REUNIONES

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 DEFINICIÓN Y FUNCIONES DE REUNIÓN

Reunión: es una técnica que permite que personas con

objetivos comunes intercambien información y lleguen a
compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.

• VERTIENTE FORMAL: Difundir información, recoger opiniones,

analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo.
• VERTIENTE INFORMAL: Satisfacer las necesidades humanas de
contacto y afiliación.

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z I. ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE
UNA REUNIÓN EFICAZ.

z II. DIRECCIÓN DE REUNIONES:

– EL CONTROL DE LA REUNIÓN.

– FUNCIONES Y HABILIDADES.

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 I. ETAPAS PARA EL DESARROLLO
DE UNA REUNIÓN EFICAZ.
z Preparación o planificación.
z De desarrollo: Según tipos de reunión (en
función del sentido que recorre la
información).
z Fase de cierre y conclusiones.

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 1ª Etapa. Preparación o
planificación.
z Elección del tema y definición de los objetivos, (el
qué y para qué).
z Preparación de la información. Documentación y
orden del día.
z Determinación de asistentes y su número.
z Recursos materiales. Local y medios auxiliares.
z Convocatoria.
z Determinación del tiempo, global y parcial.

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 La convocatoria.
z Fecha (completa), hora, duración (no más de 2 horas)
y lugar (dirección).
z Tema y objetivo.
z Lista de participantes y breve presentación.
z Orden del día (de mayor a menor importancia,
distribución temporal).
z Confirmación de asistencia.

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 2ª Etapa. De desarrollo.
z Según el tipo de reunión:
– Reunión de información ascendente (recoger información y

opiniones).

– Reunión de información descendente (transmitir

información).

– Debate entre profesionales.

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 TIPOS DE REUNIONES
El director de la reunión se limita a
informar y los asistentes a pedir Se recaban las opiniones de los
aclaraciones. asistentes.

DESCENDENTE ASCENDENTE
DEBATE

La información circula de
forma horizontal entre los
asistentes.

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 TIPOS DE REUNIONES
1. Reunión de Información Ascendente
‰ Moderador: Recaba información de los asistentes: opiniones, datos, impresiones, etc. Es
fundamental que tenga habilidad para hacer preguntas y crear un clima de aceptación.
‰ Participantes: Deben participar y responder con sinceridad a las cuestiones planteadas.

• Nº participantes: Pequeño y de “status” homogéneo, evitando que haya jefes y colaboradores.

• Resistencia a dar información, y más aún en público.
• El moderador debe preparar un guión que estimule la participación.

• Actitud positiva, que fomente un clima de confianza, comunicación favorable.

• Mostrar interés por el motivo de la reunión y por la situación de los participantes.
• Control de la comunicación no verbal y habilidad para utilizar preguntas, así como en la capacidad
para evitar enfrentamientos personales.

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Reuniones de información ascendente.
z Preparación:
– Guión que estimule la participación.
– ¿Entrevista personal o grupal?.
– Grupo pequeño de “status” homogéneo, evitando jefes y
subordinados juntos.
z Desarrollo:
– Clima de confianza mutua.
– Mostrar interés por la situación personal o profesional de las
personas.
– Evitar la sensación de interrogatorio.
– Utilización eficaz de las preguntas.

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 Tipos de preguntas y su uso

z General. Recoger información, opiniones,

estimular la participación.
– Fomenta el pensamiento individual.
– Inconveniente, responden los mismos
siempre.
z Directa. Fomentar la partición, hacer intervenir a
todos o conocer la opinión de alguien.
– Ordena las intervenciones evitando conflictos.
– Inconvenientes: impresión de “interrogatorio”.
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z Abierta. Incita a la reflexión e incita a la
creatividad.

z Cerrada. Pretende conocer o definir posturas y

optar por una alternativa.

z Reformulaciones. Objetivo es neutralizar a los

perturbadores y ganar tiempo para pensar la
respuesta. Verifican que la pregunta se ha
comprendido y demuestran actitud de escucha.
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 FASES DE UNA REUNIÓN

PREPARACIÓN
PREPARACIÓN DESARROLLO
DESARROLLO

TIPOS DE PREGUNTAS
Pregunta general: Dirigida a todos los asistentes.
Su finalidad es la de recoger información y
estimular la participación. Su empleo
indiscriminado puede inducir a que siempre
respondan los mismos; cuando esto ocurra o no
responda nadie se deben individualizar las
preguntas. Son especialmente útiles para iniciar la
discusión, recoger diversas opiniones fomentar el
pensamiento individual.
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Pregunta directa: Formulada a un participante en
concreto. Se plantea primero la pregunta y a
continuación se nombra la persona a la que va
dirigida. Tiene por finalidad fomentar la
participación, hacer intervenir a todos o conocer la
opinión del preguntado. Evita los conflictos porque
ordena las intervenciones, pero puede limitar la
creatividad y dar la impresión de ser un
“interrogatorio”.
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 FASES DE UNA REUNIÓN

TIPOS DE PREGUNTAS
Pregunta abierta: Dirigida a todos y cada uno de Pregunta cerrada: Aquella que exige como
los participantes. Pretende incitar a la creatividad y respuesta un “sí” o un “no”. Pretende conocer o
a la reflexión de los asistentes, pues cada uno definir posturas u optar por una alternativa.
responde como juzga conveniente. El moderador
debe estar prevenido pues la reunión puede
desviarse del propósito original.

Reformulaciones: El animador devuelve la cuestión que se le ha planteado, parafraseándola. El objetivo

es neutralizar a los “perturbadores” y conceder tiempo al animador para pensar la respuesta.
También son útiles para verificar que la pregunta se ha comprendido correctamente y para demostrar una
actitud de escucha.

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 TIPOS DE REUNIONES
2.. Reunión de Información Descendente
‰ Moderador: Suele coincidir con el jefe y su objetivo es transmitir información a los asistentes
(órdenes, normativas, cambios de procedimientos…).
‰ Participantes: Se limitan a escuchar e intervenir, únicamente para pedir aclaraciones.

• Nº participantes: 10-12 personas.

• Con intereses comunes, no hay conflicto.
• El moderador sólo debe saber transmitir eficazmente la información.

• TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN:

9 Justificar la reunión
9 Exposición del objetivo y temas a tratar
9 Apoyo audio-visual para facilitar la comprensión

• CONFIRMACIÓN:
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9 Tiempo de preguntas para confirmar la comprensión de la información.
 Reuniones de información descendente.
z Preparación:
– Entre 10-12 personas (cohesión interna).

z Desarrollo:
– Transmisión de la información.
Justificación y razones de la reunión. Objetivos.
z

– Confirmación. De la comprensión de la información.

Ruegos y preguntas. Responder con seguridad y sin
evasivas.
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 TIPOS DE REUNIONES (Cont.)
3. Debate entre profesionales
En este tipo de reuniones todos los participantes tienen voz y voto.
El objetivo es analizar un tema de interés común y llegar a conclusiones o acciones aceptadas por
todos. Por ejemplo: estudiar un tema o problema, buscar una estrategia comercial, etc.

• Nº participantes: Entre 5 y 10 (un número mayor exigirá mucho más tiempo).

• Nivel homogéneo de competencia profesional.
• Cuidar la elección del objetivo y de los participantes.
• Disposición del local (mesa circular u oval).

• Acogida: Breve presentación de los participantes, si no se conocen. El moderador justifica su

presencia y lo que se espera de ellos.
• Presentación del tema: Se señala con precisión un objetivo claro, observable y viable, y se fija
el proceso que se seguirá para tratar el problema.
• Desarrollo del orden del día: Se sigue el orden establecido, respetando los tiempos y
garantizando la participación de los asistentes.
• Cierre: Se resumen los acuerdos alcanzados y se garantiza que los miembros han comprendido
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acciones que tienen que desarrollar. reuniones 17
 3ª Etapa. El cierre y conclusiones.

z Logros alcanzados (para resaltar la utilidad de la

reunión).
z Propuestas planteadas y su ejecución.
z Nuevo emplazamiento si fuese necesario.
z Agradecimiento por el trabajo y la asistencia.

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II. DIRECCIÓN DE REUNIONES.
z El control de la reunión.
z Técnicas de dinámicas de grupo y toma
de decisiones.
z Funciones y habilidades del director de
una reunión.
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 El control de la reunión.
z Función unipersonal (director, moderador...).
z Conducir al grupo a la consecución de los
objetivos.
z Debe conocer y analizar la estructura del grupo y
establecer las técnicas más apropiadas.
z Conocimiento de técnicas de dinámica de grupos.

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 Técnicas de dinámica de grupos
para la toma de decisiones.
z Brainstorming.

z Philips 66. (Grupos de 6 personas discuten en 6

minutos).

z Grupo nominal (idéntico a la tormenta de ideas

garantizando el anonimato).

z Técnica Delphi.

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 Brainstorming o tormenta de ideas
z 1ª Fase:
– Exposición del problema y formulación de la
pregunta.
– Respuestas espontáneas de los participantes.
– Recogida de las ideas en lugar visible.
– Cumpliendo cuatro reglas:
z Prohibido juzgar.
z Evitar autocensura.
z Libertad para repetir, variar y comentar ideas ajenas.
z Importa la cantidad antes que la calidad.

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Brainstorming o tormenta de ideas
z 2ª Fase:
– Agrupación de ideas similares.
– Aclaración de ideas.
– Valoración y decisión de la solución a
implantar:
z El mismo grupo.
z Otro.

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 LA TÉCNICA DEL GRUPO NOMINAL

FORMULACIÓN DEL ENUNCIADO

SÍNTESIS DE RESPUESTAS

DISCUSIÓN

PUNTUACIÓN INDIVIDUAL

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 TÉCNICA DELPHI
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

SELECCIÓN DE LOS PARTICIPANTES

REALIZACIÓN DEL PRIMER CUESTIONARIO

CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS

SEGUNDO CUESTIONARIO

CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS

REALIZACIÓN DEL TERCER CUESTIONARIO

INFORME FINAL

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Otras técnicas para tomar decisiones.
z Método DAFO:
– 1ª fase:
z Entorno: Oportunidades y Amenazas.

z Propio: Fortalezas y Debilidades.

z Método DAFO:
– 2ª fase:
z Obstáculos, ¿puedo contrarrestarlos?.

z Aspectos que favorecen la implantación,¿puedo

mejorarlos?.
z ¿Se debe modificar la decisión para ajustarse mejor
a la realidad?.
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 Análisis DAFO (1ª Fase):
Ámbitos Características analizadas Cuestiones iniciales

Entorno z Oportunidades, situaciones z¿Condiciones del

de la que favorecen la implantación contexto que pueden
E.I. de la decisión. favorecer la implantación
zAmenazas, Situaciones que de la decisión?
actúan de forma negativa sobre z¿Cuáles son un
la ejecución. obstáculo?
La zFortalezas,Características de z¿Qué puntos fuertes
propia la EI que favorecen la posee la EI que
E.I. ejecución favorecerían la
zDebilidades, obstáculos implantación?
internos para la ejecución de la z¿Cuáles son los puntos
decisión. débiles que podrían
obstaculizarla?

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Otras técnicas para tomar decisiones.
z Los “cómo” en secuencia.Facilita la
ejecución de una decisión:
– 1ª fase: ¿cómo ejecutar la alternativa...?

– 2ª fase:¿cómo influirá en...?

z Los “por qué” en secuencia. Identifica y

analiza los problemas. Permite distinguir las
causas reales de los síntomas.

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 Técnica de los “como” en secuencia.

Reducir las largas filas que se forman ante las cajas.

Hacer más ágil Aumentar el Desviar clientes

el proceso de nº de cajeros hacia otras
atención al cliente oficinas cercanas

Formar a Contratar nuevos Trasladar cajeros

administrativos cajeros. de oficinas menos
que ayuden a los
concurridas.
cajeros

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 Técnica de los “por qué” en secuencia.
En los últimos meses se ha
producido un fuerte descenso de las ventas.

Otras causas Un nuevo competidor Otras causas

nos quita clientes

Ofrece mercancías Ofrece precios más Realiza una fuerte

a la moda y Bajos. campaña
más actuales de publicitaria
y promocional

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 Funciones del director.
z Planificar la reunión.
z Motivar y promover la participación.
z Moderar, orientar y controlar el ritmo de la discusión.
z Ajustar los horarios a lo previsto (seriedad y eficacia).
z Asegurar conclusiones y acuerdos que impliquen
acciones. (FUNDAMENTAL).
z Concluir de forma positiva (resumir y publicar
acuerdos).
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 Habilidades del director.
z Capacidad de escucha. Asertividad.
z Transmitir seguridad en si mismo.
z Intuición para adaptarse a las necesidades del grupo.
z Presentar temas y materiales de forma clara y
concisa.
z Conectar con el grupo, lenguaje e intereses.
z Conocer al grupo, para prever sus actitudes y
posturas, capacidad de reacción.
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 TIPOS DE PARTICIPANTES
TIPO CARACTERÍSTICAS TRATAMIENTO
Tímido No se atreve a participar por falta de seguridad Invitarle a aportar sus ideas, haciéndole
en sí mismo o por miedo a los demás. preguntas lógicas y sencillas, reforzando sus
Atento pero callado, con capacidad de escucha. respuestas.
Hacer referencia a sus aportaciones a lo largo
de la reunión.
Distraído No sigue el desarrollo de la reunión, está Controlarlo mirándolo con frecuencia.
pensando en sus cosas. Preguntas directas (en este caso diciendo
Sus intervenciones suelen estar desligadas del primero su nombre).
tema de discusión. Hacerle participar contrastando su opinión con
Intenta distraer a los demás. la de los demás.
Preguntón Hace preguntas capciosas para conocer la Plantear al grupo las preguntas que hace al
opinión del moderador. moderador o hacer que él las responda.
Ofrece su punto de vista como crítica a la del Procurar no responder a sus preguntas o
animador. aplazarlas al final.
Mudo voluntario Se niega a participar porque se sobrevalora y Hacerle preguntas directas, especialmente con
desprecia el trabajo en grupo. cuestiones complejas.
Piensa que la reunión es una pérdida de tiempo. Someter sus opiniones a juicio del grupo.
Matizar sus opiniones.
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 TIPOS DE PARTICIPANTES (Cont.)
TIPO CARACTERÍSTICAS
Liante Prolonga la reunión más de lo necesario,
vuelve a temas que ya estaban cerrados.
Desvía la conversación y se pierde en detalles
sin importancia.
Discutidor Opone un “pero” a todas las proposiciones.
Crea tensiones: pasa de discutir aspectos
técnicos a ataques personales, desviando la
atención del objetivo.
Obstinado Quiere tener siempre la razón y pretende
imponer su criterio.
Considera enemigos a los que discrepan de su
opinión.
TRATAMIENTO
Interrumpir educadamente su disertación, o tomar
alguna parte de ella y plantearla al grupo.
Confrontar su opinión con la del grupo.
No involucrarse en la discusión, excusando falta
de tiempo.
Replantear la discusión aportando opiniones de la
mayoría.
Enfrentar su opinión a la del grupo.
Dejar la decisión sobre sus juicios para el final.
Formular con claridad su opinión y plantearla al
grupo.
Conseguir acuerdos parciales y progresivos.

Sabelotodo Trata de impresionar con sus erudición. Reforzar las intervenciones de otros miembros
Habla de todos los temas y tiene todas las contrarias a la suya.
soluciones. Formularle problemas y preguntas difíciles.
Siempre le ha pasado o ha leído algo Relativizar su punto de vista, presentándolo como
30/11/2007 parecido. reuniones uno más. 34
 Barreras a la participación.
z Miedo al grupo.
z Miedo al cambio.
z Sentimiento de pérdida de tiempo.
z Temor a la calidad de los resultados.
z Miedo a ser juzgado por los demás.
z Conformismo.

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