INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SISTEMAS DE INFORMACIN
ENTREGA FINAL

PRIMERA ENTREGA

TUTOR: RODRIGO RIAO

INTEGRANTES:

1011180293 1021080097 1021070553 1021100027 1021070025

CARVAJAL TOROCOD SONIA YASMIN CORTES BELLO EVELIN LONDOO NGEL DORIS ANDREA MARN DUQUE CYNTHIA VSQUEZ PARRA LEONARDO

Bogot, Abril 28 de 2013

TABLA DE CONTENIDO

pg.

I. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA...1 II. ANLISIS DE LA SITUACIN...2-3-4 III. JUSTIFICACIN..5 IV. OBJETIVO GENERAL....6 V. OBJETIVOS ESPECFICOS......7 VI. FASE DE IMPLEMENTACIN.....8 VII. INTERFAZ....9- 10-11 VIII. CONCLUSIONES.............12 IX. BIBLIOGRAFA.....13

I. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

1.1)

RAZN SOCIAL

Plus
+

1.2) OBJETIVO SOCIAL Empresa colombiana fundada en el ao de 1990, su principal actividad es la fabricacin, envasado, importacin, venta y distribucin de toda clase de productos qumicos para el aseo, limpieza o desinfeccin o de cualesquiera otros productos de consumo para iguales efectos; la fabricacin, comercializacin de los productos lquidos con hipoclorito de sodio comercializado bajo la marca Limpieza Plus +. Enfocada en criterios que propendan por la seguridad, salubridad en el trabajo de las empresas colombianas, comprometidos con la responsabilidad social al no dao del medio ambiente. 1.3) NMERO DE EMPLEADOS 145 empleados entre ellos, 4 socios, gerentes de diferentes departamentos con sus asistentes, gerente general, 30 vendedores y 100 operarios. 1.4 NMERO DE EMPLEADOS EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Un profesional en Psicologa encargado del rea de seleccin y dems funciones adherentes al cargo salud ocupacional, copazo y temas de bienestar etc. Un tecnlogo en nomina, encargado registrar novedades como, recargos, horas extras, liquidaciones etc. Un auxiliar en apoyo a citacin de candidatos y todo lo referente a trmites de afiliaciones a seguridad social, dotaciones etc.

P l u s

II. ANLISIS DE LA SITUACIN 1

Est la empresa preparada para ser competitiva en una era mediada por la tecnologa? . Nuestra organizacin cuenta con procesos establecidos que garantizan los altos estndares de calidad, sin embargo es importante aclarar que con el continuo y constante cambio tecnolgico no es factible para la organizacin hacer cambios inmediatos que coloquen a la empresa a la vanguardia de los procesos tecnolgicos. Limpieza Plus ha definido polticas que pretenden establecer en el tiempo la eficiencia y eficacia de los procesos tecnolgicos con los cuales se garanticen mantener la calidad del producto conservando las tecnologas que se tienen a su disposicin. Por lo anterior consideramos que si bien es cierto todas las empresas deben propender a trabajar con los ltimos avances tecnolgicos, de igual manera es cierto que las empresas deben enfocarse a medir el impacto de la tecnologa que se est usando en el momento y hasta donde puede estar utilizada conservando los estndares de calidad de cada uno de sus productos. Cules son los ms importantes avances tecnolgicos que ha tenido la empresa en los ltimos aos?

* Sistema de inventarios y produccin: Se ha diseado y se ha instalado un programa de control de inventarios que integran los procesos referentes al inventario junto con los procesos de produccin, enfocados a garantizar a la empresa a utilizar patrones en sus procesos productivos con lo cual se eliminan costos indirectos y directos que influyen en la fabricacin de los productos, lo cual ha generado un mayor beneficio en las utilidades de la organizacin.

* Adquisicin de nueva envasadora: Se adquiri una envasadora para la presentacin de un galn estndar la cual envasa y sella el producto en un solo proceso, lo importante de esta mquina es que permite ser dirigida por un solo operario e incrementa la produccin en 10.000 galones por da, esto comparado con nuestro anterior proceso manual de sellado nos da un rendimiento operativo determinado en ms de un 85% del proceso.

* Adquisicin de equipos de cmputo: Desde hace cinco aos la compaa estableci una poltica gerencial establecida a travs de los accionistas de compaa la renovacin de los equipos de cmputo a todos los funcionarios es as como despus de realizar un anlisis situacional de cargos y necesidades se dise un programa para el remplazo de dichos equipos. Se dio inicio con las reas ms dbiles de la compaa especialmente en el rea contable que tenan equipos demasiado obsoletos que no permitan que los colaboradores realizaran sus labores de manera eficaz, de esta manera otras reas vitales de la compaa fueron intervenidas con esta poltica, en la actualidad Limpieza Plus cuenta con equipos de cmputo para sus colaboradores que no superan el ao de uso.

* Sistema satelital de monitoreo: Con el fin de garantizar una mejor entrega y seguridad a nuestra red de distribuidores se instal a nuestro parque automotor un moderno sistema de monitoreo satelital que le permite a la compaa identificar la ubicacin especifica de la distribucin y entrega de nuestros productos.

La organizacin est preparada para el cambio?

La difusin de innovaciones y la transferencia de tecnologa son cada vez ms frecuentes en los programas de comunicacin cuyo objeto es la difusin de soluciones tecnolgicas o la informacin al mundo empresarial de las capacidades tecnolgicas que le son accesibles dentro de su entorno. Forman parte tambin de estos objetivos la creacin o el apoyo a instituciones orientadas a este fin, tales como oficinas de transferencia de tecnologa, centros empresariales de innovacin, fundaciones universidad-empresa, etc. Limpieza plus +, mediana empresa, cuenta con una alta capacidad de generar avances tecnolgicos, como lo viene realizando durante los ltimos aos, ya que cuenta con una multitud de posibilidades, con un enfoque distinto a las multinacionales, pues sus inversiones son necesariamente mucho menores, pero con muchas posibilidades por delante, a partir de esto podemos decir que la 3

empresa si est preparada para un cambio o por lo menos avanzar en ello, este cambio debe empezar por los altos mandos, empezando por el gerente de recursos humanos quien debe estar en capacidad de apoyar el cambio, considerndolo como herramienta estratgica para el logro del xito organizacional. Esto significa estar fuertemente orientado hacia el negocio, ser facilitador de los procesos, tener orientacin al cliente y ser capaz de anticipar y actuar de manera proactiva, es decir, mantener una visin de futuro para anticipar los cambios y las destrezas para planificar, gerenciar y evaluar las consecuencias de ello. E igualmente se debe mantener una visin hacia la eficacia y efectividad lo cual permitir un mejoramiento continuo en cada proceso.

Cuenta la empresa con un Sistema de Informacin para RRHH? Si la respuesta es positiva Cmo podra mejorarse el sistema de informacin?, Qu elementos nuevos podran incorporarse? Si la respuesta es negativa Qu procesos se mejoraran dentro del Departamento de RRHH con un
Sistema de informacin?

La empresa LIMPIEZA PLUS + cuenta con sistemas de informacin para Recursos Humanos ya que estos sistemas con su adecuado manejo nos permiten obtener, procesar y transformar la informacin que le llega al rea de Recursos Humanos para ser difundida en toda la organizacin a travs de los diferentes medios como boletines, documentos, listados y estadsticas; estos datos son obtenidos de las bases de datos de recursos humanos, del reclutamiento y seleccin del personal, su entrenamiento y evaluacin de desempeo, los salarios, la salud ocupacional y la capacitacin que se brinda a los empleados entre otros, pero la idea central de manejar toda esta informacin es poderla transmitir a todos y cada uno de los funcionarios de la empresa; y esto se puede lograr mediante la implementacin de nuevas tecnologas como la intranet que mejore los procesos, acorten las distancias y mejoren la comunicacin a nivel interno, el mejoramiento de los procesos de seleccin, la implementacin de nuevas estrategias que mejore la toma de decisiones en toda la estructura organizacional, la capacitacin continua en las diferentes reas permitiendo una mayor motivacin y un mejor desempeo, y que todos estos mejoramientos sean accesibles a todos y cada uno de los integrantes de la misma; todo esto nos permite la integracin de todas las reas con el departamento de recursos humanos, permitiendo que la empresa mejore su efectividad y su eficiencia, convirtiendo a LIMPIEZA PLUS + en una empresa moderna y con una estructura acorde al mercado en el que se desarrolla hacindola ms competitiva cada da.

III. JUSTIFICACIN

Siendo en rea de Recursos Humanos parte coyuntural de la organizacin esta misma debe de ser vanguardista e ir muy de la mano con las nuevas tecnologas y avanzar en los estudios propuestos por las diferentes entidades especializadas en procesos que cada da son ms diversificados y globalizados. Por lo tanto la Organizacin futurista debe estar solidificada con unas buenas bases en sistemas de informacin, sin descuidar los tres pilares de una organizacin como son las ganancias para la misma, el talento humano y el alma de la organizacin los clientes. Es muy claro que cuando nacemos como una nueva organizacin nuestro horizonte es lograr posicionarnos en el mercado, muchas cometemos errores en no hacer un estudio de informacin externa algo muy comn como puede ser hacer un exhaustivo estudio de mercados para medir con datos estadsticos las posibilidades del triunfo, no solo de forma inmediata si no que se deben hacer a corto, mediano y largo plazo sobre todo ahora que las economias son tan volubles, por lo mismo debemos ir caminando muy paralelo con la competitividad y esto se logra asumiendo los retos impuestos por una sociedad de consumo da a da ms exigente por lo tanto es vital hacer un estudio de estilos de vida de las diferentes regiones involucrando tambin el entorno ambiental . El Talento Humano liderado por el rea de Recursos Humanos siempre debe estar en la prioridad de nuestra organizacin, un personal capacitado lo hace altamente competitivo, la organizacin debe comprometerse con esta, analizar sus necesidades que miremos ms haya de una remuneracin econmica, llevando un sistema de informacin adecuado ser posible contar con personal dispuesto por voluntad y agrado y lo ms importante su excelente engranaje, y no cometer errores en proceso dispendiosos como pueden llegar ser la busca

de un perfil especifico y lo peor que nos equivoquemos en un proceso simple pero fundamental, como enseanza de los errores tambin se aprende. Nuestros clientes siempre esperan lo mejor de nuestros servicios, no importa el que le ofrecemos, ellos siempre estn en bsqueda constante de la innovacin, por eso nosotros como organizacin siempre debemos ir unos pasos delante de ellos, es decir debemos ser visionarios y en esto el sistema de informacin es fundamental ya que podemos medir las necesidades a suplir, hoy en da hay muchas tecnologas que se estn enfocando en lo retro pero no olvidemos que as sea retro se lleva un plus que tiene algo nuevo e innovador.

IV. OBJETIVO GENERAL

Convertir nuestra organizacin en una organizacin lder en una verdadera empresa competitiva en el mercado que nos permita ofrecer mejoras en las tomas de las decisiones gerenciales, con el fin del mejoramiento continuo de la productividad y del rendimiento sobre los diferentes sistemas que nos brinden eficiencia y eficacia y nos permitan la posibilidad de obtener grandes ventajas dentro de la creacin de los procesos productivos, y de esta manera lograr el xito comercial No 1 del mercado Colombiano, alcanzando los objetivos planeados por la organizacin. Implementar un sistema de informacin acorde a las necesidades de la empresa que permita el mejoramiento continuo de las actividades que se desarrollan en las diferentes reas que conforman la organizacin, permitiendo generar una ventaja competitiva frente a la competencia y generando beneficios a travs de la adquisicin de nuevos equipos que respuesta acorde a las necesidades de la empresa. generen una capacidad de

V. OBJETIVOS ESPECFICOS

* Identificar los sistemas de informacin que nos permitan alcanzar las metas propuestas y la medicin de los indicadores de gestin. * Proveer de informacin en la capacitacin de cada uno de los colaboradores para reforzar los conocimientos y enfocarlos al cumplimiento de los objetivos propuestos. * Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los diferentes sistemas de informacin que nos permita estar en la vanguardia a diferentes y nuevos desarrollos de los mismos. * Implementar un sistema de informacin para la gestin del recurso humano que sea una herramienta de apoyo eficiente en las generaciones d de indicadores e ndices de gestin. * Seleccionar personal de la empresa con experiencia en computacin y

programacin, quienes por lo general ya tienen conocimientos de la organizacin permitiendo su participacin en este proyecto. * Obtener informacin ms oportuna y frecuente, que permita el mejoramiento de los procesos y as reducir costos operativos y administrativos. * Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de datos que se pueden compartir.

* Comprender que los sistemas de informacin realizan funciones bsicas de: almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

VI. FASES DE IMPLEMENTACIN

FASE
1-Estdios de implementacin de CRM , con esta herramienta se vislumbra lograr una eficacia total de pate de la compaa para con sus clientes ya que se est perdiendo fidelidad de su parte, dando ventaja a la competencia. 2-Implantacin de Recursos Tecnolgicos: Compra de equipo de alta tecnologa, tanto a nivel Software como equipos de computo, cambio de los servidores por unos de capacidad de almacenamiento ms robustos, en conjunto con el sistema de informacin basado en gestin CRM. 3-Diseo e implantacin de los sistemas: se contratara personal especializado que cuente con experiencia en otras compaas ejecuten sus conocimientos y demuestren con hechos la viabilidad de la implementacin del sistema CRM. 4-Implementacin del sistema: realizar las pruebas piloto con el fin de corregir errores inmediatamente pasar a la capacitacin del personal con el firme propsito de sacarle la mejor productividad al modelo de gestin CRM

RESPONSABLE
Junta directiva

TIEMPO EN MESES
En este proceso la junta directiva puede tardar varios meses ya que tienen que planificar de forma organizada

Departamento de ingeniera

La transicin se har de forma paulatina ya que la empresa no puede para su actividad se empezara a instaurar en el rea de sistema y toda la red antigua, en general seria de 6 meses para la transicin total.

Empresa Outsourcing la cual hace la consultora bajo supervisin de la compaa contratante

Este estudio incluye la implementacin del sistema con capacitacin del personal encargado del rea de sistemas. Un total de 2 meses

Junta directivas, empresa Outsourcing y todo el Talento Humano de la organizacin

Las pruebas pueden durar un mes, donde a la par los empleados pueden adaptar el sistema de gestin a su entorno laboral e ir migrando la informacin requerida a futuro, otro mes para capacitaciones por reas.

VII. INTERFAZ

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VIII. CONCLUSIONES La importancia de los sistemas de informacin cualquiera que sea la actividad comercial de una empresa, este se debe adecuar a las mismas de forma efectiva, ya que le permite a las organizaciones, observar y ejecutar de forma optimizada los objetivos a alcanzar, no importa qu plazo lleva a desarrollar su misin y visin, basndose en su sistema de informacin estas pueden cristalizar las decisiones que tenga a tomar ya sea para mejoras o como contingencia de acciones a desarrollar de forma inmediata. Toda organizacin debe adoptar las tecnologas informticas como herramientas tiles a la hora que una organizacin busque hacerse competitiva e igual debe de ser implementada en todas las dependencias puesto una organizacin es un conjunto donde todas las reas son importantes para el desarrollo, dndole a cada una estatus como parte del engranaje organizacional.

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IX. BIBLIOGRAFA Ttulo Los Sistemas de Informacin en la Sociedad Del Conocimiento Libros profesionales de empresa Autores Fernando Giner de la Fuente, Mara de los ngeles Gil Estallo Editor ESIC Editorial, 2004 ISBN 8473563700, 9788473563703 N. de pginas216 pginas http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml https://poli.epic-sam.net/Learn/Player.aspx?enrollmentid=3308152 http://www.crmespanol.com/crmdefinicion.htm

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