GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA

DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE:

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 4. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Denominación del Programa de Formación: Gestión Empresarial

• Código del Programa de Formación: 621201 Versión 2
• Nombre del Proyecto: Diseño de procedimientos para la gestión administrativa de las
MIPYMES en Bogotá D.C., aplicando instrumentos de recolección de información.
• Fase del Proyecto: Análisis
• Actividad de Proyecto: AP2. Realizar diagnóstico de la situación organizacional de la
unidad productiva.

• Competencies:
210601003 Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se
deriven de la función administrativa.
12060 Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los
contextos laboral y social
12061 Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva

• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Específicos
21060100304 Proponer programas de mejoramiento en la unidad administrativa, que permitan el
desarrollo de las personas y la organización, teniendo en cuenta las políticas y la normatividad
vigente.

Básicos
24020150007 Generar hábitos saludables en su estilo de vida para garantizar la prevención de
riesgos ocupacionales de acuerdo con el diagnóstico de su condición física individual y la
naturaleza y complejidad de su desempeño laboral.

Transversales
24020150107 Realizar intercambios sociales y prácticos muy breves, con un vocabulario suficiente
para hacer una exposición o mantener una conversación sencilla sobre temas técnicos
24020150102 Comprender la idea principal en avisos y mensajes breves, claros y sencillos en
inglés técnico

• Duración de la Guía: 4 Semanas (Trabajo directo: 64 horas – Trabajo independiente: 128 horas)
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GFPI-F-019 V3
2. PRESENTACION

La empresa es un ente social, que, para sobrevivir en el mercado, debe interactuar con el entorno en
el cual se desenvuelve. Esos intercambios, hacen que la empresa se convierta en un sistema abierto,
en el cual se dan posibilidades para mantener relaciones con el mercado laboral tanto para el
ingreso de trabajadores, como para la puesta en el mercado de recursos humanos más calificados
después de haber pasado por un aprendizaje dentro de la organización. Paralelamente, el
intercambio se evidencia en la compra y venta de bienes (maquinaria y equipo, materias primas
etc.) y servicios a los que cotidianamente se ve avocada la organización y con los que cumple el
objeto social para la cual fue creada. Pero el intercambio no para allí; día a día el alto nivel de
competitividad, los requerimientos del estado, las tendencias de la moda y otras variantes,
conllevan: a que a la empresa ingrese información, que es procesada de diversas maneras y luego
proyectada al exterior en forma de informes, impuestos, y otros.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Estimado aprendiz, a continuación, se presentarán las historias de 3 emprendedores

colombianos destacados en el libro 100 colombianos de la asociación Fusionarte. (Fusionarte,
2016). Le solicitamos que lea cuidadosamente para identificar características de los personajes.
• Andrés Roa Concha:
Este ingeniero civil de la Universidad Javeriana llegó a Nueva Zelanda en 1995, becado por la
Universidad de Auckland, para especializarse en Ingeniería Geotérmica.
Tras una exitosa carrera que lo llevó a trabajar en importantes empresas como Sinclair Knight
Merz Ltd. y Thorburn Consultants Ltd., Roa abrió en 2003 AR Civil Consulting Ltd., su propia
firma de consultoría en ingeniería civil y ambiental, la cual en los últimos once años se ha
destacado por sus proyectos en manejo ambiental de aguas lluvia en los sectores público y privado
de Nueva Zelanda.
• Ángela María Tafur Domínguez
Abogada de la Universidad Javeriana y Máster en Derecho Internacional de la Universidad de
Cornell en Nueva York, Ángela María Tafur es el cerebro detrás de “Give to Colombia”, un
modelo de filantropía estratégica que busca promover las donaciones de extranjeros para apoyar a
las poblaciones vulnerables de Colombia. En diez años, “Give to Colombia” ha recaudado más de
veinte millones de dólares que se han invertido en proyectos de educación, salud, desarrollo
económico y medio ambiente.
Su labor ha sido reconocida con importantes galardones como el Premio de Agua América Latina y
el Caribe BID-FEMSA (2014) en la categoría de Gestión de Saneamiento y una calificación de
cuatro estrellas en el ránking Charity Navigator.
• Alberto “Beto” Pérez
Este bailarín caleño inició su carrera como preparador físico y coreógrafo de importantes estrellas
colombianas como Shakira. En 1999 emigró a Estados Unidos, y gracias a su experiencia como
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entrenador empezó a dar clases de aeróbicos con su propia rutina, actualmente conocida en todo el
mundo con el nombre de Zumba.
En 2001 fundó Zumba Fitness LLC, una exitosa empresa que vende videos de Zumba, ropa
deportiva y otorga licencias a entrenadores interesados en llevar el programa de acondicionamiento
Zumba a gimnasios de todo el mundo.

Acorde a la lectura realizada de cada uno de los tres colombianos enunciados en el texto: En una
hoja, enumere las características que halló en cada uno de ellos. Posteriormente, en mesa redonda
con la coordinación de su instructor: realicen un pequeño debate en torno a las características
halladas de los personajes y a los siguientes interrogantes.

Interrogantes:
• ¿Qué ha impulsado a estas personas a cumplir sus ideales?
• ¿Cómo han logrado cumplir sus metas?
• ¿Quiénes son los beneficiarios de las actividades de cada uno de estos personajes?
• ¿Qué características comunes halló en los tres emprendedores?

Tome nota en la misma hoja de 5 ideas claves que hayan quedado, de sus opiniones, de las de sus
compañeros y de la retroalimentación de la actividad brindada por el instructor.

Para guardar las memorias de todas sus actividades: No olvide consignar el producto de esta
actividad en su portafolio del aprendiz.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

3.2.1. Estimado aprendiz, con el fin de observar los conocimientos previos que tienen acerca de los
temas propuestos por la guía, le invitamos a que con su grupo autónomo de Estudio GAES,
consulte uno de los siguientes links o el material de apoyo denominado: GE-G004-C001-casos de
estudio. (Tiempo, 2015) Allí encontrará cinco casos, de los cuales deberán elegir uno para
adelantar la actividad propuesta:

 http://www.eltiempo.com/contenido-comercial/especiales-comerciales/metrofflex-la-
misionposible-de-la-competitividad/16451042
 http://www.eltiempo.com/contenido-comercial/especiales-comerciales/plaguicidas-
biologicoscolombianos/16445159
 http://www.eltiempo.com/contenido-comercial/especiales-comerciales/ecobikes-
pedalazosque-generan-electricidad-y-productividad/16445143
 http://www.eltiempo.com/contenido-comercial/especiales-comerciales/c2r-cuando-co-
crearhace-mejores-negocios/16451585
 http://www.eltiempo.com/contenido-comercial/especiales-comerciales/alegra-las-cuentas-
masclaras-de-las-pequenas-empresas/16451071
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Una vez elegido el caso, deben leerlo en su totalidad, realizar una conversación con los integrantes
de su grupo sobre lo hallado en el caso. Paso seguido, identificaran los siguientes aspectos:

• Nombre del propietario (s) y miembros de la organización.

• Insumos o materias primas que requiere la empresa del caso elegido para la elaboración de
su producto o servicio. Y cómo lo distribuye.
• Clientes a los cuales va dirigida dicha empresa.
• Expectativas presentes y futuras de la empresa.
• Identifique otros aspectos que consideren relevantes.

Con la información que identificaron:

• Redacten en un párrafo de mínimo 5 renglones, lo que podría ser la razón de ser de la
empresa elegida (misión). Al redactar, póngase en el lugar del cliente y piensen si lo que
escribió trasmite al cliente información clave de la empresa y lo motiva a adquirir el bien o
servicio.
• De igual manera, escriban lo que sería la proyección de la empresa a futuro (visión). 
Teniendo en cuenta lo leído de la empresa, planteen 3 objetivos que ella debería alcanzar.

Posteriormente, den a conocer su trabajo a los compañeros de estudio bajo la supervisión y

retroalimentación por parte del instructor.

Este trabajo deberá hacer parte del portafolio del aprendiz.

Ahora, basados en la anterior actividad de contextualización, en el desarrollo de la presente guía, se

identificarán los siguientes temas que serán afianzados por su instructor:

SEMANA 1. LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO

• Entorno empresarial (Macroentorno, Microentorno).
• Planes y programas nacionales, regionales.
• Sectores de talla mundial y cadenas productivas.
• Sistema
• Elementos del sistema abierto (entradas, proceso, salida, retroalimentación, homeostasis,
sinergia, entropía)

SEMANA 2. PROCESO ADMINISTRATIVO

• Concepto.
• Fases del proceso administrativo (planear, Organizar, Dirigir, Controlar)

SEMANA 3. DISEÑO ORGANIZACIONAL-CADENA DE VALOR

• Diseño organizacional: Concepto, características, y tamaño organizacional.  Estructura
organizacional, elementos -organigrama  Tipos de estructura organizacional.
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• Departamentalización: concepto, tipos.

• Cadena de valor: Concepto, características, ventaja Competitiva.
• Actividades de la cadena de valor (estratégicas, primarias o misionales, secundarias o de
apoyo y margen de utilidad)  Procesos, tipos de procesos.
• Valor agregado.

SEMANA 4. DIRECCCIONAMIENTO ESTRATEGICO

• Concepto.
• Administración estratégica.
• "Marco estratégico".
• "Proceso de direccionamiento estratégico". (misión, visión, políticas, objetivos, metas,
principios y valores)

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) ¡Llegó

la hora de apropiarse de estos conocimientos!

Para el logro de estos aprendizajes, se hace necesario que usted señor aprendiz, desarrolle las
actividades que a propósito se presentan:

SEMANA 1.

3.3.1. Le invitamos a ver las diapositivas GE-G004-D001 Sistema Abierto, allí

encontrará la definición y los elementos que componen un sistema, además comprenderá
por qué la empresa es un sistema abierto. Fruto de este tema: en plenaria se realizará un
conversatorio de todo lo que entra, se procesa, sale y retroalimenta en una empresa.
Consignee las conclusions end El portfolio del aprendiz.

DEFINICIONES:1.ENTRADAS:Es todo aquello que ingresa al sistema en forma de:

Talento humano, información, Materias primas, tecnología y maquinaria.2.PROCESOS:Es
la transformación tangible o intangible que sufren las entradas dentro del
sistema.3.SALIDAS:Después de haber pasado por el proceso, se dan las salidas de diversa
índole.4.RETROALIMENTACIÓN:Es la actividad de establecer los pros y los contras de
todo el proceso, en busca estrategias de mejora.

3.3.2. Para dar continuidad a las actividades académicas; en este aparte, le invitamos a que vea el
video de nombre: GE-G004-V001-Sectores Económicos Y Subsectores Económicos. Que puede
hallar en la URL: https://www.youtube.com/watch?v=t9IBMfJcWTE (Cordiba, 2013) o también
adjunto en el material de apoyo. Este video busca que usted tenga claridad de cómo se dividen los
sectores económicos en Colombia y también que subsectores los componen. Una vez visto el
video, elabore un cuadro sinóptico relacionado con éste tema, socialícelo con el grupo y consígnelo
en su portafolio del aprendiz. Para desarrollarlo puede guiarse por las diapositivas denominadas
GE-G004-D002 Cuadro sinóptico.
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3.3.3. En aras de contribuir a que usted tenga bases sólidas en la búsqueda de información
confiable del sector y del Macroentorno, El instructor presentará las diapositivas cuyo
nombre es: GE-G004-D003-Fuentes de consulta. Una vez se termine la explicación, por
favor realice un listado de las entidades, documentos, páginas web etc. Que considere se
encuentran relacionadas con la empresa objeto de estudio.

- https://www.bioscenter.com.co/index.php/en/pages/diseno-web?
gclid=CjwKCAjwt8uGBhBAEiwAayu_9YFKU3IvpnmRB2R4bnGQgc2NhnQVO7_EL871CKDD
q4Bqe7X30Cw87xoCHDwQAvD_BwE
- https://www.facebook.com/londonpublicidad
- https://www.instagram.com/ventasdetodito15/?hl=es-la

3.3.4. Como complemento a estas dos actividades, observe el video denominado: GE-
G004-V002Entorno empresarial que encontrará en el material de apoyo o en el link:
https://www.youtube.com/watch?v=8bKACc0leIU (Saltos, 2014), de igual manera ingrese
al link del programa de transformación productiva PTP:
https://www.ptp.com.co/portal/default.aspx o al material de apoyo carpeta: GE-G004-
LEC 001-Planes de negocio (PTP, 2011) y exploren los diferentes planes de negocio de
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los sectores de talla mundial elegidos por el gobierno nacional. No se quede sin visitar la
biblioteca virtual de la Cámara de Comercio de Bogotá, donde podrán indagar información
de las diferentes localidades de la ciudad:
http://bibliotecadigital.ccb.org.co/handle/11520/51 (Camara de Comercio de Bogotá,
2015) (digitando el nombre de la localidad en el espacio: Buscar en esta sección). Basado
en ésta investigación:

Sobre una hoja en blanco, escriba en la mitad el nombre de la empresa objeto de estudio y
mediante el método de lluvia de ideas con los integrantes del GAES (Grupo autónomo de estudio)
relacionen con flechas, las variables del Macroentorno (económicas, políticas, socioculturales,
ambientales y tecnológicas) que pueden inferir en la empresa. (las que tengan efectos positivos
enciérrenlas en cuadros de color azul y las de impacto negativo, en cuadros de color rojo). De igual
forma: en cada esquina de la hoja, describa respectivamente, los proveedores, clientes,
competidores y productos sustitutos de la empresa. Esta actividad debe estar supervisada por el
Instructor para asegurar la efectividad del ejercicio. Ejemplo: Imagen 1. Variables. Propia.

SEMANA 2.

3.3.5. Amigo aprendiz, para optimizar su proceso de formación, lea en casa antes de llegar
a formación el material de apoyo: GE-G004-LEC02-Proceso Administrativo (Burgos,
2014). Tome nota de las ideas claves aprendidas y elabore un cuadro que contenga: El
nombre de la fase del proceso administrativo, la definición y los elementos de cada una de
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ellas. Continúe alimentando su portafolio con este cuadro y preséntelo a su instructor. El
instructor elegirá al azar aprendices para socializar el tema y afianzar los conocimientos.
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO DEFINICION
Función Administrativa
que consiste en tomar
decisiones anticipadas que
tiene de llevar a la empresa
al futuro deseado. Para ello
se idealiza y se construye
los objetivos, las políticas,
P los procedimientos y los
programas de una empresa.
R
Consiste en fijar el curso
O
concreto de acción que
C
hade seguirse estableciendo
E los principios que hablan
S de orientarlo, la secuencia
O de operaciones para
realizar los y la
determinación de tiempo y
números necesarios para
realización
ELEMENTOS
análisis interno y externo
de la situación presente y
futura de la empresa.
*Misión:
Conjunto de Objetivos
generales y principios de
operación de una
organización.
*Objetivos:
Son los fines hacia los
cuales se dirigen las
actividades, estos deben ser
claros y concretos
relacionados hacia el
cumplimiento de la misión
de la empresa
*Estrategias:
Forma en la que se
determinan los objetivos
básicos a largo plazo de
una empresa y la adopción
de líneas de acción y
direccionamiento.
*políticas:
Son declaraciones que
orientan ala toma de
decisiones.
*Procedimientos:
Planes que establecen un
método de actuación para
el manejo de actividades
futuras. Son secuencia
cronológica de las acciones
requeridas detallando como
se debe cumplir las
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actividades.
*Reglas:
Acciones necesarias para
evitar que existan
desviaciones en la unidad
productiva.
*Programas:
Conjunto de metas,
políticas, procedimientos,
reglas, asignación de
tareas, pasos a seguir,
recursos a emplear y otros
elementos necesarios para
llevar a cabo una línea de
acción determinada dentro
de la empresa

3.3.6 En formación con su GAES inventen una historieta que contenga las cuatro fases básicas
(planeación, organización, dirección y control), a través de los dibujos realizados en un friso
en cartulina, socialícelo ante todo el grupo. Tómense una foto con los dibujos para que
evidencien su trabajo y por favor guarden esta evidencia en su portafolio del aprendiz. Al
finalizar la presentación de las historietas, se hará un conversatorio sobre las ventajas del
proceso administrativo y los obstáculos que se pueden llegar a presentar dentro de una
organización que dificulten la aplicación del mismo. Para saber cómo elaborar un friso,
consulte en el material de apoyo GE-G004-D004 Friso
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El instructor dará las conclusiones que refuercen el tema y solucionará inquietudes de los
aprendices.

3.3.7 Con la información obtenida de las actividades anteriores, diseñen en GAES un

instrumento para aplicar la técnica de la entrevista y que se pueda aplicar a un empresario
para diagnosticar el estado actual de la aplicación del proceso administrativo. Preséntenla al
instructor quien sugerirá mejoras para avalar su trabajo.
1. ¿Qué mejorarías de esta empresa?
2. ¿Cuáles cree que sería los posibles obstáculos y como los solucionaría?
3. ¿Los empleados son eficientes en su trabajo?
4. ¿Qué estrategias utiliza para cumplir las metas de la empresa?
5. ¿Qué diferencia hay de su producto o servicio, al de la competencia?
6. ¿Cuál cree que es el desempeño de sus trabajadores, Como los recompensa y que
los motiva?
7. ¿Cómo se distribuyen las tareas o responsabilidades a realizar de la empresa?
8. ¿Cómo es el manejo de la empresa?
9. ¿Cuál es el proceso que utiliza para tomar decisiones administrativas?
10. ¿El producto final sale como el cliente lo pide?
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SEMANA 3.

3.3.8 Le invitamos a que estudie atentamente las diapositivas que ubicara en el material de
apoyo:
GE-G004-D005-Estructura Organizacional y a leer el material de apoyo de nombre de
GEG004-LEC03 Cadena de Valor. (Burgos, Cadena de Valor, 2014) Basado en esta
información, redacte una reflexión de una página relacionada con estos dos temas. Debe presentar
este trabajo a su instructor y socializarlo con sus compañeros.
Reflexión:
Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones de
diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas
y lograr el objetivo deseado.
Para elegir una estructura adecuada es necesario comprender que cada
empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se
acomode a sus prioridades y necesidades, además “Debe reflejar la situación
de la organización”.
Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una
forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus
fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos
y en si el funcionamiento de la empresa.
Es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales utilizan las
diferentes empresas, saber porque y cómo funcionan, que ventajas y
desventajas poseen, que interés persiguen cada una de ellas y si se acomodan
a las necesidades de las organizaciones, de esta manera, el trabajo que hemos
desarrollado abarca los aspectos más importantes de cada una de las
estructuras de organización empresarial, su aplicación y saber diferenciar
adecuadamente las características de cada una de ellas para poder ser aplicadas
a las necesidades de las empresas en la actualidad.
En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han
establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización
e híbrida. A continuación definiremos cada una:
Estructura Lineal:
Esta forma de organización se conoce también como simple y se
caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a
generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es
frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el
dueño y el gerente son uno y el mismo.
Estructura Matricial:
Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y
materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean
así, equipos con integrantes de varias áreas de
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la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir

con la conclusión del mismo.
Estructura por Departamentalización:
Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en crear
departamentos dentro de una organización; esta creación por lo general se
basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio
ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y
el proceso utilizado para convertir insumos en productos.
Estructura Circular:
Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos
concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la
autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que
constituyen un nivel de organización.
Por otra parte definiremos La cadena valor, la cual es una herramienta de
gestión diseñada por Michael Porter que permite realizar un análisis interno de
una empresa, a través de su clasificación en sus principales actividades
generadoras de valor.
Se denomina cadena de valor, pues considera a las principales actividades de
una empresa como los eslabones de una cadena de actividades (las cuales
forman un proceso básicamente compuesto por el diseño, producción,
promoción, venta y distribución del producto), las cuales van añadiendo valor al
producto a medida que éste pasa por cada una de éstas.
La tarea de la empresa es valorar los costos y rendimientos en cada actividad
creadora de valor, así como los costos y rendimientos de los competidores, como
puntos de referencia y buscar mejoras. En la medida en que la empresa
desarrolle una actividad mejor que la de los competidores, podrá alcanzar una
ventaja competitiva

3.3.9 Con la información que obtuvieron del material de apoyo y de la retroalimentación del
instructor: diseñen en GAES: Un instrumento para aplicar la técnica de la entrevista que se
pueda aplicar a un empresario para diagnosticar el estado actual de la estructura
organizacional y de la cadena de valor dentro de la empresa objeto de estudio. Preséntenla al
instructor quien sugerirá mejoras para avalar su trabajo.

“No olvide llevar el fruto de su trabajo al portafolio del aprendiz”.

1. ¿Examinas los procesos a profundidad?

2. ¿Cómo se organizan las áreas de trabajo en la empresa?
3. ¿Qué tan involucrados están los colaboradores?
4. ¿Cuál de las 4 fases de cadena de valor utiliza la empresa?
5. ¿Cómo influye la cadena de valor en la logística?
6. ¿Cómo cree que las actividades primarias le aportan a la empresa?
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7. ¿Cómo cree que las actividades de apoyo le aportan a la empresa?

8. ¿Cómo implementa el sistema jerárquico en las áreas de trabajo de su empresa?
9. ¿Cómo cree usted que la estructura organizacional le aporta a su empresa?
10. ¿Cómo se genera la cadena de valor en su empresa?

SEMANA 4.

3.3.10 Indagar en la biblioteca física o virtual de la institución: Lo relacionado con:

Administración estratégica, Maco Estratégico, el direccionamiento estratégico. Elabore una
cartelera con las principales características de cada elemento del direccionamiento
estratégico. Preséntenla en formación, tómense una foto como evidencia de su trabajo y
adjúntenla en su portafolio. Al finalizar la exposición de los aprendices, el Instructor
realizará un complemento de los aspectos que no se hayan tocado por parte de los aprendices.
Para saber cómo se presenta una cartelera puede consultar en el material de apoyo: GE-
G004-LEC04-Carteleras o en el link denominado “las carteleras y los
carteles en la docencia”. http://liduvina-
carrera.blogspot.com.co/2012/07/las-carteleras-y-los-carteles-en-la.html . (Bosquejos, 2012)

3.3.11 Observe el video que encontrará en el link: cómo definir la misión y la visión:
https://www.youtube.com/watch?v=Vr-Gu_P-lR8 (Espinosa, 2016) o en el material de
apoyo denominado: GE-G004-V003-Cómo definir Misión, Visión y Valores. Para afianzar
el conocimiento y luego ingrese a tres páginas de internet de tres empresas diferentes, y lean
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la misión, la visión, las políticas, los principios y valores de dichas empresas. Con lo anterior,
realice un cuadro comparativo donde pueda analizar las semejanzas y diferencias de cada una
de ellas.
Así:
Tabla 1. Comparativo de direccionamiento estratégico.

ELEMENTO EMPRESA A EMPRESA B EMPRESA C ASPECTOS

SEMEJANTES
Y
DIFERENTES.
Misión
Visión
Políticas
Principios y
valores

Socialice los resultados en formación y consígnelo en su portafolio del aprendiz.

3.3.12. Participar en el foro: recuerde que debe participar de forma individual en el foro de
discusión virtual programado en la plataforma Blackboard por su gestor LMS.

Foro Guía 4. Gestión Administrativa

Estimado Aprendiz: Le invitamos a que participe en el foro de la guía 4. Denominada Gestión
Administrativa, correspondiente al proyecto de formación: Diseño de procedimientos para la
gestión administrativa de las MIPYMES en Bogotá D.C.

En este foro queremos conocer su opinión respecto a las siguientes afirmaciones:

• La empresa es un ente independiente que no requiere de su entorno para permanecer
en el mercado.
• La estructura organizacional, el proceso administrativo, la misión y la visión son
indispensables para el crecimiento empresarial.
En éste foro se calificarán los siguientes aspectos:
1. Pertinencia de la respuesta respecto del tema planteado.
2. Ortografía y redacción.
3. Extensión de la intervención.
4. Autenticidad del texto.

3.3.13. Presentar prueba virtual: El aprendiz debe Ingresar a la plataforma virtual Blackboard y
presentar el cuestionario de evaluación correspondiente a la guía 4.

De la misma manera, debe participar activamente en las actividades de cultura física,

emprendimiento y componente social que le sean programados.
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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Aprendiz: ¡Es hora de aplicar lo que sabe!!! En esta parte de la guía, el aprendiz demostrará
el grado de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales. Por lo tanto, en GAES, los
aprendices deben realizar las siguientes actividades aplicadas a su unidad productiva o caso de
estudio.

En esta guía ha aprendido cómo una empresa está influida por variables externas e internas
y para ello es muy importante que la empresa las reconozca para convertirlas en un elemento
a favor o para minimizar los impactos negativos. Por tal motivo en aras de continuar con el
proyecto formativo, le invitamos a que continúe diligencian el formato estándar de proyecto
en el capítulo 9 relacionado con la gestión administrativa. Se recomienda especial cuidado
con las recomendaciones allí enunciadas, ya que ellas lo guiaran en el adecuado desarrollo
del proyecto

9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

9.1 INFORME DEL ANÁLISIS EXTERNO

Análisis del entorno empresarial (Macro y micro entornos) incluidas las variables externas:
Económico, político legal, socio cultural, demografía, tecnológica, ambiental- ecológica e internas:
Entidades reguladoras, proveedores, clientes, competencias, describiendo los sucesos externos e
internos que tienen injerencia positiva y negativa en la empresa objeto.
9.1.1 Variable economía
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo
esa variable llegaría a afectar la empresa.
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.
9.1.2 Variable política - legal
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo
esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
9.1.3 Variable socio - cultural
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo
esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
9.1.4 Variable tecnológica
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo
esa variable llegaría a afectar la empresa
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Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
9.1.5 Variable ambiental
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo
esa variable llegaría a afectar la empresa
Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto.
9.2 MICROENTORNO
9.2.1 Entidades reguladoras
9.2.2 Proveedores
Explique cuáles son los proveedores de mayor importancia y que le proveen a la unidad
productiva, así como si tienen algún registro de proveedores, quien lo maneja y cada cuanto se
actualiza.
Indicar cuáles proveedores maneja la empresa.
PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR
VARIABLE/PROVEEDOR
A B C D
Nombre
Ubicación
Tiempo Que Lleva Con La
Empresa
Productos Que Le Vende
Formas De Pago Manejadas
ETC..

analizar el cuadro.
9.2.3 Clientes
Debe describir los tipos de clientes que maneja en la actualidad la empresa.
9.2.4 Competidores

9.2.4.1 Competidores directos

Explicar porque se consideran directos y trabajo de campo como fotografías que identifican donde
están esos competidores
(este tema se amplía en la sección de mercado) Indicar
cuáles competidores directos tiene la empresa.
VARIABLE/COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO
R RA RB RC RD
Ubicación
Tiempo Que Lleva En El
Mercado
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Productos Que Vende

Formas De Pago Manejadas
Ventajas Competitivas.
Tipo De Clientes Que
Atiende
Etc..
Analizar el cuadro.
9.2.4.2 Competidores indirectos
También debe indicarse cuáles son los competidores indirectos.
9.3 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO
Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son datos como el
crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto, empleos que genera etc. todo debe tener
citas de pie de página, debe ser información actualizada de acuerdo con los avances de la
economía, es decir páginas web oficiales cuya información no pase del año
Ingresar la identificación del CIIU que corresponde a la actividad económica de la microempresa
9.4 SISTEMA ABIERTO
Presenta un gráfico que muestre la relación de los componentes de un sistema abierto de la
empresa objeto de estudio y posteriormente analiza cada uno de los elementos que lo componen y
como se relacionan entre sí.
9.5 PROCESO ADMINISTRATIVO
Elabora el diagnóstico del proceso administrativo explicando cómo en la actualidad la unidad
productiva: planea, organiza, dirige y controla las actividades que cotidianamente ejerce, basado en
el diseño y aplicación de un instrumento de recolección de información.
Indique las acciones de cada una de las fases para que mire el desarrollo de ellas en la
microempresa así:

PROCESO LISTA DE ACCIONES QUE EXPLICACION DE CADA

ADMINISTRATIVO DEBE REALIZAR ACCIÓN EN UNIDAD
FASES PRODUCTIVA
PLANEACION Objetivos
Estrategias
Programas
Presupuestos
Procedimientos
ORGANIZACIÓN División del trabajo
Jerarquización
Descripción de funciones
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Coordinación
DIRECCION Toma de decisiones
Integración
Motivación
Comunicación
Supervisión
CONTROL Establecimiento de Estándares
Medición
Corrección
Retroalimentación

9.6 PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Identifica y analiza los diferentes elementos que componen el direccionamiento estratégico
(misión, visión, objetivos, políticas y valores), de la unidad productiva y de acuerdo a los
resultados realiza la respectiva propuesta de mejoramiento y/o de inclusión de estos elementos para
la organización. Apoyado en un instrumento de recolección de información.
9.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Identifica, analiza y caracteriza el tipo de estructura organizacional de la unidad productiva,
realizando el grafico del diagrama organizacional, considerando los 6 elementos claves del diseño
organizacional (especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, tramo de
control, centralización, descentralización y formalización). Apoyado en un instrumento de
recolección de información.
9.8 CADENA DE VALOR
Presenta esquema de la cadena de valor, identificando las actividades estratégicas, primarias y de
apoyo que deben desarrollar en la unidad productiva, y argumentando como la empresa genera
valor en cada actividad y como se constituye en una ventaja competitiva para la misma.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
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Evidencias de Conocimiento: •Analiza con objetividad la Cuestionario

estrategia empresarial, en el
Gráficos del entorno, cuadros contexto de los programas de
resumen, cuadro sinóptico. mejoramiento de cada unidad
administrativa.
•Emplea la planeación
estratégica en los programas
de mejoramiento de la
organización

Evidencias de Desempeño
•Valora el impacto de la
Elaboración de historieta, cultura física en el Lista de chequeo
reflexiones y socialización de los mejoramiento de la calidad
temas. de vida y su efecto en el
entorno familiar social y
productivo.
•Aplica los test de condición
física según estándares.

Evidencias de Producto:
•Elabora el plan de
Diseño de herramientas de acondicionamiento físico, Proyecto formativo.
diagnóstico y aplicación al según sistemas de
proyecto formativo. entrenamiento físico
•Estructura adecuadamente
una opinión sobre un tema
conocido de su especialidad.
•Escribe o presenta
descripciones de sí mismo, su
profesión y su entorno.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

A medida que se avanza en el tecnólogo en gestión empresarial, es necesario poseer conceptos

claros, que permitan al aprendiz, desenvolverse con facilidad en el mundo académico y laboral.
Bajo esta perspectiva, véase ahora los siguientes términos tomados del diccionario de Marketing.
(Valencia Vivas, 2007) Autogestión: Capacidad de una empresa o una entidad pública para
desarrollar sus fines, basada en la acción colectiva de sus funcionarios.

Brainstorming: (anglicanismo): Lluvia de ideas de personas seleccionadas (creativos,

consumidores, empleados de la empresa), pero que dan ideas sin mucho análisis y buscando que
cada idea parecida o mejorada logre un consenso sobre la idea final. Las condiciones de ésta
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técnica son: Aceptar las ideas de los demás, así sean extrañas; eliminar la tendencia a decir siempre
esto no sirve; eliminar juicios o valores que destruyan ideas; en general, estar positivos ante las
ideas propias como ajenas; estar siempre listos para asociar las ideas o problemas en discusión;
exponer las ideas sin temor de burla así parezca absurda o extraña.

Cadena de valor: Permite el análisis exhaustivo de los procesos y actividades empresariales. Esta
herramienta de control de gestión permite conocer la manera en que las actividades apuntalan su
ventaja competitiva, porque identifica las sucesivas fuentes de valor añadido; valor adicional que
cada elemento del sistema de atención va añadiendo a la oferta.

Cadenas productivas: Relaciones de tipo proveedor/cliente/proveedor, desde la explotación de

bienes primarios hasta la distribución y comercialización de bienes terminados; conjunto de actores
y actividades relacionadas alrededor de un producto en un espacio dado; conjunto de actividades
estrechamente interrelacionadas, verticalmente vinculadas por una pertenencia a un mismo
producto o productos similares y cuya finalidad es satisfacer al consumidor; permite localizar las
empresas, instituciones, las operaciones, los sitios, volúmenes y capacidades de negociación;
integración de productos, comercializadores, empresas y organismos de apoyo público y privados
para devolverle la rentabilidad al negocio.

Calidad: Grado de excelencia y su naturaleza se relaciona con un estándar de buena o mala

calidad. Los requerimientos de calidad cambian según el país, mercado, empresa, consumidor y
producto o servicio; conjunto de cualidades que reúne un bien o servicio para satisfacer los
requerimientos o necesidades de la comunidad.

Clúster (anglicanismo): Amontonamiento, agrupamiento, racimo, enjambre; unión y enlace en

forma independiente e informal de compañías e instituciones que representan una forma de
organización robusta, que ofrece ventajas en eficiencia, efectividad y flexibilidad; aglomeración de
empresas con características económicas, sociales, productivas comunes, en un área determinada.

Control: Toda acción que tiende a minimizar los riesgos; significa analizar el desempeño de las
operaciones evidenciando posibles desviaciones, frente al resultado esperado para la adopción de
medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad en el logro
de los objetivos. Comparación de acción real con la acción esperada.
Entrada: La entrada se refiere a la importación o ingreso de energía, materia o información al
sistema y constituye la fuerza de trabajo del sistema.

Gestión: Proceso permanente, integral y sistemático de planeación, ejecución, evaluación y ajuste

de las acciones, sus costos y recursos para el logro de los objetivos y las metas. Se define como
todas aquellas actividades que en forma integral asume la entidad, con el propósito de alcanzar los
objetivos y metas previamente establecidos, mediante un proceso de planeación. La gestión,
entonces, permite desarrollar la misión y lograr la visión institucional y el cumplimiento del
cometido asignado a la respectiva entidad u organismo.

Inflación: aumento sostenido en los niveles de precio, de bienes y servicios que reduce el poder de
compra de los consumidores.
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Innovación: elemento o concepto que una persona percibe como nueva; aplicación de nuevas
técnicas o procesos productivos o introducción de nuevos productos en el mercado; conjunto de
modificaciones en el proceso productivo, que implican nuevas combinaciones de los factores de
producción, conducentes al aumento o mejoramiento de su productividad y se expresa en distintos
aspectos del proceso.

Macroambiente o Macroentorno: Grandes fuerzas que afectan el microambiente, como las

demográficas, económicas, naturales, políticas, culturales y religiosas. Estas no son controlables
por parte de la empresa.

Maqueta: Objeto a escala utilizado para simular el tamaño real de una pieza, objeto o producto
que se va a producir y para analizarlo y hacer correcciones.

Meta: Fines hacia los que se dirige la actividad; resultados para obtener; realización intermedia que
muestra un progreso hacia la satisfacción de los objetivos. La meta en el fondo es un objetivo
cuantificado; magnitud o nivel específico de los resultados que se prevé alcanzar. Su medición
debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y, si es posible, calidad.

Misión: Tarea o función básica de la empresa; propósito o razón de ser de la organización; fuerza
impulsora de la acción empresarial; formulación de un propósito duradero que distingue a la
entidad de otras y le confiere identidad, incorpora las estrategias, revela su principal producto y las
necesidades de la población objetivo a quien se debe satisfacer; unifica a la institución en torno a
su razón de ser y al logro de los objetivos y metas.

Objetivo: Resultado global que una organización espera alcanzar en el desarrollo y operación
concreta de su misión. Debe tener medición y definición de tiempo, finalidades hacia las que se
orienta las acciones de un plan, programa, subprograma o proyecto; enunciado claro y preciso de
los propósitos, fines y logros a los cuales se aspira a llegar.
Organigrama: Esquema de funcionamiento en el que se visualizan los órganos de dirección y
control de una entidad, en representación gráfica de jerarquías o categorías y relaciones entre los
integrantes de aquella.

Proceso: Corresponde al trabajo que se realiza en el sistema para transformar la entrada en salida,
es, el mecanismo de conversión de los insumos en producto. De acuerdo con el grado de
transformación, los sistemas pueden clasificarse en: 1) Caja Negra o Blanca: La caja negra se
utiliza para representar a los sistemas cuando tenemos poca información sobre qué elementos o
cosas componen al sistema o proceso, pero podemos inferir a partir de la observación que, a
determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido; 2) Caja blanca: corresponde al
caso contrario (UNAD, 2016)

Retroalimentación: Proceso mediante el cual la información retorna al emisor; información

sistemática sobre los resultados alcanzados en la ejecución de un plan, que sirven para alcanzar y
mejorar la planeación futura. En marketing, la retroalimentación incluye información de ventas,
reacciones de los clientes, distribuidores, gobierno y se usa para perfeccionar las estrategias de la
empresa.
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Salida: Corresponde a los resultados obtenidos después de procesar las entradas, es decir, es el
aporte que hace el sistema al medio que lo rodea como resultado del funcionamiento del sistema o
"exportación". Como salidas pueden considerarse la energía, los productos, el servicio, la
información; estas pueden ser o no utilizadas por el ambiente del sistema o por otro sistema, como
fuente de funcionamiento. En este sentido, las salidas pueden o no producir cambios en las
entradas del sistema. (UNAD, 2016)

Sinergia: Comportamiento de un sistema completo, que resulta impredecible a partir del

comportamiento de cualesquiera de sus partes tomadas aisladamente. […] La sinergia connota una
forma de potenciación, es decir, un proceso en el que la potencia de los elementos asociados es
mayor que la potencia sumada de los elementos tomados aisladamente; coloquialmente se le
entiende cuando se afirma que dos más dos es igual a cinco o seis.

Sistema: Conjunto de cosas o partes coordinadas, ordenadamente relacionadas entre sí, que
contribuyen a cumplir un determinado objetivo; conjunto coordinado de componentes y elementos
que actúan articuladamente cumpliendo una función específica; conjunto de partes que conforman
un todo complejo o unitario y que están interrelacionadas y coordinadas entre sí para lograr uno o
varios objetivos predeterminados.

Valor Agregado: Utilidad añadida a un bien durante las distintas etapas de producción y de
mercadeo. La naturaleza de la utilidad se deriva del tiempo, lugar forma y modo de posesión;
transformación de insumos mediante un proceso productivo que genera mayor valor.
Ventajas competitivas: Características, especificaciones, factores, insumos de tipo positivo y
ventajoso para una situación, producto, servicio, región, empresa o industria, respecto a la
competencia.

Visión: Es la descripción de cómo se verá la institución si se llevan a cabo con éxito sus estrategias
de desarrollo y alcanza su mayor potencial.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Bosquejos. (13 de 17 de 2012).

Burgos, H. (2014). Cadena de Valor. Bogotá: SENA.

Burgos, H. (2014). Proceso Administrativo. Bogotá: SENA.

Cámara de Comercio de Bogotá. (2015). Obtenido de http://www.ccb.org.co/

Chiavenato, I. (2004). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw-Hill.

Cordiba, L. (8 de 09 de 2013). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=t9IBMfJcWTE

El Heraldo. (18 de septiembre de 2015). Obtenido de

http://www.elheraldo.co/local/elaboranmaqueta-de-barranquilla-con-3300-piezas-impresas-en-3d-
218009
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Espinosa, R. (30 de mayo de 2016). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=Vr-Gu_P-lR8

Fusionarte, A. (16 de 06 de 2016). Colombia.co. Obtenido de

http://www.colombia.co/talento/10emprendedores-que-dejan-en-alto-el-nombre-de-colombia.html

Papás a Bordo. (01 de 03 de 2015). 7 Valores Fundamentales que desarrolla el niño al hacer la
Tarea. Obtenido de http://papasabordo.com/Portal/?p=13328

PTP. (2011). Obtenido de

https://www.ptp.com.co/contenido/contenido.aspx?catID=607&conID=1

Saltos, C. (28 de 07 de 2014). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=8bKACc0leIU

Tiempo, E. (2015).

UNAD. (16 de JUNIO de 2016). Lección 7 Elementos de un Sistema Abierto. Obtenido de

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/201520/TGSexe/leccin_7_elementos_de_un_sistema_abiert
o.html

UVM. (2016). Obtenido de http://www.universidaduvm.mx/licenciatura-

ejecutiva-enadministracion/
Valencia Vivas, H. J. (2007). Diccionario de Marketing. Bogotá: 3R Editores.

Lista De Imágenes Imagen

1. Variables. Propia.

Lista de Tablas

Tabla 1. Comparativo de direccionamiento estratégico

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Nidia Julieth Cortés Instructora Centro de Junio de 2016.

(es) Arévalo Servicios
Financieros –
Área de
Economía
Financiera y de
Gestión.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

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Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor Gloria Amparo Líder Centro de 24/07/2017 Actualización de

(es) Acosta Desarrollo Servicios formato GFPI19
curricular Financieros – y ajuste de
coordinación Área de actividades de
de Economía Economía transferencia
Financiera y Financiera y
de Gestión. de Gestión.