DESARROLLAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INVENTARIO PARA

LOS MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DE LA CORPORACIÓN

HORIZONTE AZUL

Autor:

Andrés Felipe Padilla Aguirre

Universidad Autónoma Latinoamericana

Facultad de Administración

Administración de Empresas

Medellín

2020
DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La empresa Corporación Horizonte Azul se encuentra ubicada en la localidad de

Medellín, en el departamento de Antioquia, su naturaleza jurídica e entidad sin ánimo
de lucro y su principal actividad es Construcción de obras de ingeniería civil y otras,
Nació en el año 2002 por una iniciativa de dos compañeros de trabajo de Empresas
Públicas de Medellín,  de ahí se conformó un grupo de tres profesionales los cuales
llevaron a cabo la creación de la Corporación Horizonte Azul. En primera instancia se
pretendía crear una corporación que captara recursos internacionales para desarrollar
proyectos ambientales en Colombia, pero ante la dificultad de esta, la Corporación
debió participar en contratación pública para sobrevivir en el tiempo y desde ahí generar
empleo y desarrollar proyectos en obras civiles, sanitarias y ambientales.

Los procesos de modernización y globalización de las empresas hacen necesario para su

competitividad en el mercado que el manejo de los inventarios sea eficiente, oportuno y
brinde además garantías en la información requerida, constituyéndose en una parte
esencial dentro de la estructura empresarial, sin embargo al interior de la Corporación
Horizonte Azul, las políticas sobre el manejo de los inventarios de sus insumos,
herramientas y maquinarias son muy deficientes puesto que existen algunos productos
que se compran en exceso debido al desconocimiento de lo que hay en inventario, por
ende, se realiza un mayor gasto por no tener conocimiento de las existencias que se
tienen; corriendo el riesgo además de perder cierta calidad puesto que el tiempo en
que son almacenados en bodega es muy extenso, de otra parte, al no poseer un sistema
de control de inventario, ni una adecuada planeación podría agotar la existencia de
productos útiles para el funcionamiento de la empresa, generando así un impacto
negativo que se traduce en pérdida económica evidenciado esto en la reposición de
herramientas y equipos innecesarios, puesto que existen en los almacenes y bodegas de
la Corporación; todo lo anteriormente descrito afecta directamente su rentabilidad,
debido a que no le permite saber con exactitud la cantidad de insumos y herramientas
con que cuenta para el desarrollo de una obra

En la Corporación Horizonte Azul la gestión de los inventarios en relación a insumos,

herramientas y maquinarias requeridas para la construcción de diferentes obras es
bastante deficiente, puesto que se siguen haciendo de forma manual, generando ello un
desgaste en relación a tiempo y recursos; incurriendo con frecuencia en faltantes o en
sobrantes los cuales son causados por el inapropiado sistema de inventariar con el que
actualmente cuenta la empresa, con lo cual se ha venido rezagando en materia
empresarial, puesto que hoy día se requiere que las empresas implementen mecanismos
que permitan administrar sus recursos tecnológicos de manera eficiente logrando con
ello, conocer plenamente la existencia de equipos e infraestructura informática a su
disposición, por todo lo anterior, la Corporación Horizonte Azul esta llamada a
implementar este tipo de acciones, las cuales facilitan el acceso a información
relacionada con la parte logística de la misma, lo cual permitiría con solo un clic
obtener información acerca de materiales, herramientas, maquinarias y equipamientos,
así como también su sitio de ubicación.
Todo lo expuesto anteriormente permite formular el siguiente interrogante:

¿Cómo desarrollar un sistema de gestión de inventarios que dinamice los distintos procesos
relacionados con la administración de los materiales, maquinarias y herramientas, facilitando
un control eficiente de entrada, salida y ubicación de los mismos, mejorando así procesos
administrativos y directivos de la Corporación Horizonte Azul?

. OBJETIVOS

Objetivo general.
Implementar un sistema de gestión de inventarios que permita dinamizar los distintos
procesos relacionados con la administración de los materiales, maquinarias y
herramientas de la CORPORACIÓN HORIZONTE AZUL,
Objetivos Específicos

 Desarrollar una herramienta informática apropiada que permita mejorar el

control interno de los inventarios de cada obra.
 Diseñar indicadores del proceso (códigos de barras o placas con número de
identificación) que permitan el seguimiento y control de maquinarias y
herramientas.
 Sistematizar el inventario de activos, existentes en cada obra que ejecuta la
Corporación Horizonte Azul.
JUSTIFICACIÓN

El manejo de la informática y las nuevas tecnologías de la comunicación, al interior de

las empresas e instituciones se ha convertido en un elemento esencial para proyectar el
desarrollo de éstas y por consiguiente el mejoramiento de los procesos empresariales,
ello se puede evidenciar en el nivel de satisfacción o insatisfacción que tengan los
usuarios o clientes de la misma; por ello, las empresas, en procura de un orden
administrativo, de un adecuado racionamiento de los diversos recursos, maquinarias,
equipamientos y demás, han venido implementando sistemas logísticos y de
información que les permitan estar a la vanguardia de todos los requerimientos, medir
sus avances y dificultades, para encaminar su gestión al fortalecimiento de éstas y
superar las limitaciones que se presentan; esto ha conllevado a que los adelantos
tecnológicos e informáticos, se hayan convertido en herramientas esenciales para
desarrollar cualquier actividad del contexto. Por ello, se hace necesario implementar
un sistema para inventariar los activos, materiales, herramientas y maquinarias, acorde
con las nuevas tecnologías, de fácil manejo y de gran utilidad para todos los
trabajadores, en especial para aquellos que están a cargo de las bodegas, talleres y
almacenes de materiales de la Corporación Horizonte Azul, facilitando con ello el
desempeño de las personas dedicadas a la administración de materiales, maquinarias,
herramientas, así como también al personal administrativo y directivo de la empresa.

Por otro lado, toda empresa u organización hoy día se apoya en herramientas que le
permitan facilitar la ejecución de sus procesos internos en todos los niveles, ya sean
operativos, de calidad u administrativos, puesto que una de las mayores fuentes de
ahorro o despilfarro de la ejecución de una obra, es la eficiencia en la actividad de
inventarios en obras, ello implica la selección de proveedores, la compra, el
almacenamiento y la utilización de materiales y equipamientos, es por este motivo que
cobra tanta importancia el inventario dentro de una organización, además, el manejo
eficiente de los mismos permitirá a la Corporación mantener el control de sus
existencias en almacén, para lograr presentar en todo momento un estado confiable de la
situación económica en cuanto al manejo de sus insumos. Lo anterior hace necesario
establecer unos lineamientos encaminados a lograr un control eficaz que justifique los
recursos humanos y logísticos empleados en la sistematización de actividades propias
del sector donde se manejan los inventarios de los materiales, equipos y herramientas
utilizadas en la obra, de otra parte, la sistematización de los inventarios dentro de
cualquier empresa tiene un valor agregado notable, en la medida en que se planifican,
implementan y controlan los flujos de materiales tanto de entrada como de
almacenamiento y salida de la obra.

En resumen, la implementación del proyecto es esencial puesto que permite realizar el

proceso de gestión de inventarios ágilmente, ya que tiene control sobre los préstamos de
equipos, entre las diversas obras que se ejecutan, devolución de los mismos, equipos en
bodega y la realización de reportes entre otras funcionalidades , además, porque por medio
de este proyecto se implementaran estrategias tecnológicas y sistematizadas que
permitirán al personal encargado de almacenes y bodegas el control absoluto de
existencias así como también del lugar de ubicación, de materiales y equipamientos,
de igual manera a los directivos y personal administrativo el acceso a la información
sobre estos activos, por otra parte, la ausencia de una herramienta en sistemas al
interior de la Corporación Horizonte Azul traería como consecuencia dificultades en
algunos procesos internos, limitando la información relacionada con materiales, y
activos, lo cual traería como consecuencia dificultades para conocer de manera
adecuada el patrimonio con que cuenta la empresa.
RESEÑA DE LA EMPRESA

La Corporación Horizonte Azul, nació en el año 2002 por una iniciativa de dos
compañeros de trabajo de Empresas Públicas de Medellín  de ahí se conformó un grupo
de tres profesionales los cuales llevaron a cabo la creación de la Corporación Horizonte
Azul.

En primera instancia se pretendía crear una corporación que captara recursos

internacionales para desarrollar proyectos ambientales en Colombia, pero ante la
dificultad de esta, la Corporación debió participar en contratación pública para
sobrevivir en el tiempo y desde ahí generar empleo y desarrollar proyectos en obras
civiles, civiles sanitarias y ambientales.

Su primera contratación pública se hizo en el municipio de Guadalupe en el año 2002,

luego en el 2003 se readecuó el relleno sanitario del municipio de Vegachí, y tres años
después se comenzó a contratar con el municipio de Medellín, EPM y el Área
Metropolitana del Valle de Aburra entre otros. Desde entonces la empresa se ha
mantenido en el tiempo generando alrededor de 1.000 empleos, con un promedio de 100
empleos por año (efectuados en proyectos).

Misión: mejorar la calidad de vida de la población y conservar el medio ambiente;

mediante la prestación de servicios de asesoría, consultoría, construcción y
mantenimiento de proyectos de obra civil, sanitaria y ambiental, con estándares de
calidad, eficiencia, eficacia y efectividad.

Visión: ser una organización No Gubernamental de clase mundial que contribuya al

desarrollo social y ambiental del país, mediante la prestación de servicios de asesoría,
consultoría, construcción y mantenimiento de proyectos de obra civil, sanitaria y
ambiental con estándares de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad.

Objetivos Corporativos:

 Desarrollar proyectos ambientales con enfoque en educación ambiental con el

municipio de Medellín y su área metropolitana
 Asesorar y Apoyar la organización de mesas ambientales y grupos de
recicladores informales de reciclaje
  Asesorar los municipios en proyectos de carácter ambiental y civil

Valores de la Corporación:

Compromiso, Creatividad, Honestidad, Idoneidad, Respeto y Responsabilidad

Su Dirección:

Calle 41 # 77-06 Laureles Medellín – Colombia

Teléfono: (57) 4 + 448 23 56

Email: info@horizonteazul.com.co
 MARCO TEORICO

Antecedentes

En la búsqueda de información acerca de la temática objeto de la investigación se

consultó en repositorios universitarios, base de datos, revistas y artículos de internet y
otra serie de publicaciones importantes, que han permitido definir y establecer criterios
y métodos utilizados a nivel nacional e internacional, logrando encontrar diversos
trabajos que analizan la temática, sin embargo antes de iniciar de manera pormenorizada
con los autores que coinciden en el trabajo es importante resaltar que en toda empresa u
organización se requiere administrar los recursos humanos, locativos, materiales y
tecnológicos con que cuenta y para ello, conocer plenamente la existencia de equipos e
infraestructura le brinda la posibilidad de mantener constante control de sus activos, lo
cual deja dicho que un sistema de inventario permite mejorar los estándares de
organización y eficiencia al interior de cualquier organización, al respecto:

Un concepto general define “el sistema de inventario como una relación ordenada de
bienes y existencias de una entidad o empresa con la finalidad de conocer el estado y la
cantidad de elementos disponibles”[ CITATION Mul04 \l 9226 ] , ello deja dicho que el
inventario permite conocer el estado real de la empresa en relación a activos, pasivos y
utilidades, permitiendo de esta manera una visión muy objetiva de cualquier empresa a
partir de la existencia de un sistema de inventario.

Por otra parte, “la gestión de los elementos de trabajo y bienes de una entidad son
sumamente importantes para el buen desarrollo y progreso de la misma, las empresas
cada día buscan nuevas formas de administrarlos con mayor eficiencia” [ CITATION
Viz10 \l 9226 ], se evidencia aquí la importancia de un buen sistema de inventarios y
además, se ratifica la necesidad de implementar sistemas de inventarios que permitan la
administración de las empresas de manera responsable, con eficiencia mejorando sus
procesos administrativos.

De otro lado, la implementación sistematizada de “un plan de gestión y manejo de

inventarios es fundamental para mejorar la competitividad puesto que se contara con un
sistema de información que permita elaborar un inventario detallado y actualizado de
existencias con registro de entrada y salida de elementos” [ CITATION Gom151 \l 9226 ] , lo
anterior deja en claro que los sistemas de inventarios mejoran la competitividad de las
empresas, puesto que posibilitan una administración eficiente, con información veraz y
oportuna de los activos de la empresa.

De igual manera, la alta competitividad en los mercados ha despertado en las empresas

el interés por ser cada día mejores al enfrentarse a entornos más exigentes, “no basta
solo con mejorar sus operaciones, ni integrar sus funciones internas, sino que es
necesario la interrelación de materiales, información y recursos con los proveedores y
clientes en forma sistémica” [ CITATION Per13 \l 9226 ], ello deja dicho que los sistemas
de inventarios son fundamentales en los procesos empresariales, puesto que posibilitan
la interrelación entre el personal administrativo y los materiales con que cuenta la
empresa.

Los inventarios son una parte fundamental en el funcionamiento de todo proceso

empresarial, en toda cadena de abastecimiento, “Estos se caracterizan por tener en
disposición inmediata, y en determinada cantidad de: materia prima, producto en
proceso y producto terminado, los cuales son requeridos en un momento específico”
[ CITATION Riv14 \l 9226 ] , de igual manera continua diciendo: “los inventarios
constituyen un porcentaje alto de capital invertido, de los costos totales de la logística,
los cuales se encuentran en un estado pasivo, no generan ningún interés de ganancia a
nivel contable, más si representan un beneficio para la cadena de suministro”

En el plano internacional se relacionan conceptos tales como: “el inventario representa

una de las inversiones más importantes de las empresas con relación al resto de sus
activos, ya que son fundamentales para las ventas e indispensables para la optimización
de las utilidades” [ CITATION Dur12 \l 9226 ], este concepto ratifica lo que han venido
manejando los diversos autores nacionales citados, en relación a que los sistemas de
inventarios son fundamentales en las empresas, puesto que permiten a los directivos de
las mismas tener información veraz, oportuna y confiable de activos, pasivos y
utilidades generadas por ellas.

En la gestión del inventario presentan grandes beneficios para las empresas, pues le
proporcionan una medida de control, “con esto, se logrará manejar eficaz y
eficientemente los recursos financieros, debido a la cuantiosa inversión que implica su
adquisición y por considerarse el activo de menor liquidez, aún más, porque permite la
optimización de las utilidades”[ CITATION Agu09 \l 9226 ], ello lo que quiere decir es que
las empresas deben manejar un sistema de inventarios que le permita mejorar sus
procesos administrativos.

De otra parte, “se definen los inventarios como la cantidad de bienes o activos fijos que
una empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual pertenece al
patrimonio productivo de la empresa” [ CITATION Tre05 \l 9226 ] , el autor expone aquí el
inventario como un activo que le permite a la empresa obtener información del
patrimonio activo perteneciente a la misma.

Por otra parte, la logística de inventarios la definen como “la parte de la cadena de
suministro encargada de planear, implementar y controlar de manera efectiva y eficiente
el flujo y almacenamiento de productos y la información, desde el punto de origen para
conocer los requerimientos del cliente”[ CITATION Tom06 \l 9226 ], este concepto enmarca
los sistemas de inventarios como una parte esencial en el proceso de planificación,
implementación y control de las empresas, en procura de conocer las inquietudes de los
clientes, permitiendo de esta manera saber con exactitud hacia donde se deben
direccionar las políticas empresariales, puesto que se conoce lo que el cliente necesita.
MARCO CONCEPTUAL.

Sistema de Inventario. De forma general se define el sistema de inventario como una

relación ordenada de bienes y existencias de una entidad, empresa o corporación con la
finalidad de conocer la cantidad de materiales, insumos, herramientas, equipamientos o
elementos con los que cuenta para el desarrollo de sus actividades, dicho sea de paso
que ellos constituyen una parte esencial de los activos con que cuenta.

Dependiendo del contexto y la actividad comercial de cada organización se puede

establecer una definición más precisa sobre el Inventario. En muchas ocasiones tal
definición va orientada a empresas que tienen una mayor actividad comercial y que su
núcleo de negocio es el de comprar materia prima para generar productos terminados.
Para estos casos se presenta una mayor importancia en determinar costes de adquisición,
valores adicionales de procesamiento de productos y la estimación del valor final de su
producto destinado a la venta. “Se considera a los inventarios como un mal necesario: si
son muy pocos, causan costosas interrupciones; si son demasiados equivalen a tener un
capital ocioso”[ CITATION Mul042 \l 9226 ]

Sistemas para el control de inventario

En el tema de los inventarios los sistemas de control más comunes que determinarán el
punto en el cual debe abastecerse con productos un sistema de inventario, se encuentra
dividido en dos tipos, el inventario de revisión continua y el inventario de revisión
periódica:

“Sistema de inventario de revisión continua: en este sistema se mantiene un registro

de las existencias disponibles para cada artículo. Cuando las existencias descienden
hasta el denominado punto de pedido o punto de reorden, se coloca una orden para
reponer el inventario. […] La principal ventaja de este sistema reside que en todo
momento se conoce el estado del inventario” [ CITATION Gue09 \l 9226 ]
“Sistema de inventario de revisión periódica: para este sistema, el nivel o cantidad a
pedir se cuantifica periódicamente (no hay una cantidad fija de pedido)” [ CITATION
Gue09 \l 9226 ][2].

Control de inventarios y su aplicación

“El control de inventarios busca satisfacer las demandas de los clientes a un nivel
predefinido con un bajo costo. Es claro, sin embargo, que estos objetivos se encuentran
en conflicto”.[ CITATION Alv07 \l 9226 ] , Se basa en estudios realizados para una empresa
de telecomunicaciones en donde señala la importancia de una buena labor en la
planeación de los inventarios, como esto puede mejorar el servicio al cliente y puede
minimizar costos en la organización.

Tipos de inventarios
Distinguiremos cuatro tipos de inventarios posibles según la función que éstos
desempeñen:

Inventario de ciclo: muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al

mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta más económico lanzar una orden de
compra o de producción de volumen superior a las necesidades del momento, lo que
dará lugar a este tipo de inventarios

Inventario de estacionales: Algunos productos presentan una demanda muy variable

a lo largo del año, aumentando mucho en determinados meses y disminuyendo en otros
(juguetes, helados, refrescos, etc.). Así, es lógico que la producción sea mayor que la
demanda en determinados períodos, por lo que se generará un inventario de carácter
estacional.

Inventario de seguridad: Suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos

de la demanda

Inventario de tránsito: Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el flujo

continuo de materiales entre las distintas fases del producto productivo

Almacén: Está definido como todo espacio físico utilizado para la organización y
almacenamiento de materiales, materias primas, herramientas, equipamientos y
productos en general, hasta el momento de ser requeridos para su uso. Los almacenes
cumplen una función de servicio, ya sea de producción o venta. Bien planeados y
administrados representan un costo pequeño y competitivo. Mal planeados representan
un costo antieconómico e inaceptable
Almacenaje: Función de la logística que permite mantener cercanos los productos a los
distintos mercados, al tiempo que puede ajustar la producción a los niveles de la
demanda y facilita el servicio al cliente.[ CITATION Igl12 \l 9226 ]
Función de los almacenes: La principal función de los almacenes es albergar los
productos y materias primas en sitios que las protejan contra el deterioro ambiental, los
robos o los incendios, los almacenistas deben permitir el ingreso a las personas
autorizadas a los almacenes, igualmente deben mantener muy informados al
departamento de compras son la existencia de materia prima.[ CITATION Uni07 \l
9226 ]
Campamento de obra: Son las construcciones provisionales utilizadas para oficinas y
alojamiento del personal del contratista y del supervisor de la obra, (Ingenieros, técnicos
y obreros), almacenes, comedores, talleres de reparación y mantenimiento de equipo.

Clasificación de los Inventarios de acuerdo a la localización física.

Partiendo del hecho de que se debe conocer la ubicación física de un artículo para poder
contarlo, saber quién lo tiene en custodia o en qué sede de la empresa se encuentra se
establece de manera teórica las distintas clasificaciones que se le puede otorgar a un
inventario y las consideraciones que tiene el llevar una u otra distribución.
Independientemente del espacio que las compañías dispongan para el almacenamiento
de sus productos, existen sistemas de localización que utilizan mejor el espacio y me
manera más eficaz que otros (Muller, 2004) [2].

El propósito de un sistema de localización de materiales es la definición de

procedimientos que permita seguir el movimiento de los productos dentro de las
instalaciones y para considerar qué sistema de localización funciona mejor se debe tratar
de maximizar y estimar lo siguiente:

Uso del espacio

Uso del equipo

Uso de la mano de obra

Accesibilidad a todos los artículos

Protección contra daños

Facilidad para localizar los artículos

Reducción de costos administrativos

Intentar implementar un único sistema puede ser difícil de realizar, en ocasiones es

preciso contemplar la posibilidad de implementar más de una modalidad de seguimiento
para optimizar la administración del inventario. La clasificación es la siguiente:

Sistemas de memoria. Caracterizados por ser exclusivamente dependientes de la

recordación humana. Los fundamentos de este sistema de localización son la
simplicidad, la relativa ausencia de papeleo y digitación de datos, y la utilización
máxima de todo el espacio disponible. Los sistemas de memoria dependen directamente
de las personas que lo manejan y las condiciones bajo las cuales funcionan tales
sistemas contemplan sitios de almacenamiento de número y tamaño limitado, con
variedad de artículos a almacenar limitados y un número limitado de operarios también.
(Muller, 2004) [2].

Sistemas de localización fija. Cada artículo tiene su lugar. Si una unidad de existencias
se almacena en grandes cantidades, puede tener dos o más sitios de almacenamiento.
Sin embargo, tomadas colectivamente, todas estas posiciones son los únicos lugares
donde el artículo puede permanecer en las instalaciones, y ningún otro artículo puede
quedar allí. Los sistemas de localización fija exigen grandes cantidades de espacio
pensando en el momento en que exista un grado máximo de elementos para almacenar.
También se debe contar con la existencia de espacios disponibles pero que no se
encuentran en uso pero que sin embargo pueden ser plenamente usados en el momento
en que se requieran ya sea por la forma del producto, por las características singulares
de otros productos que al llegar serán asignados a ésta particular ubicación y que no
pueden ser ocupados. A esta situación se le conoce como efecto panal. (Muller, 2004)
[2].

Sistemas de localización aleatoria. Su principal característica es que nada tiene un

lugar fijo, pero se sabe dónde está todo. Existe una maximización del espacio por cuanto
ningún artículo tiene una ubicación fija y puede situarse donde exista espacio. Los
sistemas de memoria no dependen del sitio de almacenamiento, ni de las características
particulares de los elementos inventariados, únicamente dependen de la mente del
encargado de los inventarios. Los sistemas aleatorios tienen la flexibilidad de los
sistemas de memoria, unida al control de los sistemas fijos. Como lo indica Muller
(2004) [2]. “En esencia, un artículo puede situarse en cualquier lugar, siempre y cuando
su localización se anote con precisión en una base de datos de computador o en un
sistema manual de tarjetas. Cuando el artículo se mueve, se elimina de la respectiva
localización. Por consiguiente la dirección de una unidad de existencias es la
localización donde se encuentra mientras permanezca allí”. (Muller p.65) [2].

Concepto de Kardex

Es un documento contable que sirve para registrar todas las operaciones que realiza la
bodega, es decir ingreso en el caso de compras y devoluciones, así como también los
egresos emitidos por bodega[ CITATION Rod08 \l 9226 ].

Por su parte el sitio web SEITEM plantea: ¿Qué es y para qué sirve el KARDEX?

Cuando hablamos de KARDEX nos referimos al registro de mercancías dentro de un

establecimiento de manera organizada. Claro está que para poder hacerlo, precisamos
llevar un inventario del contenido de la mercancía en su totalidad. Es decir, debemos
registrar la cantidad, el valor de medida, precio por unidad y clasificar los productos por
características comunes en un documento administrativo de control, al cual se le
denomina inventario tipo KARDEX.

Esta tarjeta es una herramienta de fácil manejo que le permite llevar reportes con
información resumida acerca de las transacciones de su inventario. Tiempo atrás se
precisaba completar estas tarjetas manualmente, hoy en día, usted puede hacerlo desde
su software de facturación e inventario.[ CITATION Adm17 \l 9226 ]

Herramientas ofimáticas (Excel)

Ofimática: “Se denomina ofimática al conjunto de medios y métodos aplicados a las
actividades de oficina que posibilitan el procesamiento computarizado de información
escrita, visual o sonora. Así, el objetivo de la ofimática es proporcionar elementos que
posibiliten la simplificación, mejora y automatización de la organización de las
actividades de una compañía o grupo de personas” [ CITATION Gon17 \l 9226 ]

Excel: es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se

trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus
funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de
cálculo[ CITATION Mic16 \l 9226 ]
Fundamentos de la Codificación de Barras. El proceso en el que las personas
identifican un objeto tiende a provocar errores y gasto de tiempo en manipular, registrar
esa información en una base de datos y luego hacer las modificaciones necesarias para
seguir los cambios en la localización, el tamaño de los elementos o las cantidades.
Muller afirma (2004) [2].

“Mientras menos se dependa de la intervención humana para identifica elementos,

registrar información y hacer seguimiento de datos, más oportunos y exactos serán los
registros. La codificación de barras es una valiosa herramienta para capturar datos
importantes con rapidez y precisión. La eficiencia en la captura de información y la
precisión del código de barras suelen ser razones suficientes para justificar, en cuanto a
costo, la instalación de la codificación de barras dentro de una operación de
levantamiento de datos” (Muller, 2004) [2].

La codificación de barras es un método óptico para lograr la identificación automática

de cualquier elemento mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto
grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información.
Depende de una luz visible o invisible que se refleja en un dibujo impreso. Las barras o
áreas oscuras en el interior del dibujo absorben la luz, y los espacios o áreas intermedias
la reflejan. La absorción y la reflexión contrastante las capta un aparato que lee el dibujo
reflejado y decodifica la información.

La correspondencia o mapeo entre la información y el código que la representa se

denomina simbología1. Existen simbologías para diferentes aplicaciones, cada una de
ellas con diferentes características que pueden ser las siguientes.

Numéricas o alfanuméricas

De longitud fija o longitud variable

Discretas o continuas

Número de grosor de elementos

De auto verificación

Elementos de los códigos de barras. El lenguaje de un código de barrases un alfabeto

fijo compuesto de diversos patrones de barras oscuras y espacios de luz intermedios.
Existen muchos tipos de códigos de barras y no todos son símbolos. Sus partes se
describen en la siguiente figura.

Zona de Silencio: (Quietzone). Corresponde a un área en blanco prudencial que

le permite al lector de código ubicar un punto inicial desde el cual pueda realizar
las mediciones. Se encuentra en los dos extremos debido a que la lectura se
puede realizar de izquierda a derecha o viceversa.
 Carácter Inicio: Con la finalidad de que los códigos se puedan leer en cualquier
dirección, los caracteres iniciales y finales indican al escáner dónde comienza el
mensaje. Es habitual que el carácter que se encuentra a la izquierda o en la parte
superior del símbolo sea el inicial, y aquel que se encuentra a la derecha o en la
parte inferior corresponda al final.
 Caracteres de datos: Estos constituyen el mensaje real dentro del código y
pueden estar conformados por letras del alfabeto, números, símbolos o una
combinación de los tres.
 CheckSum: Son caracteres adicionales adjuntos al código de barras para
garantizar buenas lecturas. Estos son necesarios en algunos códigos de barras
propensos a error como aquellos que traen un campo de caracteres de datos muy
 denso. Cabe aclarar que no todos los códigos de barras lo requieren, en especial
aquellos que tienen la propiedad de auto revisión.

Fundamentos del Escaneado. Para hacer uso de los códigos de barras existen
dispositivos encargados de hacer la lectura de estas s cuales son llamados escáner de
código de barras realiza la lectura y emite la interpretación del código que representan la
consecución de líneas y espacios de la imagen. Básicamente de un láser lectura del láser
y la interfaz de comunicación entre el dispositivo y un computador, ya sea por
intermedio de un cable, bluetooth o Wifi.

Lector de Código de Barras CCD

Los escáneres CCD tienen una cabeza lectora del mismo ancho que el código de barras
aproximadamente de 2 a 4 pulgadas. El usuario coloca la cabeza del lector en el código
de barras y una serie de Leds barre el código de barras y lo lee. Puede trabajar con casi
todos los códigos de barras de baja calidad y requiere una superficie relativamente
plana. Este escáner debe estar a menos de 1 centímetro de distancia para leer el código.
La superficie puede estar ligeramente curva en la dirección de las barras. [ CITATION
Ide15 \l 9226 ]

Procedimiento de lectura: La lectura se produce en el instante en que un dispositivo

denominado “escáner” proyecta una luz sobre un símbolo de código de barras y la
obtención de la información proveniente del código de barras se realiza al capturar la
luz que es reflejada de las áreas oscuras y claras del símbolo de barras. Internamente
existe una conversión de una señal visual análoga a una señal digital haciendo un
proceso de decodificación de la información representada en el código de barras.
(Muller 2004) [2].

MARCO LEGAL Y NORMATIVO

En cuanto a las normas sobre inventarios se debe mencionar el decreto 2649 de 1993
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia PCGA y el decreto 2650
de 1993 Por el cual se reglamenta el Plan Único de Cuentas para Comerciantes.

Igualmente en la resolución 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación se

adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en el decreto
326 de 1995 se reglamenta parcialmente la Ley 174 de 1994 sobre Inventarios y en el
decreto 1333 de 1996 se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario incluyendo el
sistema de Inventarios.

A nivel internacional la norma NIC 2 sobre Inventarios cuyo objetivo es prescribir el

tratamiento contable de las existencias. Fue emitida por el Comité de Normas
Internacionales de Contabilidad en diciembre de 1993 y su última revisión fue en
diciembre 2003. Trata el tema contable de las existencias reconociéndolas como activos.
[ CITATION IAS03 \l 9226 ]

Artículo 32: Este artículo señala que cualquiera empresa sea cual sea su labor en forma
clara y detallada, loas libros de inventario en el cual se especifique las entradas, salidas
y existencia de mercancía del almacén, acompañado de los libros auxiliares para así
poder llevar un mejor control de todas las operaciones que se estén realizando.

Artículo 35: Este artículo señala que Toda empresa debe de realizar todos los años un
inventario inicial y un inventario final, para así llevar un control de toda la mercancía y
así poder saber y comparar la existencia de la misma, al principio y al final del ejercicio
económico, y a su vez tener conocimientos de todas las ganancias y pérdidas que
surgieron cada año, y estos inventarios deben llevar la firma del encargado del almacén
y el sello de la empresa. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el
establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación[ CITATION Ibi \l
9226 ]

METODOLOGIA.

El trabajo a desarrollar en este proyecto es de tipo descriptivo y de trabajo de campo.

Como tal, la investigación busca Implementar un sistema de gestión de inventarios que
permita dinamizar los distintos procesos relacionados con la administración de los
materiales, maquinarias y herramientas de la CORPORACIÓN HORIZONTE AZUL,
para ello se parte de un análisis preliminar que se realizó a los procesos administrativos
llevados a cabo en la empresa, en concreto en la parte administrativa en relación a la
administración de herramientas, equipamientos, materiales y otros que hacen parte
activa de su patrimonio, es decir se constituye en un trabajo práctico a partir de un
diagnóstico de las necesidades del almacén, los procesos explicativos y resultados de un
proceso investigativo.

Se utilizó este tipo de investigación porque se realizó un mejoramiento del sistema de

inventario, y así poner en práctica un modelo para solucionar la problemática presentada
en las bodegas o almacenes donde se mantienen las herramientas equipamientos y
materiales utilizados; se parte de la información recopilada en forma verbal, a través de
preguntas que proponen los autores. Los encuestados pueden ser gerentes o empleados
usuarios actuales del sistema existente, que proporcionarán los datos para la aplicación
propuesta. Estas encuestas se hacer en forma personal o en grupos.

En el desarrollo de proyecto se implementan cuatro fases las cuales se han denominado

Interacción, Diagnostico, Diseño e Implementación, con las cuales se pretende
desarrollar e implementar una herramienta informática apropiada, que permita
mejorar el control interno de los inventarios de cada obra que desarrolla la
CORPORACION HORIZONTE AZUL, para ello se implementaran indicadores del
proceso (códigos de barras o placas con número de identificación) facilitando de esta
manera el seguimiento y control de maquinarias y herramientas, todo ello en procura
de dinamizar los procesos administrativos de la misma.

Fase de Interacción:
En esta fase se desarrollan diversas actividades, entre las cuales las más relevantes son:
visita a la CORPORACION HORIZONTE AZUL, en procura de entrevistarse con los
directivos y personal a cargo de la misma, para manifestarles la iniciativa acerca del
trabajo de grado, solicitarles los respectivos permisos, entregando una carta avalada por
la universidad y solicitando a su vez información acerca de los canales de
comunicación apropiados para desarrollar el trabajo; cabe destacar que en esta etapa, a
excepción de la solicitud de permiso, las demás actividades fueron de carácter informal,
con lo cual se deja sentado que no existen formatos o parámetros preestablecidos

Fase de diagnóstico.
Después de haber obtenido la aprobación necesaria para el desarrollo del proyecto, se
procedió a realizar entrevistas no estructuradas, al personal directivo y administrativo
en procura de conocer sus opiniones en torno a los procesos que la empresa lleva a
cabo, en relación a los sistemas de inventario desarrollados en la misma, pudiendo
conocer que este procedimiento se lleva a cabo de forma manual, en libros de
contabilidad o en tarjetas Kardex, con lo cual el personal encargado de esta actividad
requiere mucho tiempo para la actualización y manejo de las mismas, además, al
momento de solicitarles una información sobre herramientas, equipamientos y
materiales en general se debía esperar a que ellos revisaran dichas tarjetas, con lo cual
se está subutilizando el recurso y se carece de precisión puesto que al manejar diferentes
obras en construcción se habilitan diversas bodegas o almacenes y en algunos casos el
seguimiento a estos materiales se da de forma imprecisa.

Fase de diseño:

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz es importante porque puede

satisfacer las inquietudes que se presentan en la parte administrativa de la empresa, en
relación a herramientas, equipamientos y materiales que se constituyen en parte de los
activos de la misma, por ello, en esta fase se analizaron las diferentes alternativas que la
empresa tenía en relación al manejo de inventarios, dentro de ellas se estudió la parte
manual, que guarda relación con los libros de contabilidad y tarjetas Kardex, lo cual
como se argumentó a lo largo de la investigación genera demoras, pérdida de recursos y
deja a la empresa en desventaja en relación a los procesos de competitividad llevados a
cabo hoy día, de igual manera se hizo con la parte sistematizada tomando como base el
programa Excel, en esta parte se tuvo en cuenta la información generada en los
diferentes frentes de trabajo (obras que realiza en varios sitios del departamento de
Antioquia) que maneja la corporación en relación a herramientas, equipamientos y
materiales; se analizó también la pertinencia de adquirir un software contable enfocado
específicamente a la parte de inventarios, sin embargo esta opción además de costosa
generaba una serie de estrategias alternas que debían implementarse y que guardan
relación con programadores de sistemas, analistas y otros.

Después de analizar las diferentes opciones planteadas se decidió por la alternativa de

Excel, pero complementando esta opción con lectores de códigos de barras que le
permitan al personal encargado el manejo de la información en relación a herramientas,
equipamientos y materiales de manera sistematizada, permitiendo ello la ubicación de
estos elementos en los diferentes almacenes que maneja la Corporación, para lo cual se
implementaron acciones como:

 Toma física del inventario actual, para ello se analizaron los libros contables y
tarjetas Kardex de la empresa.
 Diseño del banco de información en Excel, aquí se tomó como base las
herramientas, equipamientos y materiales con que cuenta la empresa, para
generar a partir de ello la actualización; es importante destacar que en esta
actividad se contó con la participación activa del personal directivo,
administrativo así como también del personal encargado de cada almacén en los
sitios en que se desarrollan obras por parte de la CORPORACION
HORIZONTE AZUL.
 Actualización y codificación en Excel de herramientas, equipamientos y
materiales con los que cuenta la empresa.
 Rotulación a cada herramienta, equipamiento y material con que cuenta la
empresa, para ello se diseñaron pequeños autoadhesivos con un código de
barras, el cual está constituido por tres letras mayúsculas y cinco números,
además de las barras espaciadas, esta actividad estuvo supervisada por el
personal administrativo de la empresa, en colaboración con el equipo de
colaboradores que trabajan en el desarrollo de la presente investigación
Fase de Implementación:
Sincronización del lector de código de barras.
Una vez realizada la fase de diseño, el siguiente paso es implementar en un servidor
Linux los libros y actualizaciones realizadas en Excel, que contienen el inventario de
todas las herramientas, equipamientos y materiales con que cuenta la CORPORACION
HORIZONTE AZUL, generándose además un código de acceso a quienes tengan
acceso al sistema, ingresando con el documento de identidad como usuario y una
contraseña que cada uno de ellos debe generar; esto permite la supervisión del proceso,
estableciendo además, puntos de control interno y verificando su eficiencia.

Paralelo a esta actividad se brinda la capacitación requerida al personal que tendrá

acceso al sistema, en relación al uso de los computadores y lectores de códigos de
barras, entregándoles además, unos indicadores de eficiencia y calidad, los cuales ellos
podrán ir evaluando mediante la practicidad de cada uno de ellos y los resultados
obtenidos; en relación a estos indicadores, las personas encargadas de los almacenes o
bodegas tendrán la facilidad de determinar en cualquier momento el material faltante,
ello teniendo en cuenta el uso diario y la existencia en bodegas, para lo cual generaran
una orden de faltantes que será entregada a su superior inmediato y este a su vez le
entregara al ingeniero residente para que el envié dicha orden y esta sea generada en el
nivel administrativo central.

Todo lo anterior permitirá validar el sistema de inventarios propuesto mediante el

seguimiento a indicadores de gestión por parte de los directivos y personal encargado de
los almacenes, estableciendo una calificación que permita evaluar la eficiencia del
trabajo propuesto, logrando de esta manera la eficiencia y competitividad entre las
empresas

INVENTARIO DE LOS DIFERENTES ALMACENES

CONCLUSIONES

Con la implementación del sistema de gestión de inventarios en la CORPORACIÓN

HORIZONTE AZUL, en procura de dinamizar los distintos procesos relacionados con
la administración de las herramientas, equipamientos y materiales, se obtuvieron las
siguientes conclusiones:

La implementación del sistema de inventarios en Excel, complementado con el lector de

códigos de barras CCD, brinda eficiencia y calidad al momento de realizar el inventario
físico puesto que la información relacionada con los elementos inventariados, se
obtiene de forma rápida, oportuna y puede ser generada por el personal administrativo o
por los encargados de los almacenes

La implementación de indicadores de eficiencia y calidad al interior del sistema,

permitirá mejorar continuamente los procesos de administración de herramientas,
equipamientos y materiales, lo cual se traduce en que la empresa tenga una base
confiable de sus activos lo que redunda en un ahorro económico muy significativo para
la empresa.
Entendiendo que el sistema es algo novedoso para el personal de la CORPORACIÓN
HORIZONTE AZUL, su inicio se hace teniendo en cuenta que se presentaran algunos
desaciertos, pero ellos serán la base para unos adecuados procesos de retroalimentación
basados en los indicadores de eficiencia y calidad.

Con el sistema en funcionamiento se obtienen una simplificación del trabajo, tanto al

personal administrativo, como también al personal encargado de los almacenes o
bodegas, todo lo anterior le permite a la empresa mayores utilidades y ser más
competitivos en la proyección, licitación y ejecución de obras civiles, sanitarias y
ambientales.

RECOMENDACIONES

En síntesis, las recomendaciones se direccionan a establecer un progreso continuo en lo

propuesto e implementado hasta el momento, de tal manera que se mejore la gestión
empresarial de Ingeniería Sólida Ltda.

El trabajo debe seguir retroalimentándose y en ese proceso se recomienda implementar

un manual de funciones para todo el personal que labora en la empresa, que sea de
conocimiento generalizado y que incluya los procedimientos para el manejo de los
activos objeto del presente proyecto.

Se recomienda también, seguir invirtiendo en tecnología y sistematización de la

empresa, ello teniendo en cuenta que la CORPORACION HORIZONTE AZUL, se
perfila como una institución que lidera procesos de construcción en obras civiles,
sanitarias y ambientales, en un departamento con niveles de tecnología bastante altos,
por lo cual se requiere eficacia, prontitud y facilidad a los procesos de información
relacionados con los activos y pasivos de la misma.
De igual manera se recomienda incentivar a los trabajadores que laboran en los
almacenes de obras, para que utilicen los indicadores de eficiencia y calidad, en
procura de establecer, cuando no cumplen con las funciones para las cuales fueron
contratados, por ejemplo suministro de información deficiente e inoportuna a pesar de
tener todos los elementos y recursos requeridos.

Así mismo, se recomienda al personal administrativo realizar auditorías constantes con

la finalidad de ir retroalimentando los procesos de sistematización realizados, siguiendo
todos los parámetros para mejorar continuamente, tanto en la gestión física del almacén
como en el funcionamiento del sistema de inventarios propuesto.

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