Código: DIR-GER-200

PLANES INSTITUCIONALES
Versión: 001
Fecha Versión:28-04-2017

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS-PINAR

ESE CENTRO DE SALUD SAN JUAN BAUTISTA DE

PUPIALES ESE.

Enero 28 de 2020

Calle 3 Nº 2-48 B. San Francisco / Teléfono 7246004 – 7246151/ E –mail:esepupiales@hotmail.com “Atención

integral para su familia”
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DATOS DEL DOCUMENTO:

IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Representante Legal: FANY MILENA MORENO ROSERO

NIT: 814006654-7

Dirección: Calle 3 No. 2-48 Barrio San Francisco

Teléfono: 7246016

E-mail: esepupiales@gmail.com y esepupiales@hotmail.com

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Nombre: Jorge Luis Solarte Paola Hernández Fanny Milena Moreno Rosero

Subgerente Administrativa y
Cargo: Contratista Gerente
Financiera

Firma:

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integral para su familia”
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CONTENIDO

INTRODUCCION

CONTEXTO ESTRATEGICO

SITUACION ACTUAL GESTION DOCUMENTAL

VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR

OBJETIVOS ESTABLECIDOS PARA CUMPLIR CON LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR

DEFINICION

MARCO NORMATIVO

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS VS RIESGOS

MATRIZ DE PRIORIDADES ASPECTOS CRÍTICOS

CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA

INTRODUCCION

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integral para su familia”
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El Centro de Salud San Juan Bautista de Pupiales ESE. se encuentra realizando actividades
de planeación y mejoramiento continuo, en la medida que la norma actualizada lo permita, con
esto se da cumplimiento a lo establecido por Archivo General de la Nación en desarrollo de la
Ley 594 de 2000— Ley General de Archivos especialmente en el artículo 4 "Principios
Generales", de la Ley 1712 de 2014 — Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional, en su Artículo 16 "Archivos" y del decreto 2609 de 2012,
principalmente el Artículo 8 "Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental' Decreto
1080 de 2015 en el artículo 2.8.2.5.8, estable: "Los instrumentos archivísticos para la Gestión
Documental":

Para el cumplimiento de esta exigencia la Institución ha seguido la metodología determinada

por el Archivo General de la Nación AGN, en el Manual "Formulación del Plan Institucional de
Archivos —PINAR; teniendo como referentes para la determinación de la situación actual las
herramientas administrativas como son: diagnóstico integral de archivos, registros fotográficos
de archivos, análisis DOFA, mapas de riesgos, auditorías internas, Planes de Mejoramiento,
Registro fotográfico de los archivos de gestión y central, diagnóstico Integral de archivos.

Para la elaboración de este instrumento se identificaron las necesidades y puntos críticos a

mejorar y se definieron objetivos, metas y proyectos, para garantizar la adecuada gestión y
conservación de los documentos institucionales.

La prestación de los servicios de Salud de la E.S.E es el eje fundamental y misional de la

entidad. Con esta estrategia se busca prestar el servicio con una mejora continua y con unos
estándares de calidad y de habilitación que permitan el crecimiento continuo en pro del
bienestar de los usuarios.

Para tal efecto, se ha contemplado objetivos y metas que con la apropiación debida de los
recursos, minimicen los riesgos que actualmente tiene la entidad para la atención oportuna a
sus usuarios y las condiciones adecuadas orientadas a la preservación del patrimonio
documental

CONTEXTO ESTRATEGICO

El plan Institucional de Archivo PINAR del Centro de Salud San Juan Bautista de Pupiales
ESE, se establece en la plataforma estratégica de la institución:

Misión

El Centro de salud San Juan Bautista ESE del Municipio de Pupiales, presta servicios de salud
de baja complejidad a través de la estrategia de atención primaria en salud y redes integradas,
con enfoque de procesos seguros, humanizados, oportunos y efectivos, que contribuyan al
mejoramiento de las condiciones de vida y salud de la población del municipio de Pupiales.

Visión

En el año 2020, el centro de salud San Juan Bautista ESE del Municipio de Pupiales, será
reconocido por su mejoramiento en estándares de calidad, como seguridad del paciente,
humanización y efectividad de los servicios de salud generando beneficios para todos los
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grupos de interés con enfoque de responsabilidad social empresarial.

Valores Institucionales

- Respeto
- Responsabilidad
- Trabajo en equipo
- Transparencia
- Disciplina

Valores corporativos

- Comunicación
- Compromiso
- Solidaridad
- Honestidad
- Pertenencia
- Humildad
- tolerancia

Objetivos estratégicos

- fortalecer la gestión del talento humano

- mejorar el sistema integral de calidad
- enfoque en los usuarios y sus familias-redes integradas
- eficiencia financiera

ALCANCE

Los beneficiarios y los comprometidos del presente plan son todos los funcionarios de la ESE

VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – PINAR

El Centro de Salud San Juan Bautista de Pupiales ESE garantizará la preservación de la

información implementando las mejores prácticas para la administración de sus archivos,
apoyándose en la adquisición de tecnologías de información para optimizar el acceso a los
documentos, con miras a mejorar las instalaciones locativas del Archivo Central, con las
condiciones óptimas de conservación y capacidad de almacenamiento e implementar
estrategias para reducir el consumo de papel y consolidado una cultura de Gestión documental
Institucional.

Los objetivos establecidos para cumplir con la visión estratégica del PINAR son:

1. Mitigar los riesgos puntuales de los depósitos de archivo.

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2. Formular los procesos de Gestión Documental de acuerdo con el decreto 2609 de 2012 y
los programas específicos, que permitan una adecuada articulación con los sistemas de
gestión y de información de la E.S.E
3. Determinar la herramienta tecnológica que se deba adquirir para la gestión documental en la
entidad.
4. Formular políticas para la preservación de la información.
5. Organización de los fondos acumulados de la entidad, buscando garantizar la conservación
y preservación de los documentos.
6. Capacitar a los funcionarios de la E.S.E en temas de Gestión Documental.
7. Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo.
8. Formular políticas de conservación documental.

DEFINICION

Acceso a los archivos. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan
los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

Almacenamiento de documentos. Depósito de documentos en estantería, cajas,

archivadores, legajos y otros para la conservación física y con el fin de ser extraídos
posteriormente para su utilización.

Archivo central. Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los
documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que
son transferidos por las diferentes oficinas de la entidad de acuerdo con el informe de
valoración emitido por la Dirección

Clasificación documental. Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido.

Comité de archivo. Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los

aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.

Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la

cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas,
así como de las personas que trabajan en las mismas

Tablas de retención documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La

norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el
ciclo de vida de los documentos en una organización.

Unidad archivística Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.

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Valoración documental. Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos
institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia

MARCO NORMATIVO

 Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan
otras disposiciones:
 Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se
dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y
de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los
procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes”
 Ley 1712 de 2014 – Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho
de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones"
 Decreto 2609 de 2012: “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado"

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El gerente y todo su equipo colaborador del Centro de Salud San Juan Bautista de Pupiales
ESE, se comprometen a dar cumplimiento a la ley 594 de 2000 mediante la cual se dicta la ley
general de archivo, la cual tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística y así mismo se comprometen a cumplir el Decreto 2609 de
2012, en el cual se fundamentan las actividades de planeación, producción, gestión en trámite,
organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y
valoración documental con base en la implementación de las mejores prácticas para la
correcta gestión de los documentos y su información con el fin de facilitar el acceso oportuno a
la documentación producida y recibida por las diferentes áreas de la entidad, asegurando su
conservación y disposición final de tal forma que sirvan como medio de consulta en
determinado momento.

La ESE cuenta con una política de gestión documental actualizada y adoptada mediante la
Resolución No 271 del 30 de agosto de 2018 el cual comprende el compromiso de la gerencia
con la gestión de la información física y electrónica, conjunto de estándares para la gestión de
la información en cualquier soporte, metodología general para la creación, uso, mantenimiento,
retención, acceso y preservación de la información y programa de la gestión de la información.

Se cuenta con la Ventanilla única de radicación de comunicaciones (correspondencia) a la cual

ingresan las comunicaciones oficiales las cuales se ingresan y registran en el control de
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documentos de la secretaria de gerencia.

Se continuara trabajando según la codificación actualizada en el programa de gestión

documental según las diferentes series documentales de la entidad territorial para todas
las dependencias adoptada en la vigencia fiscal 2018, por medio de la Resolución No
271-08-2018 en la ESE.

Las tablas de retención documental están actualizadas con base en la metodología expuesta
por el archivo general de la nación y normatividad aplicable. Las tablas de retención
documental se utilizaran como un instrumento útil de trabajo y consulta en lo que tiene que ver
con los procesos de producción documental de la ESE.

Matriz de prioridades aspectos críticos

Una vez identificados los aspectos críticos se realizó la evaluación del impacto que tienen
estos frente a cada uno de los ejes articuladores confrontándolos con cada uno de los criterios
de evaluación:

EJES ARTICULADORES
ASPECTO Administrac Acceso a Preservaci Aspectos Fortalecimie TOTA
CRITICO ión de la ón de la tecnológic nto y L
archivos informaci informació os y de articulación
ón n seguridad

PROGRAMA 9 8 9 8 8 42
DE GESTIÓN
DOCUMENT
AL
PLAN 8 9 9 8 8 42
INSTITUCIO
NAL DE
CAPACITACI
ÓN – PIC

PLAN DE 9 8 9 8 8 42
CREACION
DEL
ARCHIVO
GENERAL

PROGRAMA 8 7 8 7 7 37
DE
ORGANIZACI
ÓN DE
FONDOS
ACUMULAD
OS

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TOTAL 34 32 35 31 31 92
Calificación: 1 a 10

Una vez priorizados se ordenaron de mayor a menor según el impacto para establecer la
visión estratégica de la Gestión Documental, así:

ASPECTOS VALOR EJES VALOR

CRITICOS ARTICULADORES
PROGRAMA DE
GESTIÓN 42 Preservación de la 35
DOCUMENTAL información

PLAN Administración de
INSTITUCIONAL DE 42 archivos
CAPACITACIÓN – PIC 34

PLAN DE CREACION Acceso a la

DEL ARCHIVO 42 información 32
GENERAL

PROGRAMA DE
ORGANIZACIÓN DE 37 Aspectos 31
FONDOS tecnológicos y de
ACUMULADOS seguridad

Fortalecimiento y 31
articulación

CONSTRUCCION DEL MAPA DE RUTA

El mapa de ruta es un instrumento que permite identificar y compilar los diferentes planes,
Programas y proyectos que se encuentran en trámite y aquellos que están previstos para su
realización y ejecución, relacionados con la función archivística de la ESE.

Plan/ proyecto Corto plazo (1 Mediano plazo ( 2 a 4 Largo plazo (5 años

año) años) en adelante)
Tiempo 2020 2021-2022-2023 2024-2025-2026-2027
PROGRAMA DE Programa
GESTIÓN implementado
DOCUMENTAL
PLAN Funcionarios
INSTITUCIONAL DE capacitados
CAPACITACIÓN – PIC

PLAN DE CREACION Archivo

DEL ARCHIVO general de la
GENERAL ESE adecuado
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SISTEMA INTEGRAL Construcción

DE CONSERVACION del sistema
integrado de
conservación
PROGRAMA DE Aplicación de
ORGANIZACIÓN DE tablas de
FONDOS valoración
ACUMULADOS documental

PROGRAMAS DE Medios
CERO PAPEL electrónicos
implementados
REALIZAR EL Eliminar
PROCESO DE documentos
ELIMINACIÓN DE que
DOCUMENTOS DE cumplieron su
LOS EXPEDIENTES ciclo vital
QUE SE LES APLICA
LA TABLA DE
RETENCIÓN Y
VALORACIÓN
DOCUMENTAL TRD -
TVD., UNA VEZ
CUMPLIDO SU
TIEMPO DE
RETENCIÓN, CUYA
DISPOSICIÓN FINAL
ES ELIMINACIÓN.

FANY MILENA MORENO ROSERO

Gerente Centro de Salud San Juan Bautista.

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