Esquemas flexibles: ¿Sí o no?

Jennifer Amozorrutia, Great Place to Work® México, Centroamérica y Caribe

El trabajo flexible es un tema de gran interés para muchas organizaciones del mundo
en la actualidad y ha sido un tema controversial. Sin embargo ha surgido como
consecuencia de la forma en cómo ha cambiado el entrono demográfico, así como
las transformaciones sociales generadas por la globalización, que también han tenido
incidencia en las formas de trabajo. En respuesta, las organizaciones se han visto en
la necesidad de adecuar sus esquemas laborales y adaptarlas para enfrentar un
mundo cada vez más competitivo.

Dentro de estos esquemas se incluye el concepto de trabajo u horario flexible, que

ofrece diversas alternativas a los colaboradores para promover la calidad de vida a
través de una diversidad de horarios y locaciones de trabajo. Dentro del trabajo
flexible existen diversas modalidades:

• Trabajo parcial: trabajar menos horas que en una jornada de tiempo completo.
• Trabajo compartido: donde el trabajo diseñado para una persona es
compartido por 2 o más.
• Trabajo desde el hogar o home office: donde se trabaja fuera de la oficina,
desde el lugar de residencia del colaborador.
• Trabajo comprimido: se comprimen las horas que componen la jornada
laboral semanal en menos días.

Por otro lado puede implementarse de manera informal/ocasional (permisos de

trabajo, en momentos de necesidad o para atender asuntos personales) o de manera
formal (esquema de trabajo establecido y aprobado por empresa y colaborador).

Pero, ¿por qué existen organizaciones que llevan a cabo estas estrategias? Existen
diversos factores que influyen en las organizaciones y que generan la necesidad de
contar con esquemas flexibles.

Una de las razones más fuertes por las cuales las organizaciones acuden a estos
esquemas es fomentar la calidad de vida en el trabajo como parte de su estrategia de
Responsabilidad Social Corporativa. ¿Cuántas horas pasa un colaborador promedio
en su lugar de trabajo? En muchas ocasiones hasta más tiempo del que pasa en su
hogar con su familia. Entre las razones se destaca el presentismo laboral o la idea de
que, si una persona pasa más tiempo de lo normal en el lugar de trabajo, va a tener
una imagen más profesional o ésta va a ser más productiva. Independientemente de
cuál sea la razón, en México existen por lo general jornadas laborales extensas.
Según cifras oficiales de la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (2012) 1 más
de 13 millones de personas ocupadas laboraron más de 48 horas a la semana. Por
otro lado, de acuerdo a la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico
(OCDE) el año pasado se laboraron un promedio de 2250 horas anuales por
colaborador en México.

1
INEGI-STPS. Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE) – Instituto Nacional de Estadística y
Geografía 2012
 Estos indicadores son una muestra del desgaste ocupacional por el que pueden estar
pasando miles de colaboradores en nuestro país y el aumento en la necesidad de
herramientas que puedan apoyar a un balance de vida laboral y personal. Por otra
parte muchos colaboradores invierten una gran cantidad de horas en trasladarse de
sus hogares a los centros de trabajo, sobre todo en las grandes urbes, generando
alto estrés y desgaste para los colaboradores y su economía personal.

Otros factores que influyen en la necesidad de las organizaciones de implementar

esquemas flexibles son los aspectos demográficos que tienen influencia en la
necesidad de las familias para beneficiarse de estas modalidades. Por ejemplo, de
acuerdo con el del INEGI, en México el 90% de los hogares son familiares, y de ellos,
el 46% cuentan con más de 2 integrantes que forman parte de la Población
Económicamente Activa dentro de su estructura. En relación a los jóvenes, en las
siguientes tres décadas la población en edades laborales continuará aumentando su
tamaño hasta llegar a 82.6 millones de personas en 2020.

Por otra parte la situación de la mujer en México refleja la complejidad que representa
muchas veces el trabajo para este sector de la población. De acuerdo con la
Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE), con datos de 2011, el 71.6% de
las mujeres ocupadas son madres y el 42% de las mujeres trabajan fuera de su casa.
En Estados Unidos, alrededor de 50 millones de personas pertenecientes a la fuerza
laboral de ese país presentan estrés relacionado a la preocupación por sus hijos por
las horas en las que no pueden estar con ellos después del horario laboral 2. Estos
datos demuestran la preocupación creciente padres y madres de familia, sobre todo
aquellos que trabajan tiempo completo, hacia la supervisión de sus hijos generando
un alto grado de estrés y baja moral en las personas 3.

Otro aspecto importante es la inclusión de las nuevas generaciones en las

organizaciones. Especialmente para la generación milenio el trabajo representa más
que un intercambio transaccional o “solo un trabajo”; significa un medio para la
autorrealización profesional y personal. Los colaboradores demandan cada vez más
lugares de trabajo donde puedan tener la autonomía suficiente para auto-gestionarse.
La evolución generacional ha modificado los esquemas laborales tradicionales hacia
ambientes de trabajo flexibles, que respondan a las necesidades e intereses de los
colaboradores y que fomenten la calidad de vida.

Los ambientes caracterizados por la flexibilidad son posibles en gran medida por los
avances tecnológicos y a la era digital en los que vivimos en la actualidad. Gracias a la
colaboración en la nube, se puede tener un enfoque mayor a resultados, más que las
horas que pasa uno en la oficina o en el lugar de trabajo.

Lo cierto es que los ambientes donde se aplican esquemas flexibles representan toda
una ventaja competitiva hoy en día. Aplicándolos de manera estratégica, representa
no solo una manera de retener al mejor talento, sino de atraerlo. En este sentido
representa un componente importante tanto para la propuesta de valor para los
empleados (PVE) como para reforzar la “marca como empleador” (Employer

2
Catalyst (2006), After-School Worries: Tough on Parents, Bad for Business
3
Barnett, R.; Gareis, K. (2006). Parental After-School Stress and Psychological Well-Being, Journal of
Marriage and Family, 68
Branding), ambas fundamentales para la reputación interna y externa de la
organización, así como la atracción de colaboradores potenciale

El debate actual

Recientemente se desató la controversia en el tema de trabajo flexible cuando

Marissa Mayer, CEO de Yahoo!, anunció que todos los colaboradores deben
presentarse en las oficinas de la empresa, incluyendo aquellas personas que trabajan
de manera remota. Bajo este argumento, Best Buy se sumó a esta decisión aplicando
esta regla a sus colaboradores. En respuesta muchos líderes de empresas han
expresado su posición tanto a favor como en contra.

Opiniones en contra

Uno de los principales argumentos en contra del trabajo a distancia es que la

colaboración puede verse afectada, al no fomentar la cercanía de las personas. De
esta manera se trunca el trabajo en equipo dejando de largo la interacción
interpersonal trayendo como consecuencia actitudes individualistas. En este sentido,
bajo un régimen totalmente flexible se obstaculiza la integración entre los
colaboradores lo cual puede evitar llegar a una cohesión entre los miembros
organizacionales.

Otras competencias que líderes como Marissa Mayer o inclusive Donald Trump
consideran que pueden verse mermadas son la creatividad y la innovación. Muchas
personas necesitan de un ambiente presencial donde puedan estar en contacto con
otras personas para llegar a nuevas ideas y poder elaborar estrategias para llevarlas a
la práctica.

Por otro lado, bajo la premisa de poder trabajar “en todo momento, en todo lugar”,
gracias a la capacidad tecnológica actual y los avances en esta materia, puede traer
como consecuencia que la gente pueda trabajar más horas de las requeridas,
aumentando en muchas personas el estrés. Además, para mucha gente el hecho de
trabajar solo puede llegar a generar un ambiente estresante o desgastante.

Opiniones a favor

Los esquemas de trabajo flexible implementados de la manera adecuada pueden

traer beneficios. De acuerdo a la encuesta Workplace Flexibility 2012 de World at
Work, las organizaciones que implementan esquemas flexibles presentan mayores
niveles de retención de personal y un mejor balance de vida para sus colaboradores.
Por otro lado, en un estudio de la Universidad de Stanford con 16,000 empleados se
demostró un aumento de 13% en la productividad y un decremento de 50% en el
desgaste ocupacional de la población estudiada. Entre otros beneficios se encuentra
mayor motivación, satisfacción en el trabajo y compromiso organizacional, a la vez
que disminuye el ausentismo en el trabajo.

Además de ser un apoyo para fomentar el balance de vida, provee autonomía para
que los colaboradores puedan planear sus actividades y monitorear su desempeño, al
mismo tiempo que los involucra en decisiones que los afectan directamente. Por otro
 lado, los esquemas de trabajo flexibles son críticas para la disminución del estrés de
los padres hacia el bienestar de sus hijos, lo cual contribuye a su calidad de vida4.

Otro argumento a favor señala que los esquemas flexibles son muy valorados para los
candidatos potenciales. Un estudio realizado a 1,500 colaboradores en Estados
Unidos señala que un tercio de ellos considera la flexibilidad y el balance de vida
como los factores más importantes al considerar una oferta de trabajo 5. En otro
estudio donde se encuestaron más de 160,000 colaboradores, el 60% de ellos
consideran los esquemas de trabajo flexibles como la práctica de balance de vida
más importante y significativa 6.

Por otra parte, con los esquemas de trabajo flexibles se fomenta el uso de tecnología,
colaboración en línea y en la nube, lo que fomenta la colaboración entre personas no
importando en donde se encuentren, hace que la organización sea más competitiva y
se adapte a los cambios continuos con colaboradores más capacitados. Con
herramientas como Skype, Lync o Facetime los colaboradores pueden comunicarse
para reuniones independientemente de su ubicación.

Esquemas de trabajo flexible en Las Mejores Empresas para Trabajar®

Con base en los datos recabados este año, el 45% de Las Mejores Empresas para
Trabajar® implementan al menos un tipo de esquema de trabajo flexible. En este
sentido dentro de las empresas que utilizan esquemas flexibles, entre las variantes
más utilizadas por las empresas se encuentran el trabajo parcial (37%) el trabajo
desde el hogar o home office (32%), así como las licencias son goce de sueldo
(26%) 7. Entre los esquemas menos utilizados se encuentra el trabajo comprimido,
trabajo compartido y periodos sabáticos (8% respectivamente).

4
Barnett, R., & Gareis, K. (2006). Antecedents and correlates of parental after-school concern: Exploring
a newly identified work-family stressor. American Behavioral Scientist, 49, 1382-1399.
5
Hudson Highland Group, Inc. 2008. “In the Game of Hiring, Flexible Employers Win.” New York, NY.
6
Corporate Leadership Council & Benefits Roundtable Research 2010
7
Más allá de ser un esquema de trabajo flexible, es utilizado como una concesión para los
colaboradores en caso de alguna necesidad personal.
Como ejemplos de Mejores Prácticas que llevan a cabo estas empresas en el ámbito
del trabajo parcial están aquellas enfocadas en períodos de maternidad y paternidad.
Una empresa de manufactura proporciona diferentes opciones de horario para padres
y madres. En otra empresa comercializadora de bebidas existe una opción más
específica en donde se brinda la posibilidad para las madres de elegir por un periodo
de 6 meses entre 3 opciones de horario, mientras que para los padres se les da a
elegir entre 2 opciones de horario por un periodo de 1 mes a partir del nacimiento de
su bebé. Por otra parte, en una empresa de retail el trabajo parcial se maneja de tal
manera que la madre trabaje en horas lo que su bebé tiene en meses de edad.

En cuanto al trabajo desde el hogar o home office, se destacan algunas prácticas de

Las Mejores Empresas para Trabajar®. En una empresa de biotecnología el
colaborador tiene la posibilidad de trabajar regularmente (2 o 3 veces a la semana) en
casa y los días restantes, en la oficina o en los sitios de investigación. En otra
empresa de Tecnologías de la Información, gracias al acceso gratuito de los sistemas
e internet desde el hogar, todos los colaboradores pueden trabajar vía remota.
Además tienen acceso a líneas 800 y a números locales para comunicarse inclusive
con otros países para que los colaboradores no tengan que absorber los costos
relacionados al teletrabajo. En otra empresa de tecnología se le da la oportunidad a
los colaboradores de trabajar desde cualquier ubicación que elijan ofreciendo diversas
soluciones de trabajo flexible dependiendo de las funciones o el puesto que
desempeñe el colaborador.

En el caso del trabajo comprimido también existen variantes. En una empresa de

manufactura se da la facilidad al colaborador de modificar su horario de trabajo
durante 4 días a la semana de tal manera que el quinto día pueda salir 2 horas más
temprano. En otra empresa del mismo giro los colaboradores en situaciones
especiales no necesariamente tienen que trabajar todos los días el periodo
establecido, sino que algunos días más y otros menos, siempre y cuando al final de la
semana el colaborador cubra el total de horas de la jornada semanal. Sin embargo
existen variantes más sencillas, por ejemplo la de una empresa de biotecnología
donde el horario de entrada varía 30 minutos combinando con jornadas de trabajo
reducidas en viernes.

Implementando esquemas de trabajo flexible

Independientemente del debate que actualmente se desarrolla en la esfera laboral

sobre este tema, la implementación de los esquemas flexibles son una realidad. Por
ello es importante que los profesionales de Recursos Humanos analicen la estrategia
para implementar algún esquema flexible en sus organizaciones. Las Mejores
Empresas para Trabajar® analizan su viabilidad y preparar el terreno adecuado para
una ejecución exitosa. Algunos elementos clave para implementar esquemas flexibles
son los siguientes:

• Analizar la viabilidad de la implementación de un esquema de trabajo flexible

en la organización: Es cierto que no todas las modalidades que integran este
esquema pueden adaptarse al 100% de las organizaciones o a la totalidad de
sus unidades de negocio debido a la naturaleza o giro organizacional. Por ello
como primer paso es necesario analizar su viabilidad y plantearse las
siguientes preguntas: ¿qué tipos de esquemas pueden implementarse en la
 organización? ¿Aplica a toda la organización o sólo puede implementarse en
algunas unidades de negocio o en ciertos departamentos?

• Analizar cuáles son las necesidades organizacionales y las necesidades de los

colaboradores: Es fundamental que la implementación de esquemas flexibles
se encuentren alineados a la estrategia organizacional y a la estrategia de
desarrollo organizacional y que no representen iniciativas aisladas o sin un
objetivo establecido. Por otro lado, es importante analizar las características
demográficas de los colaboradores para determinar los perfiles principales
que conforman a la plantilla laboral. Por ejemplo, pueden haber muchas
madres jefas de familia o madres solteras, o estudiantes que puedan
beneficiarse de algún tipo de esquema flexible.

• Cuidar la compatibilidad puesto de trabajo/esquema flexible: No todos los

puestos de trabajo son compatibles con todos los esquemas flexibles, por lo
que es importante que, antes de elegir el esquema se procure contar con
puestos 100% definidos (tareas y actividades) y se establezcan claramente las
expectativas de la posición. Este análisis determinará qué esquema puede ser
el más adecuado o si por la misma naturaleza del puesto, estas opciones no
pueden ser viables.

• Una vez determinada la viabilidad del esquema de trabajo flexible, es

fundamental que se establezcan las políticas y procesos necesarios para su
implementación y seguimiento. En este punto se deben incluir cuestiones
como tipo de control a seguir, horarios de trabajo, sistemas y herramientas
que deberán utilizarse, y todas aquellas reglas que los colaboradores deben
seguir de acuerdo al tipo de esquema flexible elegido.

• Procurar que los colaboradores cuenten con infraestructura necesaria

(herramienta, equipo y tecnología) para llevar a cabo su trabajo en un
esquema de trabajo flexible y asegurar una eficiente conectividad, además de
brindar capacitación continua (técnica y funcional). En un estudio de
Beckmann y Hegedues (2011) 8 se demostró que los esquemas flexibles son
exitosos cuando son llevados a cabo por colaboradores que cuentan con los
conocimientos necesarios para realizar su trabajo de manera autónoma.

• Contar con un sistema de seguimiento eficaz que permita medir y monitorear

constantemente el cumplimiento de los objetivos de trabajo en tiempo y
forma. Esto permitirá medir la efectividad de los esquemas de trabajo
elegidos.

• Capacitar a los líderes para que realicen un acompañamiento continuo a cada

uno de sus colaboradores. Es importante que, a pesar de que los
colaboradores laboren en un esquema de trabajo en casa, los líderes se
comuniquen constantemente y demuestren la apertura suficiente para que los
colaboradores acudan a ellos para despejar dudas, aclarar información, etc.

8
Beckmann, M,; Hegedues, I. (2011). Trust-Based Working Time and Organizational Performance:
Evidence from German Establishment-Level Panel Data. WWZ Forum.
 • Van a existir casos en los que las opciones de trabajo flexible no puedan
implementarse, debido a los requerimientos del puesto o por el tipo de
funciones y actividades del puesto, o por el giro de la organización. Es
importante que los colaboradores que no puedan tener acceso a estos
esquemas puedan beneficiarse de otro tipo de prácticas que fomenten la
calidad de vida, como programas de apoyo al empleado (PAE), programas de
salud, deporte, y actividades en las que se incluya a la familia.

Por último, el componente principal para la implementación exitosa de un esquema

de trabajo flexible es la confianza. Sin un ambiente caracterizado por la confianza es
muy difícil que pueda existir una relación exitosa entre líderes – colaboradores y entre
el mismo equipo de trabajo. Al existir confianza a través de la organización, se eleva el
compromiso de los colaboradores hacia la organización lo que hace que respeten los
procesos y las reglas de estos esquemas de trabajo, logrando así una
implementación exitosa. También es esencial para que pueda existir una
comunicación continua, sin importar en qué lugar se esté trabajando. Para Great
Place to Work® en los lugares de trabajo donde existe confianza también existe
sinergia, trayendo como resultado el logro de los objetivos organizacionales. Por lo
que es importante contar con un excelente lugar de trabajo al implementar esquemas
de trabajo flexibles.