6.5.

5 Procedimiento para el proceso de Organización

Objetivo: Es un procedimiento para la mejora de procesos que centra su objetivo en lograr el

enfoque de la fundación, el alineamiento estratégico y la mejora continua. La propuesta es el
resultado del estudio y análisis estadístico, la inserción de un conjunto de herramientas
estadísticas y criterios de decisiones que ayuda a su fundamento. Por otra parte, se logra una
exhaustiva representación de los procesos que contribuye a la implementación e integración de
los sistemas de gestión para así manejar adecuadamente las Normas.

Alcance: Involucra a todos los funcionarios que en su actuación y responsabilidades produzcan,

tramiten o manejen algún tipo de información y/o documentación institucional. Cubre desde el
registro del documento de archivo al sistema hasta la resolución de asuntos de la fundación.

Tabla 14. Procedimientos para la Organización.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE
REQUISITO
-Elaboración del inventario de
documentos
electrónicos de archivo
producidos por cada
proceso de la fundación, que
incluya propietario
y/o creador, y los usuarios
CLASIFICACIÓN autorizados a su acceso.
- Vinculación del expediente
electrónico con el
trámite y el proceso de la
fundación que le dio su
origen, a través del esquema
de metadatos.
-Conformación y apertura de
expediente electrónico.
-Firma de índice electrónico
como mecanismo para
ORDENACIÓN asegurar la autenticidad e
integridad del contenido
del índice y los documentos
que lo componen.
DESCRIPCIÓN El esquema de metadatos
(entidades, agrupaciones,
vínculos entre ellas, acciones
sobre los documentos,
funcionalidades de acceso,
uso, eliminación y eventos de
migración o transferencia),
que incluya además
lineamientos, niveles y fases
de descripción durante su
 ciclo de vida.

6.5.6 Procedimiento para el proceso de Transferencia

Objetivo: Transferir los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, que hayan
cumplido la primera fase del ciclo vital de los documentos, aplicando los tiempos de retención
establecidos en las Tablas de Retención Documental, con el fin de garantizar la preservación,
conservación de los documentos producidos de la Fundación.

Alcance: Inicia con la elaboración del cronograma de transferencias documentales primarias al

archivo central de la Dirección General o Regionales, y finaliza con la legalización del acta de
transferencia.

Tabla 15. Procedimientos para la Transferencia.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
PREPARACIÓN DE LA Establecer los mecanismos
TRANSFERENCIA para asegurar la integridad,
autenticidad, preservación y
consulta a largo plazo en el
proceso de transferencia del
documento electrónico de
archivo.
VALIDACIÓN DE LA Verificar la aplicación del
TRANSFERENCIA proceso de organización del
documento susceptible de ser
transferido, de acuerdo a
tiempos contemplados en
TRD.
MIGRACIÓN, Inclusión de metadatos
REFRESHING, dentro del proceso de
EMULACIÓN O transferencia primaria, para la
CONVERSIÓN recuperación
Posterior.

6.5.7 Procedimiento para el proceso de Disposición de documentos

Objetivo: Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento de los archivos de

gestión y central, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la
consulta de los usuarios documentales internos y externos, de acuerdo con la normativa de
accesibilidad a la documentación.
Alcance: Las dependencias de la Fundación FUNDEPRO que ejecuten actividades relacionadas con
la Gestión Documental, desde la producción o recibo de la documentación hasta la disposición
final de los mismos.
Tabla 16. Procedimientos para la Disposición de documentos.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
CONSERVACIÓN -Elaboración de calendario de
TOTAL, SELECCIÓN Y conservación, que incluya
M ICROFILM ACIÓN plazos de conservación y
Y/O DIGITALIZACIÓN acceso, condiciones de
conservación (qué
documentos se deben crear y
capturar, cuáles deben ser los
formatos de conservación).
-Análisis de sistemas
informáticos con los que
cuenta la universidad;
identificación de
aplicaciones relacionadas con
varias series documentales en
distintos ciclo de vida.
ELIMINACIÓN -Control y seguimiento a la
calidad y confidencialidad en
la destrucción de
documentos.
-Identificación de documentos
ofimáticos para eliminación:
se sugiere eliminar
documentos, borradores,
notas, duplicidad.

6.5.8 Procedimiento para el proceso de Preservación a largo plazo

Objetivo: Formular el Plan de Preservación Digital (principios, políticas y estrategias) para asegurar
la autenticidad; el uso; la accesibilidad y comprensión del contenido intelectual de los documentos
electrónicos de archivo, por largos periodos de tiempo.

Alcance: El Plan y sus Programas, se enmarcan en la conservación preventiva y hace referencia a

las estrategias, los procesos y procedimientos de los programas de conservación preventiva,
preservación digital a largo plazo y a las intervenciones menores que buscan detener o prevenir el
deterioro de los documentos sin generar alteraciones al soporte y/o a la información.

Tabla 17. Procedimientos para la Preservación a largo plazo

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
SISTEMA - Mantenimiento correctivo y
INTEGRADO DE preventivo de soportes y
CONSERVACIÓN sistemas de almacenamiento
electrónico.
 - Reproducción de copias
auténticas a través de
tecnologías para la lectura y
navegación en el documento
electrónico de archivo.
- Actualización de matrices de
riesgos para garantizar la
seguridad de la información y
SEGURIDAD DE LA de los recursos informáticos.
INFORMACIÓN - Formulación de política de
seguridad de la
información y protección de
datos personales.
(seguridad organizativa,
lógica, legal y física).

6.5.9 Procedimiento para el proceso de Valoración

Objetivo: Definir el proceso organizado y sistemático de recogida de datos de distintos tipos y

fuentes, para analizar el estado de salud de la persona. Consta de cuatro componentes: la recogida
de datos, validación, organización y la documentación.

Alcance: Aplica a todo documento electrónico de archivo desde el momento de su producción y/o
recepción en el SGDEA de la universidad hasta su disposición final, y cubre todas las unidades
orgánicas que tienen como responsabilidad su valoración.

Tabla 18. Procedimientos para la Valoración.

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TIPO DE

REQUISITO
- Especificación de la
viabilidad de conservar el
documento a partir del
análisis de la capacidad de
VALORACIÓN hardware y software, de la
DOCUMENTAL experiencia del
Y CONSERVACIÓN personal, de la disponibilidad
DE DOCUMENTOS de recursos
PARA LA CONSULTA financieros y de
mantenimiento del sistema
electrónico, del estado de
conocimiento sobre
preservación, y de la
capacidad para la
conservación de elementos de
forma, contenido,
contexto tecnológico y de
autenticidad del
documento.
- Identificación de los
procesos que han dejado de
tramitarse en papel, pasando
a ambientes
electrónicos (documentos
físicos que ya no
integran el expediente
electrónico).

7. CONCLUSIONES
El Programa de Gestión del Documento Electrónico refuerza la credibilidad, confianza y posición
de la fundación, siendo más ágil y efectivo en los procesos de gestión. El cambio organizacional
sólo tendrá éxito en la medida que se involucre a todos los actores de la comunidad de la
fundación, se implementará espacios de divulgación, se fortalezcan canales de comunicación entre
otros.

Lo anterior ayuda a prevenir el desgaste de la Fundación en el cumplimiento de múltiples

requisitos de forma independiente y desarticulada; promueve la identificación de elementos
transversales que le ayuden a simplificar y dar cumplimiento desde la gestión documental.

El (PGDE) debe diseñarse a partir de la elaboración de una investigación preliminar cuyo producto
expresado en la herramienta de diagnóstico integral permite reconocer la situación actual de la
Fundación. Esta revisión rigurosa permite conocer en detalle los aspectos claves de la gestión y en
consecuencia establecer rutas para consolidar procesos efectivos, dar respuesta oportuna a las
solicitudes, peticiones y asuntos de la vida, formativa, de desarrollo del conocimiento y la
protección de nuevos saberes que puedan ser puestos a disposición de la comunidad y personal
relacionado con el sistema.

Esto quiere decir que, a partir del análisis de la amplitud y madurez de la normativa, las
universidades como sistemas de organización deben encontrar las relaciones, y los requisitos
integrados para que sea más fácil y efectivo su cumplimiento.

8. RECOMENDACIONES
El Programa de Gestión del Documento Electrónico sustentado desde el Plan Institucional de
Archivos, debe estar alineado a la Planeación estratégica y al Proyecto Educativo de la Fundación.
Lo que favorece el alcance de metas estratégicas coordinadas y controladas hacia el desarrollo de
una administración eficiente, que promueve la estandarización y simplificación de trámites,
favorece la atención oportuna y con celeridad ante la solicitud del usuario de información,
asiste la efectividad de procesos misionales, por una educación de calidad, generadora de nuevo
conocimiento y con función social.

El equipo de diseño e implementación del Programa de Gestión del Documento Electrónico debe
ser interdisciplinario y contar con el apoyo de la Fundación FUNDEPRO. La gestión del documento
electrónico debe hacer parte de la proyección e innovación de la fundación en relación con la
comunidad.

El diseño e implementación de un PGDE debe aportar en el cuidado del medio ambiente, a través
de prácticas de sustitución de soporte de papel por el uso de medios electrónicos, y mayor
aprovechamiento de las TIC, en el marco de la iniciativa de cero papel, simplificación de trámites y
racionalización de recursos, automatización de procesos
 BIBLIOGRAFÍA

https://repository.udistrital.edu.co/bitstream/handle/11349/5845/LlanosCastroEulaliaNat
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AYCARDI VILLANEDA

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