bibliografía
Reuniones con el tutor

Fuentes: Autores
48
8. CONCLUSIONES
 Se aplicó prueba diagnóstica en la empresa, para determinar el cumplimiento

del sistema integrado de gestión con referencia a la versiones de la norma ISO
9001:2015 e ISO 14001: 2015; Obteniendo como resultado la necesidad de
actualizar El contexto de la organización (interno, externo) pues la
documentación existente cumplía aproximadamente con un 40% de lo
establecido en la norma, puesto que no contemplaba la totalidad de partes
externas e internas, lo que no permitía tener un panorama total de la
responsabilidad y compromisos de la organización frente a las partes
interesadas.
 De la misma manera se determinó que la matriz DOFA (Formulación de

Directrices Estratégicas), debía ser complementada pues la documentación
existente no abarcaba factores como los planes de acción con responsables y
fechas de ejecución para dar cumplimiento a las estrategias definidas en la
DOFA, generando de esta manera un desaprovechamiento de los datos
obtenidos al aplicar esta herramienta. Por lo anterior se logró establecer que el
porcentaje en el que se encontraba la documentación de la empresa con
referencia a los requisitos establecidos por la nueva versión de la norma ISO
9001:2015 e ISO 14001, era de un 45%.
 Se procedió a actualizar y complementar la información encontrada iniciando

con segmentación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
propias de la organización, mediante la implementación de una matriz que
contempla, acciones responsables tiempos de ejecución e indicadores de
seguimiento para garantizar la efectividad de la mismas; Seguidamente se
definió un procedimiento para garantizar la gestión organizacional frente a la
gestión de cambio, este contempla responsabilidades, presupuestos, nivel de
impacto, factibilidad y acciones respectivas para el manejo de cada uno lo que
le permitirá a AIRECO S.A.S determinar las afectaciones positivas o
negativas que los cambios les generen en sus procesos. De la misma manera
se identificaron y actualizaron los riesgos inherentes a la organización,
definiéndolos niveles de afectación al área operativa y administrativa
respectivamente, al igual que lo planes de acción para la eliminación o
disminución de estos.
49
BIBLIOGRAFÍA
ALVAREZ GALLEGO, Ignacio. Introducción a la calidad: Aproximación a los

sistemas de gestión y herramientas de calidad. Primera Edición. Vigo: Ideas
propias Editorial, 2006.
Revista Estándar (2015) INCOTEC la Calidad Nuestro Estilo de Vida Recuperado

de
http://www.icontec.org/Actualizacion/2015/Octubre%202015,%20Revista%20Est%
C3%A1ndares.pdf
Kailean, Consultores Philip Crosby: la filosofía de cero defectos, Recuperado

dehttp://kailean.es/la-filosofia-de-cero-defectos/
Sistemas de Gestión de la Calidad (2011), Historia y Definición, recuperado de

http://www.sistemasycalidadtotal.com/calidad-total/sistemas-de-gestion-de-la-
calidad-%E2%94%82-historia-y-definicion/
Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 14001 Recuperado de

https://informacion.unad.edu.co/images/control_interno/NTC_ISO_14001_2015.pdf
50
ANEXOS A
Análisis Contexto Organizacional de los procesos con la matriz DOFA
ENTORNO VARIABLES EXTERNAS
Entorno
Normatividad Colombiana.
Jurídico, Ayudas e incentivos paras las medianas
Político y y pequeñas empresas.
Reformas tributarias.
Normativo
Entorno
Manejo especial de productos químicos Contribuir en proyectos de mitigación
Ambiental y
utilizados para los mantenimientos de daños ambientales.
geográfico
La alta tecnología ayuda en

Entorno Maquinaria de última tecnología con
rendimientos y calidad en los servicios
Tecnológico alto costo.
prestados.
Entorno Social Orden Público. Alianzas estratégicas
Inclusión de nuevas actividades

Disminución en los niveles de ventas
económicas.
Entorno por la alta competencia comercial
económico (muchas empresas dedicadas al mismo Alianzas estratégicas para incrementos
sector). en las ventas.
51
ENTORNO VARIABLES INTERNAS
Experiencia en el mercado
Falencias en la logística interna
Habilidades comerciales.
Entorno
Directivo
Deficientes procesos de planeación
Liderazgo visible
estratégica.
La empresa cuenta con un excelente

historial crediticio y buenas relaciones
con proveedores.
Entorno Clientes con sistema de pago a largo
Financiero plazo. Instalaciones propias.
Capital de trabajo necesario para

cumplir los servicio pactados.
Entorno Falta de equipos para la ampliación de

Equipos para la reocupación del gas
Tecnológico las actividades económicas.
Entorno Altos niveles de competencia (muchas

Experiencia
Competitivo o empresas dedicadas a la misma
Mercadeo actividad). Calidad de los servicios
Entorno
Falencias en el programa de
Talento Personal calificado
capacitaciones
Humano
52
Matriz DOFA - Formulación de Directrices Estratégicas
ANÁLISIS
INTERNO
ANÁLISIS FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
EXTERNO INDICADOR META
ESTRATEGIAS (F-0) ESTRATEGIAS (D-O)
.Alianzas
Implementación de gestionadas/ alianzas
programa de alcanzadas* 100 .Mínimo 3 en el año
OPORTUNIDADES 1. Alianzas estratégicas capacitaciones, .Ventas periodo
(O) encaminadas al encaminados a actual / ventas .Mínimo 10%
incremento de ventas y potencializar las periodo anterior
utilidades. habilidades técnicas y .Capacitaciones .80%
fortalecer aspectos de programadas /
2. Desarrollo de plan de liderazgo. ejecutadas * 100
marketing empresarial.
ESTRATEGIAS (F-A) ESTRATEGIAS (D-A) INDICADOR META
1. Buscar amplitud de
1. Compra de nueva actividades económicas.
tecnología. 2. Establecer incentivos . Total inventario
.Incremento mínimo 2
AMENAZAS (A) 2. Realizar proceso de a los trabajadores que . Certificado iso
equipos con respecto al año
actualización de las contribuyan a los 9001 versión 2015
anterior.
nuevas normas incrementos de las
ventas.
53
VERSION: 1.0
MATRIZ DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS 1/11/2018
PAGINA 1 DE 1
No. PARTE INTERESADA NECESIDADES EXPECTATIVAS ACCIONES RESPONSABLE PLAZO
Dar charlas en temas relacionados de como brindar
Agilidad en el servicio Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
un buen servicio oportuno
Cumplir a cabalidad los requisitos que el cliente
exija de acuerdo a su necesidad frente a los
Que Cumpla con los requisitos y
servicios ofrecidos por la organización. Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
especificaciones del servicio
Adquirir servicios de (Control en los resgistro de entrega de
1 CLIENTES mantenimiento de aire satisfacción)
acondicionado
Asegurar confiabilidad de datos Establecer politica de tratamiento de datos
Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
personales personales
Comprar poliza de todo riesgo donde se incliyan

Cuidados y protección de los equipos Gerente 31/12/2018
los equipos del cliente.
Cumplir los términos del acuerdo comercial con los

Pago oportuno en las fechas
proveedores en especial en el pago en las fechas Gernete 31/12/2018
establecidas
estipuladas
2 PROVEEDORES Cumplimiento de terminos acordados Evaluar los proveedores con criterios que
establezca la empresa y determinar si la relación
Estabilidad de la relacion comercial Gernete 31/12/2018
con el proveedor es beneficiosa para la
organización (Evaluación de Proveedores)
Dar cumplimiento a toda la normatividad aplicable

31/12/2018
3 ESTADO O ENTES REGULADORES Cumplimiento de requisitos legales Cumplir a cabalidad todo lo de ley a la organización para el normal desarrollo de su Gerente / Asesor Juridico
propósito
31/12/2018
Capacitcación de trabajo en equipo Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
Capacitación de Manejo de estrés y sobrecarga de

trabajo
Buen ambiente laboral
Capacitación de manejos de Conflictos de trabajo Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
4 TRABAJADORES Pago oportuno del sueldo Estudios de Ruidos, Iluminación y puestos de

trabajo
Evaluar el desempeño de los trabajadores para

Estabilidad laboral Gerente / Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
determinar la estabilidad en la organización
Capacitar al personal, acorde a las exigencias de
Capacitaciones acorde a las
cada cargo para asegurar que sea competente en Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
necesidades de cada cargo
dicha funcion.
Inclusion en jornadas Organizar eventos de integración tales como
extracurriculares (recreacion, cultura, actividades deportivas, cumpleaños y otras que Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
deporte) considere la organización.
Posicionamiento de la empresa en la
Realizar plan de marketing Gerente 31/12/2018
region.
Gestionar un acuerdo de confidencialidad en la

Confidencialidad de informacion alta gerencia para proteger la información vital de Gerente / Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
la organización. (Trabajadores, Proveedores)
5 DUEÑO O PROPIETARIO DEL NEGOCIO Ingresos
Realizar encuestas de satisfacción al cliente del

servicio prestado y hacer un seguimiento a las
Fidelizacion de los clientes Gerente / Coordiandor de HSEQ 31/12/2018
recomendaciones y así determinar estrategias para
la captación de nuevos clientes
Manejo eficas y eficiente de los

Ejecución adecuada del presupuesto Gerente 31/12/2018
recursos
Contribuir en antividades sociales ( Entrega de

Gerente 31/12/2018
regalos a hogar infantil)
6 COMUNIDAD
No ser afectado por el desarrollo Ambientes tranquilos y saludables en 54
misional de la empresa el desarrolos de las actividades
Operar bajo la normas de seguridad y ambiental
Gerente 31/12/2018
aplicables a la empresa
ANEXOS B
VERSION: 1.0
FORMATO: FICHA DE GESTION DEL CAMBIO 1/11/2018
PAGINA 1 DE 1
FECHA:
NOMBRE DEL CAMBIO:
INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del cambio: (Para qué?) CAMBIO MAYOR CAMBIO EMERGENCIA
Describe el propósito del proyecto teniendo en cuenta CAMBIO MENOR CAMBIO ORGANIZACIONAL
Tipo de Cambio:
especifico, medible, en términos de oportunidad y
calidad; alcanzable y realista CAMBIO TEMPORAL
Área del cambio: ubicación del cambio
Alcances: Delimitación geográfica/ área
Identificación Barreras y facilitadores: Elementos

Costo del cambio:
PERSONAL RESPONSABLE
Lider de Proyecto/Gerente: Nombre de la persona o

grupo que proporciona los recursos para la ejecución del
cambio
Líder del cambio: persona responsable de la ejecución

del cambio
Partes Interesadas: Personal interno y externo

impactado.
EVALUACION Y CONTROLES DEL CAMBIO

(Describa los impactos y riesgos del cambio)
RIESGO IMPAC TO
(Nivel de afectacion del cambio ) ACCIONES RESPONSABLE FECHA SEGUIMIENTO
(Es un evento que puede afectar el cumplimiento de los
objetivos del Sistema de gestion de calidad)
BAJO MEDIO ALTO
55
MATRIZ DE RIESGOS
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGOS EVALUACIÓN DEL RIESGO SIN ACCIONES ACCIONES IMPLEMENTADAS EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA ACCIÓN
ACTIVIDAD PROBABILIDAD CONSECUENCIA ADMINISTRACION DEL RIESGO PROBABILIDAD CONSECUENCIA
FACTOR
LIGERAMENT
LIGERAMENT
EXTREMADA
EXTREMADA
EXTERNA
INTERNA
RIESGO / ESTIMACIÓN ESTIMACIÓN DEL
E DAÑINO
E DAÑINO
DANIÑO
DANIÑO
DANIÑO
DANIÑO
PROCESO RIESGOS CAUSAS CONSECUENCIAS
MENTE
MENTE
EQUIPOS Y PRECAUCIONES Y/O
MEDIA
MEDIA
BAJA
ALTA
BAJA
ALTA
OPORTUNIDAD DEL RIESGO CONTROLES RIESGO RESIDUAL
DESCRIPCION PROCEDIMIENTOS HERRAMIENTA
DE INGENIERIA
CONTROLES
S ADMINISTRATIVOS.
Planeación de los servicios a

desarrollar para garantizar los
Falta de planeación en la ejecución Incumplimiento al cliente en los trabajos recursos necesarios y no generar
Rentabilidad y utilidad en el
X RIESGO PLANEACION Sobre costos en el servicio de actividades de los servicios. programados en tiempo, costos y alcance. X X MODERADO N/A N/A N/A sobre costos e incumplimientos con X X TRIVIAL
servicio
cliente
Seguimiento detallado a los costo
del para su efectiva intervención.
Mala planificación en las actividades

Nula participación de la organización en
PLANIFICAR de mercadeo como la falta de
Desconocimiento de las diferentes ferias empresariales. Falta de publicidad en
inclusión de la organización en Contratación con una empresa para
ACTIVIDADES DE X RIESGO PROCESOS actividades de mercadeo y medios locales aumenta el X X MODERADO N/A N/A N/A X X TRIVIAL
diferentes ferias empresariales dentro el manejo de la marca
MERCADEO publicidad en la región. desconocimiento de la marca de la
de la ciudad y la poca publicidad en
empresa.
diferentes medios de comunicación.
PROCESO DE GERENCIA
Experiencia de servicios prestados a

LICITACIÓN ENTIDADES EXPERIENCIA entidades publicas en el Incrementos en porcentaje de probabilidad Realizar seguimientos a la
X OPORTUNIDAD N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
PUBLICAS COMERCIAL mantenimiento de aires de adjudicación de contratos plataforma de contratación publica
acondicionados
Mala planificación de los recursos Mala imagen para la organización. Seguir el paso a paso del
El no cumplimiento de lo pactado en
PROCESOS, que se destinan en dichas Perdida de confianza con los clientes/ o procedimiento establecido.
ELABORAR PROPUESTAS dicha propuesta con los clientes y/o
X RIESGO ECONOMICOS E propuestas. Perdida de la proveedores. X X IMPORTANTE N/A N/A N/A Disponer los recursos necesarios X X TOLERABLE
TECNICO-ECONOMICAS proveedores en cuestión de tiempo,
IMAGEN documentación establecida en las Devolución de dineros girados si el cliente para el normal desarrollo de sus
dinero y calidad del servicio
propuestas. y/o proveedor así lo desea. propuestas.
La sobrefacturación de los servicios

ofrecidos a un mayor costo o la
facturación del servicio sin haberlo
FACTURAR SERVICIOS ejecutado. Error humano de la persona
Mala imagen y poca seriedad de la
SUMINISTRADOS PROCESOS,ECON La subfacturación de los servicios que encargada de la facturación y gestión Aplicar correctamente el
X RIESGO empresa frente a los clientes y/o X X MODERADO N/A N/A N/A X X TRIVIAL
Y REALIZAR GESTION DE OMICO E IMAGEN se ejecutaron pero no se cobraron y la del cobro. (Mala digitación o estrés Procedimiento
facturación de los servicios a un menor proveedores.
COBRO laboral)
costo de lo establecido
-No se verifico la disponibilidad de Mala imagen

SUMINISTRO DE Deficiente suministro de recursos,
los recursos, insumos y materiales -demora en la implementación del servicio Realizar capacitaciones al personal
RECURSOS PARA LOS insumos y materiales necesarios para
X RIESGO MANTENIMIENTO existentes o disponibles. Incompetencia de la empresa X X TOLERABLE N/A N/A N/A en el adecuado suministro de X X TRIVIAL
SERVICIOS la realización de los servicios
- Compra inadecuada de suministros No conformidades por parte del cliente recursos.
PROGRAMADOS prestados
y costos elevados. Quejas y reclamos.
No se actualiza el inventario de -Retrasos en los procesos correspondientes

Realizar capacitaciones al personal
ACTUALIZAR EL Desactualización en el inventario de equipos. -Mala planeación y
X RIESGO MANTENIMIENTO X X TOLERABLE N/A N/A N/A en la adecuada actualización del X X TRIVIAL
INVENTARIO equipos No se realizan los formatos de logística -No conformidades.
inventarios
inventario -
PROCESO DE MANTENIMIENTO
Incluir en el procedimiento
- No se aplican anualmente las
las encuestas de satisfacción
SEGUIMIENTO DE LA Quejas y reclamos por parte de los encuestas de satisfacción. -Manifestación de insatisfacción por parte
a los clientes, programación Realizar Capacitación al
EJECUCION DE LOS X RIESGO MANTENIMIENTO clientes en la ejecución de los - No se superviso, ni controlo la del cliente - Mala imagen X X INTOLERABLE N/A N/A X X TRIVIAL
y seguimiento de servicios y coordinador HSEQ
SERVICIOS REALIZADOS servicios prestados ejecución de los servicios realizados empresarial -Perdidas de clientes.
procedimiento de peticiones,
por la organización.
quejas y reclamos
Mala ejecución de las actividades -

Falta de orden de trabajo de
PROGRAMACION DE LOS Incumplimiento en la realización de los
mantenimiento preventivo y correctivo Realizar capacitaciones al personal
Mal funcionamiento de las maquinas y servicios prestados por la falta de equipos y Realizar programa general
MANTENIMIENTOS No se implementa el programa anual de la empresa responsable del
X RIESGO MANTENIMIENTO equipos por ineficiente mantenimiento herramientas en buen estado. Mal manejo X X INTOLERABLE de mantenimiento preventivo N/A N/A X X TRIVIAL
PREVENTIVOS Y de mantenimiento preventivo. mantenimiento preventivo y
preventivo y correctivo. del procedimiento de de mantenimiento y correctivo
CORRECTIVOS No hay inspección de equipos y correctivo de maquinas y equipos
preventivo y correctivo a los equipos.
maquinas
No se coordino, ni verifico
la ejecución de las calibraciones o
verificaciones de conformidad al
programa. No
PROGRAMA DE se solicito los registros de Mal funcionamiento de los equipos de
Inadecuada verificacion y calibración Realizar el programa de
CALIBRACION, calibración. No seguimiento y medición. Realizar capacitación al al personal
X RIESGO MANTENIMIENTO de los equipos de seguimiento y X X MODERADO calibración o Verificación N/A N/A X X TRIVIAL
VERIFICACION DE se tiene actualizada las hojas de Retraso en los procesos o actividades. encargado
medición
EQUIPOS vida, ni formatos de los equipos de
seguimiento y medición. No
se diligenciaron los formatos de
entrega y recepción de equipos.
El incumplimiento de los objetivos que Realizar la selección del Procedimiento adecuado en el

SELECCION DEL RECURSOS Mala calidad de la prestación del maneja la organización. personal de acuerdo a los reclutamiento y selección de las
X RIESGO Inadecuada selección de personal. X X MODERADO N/A N/A X X TRIVIAL
PERSONAL HUMANOS servicio Incumplimiento de especificaciones del perfiles del manual de hojas de vida y la selección del
cliente. funciones. personal.
PROCESO DE RECURSOS HUMANOS
Realizar un seguimiento de
Desconocimiento de las funciones verificación de cargos.
del cargo. Ambiente pesado en la organización. Realizar los informes pertinentes a
EVALUACIÓN DEL RECURSOS Deficiente desempeño de las labores Falta de tiempo para realizar varias Mala imagen en la organización. cada función asignada.
X RIESGO X X IMPORTANTE N/A N/A N/A x x TRIVIAL
DESEMPEÑO HUMANOS a desarrollar. funciones. Manejo inadecuado del desarrollo de las Realizar la inducción.
Recargo de funciones. áreas. Divulgación del manual de funciones
Descuido del empleado. Aplicar encuesta de Riesgo
Psicosocial
Capacitar al personal, acorde a las

exigencias de cada cargo para
asegurar que sea competente en
Incumplimiento al programa de Seguir el Procedimiento dicha función.
capacitaciones adecuado en las Seguimiento al programa de
CAPACITACION DEL RECURSOS Prestación del servicio bajo e imagen
X RIESGO Inadecuada realización de las Ausencia en las capacitaciones X X MODERADO capacitaciones que ya están N/A N/A capacitaciones y evaluar su X X TRIVIAL
PERSONAL HUMANOS negativa en la organización.
funciones programadas definidas por la estipuladas en la eficacia.
organización. organización. Seguimiento a los indicadores del
programa de capacitación y planes
de acción derivados del resultado
de los indicadores.
Aplicar adecuadamente y
No se aplico adecuadamente el
SELECCION Y Selección de proveedores que no Retrasos en los procesos de la empresa. eficientemente el Realizar capacitación al personal
procedimiento selección, evaluación
EVALUACION DE X RIESGO COMPRAS reúnen los requisitos establecidos por X X IMPORTANTE procedimiento de selección, N/A N/A responsable de la selección y X X TRIVIAL
y reevaluación de proveedores.
PROVEEDORES la empresa Distorsión de la imagen de la empresa evaluación y reevaluación de evaluación de proveedores
Selección inadecuada del proveedor.
proveedores.
PROCESO DE COMPRAS
Inadecuado diligenciamiento de
Compra y adquisición de Formatos. Posibles no conformidades en la auditorias.
Aplicar correctamente los Realizar proceso de capacitación a
PRODUCTOS Y SERVICIOS los productos y servicios no cumplen No se evaluó la solicitud de compra
X RIESGO COMPRAS X X TOLERABLE procedimientos de compra N/A N/A la persona encargada del proceso X X TRIVIAL
COMPRADOS con los requisitos establecidos por la de productos y servicios. Retrasos en los procesos de la empresa.
de productos y servicios de compra de productos y servicios.
empresa Desconocimiento de los .
procedimientos de compra.
Demora en la entrega de productos y

servicios contratados.
Incumplimientos en los tiempos de Aplicar procedimiento Realizar proceso de capacitación a
COMPRAS Y CONTROL DE No se verifico la solicitud de pedido No conformidades
X RIESGO COMPRAS entrega de los productos y servicios X X MODERADO de criterios de evaluación a N/A N/A la persona encargada del proceso X X TRIVIAL
PROVEEDORES del producto o servicios contratados Disminución de ingresos
contratados y entregas incompletas los proveedores de compra de productos y servicios.
No hubo eficiencia en los tiempos de
entrega establecidos.
No se actualiza la Matriz de
requisitos legales. Seguimiento a la Matriz de
Incumplimiento de los requisitos Sanciones y multas.
REQUISITOS LEGALES X RIESGO EMPRESA No se realiza el seguimiento y X X TOLERABLE N/A N/A N/A requisitos legales y evaluar su X X TRIVIAL
legales Clientes inconformes
evaluación de los requisitos legales cumplimiento.
aplicables a la empresa y al contrato
Falta de actualización de datos para

PROCESO GESTION HSEQ
poder llevar un seguimiento y

MEJORAMIENTO medición de los datos. Perdida de fiabilidad y confianza por parte
No se lleva a cabo el mejoramiento Falta de control en los procesos por de los clientes y proveedores. Verificación de la alta dirección.
CONTINUO DE LOS X RIESGO PROCESOS X X IMPORTANTE N/A N/A N/A X X TRIVIAL
de los procesos de la organización. parte de la alta dirección. estancamiento en el mejoramiento de los Auditorias a Procesos
PROCESOS
Descuido en la delegación de procesos continuos.
información por parte de los
empleados.
Incumplimiento en el servicio y
Verificación de la alta dirección.
PERSONAL / Quejas y reclamos por parte del especificaciones del contrato. Clientes, proveedores y comunidades
QUEJAS Y RECLAMOS X RIESGO x x TOLERABLE N/A N/A N/A Revisión de Buzón de PQR x x TRIVIAL
SERVICIO cliente, proveedores y comunidades Incumplimiento de los acuerdo con insatisfechas.
las comunidades. Imagen de la empresa
Falta de ejecución de los programas

Incumplimiento en la ejecución del de auditoria interna Asegurar el cumplimiento adecuado
AUDITORIAS X RIESGO PLANEACION No conformidades X X MODERADO N/A N/A N/A X X TRIVIAL
programa de auditorias internas. Incumplimiento en la ejecución de los para el desarrollo de auditorias.
informe de auditoria
56
ESTIMACION DEL RIESGO
CONSECUENCIAS
PROBABILIDAD LIGERAMENTE DAÑINO DAÑINO EXTREMADAMENTE DAÑIDO
BAJA TRIVIAL (T) TOLERABLE ( TO) MODERADO (MO)
MEDIA TOLERABLE ( TO) MODERADO (MO) IMPORTANTE ( I )
ALTA MODERADO (MO) IMPORTANTE ( I ) INTOLERABLE ( IN)
TIPOS DE RIESGOS
TRIVIAL Riesgo trivial, no se requiere accion especifica
Riesgo tolerable, no se necesita mejorar las

TOLERABLE acciones preventivas, sin embargo se deben
considerar acciones de mejora.
Riesgo moderado, se deben realizar esfuerzo para
MODERADO
reducir el riesgo determinando las medidas
Riesgo importante, no se debe empezar ninguna
IMPORTANTE
actividad hasta que se haya reducido el riesgo
Riesgo intolerable, se requiere accion inmediata y
INTOLERABLE
oportuna para mitigar el riesgo.
57

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ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRADO EN LA EMPRESA AIRECO S.A.S BAJO LOS LINEAMIENTOS DE

MARÍA MARGARITA TRUJILLO RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

MARÍA MARGARITA TRUJILLO RODRÍGUEZ

Informe final de seminario de profundización presentado como requisito

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Firma del presidente del jurado

Firma del jurado

Firma del jurado

Neiva, 15 de Enero de 2019

Dedicamos este trabajo de grado principalmente a Dios y la virgen por habernos

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 13

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................... 13

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................. 14

3.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 16

3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS .............................................................................. 16

4. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 17

4.1 SISTEMA DE GESTIÓN .................................................................................. 17

4.2 NORMAS ISO .................................................................................................. 18

4.3 CONCEPTO DE CALIDAD .............................................................................. 18

4.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD ......................................................... 18

4.5 INTRODUCCIÓN ISO 9001:2015 – TEXTUAL ................................................ 19

4.5.1 Generalidades. .............................................................................................. 19

4.5.2 Principios de la gestión de la calidad. ........................................................... 21

4.5.3 Enfoque a procesos. ..................................................................................... 21

4.5.4 Pensamiento basado en riesgos. .................................................................. 24

4.5.6 Objeto y campo de aplicación. ...................................................................... 25

4.6 INTRODUCCIÓN ISO 14001:2015 – TEXTUAL .............................................. 25

4.6.1 Antecedentes. ............................................................................................... 25

4.6.2 Objetivo de un sistema de gestión ambiental................................................ 26

4.6.3 Factores de éxito. ......................................................................................... 27

4.6.4 Modelo planificar - hacer - verificar – actuar. ................................................ 27

4.6.5 Contenido de la ISO 14001:2015. ................................................................. 28

4.6.6 Objeto y campo de aplicación. ...................................................................... 30

5. DESARROLLO DEL TRABAJO ......................................................................... 31

5.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................. 38

5.1.3 Política integral. ............................................................................................ 38

5.1.4 Objetivos de la organización. ........................................................................ 38

5.2 FORMULACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS FUNCIONALES ............................ 41

5.3 PLANIFICACION DEL SISTEMA Y CAMBIOS ................................................ 42

5.3.1 Procedimiento de gestión del cambio. .......................................................... 43

6. DISEÑO METODOLÓGICO PRELIMINAR ........................................................ 47

6.1 FORMAS DE INVESTIGACIÓN....................................................................... 47

6.1.1 Cualitativa. .................................................................................................... 47

6.1.2 Cuantitativa. .................................................................................................. 47

6.3 FUENTES, TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE

6.3.1 Fuentes. ........................................................................................................ 47

6.3.3 Instrumentos. ................................................................................................ 47

Tabla 1. Caracterización de compras .................................................................... 33

Tabla 2. Caracterización de gestión gerencial ....................................................... 34

Tabla 3. Caracterización de gestión HSEQ ........................................................... 35

Tabla 4. Caracterización de mantenimiento ........................................................... 36

Tabla 5. Caracterización de personal .................................................................... 37

Tabla 6. Análisis contexto organizacional con la matriz DOFA .............................. 39

Tabla 7. Componentes del factor externo e interno ............................................... 40

Tabla 8. Evaluación estratégica del factor externo ................................................ 40

Tabla 9. Evaluación estratégica del factor interno ................................................. 40

Tabla 10. Matriz DOFA - Formulación de directrices estratégicas ......................... 42

Tabla 11. Nivel de afectación del riesgo al SGI ..................................................... 46

Tabla 12. Cronograma de actividades ................................................................... 48

Figura 1. Representación esquemática de los elementos de un proceso .............. 22

Figura 2. Estructura de esta norma internacional con el ciclo PHVA ..................... 23