IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE FACTURACIÓN

El área de facturación de la empresa es una de las más importantes, por un lado

porque mediante la expedición de las facturas se materializan y documentan los
ingresos de la empresa y, por otro, porque tiene la importante labor de recibir,
examinar y aceptar o rechazar las facturas recibidas en función de que estas
cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia de facturación.

Se entiende por Facturar la actividad en el cual intervienen como mínimo dos

sujetos ya sean personas jurídicas o naturales, que mediante una relación
contractual se negocia un producto ya sea un bien o un servicio, valorizándolo con
el objeto de convertirlo en dinero.
De acuerdo a lo anterior y por norma legal toda IPS, debe facturar y para ello se
hace necesario organizar y estructurar la dependencia de Facturación adecuada
que le permitan registrar y liquidar los servicios de salud prestados a todos los
usuarios y generar un documento soporte para el cobro y recaudo posterior. En
primera instancia para la creación de una dependencia de Facturación se debe
partir del diseño, mejoramiento o rediseño del proceso de facturación con el fin de
definir la estructura orgánica y la dinámica o funcionalidad de sus componentes en
forma integral y no en forma aislada por cada uno de ellos. La dependencia, es la
encargada de la gestión y operación del proceso de facturación, esta realiza
actividades gerenciales como son las de organizar procedimientos de planeación,
dirección, ejecución y control y seguimiento del proceso. Además realiza las
actividades operativas de facturar y cobrar dinero referente a los copagos, cuotas
de recuperación y pagos totales en la prestación de servicios.

EJECUCIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN

El proceso de facturación es la etapa en la que se realiza el conjunto de actividades
mediante la cual se generan las facturas correspondientes a los consumos de los
usuarios o suscriptores de los servicios públicos. Teniendo en cuenta que se genera
una factura después de concluido el proceso contractual y de venta.

Para establecer el procedimiento de facturación se ha dividido de acuerdo a los

servicios o unidades funcionales utilizados por los usuarios de la IPS:

Facturación en Urgencias

1). Ingreso por urgencias: en el momento de ingresar el paciente, la oficina de

admisiones en urgencias o quien haga sus veces, debe identificar y clasificar al
paciente, comprobarle los respectivos derechos y recepcionar los correspondientes
documentos soportes de acuerdo a la clasificación (a los cuales se les deberá
colocar el número consecutivo de urgencias), procede ingresar al sistema, abrir la
hoja del ingreso al servicio, al imprimir esta hoja queda el original que se anexa a la
historia clínica y una copia para archivo temporal de facturación en la oficina de
admisiones, es a esta copia a la cual se le anexan los documentos soportes del
paciente con el fin de armar la cuenta con la factura en el evento de egreso del
paciente, o de paquete armado de la cuenta para el archivo de hospitalización
cuando el Paciente es ingresado a manejo hospitalario o quirúrgico.

Se debe asignarle el número consecutivo de historia clínica de urgencias de

acuerdo con las normas de la IPS, se abre la hoja de registros de los procedimientos
y consumos del servicio de urgencias, a este formato se le debe colocar el mismo
número de la hoja de ingreso (número de ingreso) al servicio de urgencias y de
historia clínica al igual que a los soportes recepcionados (en la esquina superior
derecha), se recomienda marcar con sello grande el tipo de paciente (ejemplo:
Accidente de tránsito, ISS, Particular, etc.). Los soportes de la comprobación de los
derechos del paciente (carné, cedula, etc.), la copia de la hoja de ingreso, orden de
servicios o autorización (en los casos de autorización telefónica se escribe el
número de autorización y el nombre de la persona que autoriza en la copia de los
documentos soportes y hoja de ingreso), todos los anteriores deberán ser
guardados en el archivo temporal de facturación del servicio, con el fin de ser
almacenados en el archivo clasificándolos por paciente.

En el caso de ingresar una persona particular no afiliada a ningún Sistema de

Seguridad Social en Salud la cual no presenta estado crítico o no requiera atención
inmediata de urgencias, admisiones deberán remitir dicho paciente al área de
liquidación, con el fin de que se le elabore la liquidación del procedimiento que
requiere y realice el correspondiente pago por el servicio que se le va a prestar o
cuota moderadora, de acuerdo con lo estipulado por las normas del manual de
tarifas, caja a su vez deberá hacer constar dicha cancelación con el recibo de caja
original para el paciente sellado de cancelado y constancia de cancelado en la
factura antes del ingreso al servicio de urgencias.

Si la persona ingresa en estado crítico, el familiar o acompañante deberá efectuar

los pasos descritos en los Parágrafos anteriores, en caso de no tener familiares o
acompañante y la persona carece de recursos para asegurar el pago por los
servicios que se le van a prestar, admisiones deberá informar al coordinador de
urgencias de turno con el fin de dar continuidad en la atención del paciente por
concepto de atención inicial de urgencias de acuerdo a la Circular No 14 de 1995 de
la Superintendencia Nacional de Salud, esta establece que la atención inicial de
urgencias debe ser prestada en forma obligatoria por todas las entidades públicas o
privadas que presten servicios de salud a todas las personas, independientemente
de su capacidad socioeconómica y del régimen al cual se encuentre afiliado.

2). Atención del paciente en urgencias: el auxiliar de enfermería recibe la hoja de

ingreso y la historia clínica de urgencias, se procede a realizar la consulta filtro (en
caso de estar establecida), cuya finalidad es clasificar el paciente de acuerdo al tipo
de patología, de esta forma establece el grado de urgencia y el tipo de atención
que requiere el usuario (Triage). Posteriormente se remite la historia clínica, hoja
de ingreso y la hoja de procedimientos y consumos en urgencias al consultorio,
donde el médico tratante registra el tipo de consulta o procedimiento realizado,
clase de sala utilizada; enfermería relaciona, los elementos y medicamentos
suministrados. La fórmula de medicamentos y suministros que se consumieron en
el servicio se realiza con original para farmacia quien despacha y digita en el
sistema, y copia de la fórmula que farmacia devuelve al servicio para quedar como
soporte de la cuenta especificando los medicamentos y suministros entregados. El
liquidador debe ingresar al sistema los procedimientos y consumos relacionados en
la hoja de consumos y archivar estas hojas como soporte de la cuenta del paciente.

3). Elaboración y pago de la factura: una vez atendido o dado de alta el paciente
por parte del médico, la auxiliar o jefe de enfermería del servicio, debe remitir a
facturación la hoja de procedimientos y consumos, junto con la orden de salida
firmada por el médico; el liquidador procederá a ingresar al sistema los consumos
que no han sido ingresados hasta el momento y elaborar la liquidación individual,
de la cual imprime original y una copia, las mismas que se distribuyen de la
siguiente forma: El original para la entidad responsable, una copia para el paciente.
Se elabora recibo de caja con el monto a cancelar por concepto de cuota
moderadora o copago en el evento de ser necesario, del que se emite un original y
dos copias para ser distribuidos así: Original para el paciente, Una copia para
facturación y una copia el archivo de caja. El personal asistencial es el responsable
del diligenciamiento de los documentos clínicos del paciente, dentro de los que se
incluye el adecuado diligenciamiento de la información requerida para el registro
individual de atención en salud, RIPS.
Si el paciente es afiliado a una EPS, ARS u otra aseguradora, el liquidador hace
firmar por el paciente la factura original y la copia. Una vez liquidada la cuenta,
entrega la copia al paciente junto con el recibo de caja sellado en el evento de
haber cancelado algún monto por los conceptos antes mencionados y la orden de
salida sellada por el liquidador para presentarla en portería y de esta forma
autorizar la salida del centro asistencial.
Si el paciente es particular o le corresponde hacer pago de un porcentaje de la
cuenta según su clasificación socioeconómica (copago), en caja el paciente procede
a realizar el pago, aquí se le hace entrega del recibo de caja, debe firmar la factura
con sus respectiva copia, se le hace entrega de una copia al paciente, y el original
de la factura se remite al área de facturación para formar parte del archivo central.
El liquidador deberá entregarle al paciente la orden de salida sellada.

A los pacientes ambulatorios una vez atendidos en el servicio se le realiza la

liquidación y entrega de la copia de factura, en caja se realiza el pago en el caso
que se requiera y se emite el recibo de caja, y en todos los casos se hace firmar al
paciente el original de la factura y la copia. En todos los casos debe reposar original
de las facturas en el archivo de facturación firmadas por los usuarios.

Facturación en Área Hospitalaria

1). Ingreso hospitalario: El paciente hospitalario puede ingresar de dos formas;

remitido por el servicio de urgencias o por ser paciente de consulta externa el cual
puede ingresar para cirugía programada o para tratamiento médico hospitalario.

2). Remitido de urgencias: Si el paciente es remitido por urgencias, el auxiliar de

servicios asistenciales deberá presentar en admisiones la orden de hospitalización
debidamente diligenciada y firmada por el médico responsable, con el fin que allí
se registre en el sistema de admisiones su hospitalización, y se asigne el número de
cama. Con este procedimiento se da autorización de ingreso en el respectivo
servicio, se debe anexar a la historia clínica del paciente la hoja de ingreso y la hoja
de procedimientos y consumos practicados en urgencias en caso de ser remitido de
este servicio.

3). Hospitalización para manejo médico hospitalario: Si el paciente proviene de

consulta externa, deberá acercarse a la oficina de admisiones para hospitalizados
de la IPS con la orden de hospitalización expedida por el médico tratante y
presentar los documentos exigidos para su ingreso, como son documentos
soportes de identificación y autorización de la entidad responsable de pago.
Admisiones debe clasificar al paciente, comprobarle los respectivos derechos,
solicitar los documentos soportes y digitar en el sistema de admisiones, de esta
forma abre la cuenta del paciente en el software de facturación e imprime la hoja
de ingreso con copia. El original de la hoja de ingreso se anexa a la historia clínica y
la copia se envían al archivo por paciente en el punto de facturación de piso; con el
censo hospitalario se asigna el número de cama en el servicio que le corresponde,
una vez digitada en el sistema se procede autorizar el ingreso al respectivo servicio,
en el servicio la auxiliar de enfermería será la encargada de recibir la historia clínica
y abrir la hoja de procedimientos y consumos en hospitalización (hoja de
consumos) con los datos de identificación consignados en la hoja de ingreso que
reposa en la historia clínica.

Proceso de facturación para paciente ambulatorio

1). Consulta Externa: el usuario pasa al área de liquidación con el cartón de citas, el
día de la realización de la consulta; el liquidador de consulta externa lo identifica,
clasifica y solicita los documentos soportes, ingresa al sistema y le realiza la
liquidación de la consulta, se emite factura en original y una copia (original para la
cuenta de cobro, y copia para paciente). Si el usuario no debe cancelar, firma la
factura y su copia para posteriormente sellarle la autorización de la prestación del
servicio en la copia de la factura (visado). Si corresponde cancelar una suma de
acuerdo a su clasificación el usuario pasa a caja donde se elabora recibo de caja del
cual se emite un original y dos copias para ser distribuidos así: Original para el
paciente, una copia para tesorería y una copia para archivo de caja. El usuario pasa
a la ventanilla nuevamente y el liquidador procede escribir el número de recibo de
caja en la factura original y sellar la copia de factura para autorizar la prestación del
servicio.
2). Asignación de citas y atención: la central de citas con anterioridad recibe al
usuario le asigna la cita y el consultorio de acuerdo a la especialidad y médico. El
día de la consulta el paciente asiste a la cita, pasa a la ventanilla de facturación, se
lleva a cabo el proceso de liquidación y con la copia de factura sellada de
autorizado para la prestación del servicio, el paciente se dirige al consultorio
respectivo, la auxiliar de consultorio verifica la autorización y el médico que atiende
al paciente reporta en la planilla de consulta las consultas realizadas.
Si el paciente es atendido en consulta y no requiere procedimientos recibe su
fórmula y pasa a farmacia.