CONSORCIO BGC3 CODIGO: PRO-ADM-003

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TITULO: CONTROL DE REGISTROS FECHA DE ELABORACIÓN
   15 MARZO DE 2013

1. OBJETO

Este procedimiento tiene como objetivo fijar las pautas a seguir para la preparación, identificación, revisión,
aprobación, actualización, divulgación, mantenimiento y control de los registros del Sistema de Gestión
Integrado.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión Integrado que requieran control de
registros.

3. RESPONSABILIDAD

RESPONSABLE FUNCIONES
- Generan formatos técnicos operativos, son los
encargados de crear la propuesta de cambio o
actualización de estos dependiendo el requerimiento
de la empresa.
- Realizan adecuaciones luego que los jefes de
departamento emiten las correcciones del formato
en mención.
- Realizan entrega al Jefe de Sistemas de Gestión
Integrados quien a su vez estandariza el formato
Ingenieros Residentes y/o Supervisores
adecuándolo al esquema de los registros de la
empresa.
- Verifican implementación de la sistemática del
control de documentos en la obra.
- Actualizan la Matriz de Registros en obra (REG-
ADM-011A) incluyendo los Formatos externos que
se vayan adicionando al proyecto.
- Revisan los registros operativos aprobándolos
dependiendo del requerimiento.
- Diligencian los Formatos técnicos operativos
aplicables a la actividad que realizan.
Oficiales
- Hacen entrega de los registros diligenciados a
HSEQ.
HSEQ - Actualizan la Matriz de Registros de obra con los
Formatos externos que se van presentando en el
proyecto.
- Capacitan en obra a los oficiales sobre el
REVISO: Abdel Hernandez APROBÓ: Eliecer Licero FECHA AUTORIZACIÓN USO:
4 de julio de 2013
NÚMERO REVISIÓN:
0
CARGO: Líder QaQc CARGO: Director de Proyecto
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diligenciamiento de los formatos

- Hacen entrega de formatos técnicos operativos a los
Oficiales con la finalidad de que estos los
diligencien.
- Verifican que los formatos de la obra a la que
pertenecen cumplan con la sistemática de este
procedimiento.
- Diligencian los formatos del sistema de gestión
integrada aplicada a la obra.
- Verifican que los registros de obra estén
diligenciados en todos sus campos y no tengan
tachones, ni enmendaduras.
- Archivan los registros de acuerdo a lo establecido en
la Matriz de Registros de la Obra.
- Mantiene informado al Jefe de Sistemas de Gestión
acerca de las necesidades de formatos en blanco,
cuando estos se requieran.
- Realizan adecuaciones a los formatos de sus
procesos.
Responsables de Procesos Apoyo
- Entregan formato propuesto a gerencia para su
corrección
- Exige el cumplimiento de este procedimiento.
- Revisa formatos emitidos por el jefe de Sistemas de
Gestión Integrados (Procedimientos y documentos
de los sistemas de gestión) para hacer correcciones.
Gerente
- Entrega formato a Jefe de Sistemas de Gestión con
correcciones
- Aprueba la inclusión de los formatos pertinentes a
los sistemas de gestión de la empresa.
- Reciben el formato por parte del responsable de
la generación del nuevo formato o la propuesta
Jefes de Departamento de cambio.
- Realizan correcciones para su posterior emisión.
- Pueden generar formatos y aprobarlos.
- Emite propuestas de cambios o actualizaciones
de formatos del sistema de gestión.
- Entrega formatos a gerencia para su corrección.
- Recibe formatos técnicos operativos y los
incluye en estándar del control de registros de la
organización.
- Destruye los formatos obsoletos existentes para
Jefe de Sistemas de Gestión ser reemplazados.
- Actualiza la Matriz de Registros del
CONSORCIO BGC3.
- Hace entrega de la Matriz de Registros de obra
incluyendo los formatos internos del
CONSORCIO BGC3. que aplican.
- Vela por el cumplimiento del estándar en los
formatos de la empresa de acuerdo a la

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sistemática de este procedimiento

- Emite propuestas de cambios o actualizaciones
de formatos del sistema de gestión integrado.
- Entrega formatos a gerencia para su revisión
- Después de realizarse el formato o la
actualización con la corrección realizada por
gerencia le entrega el documento al Jefe de
Sistemas de Gestión para que estandarice el
documento y lo incluya o actualice en la Matriz
de Registros.

4. DEFINICIONES

Para efectos y aplicación de este procedimiento se tienen las siguientes:

4.1 Formato: Es un esquema para recolectar datos.

4.2 Registro: documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados
alcanzados.

Nota: Otros ejemplos de Registros son: Fichas Técnicas de Elementos de Protección Personal, Hojas de
Seguridad de Productos Químicos, Certificados de Calidad y RETIE de productos, Hojas de Datos.

Cuando se utilicen formatos del cliente para alguna obra, estos deben controlarse incluyéndolos en la Matriz
de Registros de Obra (REG-ADM-011 A) ubicándolos debajo de una fila identificada como Registros Externos.

5. DESARROLLO

5.1 Registros del Sistema de Gestión

Los registros del Sistema de Gestión del CONSORCIO BGC3. son todos aquellos que suministren evidencias
de la ejecución de las actividades del SGI, como planos, ordenes de compras y proveedores, reportes de
inspección y ensayo.

Los registros del SGI deben diligenciarse en su totalidad, garantizando que no queden espacios en blanco,
que permitan que los registros puedan será alterados posteriormente. Así mismo se debe garantizar que todos
los registros se diligencien de forma legible, con letra clara, procurando no se realicen tachones o
enmendaduras, que puedan invalidar el registro.

Los registros no deben tener tachones, ni se deben diligenciar en lápiz, deben ser diligenciados en lapicero.

5.2 Formato Registros del Sistema De Gestión

5.2.1 Código: REG-BBB-XXX, donde REG define que es un registro del sistema de gestión. BBB es la División
de la Empresa que registra la operación. XXX es el consecutivo.

5.2.2 Titulo: Define el nombre del registro.

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5.2.3 Fecha: Fecha en la que se registra el documento.

5.2.4 Firma: Funcionario que registra la información

5.3 Control De Registros Del Sistema De Gestión

5.3.1 Los registros del sistema de gestión deben ser identificados, almacenados, protegidos, deben estar
asequibles en un lugar de fácil recuperación.

5.3.2 Se ha establecido la matriz de registros:

5.3.2.1 REG-ADM-011 que se tendrá en medio magnético para ejercer el control de los registros de
gestión del CONSORCIO BGC3.

5.3.2.2 REG-ADM-011-A para los registros que se generen en la ejecución de las obras. Este será
archivado en medio magnético en las obras

5.3.3 Esta matriz de registros debe imprimirse cuando lo requiera la alta dirección, para conservar
evidencia escrita y será archivado por la Asistente de Administración.

5.3.4 Esta Matriz contiene mínimo lo siguiente:

5.3.4.1 Nombre: nombre del registro

5.3.4.2 Código: código con el cual se identifica el tipo de registro

5.3.4.3 Responsable: del diligenciamiento del registro

5.3.4.4 Lugar de almacenamiento: Sitio donde se almacenan los registros, para los registros que se
mantienen en medio magnético se debe especificar la carpeta específica donde se encuentra
ubicados.

5.3.4.5 Tiempo de retención: es el tiempo de conservación de los registros determinado por requisitos
estatutarios o reglamentarios, financieros, especificaciones del cliente o por disposiciones del
CONSORCIO BGC3.

5.3.4.6 Disposición: el tratamiento que se le da a los registros de calidad al expirar su tiempo de

conservación.

6. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

6.1 Seguridad: El riesgo para la elaboración y control de registros es el emanado de acuerdo al panorama de
factores de riesgo administrativo, el cual puede ser: Ergonómico, Locativo y Psico-social.

6.2 Salud Ocupacional: todo trabajador que aplique este procedimiento debe tener los exámenes médicos de
ingreso, realizarse los exámenes establecidos en la matriz de cargos y por ultimo realizarse el examen
medico de retiro al finalizar su contrato de trabajo.

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6.3 Medio Ambiente: El impacto ambiental producto de las actividades a realizarse es bajo, mas sin embargo
las personas que generen registros deben conocer acerca de la clasificación de los desechos (papeles,
cartuchos de tinta), se cuenta con controles operaciones y procedimientos para programa de orden y aseo
en puestos de trabajo, reciclaje.

7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

7.1 Debe establecerse los controles necesarios para asegurarse que en todos los proyectos se esté trabajando
con la última versión de los formatos de la empresa y los externos.

7.2 La matriz general de registros actualizada está en la siguiente dirección: servidor/calidad/Control

documentos registros.

7.3 Para este control los centros de trabajo definirán en el plan de calidad como se manejará la matriz de
registros y documentos.

8 CONTROL

El presente procedimiento es controlado por el Jefe de Sistemas de Gestión por medio del Listado Maestro de
Documentos.

9 REGISTROS

REG-ADM-011 Matriz de Registros (Medio Magnético)

REG-ADM-011A Matriz de Registros (Medio Magnético) en Obras
ANEXO No. 1 Flujograma ver Pagina 13

10 CAMBIOS

ABRIL 1 DE 2004
- Se modificó CDI LTDA a CDI S.A por cambio de tipo de sociedad.
ENERO 23 DE 2006
- Se renombró el registro REG-ADM-011 obras por REG-ADM-011A
- Se registra el cambio de Coordinador de Gestión de Calidad

ENERO 12 DE 2007
- Se incluye al estándar de documentos de CDI el numeral 6. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente.
- Se incluye al estándar de documentos de CDI el numeral 7. Seguimiento y Medición
- Se incluye tabla especificando las responsabilidades sobre el control de documentos de la empresa.
Numeral 3.
- Se incluye Flujograma del procedimiento.

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NOVIEMBRE 12 DE 2009.
- Actualización del procedimiento con base en la norma ISO 14001:2004.

OCTUBRE 15 DE 2012.
- Se incluyen disposiciones referentes al correcto diligenciamiento de los registros.

MARZO 15 DE 2013
- Se modificó de CDI S.A. a CONSORCIO BGC3.

10.1 Cambios Consorcio BGC3

JULIO 4 DE 2013
- Se implementa del sistema de gestión integral de CDI S.A el procedimiento para su uso y aplicación
en el proyecto CONSORCIO BGC3 iniciando en Revisión 0.

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ANEXO No. 1

FLUJOGRAMA

Necesidad de generación o actualización

de Formato

Realización del Formato o actualización

Realiza correcciones al Formato Entrega del Formato al Jefe del Área

para revisión

El jefe del Área aprueba el Formato o la

Actualización

Entrega y Revisión de Gerencia

Entrega al Coordinador del Sistema de

Gestión de Calidad

Estandarización e inclusión en la Matriz de

Registros del Sistema de Gestión de Calidad de la
empresa

Entrega al responsable del Área para su

implementación

En proyectos el HSEQ, Ingeniero Residente y/o

Supervisor actualiza la Matriz de Documentos de
la obra

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