1.

INTRODUCCION

En muchos lugares del mundo las instituciones públicas o privadas

tienen apiladas su documentación tomando el riesgo que se pierdan
en el desorden generado por la mala organización.

Así mismo la tecnología en la actualidad acelera el diario vivir de las

personas como ser que todo se resume en los sistemas informáticos
y electrónicos utilizados para el desarrollo de las actividades diarias.
También las instituciones tienen la implementación de nuevas
tecnologías para la administración de la información y digitalización
de las mismas.

El respectivo trabajo tiene como objetivo la implementación de

medios para que la documentación e información se de
administración se dé de manera sencilla para la fácil accesibilidad en
los diferentes puntos del trámite.

El Concejo Municipal de El Alto en la unidad de Actas y Archivos

dependiente de la Secretaria del Concejo Administran una gran
cantidad de documentación de tal manera el presente proyecto
estará enfocado en la administración de los documentos
establecidos en la LEY MUNICIPAL 085 de fiscalización el cual nos
permite generar un medio de Fiscalización para el Órgano Ejecutivo
en la que se solicita todo tipo de información financiera y operativa.

Los documentos a organizar y digitalizar son Petición de Informes

Escritos, Requerimientos de Atención Directa, Minutas de
Comunicación que son documentos imprescindibles para el Concejo
Municipal de El Alto.
 2. JUSTIFICACION

Hoy en día todas las instituciones públicas o privadas tienen el

objetivo de mejorar sus procesos de administración de la información
para tal motivo recurren a los medios tecnológicos como ser,
escáneres, impresoras, teléfonos celulares, el uso de redes sociales,
la nube, y hojas de cálculo entre otros para la administración de
información.

De tal manera el presente proyecto tiene la finalidad el uso de los

diferentes medios tecnológicos para mejorar la administración de
son Petición de Informes Escritos, Requerimientos de Atención
Directa, Minutas de Comunicación ya que los mencionados
documentos tienen plazo definidos que cumplir conforme a la LEY
085 FISCALIZACION.

3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
- Organizar y digitalizar las Petición de Informes Escritos,
Requerimientos de Atención Directa y Minutas de
Comunicación, para facilitar la ubicación y registro,
utilizando Excel en el Concejo Municipal de El Alto.
3.2. OBJETIVO ESPECIFICO
- Realizar un diagnóstico de la documentación
- Crear un registro de la documentación en Excel
4. MARCO TEORICO
4.1. ¿QUÉ ES UN MEDIO DE FISCALIZACIÓN?
- FISCALIZACION.- La fiscalización consiste en examinar una
actividad para comprobar si cumple con las normativas vigentes.
En el sector privado, la fiscalización puede ser decretada por el
Estado (para comprobar si una empresa cumple con la ley) o de
manera interna por las propias compañías (para controlar los
balances, el stock y destino de las mercaderías, etc.).1 En el sector
 público, la fiscalización o función fiscalizadora se refiere al
sometimiento de la actividad económico-financiera del aparato
estatal a los principios de legalidad, eficiencia y economía, a través
de órganos públicos como las entidades fiscalizadoras superiores y
las superintendencias, entre otros.1
- MEDIO .- Un medio es algo que sirve para alcanzar un
cierto fin y un accionar propicio y útil para obtener una
cosa que se busca2

Por lo que mencionamos anteriormente UN MEDIO DE

FISCALIZACION es una manera de obtención de información para
analizar y emitir un criterio razonable de acuerdo a normas vigentes.

4.2. COMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS

Organizar archivos de oficina puede ser una labor difícil, en especial

si tienes grandes cantidades de archivos y documentos. Sin
embargo, este proceso no tiene que ser doloroso. Planificar con
anticipación y decidir un sistema para ordenar tus archivos puede
ayudarte a organizarlos de manera que se acoplen a tu negocio y
asegurar que encuentres los documentos importantes de una
manera más eficiente. Cuando tengas tus archivos en un buen
orden, entonces tendrás que ceñirte a un sistema constante para
mantenerlos de esa forma.

- Crea categorías de archivos. Lo primero que debes

hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué
categorías principales utilizarás para clasificarlos. Tienes
que descifrar un sistema que clasifique los archivos de
manera significativa.
- Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría,
puedes ser más específico al desarrollar una lista de

1
https://es.wikipedia.org/wiki/Fiscalizaci%C3%B3n
2
https://definicion.de/medio/
 subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que
archivar puede definirse según dos términos, la categoría
general y la subcategoría.
- Utiliza un sistema de codificación por colores. Puede
ser una manera muy efectiva para organizar los archivos
con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide
cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de
organización de archivos y luego utiliza diferentes carpetas
colgantes de colores según esa cantidad.
- Etiqueta los archivos. Cada archivo en tu oficina tiene un
lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de
cada carpeta colgante de manera clara y precisa para que
sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada carpeta
colgante debe comenzar con la categoría general y luego
la subcategoría específica. Por ejemplo, una carpeta
colgante que contiene registros de pagos a los vendedores
debe tener la etiqueta “Pagos salientes / Vendedores”.
- Ordena alfabéticamente los archivos. Debes clasificar
alfabéticamente las carpetas colgantes generales. Dentro
de cada carpeta colgante general, todas las subcategorías
también deben clasificarse alfabéticamente.
- Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta de
archivos. Cuando establezcas el sistema de organización
de archivos, tienes que dejar un espacio para que puedan
extenderse. Con el paso del tiempo, indudablemente
recibirás más papeles que añadir a cada carpeta colgante.
Deja espacio para que los archivos se expandan.
4.3. ¿QUE ES LA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS?

La digitalización de documentos implica pasar documentación física

a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran
cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es
difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una
vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la
información sea accesible.

Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la

digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la
razón fundamental sería poder disponer de la información de forma
mucho más rápida. Poder encontrar la información que desea con
solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de
tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.

- La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba

bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes
claves de acceso y restricciones según usuario. Esto
reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la
información.
- La concienciación por el medio ambiente cada vez es
mayor, por ello son muchas las compañías que quieren
dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez
ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias,
etc.).
- Poder compartir la información tanto interna (compañeros)
como externa (clientes), de forma más rápida.
Anteriormente, siempre se había compartido información
por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera
hasta la recepción de la misma. Además, presenta un
riesgo para la seguridad de la información. En la Guía de
Gestión Documental encontrará una comparativa entre los
mejores sistemas de gestión documental para divulgar
información entre compañeros y clientes.
- Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes
archivos físicos de información exige tener un orden.
 Seguramente esto consuma recursos, es decir, será
necesario que una persona se encargue de su
mantenimiento.
- Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos
de documentación, imágenes o planos antiguos que son
relevantes para la empresa, asegurar que la información
se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse
gracias a la digitalización de documentos.

5. APLICACIÓN
6. RECURSOS UTILIZADOS
7. CONCLUCION
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
9. BIBLIOGRAFIA
10. ANEXOS