DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO

(PGDE) PARA LA FUNDACION FUNDEPRO

CLERY DAYANNA PINTO LADINO

MARIANA JULIETH SOTAQUIRA GOMEZ

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA – C.B.A SENA

ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL
SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON
LA NORMATIVIDAD
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE
GESTION DOCUMENTAL FICHA: 2068876
MOSQUERA – CUNDINAMARCA 2020
DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO
(PGDE) PARA LA FUNDACION FUNDEPRO

CLERY DAYANNA PINTO LADINO

MARIANA JULIETH SOTAQUIRA GOMEZ

LEISA MERCEDES PRADA

INSTRUCTORA

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA – C.B.A SENA

ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL
SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON
LA NORMATIVIDAD
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE
GESTION DOCUMENTAL FICHA: 2068876
MOSQUERA – CUNDINAMARCA 2020
 TABLA DE CONTENIDO

Pag
INTRODUCCION ……………………………………………………………………….15
1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………………16
2. JUSTIFICACION …………………………………………………………………… 18
3. OBJETIVOS ………………………………………………………………………… 19
3.1 OBJETIVO GENERAL ……………………………………………………… 19
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ……………………………………………………. 19
4. MARCO REFERENCIAL ……………………………………………………………20
4.1 MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL ………………………………………… 20
4.1.1 Archivística …………………………………………………………………. 20
4.1.2 Gestión Documental ………………………………………………………. 21
4.1.3 Programa de Gestión Documental (PGD) y Programa de Gestión del
Documento Electrónico (PGDE) …………………………………………………. 21
4.1.4 PGDE y su relación con las nuevas tecnologías ………………………. 22
4.1.5 PGDE y la normativa respecto al documento electrónico de archivo………22
4.1.6 PGDE y su impacto en la Gestión de la Información y del Conocimiento…23
4.1.7 PGDE y efectividad de procedimientos archivísticos ………………………. 24
4.2 MARCO NORMATIVO …………………………………………………………….24
4.3 MARCO INSTITUCIONAL ………………………………………………………..26
4.3.1 Estructura orgánica y funcional ………………………………………………. 27
4.3.2 Mapa de procesos ……………………………………………………………. 28
4.3.3 Visión …………………………………………………………………………… 29
4.3.4 Misión ………………………………………………………………………….. 30
4.3.5 Valores …………………………………………………………………………...30
5. DISEÑO METODOLÓGICO ……………………………………………………… 30
6. DESARROLLO DEL DISEÑO DEL PGDE …………………………………… 32
6.1 NORMOGRAMA ………………………………………………………………. 32
6.2 IDENTIFICACIÓN DE LA FUNDACION FUNDEPRO CON RELACIÓN A SU
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ……………………………………………33
6.2.1 Identificación de la fundación fundepro ………………………………………. 33
6.2.2 Situación genérica sobre la administración del fondo documental de la
fundación fudepro ……………………………………………………………………….34
6.3 REQUERIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO……………………………………………………………………….. 34
6.3.1 Normativos……………………………………………………………………. 34
6.3.2 Económicos ………………………………………………………………… 34
6.3.3 Administrativos ……………………………………………………………….. 35
6.3.4 Tecnológicos ……………………………………………………………. 35
6.3.5 Gestión del cambio …………………………………………………………. 35
6.4 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL
DOCUMENTO ELECTRÓNICO ………………………………………………. ….. 36
6.4.1 Producción ……………………………………………………………………… 36
6.4.2 Gestión y Tramite …………………………………………………………….. 37
6.4.3 Organización …………………………………………………………………. 37
6.4.4 Transferencia ………………………………………………………………….. 38
6.4.5 Disposición de documentos …………………………………………………. 38
6.4.6 Valoración …………………………………………………………………. 38
6.5 PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
PARA LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO……… 39
6.5.1 Procedimiento para el proceso de Planeación ……………………………… 39
6.5.2 Procedimiento para el proceso de la producción ……………………………. 40
6.5.3 Procedimiento para el proceso de Gestión y Trámite ………………………. 42
6.5.4 Procedimiento para el proceso de Organización …………………………… 42
6.5.5 Procedimiento para el proceso de Transferencia …………………………. 44
6.5.6 Procedimiento para el proceso de Disposición de documentos …………. 45
6.5.7 Procedimiento para el proceso de Preservación a largo plazo …………. 46
6.5.8 Procedimiento para el proceso de Valoración …………………………… 47
7. CONCLUSIONES ………………………………………………………………. 49
8. RECOMENDACIONES …………………………………………………. 50
BIBLIOGRAFIA ………………………………………………………………. 51
 GLOSARIO
El siguiente glosario responde a las necesidades de contenido, son extraídos del
banco terminológico del Archivo General de la Nación.
A
ACCESIBILIDAD: La disponibilidad y usabilidad de la información, en el sentido de
la capacidad o facilidad futura de la información de poder ser reproducida y por
tanto usada.
ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Derecho de los ciudadanos a
consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos
consagrados por la Ley.
ACTIVO DE INFORMACIÓN: En relación con la seguridad de la información, se
refiere a cualquier información o sistema relacionado con el tratamiento de la
misma que tenga valor para la organización. Según [ISO/IEC 13335-1:2004]:
Cualquier cosa que tiene valor para la organización.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por
los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
ARCHIVO PRIVADO: Conjunto de documentos producidos o recibidos por
personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones
o actividades.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado
como tal por el legislador.
ASUNTO: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
AUTENTICIDAD: Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser,
que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado,
y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma. Para garantizar la
autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar
políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión,
mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que
los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los
documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación,
utilización u ocultación no autorizadas.
B
BASE DE DATOS: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados
de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos
subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o
lenguajes de búsqueda rápida.
C
CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción de constatar la presencia de
determinados documentos o datos en los archivos.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO: El ciclo vital del expediente
electrónico está formado por las distintas fases por las que atraviesa un
expediente desde su creación hasta su disposición final.
COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia”, hasta el momento
en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales” señalada en el
Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el
riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad.
CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
COPIA AUTENTICADA: Reproducción de un documento, expedida y autorizada
por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original
COPIA DE SEGURIDAD: Copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo
(Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
D
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental
que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida,
almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información
generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
E
EQUIVALENTE FUNCIONAL: Cuando se requiera que la información conste por
escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la
información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: Es un conjunto de documentos electrónicos que
hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para
ser archivados.
EXPEDIENTE MIXTO: Conjunto de documentos de archivo, electrónicos y
tradicionales, relacionados entre sí y conservados por una parte en soporte
electrónico, en el marco del SGDEA y por otra, como expediente tradicional fuera
del SGDEA.
F
FIABILIDAD: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es
una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir
a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el
momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan,
por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o
automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las
operaciones.
FIRMA ELECTRÓNICA: Corresponde a métodos tales como códigos,
contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan
identificar a una persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo
sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma,
teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo
pertinente.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
FORMULARIO ELECTRÓNICO: Formatos que pueden ser diligenciados por los
ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: "Formularios de contacto”
o "Formularios para peticiones, quejas y reclamos”.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
G
GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Área de gestión responsable de un control eficaz y
sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición
de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de
documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la
organización.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
GESTIÓN DEL RIESGO: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización en relación con el riesgo.
GESTIÓN Y TRÁMITE: Abarca el inicio, la vinculación a un trámite, la distribución,
la descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso del expediente hasta que
cumple la función inicial por la que fue creado.
GOBIERNO EN LÍNEA: El Gobierno Electrónico o en línea se define como el uso
de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los
servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y
eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del sector público y la
participación ciudadana.
I
INDEXACIÓN: Indización (indexing). Proceso por el que se establecen los campos
de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información. Establecer
puntos de acceso para facilitar la recuperación.
ÍNDICE ELECTRÓNICO: El índice electrónico constituye un objeto digital donde
se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el
expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los
documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la
recuperación del mismo. Se ha determinado que "el foliado de los expedientes
electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente
por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice
garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación
cuando se requiera”.
INTEGRIDAD: Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento
electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones
no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos
deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el
mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No
obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle
su seguimiento. Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los
documentos.
INTEROPERABILIDAD: Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de
transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias
organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas
(computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de
tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con
un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
M
METADATOS: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca
de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.
N
NO REPUDIO: Es la garantía de que no puedan ser negados los mensajes en una
comunicación electrónica.
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA: Actividad colectiva encaminada a unificar
criterios en la aplicación de la práctica archivística.
P
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en
el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación (AGN, 2014).
PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es el instrumento
archivístico encaminado a la planificación, procesamiento, manejo y organización
de los documentos electrónicos producidos y recibidos por la entidad, para facilitar
su uso, consulta y conservación.
R
REFRESHING: El proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital
hacia otro (incluye copiado al mismo tipo de medio).
S
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM): Un Sistema
de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Electronic Records
Management System ERMS) es básicamente una aplicación para la gestión de
documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de
documentos físicos.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Conjunto de reglas
que rigen el almacenamiento, uso, permanencia y disposición do documentos de
archivo y/o información acerca de ellos, así como las herramientas y mecanismos
usados para implementar dichas reglas.
T
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
TRAZABILIDAD: Creación, incorporación y conservación de información sobre el
movimiento y el uso de documentos de archivo.
V
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
 INTRODUCCION

La gestión de documentos está ligada a la actividad administrativa del Estado, al

cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos y procedimientos de
todas las entidades. Como aporte a esta gestión, las organizaciones pueden
apropiar prácticas de gestión documental, apoyándose para ello en el uso de
tecnologías de la información y las comunicaciones, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas expedidas por el Archivo General de la
Nación y los referentes internacionales competentes e idóneos en la materia, que
permitan promover la eficiente prestación de trámites, servicios, contenidos y
aplicaciones para una correcta gestión de la información institucional.
Este documento pretende que, más allá de la incorporación de una herramienta
tecnológica como soporte a la gestión documental electrónica, la Fundación
FUNDEPROP tengan una visión clara de las necesidades, implicaciones y retos que
conllevan a adquirir e implementar una solución informática que apoye los procesos
de la gestión documental, basada en la adopción de mejores prácticas y
metodologías aplicables durante el ciclo de vida del proyecto.
Por lo anteriormente señalado, la Fundación FUNDEPRO no se pueden limitar a
formular y desarrollar proyectos con enfoque netamente tecnológico o archivístico,
sino debe tener una visión integradora que involucre el trabajo articulado de
archivistas, ingenieros, además de la participación de cada uno de los dueños y
ejecutores de los procesos como productores de la información en sus diferentes
niveles: estratégicos, misionales y de apoyo.

1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Anteriormente se realizó un diagnóstico inicial en la fundación FUNDEPROP donde
aplicamos técnicas e instrumentos para conocer la situación actual del área de
archivo y para conocer también como hacen uso de las tecnologías en la fundación
FUNDEPRO.
Lo anterior permitió evidenciar que no cuentan con un área de operación
archivística, no cuentan con un titular o responsable, la persona que maneja el
archivo es la Directora General, donde ella indica que no tiene conocimiento alguno
en cuanto a la gestión documental y el área de archivo, lo que quiere decir que
tampoco cuenta con un personal que se encuentre capacitado para hacer uso y
manejo de la documentación.
Igualmente, la conservación de los documentos al no contar con el área específica
para conservar dentro de las instalaciones se encuentra en el apartamento de la
Directora General ya que la mayor parte es digital y no físico, no obstante, en el
inmueble no cuenta con las adecuaciones necesarias por ejemplo ventanas sin
cortinas, espacio pequeño, mueble de madera, archivado en cajas en el piso.

En cuanto al tipo de ordenación que emplea para la organización de sus

expedientes es cronológico, eso quiere decir que su organización va de acuerdo a
la fecha en que la documentación ha sido tramitada, no hace uso de instrumentos
archivísticos para el control y consulta de la documentación (Cuadros de
clasificación, inventarios de transferencia, por expediente o guía simple de archivos)
no hace uso de normas que apliquen en su archivo porque no tiene conocimiento
de ello, no realiza limpieza del archivo, no presentan algún tipo de deterioro, no
cuenta con un sistema de gestión archivística, utiliza formatos digitales como Word,
Power Point, Pdf y Excel, la finalidad de los archivos digitales son para ser enviados
por correo electrónico, no genera copia o versiones de excedentes públicos, ningún
tipo de usuario solicita documentación, cualquier persona que se encuentre
laborando en la empresa puede hacer uso del archivo digital y finalmente presenta
problemas de búsqueda en la documentación muy rara vez.

Se realiza un paréntesis en cuanto a la documentación de la empresa FUNDEPROP

y es que la mayoría del archivo y la documentación manejada es digital, el cual se
encuentra en carpetas digitales y ordenadas de forma cronológica. Por ello no hacen
uso de limpiezas o de algún tipo de personal para el manejo de ello, se debe tener
en cuenta que la señora Nidia Elizabeth Muñoz Casas es la única que hace uso de
la documentación pero que tampoco tiene un gran conocimiento para su patrimonio
documental físico, en este caso se debe aplicar un plan de mejora para el archivo
de la entidad. Sin embargo, si existen riesgos de perder el patrimonio documental
de la fundación por su mala preservación y poca importancia.
Por lo anterior queremos hacer la invitación a la Fundación FUNDEPRO que haga
implementación de un PGDE (Programa De Gestión Documental Electrónica), ya
que las tecnologías están introduciendo nuevas prácticas y formas de gestionar los
documentos y se han vuelto una herramienta fundamental para el acceso, consulta,
transparencia, optimización y disponibilidad de la información. Sin embargo, es
necesario establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta,
retención, almacenamiento, preservación y disposición final, pues cada decisión
asociada al tratamiento de dichos documentos tendrá efectos sobre el patrimonio
documental. A partir de eso también daremos a conocer como diseñar un PGDE
para la fundación FUNDEPRO.

¿Cómo diseñar un programa de gestión documental electrónica (PGDE) para que

la Fundación FUNDEPRO pueda hacer un mejor uso de las TIC, cumplir con los
requisitos legales y reglamentarios de documentos electrónicos, gestionar la
información documental para el conocimiento de la entidad y la eficacia de los
procedimientos de archivo?
 2. JUSTIFICACION

El diseño de un Programa de Gestión Documental Electrónico para la fundación

FUNDEPRO, lleva acabo el desarrollo de las tecnologías de la información que
facilitan las actividades de digitalización en las empresas ya que proporciona unos
excelentes medios de difusión de los documentos, generando beneficios para la
conservación de los mismos, ya que una vez que se encuentren digitalizados,
permitirán tener una visualización directa de los documentos sin necesidad de ser
manipulados y ahorrara espacio en el almacenamiento. Obteniendo consultas
remotas a cada uno de los funcionarios de la fundación, evitando la circulación de
los documentos originales y el riesgo de perdidas documentales.
En dado caso la fundación FUNDEPRO al establecer cambios en los procesos y/o
procedimientos de la documentación mediante el uso de medios electrónicos, se
garantizará la autenticidad, la fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de los
archivos bajo los parámetros establecidos en la normatividad vigente.
Es así como, el diseño del PGDE para la fundación FUNDEPRO se convierte en
una herramienta procedimental y metodológica, de carácter aplicado sobre los
fundamentos de estandarización de los procesos intrínsecos en la gestión de
documentos y que definitivamente se incorporen en la gestión administrativa y
funcional de la fundación, e impacte directamente en los resultados y en la
prestación de servicios de calidad.
 3. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

 Diseñar un programa de gestión de documentos electrónicos (PGDE) que

pueda rentabilizar a la fundación FUNDEPRO El uso de las TIC que cumple
con los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la gestión de
documentos electrónicos e información documental para gestionar el
conocimiento de las entidades y la eficacia de los procedimientos de archivo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión del documento
electrónico de la fundación.
 Determinar los procedimientos archivísticos del PGDE en la Fundación
FUNDEPRO, como propuesta metodológica para la administración de su
fondo documental.
 Recomendar la digitalización contemplando los principios de la Archivística
relacionados con el acceso, preservación, valoración y difusión, y que a la
vez tenga un importante impacto administrativo en el manejo de los planos.
 4. MARCO REFERENCIAL

4.1 MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL

El proyecto de investigación está sustentado en la siguiente teorización y
contextualización referente a lo que es un programa de Gestión documental
electrónica, la cual nos da las bases para el desarrollo de la posible propuesta de
integración para la fundación FUNDEPROP.
El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le
permite al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN formular y
documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos
de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su
destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación. Este instrumento
archivístico establece la línea estratégica de los procesos de gestión documental a
ser ejecutados y controlados en un período cuatrienal, para asegurar la integridad,
disponibilidad, usabilidad, fiabilidad de los documentos como fuente de historia,
registro de conocimiento y de hechos que dan soporte a la continuidad de las
actividades misionales y obligaciones del AGN. Adicionalmente permite garantizar
la articulación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la
entidad, afianzando los modelos administrativos del estado para minimizar los
esfuerzos y racionalizar los recursos.

Con relación al trabajo del diseño de un PGDE intervienen términos que se tocan
durante el proceso también la normatividad vigente del Archivo General de la
Nación.

4.1.1 Definición de Archivística

Es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos,
establece principios inalterables y estudia las técnicas adecuadas de gestión de
documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como su función
jurídica, administrativa y científica, desde un punto de vista archivístico o de ciencias
y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de los conjuntos
orgánicos de documentos, con el fin de manejar y hacer accesible la información
existente en los fondos documentales.

4.1.2 Definición de Gestión Documental

El Archivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000 define Gestión Documental

como “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación” Por otro lado la ISO (Organización Internacional para la
Estandarización) define Gestión Documental como Disciplina encargada del control
eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación
de récords, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e
informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de
récords. Así mismo el Consejo Internacional de Archivos define Gestión Documental
como “área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y
eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”. En
resumen, Gestión Documental significa planeación, control, dirección, organización,
entrenamiento, organización, promoción y otras actividades de gerencia que
involucran la creación documental, su mantenimiento, uso y disposición en orden
de archivar adecuada y apropiadamente la documentación basándose en las
políticas y reglamentación gubernamental.

4.1.3 Programa de Gestión Documental (PGD) y Programa de Gestión del

Documento Electrónico (PGDE)
Como hemos señalado hasta el momento, tanto a nivel mundial como nacional, la
perspectiva archivística hace sus aportes a la administración pública, a través de la
generación de normativas aplicables a la gestión de documentos. En esa dirección,
y dentro de ese ambiente normativo surge el Programa de Gestión Documental. Es
el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo,
el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
El PGD debe obedecer a una estructura de presentación normalizada, debe ser
aprobado, publicado, implementado y controlado por la entidad que decide
incorporarlo en su cultura organizacional. En consecuencia, la organización
administrativa debe gestionar el cambio e incorporar planes de capacitación
dirigidos al personal, para promover la cultura archivística y su implementación.
El PGDE desarrolla acciones encaminadas a garantizar durante todo el ciclo vital
de los documentos electrónicos: atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y
usabilidad; cumplimiento de requisitos funcionales para la preservación a largo
plazo; disponibilidad y uso en el desarrollo de las actividades de la entidad; apoyo
a la formulación de políticas y toma de decisiones de la entidad; confianza y
fiabilidad para la preservación de la memoria institucional; aseguramiento para que
los documentos conserven sus características mediante fórmulas de autenticación
y perfiles de acceso; inclusión de metadatos, interacción con otros documentos e
interrelación con expedientes físicos y mixtos; y transferencia documental dotada
de medidas de seguridad que garantice su autenticidad, reproducción completa, así
como la migración y emulación que preserve sus propiedades de manera fidedigna
y exacta al original.

4.1.4 PGDE y su relación con las nuevas tecnologías

Uno de los beneficios que implica la adopción de un Programa de Gestión de
Documento con énfasis, en el programa específico: el PGDE, se ve reflejado en el
aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicación en las
organizaciones. Podemos señalar que las TIC son una característica y motor de
nuestra actual sociedad de la información, y en particular internet, brinda una
plataforma para difundir información sobre las actividades de las organizaciones; y
facilita la búsqueda, recuperación, localización y acceso de los documentos de
archivo 35 (Zapata, 2015); son utilizadas como herramienta que permite dar
respuesta y brindar servicios de información electrónica a los usuarios interesados,
ejemplo de ello, en las instituciones de educación universitaria: oferta de programas
académicos, proceso de matrícula, certificado de estudios, calendario de
admisiones, consulta de documentos institucionales, notificación de notas, aula
virtual de interacción entre estudiantes y docentes, entre otros.
Las TIC permiten una aproximación del usuario de información y del documento con
la administración y los servicios que se derivan del desarrollo de las competencias,
funciones, operaciones y procesos de la entidad. Dicha relación se materializa, por
ejemplo, a través de las páginas web donde se da la publicidad de los documentos
administrativos y además se experimenta la consulta y la transacción electrónica.

4.1.5 PGDE y la normativa respecto al documento electrónico de archivo

El diseño del Programa de Gestión del Documento Electrónico requiere de un marco
legal y regulatorio, al cual se acoge para responder al desarrollo adecuado de la
función archivística de una institución o entidad. A continuación, se relacionan los
requisitos legales y reglamentarios que a través del diseño del PGDE se pretende
cumplir. Aclaramos que la normatividad y política archivística está asociada al
documento y expediente electrónico, objeto de la presente investigación, por tal
razón, junto a los requisitos se articularán aspectos conceptuales que facilitarán su
comprensión. En el contexto de la iniciativa Cero Papel en la Administración Pública,
la definición de documento electrónico se equipará con la definición de mensaje de
datos, dispuesto por la Ley 527 de 1999: "la información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares”.
Además, AGN (2001) define el documento electrónico de archivo, como el registro
de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos.

4.1.6 PGDE y su impacto en la Gestión de la Información y del Conocimiento

Por un lado, referimos algunos aportes frente a la conceptualización de la gestión
de la información. Morales (como se citó en Alonso, 2007) plantea que la gestión de
la información tiene como finalidad "ofrecer mecanismos que permitan a la
organización adquirir, producir y transmitir, al menor coste posible, datos e
informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los
objetivos de la organización” (p. 8). 43 "Gestionar y conservar un documento
únicamente por su contenido informativo equivale a gestionar directamente la
información”
Choo (como se citó en Artiles, 2009) también aporta en este contexto. Considera
que: El éxito de la gestión del conocimiento conduce a una fase superior donde se
generan las llamadas organizaciones inteligentes; y las define como aquellas
capaces de percibir y procesar información, crear conocimiento a partir de la
información procesada y utilizar el conocimiento para la toma de decisiones de
manera eficaz. (p. 16) A partir de los anteriores planteamientos teóricos podemos
destacar la correspondencia entre la gestión documental, de la información y del
conocimiento. Primero, sobresale la implicación de la gestión de información en la
gestión del conocimiento, de tal forma que los efectos son potencialmente
favorables cuando se administra el recurso de la información para el alcance de
metas y la generación de nuevo conocimiento, motor esencial de desarrollo en
términos de productividad, competitividad y supervivencia empresarial. Segundo,
ambas implican la puesta en marcha de acciones y operaciones técnicas,
documentales e intelectuales en la vida de toda organización, institución o entidad.
Lo que conlleva a pensar que la gestión documental convive dentro de la gestión de
información y la gestión del conocimiento, se constituye en un proceso vital de la
administración, y al mismo tiempo en la plataforma sobre la que se soporta la
empresa o entidad para evidenciar sus resultados, tomar decisiones y detectar focos
de éxito y desarrollo organizacional.
De esta última observación se deriva la importancia de diseñar un PGDE que
permita la administración de la información, componente fundamental del
documento electrónico de archivo, y activo corporativo, para agregar valor a la
gestión del conocimiento de la entidad, mejorar el desempeño, gestionar recursos
informativos y de conocimiento para soportar el manejo y control de las operaciones
del negocio.

4.1.7 PGDE y efectividad de procedimientos archivísticos

A partir del concepto de archivo total "que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital” (Congreso de Colombia, 2000, p.1), los procesos
archivísticos que debe normalizar el PGD, son: "planeación, producción, gestión y
trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a
largo plazo y valoración” (Ministerio de Cultura, 2015).
El diseño del PGDE apunta a la configuración de políticas, pautas y
recomendaciones que deben tenerse en cuenta para permitir la efectividad de los
procedimientos archivísticos al interior de la institución de educación universitaria
privada en Colombia, en el tratamiento de su fondo documental.
Esta garantía frente a la capacidad de la institución de lograr el efecto deseado,
hablando de efectividad en sus operaciones documentales, sólo estará respaldada
por el cumplimiento de requisitos frente al mantenimiento en el tiempo de los
atributos o propiedades significativas del documento electrónico de archivo, que
permita la disposición para la consulta y/o uso, la protección de la información y
datos, la recuperación a través de metadatos claves, la conservación y
preservación.

4.2 MARCO NORMATIVO

Dentro del ordenamiento jurídico colombiano, es posible evidenciar un marco
referencial que tiene por finalidad regular las disposiciones que integra el Programa
de la Gestión Documental - PGD y cada uno de sus componentes en las entidades
de orden público, por consiguiente, para el SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO podemos identificar las
siguientes:
NOMBRE EPÍGRAFE APLICACIÓN ESESPECIFICA
Ley 594 de 2000 art 21 Por medio de la cual se Dispone de la necesidad de
dicta la Ley General de implementar de manera
Archivos y se dictan otras progresiva en el proceso de
disposiciones gestión documental programas
de gestión de documentos,
donde sea posible contemplar
el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los
principios y procesos
archivísticos.
Ley 1437 de 20114 art Por la cual se expide el Define disposiciones
57,58 y 59 Código de Procedimiento orientadas a compilar procesos
Administrativo y de lo y procedimientos que permitan
Contencioso Administrativo de manera específica que las
autoridades, profieran
válidamente actos
administrativos por medios
electrónicos siempre y cuando
se asegure su autenticidad,
integridad y todos los
documentos utilizados en las
actuaciones administrativas
cumpliendo los parámetros de
disponibilidad de acuerdo con
la ley. Por lo anterior los
documentos deberán ser
archivados en este mismo
medio, dando cumplimiento a
cada una de las características
que permita garantizar la
integridad del expediente.
Decreto 2578 de 2012 art Por el cual se reglamenta el Será el Archivo General de la
18 Sistema Nacional de Nación quien, establecerá y
Archivos, se establece la reglamentará el Sistema
Red Nacional de Archivos, Integral Nacional de Archivos
se deroga el Decreto Electrónicos – SINAE como un
número 4124 de 2004 y se programa especial de
dictan otras disposiciones coordinación de la política
relativas a la administración nacional de archivos
de los archivos del Estado electrónicos del Estado
Colombiano.
Decreto 2609 de 2012 art Por el cual se reglamenta el Establece de manera
2, cap IV Título V de la Ley 594 de progresiva aspectos integrales
2000, parcialmente los que debe tener en cuenta el
 artículos 58 y 59 de la Ley Archivo General y el Ministerio
1437 de 2011 y se dictan de Tecnologías de la
otras disposiciones en Información y las
materia de Gestión Comunicaciones para
Documental para todas las reglamentar todo lo relacionado
Entidades del Estado. con la gestión de los
documentos electrónicos. Por
consiguiente, se debe tener
definido cada uno de los
parámetros respecto de la
sistematización de los
procesos que integra la gestión
documente las entidades
públicas.
Acuerdo 02 de 2014 art “Por medio del cual se Dispone la posibilidad que
16, cap III establecen los criterios tienen las entidades públicas
básicos para creación, para poder implementar la
conformación, creación, conformación y
organización, control y gestión de sus expedientes de
consulta de los expedientes manera electrónica, durante
de archivo y se dictan otras todo su ciclo de vida. Los
disposiciones” expedientes electrónicos de
archivo deben crearse teniendo
en cuenta cada una de las
series documentales
establecidas en los cuadros de
clasificación documental
adoptados por cada entidad,
desde el primer momento en
que se inicia un trámite o
procedimiento hasta la
finalización de este.

4.3 MARCO INSTITUCIONAL

La fundación tiene como objeto participar en los procesos que conlleven el
desarrollo humano y progreso de los grupos poblacionales vulnerables de
adolescencia, juventud, familia, discapacitados, adulto mayor, mujeres víctimas de
violencia, mujeres cabezas de familia, afro descendientes, rom o gitanos, lgbti,
grupos étnicos, víctimas del conflicto armado y cualquier otro grupo vulnerable sin
exclusión alguna como miembro de la sociedad, a través de la contratación pública
o privada, para lograr que estos grupos poblacionales se integren social y
comunitariamente, gocen de un bienestar común y fomenten la autogestión. Para el
logro de su objeto la fundación para el desarrollo y el progreso poblacional
FUNDEPROP podrá:

a. Realizar consultoría, investigación y/o asesoría profesional en procesos

psicológicos desde las diferentes ramas de la psicología como: psicología
transcultural, biopsicologia, cognitiva, jurídica y forense, clínica, organizacional, de
la salud, educativa, infantil, social y comunitaria, del deporte, evolutiva, positiva, de
la personalidad, entre otras. Realizando las siguientes actividades:
• Psicoterapia individual.
• De pareja o familiar.
b. Apoyar psicológicamente a empresas, aplicación de pruebas y test
psicológicos, talleres enfocados al área de la salud y trabajo como: la realización de
programas de prevención y actividades de desarrollo a adolescentes y jóvenes en
sexualidad saludable y reproductiva, talleres de prevención y promoción de salud
mental, sustancias psicoactivas, autoestima y autocuidado como:
• Clima laboral
• Calidad de vida
• Manejo de estrés
• Comunicación asertiva
• Manejo de conflictos
• Habilidades sociales
• Trabajo en equipo
• Responsabilidad y proactividad

4.3.1 ESTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL

A continuación, se presenta un organigrama que contiene la distribución por áreas,
dependencias y/o unidades administrativas comunes a una FUNDACION.
 Directora General
(Nidia Elizabeth
Muñoz Casas)

Asesor Juridico
(Martin Alejandro
Nieto)

Contaduria Mensajeria
Comunicaciones Derechos Humanos
(Javier Trabajo Social (Kevin Arley
(Yensy Rodrigez) (Boris Isaias Cupitra)
Hernandez) Azuero Gonzales)

Psicologa
(Andrea Obando)

Profesional Ambiental
(Gina Martinez)

4.3.2 MAPA DE PROCESOS

A continuación, se presentan los procesos misionales del mapa de procesos,
comunes a una FUNDACION.
4.3.3 VISIÓN
Para el año 2030 la Fundación hacia el Desarrollo y la Promoción Comunitaria
FUNDEPRO, será una entidad reconocida por la excelencia en la atención, calidad
y transparencia de programas y proyectos que conlleven al cumplimiento de metas
reales, favoreciendo a la población colombiana e impactando positivamente en el
bienestar de las familias, como principal eje de la sociedad, innovando en
estrategias de construcción con proyección social.
4.3.4 MISIÓN
En FUNDEPRO, trabajamos por la construcción de colectivos que permitan mejorar
la calidad de vida de nuestros vinculados. Existimos gracias a la necesidad de
servicio de calidad presente en cada uno de sus integrantes y al deseo de contribuir
a la disminución del riesgo social de nuestra población y la erradicación de la
Desnutrición en Colombia, visionando estrategias de alcance en el territorio que
permitan oportunidades equitativas para todos.
4.3.5 VALORES
Confianza: Seguridad en nuestra fundación y en los procesos que realizamos,
tenemos certeza del aporte de cada uno de los colaboradores, quienes transmiten
y trabajan para que nuestra promesa se cumpla.
Compromiso: Proyectar, estructurar y efectuar de manera óptima lo que hacemos,
garantizando excelentes resultados, satisfaciendo las necesidades de la gente.
Ética: Realizamos procesos dentro del marco legal establecido, desarrollando
labores íntegras, brindando mejores posibilidades a nuestra gente

5. DISEÑO METODOLÓGICO
El diagnóstico documental electrónico y el análisis de la situación actual en los
Archivos de Gestión de la fundación FUNDEPROP, fueron pieza clave para
identificar los aspectos críticos de carácter administrativo y técnico, que deben
tenerse en cuenta como puntos de partida para lograr la creación de estándares y
protocolos a la luz del ciclo de vida documental. Para esto, es importante empezar
por definir los métodos necesarios para determinar la operatividad del proceso de
Gestión Documental, su seguimiento y control de manera eficaz y eficiente.

El Proceso de Gestión Documental Electrónico” en el actual Sistema de Gestión de

la fundación FUNDEPROP, debe ser asumida como una posibilidad de
mejoramiento, hacia el cumplimiento de la misión, visión y políticas institucionales;
para ello, es necesario afrontar los principios básicos de la norma, los cuales
mejoran su capacidad de competencia hacia la mejora continua en la búsqueda de
la satisfacción de la entidad, a saber:

 Enfoque a procesos: El proceso de Gestión Documental Electrónico será

parte de los procesos de apoyo o de soporte, el cual estará alineado en su
contenido, estructura y contexto con los demás procesos administrativos por
 cuanto los resultados deseados se alcanzarán más eficientemente cuando
los recursos y las actividades estén claramente definidas y relacionadas.

 Enfoque del sistema hacia la gestión: Identificar, entender y gestionar el

Proceso de Gestión Documental, asumiéndolo como un proceso
interrelacionado para un objeto dado, mejora la eficiencia y la eficacia de este
y por consiguiente de la institución.

 Mejora continua: La mejora continua será uno de los objetivos permanentes

y primordiales del Proceso de Gestión Documental Electrónicos, con el
propósito de brindar un servicio de información de calidad en procura de la
satisfacción de la entidad.

 Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones: Las decisiones efectivas

dentro del Proceso de Gestión Documental Electrónico, deben basarse en el
análisis de datos y en la información que se recopile a través de las
actividades de formación de usuarios, visitas de auditoría, seguimiento y
administración del proceso.

 Revisión de documentos sobre la historia y planeación estratégica

institucional, disposiciones legales y administrativas, regulación de sus
funciones, estructura orgánica y gestión por procesos, normatividad interna
y externa que afecta el desarrollo de sus operaciones y todo lo relacionado
con la forma como se lleva a cabo el tratamiento de los documentos
electrónicos que hacen parte de su archivo.
 6. DESARROLLO DEL DISEÑO DEL PGDE

6.1 NORMOGRAMA
Como resultado del desarrollo de la primera fase del diseño metodológico se elabora
el normograma que identifica la legislación y política archivística vigente relacionada
con la gestión de documentos electrónicos, y se visualiza su relación con la
Fundación FUNDEPRO.

LEYES

LEY 594 DE 2000

La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales
que regulan la función archivística del Estado.
LEY 1437 DE 2011
Establece el procedimiento común y principal al cual se deberán sujetar las
actuaciones administrativas, salvo los procedimientos administrativos
regulados en leyes especiales.

DECRETOS

DECRETO 2578 DE 2012

El presente decreto se aplica a las entidades y organismos de la Rama
Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital,
municipal; las entidades territoriales indígenas, de los territorios especiales
biodiversos y fronterizos y demás que se creen por ley; las entidades
privadas que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las
distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594
de 2000.
DECRETO 2609 DE 2012
 Que la Ley 80 de 1989, establece que es función del Archivo General de
La Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y
fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia
de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

ACUERDOS

ACUERDO 02 DE 2014
Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 11, establece la obligatoriedad de
la conformación de los archivos públicos, la creación, organización,
preservación ~ control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original y el ciclo vital de los documentos.

6.2 IDENTIFICACIÓN DE LA FUNDACION FUNDEPRO CON RELACIÓN A SU

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Este apartado se soporta en el análisis de los resultados de investigaciones

alrededor de la gestión de documentos de archivo en la fundación , además de un
ejercicio de navegación por diferentes sitios web de la fundación , con propósito de
revisión de contenidos relacionados con la estructura orgánica y funcional; su mapa
de procesos, su integración con otros sistemas de gestión; y el establecimiento y
aplicación de manuales, políticas o procedimientos relacionados con el tratamiento
de los documentos, específicamente electrónicos, por su forma de creación, origen
y formato.

6.2.1 IDENTIFICACIÓN DE LA FUNDACION FUNDEPRO

Fundación de derecho privado, sin ánimo de lucro.

Creada con el fin de promover el desarrollo y el progreso, con influencia sobre la
República de Colombia. Promover el desarrollo y la formación integral del ser
humano, a través de alianzas estratégicos con el fin de ejecutar proyectos sociales
que atiendan las necesidades de la comunidad.
6.2.2 SITUACIÓN GENÉRICA SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO
DOCUMENTAL DE LA FUNDACION FUDEPRO

La fundación FUNDEPRO se muestra evidencia de que no cuentan con un área de

operación archivística, no cuentan con un titular o responsable, la persona que
maneja el archivo es la Directora General, donde ella indica que no tiene
conocimiento alguno en cuanto a la gestión documental y el área de archivo, lo que
quiere decir que tampoco cuenta con un personal que se encuentre capacitado para
hacer uso y manejo de la documentación.

Igualmente, la conservación de los documentos al no contar con el área específica

para conservar dentro de las instalaciones se encuentra en el apartamento de la
Directora General ya que la mayor parte es digitan y no físico, no obstante, en el
inmueble no cuenta con las adecuaciones necesarias por ejemplo ventanas sin
cortinas, espacio pequeño, mueble de madera, archivado en cajas en el piso.

6.3 REQUERIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

6.3.1 NORMATIVOS
En la fundación FUNDEPROP se da a conocer el Archivo General de la Nación
presenta este instrumento elaborado con el propósito de dar a conocer el desarrollo
normativo en Colombia mediante la compilación de normas de orden nacional, en
materia de Documento Electrónico, Firma Digital, Interoperabilidad y SGDEA, en un
periodo de tiempo comprendido entre 1995 a 2013, permitiendo de esta manera
establecer un referente normativo que contribuya a la ampliación del conocimiento
y de elementos para fomentar una mejor aplicabilidad de la normatividad vigente.
6.3.2 ECONÓMICOS

La identificación de costos en la adquisición de recursos tecnológicos (hardware y

software); en la vinculación de personal calificado y conformación del comité de
archivo; en la disposición de infraestructura y tecnología de información y
comunicación; en el mantenimiento de infraestructura y equipos, entre otros.
La revisión de los beneficios a corto, mediano y largo plazo sobre la inversión,
pueden ser, la reducción de costos por recuperación de información, la optimización
de tiempos y procesos para la gestión misional, la promoción de una cultura
organizacional que comparte y desarrolle la política de gestión documental, la
reducción de espacios físicos de almacenamiento, entre otros.

6.3.3 ADMINISTRATIVOS

La definición de planes de acción alineados al PGDE donde se despliegue la

asignación de actividades con sus responsables, los plazos de cumplimiento y
evaluación. La conformación de un equipo interdisciplinario o comité de archivo,
donde confluya personal con competencias en gestión documental, tecnología,
planeación y jurídica. Este asumirá el liderazgo en la formulación y actualización de
políticas de gestión documental y en la ejecución, seguimiento, mantenimiento y
control del PGDE, como programa específico alineado al PGD de la fundación.
La identificación de riesgos y la formulación de planes de acción para afrontarlos y
evitar su materialización, es decir, acudir a acciones para prevenir, transferir o
mitigar los riesgos asociados a la no continuidad de las actividades por la presencia
de contingencias, a la pérdida de información y ataques al documento y al sistema
que los mantiene, entre otros.
6.3.4 TECNOLÓGICOS
Este documento pretende que, más allá de la incorporación de una herramienta
tecnológica como soporte a la gestión documental electrónica, las organizaciones
tengan una visión clara de las necesidades, implicaciones y retos que conllevan a
adquirir e implementar una solución informática que apoye los procesos de la
gestión documental, basada en la adopción de mejores prácticas y metodologías
aplicables durante el ciclo de vida del proyecto.
Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, están introduciendo
nuevas prácticas y formas de gestionar los documentos y se han vuelto una
herramienta fundamental para el acceso, consulta, transparencia, optimización y
disponibilidad de la información. Sin embargo, es necesario establecer políticas
claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,
preservación y disposición final, pues cada decisión asociada al tratamiento de
dichos documentos tendrá efectos sobre el patrimonio documental.

6.3.5 GESTIÓN DEL CAMBIO

La gestión de cambio hace referencia al desarrollo de estrategias, recursos,

herramientas y técnicas para pasar o transitar hacia una nueva realidad, en este
caso, hacia la incorporación de la gestión del documento electrónico en la vida
misma de la fundación, que la visión de estratégica se espera sea más favorable;
involucrando necesariamente a todos los actores de la comunidad, educativa en su
condición de usuarios y/o productores de documentos de archivo, a través de la
formación y capacitación.
Es necesario diseñar e implementar un programa de capacitación para ampliar y
mejorar la práctica de gestión documental. Para que así la gestión de las
comunicaciones, donde se estructura un plan de divulgación de la política de gestión
documental, para garantizar su conocimiento, comprensión e internalización en
todos los niveles de la fundación.

6.4 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DEL

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

La propuesta gira en torno a la gestión del ciclo de vida del documento electrónico
de archivo, conforme a la política de Gestión Documental, articulado con los
procesos del PGD, en este sentido, la fundación seguirá manejando dos tipos de
documentos: en físico que estará impreso en papel y en medios electrónicos, que
conforman los expedientes como un documento hibrido y hacen parte de una
realidad archivística que llegó para quedar en el manejo del administrador.
Por lo anterior, es necesario tener en cuenta que la Planeación Estratégica de la
fundación esto se justifica en el hecho de que la Planeación Estratégica tiene gran
valor en el proceso de dirección hacia el alcance de su visión, generalmente
planteada en (Programas, proyectos, planes de acción, entre otros).

6.4.1 PRODUCCIÓN
En lo que concierne a este proceso, se encontró un avance significativo reflejado en
los siguientes logros:

ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

  El sistema de gestión de calidad del AGN controla los documentos de
archivo con el listado maestro de registros.
 Se tiene normalizada la mayor parte de la producción documental en
soporte análogo.
 Se tiene documentada la administración y control de los documentos
del sistema de gestión en soporte digital.
ÁREAS COMPETENTES PARA EL TRÁMITE
 Se ha reglamentado la producción documental y el uso de firmas
 Mediante el reglamento interno de archivo.

6.4.2 GESTIÓN Y TRÁMITE

La gestión y el trámite enmarcan las actividades que aseguran la trazabilidad de las

actuaciones que presenta la fundación, sobre los documentos, así como aquellos
componentes que facilitan la recuperación y acceso a la información. Con este
proceso se pretende establecer la descripción documental y los filtros de seguridad
que aseguren la preservación de la información, así como su recuperación,
disponibilidad y consulta posteriores.
El proceso abarca todas las actuaciones que se hacen en el trámite del documento
y va hasta cuando se dispone para la consulta de su información a través del
mecanismo de búsqueda con los metadatos que ya se han definido previamente.

6.4.3 ORGANIZACIÓN

La organización documental comprende todas las operaciones de tipo técnico

archivístico, en las que se clasifican los documentos conforme a la Tabla de
Retención Documental, se ordenan, rotulan y se disponen para su conservación o
preservación. Es aquí donde se imparten lineamientos para realizar una
organización adecuada de los documentos tantos físicos, como electrónicos.
El proceso comprende la clasificación y organización de los documentos en
cualquier soporte que se encuentren producidos en la fase de archivo de gestión, y
va hasta su descripción documental.
6.4.4TRANSFERENCIA
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de
generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
(AGN, 2014, p. 30)

Procedimientos críticos:
o Migración de documentos.
o Transferencia Primaria
o Transferencia Secundaria

6.4.5 Disposición de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental” (AGN, 2014, p. 31).
Procedimientos críticos:
o Eliminación de documento electrónico.
o Conservación del documento para la consulta.

Preservación a largo plazo

"Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión
para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento” (AGN, 2014, p. 32).
Procedimiento crítico:
o Copias de seguridad del documento electrónico.

6.4.6 Valoración
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos
y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin
de establecer su permanencia en diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva. (AGN, 2014, p. 33)
Procedimientos críticos:
o Valoración documental.
o Administración del riesgo.

6.5 PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

PARA LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

6.5.1 Procedimiento para el proceso de Planeación

Objetivo: Definir el procedimiento para la planeación, que asegure las condiciones
adecuadas para la creación, mantenimiento, difusión y administración del
documento electrónico de archivo.
Alcance: Aplica a todo documento electrónico de archivo que se produce y/o recibe
en la Fundación FUNDEPRO, y cubre todas las unidades orgánicas que tienen
bajo su responsabilidad la valoración y control en la generación y/o recepción del
documento.
Procedimiento crítico:
o Planeación documental.
ACTIVIDADES TIPO DE REQUISITO

Reconocimiento del contexto de

creación de documentos electrónicos
de archivo, a través de fuentes de
información: disposiciones que regulan
la FUNDACION, estructura orgánica y/o
funcional, modelo de operaciones
(procesos estratégicos, misionales y de
apoyo), caracterizaciones de procesos,
planeación estratégica, otros sistemas
de planeación y gestión, obligaciones y
compromisos frente al cumplimiento de
su misión.
Identificación de los tipos de
documentos electrónicos de archivo,
según su forma de creación (nativos y
digitalizados), su origen y formato
 (ofimáticos, correo electrónico y
comunicaciones oficiales; imagen,
video y audio digital; formularios
electrónicos, bases de datos, páginas
web).
Definición de categorías para la
calificación de la información (pública,
clasificada, reservada) para gestionar
su protección, publicación, restricciones
de acceso, perfiles y permisos
autorizados, preservación, entre otros.
Elaboración, actualización y/o ajuste de
instrumentos archivísticos como CCD
(asegurar organización para la
recuperación), TRD (documentos que
deben incorporarse al SGD, plazos de
conservación y su disposición), Tablas
de acceso y uso en el SGD, inventarios
de documentos y activos de
información, entre otros.
Definición de los metadatos vinculados
al ciclo de vida del documento
(información, gestión, seguridad,
trazabilidad, digitalización, de firma
electrónica y estampado cronológico,
entre otros), con fines de valoración,
recuperación y preservación a largo
plazo.
Análisis de las condiciones adecuadas
para implantar un SGDEA que permita
la optimización y automatización de la
gestión de este documento.
Definición de indicadores para medir
eficacia, eficiencia y efectividad de la
planeación en la creación y valoración
de documentos electrónicos de archivo.

6.5.2 Procedimiento para el proceso de la producción

Objetivo: Establecer el procedimiento para controlar la producción o ingreso del
documento electrónico de archivo en el sistema de gestión documental, que
mantenga las condiciones para su creación, recepción y/o captura, identificación y
declaración en el SGDEA.
Alcance: Considera el análisis diplomático del documento electrónico de archivo, la
forma como se produce y se mantiene en el ambiente electrónico.
Procedimiento crítico:
o Recepción y radicación de documento electrónico.
ACTIVIDADES TIPO DE REQUISITO
Definición de las condiciones
diplomáticas del documento y su
estructura interna y externa: contenido
estable, vinculación con otros
documentos, contexto de creación, su
productor, creador, emisor y/o receptor,
la actividad y/o proceso con el que se
relaciona, entre otras. Estandarización
estructura del documento.
Definición de las medidas de seguridad
de acuerdo a la clasificación de la
información (pública, clasificada o
reservada), verificación por ejemplo, del
remitente y destinatario, anexos a la
correspondencia y comunicaciones
oficiales.
Disposición de equipos, plataformas
tecnológicas (hardware y software)
necesario y que cumpla con los
requerimientos funcionales para el
tratamiento de documentos
electrónicos de archivo, incluyendo la
estrategia de digitalización para la
conversión de documentos físicos a
imagen digital, y así puedan ser
integrados al SGDEA.
Valoración y establecimiento de las
condiciones para generar copias
auténticas en papel de documentos
administrativos electrónicos, y de éstos
con cambio de formato. Toma de
decisión frente al uso de sistemas de
firma electrónica (digital, estampado
electrónico o códigos de verificación).
6.5.3 Procedimiento para el proceso de Gestión y Trámite
Objetivo: Establecer el procedimiento para asegurar el adecuado registro, la
vinculación a un trámite, la distribución y/o direccionamiento, la descripción, la
disponibilidad, la recuperación y acceso para la consulta de los documentos
electrónicos de archivo, y el control y seguimiento al desarrollo completo del trámite
que surte el documento.
Alcance: Involucra a todos los funcionarios que en su actuación y con
responsabilidad en la producción, trámite o manejo de algún tipo de información y/o
documentación. Cubre desde el registro del documento de archivo al sistema hasta
la resolución de asuntos relacionados con el que hacer de la fundación y que afectan
en su relación con los ciudadanos.
ACTIVIDADES TIPO DE REQUISITO
Actualización de bases de datos de
personal activo e inactivo de la
universidad.
Elaboración y uso del banco
terminológico de tipos, series y
subseries de la FUNDACION. Esto para
asegurar la interoperabilidad entre
sistemas de información y mejorar la
atención a usuarios.
Promoción de la oportunidad, celeridad
y acceso a la información, en ambiente
electrónico, soportado en la
administración en línea.
Establecimiento de controles para
realizar la trazabilidad de trámites,
seguimiento a la resolución de éstos y
personal responsable, apoyados en la
asignación de metadatos.

6.5.4 Procedimiento para el proceso de Organización

Objetivo: Es un procedimiento para la mejora de procesos que centra su objetivo
en lograr el enfoque de la fundación, el alineamiento estratégico y la mejora
continua. La propuesta es el resultado del estudio y análisis estadístico, la inserción
de un conjunto de herramientas estadísticas y criterios de decisiones que ayuda a
su fundamento. Por otra parte, se logra una exhaustiva representación de los
procesos que contribuye a la implementación e integración de los sistemas de
gestión para así manejar adecuadamente las Normas.
Alcance: Involucra a todos los funcionarios que en su actuación y
responsabilidades produzcan, tramiten o manejen algún tipo de información y/o
documentación institucional. Cubre desde el registro del documento de archivo al
sistema hasta la resolución de asuntos de la fundación.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
-Elaboración del
inventario de documentos
electrónicos de archivo
producidos por cada
proceso de la fundación,
que incluya propietario
y/o creador, y los
CLASIFICACIÓN usuarios autorizados a su
acceso.
- Vinculación del
expediente electrónico
con el
trámite y el proceso de la
fundación que le dio su
origen, a través del
esquema de metadatos.
-Conformación y apertura
de expediente
electrónico.
-Firma de índice
ORDENACIÓN electrónico como
mecanismo para
asegurar la autenticidad e
integridad del contenido
del índice y los
documentos que lo
componen.
DESCRIPCIÓN El esquema de
metadatos (entidades,
agrupaciones, vínculos
entre ellas, acciones
sobre los documentos,
funcionalidades de
acceso, uso, eliminación
y eventos de migración o
transferencia), que
incluya además
lineamientos, niveles y
 fases de descripción
durante su ciclo de vida.

6.5.5 Procedimiento para el proceso de Transferencia

Objetivo: Transferir los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, que
hayan cumplido la primera fase del ciclo vital de los documentos, aplicando los
tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental, con el
fin de garantizar la preservación, conservación de los documentos producidos de la
Fundación.
Alcance: Inicia con la elaboración del cronograma de transferencias documentales
primarias al
archivo central de la Dirección General o Regionales, y finaliza con la legalización
del acta de
transferencia.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
PREPARACIÓN DE LA Establecer los
TRANSFERENCIA mecanismos para
asegurar la integridad,
autenticidad,
preservación y consulta a
largo plazo en el proceso
de transferencia del
documento electrónico de
archivo.
VALIDACIÓN DE LA Verificar la aplicación del
TRANSFERENCIA proceso de organización
del documento
susceptible de ser
transferido, de acuerdo a
tiempos contemplados en
TRD.
MIGRACIÓN, Inclusión de metadatos
REFRESHING, dentro del proceso de
EMULACIÓN O transferencia primaria,
CONVERSIÓN para la recuperación
Posterior.
6.5.6 Procedimiento para el proceso de Disposición de documentos
Objetivo: Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento de los
archivos de
gestión y central, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad de
facilitar la consulta de los usuarios documentales internos y externos, de acuerdo
con la normativa de accesibilidad a la documentación.
Alcance: Las dependencias de la Fundación FUNDEPRO que ejecuten actividades
relacionadas con la Gestión Documental, desde la producción o recibo de la
documentación hasta la disposición final de los mismos.
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE
REQUISITO
CONSERVACIÓN -Elaboración de
TOTAL, SELECCIÓN Y calendario de
M ICROFILM ACIÓN conservación, que
Y/O DIGITALIZACIÓN incluya plazos de
conservación y acceso,
condiciones de
conservación (qué
documentos se deben
crear y capturar, cuáles
deben ser los
formatos de
conservación).
-Análisis de sistemas
informáticos con los que
cuenta la universidad;
identificación de
aplicaciones
relacionadas con varias
series documentales en
distintos ciclos de vida.
ELIMINACIÓN -Control y seguimiento a
la calidad y
confidencialidad en la
destrucción de
documentos.
-Identificación de
documentos ofimáticos
para eliminación: se
sugiere eliminar
documentos, borradores,
notas, duplicidad.
6.5.7 Procedimiento para el proceso de Preservación a largo plazo
Objetivo: Formular el Plan de Preservación Digital (principios, políticas y
estrategias) para asegurar la autenticidad; el uso; la accesibilidad y comprensión
del contenido intelectual de los documentos electrónicos de archivo, por largos
periodos de tiempo.

Alcance: El Plan y sus Programas, se enmarcan en la conservación preventiva y

hace referencia a las estrategias, los procesos y procedimientos de los programas
de conservación preventiva, preservación digital a largo plazo y a las intervenciones
menores que buscan detener o prevenir el deterioro de los documentos sin generar
alteraciones al soporte y/o a la información.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
SISTEMA -Mantenimiento
INTEGRADO DE correctivo y preventivo de
CONSERVACIÓN soportes y sistemas de
almacenamiento
electrónico.
- Reproducción de copias
auténticas a través de
tecnologías para la
lectura y navegación en el
documento electrónico de
archivo.
- Actualización de
matrices de riesgos para
garantizar la seguridad de
SEGURIDAD DE LA la información y de los
INFORMACIÓN recursos informáticos.
- Formulación de política
de seguridad de la
información y protección
de datos personales.
(seguridad organizativa,
lógica, legal y física).
6.5.8 Procedimiento para el proceso de Valoración
Objetivo: Definir el proceso organizado y sistemático de recogida de datos de
distintos tipos y fuentes, para analizar el estado de salud de la persona. Consta de
cuatro componentes: la recogida de datos, validación, organización y la
documentación.
Alcance: Aplica a todo documento electrónico de archivo desde el momento de su
producción y/o recepción en el SGDEA de la universidad hasta su disposición final,
y cubre todas las unidades orgánicas que tienen como responsabilidad su
valoración.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
- Especificación de la
viabilidad de conservar el
documento a partir del
análisis de la capacidad
VALORACIÓN de
DOCUMENTAL hardware y software, de
Y CONSERVACIÓN la experiencia del
DE DOCUMENTOS personal, de la
PARA LA CONSULTA disponibilidad de
recursos
financieros y de
mantenimiento del
sistema
electrónico, del estado de
conocimiento sobre
preservación, y de la
capacidad para la
conservación de
elementos de forma,
contenido,
contexto tecnológico y de
autenticidad del
documento.
- Identificación de los
procesos que han dejado
de
tramitarse en papel,
pasando a ambientes
electrónicos (documentos
físicos que ya no
integran el expediente
electrónico).
 7. CONCLUSIONES

El Programa de Gestión del Documento Electrónico refuerza la credibilidad,

confianza y posición de la fundación, siendo más ágil y efectivo en los procesos de
gestión. El cambio organizacional sólo tendrá éxito en la medida que se involucre a
todos los actores de la comunidad de la fundación, se implementará espacios de
divulgación, se fortalezcan canales de comunicación entre otros.

Lo anterior ayuda a prevenir el desgaste de la Fundación en el cumplimiento de

múltiples requisitos de forma independiente y desarticulada; promueve la
identificación de elementos transversales que le ayuden a simplificar y dar
cumplimiento desde la gestión documental.

El (PGDE) debe diseñarse a partir de la elaboración de una investigación preliminar

cuyo producto expresado en la herramienta de diagnóstico integral permite
reconocer la situación actual de la Fundación. Esta revisión rigurosa permite
conocer en detalle los aspectos claves de la gestión y en consecuencia establecer
rutas para consolidar procesos efectivos, dar respuesta oportuna a las solicitudes,
peticiones y asuntos de la vida, formativa, de desarrollo del conocimiento y la
protección de nuevos saberes que puedan ser puestos a disposición de la
comunidad y personal relacionado con el sistema.

Esto quiere decir que, a partir del análisis de la amplitud y madurez de la normativa,
las fundaciones como sistemas de organización deben encontrar las relaciones, y
los requisitos integrados para que sea más fácil y efectivo su cumplimiento.
 8. RECOMENDACIONES

El Programa de Gestión del Documento Electrónico sustentado desde el Plan

Institucional de Archivos, debe estar alineado a la Planeación estratégica y al
Proyecto Educativo de la Fundación. Lo que favorece el alcance de metas
estratégicas coordinadas y controladas hacia el desarrollo de una administración
eficiente, que promueve la estandarización y simplificación de trámites, favorece la
atención oportuna y con celeridad ante la solicitud del usuario de información,
asiste la efectividad de procesos misionales, por una educación de calidad,
generadora de nuevo conocimiento y con función social.

El equipo de diseño e implementación del Programa de Gestión del Documento

Electrónico debe ser interdisciplinario y contar con el apoyo de la Fundación
FUNDEPRO. La gestión del documento electrónico debe hacer parte de la
proyección e innovación de la fundación en relación con la comunidad.

El diseño e implementación de un PGDE debe aportar en el cuidado del medio

ambiente, a través de prácticas de sustitución de soporte de papel por el uso de
medios electrónicos, y mayor aprovechamiento de las TIC, en el marco de la
iniciativa de cero papeles, simplificación de trámites y racionalización de recursos,
automatización de procesos
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