UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABÌ

EXTENSIÒN CHONE

FACULTAD: CIENCIAS INFORMÀTICAS

CARRERA: INGENIERÍA EN SISTEMAS

MATERIA:

DERECHO INFORMATICO

TEMA:

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES EN LA SOCIEDAD

ACTUAL

AUTORA:

MENDOZA DELGADO SILVANA ESTEFANÌA

NIVEL / PARALELO:
DECIMO “B”

DOCENTE:
DR. HOLGER MUÑOZ

AÑO ACADÈMICO:

2018- 2019 (P2)

 INTRODUCCIÒN

En los comienzos de la era de la Información a fines de los años 1990, los documentos se
recolectaban y se almacenaban con el fin de conservarlos.
Actualmente, el desarrollo exponencial de la información y de las nuevas herramientas
tecnológicas provocó un aumento desmesurado de los nuevos documentos digitales, y
paralelamente también se expandió el crecimiento de los documentos en papel.
La consecuencia de ello es que la búsqueda de información valiosa se torna compleja. A
medida que transcurre el tiempo es cada vez más imperioso la necesidad de organizarlos,
pues el volumen de información generada se multiplica vertiginosamente, y por lo que su
contendido “representa” esta se ha constituido en un recurso esencial y en un vehículo
que tiene consecuencias en el desarrollo de las actividades que realizamos en nuestra vida
diaria tanto en la faz económica, cultural, social. Por lo tanto, se hace fundamental la
necesidad de contar con una gestión adecuada pues, a mayor crecimiento de información
mayor es el caos que genera independientemente del tipo de organización donde estemos
insertos, siempre habrá un archivo importante para buscar o algún informe que debemos
guardar con datos relevantes.
Según (Zapata Cárdenas, C. A. , 2005) la evolución del término se puede dividir en tres
fases, cada uno de las cuales implican un aporte conceptual al alcance del término y
permitió llegar a definir una subdisciplina de la archivística con su propio objeto, fin y
método de estudio.
Actualmente, la sociedad de Información a través de la utilización de nuevas tecnologías,
generó otro tipo de documentos los digitales, en el que también su contenido es
fundamental a la hora de tomar decisiones para su almacenamiento y conservación.
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES EN LA SOCIEDAD
ACTUAL

En la actualidad los procesos realizados en cualquier organización están cambiando, la

industria se está modernizando en todos los ámbitos, buscando siempre la automatización
y tratando constantemente de hacer más eficientes sus procesos para mejorar sus
resultados. El uso de documentos digitales juega un papel muy importante en estas
mejoras ya que permite distribuir tareas a través de un flujo de trabajo de forma
automatizada, llevando un control de las mismas de forma eficaz.
Sin embargo eso no lo es todo, también han surgido y seguramente seguirán surgiendo
diferentes regulaciones tanto nacionales como internacionales, que aunque muchas veces
no nos competan directamente, muy probablemente tengan que cumplirlas algunos de
nuestros clientes que tengan operaciones internacionales, como la famosa sarbanes Oxley
que evita que las empresas reporten datos falsos con el fin de cotizar más alto en la bolsa
NYSE, o HIPAA que habla de la portabilidad del seguro y de la confidencialidad de los
datos en el área de salud, estas leyes obligan a manejar de manera adecuada la
información y esto se facilita con el manejo de documentos digitales que soporten la
operación, a través de sistemas que lleven registros de las versiones y modificaciones de
documentos específicos que se generan en la organización.
Uno de los eventos más relevantes en el mundo fue la caída de las torres gemelas en
Nueva York, en donde muchas de las empresas que operaban en esas torres almacenaban
su información allí mismo sin ningún respaldo, esas empresas desaparecieron, sin
embargo aquellas que tenían un respaldo en alguna otra localidad pudieron seguir
operando sin ningún problema, de ahí la importancia de tener información digital
respaldada, ya que el activo más importante de cualquier organización siempre será su
información.
(Kowal, 2006) nos da a conocer que, dentro de este contexto, se abre los trabajos de
evaluación de las nuevas estrategias del servicio, orientado a las necesidades de los
usuarios y el uso de nuevas tecnologías de información.
Existen muchas soluciones de gestión documental que permiten hacer búsquedas
inmediatas de cualquier información, llámense facturas, recibos, contratos, manuales, etc.
Ya sean textos o cualquier otro tipo de documento como planos, fotografías, audio o
vídeo. Estas soluciones permiten almacenar, respaldar, dar tiempo de vida a los
documentos, distribuirlos y consultarlos desde cualquier parte del mundo, también
permite llevar un registro de las modificaciones que se le hicieron al documento, bloquear
información sensible, etc. logrando tener una operación basada en documentos digitales
que permita ahorrar, ser más eficientes y tener toda la información segura y respaldada.
El documento digital representa una etapa muy importante dentro de la línea evolutiva de
los soportes documentarios de acuerdo con el planteamiento de (Codina, 2012). Esta
evolución ha estado marcada por tres etapas bien delimitadas: La etapa de los documentos
manuscritos, la etapa de la mecanización de la escritura y los gráficos: el libro impreso y
la etapa de la digitalización de la información: las redes y los documentos digitales

Ventajas de la digitalización de documentos

Ahorro del espacio físico que ocupan.

Rapidez de acceso a la búsqueda de los archivos, ya sea en tu ordenador o en la
nube. Siendo, además, accesibles desde cualquier lugar si utilizas almacenamiento
en nube.
Mayor seguridad, al estar disponibles solo a las personas autorizadas, pudiendo
incluso cifrar los archivos.
Accesibles para su consulta para varios usuarios al mismo tiempo.
Colaboración con la sostenibilidad del medio ambiente, consumiendo menos
papel.
Se garantiza su conservación, al no deteriorarse o dañarse con el paso del tiempo.
Mayor eficiencia de los empleados al no tener que desplazarse y perder tiempo en
la búsqueda de algún documento determinado.

Características

Carácter interactivo: el documento electrónico permite que el usuario pregunte por

contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos, también el lector
puede modificar aspecto del formato a petición de quien lo consulta.
Carácter multimediatico: los documentos digitales permiten integrar en una solo
ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento,
y de sonido.
Carácter hipertextual: los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: en un
libros lee desde la primer página hasta la última, en este documento electrónico es posible
establecer relaciones entre una palabra o una frase que aparezca en un lugar ,párrafo,
pagina o sección .
Carácter omniaccesibles : los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad
de extender su discurso por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros
discursos y otros autores.

Implementación

Actualmente, en las organizaciones, se duplica la información existente en formato papel

y electrónico, es decir, aquella información que se ha generado en formato electrónico se
archiva o guarda en ese mismo formato, pero a su vez, se imprime y también se resguarda
en ese nuevo formato. Consecuentemente con esto se torna difícil la búsqueda de
información relevante en el momento que se precisa y se duplican esfuerzos innecesarios,
así como se aumentan los costos de generación de documentos y de mantenimiento. Por
ello, es fundamental la implementación de un proyecto de gestión documental para evitar
duplicidades, fijar pautas de almacenamiento y expurgo y para permitir que los contenidos
estén disponibles para todos en manera rápida y eficiente.
Menciona (Bustelo Ruesta, C. , 2007) que para poder implantar un sistema de gestión de
documentos en una organización es imprescindible abarcar la gestión de documentos en
toda su complejidad. Esto requiere de una visión global de todos los aspectos
involucrados en el proyecto de gestión documental para lograr integrar los documentos
en papel, electrónicos, bases de datos y las personas que intervienen en el mismo. Es
necesario fijar objetivos claros, concretos e identificables y la delimitación del ámbito de
aplicación del proyecto, de manera que exista coherencia y concordancia con la misión
organizacional.
 CONCLUSIÓN

No existe el soporte electrónico que nos permita deshacernos del soporte tradicional en
forma definitiva. Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar los
procesos archivísticos, y la difusión de los archivos. Sirven como soportes de
conservación más no de sustitución de los documentos. Las nuevas tecnologías de la
información debemos verlas como aquella herramienta que facilita nuestro quehacer
laboral, profesional y académico.
El proceso de clasificación y ordenación para los documentos en soportes informáticos
debe ser el mismo que para los documentos en el soporte tradicional. La estructura
jerárquica y lógica del cuadro de clasificación, para clasificar un fondo, sus secciones y
sus series puede ser ejecutada de la misma manera en los soportes electrónicos, gracias a
que se puede crear carpetas y subcarpetas.
Es necesario normalizar la creación de los documentos en soporte electrónico, se hace
necesaria e importante su denominación y clasificación, para su posterior recuperación y
asegurar su rápida y oportuna localización con la facilidad por cualquier usuario.
Uno de los problemas más graves desde el punto de vista archivístico de los documentos
electrónicos es la dificultad en garantizar la autenticidad y fiabilidad del contenido debido
a que se pueden copiar y modificar con facilidad. Razón por la cual no podemos
deshacernos del soporte tradicional.
La conservación permanente de los documentos electrónicos es un problema, debido a la
durabilidad física de los soportes y otra, a la obsolescencia tecnológica del software y el
hardware. Por consiguiente, el soporte tradicional sigue siendo el más importante.
Debemos reformular las cuestiones teóricas de la archivística frente a las nuevas
tecnologías de la información. Conocer por parte de los archiveros las ventajas de los
nuevos soportes, las nuevas herramientas para el tratamiento de los documentos, los
procesos, los principios archivísticos y la administración de los archivos
Bibliografía
Bustelo Ruesta, C. . (2007). Gestión de documentos: enfoque en las organizaciones.
Codina, L. (2012). Documento digital. Electronica digital S.A.
Kowal, K. C. (2006). “experiential” technology for atlases. Mexico: k.WIL.
Zapata Cárdenas, C. A. . (2005). "Directrices para estructurar un programa de gestión de
documentos en las organizaciones.

Web grafía
http://eprints.rclis.org/4651/1/lapaz11.pdf
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_l
a_era_digital.html
http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental