COLORFLEX, C.

A FECHA: 10/11/2016
DPTO. GESTIÓN DE LA CALIDAD REVISIÓN: 00
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TITULO: CONTROL DE REGISTROS ÍNDICE: GC-06

PROCEDIMIENTO APROBADO
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS

ORIGINADOR: ANTHONY ALBARRACIN

CARGO: ANALISTA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO ORIGINADOR: GESTIÓN DE LA CALIDAD

LISTADO DE APROBANTES/RECEPTORES DE PROCEDIMIENTOS:

DPTO. Aprobantes/Receptores de Aprobantes Receptores de Procedimientos
Procedimientos
1 Gerente General X X
2 Gerente de Producción y Logística X X
3 Gerente de Administración X X
4 Gerente de Investigación, X
Desarrollo y Resinas
5 Analista de Compras X
6 Analista de Recursos Humanos X
7 Contador de Costos X
8 Analista de Facturación y X
Cobranzas
9 Analista de Gestión de la Calidad X X
10 Analista de Logística X
11 Coordinador de Laboratorio y X
Producción
12 Supervisor de Producción X
13 Analista de Laboratorio X
14 Analista de Control de Calidad X
15 Analista de Cuentas por Pagar X

Formato GC-003 Revisión: 02

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PÁGINA DE REVISIONES

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS

ÍNDICE: GC-06

Descripción de la Revisión Página No. Revisión de

Procedimiento No.

Formato GC-002 Revisión: 01

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO (ALCANCE) .................................................................................................................... 3

2. DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS .......................................................................................... 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................. 3
3.1. DEFINICIONES ................................................................................................................................. 3
4. RESPONSABILIDADES ..................................................................................................................... 3
4.1 GERENTES, COORDINADORES, SUPERVISORES Y ANALISTAS DE DEPARTAMENTOS . 3
4.2 ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR ........................................................................................ 3
5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................................. 4
6. REGISTROS ........................................................................................................................................ 4
7. APÉNDICE .......................................................................................................................................... 5

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1. OBJETIVO (ALCANCE)

Establecer un procedimiento para identificar, recoger, acceder, clasificar, archivar,

mantener, conservar, proteger y disponer de los registros relativos al Sistema de Gestión de
la Calidad en COLORFLEX, C.A.

2. DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS

Todos los departamentos tal como está definido en el Listado Maestro del Sistema de
Gestión de la Calidad (GC-02).

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Procedimiento de Emisión, Aprobación y Control de los Procedimientos del

Sistema de Gestión de la Calidad. (GC-01).
 Listado Maestro del Sistema de Gestión de la Calidad (GC-02).
 Control de Formatos del Sistema de Gestión de la Calidad (Formato GC-005).
 Tarjeta para archivo inactivo (Formato GC-043).
 Archivo Inactivo (Formato GC-041).
 Norma ISO-10013:2002 Directrices para la documentación de Sistemas de Gestión
de la Calidad
 Norma ISO-9001:2000 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

3.1. DEFINICIONES

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.

Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y
para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de
revisión.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 GERENTES, COORDINADORES, SUPERVISORES Y ANALISTAS

DE DEPARTAMENTOS

 Establecer, mantener, conservar, identificar, recoger, codificar, clasificar, proteger y

disponer todos los registros relativos al Sistema de Gestión de Calidad.

4.2 ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR

 Identificar los archi-cómodos con un número para garantizar su control y rápida

ubicación.

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 Identificar las columnas de los archi-cómodos con la “Tarjeta para archivo inactivo”
(Formato GC-043).
 Actualizar el listado de “Archivo Inactivo” cuando se realicen cambios en el
almacén de archivo inactivo.

5. PROCEDIMIENTO

 Todos los Gerentes, Coordinadores, Supervisores y Analistas de los departamentos

identificarán, codificarán y recogerán (en papel y digital) los documentos del SGC
como están establecidos en los Procedimientos de “Emisión, Aprobación y Control
de los Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad” (GC-01) para los
procedimientos y formatos, y en el “Control de Documentos” (GC-07) para los
documentos internos y externos.
 Los registros del Sistema de Gestión de la Calidad se controlaran a través de la
cláusula seis (6) de “Registros” de cada procedimiento donde se especifica la
identificación, el sitio para su recuperación, retención y disposición. Además se
indicara en “Archivo Activo” el tiempo en el cual el registro será vigente y deberán
ser almacenados en carpetas en estantes proporcionando condiciones ambientales
que prevengan su daño o deterioro y eviten su perdida.
 Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
 Una vez cumplido el tiempo de vigencia de los registros como “Archivo Activo”
pasaran a considerarse como “Archivos Inactivos” por el tiempo especificado en la
cláusula seis (6) de “Registros” de cada procedimiento.
 Los registros almacenados en el archivo inactivo se archivarán, conservarán,
retendrán y protegerán en archi-cómodo para garantizar su disponibilidad (para
aquellos documentos entre 2 y 10 años de antigüedad), mientras que aquellos
archivos inactivos menores a 2 años de antigüedad se retendrán y mantendrán en
carpetas organizadas en los estantes, de manera que se puedan encontrar fácilmente
y proporcionando condiciones ambientales que prevengan su daño o deterioro y
eviten su perdida.
 Para cada archi-cómodo el Analista de Cuentas por Pagar lo identificará con un
número y registrara en el listado de “Archivo Inactivo” (Formato GC-041) donde
colocara el número del archi-cómodo, la columna donde se almacenara, los nombres
de los documentos y las fechas de los documentos almacenados.
 Los archi-cómodos se almacenaran en el almacén de archivo inactivo, se apilaran en
columnas de cinco (5), cada columna se identificara con la “Tarjeta para Archivo
Inactivo” (Formato GC-043), en ella colocara el nombre de la columna y los
números de la caja que la integran.
 Una vez vencido el tiempo de “Archivo Inactivo” de los registros el Analista de
Cuentas por Pagar los destruirá, a menos que el originador indique lo contrario.

6. REGISTROS

Todos los registros se almacenaran el tiempo indicado en la cláusula seis (6) de los
respectivos procedimientos.

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7. APÉNDICE
Anexo se muestran los siguientes Formatos a utilizar en este Procedimiento:

 Tarjeta para archivo inactivo (Formato GC-043).

 Archivo Inactivo (Formato GC-041)

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