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COLORFLEX, C.A.

FECHA: 14/11/2016
DPTO. LOGÍSTICA REVISIÓN: 01

TITULO: PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y CONTROL ÍNDICE: LO-07


DE LA PRODUCCIÓN

PROCEDIMIENTO APROBADO

PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE LA


PRODUCCIÓN.

ORIGINADOR: REBECA BELLOSO


CARGO: ANALISTA DE LOGÍSTICA
DEPARTAMENTO ORIGINADOR: LOGÍSTICA

LISTADO DE APROBANTES/RECEPTORES DE PROCEDIMIENTOS:


DPTO. Aprobantes/Receptores de Aprobantes Receptores de Procedimientos
Procedimientos
1 Gerente General X X
2 Gerente de Producción y Logística X X
3 Gerente de Administración X X
4 Gerente de Investigación, X
Desarrollo y Resinas
5 Analista de Compras X
6 Analista de Recursos Humanos X
7 Contador de Costos
8 Analista de Facturación y X
Cobranzas
9 Analista de Gestión de la Calidad X X
10 Analista de Logística X X
11 Coordinador de Laboratorio y X X
Producción
12 Supervisor de Producción X
13 Analista de Laboratorio X
14 Analista de Control de Calidad X
15 Analista de Cuentas por Pagar

Formato GC-003 Revisión: 02


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PAGINA DE REVISIONES

PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE LA


PRODUCCIÓN.

ÍNDICE: LO-07

Descripción de la Revisión Página No. Revisión de


Procedimiento No.
Redefinición del organigrama, 0 - 17 1
redefinición de las funciones y
responsables.
Estandarización del formato GC-
003.
Redefinición de correlativos.
Cambio del departamento
responsable del procedimiento,
asignándosele a Logística.

Formato GC-002 Revisión: 01


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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO (ALCANCE) _________________________________________________________ 3


2. DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS ____________________________________________ 3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ________________________________________________ 3
3.1. DEFINICIONES ________________________________________________________________ 4
4. RESPONSABILIDADES _________________________________________________________ 4
4.1 GERENTE DE PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA _______________________________________ 4
4.2 COORDINADOR DE LABORATORIO Y PRODUCCIÓN ______________________________ 4
4.3 GERENTE DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO Y RESINAS _________________________ 5
4.4 ANALISTA DE LOGISTICA ______________________________________________________ 5
4.5 SUPERVISOR DE PRODUCCION _________________________________________________ 5
4.6 ANALISTA DE FACTURACIÓN Y COBRANZAS ____________________________________ 5
4.7 ANALISTA DE COMPRAS ______________________________________________________ 5
4.8 ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS. __________________________________________ 5
5. PROCEDIMIENTO ______________________________________________________________ 6
5.1. DIAGRAMA DE FLUJO ________________________________________________________ 14
6. REGISTROS ___________________________________________________________________ 16
7. APÉNDICE _____________________________________________________________________ 17

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1. OBJETIVO (ALCANCE)

Desarrollar un procedimiento para la planificación, programación y control de la


producción de tintas flexograficas base solvente, bases, barniz tintas, barniz sobre
impresión, resinas, adhesivos en COLORFLEX, C.A.

2. DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS

 Producción.
 Logística.
 Laboratorio.
 Compras.
 Facturación y Cobranzas.
 Ventas.
 Recursos Humanos.
 Investigación, Desarrollo y Resinas.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Hoja de Pedidos (FC-001).


 Programación semanal para recepción de materia prima e insumo (Formato CO-
002).
 Prioridades para la Planificación de la Producción (Formato LO-017)
 Lista de Artículos en Inventarios (Formato LO-027)
 Hoja de Producción (PR-001).
 Capacidad de las Ollas (Formato PR-002).
 Planificación de Producción Semanal (Formato PR-004).
 Planificación de Producción Diaria (Formato PR-005).
 Formulaciones año en curso (Formato LB-042).
 Hojas de Producción de Resinas y Adhesivos (Formato ID-006).
 Procedimiento de Control de Inventario de Materia Prima (LO-02).
 Procedimiento de Control de Producto en Proceso (LO-01).
 Procedimiento de Control de Producto Terminado (LO-03).
 Procedimiento de Elaboración de Tintas Flexograficas Base Solvente (PR-01).
 Procedimiento de Elaboración de Bases (PR-02).
 Procedimiento de Elaboración de Barniz Tinta (PR-03).
 Procedimiento de Elaboración de Barniz Sobre Impresión (PR-04).
 Procedimiento de Ventas (GG-01).
 Procedimiento de Elaboración de resinas y Adhesivos (ID-02).
 Procedimiento de Compras (CO-01).

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3.1. DEFINICIONES

 Adhesivos: sustancia que interpuesta entre dos cuerpos o fragmentos, sirve para
pegarlos.
 Base: es una mezcla homogénea de solventes, barniz y pigmento pre-fabricada, cuya
finalidad es proporcionar el color en las tintas flexograficas.
 Cerrar Hoja de Producción: una Hoja de Producción está cerrada cuando el
Supervisor de Producción contabiliza el producto envasado y la merma del lote, para
luego firmar y entregarla al Analista de Logística.
 Explosión de Materiales: consiste en determinar las cantidades de materias primas,
insumos y productos en procesos necesarios para fabricar una cantidad establecida
de producto terminado, a partir de la composición de la fórmula de fabricación
(porcentajes de materias primas y/o productos en procesos) y los insumos para
envasar una unidad del producto a fabricar.
 Producto en Proceso: son materiales pre-fabricados que serán sometidos a etapas
posteriores de producción (Bases y Barnices Tinta).
 Producto Terminado: Material totalmente procesado que cumple las
especificaciones requeridas para ser entregado a un cliente determinado.
 Resinas: Sustancia orgánica de consistencia pastosa, pegajosa, transparente o
translúcida, que se solidifica en contacto con el aire; es de origen vegetal o se
obtiene artificialmente mediante reacciones de polimerización. Estas pueden ser
naturales o sintéticas; las más utilizadas en tintas flexograficas base solvente son las
resinas poliamidas, nitrocelulosa y el poliuretano, la resinas en las tintas actúan
como vehículo permitiendo que el pigmento se fije al sustrato utilizado.
 Tinta Flexografica: es una mezcla homogénea de pigmentos, resinas, solventes,
aditivos, cuyo destino final es reproducir mediante un proceso de impresión una
imagen grabada en un cilindro, plancha o cliché sobre un determinado sustrato.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 GERENTE DE PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA


.
 Revisar y aprobar la planificación semanal entregada por el Analista de Logística de
acuerdo a prioridades y urgencias.

4.2 COORDINADOR DE LABORATORIO Y PRODUCCIÓN

 Generar las “Hojas de Producción” (Formato PR-001) para tintas flexograficas base
solvente, barniz tinta, barniz sobre impresión y bases un día antes de la fecha
planificada para fabricarse el lote y entregarlas al Supervisor de Producción.
 Asigna los códigos de las fórmulas activas para cada producto en la “Hoja de
Pedidos” Formato FC-001).

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4.3 GERENTE DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO Y RESINAS

 Notificar al Analista de Laboratorio las cantidades a producir en el reactor para que


imprima las “Hojas de Producción de Resinas y Adhesivos” (Formato ID-006)
 Revisar y firmar las “Hojas de Producción de Resinas y Adhesivos” (Formato ID-
006) con un día de antelación a lo planificado.

4.4 ANALISTA DE LOGISTICA

 Mantener actualizados e imprimir los inventarios del Sistema Profit Plus.


 Especificar las materias primas e insumos a comprar al Analista de Compras.
 Planificar las cantidades a fabricar de tintas flexograficas base solvente, barniz tinta,
barniz sobre impresión, bases, resinas y adhesivos en la semana, de acuerdo a los
niveles de inventario de materia prima, producto en proceso y terminado, capacidad
de la maquinaria, fuerza laboral, disponibilidad de la maquinaria, prioridades,
estatus de los pedidos y equipos en mantenimiento.
 Llevar la minuta de reunión (Formato RH-035).

4.5 SUPERVISOR DE PRODUCCION

 Programar la secuencia en máquinas para todos los productos a fabricar en el día.


 Transcribir en el formato “Hojas de Producción en Proceso” (Formato PR-022) las
cantidades de “Hojas de Producción” (PR-001) de los productos en fabricación que
aún no estén cerradas por el Supervisor de Producción.

4.6 ANALISTA DE FACTURACIÓN Y COBRANZAS

 Registrar los pedidos entrantes en la “Hoja de Pedidos” (Formato FC-001) para la


reunión de programación de producción.

4.7 ANALISTA DE COMPRAS

 Programar y registrar la recepción de materia prima e insumos a recibir de la semana


en la “Programación semanal para recepción de materia prima e insumo” (Formato
CO-002).

4.8 ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS.

 Notificar permisos, cursos, charlas u otras causas que requieran la falta de personal
dentro de la semana de planificación y registrarlo en “Personal Disponible en la
Semana” (Formato RH-036).

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5. PROCEDIMIENTO

Para la planificación y programación de la producción el Analista de Logística


requiere la siguiente información:

 El Analista de Recursos Humanos indica mediante el archivo de Microsoft Excel


“Personal Disponible en la Semana” (Formato RH-036) la disponibilidad de
personal para la semana.

Figura Nº1. Personal disponible en la semana.

 El Supervisor de Producción en el archivo de Microsoft Excel “Equipos Disponibles


en la Semana” (Formato PR-023) indica la disponibilidad de equipos y máquinas,
ver figura Nº2, (en caso de no estar disponible algún equipo, se colocará la fecha y
el tiempo en que se encontrará parado el equipo)

Figura Nº2. Equipos disponibles en la semana.

 El Supervisor de Producción indica cuales lotes aún siguen en fabricación (todas


aquellas hojas de producción que aún no han sido cerradas, para ello registra el
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formato de “Hojas de Producción en Proceso” (Formato PR-022) colocando el
número de “Hoja de Producción” (Formato PR-001) y/o “Hoja de Producción de
Resinas y Adhesivos” (Formato ID-006), código del producto, nombre del producto
en artículo, cantidad y estatus del mismo.

Figura Nº3. Hojas de Producción en proceso.

 El Analista de Facturación y Cobranzas registra los pedidos de los clientes en la


“Hoja de Pedidos” (Formato FC-001), ver procedimiento de “Ventas”(GG-01).

Figura Nº4. Hoja de Pedidos.

 Una vez registrados los pedidos, el Coordinador de Laboratorio y Producción revisa


el archivo de Microsoft Excel “Formulaciones año en curso” (Formato LB-042) e
indica en la en la “Hoja de Pedidos” (Formato FC-001) la fórmula activa a utilizar
para ese producto (para un mismo producto existen varias formulaciones por lo que
el Coordinador de Laboratorio y Producción debe indicar cuál es la que
corresponde) para que el Analista de Logística pueda realizar la explosión de
materiales para cada número de pedido solicitado.

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 El Analista de Compras registra las recepciones de materias primas e insumos a
recibirse en la semana en la “Programación Semanal para la Recepción de
Materiales” (Formato CO-002), ver procedimiento de “Compras” (CO-01).

Figura Nº5. Programación semanal para la recepción de materiales.

 El Analista de Logística debe mantener actualizado el sistema Profit Plus ingresando


todas las “Hojas de Producción” (Formato PR-001) y/o “Hojas de Producción de
resinas y Adhesivos” (Formato ID-006)de forma tal que le permita tener los niveles
de inventarios reales, ver procedimientos de “Control de Inventarios de Materias
Primas e Insumos” (LO-02), “Control de Inventarios de Productos en Procesos”
(LO-01) y/o “Control de Inventarios de Productos Terminados” (LO-03) según sea
el caso.

Una vez el Analista de Logística recibida toda la información descrita anteriormente:

 El Analista de Logística revisa el archivo de Microsoft Excel “Prioridades para la


Planificación de la Producción” (Formato LO-017) y determina las prioridades de
clientes a atender de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Gerente de
Producción y Logística.
 El Analista de Logística determina las cantidades necesarias, ver “Lista de Artículos
en Inventarios” (Formato LO-027), a producir para la satisfacción de los pedidos.
Para ello debe imprimir el reporte generado por el Sistema Profit Plus el cual
obtendrá de la siguiente forma:

 Ingresa en la casilla “Módulo” y selecciona la opción de “Inventario”.

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Figura Nº6. Ubicación de la casilla modulo.

 Posteriormente ingresa en la casilla “Reporte” y selecciona “Artículos”.

Figura Nº7. Casilla “Artículos”

 Se despliega la ventana de “Impresión del Reporte: Artículos”, allí


selecciona “Artículos con su stock por almacén”.

Figura Nº8. Artículos con su stock por almacén.

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 Escribe en la casilla “Código” AA-3000 hasta TR09-001 y en la casilla
“Enviar a” selecciona “Archivo de Excel” y posteriormente acepta e
imprime.

Figura Nº9. Impresión del reporte “artículos”.

 El Analista de Logística verifica las cantidades requeridas por los pedidos en el


“Listado de Artículos en Inventario” (Formato LO-027) de manera de determinar si
se posee en inventario la suficiente cantidad de producto para atender el pedido, en
caso contrario identifica las cantidades que hacen falta y se deben producir.
 Una vez determinadas las prioridades e identificadas las cantidades requeridas por
artículo, se realiza la explosión de materiales, para la cual busca el número de
fórmula activa y asignada por el Coordinador de Laboratorio y Producción en la
“Hoja de Pedidos” (Formato FC-001). Para ello ingresa en el archivo de Microsoft
Excel “Formulaciones año en curso”(Formato LB-042) y coloca en la casilla “kilos a
producir” la cantidad necesaria para satisfacer los clientes y determina si se cuenta
en el “Listado de Artículos en Inventario”(Formato LO-027) la materia prima y/o
producto en proceso suficiente.

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Figura Nº10. Explosión de Materiales.

 Se comparan las cantidades de la explosión de materiales con el inventario existente


en el “Listado de Artículos en Inventario” (Formato LO-027) y de lograr producir
todo el pedido se registra en la “Planificación de Producción Semanal” (Formato
PR-004) por orden de prioridad y cliente, así como también la presentación y la
fecha de despacho.
 En caso contrario se observa la “Programación semanal para recepción de materia
prima e insumo” (Formato CO-002) para identificar si las cantidades de materias
primas y/o insumos faltantes están en proceso de compra, en caso afirmativo se
planifica en función de la fecha en que se reciban las materias primas y/o insumos.
 Si las cantidades de materias primas y/o insumos faltantes no están en proceso de
compra, se planifica fabricar en lotes según las cantidades en inventario y las
prioridades mientras que se realizan requisiciones de compras para las cantidades
faltantes, ver procedimiento de “Compras” (CO-01).

NOTA: En el caso de las bases y barnices tintas no aplica el nombre del cliente ya
que no es un producto que se oferte a los clientes de COLORFLEX C.A.

 El Analista de Logística realiza la programación donde se asigna el día de


fabricación de acuerdo a la disponibilidad de materia prima, nivel de los inventarios
(Materia Prima, Producto en Proceso y Producto Terminado), capacidad (ver
“Capacidad de las Ollas” (Formato PR-002), fuerza laboral, estado de la maquinaria,
estatus de los pedidos.

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Figura Nº 11. Capacidad de las Ollas. (Formato PR-002)

Figura Nº12. Planificación de Producción Semanal.

 Una vez realizada la planificación semanal el Analista de Logística la imprime y


convoca la reunión de planificación semanal.
 El Analista de Logística imprime la “Minuta de reunión” (Formato RH-035) para
anotar todos los puntos acordados dentro de la reunión de planificación de
producción y lleva la “Minuta de reunión” (Formato RH-035) de la planificación
anterior.
 Comienza la reunión y el Analista de Logística repasa la “Minuta de reunión”
(Formato RH-035) de la planificación anterior para verificar el estatus de los puntos
acordados.
 Luego el Analista de Logística presenta la planificación y durante la reunión se
discute la viabilidad de la misma entre los asistentes, donde se incluyen al Gerente
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General, Gerente de Producción y Logística, Gerente de Administración, Gerente de
Investigación, Desarrollo y Resinas, Coordinador de Laboratorio y Producción,
Analista de Compras, Analista de Facturación y Cobranzas, Analista de Recursos
Humanos y Supervisor de Producción; se da la retroalimentación y se aprueba la
planificación por el Gerente de Producción de Logística, en caso de no ser aprobada
el Analista de Logística realiza los ajustes en la planificación y la presenta
nuevamente.
 Decidida la planificación semanal el Analista de Logística realiza la requisición de
compras de las materias primas e insumos con mayor consumo y menor nivel de
inventario, ver procedimiento de “Compras” (CO-02).
 Un día antes de la fabricación el Coordinador de Laboratorio y Producción genera
las “Hojas de Producción” (PR-001) y las entregas al Supervisor de Producción, ver
procedimientos de “Elaboración de Tintas Flexograficas Base Solvente” (PR-01),
“Elaboración de Bases” (PR-02), “Elaboración de Barniz Tinta” (PR-03) o
“Elaboración de Barniz Sobre Impresión” (PR-04), según sea el caso.
 En el caso de Resinas y Adhesivos, es el Analista de Laboratorio quien un día antes
de la fabricación genera las “Hojas de Producción de Resinas y Adhesivos”
(Formato ID-006) y las entrega al Supervisor de Producción, ver procedimiento de
“Elaboración de resinas y Adhesivos” (ID-02).
 El Supervisor de Producción al recibir las “Hojas de Producción”(PR-001) y“Hojas
de Producción de Resinas y Adhesivos” (Formato ID-006) se reúne con el Analista
de Logística para realizar la planificación diaria, donde establecerán para cada día el
orden, las horas, cantidades y responsables en que se deben fabricar cada uno de los
lotes a partir de los tiempos por operación, la disposición del personal y la capacidad
operativa registrándolo en la “Planificación de Producción Diaria” (Formato PR-
005).
 El Supervisor de Producción controlara la producción mediante la “Planificación de
Producción Diaria” (Formato PR-005), en donde registrará cada vez que se cumpla
cada fase del proceso de fabricación registrando la fecha y hora de realización.
 De no cumplir con la programación de producción diaria el Supervisor de
Producción le informa al Analista de Logística para la reprogramación, asignado las
fechas, horas y responsables, así como indicar las causas que motivan al no
cumplimiento del programa.

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5.1. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el Diagrama de Flujo que describe los pasos a seguir


para la Planificación, Programación y Control de Producción de COLORFLEX, C.A.

Diagrama de Flujo de Planificación, Programación y Control de la Producción


Analista de Recursos Coordinador de Laboratorio y Gerente de Producción y Analista de Facturación y
Analista de Logística Analista de Compras Supervisor de Producción
Humanos Producción Logística Cobranzas

Inicio

Indica disponibilidad
del personal para la
semana

Personal disponible Indica disponibilidad


en la semana de los equipos y
maquinas

Equipos disponible en
la semana

Indica estatus de las


Hojas de Producción
aun no cerradas

Hojas de Producción Indica pedidos


en proceso pendientes en “Hoja
de Pedidos”

Indica formulas
activas para los Hoja de Pedidos
productos

Formulaciones año en
curso

Indica la
Hoja de Pedidos programación de
recepciones de MP e
Insumos

Programación
Identifica las Semanal para la
prioridades para la Recepción de
planificación Materiales

Prioridades para la
Planificación de la
Producción

Imprime y verifica
niveles de inventarios
en “Listado de
Artículos en
Inventario”

Listado de Artículos
en Inventario

Realiza explosión de
materiales

Formulaciones año en
curso

A
Fase

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Diagrama de Flujo de Planificación, Programación y Control de la Producción
Gerente de Investigación, Coordinador de Laboratorio y Gerente de Producción y
Analista de Logística Analista de Compras Supervisor de Producción
Desarrollo y Resinas Producción Logística

Compara niveles de
inventarios con
explosión de
materiales

¿Existe
No ¿Están en No
suficiente Procedimiento de
proceso de
cantidad en Compras
compras?
inventario?

Si Si

Planifican las Programación


cantidades según Semanal para la
pedidos Recepción de
Materiales

Planifican las
Planifican las
cantidades según
cantidades según
niveles de
fechas de recepción
inventario y
de MP e insumos
prioridades

Planificación
Semanal de la
Producción

Repasa puntos de la
“Minuta de
reunión” anterior

Minuta de reunión

Ajusta la
planificación No
semanal

Presenta
¿Aprueba la
Genera “Hojas de planificación
Genera “Hojas de planificación?
Producción de semanal
Producción”
Resinas y
Adhesivos” Si
Realiza requisición
de compras de MP
Hojas de Hojas de e insumos
Producción de Producción
Resinas y Adhesivos
Procedimiento de
Compras

Hojas de
Producción
Hojas de
Producción de
Resinas y Adhesivos

Realiza planificación
diaria de la
producción

Planificación diaria
de la producción

Fin
Fase

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6. REGISTROS

Tiempo de
Retención
Descripción Ubicación Responsable
Archivo Archivo
Activo Inactivo

Facturación y Cobranzas Analista de


Formato Hoja de Pedidos Un (1)
Archivo Microsoft Excel Facturación y -
(FC-001) año
“Pedidos año en curso” Cobranzas

Formato Programación
Logística
Semanal para la Analista de Dos (2)
Carpeta “Programación de -
Recepción de Materiales Logística años
recepciones año en curso”
(CO-002)
Logística
Formato Prioridades para Archivo de Microsoft
Analista de Un (1)
la Planificación de la Excel “Prioridades para -
Logística año
Producción (LO-017) Planificación de
Producción año en curso”
Formato Lista de
Logística Analista de
Artículos en Inventarios - -
Sistema Profit Plus Logística
(LO-027)
Laboratorio Coordinador
Formato Hoja de
Carpeta “Hojas de de Dos (2) Diez (10)
Producción
Producción de Producto Laboratorio y año años
(PR-001)
Terminado año en curso” Producción
Formato Hoja de Laboratorio
Producción de Resinas y Carpeta “Hojas de Analista de Dos (2) Diez (10)
Adhesivos Producción de Resinas y Laboratorio años años
(ID-006) Adhesivos año en curso”
Producción
Formato Capacidad de Supervisor de Dos (2)
Carpeta “Capacidad de las -
las Ollas (PR-002). Producción años
Ollas”
Logística
Formato Planificación de
Carpeta “Planificación de Analista de Dos (2)
Producción Semanal -
la Producción año en Laboratorio años
(PR-004).
curso”
Producción
Formato Planificación de
Archivo de Microsoft Supervisor de Dos (2)
Producción Diaria (PR- -
Excel “Planificación de Producción años
005).
Producción año en curso”

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DE LA PRODUCCIÓN
Tiempo de
Retención
Descripción Ubicación Responsable
Archivo Archivo
Activo Inactivo
Laboratorio Coordinador
Formato Formulaciones Archivo de Microsoft de Dos (2)
-
año en curso (LB-042). Excel “Formulaciones año Laboratorio y años
en curso” Producción

7. APÉNDICE

Anexo se muestran los siguientes Formatos a utilizar en este Procedimiento:

 Hoja de Pedidos (FC-001).


 Programación semanal para recepción de materia prima e insumo (Formato CO-
002).
 Prioridades para la Planificación de la Producción (Formato LO-017)
 Lista de Artículos en Inventarios (Formato LO-027)
 Hoja de Producción (PR-001).
 Capacidad de las Ollas (Formato PR-002).
 Planificación de Producción Semanal (Formato PR-004).
 Planificación de Producción Diaria (Formato PR-005).
 Hojas de Producción de Resinas y Adhesivos (Formato ID-006).

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